Зависает 1С документооборот

  • автор:

Контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина

Февраль – время подводить итоги по выполнению задач за прошлый год. Вопросы контроля исполнения заданий и исполнительской дисциплины выходят на первый план. Для чего нужен контроль и как его вести на протяжении года, расскажем в статье.

ПОЧЕМУ ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА АНАЛИЗИРУЕТСЯ В ФЕВРАЛЕ

Проанализировать исполнение заданий в организации за прошедший год получится не раньше февраля. Годовая справка об исполнительской дисциплине в организации готовится в первые дни февраля по двум причинам:

  1. Большинство заданий по документам имеют типовой срок исполнения – 30 календарных дней. Если задание дано 30 декабря, то исполнено оно должно быть до 30 января включительно. В 2018 году последним рабочим днем было 29 декабря (29 января 2019 года – крайний типовой срок исполнения заданий по документам). В 2019 году 30 и 31 декабря уже будут рабочими, следовательно, сроки выполнения заданий сдвинутся на последние дни января.
  2. Нельзя не учитывать человеческий фактор и очень распространенную привычку откладывать дела до последнего. Вряд ли среди исполнителей не найдется того, кто отправит свои отчеты 29 января, хотя для этого у него был целый месяц.

Таким образом, если срок исполнения задания – 29 января, то мы должны ждать до этого дня. Если отчета о выполнении нет и 30 января, только тогда можно учитывать задание как неисполненное.

ЧТО ТАКОЕ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ И ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

Ежедневно руководитель ставит перед своими подчиненными задачи. Разумеется, они должны быть исполнены. Но так получается не всегда. Поэтому существует контроль исполнения заданий.

Извлечение
из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Работник, ответственный за контроль исполнения документов, всегда знает о состоянии исполнительской дисциплины в организации – соотношение количества поставленных задач количеству выполненных. В идеале баланс должен быть 1:1.

Контроль исполнения поручений не существует ради себя самого. Это инструмент управления и фундамент системы мотивации в организации. На знании того, кто и как работал в течение отчетного периода, распределяются премиальные и бонусы за этот период. Так, например, в феврале мы составляем отчет об исполнительской дисциплине за прошлый год, чтобы распределить годовые бонусы. Если никакой системы мотивации «со знаком плюс» нет, то контроль исполнительской дисциплины служит менее приятной цели – распределить наказания за невыполнение задач (дисциплинарные взыскания, выплаты премий не в полном объеме). Если и наказаний не предусмотрено, то контроль теряет смысл. Например, директор в курсе – из 10 его поручений выполнена только половина, но что с того, если не приняты никакие меры?

КТО КОНТРОЛИРУЕТ

Ответственный за контроль исполнения документов обычно назначается из работников службы делопроизводства. Например, руководитель службы или один из ее работников, в небольших организациях – помощник руководителя.

Ответственный назначается приказом по основной деятельности (Пример 1), а в должностную инструкцию вносятся соответствующие дополнения (Пример 2).

ЧТО СТАВИТСЯ НА КОНТРОЛЬ

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то на контроль автоматически попадают все задания, поставленные в ней. Ежедневные и годовые справки формируются тоже автоматически (подробные). Ответственному за контроль остается сформировать отчет и «выгрузить» его из программы.

В отсутствие СЭД есть варианты:

  • организация может ставить на контроль все задачи. С одной стороны, это упрощает процесс: не нужно принимать решение относительно каждого задания, контролировать его исполнение или нет. С другой стороны, объем работы значительно увеличивается. То, что СЭД делает автоматически, ответственный вынужден делать вручную;
  • организация определяет задания, которые ставятся на контроль. Составляется перечень респондентов, исполнение писем от которых контролируется; тем внутренней и внешней переписки; видов документов. Перечень закрепляется в инструкции по делопроизводству (Пример 3). Обратите внимание на п. 5.8.27 в Примере 3: он дает право организации ставить на контроль любое поручение, если директор считает это необходимым.

ТИПЫ ЗАДАНИЙ, ИСПОЛНЕНИЕ КОТОРЫХ КОНТРОЛИРУЕТСЯ

Письменные

Таких поручений большинство. Они делятся на типы по видам документов:

  • задания по входящим письмам;
  • задания по внутренней переписке (служебные, докладные записки);
  • задания по приказам по основной деятельности;
  • задания по протоколам совещаний;
  • задания по согласованию проектов документов.

Задания по входящим письмам и внутренней переписке излагаются в резолюции. Это реквизит документа, который должен содержать фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Руководители могут не указывать содержание задачи, срок и даже фамилию исполнителя (в зависимости от ситуации). Секретарь, который ставит задачу на исполнение, должен понимать, что:

  • если директор не указал срок исполнения, то используется типовой срок, установленный в инструкции по делопроизводству;
  • если директор не указал содержание задачи, то письмо (записка) типовое (ая), и исполнитель сам должен понять, что ему делать;
  • если директор не указал исполнителя, то письмо (записка) типовое (ая), и секретарь сам должен понять, кому направлять задание, а исполнитель – что этот вопрос в рамках его обязанностей.

Последний вариант выходит за рамки нормы, но встречается часто.

В приказах и протоколах поручение, срок и исполнитель указываются в тексте документа (Примеры 4, 5 соответственно).

Задания по согласованию проектов документов отличаются сроками исполнения. Для них не требуется резолюций и проговаривания в приказах или протоколах. Состав согласующих лиц для каждого вида документов зафиксирован в инструкции по делопроизводству, положении о договорной работе и т.д. Если должностному лицу поступает проект документа с пометкой «К согласованию», то он, выполняя требования ЛНА, должен выполнить эту задачу без дополнительных указаний.

Устные

Многие руководители с помощью секретаря ставят на контроль и свои устные поручения. Это сложнее, чем контроль письменных заданий:

  • устное поручение нужно «поймать» и корректно изложить в задании;
  • устное поручение не имеет типовых сроков исполнения;
  • отчет о выполнении устного поручения исполнитель тоже может дать устно, на личном приеме у директора или по телефону, а секретарю об этом не скажет.

Чтобы при контроле исполнения устных поручений не возникало проблем, секретарь может:

  • договориться с директором, что если устное поручение ставится на контроль, то директор уведомляет об этом секретаря, проговаривая и исполнителя, и срок;
  • предложить директору превратить устное поручение в письменное: создать приказ по основной деятельности или краткий протокол совещания. Тогда устное поручение станет обычным заданием по документу, контролировать которое намного легче;
  • если поручение все-таки осталось устным, секретарь напоминает исполнителю о необходимости представления отчета об исполнении не только директору, но и контролеру – секретарю.

Секретарь уведомляет исполнителя о постановке задания или по СЭД, или по электронной почте, то есть в любом случае задание излагается письменно и фиксируется дата его направления исполнителю.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ

Сроки исполнения каждого из типов заданий должны быть установлены в инструкции по делопроизводству организации. Источником сроков могут служить Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (пп. 4.6, 6.6), а также отраслевые нормативные правовые акты.

Особое внимание следует уделить срокам исполнения обращений граждан. Здесь действует Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.12.2018; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ). Процитируем две его статьи:

Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 8. Направление и регистрация письменного обращения

2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения…

Законодатель дал организациям три дополнительных дня на исполнение обращений граждан, по сравнению с письмами, поступающими из организаций, которые регистрируются в день поступления. Пользоваться ли этим, организация определяет сама и фиксирует решение в инструкции по делопроизводству (Пример 6).

АЛГОРИТМ КОНТРОЛЯ

Алгоритм контроля исполнения поручений представлен на Схеме.

Как мы выяснили, независимо от того, устное или письменное поручение ставится на контроль, сам процесс контроля обязательно осуществляется «в письменном виде». Что именно секретарь должен зафиксировать на каждом из этапов, рассмотрим в Таблице.

СПРАВКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЕ

Результатом постоянного контроля исполнения заданий руководителя являются справки об исполнительской дисциплине. По решению руководства справки могут быть разной периодичности: от ежедневных до годовых. Принцип простой: если организация практикует ежемесячное премирование по результатам работы, то и справка составляется ежемесячно; если премии квартальные, то и справка поквартальная. Составлять отчеты чаще можно, чтобы своевременно обнаружить невыполненные задания. Годовая справка составляется в любом случае: каждый руководитель хочет знать, сколько из поставленных им заданий за год было выполнено (Пример 7).

Форма справки тоже разрабатывается на уровне организации и фиксируется в инструкции по делопроизводству.

РЕЗЮМЕ

  1. Контроль исполнения поручений и отслеживание исполнительской дисциплины – функции менеджмента. Они лежат в основе мотивационной политики организации.
  2. Контролем исполнения поручений занимается специально назначенный работник. Он же с заданной периодичностью представляет руководству справки о состоянии исполнительской дисциплины.
  3. На контроль ставятся как задания по документам, так и устные поручения руководителя. По результатам исполнения каждого из них исполнитель должен представить информативный отчет.

Пункт 5.28 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

Выделено автором.

Выделено автором.

Пункт 5.19 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях.

Глава 6. Контроль исполнительской дисциплины

Глава 6. Контроль исполнительской дисциплины

Контроль исполнительской дисциплины при работе с документами и выполнение порученных руководством администрации заданий является важнейшей частью делопроизводства администрации городского округа Краснотурьинск, направленной на повышение исполнительской дисциплины, ответственности, создание деловой атмосферы в коллективе, получение информации для оценки деятельности отдельных исполнителей и структурных подразделений в целом.

Целью контроля исполнительской дисциплины является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю исполнения подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы, задания, полученные на совещаниях при Главе городского округа Краснотурьинск, а также поручения заместителей Главы администрации городского округа Краснотурьинск, управляющего делами городского округа Краснотурьинск.

При необходимости постановки документа на контроль, руководитель на одном из полей документа, либо в наложенной им резолюции проставляет букву «К».

Обеспечение контроля исполнения порученных заданий осуществляет сотрудник администрации городского округа Краснотурьинск, ответственный за ведение контроля исполнительской дисциплины.

Сотрудник администрации городского округа Краснотурьинск, ответственный за ведение контроля исполнительской дисциплины, работает под непосредственным руководством Главы городского округа Краснотурьинск, а в организационном и административном отношении подчиняется управляющему делами администрации городского округа Краснотурьинск и заведующему общим отделом администрации городского округа Краснотурьинск.

Для осуществления контрольных операций сотрудником администрации городского округа Краснотурьинск, ответственным за ведение контроля исполнительской дисциплины используются карточки контроля (приложение N 13).

На каждое поставленное на контроль задание заполняются под одинаковым номером два экземпляра карточки контроля.

Первый экземпляр, содержащий красную полосу, направляется исполнителю, второй — содержащий синюю полосу, помещается в картотеку, состоящую из 31 ячейки (по максимальному числу дней в месяце).

После исполнения задания карточка контроля с отметкой исполнителя об исполнении должна быть возвращена сотруднику администрации городского округа Краснотурьинск, ответственному за ведение контроля исполнительской дисциплины не позднее следующего дня с момента истечения срока исполнения задания.

Если задание требовало письменного ответа, копия исходящего письма должна прилагаться к карточке контроля.

В случае невозвращения, утери карточки контроля содержащееся в ней задание считается невыполненным.

При необходимости уточнения объема и качества выполнения заданий сотрудник администрации городского округа Краснотурьинск, ответственный за ведение контроля исполнительской дисциплины, имеет право осуществлять соответствующие проверки через заинтересованных должностных лиц, в том числе с применением карточек контроля, которые он может направлять им по собственной инициативе. Он также вправе требовать от исполнителя документированного подтверждения исполнения задания.

Если срок исполнения приходится на нерабочий день, то задание подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Изменение срока исполнения задания производится руководителем, установившим срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем в служебной записке за 2-3 дня до истечения контрольного срока.

При оформлении постановлений (распоряжений) последним пунктом определяется лицо, на которое возлагается контроль исполнения документа в целом и которое, по требованию сотрудника администрации городского округа Краснотурьинск, ответственного за ведение контроля исполнительской дисциплины, представляет последнему запрашиваемую информацию о состоянии выполнения постановления (распоряжения). Запрос информации может быть оформлен карточкой контроля.

Данные о результатах исполнительности ежемесячно анализируются и обобщаются сотрудником администрации городского округа Краснотурьинск, ответственным за ведение контроля исполнительской дисциплины.

По результатам анализа сотрудник администрации городского округа Краснотурьинск, ответственный за ведение контроля исполнительской дисциплины, ежемесячно готовит отчет об итогах исполнительности. После рассмотрения отчета Главой городского округа Краснотурьинск, он направляется в организационный отдел администрации городского округа Краснотурьинск, для подготовки распоряжения о премировании по итогам работы за месяц.

Отчет об исполнительности состоит из информации о невыполненных заданиях (приложение N 14), об общих итогах исполнительности (приложение N 15), об исполнителях, имеющих коэффициент исполнительности (Ки) меньше 1,0 (приложение N 16).

Критерием оценки исполнительской дисциплины является коэффициент исполнительности (Ки), определяемый как отношение количества своевременно выполненных заданий к общему их количеству.

За неоднократные нарушения исполнительской дисциплины в течение календарного года могут быть применены дисциплинарные взыскания, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации.

Окончательное решение по применению дисциплинарного взыскания принимает Глава городского округа Краснотурьинск.

Соблюдение исполнительской дисциплины должно считаться одной из целей руководителей и сотрудников администрации городского округа Краснотурьинск при постановке их (целей) на следующий год и учитываться при оценке результатов работы и достижения поставленных целей за истекший год.

6.1. Исполнение документов, не поставленных на контроль

Документы, не поставленные на контроль, регистрируются в электронной базе данных в приемной Главы городского округа Краснотурьинск и направляются исполнителям согласно резолюции.

Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших документов, определяют исполнителей, обеспечивающих сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов для ответа.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за организацию исполнения поручений считается первый из указанных. Лицо, ответственное за исполнение поручения, готовит необходимое количество копий документа и направляет его соисполнителям.

Сроки исполнения документов исчисляются с даты регистрации в общем отделе администрации городского округа Краснотурьинск.

Срок исполнения может быть установлен:

6.1.1. в тексте документа вышестоящей организации;

6.1.2. в резолюции руководителя, рассмотревшего документ;

6.1.3. в соответствии со сроками, установленными законодательством Российской Федерации.

Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», подлежат исполнению в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно», а также протесты прокурора — в 10-дневный срок, остальные документы — в срок не более месяца с даты регистрации документа.

Документ считается исполненным после получения от исполнителя информации о результатах выполнения поручения. Если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейшее исполнение осуществляется на основании этих поручений, срок исполнения поручений исчисляется со дня подписания данных поручений.

6.2. Особенности делопроизводства по работе с обращениями граждан

Делопроизводство по устным и письменным обращениям граждан в администрации городского округа Краснотурьинск ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на общий отдел администрации городского округа Краснотурьинск.

Письма граждан, телеграммы и распечатки обращений по электронной почте или по информационным системам общего пользования регистрируются в журнале регистрации письменных обращений граждан.

Устные обращения граждан на личные приемы руководителей администрации городского округа Краснотурьинск, обращения, поступающие по телефону, в ходе «прямых» линий, устные обращения (с установленными данными заявителя) в ходе встреч с населением на собраниях, конференциях и сходах граждан регистрируются в журнале устных обращений граждан.

Регистрационный номер письменного обращения указывается в регистрационном штампе, проставляемом в правом нижнем углу первого листа (если это место занято текстом — в любом свободном месте первого листа обращения). Регистрационный номер состоит из номера журнала регистрации письменных обращений граждан по номенклатуре дел администрации городского округа Краснотурьинск, порядкового номера, поступившего обращения. Повторным обращениям в течение календарного года присваивается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений на регистрационно-контрольных карточках делается отметка «ПОВТОРНО» и подбирается вся предшествующая переписка.

После регистрации обращения граждан передаются для первоначального рассмотрения лицу, которому адресовано обращение для изучения и наложения резолюции.

Резолюция должна содержать конкретное задание исполнителю по рассмотрению вопросов автора обращения. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата оформления резолюции.

Регистрация ответов на обращения граждан производится в общем отделе (специалистом по работе с обращениями граждан). Ответу на обращение присваивается номер согласно номенклатуре дел.

Для своевременного уведомления пользователей в 1С Документооборот существует функционал оповещения о произошедших событиях. Причем способов уведомлений несколько, и каждый пользователь при определенной настройке может настроить нужные ему уведомления и очередь уведомлений под себя. Давайте посмотрим, как настраивать данные функции в 1С Документооборот.

Чтобы произвести начальные настройки уведомлений в системе, администратору необходимо в разделе «Настройка и администрирование» перейти в меню «Настройки программы-Общие настройки программы».

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.1

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.2

Далее нужно проставить признак «Использовать уведомления».

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.3

Для непосредственно настройки самих уведомлений нужно перейти по ссылке «Настроить».

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.4

На первой вкладке рабочего места настроек уведомлений по умолчанию настраиваются виды событий, по которым требуется уведомления тем или иным способом. Способов отправки в системе существует три: отправка уведомлений на почту электронным письмом, всплывающим окном и СМС-сообщением.

Смотрите бесплатно
видеозаписи прошедших
мероприятий

Для получения уведомлений по событиям отмечают нужные способы отправки, при этом их может быть сразу несколько, то есть напоминание придет и на электронную почту, и СМС-сообщением, и при входе в систему всплывающим окном оповещения.

Электронное письмо

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.5

Из письма сразу можно перейти к предмету уведомления – в данном случае откроется окно задачи в веб-браузере.

СМС-уведомление

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.6

Из СМС-уведомления также можно перейти к задаче в мобильном браузере.

Всплывающее окно системы

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.7

Во всплывающем окне тоже есть возможность перейти к предмету уведомления – задаче. Открыть задачу в веб-браузере или создать на основании подзадачи другим пользователям.

Частоту и сроки уведомлений необходимо настраивать на второй вкладке рабочего места.

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.8

В верхнем окне можно настроить количество дней до наступления события, с которого система начнет уведомлять пользователей. В нижнем окне настраивается периодичность этих уведомлений – единожды или с заданной частотой.

Способы уведомлений для каждого из пользователей настраиваются в соответствующем окне, причем ссылки на контакты интерактивны, по ним сразу же можно перейти в карточку пользователя для внесения или изменения контактной информации.

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.9

На следующей вкладке «Отправка СМС» указываются настройки взаимодействия с СМС-провайдером.

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.10

На вкладке «Дополнительные настройки» включается функционал «Выполнение задач по почте».

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.11

Тут же указывается адрес публикации СЭД на веб-сервере, устанавливается разрешение пользователям изменять настройки уведомлений индивидуально для себя, а также есть возможность выставленные настройки по умолчанию установить сразу всем пользователям системы, сбросив их индивидуальные изменения уведомлений.

Если администратор разрешил изменять настройки уведомлений по умолчанию пользователям, для того чтобы внести какие-то индивидуальные изменения в эти настройки, необходимо в разделе «Настройки» перейти в меню «Персональные настройки».

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.12

Выбираем пункт «Уведомления».

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.13

Настройки практически полностью идентичны настройкам по умолчанию, за исключением СМС-уведомлений – ими может управлять только администратор системы.

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.14

Но как быть, если 1С:Документооборот на веб-сервере не опубликован, и по ссылкам в уведомлениях ничего не открывается?

Да, ссылки формата e1cib/data/Задача.ЗадачаИсполнителя?ref=b7e… по умолчанию в операционной системе не открываются. ОС не может ассоциировать данные виды ссылок с необходимым приложением – платформой 1С.

Давайте исправим эту недоработку. Для этого необходимо произвести небольшие изменения в реестре Windows: готовим файл скрипта – текстовый файл с расширением .reg. Содержание файла должно быть следующим:

Windows Registry Editor Version 5.00 «URL Protocol»=»e1cb» @=»URL:e1cb» @=»C:\\Program Files (x86)\\1cv8\\common\\1cestart.exe,0″ @=»\»C:\\Program Files (x86)\\1cv8\\common\\1cestart.exe\» ENTERPRISE /S\»ServerName:Port\\Database_Name\» /URL \»%1\»»

Файл нужно запускать на компьютере с правами администратора, заменив предварительно пути, адрес сервера, порт и имя базы.

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.15

Соглашаемся и вносим изменения в реестр Windows.

Создание и настройка уведомлений в 1С Документооборот

Рис.16

Для удобства рекомендуется настроить доменную аутентификацию в 1С:Документооборот, чтобы пользователю не нужно было вводить логин и пароль.

Хорошо знакомая ИТ-специалистам жалоба пользователей «висит 1С» имеет множество причин. Для постановки правильного «диагноза» – выявления и анализа проблемы, требуется ее воспроизведение, ведь проблему, которую невозможно воспроизвести, как правило, практически невозможно решить. Разобравшись в симптомах зависания 1С, мы сделаем первый шаг на пути к эффективно работающей системе.

Очень долгий запуск системы

Долгий запуск тяжелой конфигурации под одним пользователем первый раз после добавления ИБ в список баз на компьютере – явление нормальное. В процессе первого запуска происходит кэширование конфигурации. Второй и последующие запуски должны выполняться быстрее.

Запуск системы, занимающий продолжительное время, может указывать на проблемы архитектурной реализации конфигурации. Большая часть конфигурации считывается платформой только при первом обращении к нужному объекту метаданных. Долгий запуск говорит о вероятности использования большого числа объектов метаданных (много обращений в различные общие модули, обработки и т.д.).

1С на MAC ОС

Следует учитывать, что при первом обращении к тексту любого модуля происходит его компиляция. Этот процесс также занимает время, которое особенно заметно, если модулей много. Таким образом, проблема медленного запуска решается модификацией (оптимизацией) конфигурации, целью которой является отключение выполнения всех не обязательных алгоритмов, которые выполняются при старте системы.

Есть вероятность, что конфигурация при запуске пытается прочитать данные из сети Интернет. Это также увеличивает время запуска системы.

Очень долгое открытие форм

Долгое открытие форм может быть обусловлено:

  1. Большим количеством элементов управления на форме – время тратится на создание формы и взаимоувязку расположения элементов формы;
  2. Выполнением алгоритмов при инициализации формы. Возможно, при создании формы проверяются какие-либо условия и/или происходит чтение связанных объектов из базы данных.

Первая проблема «лечится» упрощением формы. Например, часть элементов управления можно вынести в отдельные формы, что может быть даже удобнее для пользователя. Например, если на форме есть поле адреса «Город», «Улица», «Дом» и т.д., то редактирование адреса лучше вынести в отдельную форму.

Вторая проблема решается анализом действий, выполняемых при создании и открытии формы, и оптимизацией этих алгоритмов. Возможно, часть алгоритмов уже устарела, а часть можно упростить и оптимизировать, например, исключить или минимизировать обращение к данным в базе.

Очень долгая реакция на интерактивные действия пользователя

В качестве интерактивного действия рассмотрим попытку пользователя выбрать значение в элементе формы. В ответ на него, система «о чем-то задумывается». Это может происходить по следующим причинам:

  1. Алгоритмы, выполняющиеся при данном действии, проверяют или вычисляют связанные с ними данные, влияющие на режим выбора значения;
  2. Форма выбора, которая открывается для выбора этого значения, при инициализации считывает все объекты из базы данных.

Для решения первой проблемы следует воспользоваться «Замером производительности», найти ресурсоемкие алгоритмы и оптимизировать их.

Очень долгая реакция на интерактивные действия пользователя

Вторую проблему зачастую можно решить простым анализом реализации формы выбора. Например, стоит убедиться, что для динамического списка установлено свойство «Динамическое считывание данных», правильно установлено свойство «Основная таблица», а в реализации списка не используются заведомо ресурсоемкие алгоритмы.

Также есть ситуации, когда при открытии формы выбора из базы данных считываются какие-либо связанные данные (например, при открытии формы выбора «Номенклатура» считываются остатки товаров на складах). Как правило, это не лучшее решение. Считывание связанных данных лучше выполнять асинхронно, уже после открытия формы. Это вызовет меньше дискомфорта у пользователя, т.к. после показа формы пользователь потратит некоторое время на восприятие открывшейся формы, и это время можно потратить на загрузку связанных данных.

Очень долгая реакция на обновления

Один из тривиальных симптомов, тем не менее, способный рассказать о некоторых проблемах системы: обновление 1С зависает при запуске резервного копирования. В основном это происходит при обновлении через Интернет и, скорее всего, говорит о том, что конфигурация давно не обновлялась и релизы, накатываясь один на другой, вызвали зависание. Предотвратить подобную проблему можно своевременной установкой обновлений, а при столкновении с ней, можно просто прервать процесс резервного копирования. После запуска работы конфигуратора, база запустится с внесенными изменениями в обычном режиме.

Следует отметить, что 1С 8.3 зависает при обновлениях чаще всего еще и потому, что требует более ресурсоемкого аппаратного обеспечения, чем предыдущие версии платформы. Стоит обратить внимание на объем оперативной памяти и при необходимости увеличить его — это в принципе должно помочь в решении проблемы «1С зависает при обновлении конфигурации».

Долгая запись объектов/проведение документов

В этом случае «лечение по фотографии» практически исключено, поскольку причины могут быть самые разнообразные, начиная с большого объема данных в объекте, заканчивая ожиданием на блокировках.

Но даже в ЭТОМ случае, можно наметить направление для анализа.

Отсутствие значительных изменений времени записи, обусловленных временем суток или количеством пользователей (по примерной, субъективной оценке), свидетельствует о проблеме в коде или в объеме данных объекта. Для анализа при этом имеет смысл воспользоваться инструментом «Замер производительности».

Кардинальное изменение времени записи при неясных зависимостях, требует выполнения статистического анализа появления проблемы, т.е. анализа производительности. Самый простой способ – анализ использования журнала регистрации. Дополнительным преимуществом здесь является поддержка платформой «1С:Предприятие 8» сохранения данных журнала регистрации в файл формата SQLite. Это позволит использовать SQL-запросы для анализа данных журнала. Время записи объектов вполне можно получить из данных журнала, если учесть тот факт, что каждая запись объекта выполняется в транзакции, а у каждой транзакции есть свой идентификационный номер.

SQL

Если результат статистического анализа показал, что время записи объекта зависит от времени суток, а не от количества пользователей, необходимо проанализировать загруженность сервера 1С и сервера базы данных. Возможно, на сервере выполняются регламентные процессы, отнимающие излишние ресурсы.

Если время записи объектов зависит от количества пользователей, проблемы, скорее всего, заключаются в коде (возможны ожидания на блокировках) или в пропускной способности оборудования. Для их решения следует привлечь специалиста, имеющего компетенцию «1С:Эксперт по технологическим вопросам», поскольку унифицированных правил решения такой задачи не существует.

В системе электронного документооборота 1С:Документооборот есть много разных функциональных подсистем, в том числе – подсистема работы с электронной почтой, которая позволяет принимать сообщения и файлы в систему и отправлять созданные документы, файлы и другие объекты внешним корреспондентам.

Рис.1 Выбор способа отправки

В 1С:Документооборот есть поддержка встроенной почты и так называемой «легкой почты».

Легкая и встроенная почта – в чем разница?

Встроенная почта в 1С:Документооборот представляет собой полноценный почтовый клиент, по функционалу и возможностям схожий или очень близкий ко всем привычным почтовым программам – Outlook, The Bat!, Mozilla Thunderbird и др.

Рис.2 Встроенная почта в 1С:Документооборот

Встроенная почта имеет множество функций и настроек, которые позволяют полноценно использовать этот почтовый клиент в тесной интеграции с другими объектами системы.

Рис.3 Настройки почты

На начальной странице при старте системы отображается виджет именно встроенной почты!

Рис.4 Виджет почты

Все письма и вложения, а также протокол доставки почты, хранятся внутри системы 1С:Документооборот, что при значительном количестве пользователей и больших объемах переписки может существенно увеличить объем информационной базы.

Легкая почта в 1С:Документооборот не имеет своего почтового клиента и обладает весьма ограниченными настройками.

Рис.5 Настройка легкой почты

Несмотря на это, легкая почта выполняет важные задачи в рамках системы – отправка почты, получение почты и т.д. В отличие от встроенной, легкая почта не сохраняет полученные и отправленные сообщения внутри системы, что экономит большие объемы информационного пространства внутри базы данных. При этом входящие и исходящие письма могут храниться на самом почтовом сервере, а из входящих, включая вложенные файлы, легко можно создавать различные документы (входящие, внутренние, исходящие), что гарантирует сохранность и доступность получаемой информации.

Рис.6 Загрузка электронной почты

Сравнение возможностей встроенной и легкой почты в 1С:Документооборот 2.1

Функционал

Легкая почта

Встроенная почта

Наличие функционала в 1С:Документооборот 8 ПРОФ

+

Работа с внешним почтовым сервером

+

+

Работа с внутренним почтовым сервером (только для внутренних адресатов)

+

Отправка и получение почты

+

+

Хранение входящих/исходящих писем и файлов вложений в информационной базе 1С:Документооборот

+

Отправка и получение произвольных почтовых сообщений

+

Создание документов на основании входящих писем

+

+

Создание исходящих писем на основании документов и объектов системы

+

+

«Тонкие настройки» текста отправляемых писем

+

Хранение истории переписки по документу/объекту системы

+

Дополнительная нагрузка на сервер 1С:Документооборот

+

Возможность использования внешних почтовых клиентов

+

Отправка и получение писем с помощью прямого подключения к почтовому серверу (POP3, SMTP)

+

Обратите внимание, встроенная почта отсутствует в 1С:Документооборот 8 ПРОФ!

Настройка системной учетной записи для легкой почты в 1С:Документооборот 2.1

Системная учетная запись, с помощью которой происходит рассылка уведомлений и работа функционала «Выполнение задач по почте», может использовать только легкую почту. Для настройки учетной записи почты переходим в раздел «Настройка и администрирование», пункт «Учетные записи».

Рис.7 Учетные записи

При переходе открывается рабочее место администратора по настройке почтовых учетных записей в системе.

Рис.8 Список учетных записей

Открываем системную учетную запись (она помечена специальным значком).

Рис.9 Системная учетная запись

На первой вкладке нужно указать тип используемой почты (для системной учетной записи – только Легкая почта), имя, отображаемое в почтовых отправлениях, и e-mail учетной записи.

На следующей вкладке необходимо настроить соединение с почтовым сервером.

Рис.10 Настройка учетной записи

Здесь нужно указать, для чего будет использоваться учетная запись – для отправки писем, для получения писем. Соответственно настраивается подключение к почтовому серверу: входящему – POP3 или IMAP, а исходящему – SMTP. Далее указываем логин и пароль, имя сервера, порты подключения, использование защищенного протокола SSL. Эти настройки делают исходя из требований и установок почтового сервера.

На третьей вкладке указываем ответственного за данную учетную запись. Помимо администратора системы именно этот пользователь (или пользователи) будет иметь доступ к данному почтовому ящику и сможет с ним работать. Для системной учетной записи с точки зрения безопасности лучше ограничить круг лиц, имеющих к ней доступ, до самого необходимого минимума.

Рис.11 Ответственный за данную учетную запись

На вкладке «Доп.сведения» можно указать наименование учетной записи в системе и допустимое время ожидания ответа от почтового сервера.

Рис.12 Наименование учетной записи

После настройки учетной записи ее необходимо сохранить, и проверить корректность выполненных настроек.

Рис.13 Проверка учетной записи

Результат проверки можно будет увидеть во всплывающем окне. Если все было сделано правильно, то система сообщит, что соединение с почтовым сервером установлено, проверка отправки и получения почты успешно завершена.

Бесплатная
консультация
эксперта Наталия Сиворина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Настройка легкой почты

Переходим в «Персональные настройки», и открываем пункт «Легкая почта».

Рис.14 Легкая почта

В окне настроек мы видим признак использования функционала легкой почты, вкладку подключения почтовых ящиков и почтовых клиентов, как для получения писем, так и для их отправки.

Рис.15 Использование функционала легкой почты

На другой вкладке можно настроить подпись для исходящих писем.

Рис.16 Настройка подписи почты

Рабочее место для получения писем с помощью легкой почты находится в разделе «Документы и файлы», пункт меню «Загрузка электронной почты».

Рис.17 Загрузка электронной почты

Собственно, на этом возможности настройки легкой почты и заканчиваются.

Настройка встроенной почты в 1С:Документооборот 8 КОРП

Такую настройку мы начинаем с проставления признака «Для встроенной почты», благодаря чему становится активной вкладка настроек «Папки писем».

Рис.18 Папки писем

На самом деле эта вкладка является информационной, здесь ничего настроить нельзя, а свои папки для писем можно добавить непосредственно в рабочем окне встроенного почтового клиента.

Рис.19 Создание папки

Давайте посмотрим, какие же настройки есть в системе для встроенной почты.

Рис.20 Настройка программы Рис.21 Почта в списке программ

В окне настройки параметров работы со встроенной почтой мы можем отрегулировать параметры отображения и обработки писем, правила формирования текста письма и т.д. Эти настройки очень похожи на аналогичные в уже привычных нам почтовых клиентах – MS Outlook, The Bat! и других.

Рис.22 Настройки почты

Есть еще один пункт настроек встроенной почты, он находится в меню «Персональные настройки». Переходим в него.

Рис.23 Персональные настройки

Данный пункт меню есть у каждого пользователя, поскольку эти настройки индивидуальны.

Рис.24 Персональные настройки в меню сервис

Находим пункт «Встроенная почта».

Рис.25 Встроенная почта

На первой вкладке каждый пользователь может подключить себе любое количество дополнительных почтовых ящиков для использования в системе.

Рис.26 Создание учетной записи

На второй вкладке производится настройка формата исходящих писем, языка, подписей и прочих полезных параметров.

Рис.27 Настройка формата исходящих писем

На следующей вкладке можно настроить отображение списка писем.

Рис.28 Отображение списка писем

Еще одна интересная вкладка с настройками – «Период проверки почты» и «Тонкая настройка оповещений о новых письмах».

Рис.29 Период проверки почты

И на последней вкладке присутствует настройка параметров автоподбора адресатов при подготовке писем в системе, где можно выбрать конкретных пользователей и адресатов из адресной книги, так и целые подразделения из организационной структуры предприятия.

Рис.30 Параметры автоподбора адресатов

Настройка виджета почты

Рис.31 Настройка виджета почты

Добавим виджет встроенной почты на рабочий стол системы 1С:Документооборот 8 КОРП, для чего выберем папки писем для отображения в виджете.

Рис.32 Выбор папок писем

Укажем пороговые значения, которые нам важны для отображения.

Рис.33 Указание пороговых значений

На этом настройка виджета завершена.

Рис.34 Виджет после настройки

Как мы видим, 1С:Документооборот 8 КОРП предоставляет пользователям широкие возможности тонкой настройки множества параметров встроенной почты.

Подводя итог, еще раз перечислим основные отличия встроенной и легкой почты в 1С:Документооборот:

  • Встроенная почта, как и некоторые другие атрибуты расширенного функционала КОРП, отсутствует в конфигурации 1С:Документооборот 8 ПРОФ;
  • Встроенная почта хранит полученные и отправленные письма и файлы внутри информационной базы системы, что может значительно повлиять на прирост размера базы данных;
  • Встроенная почта – полноценный почтовый клиент с множеством тонких настроек;
  • Системная учетная запись работает в режиме только легкой почты.

На этом завершается наш краткий обзор возможностей работы с электронной почтой в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *