Заказ покупателя

  • автор:

Заказ клиента является неотъемлемой частью любых продаж в программах 1С Предприятие 8. В этой статье мы расскажем как сотрудники могут закрывать заказы в ручном режиме, но если Вы хотите, чтобы они больше продавали и приносили прибыль, а не занимались ручным закрытием заказов, то в конце статьи будут ссылки на обработки, которые автоматически закрывают просроченные заказы.

Заказ клиента — это документ, который фиксирует запрос клиента на поставку ему товаров или оказание услуг в установленные сроки. На данном документе строится основная работа менеджеров по продажам. Для получения полной и корректной картины по работе отдела продаж очень важно грамотно вести учет заказов в программе 1С.

Однако, в реальной жизни часто случаются ситуации, когда заказ клиента создает значительные проблемы для формирования реальной картины.

Например, это могут быть так называемые устаревшие заказы (клиент сделал заказ, но передумал), которые создают зависшие резервы (товар зарезервирован под заказ клиента, но клиент передумал. Если менеджер по продажам забыл закрыть заказ, то товар физически будет на складе, но его нельзя будет оформить в заказ другому клиенту, поскольку он уже зарезервирован). Для того, чтобы избежать такой ситуации необходимо уметь пользоваться механизмом закрытия заказов.

Закрытие заказа подразумевает полную отгрузку заказанного товара и выполнение клиентом обязательств по оплате. В программе 1С Управление торговлей 8, закрытым является заказ, имеющий статус Закрыт.

Как в заказе установить статус «Закрыт» в программе 1С 8.3

Закрытие заказа из документа Заказ клиента.

Для этого в документе имеется гиперссылка «Закрыть заказ»

Если в заказе весть товар отгружен, то программа без лишних вопросов установит статус Закрыт.

Если в заказе имеется товар не отгруженный клиенту (не было на складе; заказали у поставщика, но товар еще не поступил; клиент передумал приобретать данный товар), то при нажатии на ссылку Закрыть заказ открывается помощник закрытия заказов, в котором необходимо указать причину отмены неотработанных строк (товар, который был заказан клиентом, но не отгружен ему), после чего программа установит статус Закрыт.

Однако, если в заказе имеется несколько неотработанных строк, то причина отмены, указанная в помощнике закрытия заказов, установится одинаковая на все неотработанные строки. Если причина отмены разная, то необходимо вручную указать причину отмены строк в табличной части документа Заказ клиента
напротив каждой отмененной строки и только после этого закрыть заказ.

Закрытие заказа из документа «Реализация товаров и услуг»

В документе Реализация товаров и услуг на вкладке Основное также имеется гиперссылка Закрыть заказ, при нажатии на которую открывается помощник закрытия заказов. Работает он также как из документа Заказ клиента.

Закрытие заказов из журнала документов «Заказ клиента»

Для группового закрытия отгруженных и оплаченных полностью заказов удобно пользоваться механизмом закрытия заказов из журнала документов.

Для этого необходимо перейти в раздел Продажи → Оптовые продажи→Заказ клиента. В открывшемся списке документов необходимо отфильтровать заказы по текущему состоянию Готов к закрытию (находим заказ с текущим состоянием Готов к закрытию→нажимаем правую кнопку мыши→выбираем строку Найти:Текущее состояние готов к закрытию).

Далее выделяем все отфильтрованные заказы (в журнале только заказы с текущем состоянием Готов к закрытию) с помощью комбинации Ctrl+A и нажимаем кнопку Действия→Закрыть заказы

Для отмены фильтра необходимо нажать кнопку Еще→отменить поиск или нажать крестик в левом углу

Таким образом, закрытие заказов помогает снять резервы с устаревших или не отгруженных заказов и сохранить реальную картину количества товара на складах.

ВАЖНО! В настройках программы есть условие закрытия заказов клиента. Контроль отгрузки и оплаты при закрытии заказа.

Для его установки или отмены необходимо перейти в раздел НСИ и Администрирование → Продажи (подраздел Оптовые продажи) и установить или убрать флаги контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок и контроль оплаты при закрытии заказов и заявок.

Если установлен флаг «Контроль оплаты при закрытии заказов и заявок” программа не даст закрыть не оплаченные заказы. При установке флага «Контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок”, по заказам, отгруженным частично, программа предложит отменить не отработанные строки.

Если установлен флаг «Причины отмены заказов клиентов” ( НСИ и Администрирование → Продажи (подраздел Оптовые продажи) ), то при отмене неотработанных строк программа запросит указать причину отмены строк.

Как закрывать заказы клиентов автоматически?

Согласны, что, несмотря на свою значимость и обязательность, эта процедура очень хлопотна и занимает много времени? Однако программисты придумали, как облегчить жизнь менеджеров отдела продаж.

Для облегчения такого полу-ручного труда теперь есть обработка, которая в автоматическом режиме по расписанию анализирует и закрывает заказы. Ей уже пользуются тысячи счастливых менеджеров отдела продаж, которые занимаются своей основной работой — ПРОДАВАТЬ.

-35% Закрыть

Автоматическое закрытие заказов для 1С Управление торговлей 11

Бесплатно

Помогает при работе с большим количеством заказов в 1С УТ 11 – выполняет автоматическое закрытие старых (просроченных) заказов клиентов по расписанию. Таким образом товар не держится в резерве по неактуальным заказам и его можно будет продать, а менеджерам не придется искать и закрывать такие заказы вручную. При этом менеджер получает уведомление по заказам, которые автоматически закрылись и может при необходимости вернуть их обратно в работу. Есть возможность закрывать только неоплаченные заказы покупателей.

-35% Закрыть

Автоматическое закрытие заказов для 1С Комплексная автоматизация 2

Бесплатно

Помогает при работе с большим количеством заказов в 1С КА 2 – выполняет автоматическое закрытие старых (просроченных) заказов клиентов по расписанию. Таким образом товар не держится в резерве по неактуальным заказам и его можно будет продать, а менеджерам не придется искать и закрывать такие заказы вручную. При этом менеджер получает уведомление по заказам, которые автоматически закрылись и может при необходимости вернуть их обратно в работу. Есть возможность закрывать только неоплаченные заказы покупателей.

-35% Закрыть

Автоматическое закрытие заказов для 1С ERP Управление предприятием 2

Бесплатно

Помогает при работе с большим количеством заказов в 1С ERP – выполняет автоматическое закрытие старых (просроченных) заказов клиентов по расписанию. Таким образом товар не держится в резерве по неактуальным заказам и его можно будет продать, а менеджерам не придется искать и закрывать такие заказы вручную. При этом менеджер получает уведомление по заказам, которые автоматически закрылись и может при необходимости вернуть их обратно в работу. Есть возможность закрывать только неоплаченные заказы покупателей.

-38% Закрыть

Автоматическое закрытие заказов для 1С Управление торговлей для Украины 3.1

Бесплатно

Помогает при работе с большим количеством заказов в 1С УТ 3.1 – выполняет автоматическое закрытие старых (просроченных) заказов клиентов по расписанию. Таким образом товар не держится в резерве по неактуальным заказам и его можно будет продать, а менеджерам не придется искать и закрывать такие заказы вручную. При этом менеджер получает уведомление по заказам, которые автоматически закрылись и может при необходимости вернуть их обратно в работу. Есть возможность закрывать только неоплаченные заказы покупателей.

Заказ покупателя- это документ. которым оформляется намерение клиента приобрести товар или выполнение услуг.

Перечень всех заказов расположен в разделе Продажи- Заказы покупателей. В этом журнале храниться информация о суммах заказов, их выполнении и датах их отгрузки. Нажав на кнопку Создать, получаем новый Заказ покупателя.

Обязательно заполнять следующие поля:

  • покупатель;

  • договор с покупателем;

  • операция( заказ на продажу);

  • организация( если в 1с ведется несколько наших компаний);

  • табличная часть- указать товары/услуги, их количество и цену.

Дополнительно можно указать в столбце Скидка ручная процент скидки и программа самостоятельно рассчитает ее после нажатия на кнопку % Авт.

Поле Состояние документа выбирается пользователем вручную.Заполнять его необходимо для возможности контроля над выполнением заказа покупателя.

Основные этапы следующие:

  • открыт- документ являет собой фиксацию того, что покупатель желает произвести и является основанием для получением оплаты от клиента;

  • в работе- заказ клиента принят, выполняется обеспечение запасами для совершения продажи; номенклатура заказа в данном статусе отображается документах планирования запасов;

  • выполнен- устанавливается тогда, когда уже оплаченный заказ доставлен клиенту.

Можно самостоятельно установить необходимое количество статусов, в зависимости от потребности компании.

Если покупатель просит разбить оплату на несколько этапов, это можно указать в заказе в статусе В работе.На вкладке Платежный календарь устанавливаем флаг Запланировать оплату, после этого в документе появится возможность указать процент оплаты и дату поступления средств, выбрать вариант оплаты( наличная, безналичная) и банковский счет.

Дата отгрузки документа может быть единой для всех позиций и размещаться в шапке документа. Если товаров в заказе несколько, В меню Еще можно настроить размещение этого поля и перенести его в табличную часть. В этом случае можно будет установить индивидуальные для каждой позиции номенклатуры сроки по отгрузке.

Для того, чтобы начать выполнять действия с документами на основании заказа покупателя( прием платежей, резервирование товара провести, формировать документы реализации), сам заказ следует провести и закрыть.

В программе реализована возможность контроля и анализа состояния обеспечения по заказу клиента и возможность автоматического расчета и корректировки даты отгрузки по заказу.

Контроль состояния обеспечения при оформлении заказа клиенту

Контроль состояния обеспечения можно провести при оформлении заказа клиенту. Состояние обеспечения можно посмотреть и в непроведенном документе. В документе должен быть заполнен список товаров, по которым необходимо посмотреть состояние обеспечения, и указан склад в шапке документа или склады в табличной части, по которым необходимо посмотреть информацию о наличии товаров. Для просмотра состояния обеспечения следует нажать на кнопку Состояние обеспечения в командной панели табличной части документа.

Будет показана информация о состоянии обеспечения товаров, указанных в табличной части документа.

Для каждого товара будет показано состояние его обеспечения: полностью в наличии, частично в наличии, нет в наличии. Предусмотрена возможность установки различных вариантов отбора по состоянию обеспечения. В графах таблицы показывается следующая информация по каждому товару.

  • В графах Доступно к отгрузке показывается то количество товаров, которое сегодня доступно к отгрузке.
  • В графах Ожидается к поступлению показано количество товаров и дата предполагаемой поставки в соответствии с оформленными заказами поставщиков. Учитываются те заказы поставщиков, в которых указана дата поставки (статус заказа должен быть Подтвержден или К поступлению).
  • В графах Не обеспечено показано количество товаров, которые еще не заказаны у поставщиков. Для этих товаров указывается предполагаемая дата поставки в соответствии с теми транспортными ограничениями, которые указаны для данного склада.

Для каждой строки можно получить расшифровку того, по каким заказам клиентов уже зарезервирован данный товар. Для каждого заказа клиента будет показано, как зарезервирован товар: из текущего остатка на складе или в планируемых поступлениях по заказам поставщиков.
Предусмотрено два варианта расчета даты отгрузки.

  • Если заказ необходимо отгрузить полностью, то выбирается вариант расчета Для полной отгрузки. В этом случае для всех товаров установится одна и та же дата отгрузки, равная той максимальной дате, когда можно обеспечить наличие всех товаров на складе.
  • Если заказ можно отгружать последовательно (частями), то выбирается вариант расчета Для частичной отгрузки. В этом случае дата отгрузки устанавливается для каждого товара индивидуально. Если товар нельзя отгрузить со склада полностью, то строка товара автоматически разбивается с указанием реальных дат отгрузки по товару.

Для расчета дат отгрузки необходимо установить для товаров отметку выделения. Можно отметить не все товары, а только часть товаров и произвести расчет даты отгрузки только по отмеченным товарам.
С помощью кнопки Перенести изменения в документ информация о рассчитанных датах отгрузки переносится в документ. Для того чтобы оформить отгрузку по заказу в документе следует установить статус К отгрузке. Отгрузка товаров может производиться частями в соответствии с установленными в документе датами отгрузки.

Контроль состояния обеспечения по заказам

Менеджер может проконтролировать состояние обеспечения по своим заказам с помощью обработки Состояние обеспечения по заказам (раздел Запасы и закупки).

С помощью этого отчета менеджер может получить полную и достоверную информацию по заказу: сколько товара доступно к отгрузке (Доступно к отгрузке), какой товар уже заказан у поставщика (Ожидается поступление), когда может поступить оставшийся товар в соответствии с учетом транспортных ограничений (Не обеспечено). Красным цветом помечаются те товары, по которым просрочена дата отгрузки, и товар не может быть отгружен к указанному сроку (например, поставщик не поставил товар к указанному сроку). Менеджер может установить отбор по конкретному складу и/или по конкретной позиции номенклатуры.

19 Мая 2015

Часто у пользователей возникает проблема с закрытием заказов клиента в 1C Управление торговлей 11. Давайте в этой статье разберемся как же это работает. И ответим на вопросы:
1. Какие бывают состояние у заказов клиента?
2. Как происходит закрытие заказа технически?
3. Почему заказ клиента может не закрыться автоматически?
4. Что делать если заказ клиента не закрылся?
5. Что дает установка флажков Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки и Не закрывать частично оплаченные заказы я заявки?

Обратим внимание на настройки Администрирование – CRM и продажи, в подразделе Использование заказов.

Важным здесь являются флажки Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки и Не закрывать частично оплаченные заказы и заявки. Если прочитать внимательное содержание флажков и описание под ними, то складывается впечатление, что если эти флажки не указаны, то заказы будут закрывается не контролируя ни оплаты, ни отгрузки. А на самом деле все совсем не так. Толи я смысл не очень понимаю, толи описание в 1С УТ11 не соответствует действительности. Ну давайте разбираться со всем этим.

Сначала флажки ставить не будет и посмотрим, как работает закрытие заказов.

Создадим заказ клиента. После проведения заказ примет состояние Готов к отгрузки.

Обратите внимание, что Текущее состояние может быть и выделено красным цветом. Это происходит тогда, когда срок выполнения ниже текущей даты. Таким образом 1С Управление торговлей информирует пользователя о просроченных заказах.

Ну а теперь посмотрим, какие вобще есть состояния у Заказов клиента?

Кстати, я уже упоминал про состояния заказов в одной из статей по резервированию. Ну продолжим.

  1. Ожидается согласование — состояние устанавливается, когда заказ в статусе На согласовании.
  2. Ожидается аванс до обеспечения — состояние установится, если в Правилах оплаты стоит Аванс до обеспечения ().
  3. Готов к обеспечению — этот статус встанет, если заказ требует обеспечения (и об этом я уже писал в статье Резервы. Заказ со склада).
  4. Ожидается предоплата до отгрузки — состояние установится, если в Правилах оплаты стоит Предоплата до отгрузки (читаем там же).
  5. Готов к отгрузке — как в нашем случае, оплата после отгрузки, заказ готов к отгрузки.
  6. Ожидается отгрузка — этот статус появится, если включены статусы у документов Реализация и установлен статус в реализации К отгрузке.
  7. Ожидается оплата после отгрузки — была произведена оплата по предоплатой системе.
  8. Готов к закрытию — статус будет если установлены флажки Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки и Не закрывать частично оплаченные заказы и заявки в настройках.
  9. Закрыт — заказ закрыт, автоматически или в ручную.

Теперь рассмотрим принцип смены состояния заказов (закрытия заказов технически). Тут надо обратить внимание, что Статус заказа клиента и Состояние заказа клиента это не одно и тоже. Статус документа мы можем поменять вручную, а состояние меняется только программно алгоритмами 1С. Состояние заказов хранится в отдельном регистре и меняется не только при проведении самого Заказа клиента, но и других документов Реализации и документов оплат. Такая сложная схема с отдельным регистром состояний потребовалась, как раз для того, чтобы состояние заказа могло меняться не только проведение заказа, но и последующих документов.

Вот так выглядит регистр Состояние заказов клиентов. Открыть его можно только через Все функции.

Давайте рассмотрим, частичное выполнение заказа. Тут возможно 2 ситуации: заказ оплачен не полностью, заказ отгружен не полностью.

Рассмотрим не полную отгрузку заказа.

Создадим реализацию, в которой не будет кресел и будет меньшее количество стульев.

А оплату создадим на полную сумму. Заказ получит статус Готов к отгрузки.

Чтобы заказ закрылся, нужно просто создать реализацию на оставшееся количество. Но что делать, если больше не будет реализации, например клиент отказался от части товара? В током случае нужно отменить строки в заказе в ручную или автоматически по команде Отменить непоставленные строки.

Строки товара которых не было в реализации будут отменены полностью, а строки где реализовано не все количество будут разбиты на две строки.

После этого заказ будет закрыт. С ситуацией частичной реализации по заказу проблем, как правило не возникает, достаточно просто будет отменить строки в заказе и заказ закроется. Более сложная ситуация возникает с частичной оплатой.

Помимо каких-то нештатных ситуаций связанных с недоплатами, штрафами и каким-то договоренностями по оплате, которые невозможно учесть в 1С. Может возникнуть ситуация, когда оплата отличается от суммы заказа буквально на одну копейку. Закроется-ли заказ в такой ситуации? Давайте проверим.

Откорректируем оплату заказа указав сумму меньше суммы заказа всего на одну копейку.

Заказ, как и следовало ожидать не закрылся.

И тут уже все намного сложнее. Если поменять сумму в заказе, то он перейдет в статус Готов к отгрузки. Это из за того, что реализация и заказ стали различаться по сумме. По этому, чтобы окончательно закрыть заказ потребуется также перезаполнить строки в документе реализация по заказу. Для этого в табличной части документа реализации есть специальная команда Заполнить по заказам. И только после этого заказ закроется.

А вот если это невозможно, например уже выписана счет-фактура и отдана клиенту, а проблемы с одной копейкой возникли из-за округлений при расчете скидок или ещё каких-то нюансов. То тогда выход только один — это отвязывать Реализацию от Заказа клиента, заказ помечать на удаление. Груба, но других вариантов не корректируя документов нет, да и быть не может, ибо закрывать не полностью оплаченный заказ некорректно. Скажете корректно. Но мы посмотрим тогда движения по заказу, которые я описывал в статье по взаиморасчетам:

Анализируя движения становится ясно, что если закрыть заказ (каким-либо образом, то не произойдет закрытие регистра Расчеты с клиентами. Этого 1С УТ11 допустить конечно не может.

Отвлеклись вернемся к нашим проблемам.

Ну вот мы рассмотрели оба случая при которых заказ не будет закрыт автоматически.

Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки и Не закрывать частично оплаченные заказы я заявки

А теперь рассмотрим, что нам даст установка этих флажков.

Вернемся к нашему заказу, удалим документ оплаты и документ реализации. Установим флажок в настройках Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки.

Далее создадим оплату на всю сумму заказа и частичную реализацию. После установки флажка Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки в заказе появится статус Зарыт. Но при попытке установить данный статус и провести заказ получим ошибку.

Проведем такой же эксперимент и с частичной оплатой.

И снова получим ошибку о невозможности закрыть частично оплаченный заказ.

Так что же дает нам установка данных флажков?

А дает нам всего на всего отмену автоматического закрытия заказов. Т.е. теперь, чтобы закрыть заказ, необходимо пользователю вручную поставить статус Закрыт. Это может потребоваться для большего контроля заказов со стороны менеджеров, например. А все механизмы контролирующие закрытие заказов по прежнему продолжают работать.

В этой статье я не рассматривал движений заказов по регистрам и других деталей, т.к. все это я подробно расписал цикле статей посвящённых резервированию товаров на складах, ну или можно почитать конкретно про создание заказов, статусы и движения по регистрам.

До встречи и не забудьте подписаться на новые статьи. Они обязательно будут.

Читайте ещё статьи по данному разделу:

11 Июня 2015 Создание заказов нескольким поставщикам на основании заказа клиента

25 Мая 2015 Стоп-листы (запрет отгрузки)

19 Мая 2015 Закрытие заказов

8 Мая 2015 Контроль лимита задолженности

7 Мая 2015 Варианты взаиморасчетов

Возврат к списку

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *