Выгрузка из зуп

  • автор:

При работе с программой 1С:ЗУП пользователи нередко сталкиваются с тем, что для составления регламентированной отчетности необходимо перенести данные из системы ЗУП в систему бухгалтерского учета

Это «рабочий момент» и на эту тему написано множество материалов. При этом многие из них касаются предыдущих версий программы, а то и вовсе относятся к ЗУП 2.5. Эта статья поможет вам перенести данные по начислениям, оценочным обязательствам и выплатам из ЗУП (релиз3.1.12.56, редакция КОРП), в систему 1С:Бухгалтерия (релиз 3.0.74.58, также редакция КОРП).

Настройка стабильного обмена между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия для исключения рутинных операций и оперативной сдачи отчетности

Содержание

Как изменился обмен данными между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия?

Для программы ЗУП 2.5 существовала обработка «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу», которая может работать в двух режимах: переноса проводок и переноса кассовых операций. Данные выгружались в файл, откуда впоследствии их получала система бухучета. Обработка имела 2 режима, в одном из которых выгружались и переносились данные по начислениям, в другом – кассовые операции, выплаты, депоненты.

В программе ЗУП 3.1 тоже имеется система обмена данными, но информация может передаваться не только через файл на диске (а можно и так), а напрямую через COM-соединение или интернет. Все возможности интеграции с 1С:ЗУП и передачи информации можно увидеть в настройках подключения.

Рис.1 Настройка транспорта обмена данными

Как из 1С ЗУП 8.3 выгрузить данные в 1С Бухгалтерия?

В этой статье рассматриваются варианты подключения «по старинке» – через файл на диске и прямое подключение. Итак, у нас имеется база ЗУП 3.1 КОРП (демо), в которой:

  • Рассчитаны данные по организации КРОН-Ц и ее филиалу за весь 2019 год
  • Произведена выплата зарплаты
  • Начислены оценочные обязательства

Нам необходимо наладить обмен с «Бухгалтерией», перенести туда все эти данные.

Обратите внимание, что для выгрузки данных из 1С:ЗУП в программу 1С:Бухгалтерия стоит обратиться к профессиональным консультантам 1С, поскольку неправильно настроенный обмен в части регламентированного учета может повлечь за собой ошибки и привести к претензиям со стороны контролирующих органов.

Настройка программы 1С ЗУП 8.3

В программе ЗУП 8.3 заходим в настройку «Администрирование-Синхронизация данных».

Рис.2 Администрирование-Синхронизация данных

Здесь необходимо установить флажок «Синхронизация данных».

Рис.3 Синхронизация данных

Далее по ссылке «Настройка синхронизации данных» переходим к пока еще пустому списку подключений и создаем новую синхронизацию.

Рис.4 Настройка синхронизации данныхРис.5 Настройка подключения

Выбрали бухгалтерскую систему, теперь выберем способ подключения. Для начала пусть это будет обмен через файл.

Рис.6 Выбираем способ подключения

Укажем директорию, где этот файл должен располагаться. В этом примере обе базы установлены на диске С:\ компьютера, поэтому просто указываем папку на том же диске.

Рис.7 Директория расположения файла

Нужно еще указать префикс базы бухгалтерии. Пусть это будет «БП». Префикс отображается в имени файла, используемом для передачи данных.

Рис.8 Префикс базы

По нажатию кнопки «Далее» идет сохранение настроек.

Рис.9 Сохранение настроек

И вот уже все готово! Если у вас остались вопросы и вам нужна помощь по настройке 1С:ЗУП, обратитесь к нашим специалистам.

Первая консультация по настройке выгрузки данных с 1С:ЗУП в 1С:Бухгалтерия бесплатно!

Рис.10 Завершение процесса

Возвращаемся в меню настроек и переходим к настройкам правил подключения.

Рис.11 Настройка правил подключения

Тут все просто: задаем месяц, начиная с которого должны переноситься данные.

Рис.12 Указываем месяц

Выбираем, какие именно данные должны переноситься (в примере это всего лишь 2 организации).

Рис.13 Перенос данных по выбранным организациям

Выберем вариант переноса – нужно ли переносить все данные по сотрудникам или только сводные проводки без упоминания ФИО.

Рис.14 Выберем вариант переноса

Получим очередное сообщение о том, что процесс закончен.

Рис.15 Процесс завершен

Следующий пункт меню – сопоставление данных ЗУП и Бухгалтерии.

Рис.16 Сопоставление данных Рис.17 Выгрузка данных для сопоставления Рис.18 Выгрузка завершена

В меню настройки теперь стоят все галочки.

Рис.19 Меню настройки

А в директории появились промежуточные файлы.

Рис.20 Промежуточные файлы

Закрываем меню настройки синхронизации данных 1С:ЗУП 8.3.

Бесплатная
консультация
эксперта Ирина Буданова Консультант 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Настройка программы 1С:Бухгалтерия

В Бухгалтерии производим те же действия, что в ЗУП:

  1. Заходим в синхронизацию «Администрирование-Синхронизация данных».
  2. Устанавливаем флажок «Синхронизация данных» и переходим в пункт меню «Настройки синхронизации данных».
  3. Нажимаем кнопку «Новая синхронизация данных».
  4. Выбираем программу ЗУП.
  5. Рис.21 Настройка на стороне «Бухгалтерии»

  6. Попадаем в меню аналогичное тому, что было в ЗУП.
  7. Рис.22 Параметры подключения

  8. В настройках параметров подключения указываем «Синхронизацию через файл».
  9. Указываем тот же каталог, что был указан в ЗУП.
  10. Устанавливаем префиксы.
  11. Рис.23 Установка префиксов

  12. После этого настройки сохраняются, мы получаем сообщение о готовности. В меню настроек мы видим, что параметры подключения готовы. Переходим к настройке правил отправки и получения данных.
  13. Рис.24 Настройка правил отправки и получения данных

  14. Устанавливаем ту же дату, начиная с которой данные будут выгружаться.
  15. Рис.25 Дата старта процесса

  16. Видим те организации, которые присутствуют в программе «Бухгалтерия» (в примере используется «Крон-Ц» и ее филиалы). Их нет в бухгалтерии, поэтому ничего не выбираем.
  17. Рис.26 Организации в базе «Бухгалтерии»

  18. Устанавливаем способ выгрузки «Сводно по сотрудникам».
  19. Получаем сообщение, что все готово.
  20. Переходим в головное меню и нажимаем пункт «Выполнить сопоставление и загрузку данных».
  21. Рис.27 Выполнить сопоставление и загрузку данных

  22. Программа пробует сопоставить данные. Данных по организациям нет, поэтому она их будет создавать.
  23. Рис.28 Сопоставление организаций в базах

    Настроим регулярный стабильный обмен 1С:Бухгалтерия с 1С:ЗУП и другими программами 1С, банками, программами не 1С

    В данном случае нас это устраивает. Если в бухгалтерской программе уже заведены какие-то данные (например, введены организации), их нужно связать с теми, что «приехали» из ЗУП. Для этого нужно дважды щелкнуть по сопоставляемому объекту и выяснить, что с чем связано с точки зрения программы.

    Рис.29 Установка связей сопоставляемых объектов

    Результат: данные сопоставлены.

  24. В главном меню синхронизации выбираем пункт «Выполнить начальную выгрузку данных».

Рис.30 Выполнить начальную выгрузку данных

После появления последней зеленой галочки в меню настройка завершена.

Рис.31 Все этапы выполнены

Меню можно закрыть.

В директории появились еще 2 файла обмена.

Рис.32 Файлы обмена

Выгрузка данных из ЗУП

Переходим в ЗУП. Чтобы запустить выгрузку, совершим тот же алгоритм действий:

  1. Заходим в синхронизацию «Администрирование-Синхронизация данных».
  2. Переходим в пункт меню «Настройки синхронизации данных».
  3. Здесь создано подключение.

Рис.33 Подключение

Для выгрузки данных надо нажать кнопку «Синхронизация», но перед этим посмотрим, где можно увидеть заданные настройки.

Режим переноса проводок

Рассмотрим, как перенести начисления. Данные по ним присутствуют в виде проводок в документе «Отражение зарплаты в бухучете». Настроим систему, дважды кликнув по строке настройки. В открывшемся окне выведем меню «Еще».

Рис.34 Перенос начислений

Здесь можно увидеть настройки передачи данных.

Рис.35 Настройки передачи данных

Потом будет можно изменить эти параметры, установив прямое подключение, а нажав на «Проверить подключение», мы можем убедиться, что подключение работает.

Откроем пункт «Состав отправляемых данных».

Рис.36 Состав отправляемых данных

В базе создано два документа «Отражение зарплаты в бухучете».

Рис.37 Отражение зарплаты в бухучете

И два документа по резервам отпусков.

Рис.38 Документы по резервам отпусков

Будут ли они выгружаться в бухгалтерскую систему? Проверим. Вернемся к «Составу отправляемых данных».

Рис.39 Регистрация изменений для обмена

Видим, что данные по этим документам зарегистрированы к выгрузке. Произведем обмен (нажмем кнопку «Синхронизировать»).

Рис.40 Синхронизировать

Данные выгружаются в файл.

Режим переноса кассовых операций

Чтобы перенести кассовые операции или выгрузить ведомость в банк, необходимо настроить синхронизацию – установить режим переноса «С детализацией по сотрудникам».

Рис.41 Перенос кассовых операций

Затем, как правило, приходится регистрировать ведомости в обмене данных. Для этого жмем на квадратик «Состав отправляемых данных», установив курсор на «Настройке синхронизации», после чего зарегистрировать уже не ведомости, которые нужно передать в бухгалтерию.

Рис.42 Регистрация ведомостей

Теперь закрываем настройку и синхронизируем данные, как описано выше.

Получение данных в бухгалтерской программе

Те же действия выполним в «Бухгалтерии»:

  1. Заходим в синхронизацию «Администрирование-Синхронизация данных».
  2. Переходим в пункт меню «Настройки синхронизации данных».
  3. Нажмем кнопку «Синхронизировать».

Рис.43 Синхронизация с «ЗУП»

В разделе «Зарплата и кадры» появились документы отражения зарплаты.

Рис.44 Документы отражения зарплаты

Данные отражены сводно.

Рис.45 Сводное отображение данных

Если способ отражения не задан, проводки невозможно создать.

Чтобы проводки появились, создаем в ЗУП способ отражения (привязав его, например, к организации), даем ему наименование, а в «Бухгалтерии» под этим же названием создаем способ отражения, где и будут прописаны конкретные проводки. Если нужно, чтобы проводки передавались не сводно, а по каждому сотруднику, следует установить настройку.

Рис.46 Настройка детализации по сотрудникам

Это нужно сделать в обеих базах (ЗУП и Бухгалтерии).

После установки способа отражения и настройки с детализацией по сотрудникам мы увидим другой результат.

Рис.47 Детализированное отображение

Закладка «НДФЛ».

Рис.48 Закладка «НДФЛ»

Закладка «Удержания».

Рис.49 Закладка «Удержания»

Для получения проводок нужно обязательно установить ответственного и провести документ.

Рис.50 Установка ответственного

Посмотрим проводки.

Рис.51 Проводки

По резервам отпусков проводки тоже сформированы. Документ «Резервы отпусков» при этом может быть не выведен на рабочий стол, тогда его нужно туда добавить.

Рис.52 Проводки по резервам отпусков

Для просмотра данных можно использовать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

Все ведомости на выплату зарплаты выгружаются в один и тот же пункт меню, независимо от того, через что – кассу или банк, выплачивались деньги сотрудникам.

Рис.53 Раздел с зарплатными ведомостями Рис.54 Список ведомостей

Проводок эти документы не создают, но на их основании можно создавать другие документы, в которых будут регистрироваться проводки.

Рис.55 Создание на основании

Обмен 1С:ЗУП с 1С:Бухгалтерия

Настроим интеграцию для простой сдачи регламентированной отчетности. Первая консультация бесплатно!

от 2 600 руб./час Узнать больше

Настроим выгрузку данных из 1С:ЗУП

Настроим регулярный обмен или разовую выгрузку в 1С:Бухгалтерия. Первая консультация бесплатно!

от 2 600 руб./час Узнать больше

Изменение настроек, контроль переноса данных

Для того чтобы данные переносились по COM-соединению, нужно изменить настройку подключения как описано выше, через «Еще-Настройки подключения». Перейдите на закладку «Прямое подключение» и заполните данные базы бухучета. После этого надо проверить работу подключения по кнопке «Проверить подключение».

Рис.56 Проверить подключение

Аналогичную настройку делаем в базе-приемнике, установив данные базы ЗУП. После этого можно удалить директорию с файлом передачи. Данные будут передаваться напрямую.

Права пользователей

Для пользователя, который будет заниматься синхронизацией «зарплаты» и «бухгалтерии», нужно установить права на перенос данных. В обеих программах имеется профиль доступа «Синхронизация данных с другими программами». Следует добавить группу доступа, а в нее тех пользователей, которые будут проводить обмен данными.

Вход в меню в обеих программах через «Администрирование-Настройка пользователей и прав».

Рис.57 Настройка пользователей и прав

Можно войти в настройки прав пользователя и установить ему право передавать данные.

Рис.58 Право на передачу данных

Как ограничить перенос данных из 1С ЗУП в 1С Бухгалтерия и для чего это нужно?

Ограничить перенос данных можно и нужно, если данных слишком много, а перенести требуется только их часть. Или, например, иногда возникает необходимость перенести только какой-то один документ, а время на обмен ограничено.

Для ограничения переноса:

  1. Используется «Дата начала выгрузки». В этом случае переносятся документы, которые имеют дату больше, чем дата запрета. Установка даты происходит при настройке выгрузки.
  2. Можно установить ограничение на состав переносимых организаций. Это может потребоваться, если зарплата по всем имеющимся организациям ведется в одной системе ЗУП, а бухгалтерский учет – в разных системах. Также это имеет смысл, если расчет данных по одним организациям завершен, а по другим еще нет.
  3. В этих случаях нужно дважды щелкнуть по настройке синхронизации и в открывшемся окне изменить соответствующие настройки.
  4. Рис.59 Ограничение переноса

    Здесь же можно изменить режим переноса – сводно или по каждому сотруднику надо переносить данные.

  5. Можно удалить часть документов из обмена, если по каким-либо причинам их не требуется переносить. Для этого, стоя на строке настройки соединения, жмем кнопку «Состав отправляемых данных» (квадратик).

Рис.60 Удаление части документов из обмена

Далее можно удалить те данные, которые не нужно передавать в бухгалтерию, или наоборот – добавить те, которые нужно передать.

Рис.61 Управление данными

Если какие-либо документы в ЗУП изменились уже после передачи данных, их следует передать в бухгалтерию заново. Для этого зарезервируем их для обмена (кнопка «Зарегистрировать»). Они появятся в списке ссылок (см. рисунок), после чего их можно передать в бухгалтерию. Старые документы не нужно удалять из бухгалтерии, они будут переписаны заново в соответствии с изменениями, внесенными в ЗУП.

Подводя итоги, добавим, что выгрузка из 1С ЗУП 3 в 1С Бухгалтерия не самая трудная задача: нужно настроить обмен, права и все это отрегулировать в соответствии с возникающими потребностями. Если у вас остались вопросы, обратитесь к нашим специалистам по сопровождению 1С:ЗУП, мы поможем разобраться.

В старых версиях 1С настройка синхронизации и обмена данными между конфигурациями была задачей для программиста. Современные решения позволяют пользователю любого уровня настроить выгрузку данных из одной программы 1С 8.3 в другую. Например, выгрузка данных из программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 в 1С:Бухгалтерию 8 может осуществляться автоматически по расписанию после несложной настройки. Аналогично обмен данными настраивается в других конфигурациях.

В данном примере мы рассмотрим вариант настройки синхронизации между 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерией 3.0. Поскольку основной учет ведется в бухгалтерской программе, необходимо настроить выгрузку данных о зарплате и кадрах из 1С:ЗУП 3.1. Настройка осуществляется из раздела Администрирование, пункт Синхронизация данных.

Вы попадете в основное окно настройки обмена данными в 1С:ЗУП 8. Проследите, что галочка Синхронизация данных активна и заполнен префикс информационной базы (префикс может быть произвольным). Также рекомендуем осуществить аналогичные действия в программе 1С:Бухгалтерия 8, чтобы избежать ошибок в дальнейшем (префикс должен отличаться). Далее нажмите Настройки синхронизации данных, чтобы настроить выгрузку данных из учетной программы 1С:ЗУП в 1С:Бухгалтерию.

В следующем окне можно создавать и изменять настроенные синхронизации. В данном случае мы еще не настроили ни одного обмена, поэтому нажимаем кнопку Новая синхронизация данных.

Далее программа 1С предложит выбрать вариант обмена – указать программу, в которой вы ведете бухгалтерский учет, чтобы установить с ней связь, либо настроить более сложные варианты синхронизации с другими программами или распределенными базами данных. В данном случае нам настроить настроить выгрузку данных в программу Бухгалтерия предприятия, ред. 3.

Далее настроим параметры подключения. В следующем шаге нам нужно будет указать расположение базы данных, с которой устанавливается обмен данными.

База 1С:Бухгалтерия 8, в которую вы хотите настроить выгрузку данных, как правило, может размещаться:

  • На этом же компьютере или в локальной сети – самый распространенный вариант
  • На сервере 1С:Предприятия
  • В другой сети с подключением через Интернет

В первых двух вариантах выбираем пункт Подключение к другой программе на этом компьютере или по локальной сети. В третьем варианте – Подключение к другой программе через Интернет.

.

Если вы не знаете, где конкретно расположена ваша база, самый простой способ узнать – через окно О программе. Чтобы открыть окно, в программе 1С:Бухгалтерия 8 нажмите на кнопку со значком «i» в правом верхнем углу. Здесь будет указан режим подключения (файловый, если программа находится на этом компьютере или в локальной сети, либо веб-сервер, если программа находится в интернете), а также каталог или адрес – место, где находится база данных. Этот адрес необходимо скопировать для дальнейшего этапа настройки.

Другой вариант уточнить расположения базы данных – через стартовое окно запуска программы 1С. При выборе информационной базы нажмите Изменить, в открывшемся окне вы увидите расположение базы в любом из трех перечисленных выше вариантов.

На следующем шаге введем расположение базы, которое мы выяснили заранее. Также введем наши учетные данных для входа в программу 1С:Бухгалтерия 8.

Теперь программа осуществит попытку подключения для проверки правильности настройки и введенных данных. Если проверка прошла успешно, программа предложит вам создать резервную копию.

После создания резервной копии вы сможете закончить настройку выгрузки данных и указать правила обмена. Вы сможете выбрать какая именно информация должна выгружаться, по какой организации, с каким уровнем детализации и начиная с какого периода. Для этого нажмите кнопку Изменить правила выгрузки.

Здесь же следует настроить расписание выгрузки – например 2 раза в месяц в соответствии с графиком выплаты зарплат. Помимо этого рекомендуем провести первую синхронизацию прямо сейчас, при этом программа осуществит проверку и сопоставление данных в обеих базах и предложит вам проконтролировать результаты.

Когда настройка завершена, синхронизация будет происходить в соответствии с установленным расписанием. Также можно запустить внеочередную синхронизацию из этого же окна настройки обмена данными.

Пройдите курсы 1С и Вам больше не понадобятся советы и руководства!

Расписание курсов 1C

  • НАЧАЛЬНОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ ДАННЫХ (ЕСЛИ ЗУП ПУСТАЯ)

  • НАСТРОЙКА В ЗАРПЛАТЕ И УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ

  • НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ ПОДКЛЮЧЕНИЯ

  • НАСТРОЙКА ПРАВИЛ ОТПРАВКИ И ПОЛУЧЕНИЯ ДАННЫХ

  • НАСТРОЙКА В БУХГАЛТЕРИИ ПРЕДПРИЯТИЯ 3.0

  • ПРОЦЕСС СИНХРОНИЗАЦИИ – ОТРАЖЕНИЕ ЗАРПЛАТЫ В УЧЕТЕ

  • ОТРАЖЕНИЕ ЗАРПЛАТЫ В БУХУЧЕТЕ

  • ПЕРЕДАЕМ ДАННЫЕ ИЗ ЗУП

  • ПРИНИМАЕМ ДАННЫЕ, ПОЛУЧЕННЫЕ ИЗ ЗУП В БУХГАЛТЕРИИ

  • «ОШИБКА: ПРОВОДКИ НЕ ФОРМИРУЮТСЯ»

  • «ПРОВОДКИ СФОРМИРОВАЛИСЬ, НО НЕ ВСЕ»

  • «ДОКУМЕНТЫ НЕ ПЕРЕНОСЯТСЯ»

  • БЛОКИРОВКА ДОКУМЕНТА «ОТРАЖЕНИЕ ЗАРПЛАТЫ В БУХУЧЕТЕ»

  • Начальное заполнение данных (если ЗУП пустая)

    При первом запуске пустой ЗУП 3 появляется диалог начальной настройки программы. Выбираем вариант переноса данных из прежней версии и жмем на ссылку «Открыть помощник перехода».

    Выбираем вариант «1С: Бухгалтерия 8 редакция 3.0»

    Далее выбираем вариант «Загрузить данные из информационной базы»
    (Если штатный обработчик не срабатывает, и вы пользуетесь сторонней обработкой для выгрузки, для этого случая существует вариант «Загрузить данные из файлов». В этом случае вы должны будете после выбора данного варианта указать путь к папке, куда была выгружена в результате запуска данной обработки конфигурация Бухгалтерия).

    Настройка в Зарплате и управлении персоналом

    Перейдите в Администрирование – Синхронизация данных

    Ставим флаг «Синхронизация данных» (необходимы права администратора в обеих конфигурациях), переходим в «Настройки синхронизации»

    Нажимаем «Новая синхронизация данных» и выбираем «1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0»

    Настройка параметров подключения

    Нажимаем «Настроить параметры подключения» и выбираем пункт «Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе»

    В поле «Каталог» создаем каталог, в котором будут храниться файлы обмена и настройки синхронизации. Называем понятным для себя образом.

    Указываем префикс, который будет использовать Зарплата и управление персоналом для документов конфигурации Бухгалтерия предприятия.

    В итоге названия документов будут выглядеть следующим образом: ХХУУ-000001. Где ХХ – префикс организации (0, если отсутствует), а УУ – префикс информационной базы (00, если отсутствует). Если вам требуется, чтобы названия документов продолжали выглядеть как 0000-000001 – выставляйте префикс 00. В противном случае у некоторых документов в Бухгалтерии, введенных после проведения синхронизации, может сбиться нумерация:

    • 0000-000001
    • 0000-000002
    • 0000-000003

    После синхронизации:

    • 00БП-000001

    Если это произошло, заходите в документ со сбитой нумерацией и измените последние цифры на требуемые текущей последовательностью. После этого все следующие документы будут вводиться автоматически, проставляя нумерацию от этого значения.

    Настройка правил отправки и получения данных

    Переходим в соответствующий раздел.

    В открывшемся окне указываем Дату начала использования обмена (Дата, с которой создаваемые в ЗУП документы будут передаваться в Бухгалтерию), выбираем способы детализации и состав организаций, по которым будет выполняться синхронизация.

    Далее указываем, сводно или детализированно по сотрудникам будет выгружаться информация. Нажимаем «Выполнить начальную выгрузку данных».

    Настройка в Бухгалтерии предприятия 3.0

    Открываем раздел Администрирование – Синхронизация данных.

    Ставим флаг «Синхронизация данных» (необходимы права администратора), переходим в настройки синхронизации.

    Если в имеющемся списке имеются лишние/неработающие синхронизации, можно их удалить через пункт меню «Еще – Удалить настройку синхронизации».

    Нажимаем «Новая синхронизация данных».

    В списке выбираем «Зарплата и управление персоналом, редакция 3».

    Открываем «Настроить параметры подключения».

    В поле «Каталог» выбираем наш каталог, созданный на предыдущем этапе, и в нем выбираем файл настроек синхронизации.

    Нажимаем «Далее».

    Открываем «Настройки правила отправки и получения данных».

    Выбираем дату, с которой документы из БП будут отправляться в ЗУП, настраиваем детализацию по сотрудникам и состав организаций, участвующих в обмене.

    Выбираем «Выполнить сопоставление и загрузку данных».

    Начинается процесс анализа.

    По окончанию анализа выдается список объектов, по которым обнаружены несоответствия (различные данные в конфигурациях). Такие данные будут помечены кружком с буквой i (1). Двойным щелчком заходим в такую строку и проверяем состав данных.
    А) Если в данном примере мы знаем, что объекты слева и справа не являются дублями друг друга, нажимаем «Записать и закрыть». В этом случае данные объекты организации, сотрудники, ведомости и.т.д.) будут скопированы соответственно из одной конфигурации в другую и наоборот.
    Б) Если мы уверены, что объект слева (2) и объект справа (3) – это одно и то же, выбираем на один из них, затем нажимаем «Установить соответствие»(4), а в открывшемся окне выбираем необходимый объект из соседнего списка. Если этого не сделать, после синхронизации в программах появятся дубли, что может привести к ошибкам в учете.

    Также для удобства сопоставления, есть кнопка «Колонки», нажав на которую можно выбрать список реквизитов, которые будут выводиться в указанном вами порядке для сопоставления. Если вы уверены, что у объекта есть поля, которые однозначно его характеризуют (например ФИО физического лица), вы можете нажать «Сопоставить автоматически» (1), после чего выбрать поле (поля), по которым будет производиться сопоставление программой значений из обеих конфигураций. Далее программа выполнит такое сопоставление по всем объектам списка.

    После того, как вы проверили все имеющиеся несоответствия и убедились, что дублей создано не будет, нажимаем «Далее».

    Программа может выдать предупреждение, что не все данные сопоставлены, если в списках оставались данные, которые есть в одной конфигурации и которых пока нет в другой – нажимаем «Продолжить» и «Далее».

    Начинается процесс синхронизации.

    По завершении нажимаем «Готово».

    Выбираем «Выполнить начальную выгрузку данных».

    Нажимаем «Далее» и «Готово».

    Процесс синхронизации – отражение зарплаты в учете

    Отражение зарплаты в бухучете

    Перед созданием документа отражения не забываем проверить и при необходимости настроить реквизиты налогового органа «Настройки» – «Организации» – ссылка «Изменить данные регистрации».

    Если у вас еще нет никаких начислений, создаем одно, пробное. Затем переходим в «Зарплата» – «Отражение зарплаты в бухучете».

    Создаем там файл отражения за месяц имеющегося у нас начисления.
    Функция этого документа – перенос и формирование проводок в конфигурации Бухгалтерия предприятия.

    Выставляем месяц нашего начисления (1), выбираем организацию (2), а также проставляем дату документа (3). Дата необходима нам для проверки состава отправляемых данных при синхронизации, так как документ маркируется именно ей. Поэтому рекомендуется ставить месяц, соответствующий месяцу отражения. Нажимаем «Заполнить» (4).

    Передаем данные из ЗУП

    Переходим в «Администрирование – Синхронизация данных – Настройки синхронизации данных» (можно сразу добавить с избранное, поставив рядом с названием звездочку), нажимаем «Синхронизировать» (1). Проверяем состав отправляемых данных (2).

    Наше отражение попадает в список отправляемых данных.

    При необходимости можно снимать документы с регистрации, то есть запрещать их отправку в Бухгалтерию.

    Принимаем данные, полученные из ЗУП в Бухгалтерии

    Переходим в раздел «Администрирование – Синхронизация данных — Настройка синхронизации данных». Нажимаем «Синхронизировать».

    Могут появиться предупреждения. Например, программа сопоставила две организации в двух конфигурациях и автоматически установила соответствие. От вас в этом случае потребуется лишь нажать «Подтвердить», пройдя по ссылке «Предупреждения».

    Проверяем, что перенеслось в Бухгалтерию, переходим в «Зарплата и кадры» – «Отражения зарплаты в бухучете».

    Наш документ перенесся.

    Чтобы программа с его помощью сформировала проводки, необходимо установить флаг «Отражено в учете» (1). Проверяем, сформировались ли проводки (2).

    «Ошибка: проводки не формируются»

    Проводки не сформируются, если на вкладке «Начисленный НДФЛ» не подтянулось поле «Регистрация в налоговом органе».
    Поле не заполнено, проводки программа сформировать не дает.

    Заходим на вкладку «Начисленный НДФЛ», в любой строке кликаем двойным щелчком мыши по пустому значению незаполненного поля, нажимаем F4. Из списка регистраций выбираем необходимую. Записываем изменения, закрываем документ. Вновь открываем. Все регистрации должны подтянуться. После этого проводки формируются.

    «Проводки сформировались, но не все»

    Если не сформировались проводки по счету затрат, значит этот счет у нас не выбран в способах учета зарплаты.

    А) Переходим в «Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – Отражение в учете – Способы учета зарплаты».

    Б) Либо мы можем быстро перейти туда же, дважды щелкнув по соответствующему полю «Способ отражения» в документе «Отражение зарплаты» на вкладке «Начисленная зарплата и взносы» и нажав F4, чтобы перейти в этот справочник.

    Выбираем требующийся способ отражения, в нем в обязательном порядке заполняем поля «Счет» и «Статьи затрат».

    После этого, все проводки в документе «Отражение зарплаты» должны сформироваться корректно.

    «Документы не переносятся»

    Если при нажатии кнопки Синхронизировать, переноса требуемых данных не происходит, это может быть по нескольким причинам.
    1) Дата, с которой настроено начало обмена в ЗУП
    Документы, имеющие период регистрации ранее этой даты – в обмен не попадут и в Бухгалтерию не отправятся. Например, у отчетности период регистрации – год. Поэтому даже если вы настроили начало обмена с февраля – никакая отчетность в обмен не попадет даже при попытках добавить ее в обмен принудительно. Необходимо настраивать синхронизацию с января.
    Настроить правила отправки и получения данных.
    2) Принудительная регистрация документов
    Часто документы не отправляются, т.к. в программе они уже помечены как не требующие отправки. Это может быть по причине того, что они уже отправлялись, либо, допустим, была сперва настроена дата синхронизации Апрель, а потом сменена на Март. В этом случае мартовские документы также необходимо будет принудительно добавить на регистрацию.

    Блокировка документа «Отражение зарплаты в бухучете»

    После проведения документа с установленным флагом «Отражено в учете», он приобретет вид неактивного, а при последующей синхронизации с ЗУП – неактивным станет и документ в ЗУП. После этого внесение в него изменений в ЗУП станет невозможным.

    Для внесения изменений потребуется снимать данный флаг в документе на стороне Бухгалтерии, синхронизировать базы и лишь после этого вы вновь получите возможность изменять файл «Отражение зарплаты» в ЗУП. Также есть «народный вариант» разблокировки – сразу в ЗУП вы помечаете данный документ на удаление и затем снимаете эту пометку.

Обмениваться с банком можно двумя способами:

1) Обновить Вашу базу данных ЗУП 2.5 до последней версии;

2) Создать пустую базу данных ЗУП 3.1.х.х;

3) Обновить пустую базу ЗУП 3.1.х.х до последней версии

Обмен файлами

Перед началом переноса данных штатными средствами проверим данные, которые будем переносить. Для этого необходимо:

1) Закончить расчеты полного месяца: выполнить расчет зарплаты, взносов, отразить выплату и перечисление НДФЛ;

2) В журнале «Документы по выплате зарплаты» определить последнюю дату документа на выплату за последний месяц расчета;

3) Сформировать отчет «Расчетная ведомость» по эту дату (т.е. если дата последнего платежа была бы 10.02.2010, то в Расчетной ведомости необходимо указать в качестве даты «по» 28.02.10).

Если есть конечное сальдо, убедиться, что это не ошибка.

Если конечное сальдо по некоторым сотрудникам ошибочно, необходимо его исправить (ввести документы на выплату). А если это ошибка прошлых лет, можно ее скорректировать уже в программе ЗУП 3.1 после переноса.

4) В разделе Налоги проверить наличие документов начисления страховых взносов на нужные месяцы текущего года, особенно за последний перед переносом

5) Затем сформировать отчет «Анализ начисленных налогов и взносов», вариант «ПФР», и убедиться, что:

  • за все нужные месяцы текущего года есть строки;
  • итог за год равен облагаемой базе, умноженной на тариф.

6) Проводим аналогичные действия с вариантами отчета ФСС и ФОМС, ФСС НС.

7) В отчете Анализ начисленных налогов и взносов, вариант НДФЛ, настроенном по месяцам, проверить:

  • НДФЛ исчисленный, НДФЛ удержанный, НДФЛ перечисленный;
  • За год (Сумма доходов — сумма вычетов) х 0,13 — равно ли НДФЛ исчисленному? (при условии отсутствия доходов по другим ставкам);
  • В случае других ставок НДФЛ настроить группировку отчета по ставкам.

8) Удалить помеченные на удаление объекты и разобраться с перекрестными ссылками на объекты, которые не удаляются. Перенос данных в ЗУП 3.1 не затрагивает исходную программу ЗУП 2.5. Удаление помеченных объектов рекомендуемое действие, для организации порядка в новой базе. Перенос можно выполнять, пропустив этот пункт;

9) Выполнить тестирование и исправление ЗУП 2.5. Данный пункт необходим для наведения внутреннего порядка со ссылками на документы, удаление неактуальных ссылок, создание частично потерянных.

Перенос данных в ЗУП 3.1.х.х.:

В пустой базе ЗУП 3.1.х.х. при первом запуске выбрать вариант начального заполнения – Перенести данные из прежней программы — «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5.

Далее будет предложено выбрать вариант переноса. Рассмотрим их оба.

«Загрузить данные из информационной базы» — первый вариант

1) Выбрать базу из списка, внести пользователя и пароль;

2) В следующем окне по ссылке Настройка выбрать вариант переноса:

a. Новый (рекомендованный) — Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты;

b. Полный (не рекомендованный) — Использовать начисления предыдущей программы.

Подробнее о вариантах переноса описывается в разделе «Выбор варианта переноса данных».

3) Нажать кнопку «Далее»

«Загрузить данные из файлов» — второй вариант

1) Нажать кнопку «Получить Помощник выгрузки», сохранить «Помощник» в папку на диске;

2) Оставляем открытым окно в ЗУП 3.1. Переходим в ЗУП 2.5 и из меню «Файл – Открыть — выбрать сохраненный файл».

3) Нажмите кнопку «…» в строке «Папка для выгрузки файлов». Правой кнопкой мыши создайте новую папку на диске W и назовите ее «Выгрузка из 2.5». Нажмите «Выбор папки»;

4) Укажите «Месяц начала эксплуатации новой программы»;

5) Можно переставить переключатель в положение «Выгрузить весь справочник физических лиц», если есть уволенные работники, по которым еще не закончены расчеты. Или сторонние физлица, по которым были, есть или будут производиться расчеты.

6) По кнопке Настройка можно выбрать вариант переноса и состав переносимых данных;

7) После выполнения нужных настроек нажимаем «Выполнить».

8) В программе ЗУП 3.1 по кнопке «…» указываем путь к каталогу «Выгрузка из 2.5» «Далее» — выбрать папку, в которую выгрузили данные, нажать кнопку «Загрузить»;

9) Нажать кнопку «Загрузить». Начнется загрузка данных;

10) Проверить данные после переноса.

Отдельно отметим, что при полном переносе мы встречали гораздо больше проблем с НДФЛ (в частности, с Разделом 2 отчета 6-НДФЛ), чем при рекомендованном переносе.

Что именно проверять и какими отчетами в ЗУП 2.5 и ЗУП 3 приводим в отдельной инструкции – Проверка и корректировка данных после переноса.

Выбор варианта переноса данных

Программа предлагает два варианта переноса Рекомендованный и Полный

В данный момент известно, что при рекомендованном переносе на январь и позже 2019 г. не переносятся данные для сдачи отчетов по НДФЛ и взносам за 2018 г. Специалисты 1С рекомендовали переносить данные на декабрь и рассчитывать декабрь в программе ЗУП 3, сверяясь с результатами в программе ЗУП 2.5.

Перед запуском процедуры переноса необходимо определиться, какой вариант переноса данных использовать. Разработчики рекомендуют вариант «Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты», однако и вариант «Использовать начисления предыдущей программы также можно использовать, он является полностью рабочим, и объективно нельзя сказать, что он хуже, чем «рекомендованный» вариант. Выбор следует производить, исходя из особенностей данных базы ЗУП 2.5, а также потребностей пользователей программы. Ниже рассмотрены особенности первого и второго варианта переноса данных.

Сравнительная таблица вариантов переноса данных

Особенности «рекомендованного» переноса данных

При рекомендованном переносе (Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты):

  • Переносится срез кадровых данных на дату начала учета – загружаются сведения только по работающим на дату переноса сотрудникам, их текущая штатная расстановка, действующие на момент переноса плановые начисления, право на отпуск, остатки отпусков и текущие периоды отсутствий
  • Результаты начислений/удержаний НЕ переносятся – это означает, что в ЗУП 3 не получится в зарплатных отчетах сформировать сведения о начислениях/удержаниях за период до начала ведения в ЗУП 3
  • Данные по взаиморасчетам – загружаются остатки на дату начала учета
  • Данные по НДФЛ – переносятся остатки по неудержанному / неперечисленному НДФЛ на начало года, а также, если перенос выполняется не на начало года, то — данные по НДФЛ за период с начала года до даты переноса
  • Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п. — за 1,5 года)

Что потребуется дополнительно внести и настроить вручную:

1. Выполнить настройки кадрового учета и расчета зарплаты

2. Создать и настроить «разовые» (неплановые) виды начислений и удержаний, которые периодически использовались в ЗУП 2.5 и будут использоваться в ЗУП 3

Преимущество «рекомендованного» переноса заключается в том, что в ЗУП 3 не заносится лишней, зачастую ошибочной, информации. Это исключает возможности переноса из ЗУП 2.5 ошибочных настроек программы и видов начислений. Также это способствует тому, что сам перенос выполняется довольно быстро.

Недостаток. При таком варианте переноса просмотреть и сформировать отчеты за предыдущие периоды не получится, поэтому необходимо сохранить базу ЗУП 2.5, чтобы иметь доступ к этой информации.

Особенности «полного» переноса данных

Второй вариант переноса (Использовать начисления предыдущей программы).

Преимущества:

Это более полный вариант переноса. Он предполагает помимо вышеописанных перенос следующих данных:

Переносится вся кадровая история по актуальным сотрудникам, причем перенос производится непосредственно в кадровые документы Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение – таким образом, все кадровые документы по приему и переводу сотрудников будут доступны в ЗУП 3;

Результаты начислений/удержаний и данные по взаиморасчетам – переносятся за период переноса данных. Это значит, что в ЗУП 3 можно будет формировать зарплатные отчеты (своды, расчетные ведомости) за весь период переноса данных, в том числе за период, когда учет в ЗУП 3 еще не велся;

Данные по НДФЛ и взносам – также будет доступна вся история по НДФЛ и взносам за период переноса;

Недостатком такого варианта переноса является в первую очередь большое количество передаваемых ошибок. В ЗУП 3 могут «переехать» (и переезжают) ошибки учета из ЗУП 2.5. В том числе проблемы с НДФЛ, проблемы с сальдо, суммами и периодом взаиморасчетов с сотрудниками. Количество ошибок в отчетах 6-НДФЛ становится существенно большим, чем при рекомендованном переносе. Соответственно, у вас уйдет гораздо больше времени на исправление ошибок, мешающих сдаче отчетности.

Какие данные не переносятся в ЗУП 3

Ни при одном из вариантов переноса данных в ЗУП 3 не переносятся следующие данные:

  • Штатное расписание (оно формируется уже в ЗУП 3 по актуальной штатной расстановке);
  • Настройки отражения в учете;
  • Дополнительные реквизиты и сведения;
  • Данные управленческого учета.

Как данные перенесутся в ЗУП 3

При рекомендованном переносе в ЗУП 3 будут загружены следующие данные:

  • справочная информация – наполнение справочников Организации, Подразделения, Должности, Графики работы, Физические лица, Сотрудники;
  • кадровые данные и сведения о плановых начислениях сотрудников, а также остатки отпусков – переносится срез кадровой информации по состоянию на дату начала эксплуатации;
  • настройки кадрового учета и расчета зарплаты – программа на основании переносимых сведений выполняет только те настройки, которые может вычислить на основании этих данных;
  • сведения о взаиморасчетах с сотрудниками – остаток на дату переноса данных;
  • данные для расчета среднего заработка – данные для расчета общего среднего заработка (отпускных, командировок и т.п.) переносятся за полтора предыдущих года, а для исчисления пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п.) за 3 предыдущих года;
  • данные по НДФЛ и страховым взносам – переносятся только в том случае, если перенос выполняется не с начала года, данные загружаются за период с начала года до даты переноса;

В какие объекты происходит загрузка данных

В ЗУП 3 предусмотрено несколько специализированных документов для регистрации начальных данных, в которые и происходит загрузка данных из ЗУП 2.5: это документы Начальная штатная расстановка, Начальная задолженность по зарплате, Периоды, оплаченные до начала эксплуатации. Эти документы располагаются в разделе Главное — См. также – Данные на начало эксплуатации.

Довольно существенный объем сведений из ЗУП 2.5 загружается в документ Перенос данных (Администрирование — См. также — Переносы данных). Эти документы имеют буквенные номера, по которым можно понять какие данные содержит каждый из документов:

  • РКД, РОтп – реестр кадровых приказов для карточки Т-2;
  • ТДК — реквизиты и данные трудовых договоров с работниками;
  • ЗП_ СЗО, ЗП_СЗФСС — исходные данные для расчета среднего заработка (сведения о годовых премиях загружаются в документ с кодом ЗП_ГП);
  • ИЛ – расчеты по удержаниям по исполнительным документам;
  • НДФЛ – данные налогового учета по НДФЛ;
  • ПСС – пособия по социальному страхованию, для отражения в регламентированной отчетности;
  • СВ – данные учета по страховым взносам;
  • ФОТП – сведения о предоставленных отпусках.

При полном переносе в ЗУП 3 будут загружены следующие данные:

  • справочная информация – наполнение справочников Организации, Подразделения, Должности, Графики работы, Физические лица, Сотрудники;
  • кадровые данные – переносятся вся кадровая история непосредственно в кадровые документы (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение);
  • сведения о произведенных начислениях и удержаниях – загружаются в документ Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП) за весь период с того года, который был указан при выполнении переноса;
  • виды начисления и удержания – переносятся все виды начисления и удержания, назначенные в плановом порядке в кадровых документах, а также виды начисления и удержания, присутствующие в документе Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП);
  • настройки кадрового учета и расчета зарплаты – программа на основании переносимых сведений выполняет только те настройки, которые может вычислить на основании этих данных;
  • сведения о взаиморасчетах с сотрудниками – переносятся все сведения о взаиморасчетах за период с года, указанного при выполнении переноса;
  • данные для расчета среднего заработка – данные для расчета общего среднего заработка (отпускных, командировок и т.п.) переносятся за полтора предыдущих года, а для исчисления пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п.) за 3 предыдущих года;
  • данные по НДФЛ и страховым взносам – переносятся сведения за период с года, указанного при выполнении переноса.

В какие объекты происходит загрузка данных

При «полном» переносе сведения загружаются либо непосредственно в учетные документы, либо в документы Перенос данных.

Используются следующие учетные документы:

  • документы Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение;
  • Отпуск по уходу за ребенком;
  • документы журнала Алименты и другие удержания;
  • Заявления на вычеты;
  • Договоры (в т.ч. авторские);
  • Займы сотрудникам.

Довольно существенный объем сведений из ЗУП 2.5 загружается в документ Перенос данных (Администрирование — См. также — Переносы данных). Эти документы имеют буквенные номера, по которым можно понять какие данные содержит каждый из документов:

Коды, которые применяются при обоих вариантах переноса данных:

  • РКД, РОтп – реестр кадровых приказов для карточки Т-2;
  • ЗП_ СЗО, ЗП_СЗФСС — исходные данные для расчета среднего заработка (сведения о годовых премиях загружаются в документ с кодом ЗП_ГП);
  • ИЛ – расчеты по удержаниям по исполнительным документам;
  • НДФЛ – данные налогового учета по НДФЛ;
  • ПСС – пособия по социальному страхованию, для отражения в 4-ФСС;
  • СВ – данные учета по страховым взносам;
  • ДнСост – сведения об отсутствиях сотрудников;
  • РВ – рабочее время, зарегистрированное документом Табель;
  • ОСО – данные для расчета остатков отпусков;
  • ЗП – данные о начислениях и удержаниях;
  • НЗП – данные о начислениях и удержаниях по сотрудникам, исходные данные для отчетов по зарплате;
  • ЗС — расчеты по займам сотрудникам;
  • ВЗ – данные по взаиморасчетам с сотрудниками (начислено, выплачено).

При переносе данных Загрузить данные из информационной базы программа выбирает Полный перенос данных без возможности выбора.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *