Виды запросов в архив

  • автор:

Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан — фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается уполномоченным должностным лицом (лицами), направляется на исполнение непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Архив осуществляет прием граждан в столе справок и ведет их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно.
Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСА архива — не более 15 дней с момента его регистрации.

При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем. Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. После подписания договора и получения предоплаты (30%) сотрудники архива начинают работу над запросом.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц. Архивные справки о родословной граждан исполняются в порядке очерёдности поступления их в архив в свободное от исполнения социально-правовых запросов время. Срок исполнения 3 месяца. Генеалогические запросы пользователей архив исполняет в порядке оказания платных услуг на основе договора. После подписания договора и получения предоплаты (30%) сотрудники архива начинают работу над запросом.

Информация пользователю представляется в форме архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

Бланки запросов

Удовлетворение запросов граждан на поиск, интересующей их информации, является не первоочередной задачей архивов. В своей деятельности архивы руководствуются нормативными актами, законами, предписаниями, которые устанавливают режим их работы.

Основная задача архивных служб — это обеспечение сохранности, предоставляемых им документов. Следовательно, информацию на интересующие граждан вопросы, архивные учреждения подают по мере освободившегося времени.

Существуют несколько видов запросов, которые могут подаваться в архивы. Они делятся на тематические, генеалогические и запросы, социально-правового характера.

Тематический запрос- по предоставления информацию определенной тематики, относительно случившегося события. Сюда же относят и биографические, рассказывающие о жизни конкретных лиц, уточняющие сведенья их жизни.

Генеалогический запрос – в котором, устанавливается документальное подтверждение о родстве, двух или более лиц, историю рода.

Запрос социально-правового характера –запрос физического лица либо организации, связан с обеспечением законных прав и интересов граждан.

В обязанности архива не входит необходимость, отвечать на все запросы. Удовлетворяются те, которые имеют, четко выраженные, следующее составляющие: название учреждения, организации или фамилия, имя и отчество гражданина; почтовый адрес; четко сформулированный запрос по поводу того, что нужно узнать; хронологический и географический диапазон поиска. Оформляется запрос на имя директора архивного учреждения. В частых случаях необходимо узнавать, как идет поиск по определенному запросу.

Если, поступивший запрос, является непрофильным для данного архива, его направляют в место хранения запрашиваемых документов. В этом случае, также возможно, что его автор получит соответствующие указания. Архив проводит поиск определенных документов по осуществлении оплаты или безвозмездно. Если необходимо найти значительный объем информации, то заказчику отсылаются письменные уведомления по этапам проведенной работы.

5.1.1. Исполнение тематических запросов

Тематические запросы – это запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.

Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц.

Возможно в этот же срок вернуть заявителю запрос с соответствующими рекомендациями о поиске (местах хранения) запрашиваемых документов.

Тематические запросы, поступающие от организаций или граждан, исполняются на платной основе (в т.ч. на основе договора) или безвозмездно.

Сроки и стоимость работ обязательно согласовываются с пользователем.

Биографические запросы, являющиеся разновидностью тематических — это запросы о сведениях, необходимых для изучения жизни и деятельности отдельных лиц. Такие запросы могут поступать как от юридических, так и физических лиц.

Исполняться биографические запросы могут на платной основе, в т.ч. на основе договора или безвозмездно.

Сроки и стоимость работ должны быть согласованы с пользователем. Непрофильные запросы, как и все тематические должны переадресовываться.

Непрофильные для данного архива запросы должны быть в течение 5 дней с момента регистрации перенаправлены в другой архив или организацию, а заявитель должен быть поставлен об этом факте в известность.

Возможно в этот же срок вернуть заявителю запрос с соответствующими рекомендации.

Порядок исполнения тематических запросов.

Запрос может быть исполнен:

— по научно-справочному аппарату (справочно-поисковым средствам) и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса;

— непосредственно по архивным документам.

При использовании только научно-справочного аппарата (справочно-поисковых средств) ведется поиск сведений по описям, каталогам, картотекам и БД; также могут быть использованы характеристики фондов в путеводителе(ях), тематические обзоры и обзоры фондов, указатели.

Для подготовки ответа на биографический запрос изучается дополнительно справочная литература для установления сведений о жизни и деятельности лица, фактах его биографии.

Срок исполнения тематического запроса составляет 30 дней. В зависимости от сложности поиска архивной информации срок исполнения тематического запроса может быть продлён по согласованию с руководством архива. Сроки исполнения устанавливаются и соблюдаются на основе законодательства или по согласованию сторон.

Ответ на запрос пользователя составляется на государственном языке Российской Федерации.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы и предварительной стоимости исполнения запроса. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

Очерёдность исполнения тематических запросов и плата за исполнение запросов.

Тематические запросы, поступающие от органов государственной власти, местного самоуправления и связанные с исполнением ими своих функций, архивы рассматривают в первоочередном порядке и, как правило, на безвозмездной основе.

Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем. При исполнении тематических, в том числе биографических запросов, архивы могут самостоятельно определять группы организаций и граждан, для которых информационное обслуживание будет осуществляться бесплатно или на льготных условиях (например, детские дома, сироты, инвалиды пенсионеры и т.п.).

Генеалогические запросы. Генеалогические запросы — запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода. Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

Предоставление пользователю информации по запросу. По результатам поиска сведений составляется ответ на запрос по установленной форме в виде информационного документа.

Ответы на тематические запросы могут быть оформлены архивом в виде следующих информационных документов:

— информационное письмо;

— тематический перечень архивных документов;

— тематическая подборка копий архивных документов;

— тематический обзор архивных документов;

— архивная справка;

— архивная выписка;

— архивная копия.

Вопрос о том, в каком виде информационный документ будет подготовлен в ответ на запрос, решается по согласованию с пользователем (если это не оговорено в самом запросе).

По итогам исполнения запроса необходимо сделать отметку в книгах, журналах регистрации запросов.

Информационное письмо составляется на бланке архива по запросу пользователя или в инициативном порядке и содержит информацию о хранящемся в архиве архивных документов по определенной проблеме, теме.

Тематический перечень архивных документов представляет собой систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения или единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или в инициативном порядке.

Тематический обзор архивных документов содержит систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

Тематическая подборка копий архивных документов — это систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке.

Архивная справка — составляется на бланке архива, имеет юридическую силу и содержит документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров (№ фонда, № описи, № единицы хранения) и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

Архивная выписка составляется на бланке архива, дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра (№ фонда, № описи, № единицы хранения) и номеров листов единицы хранения.

Архивная копия — это копия архивного документа, которая дословно воспроизводит текст или изображение архивного документа, с указанием архивного шифра (№ фонда, № описи, № единицы хранения) и номеров листов единицы хранения и заверенная в установленном порядке.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *