Упорядочение документов

  • автор:

Введение……………………………………………………………………………………………………………………….3

Глава 1. Выявление особо ценных документов…………………………………………………..5

Глава 2. Описание особо ценных документов…………………………………………………7

Глава 3. Учет и хранение особо ценных документов…………………………………………9

3.1 Страховой фонд особо ценных документов……………………………………….9

3.2 Опись особо ценных документов…………………………………………………10

3.3 Хранение особо ценных дел……………………………………………………….11

Заключение……………………………………………………………………………………..13

Список использованных источников…………………………………………………………14

Приложения…………………………………………………………………………………….15

Введение

В документальном и архивном фонде организации или в личном фонде могут отложиться документы особой ценности, отражающие важные исторические события.

Тема «Особо ценные документы» носит актуальный характер в современных условиях.

Об этом свидетельствует частое обращение людей к уникальным документам, так как особо ценные документы, содержат информацию о важнейших фактах и явлениях, имеющих непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, международных отношений, научных исследований.

Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» дает следующие определения особо ценных и уникальных документов (//Отечественные архивы. 2005. №1. Стр.4).

Особо ценные документы – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно – историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичность.

Определения особо ценных документов помимо Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации» так же содержатся в ГОСТ 7.48-2002 СИБИД.

Правила работы государственных архивов рассматривают все виды работ с особо ценными документами. В правилах изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения особо ценных документов, их размещению в архивохранилище, выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния дел и документов; рассматриваются вопросы обеспечения сохранности особо ценных документов, в том числе вопросы создания страхового фонда копий особо ценных документов.

Вопросы классификации особо ценных документов, находящихся на государственном хранении изложены в самостоятельном разделе. В нем рассматриваются два основных вопроса классификации: отнесение документов к фонду (фондирование) и систематизация дел в пределах архивного фонда.

В разделах правил рассматриваются вопросы учета особо ценных документов государственных архивов и создания научно – справочного аппарата, разработанные на

основе принципа преемственности этих видов работ в государственных и ведомственных архивах и унификации учетных форм. В Правилах излагаются современные требования к научно – справочному аппарату особо ценных документов архивов как комплексу взаимосвязанных архивных справочников, включающих учетные и справочные документы.

В Правилах работы архивов рассматриваются вопросы классификации особо ценных документов в пределах архивного фонда, хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение и вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации.

Поскольку работа по выявлению особо ценных документов может проводиться в ведомственном архиве, то есть в архиве организации, то необходимо включить в «Правила работы организации» раздел с особо ценными документами.

В учебнике Е.В. Алексеева «Архивоведение», 2002 особо ценные документы не выделены в отдельный раздел, что является существенным недостатком.

В 1983 году были изданы «Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственном архиве». Эта книга до последнего времени была единственным изданием, наиболее полно освещающим данный вопрос о работе с особо ценными документами.

Задачами данной курсовой работы являются обобщить данные сведения, содержащиеся в источниках и учебной литературе об особо ценных документах.

Глава 1. Выявление особо ценных документов

Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов необходимо ознакомиться с историей учреждения, определить в какие периоды могли создаваться наиболее ценные и интересные документы.

В ведомственном архиве для выявления особо ценных документов в первую очередь берутся описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность учреждения. Если дело содержит особо ценные документы, оно включается в перечень. В нем указывается номер фонда, описи, номер дела, заголовок дела, в примечании даются отметки о физическом состоянии и объеме особо ценного документа. Перечень рассматривается на экспертной комиссии учреждения архивного учреждения. После утверждения такие документы подлежат учету.

Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательности:

— выявление фондов, частей фондов;

— выявление дел по описям;

— непосредственный просмотр отобранных дел.

Выявление фондов проводится по ведомственно — отраслевым группам фондов или фондам (коллекциям) одного периода времени. Выявление документов проводится в основном по фондам первой и второй категории. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, в которых находятся наиболее информационно насыщенные комплексы дел, отражающие основную деятельность фондообразователя. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы. Все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертно фондово – закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.

ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела вправе делегировать полномочия по определению в

составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов экспертно – методической (методической) комиссии государственного архива субъекта Российской Федерации.

На выявленные особо ценные документы составляются аннотированные перечни, которые рассматриваются ЭПК или методической комиссией архива и утверждаются руководством архива. После утверждения перечней проводится комплекс работ по учёту особо ценных документов в соответствии с требованиями.

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно – методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя:

— заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;

— рассмотрение экспертно – методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;

— представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченным орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

При выявлении особо ценных документов используются следующие общие критерии:

— значение учреждения — фондообразователя;

— авторство документов;

— время создания документов;

— ценность содержащейся в документах информации;

— юридическая сила, подлинность документов;

— наличие художественных, палеографических особенностей документов.

На основании общих критериев каждый архив организации уточняет критерии, исходя из специфики хранящихся в нем материалов.

Глава 2. Описание особо ценных документов

При описании документов дела указывается их копийность.

При описании особо ценных документов (Приложение 4) устанавливается и указывается их подлинность или копийность. Признаками подлинности официальных документов являются: официальный бланк учреждения, наличие подписи должностного лица, печати учреждения и т.п.; для документов личного происхождения – их автографичность или наличие подписи автора документа. Если данные о подлинности относятся к одному документу (части документов), упоминаемому в заголовке, указание о подлинности даётся после описания этого документа (документов) в скобках со строчной буквы. Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы. Если копийным является один или несколько документов, указанных в заголовке наряду с другими, копийность указывается в заголовке вслед за указанным документом (документами) в скобках со строчной буквы.

Если документ (документы) дела аннотируется, указание о подлинности или копийность даётся после аннотации с прописной буквы.

Если дело содержит особо ценные, но не полностью сохранившиеся документы, указывается степень их полноты: «отрывок», «разрозненные листы», «без начала», «без конца» и т.п.

Способ воспроизведения указывается для документов в случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания.

Для обозначения способа воспроизведения документов употребляются термины: «рукопись», «автограф», «машинопись» (машинописный), «печатный», «гектограф», «стеклограф», «оттиск с печатных досок» и другие.

Если дело по своим внешним особенностям отличается от большей части материалов фонда, то при его описании необходимо указать эти особенности.

К внешним особенностям дел и документов относятся:

— особый писчий материал (пергамент, шёлк, береста и т.п.);

— особый материал обложки и переплёта (кожа, дерево, набивная ткань и т.п.);

— наличие украшений на обложке, иллюстрации или украшения текста; язык документов, отличный от языка остальных документов фонда;

— печати;

— наличие прилагаемых образцов бумаги, тканей и др.

Данные о степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.

В статье «Подготовка документов по личному составу к архивному хранению» (см. «Вестник отдела кадров» № 2 за 2003 г., с. 46–49) были рассмотрены вопросы, связанные с определением состава данной категории документов, подлежащих длительному хранению; порядком формирования их в дела; оформлением дел; составлением внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела.

Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах. Проведение этой работы требует соблюдения определенных требований, установленных Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. При этом все листы дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Запрещается применение авторучек и цветных карандашей. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, имеют свою собственную нумерацию, т.е. нумеруются по каждому тому отдельно.

Хотелось бы обратить внимание на то, что сложенные листы (например, формата А3 или формата А4, выполненного в альбомном варианте) разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в нем.

При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старый номер зачеркивается, а рядом проставляется новый. Запрещается исправлять старый номер на новый.

Если допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т.д. Допускается также наличие в деле пропущенных номеров. Например: 25, 27, 28, 29 и т.д.

Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) указываются в листе-заверителе дела.

Например: последний номер листа дела — 122, но при этом в деле имеется два литерных номера листа: 25а, 25б и один пропущенный номер — 26.
В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: «В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе: литерные номера листов — 25а, 25б; пропущенный номер листа — 26…».

После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела (пример оформления обложки дел дан в приложении).

В соответствии с Правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:

  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
  • заголовок дела;
  • дата дела;
  • количество листов в деле;
  • срок хранения дела;
  • архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование организации в соответствии с его учредительными документами, а в скобках — принятое сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду следующее. Если упорядочение документов по личному составу проводится спустя несколько лет после завершения их делопроизводством и за этот период произошли изменения в наименовании организации, то на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела.

То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.

Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел.

Одним из важнейших реквизитов обложки дела является его заголовок. От того, насколько правильно он составлен, зависит использование содержащихся в нем документов.

Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Необходимо воздерживаться от неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:

  • название вида дела (журнал, книга, штатная расстановка и т.п.) или разновидности документов (протоколы, приказы, акты и т.п.);
  • название организации или структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела (автор документов);
  • краткое содержание документов дела;
  • даты (период), к которым относятся документы дела.
  • Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В необходимых случаях он может также дополняться такими элементами, как:
  • название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
  • ссылка на копийность документов дела.

К распорядительным документам и протоколам проставляются их номера.

Правильно: «Приказы с № 1 по № 25 генерального директора общества о приеме, перемещении и увольнении работников» или «Карточки по учету личного состава работников Тверского отделения «Сбербанка России» по алфавиту фамилий с буквы «А» по «В» за 2000 год».

Неправильно: «Приказы о приеме, перемещении и увольнении».

В заголовках личных дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело», например: «Личное дело Исаева Виктора Григорьевича, уволенного в 2000 году». Имя и отчество работника необходимо указывать полностью.

Возможно также применение термина «документы». Он применяется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В этом случае после слова «документы» в скобках указываются основные разновидности документов, включенных в дело. Например: «Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников Управления к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий».

Хотелось бы обратить внимание работников кадровых служб на оформление обложек дел, содержащих лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате. При составлении заголовка дела необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата. Запрещается применение различных аббревиатур (ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО и т.д.), так как это в дальнейшем затрудняет поиск необходимых сведений, содержащихся в документах. Неправильно: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников ОПО». Правильно: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников организационно-правового отдела».

На длительное хранение (75 лет) отбираются табели и наряды работников, занятых на работах с вредными условиями труда. При этом в заголовке дела необходимо указать цех, подразделение, в котором они работали.

На практике нередко встречаются такие заголовки дел на обложках, как: «Зарплата», «Травматизм», «Аттестация» и т.д. Подобные определения никакого отношения к заголовку дела не имеют, так как такого вида дела не существует, равно как и таких разновидностей документов. Применение подобных определений является грубейшим нарушением правил описания документов, подлежащих долговременному хранению.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Например: «Приказы №№ 1–130 управляющего банком о премировании работников. Копии».

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Обязательным реквизитом обложки дела является дата документов дела — год (годы), когда дело было заведено и окончено в делопроизводстве.

К распорядительным и информационно-справочным документам указываются крайние даты заведения и окончания дел.

К распорядительным документам, в том числе по личному составу, относятся приказы и распоряжения. К информационно-справочным — протоколы, акты, книги (журналы).

Крайними датами документов дела являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является книга (журнал) регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то датами дела будут точные календарные даты первой и последней записей в книге (журнале).

Датами дела, содержащего протоколы заседаний (например, аттестационной или квалификационной комиссии), являются даты составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Например: 5 июня 2003 г.

Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: 05.06.2003.

Следующий реквизит оформления обложки дела — количество листов в деле, который переносится из листа-заверителя дела.

Срок хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. или номенклатурой дел организации после сверки его по Типовому перечню документов с указанием сроков хранения.

Архивный шифр дела включает в себя номер фонда, номер описи, номер дела, номер связки (коробки).

Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов1. Если архив организации хранит только один архивный фонд, то необходимость в присвоении ему номера отпадает.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от
7 июля 1993 г. № 5341-1 в понятие архивного фонда входит совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. В соответствии со ст. 1 указанных Основ под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива).

Номер дела соответствует номеру дела по описи.

Номер коробки присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.

Архивные шифры на обложках дел проставляются тушью (чернилами) после включения их в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией организации, согласованных с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (в случае если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации) и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом.

Обложки дел оформляются светостойкими чернилами четким разборчивым почерком. Запрещено исправлять реквизиты обложки дел. Если допущена ошибка — запись пересоставляется заново. При оформлении обложки дел, как правило, применяется черная тушь, так как она более устойчива к воздействиям внешней окружающей среды и дольше сохраняет свои свойства. Не принято наклеивать на обложку дела лист бумаги с нанесенными на него реквизитами дела. Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку (картон) дела.

Оформление дел проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи и под контролем заведующего архивом организации (ответственного за архив). В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *