Унифицированные формы первичной учетной документации утверждаются

  • автор:

Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами

Л.Р. Фионова, д.т.н., Пензенский государственный университет

  • Отсутствие единого подхода к организации работы с документами в организациях

  • Назначение Табеля форм документов

  • Этапы разработки Табеля форм документов организации

  • Карта документа

  • Обоснование формы Табеля

  • Оптимизация состава форм

  • Проект приказа о введение Табеля форм документов в действие

В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.

В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.

Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления1. (?)

В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.

Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.

Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.

Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.

Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.1 (?)Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм документов организации предназначен для:

    • оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

    • классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

    • унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;

    • унификации форм документов в организации;

    • упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.

    В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

    Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

    1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

    2. Выбор формы Табеля.

    В рекомендациях ВНИИДАД предлагается примерная форма Табеля форм документов организации. (Таблица 1.)

    Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

    Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).

    3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.

    Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов

    Наименование формы документа

    Код по ОКУД

    Кем и когда утверждена форма документа

    Периодичность составления

    Составитель документа

    Внутреннее согласование

    Внешнее согласование

    Подписание

    Утверждение

    Печать

    Кому направляется

    Примечание

    Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов

    Наименование формы документа

    Код по ОКУД

    Кем и когда утверждена форма документа

    Локальный код

    Периодичность составления

    Составитель документа

    Сколько экз. готовится

    Согласование

    Подписание

    Утверждение

    Печать

    Кому направляется

    Где хранится

    Примечание

    4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.

    При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)

    Таблица 3. Группы документов в организации

    Виды документов

    Разновидности документов

    Документы, составляющие правовую базу деятельности организации

    Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации

    Организационно-правовая документация организации

    Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка

    Распорядительные документы организации

    Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами)

    Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов

    Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации

    Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации (подразделения)

    Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т. д.

    Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

    В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:

      • полное наименование формы документа;

      • заголовок к тексту (тема), если он имеется;

      • код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);

      • функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;

      • сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

      Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

      КАРТА ДОКУМЕНТА

      Документ__ наименование вида документа _

      Заголовок к тексту (о чем)___________________________________

      Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

      Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

      Код по ОКУД _(есть или нет)_Код внутренний_(есть или нет)___________

      Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________

      Подразделение-составитель ____________________

      Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

      Данные каких нормативных документов необходимы при создании

      документа __________________________________________

      Периодичность подготовки (количество документов в месяц)_________

      Визы:

      1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

      проекта (должность, ФИО) _____________________________________

      2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

      лицо (должность, ФИО)_______________________________

      3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

      ФИО) _______________________________________________________________

      Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

      Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

      должность, ФИО)____________________________

      Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

      (должность, ФИО) ______________________________________________

      Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

      Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

      (подразделение, должность, ФИО) _____________________________________

      Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит)________

      Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

      должность, ФИО, место регистрации)

      Кол-во экз. ____________

      Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________

      Место хранения всех экземпляров документа_______________________

      Рисунок 1. Форма карты документа

      Таблица 4. Cведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)

      № п/п

      Наименование вида документа

      Заголовок к тексту

      (о чем)

      Тип доку-мента (входящий, исходящий, внутренний для подразделения)

      В каком случае создается документ

      (постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая)

      Количество доку-ментов в месяц

      Кто готовит проект документа (должность, ФИО)

      Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО)

      Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо

      (должность, ФИО)

      Таблица 5. Cведения о документах подразделения _______________________________________(часть 2-я)

      №п/п

      Наименование вида документа

      Основное должностное лицо, которое подписывает документ

      (должность, ФИО)

      Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

      (должность, ФИО)

      С кем согласуется содержание документ

      (подразделение, должность, ФИО)

      Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО)

      Таблица 6. Cведения о документах подразделения _____________________________________________(часть 3-я)

      №п/п

      Наименование вида документа

      Кто утверждает документ

      (подразделение, должность, ФИО)

      Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

      (подразделение, должность, ФИО)

      Кто ставит и какую печать на документе (если она имеется)

      (подразделение, должность, ФИО)

      Кто регистрирует документ, если это необходимо

      (подразделение, должность, ФИО)

      Таблица 7. Cведения о документах подразделения _______________________________________________(часть 4-я)

      №п/п

      Наименование вида документа

      Кому адресуется подписанный документ

      (подразделение (организация, должность, ФИО)

      Сколько экземпляров документа создается

      Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров

      (подразделение)

      Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?)

      Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа?

      Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________

      (Подпись) (Расшифровка подписи)

      На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.

      Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.

      Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.

      Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

      Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

      После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

      После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.

      Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

      Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.

      Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

      Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)

      Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.

      Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.

      АДМИНИСТРАЦИЯ

      ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ

      П Р И К А З

      «__» января 2014 г. № __

      О введении в действие Табеля унифицированных
      форм документов

      Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю:

      1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.

      2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.

      3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.

      4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева.

      Глава администрации района К.Л. Софин

      Рис. 2. Проект приказа о внедрении Табеля форм документов

      Унифицированные формы первичных учетных документов — установленные органами власти формы первичных учетных документов, применяемые при оформлении хозяйственных операций и их отражении в бухгалтерском учете.

      В настоящее время применение унифицированных форм первичных учетных документов не является обязательным, но они могут применяться добровольно.

      Унифицированные формы первичных учетных документов — это установленные органами власти формы первичных учетных документов, которые применяются при оформлении хозяйственных операций и их отражении в бухгалтерском учете.

      Унифицированные формы первичных учетных документов утверждены и опубликованы в так называемых альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

      До 1 января 2013 года применение унифицированных форм было обязательным. Применение иных форм первичных документов считалось нарушением.

      С 1 января 2013 года Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определил, что формы первичных учетных документов могут быть составлены в любой форме, но в них должны быть указаны сведения, которые определены вышеуказанным законом. Так, Минфин РФ в Информации N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указал:

      «С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).».

      Таким образом, большинство первичных документов могут оформляться по собственным разработанным формам. Исключение — унифицированные формы первичной учетной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. По унифицированным формам составляются, к примеру, кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и т.п.), транспортная наладная, железнодорожные накладные и квитанции (Приказы МПС РФ от 18.06.2003 № 30, 32, 39).

      На практике, многие организации продолжают использовать унифицированные формы первичных учетных документов, с небольшими корректировками и в тех случаях, когда их применение необязательно.

      Примеры официальных документов, которыми утверждены унифицированные формы:

      «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66)

      Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»

      Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

      Историческая справка

      Разработка унифицированных форм первичных учетных документов была проведена в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах», которое возложило на Государственный комитет Российской Федерации по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.

      Госкомстат РФ утвердил Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации Постановлением от 24.03.1999 N 20.

      Затем, были разработаны сами альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

      Советуем прочитать

      Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

      Первичные учетные документы

      Формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ

      Наталия Кондакова,
      научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

      Эффективность деятельности любой организации в значительной степени зависит от качества и своевременной обработки информации, используемой в управлении. В современных условиях развития общества практически каждая компания сталкивается с проблемой увеличения объема документации, образующейся в ее деятельности, что приводит к необходимости ее упорядочения (в том числе за счет сокращения видового разнообразия), а также совершенствования организации работы с документами (прежде всего за счет сокращения временных затрат на их создание и обработку). И одним из наиболее эффективных методов является унификация и стандартизация.

      Суть унификации заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению. Совокупность унифицированных форм документов, разработанных для документального оформления задач, стоящих перед отдельной организацией, включается в табель унифицированных форм документов. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), табель — это перечень разрешенных к применению в организации унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с отражением основных этапов их подготовки и прохождения.

      На необходимость разработки табеля форм документов (как одного из путей оптимизации документооборота) организациями Республики Беларусь указано в ряде нормативных и методических документов по делопроизводству и архивному делу. Так, например, в п. 17 Инструкции по делопроизводству сказано, что для сокращения количества применяемых форм документов организация разрабатывает унифицированные формы документов, которые включаются в табель унифицированных форм документов организации. Тем не менее прямая обязанность это делать не установлена.

      Табель является локальным нормативным правовым актом организации.

      Разработка и использование табеля в деятельности организации обеспечивает:

      — оптимизацию состава применяемых форм документов;

      — унификацию форм документов;

      — классификацию применяемых форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности или по структурным подразделениям;

      — унификацию и нормативное закрепление процедуры (отдельных ее этапов) подготовки документов;

      — упорядочение документационных процессов организации.

      Поскольку в табель включаются наименования форм документов, разрешенных к применению в организации, а также указываются все или основные этапы их подготовки, это ограничивает возможность появления непредусмотренных видов и форм документов, позволяет регламентировать порядок работы с ними и содержание технологических этапов их обработки.

      В текущей деятельности организации табель выполняет функцию справочника, который:

      — содержит в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых для документирования деятельности организации;

      — закрепляет этапы обработки документов, используемых при выполнении определенных функций и задач управления, состав исполнителей и распределение между ними составных элементов работы с документами.

      На основании табеля выбирается форма документа, установленная для документирования определенной задачи управления, определяются лица, ответственные за подготовку конкретных документов, а также участвующие в их согласовании либо уполномоченные подписывать и утверждать соответствующие документы.

      Разработка табеля осуществляется службой ДОУ организации. Но при необходимости для этого может быть создана рабочая группа, состоящая из:

      — руководителя организации или его заместителя;

      — работников службы ДОУ и архива организации;

      — работников структурных подразделений, имеющих длительный стаж работы в организации и знающих специфику деятельности и состав документации, образующейся в деятельности соответствующих структурных подразделений.

      К разработке табеля в качестве членов рабочей группы или экспертов могут привлекаться специалисты сторонних организаций.

      Руководитель организации или его заместитель, курирующий вопросы ДОУ, определяет руководителя и состав рабочей группы, а также утверждает план проведения работ по разработке табеля. В плане определяются перечень работ, сроки и порядок их проведения, ответственность исполнителей по отдельным видам работ, включенным в план, форма фиксирования и представления результатов.

      Разработка и внедрение табеля в практику работы организации проводится в несколько этапов:

      — предпроектное обследование (сбор и анализ данных);

      — отбор и унификация форм документов для включения в табель;

      — составление табеля (выбор формы, определение структуры);

      — согласование, утверждение табеля;

      — внедрение, организация ведения табеля.

      Табель составляется в табличной форме и содержит графы, характеризующие включенные в него формы документов и порядок их обработки по ряду признаков. Форма и структура выбираются с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при его разработке. Он также может содержать графы, отражающие сведения об адресате, лице, ответственном за контроль исполнения, тираже документа, месте хранения подлинника (первого экземпляра) и др. Перечень граф табеля зависит от глубины проводимой систематизации документов и детализации порядка работы с ними.

      Подготовленный рабочей группой проект табеля подлежит согласованию со всеми структурными подразделениями организации.

      Визирование табеля осуществляется в порядке, установленном для визирования внутренних документов организации.

      Утверждение может осуществляться двумя способами: посредством проставления грифа утверждения, содержащего личную подпись руководителя организации, или путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения). Распорядительный документ издается в случае, если требуются дополнительные предписания и разъяснения по внедрению и применению табеля. При утверждении посредством проставления на нем грифа утверждения он регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, формируется в самостоятельное дело, которое включается в раздел номенклатуры дел, содержащий дела службы ДОУ организации.

      Утвержденный табель доводится до сведения работников организации, создающих (использующих) в своей деятельности документы, наименования форм которых включены в табель.

      Для оформления всех необходимых отметок об ознакомлении с табелем допускается оформлять отдельный лист ознакомления, прилагаемый к документу.

      Все работники организации обязаны соблюдать требования табеля при работе с документами: использовать в своей деятельности только те виды и формы, которые включены в табель, соблюдать установленный порядок работы с ними.

      Параллельно с разработкой табеля может осуществляться разработка альбома унифицированных форм документов организации, который представляет собой сборник унифицированных форм документов, составленных и оформленных в соответствии с установленными правилами.

      Разработка альбома форм проводится в несколько этапов:

      — определение структуры альбома форм и состава документов, включаемых в него (структура альбома форм, как правило, должна соответствовать структуре табеля);

      — классификация документов в соответствии с выбранной структурой;

      — включение форм в альбом;

      — согласование и утверждение альбома форм.

      Проект альбома форм подлежит согласованию со всеми структурными подразделениями организации, в том числе со службой ДОУ и архивом организации, в порядке, установленном для внутренних документов организации. После согласования всех замечаний и предложений альбом форм утверждается руководителем организации.

      Изменения и дополнения вносятся в альбом форм по мере необходимости в течение календарного года и вводятся в действие распорядительным документом (приказом, распоряжением) руководителя организации. При значительных изменениях альбом форм может утверждаться в новой редакции независимо от времени года.

      Формы документов, включенные в альбом форм, используются для разработки шаблонов документов в электронном виде.

      Документ показан в сокращенном демонстрационном режиме! Стоимость документа 150 тенге

      Получить полный доступ к документу

      Стань пользователем

      Доступ к документу можно получить: Для зарегистрированных пользователей:

      Для покупки документа sms доступом необходимо ознакомиться с условиями обслуживания
      Я принимаю Условия обслуживания
      Продолжить

      • Корреспонденты на фрагмент
      • Поставить закладку
      • Посмотреть закладки
      • Показать изменения

      Приказ и.о. Министра финансов Республики Казахстан от 2 августа 2011 года № 390
      Об утверждении Альбома форм бухгалтерской документации для государственных учреждений
      (с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.07.2020 г.)

      В соответствии с пунктом 4 статьи 116 Бюджетного Кодекса Республики Казахстан, ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Утвердить Альбом форм бухгалтерской документации для государственных учреждений согласно приложениям 1-129 к настоящему приказу.

      2. Департаменту методологии бухгалтерского учета и финансовой отчетности, аудиторской деятельности Министерства финансов Республики Казахстан (Тулеуов А.О.) обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан и его официальное опубликование в средствах массовой информации в установленном законодательством порядке.

      3. Настоящий приказ вводится в действие с 1 января 2013 года.

      И.о. Министра

      Б. Шолпанкулов

      • Корреспонденты на фрагмент
      • Поставить закладку
      • Посмотреть закладки
      • Показать изменения

      Приложение 1 изложено в редакции приказа и.о. Министра финансов РК от 01.07.20 г. № 647 (см. стар. ред.)

      Приложение 1

      к приказу и.о. Министра финансов

      Республики Казахстан

      от 2 августа 2011 года № 390

      Форма № ОС-1

      _____________________________________________________________________
      Наименование государственного учреждения (централизованной бухгалтерии)

      Акт приемки-передачи (перемещения) основных средств, незавершенного строительства и инвестиционной недвижимости

      Номер документа

      Дата составления

      Организация (государственное учреждение) сдатчик

      Организация (государственное учреждение) получатель

      1

      2

      3

      4

      Инвентарный номер

      Заводской номер

      Дебет

      Кредит

      Наименование основного средства, инвестиционной недвижимости

      Себестоимость (первоначальная стоимость) тенге

      Шифр нормы амортизации или срок полезного использования

      Норма амортизации, %

      Счет/субсчет

      Код аналитического учета

      Счет/субсчет

      Код аналитического учета

      5

      6

      7

      8

      9

      10

      11

      12

      13

      14

      Пресс-служба компании «Консультант Плюс»

      Система Консультант Плюс содержит все необходимые формы учета и отчетности в электронном виде. Быстро перейти к ним можно из Стартового окна системы.
      На вкладке «Справочная информация» в рубрике «Формы в MS-Word и MS-Excel», в частности, размещены:
      — формы бухгалтерской отчетности;
      — формы налогового учета и отчетности;
      — формы первичных учетных документов;
      — формы статистического наблюдения;
      — формы учета и отчетности бюджетных учреждений и организаций.
      Формы переносятся в приложения Word и Excel, где их можно отредактировать. С помощью этих форм бухгалтеры могут подготовить и распечатать, к примеру, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, счет-фактуру, книги покупок и продаж, налоговые декларации.
      По каждой из форм представлена информация о нормативном документе, утвердившем форму и порядок ее заполнения. По ссылке можно перейти к дополнительным материалам, в которых дано разъяснение порядка заполнения отдельных форм отчетности.
      Также в системе Консультант Плюс помимо действующих форм учета и отчетности всем пользователям доступны архивы форм, которые применялись ранее. В архивах представлены документы за период не менее чем три предыдущих года.
      Как показывает практика, многим специалистам важно иметь под рукой такой архив, например, для того, чтобы быстро подготовить уточненную налоговую декларацию, восстановить бухгалтерский учет за прошлые годы. Как и все действующие формы учета и отчетности, архив расположен на вкладке «Справочная информация» системы Консультант Плюс.

      (По материалам бюллетеня «Консультант Плюс»)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *