Унифицированные формы документов

  • автор:

Наталия Кондакова

Фирменный стиль является сегодня основой всей коммуникационной политики, одним из главных средств борьбы за покупателя, важной составляющей брендинга. Его использование предполагает единый подход к оформлению, цветовым сочетаниям, образам в рекламе, технической и деловой документации и т.д.

Деловая документация солидной компании просто обязана быть оформлена в едином фирменном стиле, включающем в себя логотип, уникальные цвета и графические элементы. Такой эксклюзивный дизайн могут иметь бланки для писем и других документов, формы представления самих документов, конверты и визитные карточки. Унифицированные формы документов, используемые организацией при документировании ее деятельности, — неотъемлемая часть фирменного стиля организации.

Проведение работ по унификации документов

Унификация документов — это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. Основной задачей унификации является целесообразное уменьшение разнообразия документов за счет совершенствования их формы и содержания.

Унификация документов в организации направлена на:

· определение объема информации в документе, необходимой и достаточной для выполнения стоящих перед конкретным документом и всей организацией в целом функций и задач;

· исключение дублирующих и неиспользуемых форм документов.

Содержание документов в управлении определяется составом и значением реквизитов, используемых при его составлении. Унификация реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, заключается в отборе реквизитов, соответствующих назначению документа и особенностям работы с ним. Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их использования.

В результате унификации форм документов устанавливается оптимальный состав реквизитов для каждой формы документа:

· исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, из обращения изымаются документы, создаваемые «по привычке»;

· применяемые однотипные формы заменяются единой;

· исключаются дублирующие и неиспользуемые показатели;

· закрепляется порядок расположения и оформления реквизитов;

· проводится унификация текста документа.

Результатом унификации документации является создание унифицированных форм документов. Унифицированная форма документа — это бланк с реквизитами (совокупность реквизитов, расположенных на носителе информации в определенном порядке), обязательными для данной разновидности документа, в соответствии с задачами, решаемыми данным документом.

Для разработки унифицированных форм документов применяются образцы документов, используемые в текущей деятельности организации, хранящиеся в архиве организации. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Унификация документов проводится на основе нормативных правовых актов и методических документов в области документационного обеспечения управления:

· государственных и отраслевых стандартов, нормативных правовых актов Республики Беларусь по делопроизводству;

· Общегосударственных классификаторов, в том числе Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы»;

· унифицированных систем документации;

· организационных документов организации (уставов, положений и др.);

· распорядительных документов руководства организации;

· локальных нормативных правовых актов в области документационного обеспечения управления (инструкции и положения по ДОУ и др.);

· Табеля форм документов организации;

· номенклатуры дел организации.

Для разработки унифицированных текстов документов применяется метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация — повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная информация — индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и закрепляется место для переменной, которая вносится при составлении конкретного документа.

Унификация форм документов в организации заключается:

· в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу;

· в установлении единых требований к их составлению и оформлению;

· в разработке и применении унифицированных форм документов при документировании определенных вопросов и направлений деятельности организации.

Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В соответствии с п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухучета.

При этом документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 этого Закона.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Учитывая изложенное, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным документом, содержащим перечисленные выше реквизиты и оценку в денежной форме.

Унифицированные формы первичной документации

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

При этом, по-прежнему обязательны формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании.

К ним относятся, во-первых, документы по учету кассовых операций, которые введены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации:

— приходные и расходные кассовые ордера (формы КО-1 и КО-2);

— кассовая книга (форма КО-4);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);

— платежная и расчетно-платежная ведомости (формы Т-53 и Т-49).

При этом формы документов, которые прямо не поименованы в указанном Положении (например, авансовый отчет (форма АО-1), журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3)), можно изменять самостоятельно.

Во-вторых, документы, оформляемые при перевозке грузов:

— транспортная накладная и товарно-транспортная накладная (форма 1-Т), подтверждающие заключение договора перевозки;

— экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки), свидетельствующие о заключении договора транспортной

В-третьих, документы по учету труда и его оплаты, принятые в целях реализации требований Трудового кодекса.

Перечисленные документы содержат реквизиты, которые в Законе о бухгалтерском учете не отмечены как обязательные, однако в силу требований иных законодательных актов и специфики хозяйственных операций, которые оформляются этими документами, такие реквизиты должны присутствовать.

Таким образом, унифицированные формы первичных документов необходимо использовать при оформлении кассовых операций, операций по перевозке грузов, а также при учете труда и его оплаты.

Остальные унифицированные формы первичной учетной документации организация вправе отредактировать в соответствии со спецификой своей хозяйственной деятельности.

При этом организация вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных документов, так и унифицированные формы первичной учетной документации.

О возможности учесть расходы в целях налогообложения прибыли, подтвержденные первичными учетными документами, составленными по унифицированным формам

Глава 25 НК РФ устанавливает обязательное требование о надлежащем документальном подтверждении расходов, при этом надлежаще подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные первичными учетными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

И именно первичные учетные документы должны подтверждать расходы для целей их учета при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Если организация понесла расходы и подтвердила их документом, составленным по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, то такие расходы являются надлежаще документально подтвержденными и могут учитываться в целях налогообложения прибыли.

Ответственность за отсутствие первичных документов

За отсутствие первичных документов (причем независимо от того, повлияли они на формирование налоговой базы по налогам или нет) организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа:

  • в размере 5000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за один налоговый период;

  • в размере 15 000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за несколько налоговых периодов;

  • в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если отсутствие первичных документов повлекло занижение налоговой базы.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

Однако многие компании продолжают применять унифицированные бланки, т.к. они соответствуют всем требованиям законодательства. Эксперты КонсультантПлюс собрали все формы в единый материал. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Справочную информацию.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

  • Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Как правильно оформлять первичные документы, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Скачать бланк транспортной накладной вы можете в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами?» или в материале «Расходы на перевозку подтверждает лишь один документ».

А еще обязательными являются формы, установленные для бюджетников. Их можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета госорганов и бюджетников и указаний по их применению.

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

  • кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
  • кассовых операций;
  • торговых операций;
  • основных средств и нематериальных активов;
  • материалов;
  • продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
  • результатов инвентаризации;
  • работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу;

См. .

  • личная карточка работника;

См. «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

  • штатное расписание;

См. «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

См. .

  • график отпусков;

См. «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • приказ об увольнении и др.

См. «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

  1. Документы, отражающие данные для расчетов с персоналом:
  • табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13;

См. «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец» и «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

  • зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

См. «Унифицированная форма № Т-49 — бланк и образец», «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист» и .

  • лицевой счет и др.

См. «Унифицированная форма № Т-54 — лицевой счет».

Унифицированная документация по учету кассовых операций

Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:

  • приходный кассовый ордер;

См. «Унифицированная форма № КО-1 — приходный кассовый ордер».

  • расходный кассовый ордер;

См. «Унифицированная форма № КО-2 — расходный кассовый ордер».

  • кассовая книга и т. п.

См. «Унифицированная форма № КО-4 — Кассовая книга»

Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На нашем сайте для всех документов есть заполненные образцы, которые можно не только посмотреть на сайте, но и скачать в форматах Word или Excel.

Итоги

У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *