Тайм менеджмент хронометраж

  • автор:

1. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить:
а) 3 этапа +
б) 5 этапов
в) 6 этапов

2. В контекстном планировании задачи, для которых время исполнения известно заранее, называются :
а) бюджетируемыми
б) жесткими +
в) приоритетными

3. Все контексты можно разделить на:
а) 3 условные группы
б) 5 условных групп
в) 4 условные группы +

4. Все поглотители времени по степени контролируемости можно условно разделить на:
а) 3 группы +
б) 2 группы
в) 5 групп

5. Для создания эффективного обзора задач важен принцип:
а) иррационализма
б) дезинтеграции
в) материализации +

6. Как древние греки называли поглотители времени:
а) хронографами
б) хронофагами +
в) хронологиями

7. Что означает принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, какие – второстепенное:
а) расставить контексты в хронологическом порядке
б) распределить ресурсы
в) расставить приоритеты +

8. Лишний шаг в алгоритме жестко-гибкого планирования:
а) провести хронометраж всех задач в плане +
б) составить список гибких задач
в) составить список жестких задач

9. Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив все задачи по двум критериям:
а) срочность и регулярность
б) гибкость и жесткость
в) важность и срочность +

10. Неправильно, что … является одним из видов хронофагов :
а) прерывание
б) зависание +
в) отвлечение

11. Неправильно, что … является правилом организации эффективного отдыха:
а) концентрация +
б) максимальное переключение
в) смена контекста

12. Неправильно, что … является способом самонастройки на решение задач:
а) промежуточная радость
б) техника хронометража +
в) техника “якорения”

13. Неправильно, что … являются группой инструментов создания обзора:
а) хронокарты +
б) контрольные списки
в) двумерные графики

14. Как называются неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени:
а) рубрикаторами потерь
б) расхитителями собственности
в) поглотителями времени +

15. Что является одним из шагов техники контекстного планирования:
а) просмотр списка задач при приближении контекста +
б) просмотр списка хронофагов при приближении контекста
в) просмотр своих ключевых областей

16. При использовании многокритериальной оценки каждый вариант оценивается:
а) по двум критериям, которым присвоен наибольший вес
б) по всем критериям +
в) по критерию, имеющему самый большой вес

17. Как называется подход, при котором человек действует вопреки внешним обстоятельствам, активно влияет на свою жизнь:
а) приоритезированным
б) мотивационным
в) проактивным +

18. Как называется подход, при котором человек полностью зависит от внешних обстоятельств, не влияя активно на свою жизнь:
а) аддитивным
б) реактивным +
в) хронометрированным

19. Показателем для хронометража может быть:
а) только одна цель стратегического уровня
б) главная цель жизни
в) любая цель +

20. По матрице Эйзенхауэра важные, но несрочные задачи относятся к категории:
а) D
б) B +
в) A

21. По матрице Эйзенхауэра неважные и несрочные задачи относятся к категории:
а) D +
б) В
в) A

22. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является:
а) контекстуальность
б) релевантность +
в) хронометрированность

23. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является:
а) делимость
б) определенность
в) измеримость +

24. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является:
а) реактивность
б) достижимость +
в) амбициозность

25. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является:
а) приоритизированность формулы
б) бюджетируемость исполнения
в) конкретность формулировки +

26. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является привязка:
а) к действию
б) ко времени +
в) к пространству

27. При определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра все задачи делятся на:
а) 4 категории +
б) 3 категории
в) 2 категории

28. Как называется стратегия достижения SMART-цели (действие в задачной ситуации):
а) “пирогом времени”
б) “веером возможностей”
в) “воронкой шагов” +

29. Как называется стратегия достижения надцели (действие в проблемной ситуации):
а) “веером возможностей” +
б) “нарезкой слона”
в) “поеданием лягушки”

30. Техника хронометража помогает:
а) выявить свои типовые стратегические цели
б) выявить свои типовые поглотители времени +
в) определить критерии для формулирования цели

Какой люфт должен быть в рулевом управлении, как устранить

Люфт — термин в механике, который подразумевает наличие свободного хода у элемента механической системы. Он представляет собой параметр, по которому можно судить о величине движения упомянутого выше узла для получения ответа со стороны другого — управляемого узла.

Другими словами, размер люфта характеризуется как величина поворота или смещения управляемого элемента, которое не приводит к каким-либо изменениям в объекте.

Применительно к автомобилю и рулевому управлению — угол поворота руля, при котором машина продолжает движение в неизменном направлении.

Что подразумевается под суммарным люфтом рулевого колеса?

Еще один термин, требующий рассмотрения — «суммарный люфт». Под ним подразумевается общий угол, отсчет которого начинается при крайнем положении рулевого колеса с одной стороны, когда начинается поворот, до противоположного положения, когда машина начинает движение в другом направлении.

Чтобы разобраться в принципах работы суммарного люфта, важно понимать конструкцию и особенности работы системы управления. Если исходить из технической составляющей, принцип действия люфта имеет следующий вид.

В передаче рулевых тяг присутствует шток, который фиксируется с небольшим зазором в один-два миллиметра.

Это расстояние необходимо для защиты узлов зацепления рулевой системы от износа по причине чрезмерного трения.

Наличие зазора — технологическое решение, позволяющее держать зацеп в необходимом положении и не касаться к поверхности зубцов.

Для водителя этот параметр представляет собой свободный ход рулевого колеса, позволяющий получить более точное управление автомобилем и чувствовать, в какой момент изменяется направление движения транспортного средства.

По сути, это полное расстояние, которое проходит руль, прежде чем машина поедет в левую или правую сторону.

Многие ошибочно считают это явление негативным и пытаются от него избавиться. Не стоит этого делать, ведь люфт в рулевом управлении — норма для каждого автомобиля. Другое дело, что он должен иметь строго определенную величину.

Здесь прослеживается интересная закономерность — чем большие габариты имеет авто, тем более высоким является показатель люфта.

В процессе измерения суммарного люфта обязательно соблюдение ряда условий:

  • Передние колеса располагаются в нейтральной позиции и стоят на твердой (асфальтной или бетонной) поверхности.
  • Покрышки управляемых колес сухие и чистые.
  • Двигатель автомобиля заведен. Это актуально, если тестируется работа усилителя рулевого привода.
  • Натяжение приводного ремня насоса усилителя руля, а также уровень рабочей жидкости должны соответствовать требованиям, которые утверждены заводом-изготовителем.

Проверка суммарного люфта производится посредством измерения угла поворота управляющего колеса между фиксированными позициями изменения движения в левую и правую сторону.

Для получения точных параметров измерение производится от двух и более раз.

Что такое начало поворота рулевого колеса?

Помимо рассмотренного выше, существует еще один термин, о котором нужно знать — начало поворота управляемого колеса.

Под этим параметром скрывается угол поворота колеса на 0,06 градуса с погрешностью 0,01 градус в одну и другую сторону.

Измерение параметра производится при отталкивании от позиции прямолинейного движения.

Допустимые люфты в автомобилях

В ПДД прописаны нормированные показатели суммарного люфта для различных автомобилей. Кроме того, этот параметр не должен превышать цифр, указанных в документации по эксплуатации машины.

Если в бумагах производителя отсутствуют специальные рекомендации, люфт должен быть следующим:

  • Для легковых машин, а также сделанных на их основе узлов автобусов и грузовиков — 10;
  • Для автобусов — 20;
  • Для грузовиков —25.

Также существуют отдельно взятые рекомендации для некоторых моделей:

  • Для ВАЗ-2106, 2107, 2110, 21213 — 5;
  • Для Газель 3302 — 20 (пассажирский вариант) и 25 (грузовая машина).

Причины большого люфта

Объяснением увеличения люфта могут быт изменения в конструктивных особенностях рулевого управления, а также разрушение их элементов.

К основным причинам можно отнести:

  • Износ зубчатой планки и зубьев шестерни рулевой рейки.
  • Повреждение или деформация ступичного подшипника. Известны случаи, когда он разваливается в процессе эксплуатации, что приводит к увеличению люфта (но тут уже будет не до люфта).
  • Неисправность наконечников и рулевых тяг, которые при несоблюдении требований эксплуатации часто ломаются. Итог такой же, как и в прошлом случае — «разболтанность» рулевого колеса.
  • Некачественный ремонт ходовой части машины. Бывают ситуации, когда люфт руля проявляет себя после посещения СТО. Это возможно, когда специалисты сервиса недостаточно протягивают гайку ступичного подшипника. В итоге страдает рулевая система автомобиля.
  • Поломка шаровой опоры (нижней или верхней), а также протяжка рулевой рейки с чрезмерным усилием.
  • Устаревшее гидравлическое масло, которое требует замены. Часто люфт в рулевом управлении устраняется после заливки новой рабочей жидкости.

Если говорить в целом, люфт возникает при неисправности в цепочке между рулевым колесом и колесами.

Чтобы выяснить причину, необходимо пройти всю цепочку и определить «слабые» места. Главное — убедиться, что речь идет именно о повышенном свободном ходе, а не о других проблемах.

К другим причинам люфта в рулевом управлении можно отнести:

  • Износ или неправильная регулировка зацепления «червяка» и роликового механизма.
  • Износ оси или втулок маятникового рычага.
  • Ослабление крепежа картера.

Признаки поломки

Как отмечалось выше, для эффективного устранения неисправности ее необходимо своевременно диагностировать. Для этого достаточно знать признаки люфта в рулевом управлении.

К основным симптомам можно отнести:

  • Появление стука в рулевом механизме;
  • Повышенные вибрации во время движения;
  • Скрип при повороте колес;
  • Отклонение от заданной траектории при прямом положении рулевого колеса.

При настройке люфта рулевого управления стоит брать во внимание рекомендации производителя и правила ПДД.

Настроенный параметр не должен превышать верхний предел, но и занижать показатель также не стоит.

Слишком низкий люфт рулевого колеса может привести к дополнительному дискомфорту и ухудшению управляемости автомобилем.

При этом не стоит игнорировать появление маленького люфта, ведь со временем этот параметр может увеличиться, и тогда бороться с проблемой будет сложнее.

Да и неудобно управлять машиной, когда постоянно приходится «ловить дорогу» и вращать рулевым колесом в одну и другую сторону.

Диагностика проблемы и применяемые приборы

Чтобы определить, соответствует ли параметр норме, необходимо сделать небольшую проверку.

Чтобы точно убедиться в наличии проблемы, можно использовать специальный прибор — люфтомер.

С его помощью можно проверить общий (суммарный) люфт в системе.

Одним из вариантов прибора является К 524 М или ИСЛ-М, которые могут применяться обычными автовладельцами и профессионалами на СТО.

С помощью люфтомера удается определить величину свободного хода всего за три минуты, в том числе с учетом монтажа и снятия устройства.

Алгоритм действий при диагностике люфта рулевого управления следующий:

  • Заведите мотор (он должен работать на холостом ходу);
  • Поставьте передние колеса параллельно продольной оси машины. Одновременно с этим убедитесь в работе гидравлического усилителя;
  • Поверните руль в одну, а потом в другую сторону. В этот момент фиксируйте моменты, когда передние колеса начинают прокручиваться в требуемом направлении. Расстояние, которое проходит рулевое колесо между этими промежутками — это и называется люфтом (свободным ходом).

Такая проверка считается отличным вариантом для водителей, которым необходима точная и быстрая информация.

При этом не имеет значения, как была диагностирована проблема. Если люфт в рулевом управлении превышает норму, он должен быть устранен.

Как устранить неисправность: основные способы

Чтобы отрегулировать рулевое управление, потребуется стандартный набор инструментов, позволяющих настроить крепление.

Если ручное измерение или прибор К 524 М показал неподходящий результат, стоит сделать следующее:

  • Попробуйте настроить винты, усиливающие карданные шарниры. Найти эти элементы можно на валу рулевого управления.
  • С помощью регулировочного винта шарниров поставьте необходимый параметр.
  • Проверьте величину люфта. Если свободный ход остался выше нормы, необходимо искать другую причину.
  • Подтяните регулировочную гайку на рулевой рейке (если такой предусмотрен), это устранит зазоры между зубчатой планкой и ведущей шестерней, который и может быть причиной люфта.

Следующим шагом в регулировке может быть настройка шарниров рулевых тяг.

Сделать это в условиях гаража сложнее, ведь для выполнения работы потребуется эстакада, смотровая яма или подъемник.

С большой вероятностью вы увидите, что шарниры повреждены, а это свидетельствует о необходимости подтяжки винтов. Кроме того, стоит протянуть и рулевые тяги.

Если устранить люфт описанными выше методами не удается, остается только одно решение — разобрать механизм рулевого управления и поменять вышедшие из строя детали.

При отсутствии необходимого опыта и знаний можно обратиться к опытным специалистам на СТО.

Из всех инструментов ТМ самый «зажигательный» — это, пожалуй, хронометраж.

Но я его очень редко рекомендую своим клиентам — несмотря на то, что его применение может стать настоящим прорывом в понимании взаимоотношений со временем. Я это знаю по опыту.

Почему же не рекомендую? Потому что не всем этот метод подходит.
Точнее, так: подходит-то он всем, но не все его могут принять. А что толку рекомендовать то, что все равно люди не будут делать?

А кто будет, тех и убеждать не надо — уже делают.

Хронометраж на первый взгляд суров, и поэтически настроеные граждане сравнивают его с клеткой, оковами и так далее. Есть такие чувствительные к ограничениям люди, которые ни за какие коврижки не станут регулярно записывать, на что тратится их время.

А я?
Я делаю хронометраж периодами.
Бывали годы, когда я делала его практически постоянно: иногда брала паузу на пару месяцев, но потом снова возвращалась к этой практике. Особенно это важно было в самые сложные годы. Начала я его в 1998 году, когда грянул кризис. Очень помогло.

Почему? Что мне это дает? Не мешает ли жить? Не чувствую себя скованной?
Нет, не мешает и не сковывает. Наоборот, помогает и освобождает. А «стесняет» меня , наоборот, отсутствие объективных данных о том, куда делось мое время и силы.

Сегодня хочу подробно рассказать, к каким выводам я пришла относительно хронометража, и поделиться парой практических идей на эту тему.

Название техники: Хронометраж, учет затрат времени

Назначение:

  • Мониторинг: создание объективного представления о том, на что Вы на самом деле тратите время день за днем, есть ли какая-то динамика (например, можно вовремя заметить, что Вы меньше стали заниматься стратегическими задачами или меньше спать).
  • Мотивация. Хронометраж способен очень мощно «встряхнуть», если правильно обработать его результаты и осознать их.
  • Измерение. Определение реальных затрат времени на какие-то отдельные виды работ. Например, если Вы знаете, за какое время Вы расшифровываете 10 минут диктофонной записи, то примерно можете сказать, сколько времени нужно для расшифровки какой-то серии интервью.
  • Выявление Вашего характерного набора «воров времени» — тех «дыр», через которые день может весь «вытечь», едва начавшись.

Что нужно для применения:

Я не пишу про способы хронометража, для которых нужны специальные гаджеты или софт. Такого софта полно и для маков, и под windows. Но я его не использую, так же как не использую и будильники, которые противно пиликают каждые 10 минут, или кухонные таймеры, поставленные на время 10 минут.

Сейчас для хронометража мне нужны только часы, блокнот или бланк, ручка и маленькая табличка на домашнем компьютере — результаты вносятся из бланков 3-7 раз в неделю.

Сначала я просто писала в блокнот, чем была занята и сколько потратила времени. Потом стала использовать бланки. С бланками обработка идёт быстрее.

Бланк, который получился у меня в результате длительных экспериментов, выглядит вот так:

Тут — одна сторона бланка. А вообще он двухсторонний, распечатывается на листах А4 и сгибается пополам.

Как все это работает и что нужно делать:

Уже на этапе записи хорошо бы понимать, как Вы будете обрабатывать результаты.

Я начинала хронометраж в 1998 году, тогда я вела его 2,5 года вообще не прерываясь ни на день, а толку было маловато.

Почему?

Потому что я жадничала и писала в деталях, чем именно я занимаюсь: «Пишу диссертацию, 75 минут» или «Мою посуду, 20 минут».

Было полтора десятка категорий: домашние дела, подготовка к занятиям в университете, чтение лекций, дорога, чтение профессиональной литературы и так далее.

Это — избыточная информация, и ее трудно обработать и осмыслить.

Но на самом деле это все полезно только в первые 2-3 недели, когда Вы ловите главных и самых наглых «воришек времени».

Я пришла к выводу, что такие подробности и детали для регулярного мониторинга не нужны.

В итоге у меня все затраты времени относятся к одной из четырех категорий.
Да, всего четыре категории:

1) Потери
2) Главное
3) Рутины
4) Сон и отдых

Всё. Мне этого достаточно.
Что относится к каждой из категорий?

Потери:

  • Дорога (если не читаю и не слушаю аудиокнигу, и не специально гуляю;
  • Бессмысленный и беспощадный интернет-серфинг. (Вот он, мой главный вор времени!)
  • Ненужные дела. Если быть честным, то сюда надо записывать все, что не дало вообще никакого полезного результата ни уму, ни сердцу, ни душе, ни телу, ни проектам, ничему вообще.
  • Ненужные разговоры. Когда нет ни удовольствия, ни пользы, ни любви, ни дружбы, ни новой информации.

Важное:

  • Все, что можно назвать «стратегическим вложением времени и сил» — включая самые главные и новые части работы;
  • Все, что связано с семьей и отношениями, с любимыми людьми, друзьями, заботой о главных ценностях;
  • Все новое, связанное с обучением (но не рутины), развитие, рационализация разных процессов;
  • Новые контакты (но не болтовня);
  • Развивающие удовольствия (!) — например, чтение, фотографирование, рисование.
  • Все, что связано со здоровьем (!) и хорошим самочувствием, включая тренировки и зарядку (они для меня пока не стали рутинами).
  • Все, что связано с тайм-менеджментом и эффективностью. Например, сам хронометраж (еженедельная обработка результатов), а также планирование.
  • Время для размышления. Не путать с моментами, когда под видом «я думаю» просто сидишь и … не думаешь 🙂
  • Дневники.

Так как я вообще по своему характеру не очень склонна развлекаться, то удовольствия и развлечения я записываю в «важное». Это напоминает мне, что надо выныривать из трясины дел и просто рисовать, к примеру, или гулять. Или смотреть кино.
Рисование и прогулка будут зачтены по высшему разряду 🙂

Рутины:

  • Все домашние дела (кроме разных стратегических дел, типа инициации ремонта, и чистого наслаждения, например, «наведения красоты» на книжных полках);
  • Все повторяющиеся регулярные рабочие дела, когда я не делаю ничего нового;
  • Подавляющее большинство совещаний, собраний, рабочих встреч, отчетов и прочее в том же духе (кроме стратегии и того, что делается в первый раз. «Проторить лыжню» — это почти всегда «важное» ).
  • Оплата счетов;

  • Проверка почты.

Как решаю, важное это дело или рутина? Если работает на развитие — то «Важное». Если просто поддерживает какие-то текущие процессы на нужном уровне — то «Рутина».

Сон и отдых:

Сюда относится только такой отдых, который может быть приравнен ко сну или превосходит сон. Например, медитации, визуализации, дыхательные упражнения, практики осознанности и аутогенная тренировка.

И что со всем этим делать?

Работа с хронометражем строится в три этапа:

(1) запись — учет;
(2) обработка результатов, осознание;
(3) выводы и изменения в планах.

Пройдемся по первым двум этапам (с третьим все и так ясно).

Заполнение бланка (учет времени)

Если Вы пользуетесь бланками типа того, что показан выше, то по идее надо просто каждые 10 минут отмечать в бланке соответствующую ячейку. Даже не писать ничего — просто крестик поставить в нужной ячейке или заштриховать её.

Сложно отмечать что-то каждые 10 минут?

Верю!

Честно говоря, и мне сложно. Я так никогда и не делала.

Я вообще очень не люблю отвлекаться, если уж начинаю что-то делать.
И на хронометраж тоже не люблю отвлекаться.
Поэтому я просто начинаю дело, отметив начало в бланке. А когда заканчиваю дело или прерываюсь (потому что устала) — сразу отмечаю, сколько 10-минутных промежутков времени на него потрачено. Если я отвлеклась — ставлю отметку, что дело прервано.

Бланк просто лежит рядом, когда я работаю за компьютером, или вложен в блокнот, если я где-то на встрече.

Пример:

Предположим, в полдень я начала писать какой-то «проходной» рабочий текст или отчет и делала это 30 минут (три пометки в столбце «рутины»).

Потом пошла пообедать на 40 минут (4 отметки подряд — и тоже в столбце «рутины», потому что нет серьезной разницы между обедом и рядовым, проходным текстом).

Потом вернулась с обеда и ответила на письмо (еще один 10-минутный промежуток «рутин»). Потом перешла по какой-то ссылке и 15 минут читала какие-то глупости в интернете в полной бессознательности. Это уже не «рутины», это — «потери», две ячейки по 10 минут (на самом деле, было потрачено 15 минут, но округляем до 20 минут).

Потом я снова взялась за рабочий текст и работала 50 минут (пять отметок в столбце «рутины» я поставлю, когда допишу текст).

Затем я решу прогуляться и отдохнуть, отпраздновав завершение отчета (20 минут в столбце «Важное», если я именно гуляла, или в столбце «Потери», если вместо отдыха опять был бестолковый серфинг в интернете).

Потом я пошла к коллеге и мы 60 минут обсуждали какой-то важный проект, по-настоящему думали, придумали нечто новое. Вернулась и поставила 6 меток в столбце «Важное».

В результате заполненный за это время бланк выглядит вот так:

Если же вместо распечатанного заранее бланка у меня — простой блокнот с табличкой, то выглядеть это будет так:

Обработка и осмысление результатов

Бланк дает возможность очень быстро подсчитывать затраты времени по категориям: просто считаем, сколько ячеек отмечено в каждом столбце, и умножаем это число на 10. Получаем затраты времени в минутах.

Рукописные таблицы — не намного сложнее. Обратите внимание, второй столбец в рукописном варианте — это не время окончания дела, а длительность, с точностью до 5 минут.

При каждом из этих двух вариантов (бланк и блокнот) на сам хронометраж и перенесение результатов в таблицу уходит 10 минут в сутки. И еще около часа в неделю полезно выделять на планирование, анализ результатов. То есть, 20 минут в день.

Сколько реально времени экономит хронометраж?
В моем случае — до восьми часов в день. Я не шучу.

Очень полезно сравнивать результаты по неделям, по месяцам.

Например, однажды я сравнила май с сентябрем и поняла, что что-то я совсем расслабилась: май был продуктивнее почти в два (!) раза, если смотреть на время, выделенное для важных дел. Хотя формально я в сентябре вроде бы больше работала.

Плюсы методики:

Держит в тонусе. Это — главный плюс.

Ограничения методики:

  • Недостаток — продолжение достоинств. Нужно быть в тонусе. Даже «отправляясь в расслабленное ничегонеделание», нужно сначала сделать пометку об этом, и уж потом начинать расслабляться. Это не всем нравится. Такое чувство, что сам у себя стоишь над душой.
  • Хронометраж не приносит пользы, если результаты не обрабатывать, не анализировать, если не сравнивать день со днем, месяц с месяцем. Тут нужна систематическая работа, регулярная аналитика.
  • При использовании в первые 10-12 дней «с перепугу» люди иногда начинают работать, как машины, практически без потерь. Сказывается Хоторнский эффект. Но это быстро проходит 🙂
  • Некоторые люди считают, что хронометраж лишает спонтанности, или что Ваши друзья и близкие будут чувствовать себя скованно, если будут знать, что Вы ведете хронометраж. На самом деле, это никому не мешает. Вы же не будете совать людям в лицо свои бланки, правда? Так что никуда Ваша спонтанность не денется.
  • Эмоциональные ограничения: некоторые впечатлительные люди впадают в тоску и печаль, увидев результаты. Ну, что тут скажешь? Знание — сила. Я уверена, что все-таки лучше знать правду, чем обманывать себя.

    Как усовершенствовать методику?

  • Если человек впервые проводит хронометраж, то первые три недели полезно просто записывать все (без категорий), чтобы как раз эти категории и выявить. Чтобы это были именно ваши категории.
  • Может быть, кому-то удобнее будет использовать программы для автоматического хронометража. Есть несколько приложений для смартфонов, которые помогают в этом.
  • Может быть, вы усовершенствуете бланк, что-то из него убрав. (Добавить-то как раз проще всего).
  • Можно использовать напоминающие сигналы — например, регулярно пикающий будильник, просто чтобы не забывать отмечать, чем Вы заняты.

Дополнительная информация:

Информации о разных методиках хронометража можно найти очень много. Вот лишь некоторые источники:

  • Документальная повесть Даниила Гранина «Эта странная жизнь»- биография А. А. Любищева и описание его системы учета времени. Наверное, главный «идеологический» текст по хронометражу на русском языке.
  • Книга Глеба Архангельского «Тайм -драйв». Наиболее известное и до сих пор одно из самых толковых русскоязычных руководств по инструментам тайм-менеджмента. Архангельский рекомендует провести хронометраж длительностью две-три недели, чтобы просто начать трезво смотреть на то, сколько же времени Вы тратите на прогресс в делах, сколько — на непродуктивные рутины, а сколько его Вы просто теряете (или у вас его отнимают без Вашего согласия).

В какие моменты начинать и когда прекращать хронометраж?

Перед защитой магистерской диссертации в 2013 году я переставала делать ежедневный хронометраж — это хоть и очень мощный инструмент, но его стимулирующее влияние похоже на действие кофе. Можно переборщить, как и с кофеином.

В тот период мне нужно было скорее снять напряжение, блокирующее работу, и вызвать творческий подъём, а не «закручивать гайки».

А вот сейчас, в конце мая 2017 года, наоборот, пришлось находить время/силы для всего, что требуется делать перед началом лета, плюс еще придумывать и «запускать» много нового. Короче говоря, нужно «собраться», и 22 мая я снова начала хронометраж.

Вот уже неделя прошла, как я снова его делаю — сплошной, то есть все 24 часа все 7 дней в неделю.

В очередной раз радуюсь, что в моем распоряжении есть эта кнопка «форсаж». Стало заметно легче, хотя успевать я сразу стала больше. И удалось найти время, чтобы не только делать почти всё, что я должна, но даже и отдыхать.

Это — первая неделя за долгое время, когда я сплю по восемь часов в сутки 🙂

Чаще всего хронометраж прерывают во время отпуска — и это, пожалуй, правильно.

Вообще, техники тайм-менеджмента очень помогают мобилизовать силы. В том числе — в сложные периоды жизни, когда ресурсов (сил, времени) не хватает, а задач много. А когда нужно просто отдыхать — можно и нужно ослабить самоконтроль.

Скачать бланк для хронометража (на сутки) в формате .pdf можно вот здесь:

Вы можете распечатать его на листе А4 с двух сторон, согнуть пополам и заполнять в течение дня. Когда накопится три-четыре заполненных бланка — посчитайте, сколько минут в день вы тратите на каждую из четырех категорий дел. Скорее всего, вы увидите, что даже сама по себе запись уже очень «собирает». А уж вдумчивый анализ вообще открывает бездны 🙂

Тайм-менеджмент. Практикум. Часть 2: как все успеть?

Итак, в предыдущей статье мы исследовали нашу систему управления временем – как мы оцениваем задачи в нашей жизни, по каким приоритетам? Как сейчас выглядит ваш личный тайм-менеджмент?

Если вы выполнили упражнения, то у вас на руках должна оказаться заполненная матрица.

Теперь рассмотрим каждый квадрат матрицы отдельно.

Важное срочное

Это те задачи, где ты здесь и сейчас. То, чем ты обычно занимаешься. Ты не всегда хочешь делать эти задачи, но в них есть энергия, которая помогает прийти к результату. Можно воспринимать эту энергию как стресс, но в хорошем смысле – как нечто, что нас мотивирует и собирает перед прыжком.

В крайних случаях этот квадрат ассоциируется с “пожар, горит, дедлайн, надо сделать вчера!!!”. Это происходит тогда, когда по каким-то причинам срок выполнения был упущен или уже конкретно поджимает. Фрилансеры и рекламщики называют это “пришел дед Лайн”.

Именно этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но нужно также реально оценивать свои силы.

Посмотрите на те задачи, которые попали в этот квадрат. Все ли задачи реально сделать за указанный срок? Если нет, то как вы можете подкорректировать план, чтобы успеть самое важное?
Что вы можете делать по-другому, чтобы в этот квадрат попадало только реально выполнимое количество задач?

Срочное неважное

Второе название квадрата – “Чужие цели”.

Это задачи:

  • из серии “не хочется, но надо”;
  • рабочая текучка;
  • связанные с целями других людей (задача, не относящаяся прямо к тебе, но которую ты по каким-то причинам делаешь).

Часто при выполнении этих задач есть ощущение, что тебя как будто выдрали из собственного потока, прервали какой-то процесс. Так и есть: задачи этого квадрата не приближают нас к нашему желаемому будущему, а только мешают. К сожалению, жизнь продолжает с нами случаться, и такие задачи все равно будут нам попадаться.

Помните великое советское выражение “вас много, а я одна”? Это как раз из этой серии. Когда выполнение твоих профессиональных обязанностей лично тебе неважно… но блин срочно:)

Прокрастинация чаще всего возникает как раз при невыполнении этих задач. Мы не хотим это делать и всячески саботируем. Это объяснимо: оно же нам НЕВАЖНО! И никак к нам лично не относится.

Этот квадрат рекомендуется “чистить” (выкидывать то, что можно выкинуть) или, по крайней мере, сократить время, уделяемое этим задачам.

Например:

  • по максимуму делегировать то, что можно делегировать;
  • пересмотреть приоритет срочности и отложить то, что можно отложить (часто мы переоцениваем срочность);
  • выделять меньше времени на выполнение именно этих дел;
  • свой вариант (поделитесь в комментариях).

И не надо говорить, что это невозможно. Возможно все.

Однажды мне дали спорный, на первый взгляд, совет по тайм-менеджменту: выделяй время на рабочую текучку каждый день не больше часа. Час прошел, все, до свидания, все остальное переносится на завтра.

Честно скажу, у меня так и не получилось выделять час, чаще полтора или два, но это все равно намного лучше, чем когда я уделяла текучке полдня. А еще меня это научило, что, если задача действительно срочная, она так или иначе тебя найдет. Если же на нее можно забить болт – не такая уж она и срочная. По-любому, солнце на голову не упадет.

Подумайте: на какие задачи вы можете просто усилием воли сократить время?

Важное несрочное

Это мой самый любимый квадрат.

Это стратегия. Наша мудрость. То, чем на самом деле нужно заниматься, а мы не занимаемся. Наши долги – самим себе. Потому что чаще всего эти задачи мы не делаем. Они же вроде как несрочные:)

Задачи из этого квадрата делятся на 2 типа: имеющие определенный срок и не имеющие. Первые со временем перекочевывают в квадрат важного и срочного (когда уже нельзя откладывать), вторые продолжают висеть и не выполняться.

Для тех из вас, кто склонен к прокрастинации, хорошим советом будет сбегать именно в эти дела, второго типа, которые висят и не делаются. Обычно мы сбегаем к задачам из неважного и несрочного, а вы попробуйте делать вот эти. Конечно, с прокрастинацией нужно бороться или, по крайней мере, применять ее осознанно, но для начала это будет хорошим подспорьем.

Это задачи, так или иначе связанные с нашим предназначением. Для тех из вас, кто только начинает искать то самое дело, которое зажигает – присмотритесь к этим делам.

Это задачи, которые строят наше будущее – такое, каким мы его хотим видеть.

Несрочное неважное

Еще его называют “Лишние вещи”.

В этот квадрат попадают дела:

  • приносящие эмоции и удовольствие;
  • любые пожиратели времени;
  • связанные с рутиной, обычной повседневной жизнью;
  • относящиеся к кому-то другому, не тебе.

Я бы могла сказать, что в идеале этот квадрат должен быть пуст, но это не совсем так. Здесь следует оставить задачи, выполнение или невыполнение которых повлечет за собой какие-то последствия. Например, вымыть пол на кухне – это и неважно, и вроде как несрочно. Но когда-то все равно это делать придется, и чем позже, чем труднее. А вот не посмотреть серию любимого сериала перед сном никаких последствий не повлечет.

Этот квадрат тоже рекомендуется “чистить”, даже если по времени ты успеваешь сделать все. Потому что, пока задача в твоей голове (твоей матрице), ты продолжаешь про нее думать, а это съедает твою энергию. Энергию же лучше поберечь для квадрата важного и несрочного.

Но, как правило, из этого квадрата задачи выкидываются легко – они же неважны.

Однако бывает так, что задача, вроде бы, и несрочная, и совсем неважная, но ее прямо не хочется выкидывать. Тогда присмотрись к ней повнимательнее. Действительно ли она неважна? Например, читать ленту Фейсбука может показаться несрочным неважным, но если ты так перезагружаешься на работе, может быть, она важна?

Также господа трудоголики в этот квадрат запихивают дела, связанные с отдыхом, потому что отдых кажется им неважным. Они не умеют отдыхать и отдых кажется им непозволительной роскошью. С этим коучи справляются с помощью другого инструмента, но об этом в другой раз:)

Тенденции расставления приоритетов

Я не сомневаюсь, что лично у вас будет уникальный неповторимый случай:) Я приведу несколько примеров типичных картинок матрицы – просто как информацию к размышлению.

Вариант 1. Больше всего задач в срочном и неважном

Увы, но это самый распространенный случай. Чаще всего это говорит о том, что вы – та самая белка в колесе, берете на себя задачи, не задумываясь.

Между тем, в грамотном управлении временем задачи не берутся из воздуха. Они поступают к нам, когда мы добровольно и осознанно решили их выполнить.

Кроме того, поскольку этот квадрат принадлежит чужим задачам, то подумайте, как так случилось, что большая часть вашего времени уделяется задачам, важным кому-то другому? И что вы теперь можете начать делать по-другому?

Вариант 2. Слишком много одновременно важного и срочного

Это говорит о том, что вы либо слишком много на себя берете (больше, чем можете сделать), либо неправильно расставляете приоритеты (то, что важно, не является таким уж важным, или таким уж срочным), либо много ленитесь и не делаете дела, пока не припрет. Либо все вместе.

Что делать? Еще раз посмотреть на эти задачи, и еще раз, только уже по-другому, расставить приоритеты.

Не пытайтесь впихать невпихуемое. Помните, что времени в сутках не станет больше только от того, что вам блин прямо надо прямо все эти задачи прямо сейчас сделать.

Реально ли сделать все эти задачи в указанный срок? Если нет, то за что нужно взяться вначале, а что можно отложить?
Что еще можно сделать, чтобы задачи выполнились как можно быстрее?
Что вы теперь можете начать делать по-другому, чтобы в следующий раз получить другой результат?

Вариант 3. Очевидно, что задач слишком много, я не успею за такой срок

Здорово, что вы это осознали! Теперь вы можете начать что-то менять, чтобы в следующий раз ваша матрица выглядела по-другому.

Что делать конкретно сейчас?

Например:

  • пересмотреть приоритеты и взяться за то, что действительно важно;
  • делегировать то, что можно;
  • перенести то, что менее срочно, на следующий отрезок времени;
  • пересмотреть то, как к вам поступают задачи, и в будущем не брать на себя слишком много, исходить из своих реальных потребностей;
  • свой вариант (напишите в комментариях).

Вариант 4. Задачи распределены более-менее равномерно

Для кого-то это – свидетельство, что он развивается гармонично. Для кого-то это свидетельство, что в его жизни не расставлены приоритеты и в результате много задач везде. Если это ваш вариант, то я хочу спросить: про что это для вас? Что это у вас означает?

Ответ для каждого будет своим.

Вариант 5. Приоритет задач определяется их темой

Например, рабочие задачи более важны, чем личные/семейные. Если вы наблюдаете похожее, то я хочу вас спросить: про что это для вас? Что вы желаете с этим сделать?

Вариант 6. Нет задач в середине

Это говорит о том, что вы продолжаете оценивать задачи эмоциональным мозгом, деля на черное и белое. Либо важно, либо не важно. Либо срочно, либо не срочно. Середины, как видите, нет.

А как если бы на шкале были не только цифры 1 и 10, но и другие цифры, то как бы вы по-другому расставили задачи по матрице?

Практика показывает, что те задачи, которые находятся в середине, обычно относятся к балансу твоей жизни. А “крайние” задачи в любом виде вызывают стресс.

А теперь – сюрприз!

Я, как коуч, прекрасно понимаю, что у вас может быть все по-другому. Поэтому я не прошу вас верить мне на слово. Как раз наоборот, я прошу поисследовать себя и написать свои выводы! Мои рекомендации – это не более чем информация к размышлению из серии “а вот у некоторых людей так”.

Но как у вас – знаете только вы.

Упражнение «Цейтнот» для руководителя

Правила проведения тренинга «Цейтнот» для руководителей

Цель

Отработка планирования.

Время

От 25 до 35 минут.

Размер группы

6-14 человек.

Подготовка и ресурсы

Копии инструкции по количеству участников.

Инструкция

Нужно зачитать и раздать участникам инструкции.

Дебрифинг

  1. Как вы справились с заданием?
  2. Что было сложно?
  3. Что мешало?
  4. Что помогало?

Обсудите несколько вариантов решения.

Какие выводы из обсуждения можно сделать?

Предлагаем несколько вариантов инструкций к упражнению «Цейтнот» для руководителей.

Вариант №1

Инструкция:

Вы руководитель одного из филиалов корпорации «Креслер». Сегодня у вас трудный день. Вы намереваетесь успеть выполнить как можно больше дел, поскольку завтра в 07.30 вы уезжаете в Головной офис в Киев с отчетом о состоянии дел в Вашем филиале.

Сейчас 08.40 утра. За последние дни на вас свалилось множество мелких и крупных неприятностей: офисная машина сломалась, водитель занят ее починкой, у секретаря пропал голос (на нервной почве). Вчера началась большая элитная выставка «Металл-2006». Участие в этой выставке очень важно для компании, на выставке работают менеджеры высокого уровня, столь же солидные посетители. К сожалению, менеджеры Вашей компании, перешли работать к конкурентам, в результате Ваши компаньоны уже второй день сами работают на стенде. Единственный человек, на которого вы можете положиться в эти трудные дни – ваш офис-менеджер. Однако вы обещали, что сегодня отпустите ее сегодня в 17.00, так как у нее сегодня День рождения. Секретарь работает до 18.00. Кроме того, у вашей жены сегодня случился приступ аппендицита и ее забрали в больницу. Вы случайно вспомнили, что у детей, которые уже ушли в школу, нет ключей от квартиры, поскольку ваша жена постоянно дома и всегда их встречает. Как назло у вас закончились деньги на счету и ваш мобильный телефон временно заблокирован, поэтому вы не можете ни с кем связаться по дороге. К счастью, ваш новенький «Мерседес» в отличном состоянии. Перемещение от одного пункта к другому каждый раз занимает 20 мин. Проделать этот путь быстрее – невозможно.

Сегодня вам нужно успеть:

  1. Вам необходимо забрать авиабилет в компании для завтрашней командировки. — 10 мин.
  2. В мастерской вам необходимо забрать принтер из ремонта, чтобы распечатать документы для завтрашней поездки. Документы уже готовы — распечатать 20 мин.
  3. У Генерального директора компании , Вашего VIP- клиента, сегодня День рождения, и вы заказали для него подарок — настольные часы в виде пенящейся кружки пива. Вчера звонили из салона и просили сегодня быть в офисе, куда подарок доставит курьер.
  4. У вас сегодня запланированы переговоры с очень важными клиентами — 1-1,5 часа
  5. В 18.30 вам нужно быть дома, чтобы открыть дверь детям, пришедшим из школы.
  6. С 17.00 до 19.00 вы можете посетить в больнице свою жену.
  7. С 09.30 до 10.30 у вас запланировано совещание с руководителями подразделений Вашего филиала по итогам прошлого квартала.
  8. На 13.00 запланировано собрание компаньонов. Вы не знаете по какому поводу.
  9. Вам бы хотелось посмотреть последние номера журналов по металлургийному производству, скопившиеся у вас на столе. — 30 мин.
  10. Вам нужно подготовиться к выступлению на Международной научно-практической конференции, посвященной особенностям трубопрокатного производства (в этом направлении вы планируете развивать свой бизнес). Конференция состоится через 2 дня, в день вашего возвращения их командировки, вы отлично понимаете, что другого времени на подготовку у вас не будет. Для подготовки доклада вам необходимо 2-2,5 часа.
  11. В 20.00 в ресторане Ваш ждет на праздничный ужин Генеральный директор компании (VIP- клиент). Там же он заказал сауну.
  12. В 12.30 придет консультант из компании . Вы вызвали его в связи с тем, что у вас сделали корпоративную сеть и теперь возникают сложности с работой многих программ. Это приводит к сбоям в работе всего офиса и вам необходимо, чтобы кто-то посмотрел, в чем дело. — 40 мин. — 1 час
  13. В адресованной вам корреспонденции содержаться несколько вопросов, которые, по мнению вашего секретаря, требуют срочного решения. — 1 час.
  14. В парке с 17.00 до 19.00 с собакой гуляет ваша мама. С ней вы заранее договорились о встрече и которую вы не видели больше месяца.
  15. Дошли слухи, что партия товаров из Германии вчера застряла на таможне в аэропорту.

Сегодня вы специально приехали в офис за 20 мин. до начала рабочего дня, чтобы успеть спланировать свой рабочий день.

Вариант решения упражнения

8.40-9.0 — планирование.

9.0-9.30 — просмотр журналов.

9.30-10.30 — совещание с руководителями подразделений.

10.30-12.0 — переговоры с очень важными клиентами.

12.0-12.40 — забрать принтер из ремонта (секретарь документы распечатает).

12.40-13.0 — отдых.

13.0-14.0 — собрание компаньонов.

14.0-16.30 — подготовка доклада.

16.30-17.0 — забираю подарок, дорога в компанию и получение билета (10 минут).

17.0-17.50 — дорога к маме и общение с ней.

17.50-18.30 — дорога домой, отдых.

18.30-19.0 — дорога в больницу, время с женой (мало, но видимся же не раз в 2 месяца).

19.0-20.0 — дорога в ресторан, можно через дом для переодевания.

Секретарь: распечатывает документы, разбирается с ИТ-мастером, созванивается с курьером подарка и получает подарок, выясняет, что с таможней (для короткого разговора по телефону голоса хватит). Мобильник звонить не может, но телефонная книга-то есть, можно созвониться с детьми и договориться, чтобы они пришли ровно в 18.30.

Вариант №2

Вы — руководитель одной из компании Холдинга «KVASS Power Int.». Сегодня у Вас трудный день. Вы намереваетесь успеть выполнить как можно больше дел, поскольку завтра в 07.30 Вы улетаете в Штаб квартиру компании в Голландии с отчетом о состоянии дел на Вашем предприятии.

Сейчас 08.40 утра. За последние дни на Вас свалилось множество мелких и крупных неприятностей: офисная машина сломалась, водитель занят ее починкой, у секретарши пропал голос (на нервной почве). Вчера началась большая элитная Выставка «Напитки — 2007: не дай себе засохнуть!» Участие в этой выставке очень важно для компании, на выставке работают менеджеры высокого уровня, столь же серьезны посетители. К сожалению, менеджеры Вашей компании, которые должны были там работать свалились с эпидемией гриппа, в результате Ваши компаньоны уже второй день сами работают на стенде. Единственный человек, на которого Вы можете положиться в эти трудные дни — Ваш офис-менеджер. Однако Вы обещали, что сегодня отпустите его с работы пораньше — в 17.00. Ваша секретарь работает до 18.00. Кроме того, у Вашей жены сегодня ночью случился приступ аппендицита, и ее забрали в больницу. Вы случайно вспомнили, что у детей, которые уже ушли в школу, нет ключей от квартиры, поскольку Ваша жена постоянно дома и всегда встречает их. Как назло, у Вас закончились деньги на счету, и Ваш мобильный телефон временно отключен, поэтому Вы не можете ни с кем связаться с дороги. По счастью, Ваша новенькая «AUDI» в отличном состоянии. План части города прилагается. На нем указанно, сколько времени у Вас займет перемещение от одного пункта к другому. Проделать этот путь быстрее невозможно.

Сегодня Вам надо успеть:

  1. В фирме «Даешь Визу!» Вам необходимо получить уже готовый и оплаченный паспорт и авиабилет для завтрашней командировки (10 мин.)
  2. В мастерской Вам необходимо забрать принтер из ремонта, чтобы распечатать документы для предстоящей поездки. Документы уже готовы, распечатать — 20 мин.
  3. У Президента Холдинга сегодня день рождения, и Вы заказали для него подарок – настольные часы в виде пенящейся кружки кваса. Вчера звонили из художественного салона и просили сегодня в 17.00 быть в офисе, куда подарок доставит агент. Вы хотите устроить сюрприз Президенту, поэтому собираетесь перехватить агента на входе.
  4. Вам бы хотелось сегодня пообедать с Президентом (1-1,5 часа).
  5. В 18.30 Вам нужно быть дома, чтобы открыть дверь детям, пришедшим из школы.
  6. С 17.00 до 19.00 Вы можете посетить в больнице свою жену.
  7. С 09.30 до 10.30 у Вас запланировано совещание по итогам прошлого месяца.
  8. На 13.00 назначено собрание компаньонов. Вы не знаете по какому поводу.
  9. Вам бы хотелось посмотреть последние номера журналов по безалкогольному производству, скопившиеся у Вас на столе (0,5 часа).
  10. Вы собираетесь заехать на выставку «Напитки — 2007: не дай себе засохнуть!», чтобы проверить, как идут дела и поддержать своих коллег в их нелегком труде (20 мин.).
  11. Вам нужно подготовиться к выступлению на Международной научно-практической конференции, посвященной особенностям разведения хмеля в северных регионах (в этом направлении Вы планируете развивать свой бизнес). Конференция состоится через два дня, в день Вашего возвращения из Голландии, и Вы отлично понимаете, что другого времени на подготовку у Вас не будет (2 часа).
  12. В 20.00 в ресторане «Иваныч» Вас ждет на праздничный ужин Президент. Там же он заказал сауну.
  13. В 12.30 в офис придет консультант из компании «SETI». Вы вызвали его в связи с тем, что у Вас сделали сеть, и теперь возникают сложности с работой многих программ. Это приводит к сбоям в работе всего офиса, и Вам необходимо, чтобы кто-то посмотрел, в чем дело (40мин — 1 час).
  14. В адресованной Вам корреспонденции содержится несколько вопросов, которые, по мнению Вашего секретаря, требуют срочного решения (1 час).
  15. В парке с 17.00 до 19.00 гуляет с собачкой Ваша подруга. С ней Вы заранее договорились о встрече.
  16. Дошли слухи, что партия образцов продукции из Голландии вчера застряла на таможне в аэропорту.

Вы специально приехали в офис за 20 минут до начала рабочего дня, чтобы успеть спланировать сегодняшний день.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *