Таблица прихода и расхода

  • автор:

Содержание

Зачем контролировать семейный бюджет?

Проблема нехватки денег актуальна для большинства современных семей. Многие буквально мечтают о том, чтобы расплатиться с долгами и начать новую финансовую жизнь. В условиях кризиса бремя маленькой зарплаты, кредитов и долгов, затрагивает почти все семьи без исключения. Именно поэтому люди стремятся контролировать свои расходы. Суть экономии расходов не в том, что люди жадные, а в том, чтобы обрести финансовую стабильность и взглянуть на свой бюджет трезво и беспристрастно.

Польза контроля финансового потока очевидна – это снижение расходов. Чем больше вы сэкономили, тем больше уверенности в завтрашнем дне. Сэкономленные деньги можно пустить на формирование финансовой подушки, которая позволит вам некоторое время чувствовать себя комфортно, например, если вы остались без работы.

Главный враг на пути финансового контроля – это лень. Люди сначала загораются идеей контролировать семейный бюджет, а потом быстро остывают и теряют интерес к своим финансам. Чтобы избежать подобного эффекта, требуется обзавестись новой привычной – контролировать свои расходы постоянно. Самый трудный период – это первый месяц. Потом контроль входит в привычку, и вы продолжаете действовать автоматически. К тому же плоды своих «трудов» вы увидите сразу – ваши расходы удивительным образом сократятся. Вы лично убедиться в том, что некоторые траты были лишними и от них без вреда для семьи можно отказаться.

Опрос: Таблицы Excel достаточно для контроля семейного бюджета?

Учет расходов и доходов семьи в таблице Excel

Если вы новичок в деле составления семейного бюджета, то прежде чем использовать мощные и платные инструменты для ведения домашней бухгалтерии, попробуйте вести бюджет семьи в простой таблице Excel. Польза такого решения очевидна – вы не тратите деньги на программы, и пробуете свои силы в деле контроля финансов. С другой стороны, если вы купили программу, то это будет вас стимулировать – раз потратили деньги, значит нужно вести учет.

Начинать составления семейного бюджета лучше в простой таблице, в которой вам все понятно. Со временем можно усложнять и дополнять ее.

Главный принцип составления финансового плана заключается в том, чтобы разбить расходы и доходы на разные категории и вести учет по каждый из этих категорий. Как показывает опыт, начинать нужно с небольшого числа категорий (10-15 будет достаточно). Вот примерный список категорий расходов для составления семейного бюджета:

  • Автомобиль
  • Бытовые нужды
  • Вредные привычки
  • Гигиена и здоровье
  • Дети
  • Квартплата
  • Кредит/долги
  • Одежда и косметика
  • Поездки (транспорт, такси)
  • Продукты питания
  • Развлечения и подарки
  • Связь (телефон, интернет)

Рассмотрим расходы и доходы семейного бюджета на примере этой таблицы.

Здесь мы видим три раздела: доходы, расходы и отчет. В разделе «расходы» мы ввели вышеуказанные категории. Около каждой категории находится ячейка, содержащая суммарный расход за месяц (сумма всех дней справа). В области «дни месяца» вводятся ежедневные траты. Фактически это полный отчет за месяц по расходам вашего семейного бюджета. Данная таблица дает следующую информацию: расходы за каждый день, за каждую неделю, за месяц, а также итоговые расходы по каждой категории.

Что касается формул, которые использованы в этой таблице, то они очень простые. Например, суммарный расход по категории «автомобиль» вычисляется по формуле =СУММ(F14:AJ14). То есть это сумма за все дни по строке номер 14. Сумма расходов за день рассчитывается так: =СУММ(F14:F25) – суммируются все цифры в столбце F c 14-й по 25-ю строку.

Аналогичным образом устроен раздел «доходы». В этой таблице есть категории доходов бюджета и сумма, которая ей соответствует. В ячейке «итог» сумма всех категорий (=СУММ(E5:E8)) в столбце Е с 5-й по 8-ю строку. Раздел «отчет» устроен еще проще. Здесь дублируется информация из ячеек E9 и F28. Сальдо (доход минус расход) – это разница между этими ячейками.

Теперь давайте усложним нашу таблицу расходов. Введем новые столбцы «план расхода» и «отклонение» (). Это нужно для более точного планирования бюджета семьи. Например, вы знаете, что затраты на автомобиль обычно составляют 5000 руб/мес, а квартплата равна 3000 руб/мес. Если нам заранее известны расходы, то мы можем составить бюджет на месяц или даже на год.

Зная свои ежемесячные расходы и доходы, можно планировать крупные покупки. Например, доходы семьи 70 000 руб/мес, а расходы 50 000 руб/мес. Значит, каждый месяц вы можете откладывать 20 000 руб. А через год вы будете обладателем крупной суммы – 240 000 рублей.

Таким образом, столбцы «план расхода» и «отклонение» нужны для долговременного планирования бюджета. Если значение в столбце «отклонение» отрицательное (подсвечено красным), то вы отклонились от плана. Отклонение рассчитывается по формуле =F14-E14 (то есть разница между планом и фактическими расходами по категории).

Как быть, если в какой-то месяц вы отклонились от плана? Если отклонение незначительное, то в следующем месяце нужно постараться сэкономить на данной категории. Например, в нашей таблице в категории «одежда и косметика» есть отклонение на -3950 руб. Значит, в следующем месяце желательно потратить на эту группу товаров 2050 рублей (6000 минус 3950). Тогда в среднем за два месяца у вас не будет отклонения от плана: (2050 + 9950) / 2 = 12000 / 2 = 6000.

Используя наши данные из таблицы расходов, построим отчет по затратам в виде диаграммы.

Аналогично строим отчет по доходам семейного бюджета.

Польза этих отчетов очевидна. Во-первых, мы получаем визуальное представление о бюджете, а во-вторых, можно проследить долю каждой категории в процентах. В нашем случае самые затратные статьи – «одежда и косметика» (19%), «продукты питания» (15%) и «кредит» (15%).

В программе Excel есть готовые шаблоны, которые позволяют в два клика создать нужные таблицы. Если зайти в меню «Файл» и выбрать пункт «Создать», то программа предложит вам создать готовый проект на базе имеющихся шаблонов. К нашей теме относятся следующие шаблоны: «Типовой семейный бюджет», «Семейный бюджет (месячный)», «Простой бюджет расходов», «Личный бюджет», «Полумесячный домашний бюджет», «Бюджет студента на месяц», «Калькулятор личных расходов».

Подборка бесплатных шаблонов Excel для составления бюджета

Бесплатно скачать готовые таблицы Excel можно по этим ссылкам:

  • Простая таблица расходов и доходов семейного бюджета
  • Продвинутая таблица с планом и диаграммами
  • Таблица только с доходом и расходом
  • Стандартные шаблоны по теме финансов из Excel

Первые две таблицы рассмотрены в данной статье. Третья таблица подробно описана в статье про домашнюю бухгалтерию. Четвертая подборка – это архив, содержащий стандартные шаблоны из табличного процессора Excel.

Попробуйте загрузить и поработать с каждой таблицей. Рассмотрев все шаблоны, вы наверняка найдете таблицу, которая подходит именно для вашего семейного бюджета.

Таблицы Excel против программы «Домашняя бухгалтерия»: что выбрать?

У каждого способа ведения домашней бухгалтерии есть свои достоинства и недостатки. Если вы никогда не вели домашнюю бухгалтерию и слабо владеете компьютером, то лучше начинать учет финансов при помощи обычной тетради. Заносите в нее в произвольной форме все расходы и доходы, а в конце месяца берете калькулятор и сводите дебет с кредитом.

Если уровень ваших знаний позволяет пользоваться табличным процессором Excel или аналогичной программой, то смело скачивайте шаблоны таблиц домашнего бюджета и начинайте учет в электронном виде.

Когда функционал таблиц вас уже не устраивает, можно использовать специализированные программы. Начните с самого простого софта для ведения личной бухгалтерии, а уже потом, когда получите реальный опыт, можно приобрести полноценную программу для ПК или для смартфона. Более детальную информацию о программах учета финансов можно посмотреть в следующих статьях:

  • Программы для домашней бухгалтерии
  • Программы для ведения семейного бюджета

Плюсы использования таблиц Excel очевидны. Это простое, понятное и бесплатное решение. Также есть возможность получить дополнительные навыки работы с табличным процессором. К минусам можно отнести низкую производительность, слабую наглядность, а также ограниченный функционал.

У специализированных программ ведения семейного бюджета есть только один минус – почти весь нормальный софт является платным. Тут актуален лишь один вопрос – какая программа самая качественная и дешевая? Плюсы у программ такие: высокое быстродействие, наглядное представление данных, множество отчетов, техническая поддержка со стороны разработчика, бесплатное обновление.

Если вы хотите попробовать свои силы в сфере планирования семейного бюджета, но при этом не готовы платить деньги, то скачивайте бесплатно шаблоны таблиц и приступайте к делу. Если у вас уже есть опыт в области домашней бухгалтерии, и вы хотите использовать более совершенные инструменты, то рекомендуем установить простую и недорогую программу под названием Экономка. Рассмотрим основы ведение личной бухгалтерии при помощи «Экономки».

Ведение домашней бухгалтерии в программе «Экономка»

Подробное описание программы можно посмотреть на этой странице. Функционал «Экономки» устроен просто: есть два главных раздела: доходы и расходы.

Чтобы добавить расход, нужно нажать кнопку «Добавить» (расположена вверху слева). Затем следует выбрать пользователя, категорию расхода и ввести сумму. Например, в нашем случае расходную операцию совершил пользователь Олег, категория расхода: «Семья и дети», подкатегория: «Игрушки», а сумма равна 1500 руб. Средства будут списаны со счета «Наличные».

Аналогичным образом устроен раздел «Доходы». Счета пользователей настраиваются в разделе «Пользователи». Вы можете добавить любое количество счетов в разной валюте. Например, один счет может быть рублевым, второй долларовым, третий в Евро и т.п. Принцип работы программы прост – когда вы добавляете расходную операцию, то деньги списываются с выбранного счета, а когда доходную, то деньги наоборот зачисляются на счет.

Чтобы построить отчет, нужно в разделе «Отчеты» выбрать тип отчета, указать временной интервал (если нужно) и нажать кнопку «Построить».

Как видите, все просто! Программа самостоятельно построит отчеты и укажет вам на самые затратные статьи расходов. Используя отчеты и таблицу расходов, вы сможете более эффективно управлять своим семейным бюджетом.

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно , которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

  1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
  2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
  3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
  4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

  1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
  2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
  3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
  4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.



Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

(готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Как считать деньги, чтобы не просчитаться?Чтобы Вы всегда знали сколько у Вас денег и где они находятся? Бесплатный курс о финансах для предпринимателя.

Файлы-шаблоны для ведения учета, бюджета и расчета точки безубыточности высылаются подписчикам.
Заполните форму слева и нажмите кнопку «Получить бесплатные уроки»

Учет и контроль. Финансовая дисциплина в текстовом виде, для тех кто предпочитает читать:

Я бы не стала рассказывать Вам те простейшие принципы, которые изложены в этом уроке, если бы не знала из практики как часто люди обжигаются именно на этих вещах, которые так легко понять и легко выполнить, и которые требуют от Вас всего лишь дисциплины.

Случаи из жизни

Ведение учета — важнейшая составляющая любого бизнеса. Если ее пренебрегать, можно пасть жертвой совершенно курьезных ошибок.

Я всю жизнь работаю в финансах и повидала много разных случаев. Один очень грамотный, но молодой и только начинающий бизнесмен однажды не успел отнести выручку в банк до закрытия. Наши офисы были рядом, поэтому он принес пакет с деньгами мне и попросил оставить его в сейфе до утра.

Проходит одни день, потом второй, проходит неделя. Большой пакет с его деньгами в моем маленьком сейфе сильно мне мешал, поэтому я взяла пакет и пошла к нему сама. И попала прямо на разборку. Крики, ругань, лица в красных пятнах.

Оказалось — пропали деньги. Читатель уже догадался какие….. В пакете было сорок тысяч долларов, в то время столько стоила однокомнатная квартира в Москве. А если бы я не пришла?

Этот случай кажется комичным, но он имеет совершенно естественное психологическое объяснение: человеческий мозг удерживает в оперативной памяти 7 ± 2 дела одновременно. Поэтому человек, который целый день работал с клиентами, получал и выдавал деньги, не может помнить все 10 или 20 сделок, которые произошли за день. И нужно обязательно вести учет, иначе потери неизбежны.

Другой молодой человек много и успешно работал, поставляя товары организациям, которые платили ему безналичными деньгами. Когда он только начинал свой бизнес, он не счел нужным оформлять собственное юр. лицо, и договорился со своим другом (моим работодателем) об использовании нашего расчетного счета. Когда приходили деньги, он звонил мне, называл сумму, отправителя и номер платежки, а я говорила «деньги есть» или «денег нет».

Очень скоро я обнаружила, что часть сумм он не спрашивает. Я видела что деньги его, потому что уже знала его покупателей, но он этих сумм не спрашивал. Просто он не помнил всех партий товара, которые отгрузил.

Таких историй любой финансист или бухгалтер может рассказать сколько угодно. Возможно, кто-то из читателей сейчас понимающе кивает потому, что сам наступал на эти грабли.

Чтобы такого не случалось, нужно правильно считать деньги, соблюдая технологию.

Несколько слов о технологии учета и контроля.
Сверка

Сверка — это настоящий краеугольный камень всей технологии учета.

Идея сверки очень проста и интуитивно понятна. В быту каждый, сам того не зная, применяет ее без всякого специального обучения:

Допустим, утром у Вас в кошельке было 7 850 рублей. За день Вы получили 24 600 рублей (оборот по приходу) и отдали 30 000 рублей (оборот по расходу). Сколько денег должно быть в кошельке вечером?

Получаем базовую формулу:

Исходящий остаток = Входящий остаток + Приход — Расход.

Если Вы точно знаете сколько было утром, то по своим записям легко посчитаете сколько должно быть вечером. Проверяете сколько есть на самом деле. Если не совпадает ищите ошибку. Это и есть сверка.

На этом простом принципе сверки и основана вся технология. Двойная запись — это сверка доведенная до логического совершенства. Строгие требования к оформлению документов обеспечивают базу для сверки.

Только сверка придает учету надежность. Конечно, компьютерные программы считают быстро и без ошибок, но если ввести в такую программу неправильные данные, то машина быстро и без ошибок выдаст неправильный результат. Поэтому надо постоянно, буквально каждый день, сверять остатки, находить и исправлять ошибки. Ведь сегодняшние операции Вы всегда вспомните, найдете и исправите ошибку. Вспомнить вчерашние действия труднее, а позавчерашние практически невозможно. Поэтом очень важно делать сверку именно каждый день.

Уж поверьте, расхождения при сверках обнаруживаются очень часто.

Итак, учет проводится каждый день и выполняется в 3 этапа:

  1. В начале рабочего дня сверяете входящий остаток: пересчитываете наличные деньги, сверяете с остатком по учету. Обе цифры должны быть равны.
  2. В течение дня записываете абсолютно все операции в учет.
  3. В конце рабочего дня сверяете исходящий остаток: пересчитываете наличные деньги, сверяете с остатком по учету. Обе цифры должны быть равны. Если в кассе недостача, кассир покрывает ее из своего кармана — это его материальная ответственность. Если в кассе излишек — приходуем, это деньги компании.

На следующий день делаем то же самое.

Переходящий остаток

Очевидно, что утром денег должно быть столько же, сколько было накануне вечером. В действительно на этом этапе допускают много ошибок. Представьте себе, Вы уже сделали сверку и закрыли кассу, а тут приходит еще клиент. Вы его обслуживаете и берете у него деньги, но настроение уже не совсем рабочее. В результате, легко забыть сделать запись. Поэтому необходимо обращать внимание на переходящий остаток и проверять, бьется ли он.

Остатки «кочуют» из одного дня в другой и образуют цепочку переходящих остатков.


Таким образом, любая ошибка влечет неправильные остатки в учетах всех последующих дней. Это позволяет убедиться в правильности записей учета на основании одной только последней цифры, и защищает от подделки записей учета в предыдущих периодах.

Из урока 2 Вы узнаете как организовать документооборот, как распределить и контролировать материальную ответственность и как устроить учет в электронном виде.

Скачать файл с шаблоном таблицы учета Вы можете по ссылке в письме для подписчиков.

К программе курса К уроку 2 >>>>>

Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.

Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе

Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.

Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности

Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:

  • нет очередей на складе;
  • вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
  • готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

Решения для бизнеса

  • магазины одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника
  • склады материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций
  • маркировка табак, обувь, легпром,
    лекарства
  • производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное
  • rfid радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей
  • егаис автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией
  • Кому могут помочь электронные реестры

    Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

    Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

    Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.

    Но при этом у ПО существуют и преимущества:

    • в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
    • также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.

    Как вести контроль

    Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

    1. Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
    2. При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
    3. Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

    Организация складского учета в Excel – таблица

    Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

    Создаем справочники

    Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.

    Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

    • Название места.
    • Кода точки.
    • Комментария.

    После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

    • Название.
    • Сорт (или про другую подобную характеристику).
    • Единица измерения.
    • Размеры.
    • Комментарий.

    Разработка «Прироста»

    Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

    Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход».

    Как наладить автоматическую работу

    Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ(«номенклатура!$А$4:$A$8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

    «Итоги»

    Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.

    Инструкция по ведению

    Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

    1. Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
    2. Определить структуру.
    3. Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
    4. Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
    5. Проведите первичное детальное заполнение справочников.
    6. Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
    7. Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
    8. Научите работников работать с ПО.
    9. Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

    Несколько обязательных принципов

    При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

    Распорядок приемки

    • Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
    • Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
    • Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

    Режим перемещения

    Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.

    Норма отпуска со склада

    В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.

    Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы

    Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.

    Шаблон Excel при аналитике продаж

    При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

    Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

    • Наименование.
    • Его артикул.
    • Ед.изм.
    • Количество.
    • Стоимость.
    • Цена.

    Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.

    А

    В

    С

    Поставщики

    Наименьшее

    Код

    Юридический адрес

    ООО «Москва»

    ООО «Лето-3»

    ЗАО «Утро»

    «Складской учет» в Эксель

    Таблица в обязательном порядке должна состоять из таких разделов.

    • Артикул, необходимый, чтобы быстро искать товар в списке, его берут согласно данным производителя.
    • Название с краткой характеристикой. К примеру: сарафан «Роза» красный с цветами.

    Также название возможно придумать самому или же взять у производителя.

    • Единица измерения. Могут быть как штуки, так и погонные метры с другими видами измерения.
    • Остатки.
    • Цена.
    • Шипчандлер.

    Помимо этого, вы можете создавать и другие столбцы, всё зависит от специализации вашего бизнеса.

    На отдельной странице нужно поместить справочник представителей торговых организаций (ритейлеров).

    Проблемы при работе с реестром

    В таблице Excel (Эксель) при учете расхода и прихода товаров используется программа, но она имеет ряд минусов.

    • В случае случайного изменения сотрудником данных, а затем выходя из документа, сохранив его, отыскать ошибку будет трудно.
    • Чтобы учитывать все удаленно, можно использовать Google Tables, но когда будет достигнут порог в 100 и более строк, программа станет «тормозить».
    • Запрещено интегрировать таблицу с ПО ведения бухгалтерии и кассой.
    • Не существует шансов провести контроль остатка по сроку реализации, планировки поставок, доходов и т.д.
    • Не выйдет включить сканер, работа производится вручную.
    • Файл не может использоваться единовременно разными пользователями, за исключением таблицы от Гугла.
    • Отсутствие настройки автоматической проверки сведений, кроме числовых, буквенных и т.п.

    Обзор бесплатного программного обеспечения учета

    Чтобы сэкономить бюджет компании, можно прибегнуть к общедоступному софту. В интернете можно найти программы, которые на первых этапах бизнеса могут стать прекрасной альтернативой Excel.

    Редактор OpenOffice

    Этот вариант является самым популярным среди пользователей. Поставляется в составе бесплатного пакета Apache OpenOffice.

    Софт имеет русскую локализацию, и грузится быстрее Экселя, при меньшем весе продукта.

    Единственным неудобством при работе может быть то, что автоматически файлы сохраняются в формате ODS, но также имеется формат XLS.

    LibreOffice Calc

    По интерфейсу и доступным функциям очень похожа на предыдущую. Что не удивительно, ведь разрабатывалась она одним из программистов OpenOffice. Но в отличие от неё, программа умеет не только читать, но и также сохранять файлы в более совершенно формате XLSX.

    Открывается приложение в течение нескольких секунд. Имеется возможность поработать с макросами и дополнительными функциями.

    PlanMaker

    PlanMaker является третьим бесплатным решением для ведения отчетности. Разработчиком она включена в пакет SoftMaker.

    Может выполнить те же операции, что и две предыдущие, но в отличие от них имеет бесплатную и платную версии. Первая поддерживает старый формат Эксель — XLS, а вот платное ПО будет работать с файлами более современного типа — XLSX.

    Что дает учет через Excel

    Функционал ориентируется на макросы. Но чем опытнее программист, написавший программу, тем большее число различных действий может делать юзер.

    Наиболее встречаемые действия, в таких Эксель-шаблонах, следующие:

    • Приход и расход товаров на разных листах.
    • Поиск в базе настраиваемый.
    • Перспектива вести клиентскую базу.
    • Формируется прайс.
    • Отображаются скидки.
    • Возможно создать автонаценки.
    • Возможность вести финансовую отчетность.
    • История отгрузки и поступление доступна ламеру.
    • Можно формировать оборотную ведомость за отчетный период.
    • Можно, используя различное число фильтров, просматривать текущее количество.
    • Согласно введенным данным создается шаблон счета, а также накладная для печати.

    Перечисленные выше функции практически максимальные, которые возможно создать, работая в табличном процессоре Microsoft Excel.

    Аналоги в платном сегменте

    Отличия бесплатно распространяемых продуктов от программ, за которые необходимо заплатить, заключается в том, что все шаблоны уже загружены в них. Но при этом они десктопные, что является неудобным при работе с нескольких устройств из-за того, что ПО загружается в память девайса. Ниже приведено сравнение.

    Таблица — Сравнение «Склад Excel” и «Склад производства”

    Название

    Ключевые характеристики

    Стоимость в рублях

    Склад Excel

    • Позволяет входить с различным уровнем доступа;

    • доставка;

    • печать прайса;

    • прием заявок

    • создание справочников;

    • печать накладных;

    • формирование заявок для поставщиков;

    • изменение накладных;

    • аналитика;

    • оприходование.

    Семь-восемь тысяч рублей

    Склад производcтва

    • аналитика;

    • аналитика поступления;

    • создание отчета по расходу сырья;

    • создается таблица отгрузки товаров;

    • оприходование сырье;

    • контроль расходов.

    8 500 рублей

    Достоинства учета складских остатков

    Из-за некоторых преимуществ, она популярна среди некоторых предпринимателей.

    • Относительная дешевизна.
    • Не требуется интернет.
    • Бесконечная настройка под себя.
    • Потенциал ведения нескольких таблиц.
    • Простота в ведении.
    • Готовые шаблоны.
    • Схожие по функционалу программы, за которые не надо платить.
    • Имеется реализация подключения мобильной кассы, но все данные придется вносить всё равно вручную.

    Схема подключения

    Складской учет: недостатки ведения

    Из-за больших минусов контроль с помощью Эксель применяется лишь малыми предпринимателями.

    • Одна ошибка при заполнении реестра складского учета приходов, расходов, остатков в Excel с большой долей вероятности приведет к серьезному перекосу отчетности.
    • Исключено напрямую интегрировать онлайн-кассу.
    • Промежуточные носители информации необходимы в использовании.
    • Сложно формировать в автоматическом режиме различные документы.
    • Присутствует возможность потери данных.
    • Невыполнимо удаленное ведение.
    • При проведении инвентаризации возникают трудности.
    • Отсутствует техническая поддержка.

    Мы постарались подробно рассказать о том, как правильно вести учет на складе товаров, все нюансы и правила. Важно учитывать специфику деятельности вашего предприятия. Компания «Клеверенс» реализует ПО для различных отраслей бизнеса, поэтому вы можете смело обращаться к нам за помощью в подборе необходимого софта.

    Количество показов: 39973

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *