Срок давности налог

  • автор:

Содержание

Основание спора

Решением ИФНС предприятию доначислены к уплате в бюджет недоимка по НДФЛ,
пени по НДФЛ, в разы превышающие сумму недоимки, и штрафные санкции за неправомерное неперечисление в установленный срок сумм налога, подлежащего перечислению налоговым агентом. Пени исчислены по состоянию на дату принятия решения.

Позиция налогоплательщика

Налогоплательщик считает, что пеня за неуплату НДФЛ должна рассчитываться только
за проверяемый период.

Позиция налогового органа

За неисполнение либо несвоевременное исполнение обязанности по уплате налога или сбора налогоплательщику в соответствии со статьей 75 НК РФ за каждый день просрочки, начиная
со следующего за установленным законодательством о налогах и сборах дня уплаты налога
или сбора, начисляются пени. Пени подлежат начислению по день фактической уплаты недоимки по налогу.

Суд решил

Решение Арбитражного суда Краснодарского края от 30 сентября 2016 г. по делу № А32-19438/2016

Налоговые агенты обязаны перечислять в бюджет суммы исчисленного и удержанного налога
не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

За неисполнение либо несвоевременное исполнение обязанности по уплате налога или сбора налогоплательщику или налоговому агенту в соответствии со статьей 75 НК РФ за каждый день просрочки, начиная со следующего за установленным законодательством о налогах и сборах дня уплаты налога или сбора, начисляются пени.

Пени подлежат начислению по день фактической уплаты недоимки по налогу. Данная позиция отражена в пунктах 57 и 61 постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 года № 57 «О некоторых вопросах, возникающих при применении арбитражными судами части первой Налогового кодекса Российской Федерации».

Пеней признается денежная сумма, которую налогоплательщик должен выплатить в случае уплаты причитающихся сумм налогов или сборов в более поздние по сравнению с установленными законодательством о налогах и сборах сроки (п. 1–4 ст. 75 НК РФ).

Пеня за каждый день просрочки определяется в процентах от неуплаченной суммы налога или сбора. Пунктом 5 статьи 75 НК РФ определено, что пени уплачиваются одновременно с уплатой сумм налога и сбора или после уплаты таких сумм в полном объеме. За все время до даты фактического исполнения обязанности по уплате налога пени продолжают начисляться
на сумму налога.

По результатам выездной налоговой проверки выявлен факт неперечисления предприятием
в проверяемом периоде (1 января 2012 года – 31 декабря 2013 года) удержанного с доходов физических лиц НДФЛ в сумме 7 603 059 рублей. Поэтому инспекция на основании статьи
75 НК РФ начислила пени в размере 42 963 512 рублей на задолженность по НДФЛ по состоянию на 10 марта 2016 года (дата принятия решения).

Задолженность образовалась в течение проверяемого периода, и пени, являющиеся по существу компенсацией потерь бюджета, подлежат начислению на момент окончания налоговой проверки и принятия итогового решения, в котором определяются неуплаченные суммы налогов, пени, как компенсационная мера, а также налоговые санкции.

Налоговое законодательство связывает момент прекращения начисления пени не с датой окончания проверяемого периода, а с моментом уплаты (перечисления) налога (сбора)
в соответствующий бюджет, что также подтверждается арбитражной практикой (постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 57, от 1 января 2010 г. № 13065/10).

Довод заявителя о том, что пеня должна рассчитываться за проверяемый период, то есть
с 1 января 2012 года по 31 декабря 2013 года, несостоятелен.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

Подписаться

Ирина Стародубцева, аудитор-эксперт RosCo — Consulting & audit

О привлечении к сбору налогов работодателей

Инициатива налоговой службы о привлечении к сбору налогов работодателей в отношении их работников, имеющих задолженность по имущественным налогам и «личному» НДФЛ, не стала неожиданностью. Процедурные вопросы взыскания такой задолженности изложены в письмах ФНС России от 21.10.15 г. № ГД-4-8/18401@ и № ГД-4-8/18402@. Проанализируем их.

Физические лица самостоятельно уплачивают имущественные налоги на основании полученного от налоговых органов «единого» налогового уведомления по форме, утвержденной приказом ФНС России от 25.12.14 г. № ММВ-7-11/673@. В этом уведомлении указываются суммы транспортного, земельного налогов и налога на имущество физических лиц.

Кроме того, в определенных случаях для налогоплательщиков – физических лиц установлена обязанность с 1 января 2015 г. самостоятельно сообщать в налоговую инспекцию сведения о наличии у них объектов обложения названными налогами (п. 2.1 ст. 23 НК РФ, ст. 7 Федерального закона № 52-ФЗ).

Согласно Федеральному закону от 23.11.15 г. № 320-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую НК РФ» срок уплаты имущественных налогов физическими лицами перенесен с 1 октября на 1 декабря года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Для повышения собираемости налогов и пополнения бюджета, что является функцией ФНС России, было решено привлечь работодателей к взысканию недоимки по налогам с их работников.

Процедура взыскания недоимки

Данная процедура подробно описана в письмах ФНС России от 21.10.15 г. № ГД-4-8/18401@ и № ГД-4-8/18402@, в которых налоговым органам рекомендовано осуществлять определенные действия. Рассмотрим их.

Актуализация данных о месте жительстве должника

После наступления срока уплаты налогов по «единому» уведомлению и проверки информации об этой уплате налоговый орган не позднее 4 рабочих дней направляет в территориальный орган ФМС России запрос о получении актуальных сведений о месте жительства (пребывания) физического лица.

Такой запрос направляется только в отношении должников, имеющих сумму недоимки более 50 тыс. руб., причем направляется в пределах одного субъекта. Если у налогового органа имеются сведения о смене налогоплательщиком места жительства (пребывания), то запрос направляется по новому месту жительства (пребывания).

Зачет переплаты

В п. 2 письма ФНС России № ГД-4-8/18401@ налоговым органам рекомендовано на постоянной основе осуществлять анализ данных информационного ресурса местного уровня «Расчеты с бюджетом» о наличии у налогоплательщика излишне уплаченных сумм и задолженности по одному виду налогов, а также о пенях и штрафах с целью выявления излишне уплаченных сумм и проведения зачетов в соответствии с п. 5 ст. 78 НК РФ.

На практике распространена ситуация, когда физическое лицо – налогоплательщик оплачивает личные налоги, используя чужую банковскую карту, и считает свою налоговую обязанность исполненной. В письме Минфина России от 14.09.15 г. № 03-02-08/52779 разъяснено, что налогоплательщик должен по закону самостоятельно осуществить прямую обязанность по уплате налога, если в законодательстве о налогах и сборах не предусмотрено иное. Выполнение данной обязанности должно быть подтверждено документально, т. е. налогоплательщику необходимо иметь документ, на основании которого он идентифицируется. А при уплате налога с применением чужой банковской карты такой документ отсутствует. В настоящее время многие налогоплательщики уплачивают налоги через банки в системе он-лайн, но и в этом случае нельзя идентифицировать налогоплательщика. Финансисты отметили, что лишь в будущем, когда развитие платежной системы позволит обеспечить идентификацию физического лица в случае использования чужой банковской карты, в НК РФ будут внесены необходимые изменения в части исполнения налогоплательщиком обязанности по уплате налога.

Формирование документа о выявлении недоимки

Проведя анализ и выявив недоимку у налогоплательщика, налоговый орган не позднее 5 рабочих дней после наступления срока уплаты имущественного налога формирует документ о выявлении такой недоимки – это внутренний документ, который составляется в одном экземпляре по форме, утвержденной приказом ФНС России от 3.10.12 г. № ММВ-7-8/662@, и хранится в налоговом органе.

Направление требования об уплате недоимки

Налоговый орган направляет физическому лицу требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа, процентов (далее – требование). Сроки направления требования зависят от суммы недоимки физического лица (табл. 1).

Таблица 1. Сроки направления требования об уплате недоимки

Общая сумма налога, сбора, пеней, штрафов, подлежащая включению в требование

Срок направления требования физическому лицу

Свыше 3 тыс. руб.

Не позднее 10 календарных дней со дня выявления недоимки

От 500 руб. до 3 тыс. руб.

Не ранее 1 месяца, но не позднее 2 месяцев со дня выявления недоимки

Не превышает 500 руб.

Не позднее 10 месяцев со дня выявления недоимки

Требование может направляться физическому лицу в электронной форме или иным способом (лично под расписку или по почте заказным письмом) (табл. 2).

Таблица 2. Способы направления требования об уплате недоимки

Способ передачи требования

Форма и количество экземпляров требования

По телекоммуникационным каналам связи (порядок утвержден приказом ФНС России от 9.12.10 г. № ММВ-7-8/700@) либо через личный кабинет (порядок утвержден приказом ФНС
России от 30.06.15 г. № ММВ-7-17/260@)

Составляется в одном экземпляре по форме, утвержденной приказом ФНС России от 3.10.12 г. № ММВ-7-8/662@. Информация о подтверждении отправки налогоплательщику требования хранится в налоговом органе

Вручение лично (под расписку) либо направление по почте заказным письмом

Составляется в двух экземплярах по форме, утвержденной приказом ФНС России от 3.10.12 г. № ММВ-7-8/662@. Один экземпляр вручается физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю), а второй (с подписью налогоплательщика, подтверждающей вручение, или с документом, подтверждающим дату направления требования по почте заказным письмом), хранится в налоговом органе

Срок исполнения требования рекомендовано устанавливать от 30 до 45 календарных дней (п. 4 письма ФНС России № ГД-4-8/18401@).

Информирование должника

После истечения срока исполнения физическим лицом требования налоговый орган должен проинформировать должника (его законного или уполномоченного представителя) об имеющейся задолженности, если ее общая сумма, подлежащая взысканию, составляет более 10 тыс. руб., а для Москвы, Московской области, Санкт-Петербурга – более 50 тыс. руб.

Номер телефона физического лица устанавливается из любых доступных источников (в том числе справочников АТС), при этом налоговым органам рекомендовано звонить гражданам только в рабочие дни с 8 до 20 часов по местному времени и соблюдать положения Федерального закона от 27.07.06 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Информирование работодателя

По истечении срока исполнения требования, но не позднее одного месяца со дня истечения этого срока, налоговый орган информирует работодателя (при наличии сведений в налоговом органе) о сотрудниках, имеющих недоимку, т. е. работодателю направляется список работников-должников с указанием фамилии и инициалов физических лиц, задолженности (без наименования объекта налогообложения), а также контактных данных налогового органа.

Налоговые органы информируют работодателя письменно не реже одного раза в год по форме, образец которой приведен в приложении № 1 к письму ФНС России № ГД-4-8/18401@.

Формирование списка должников для проведения ПРОЦЕДУРЫ взыскания задолженности

На основании сформированных списков налогоплательщиков-должников налоговые органы передают в суд заявления о взыскании налога, сбора, пеней, штрафов за счет имущества физического лица в течение:

  • 4 месяцев со дня, когда общая сумма недоимки лица превысила 3 тыс. руб. и по которым не были ранее направлены заявления о взыскании в суд общей юрисдикции;

  • 3 месяцев со дня истечения трехлетнего срока со дня истечения срока исполнения самого раннего требования об уплате недоимки в случае, если такая сумма налогов, сборов, пеней, штрафов не превышает 3 тыс. руб.

Взаимодействие с органами регионального и местного самоуправления

Налоговый орган взаимодействует с органами регионального и местного самоуправления для оказания содействия в информировании физического лица об имеющейся у него задолженности по имущественным налогам. После вступления в законную силу судебного акта о взыскании недоимки за счет имущества физического лица налоговый орган передает сведения о задолженности для дальнейшего отражения справочно в Едином платежном документе (ЕПД).

Таким образом, физическое лицо–должник появляется в справочнике ЕПД.

Направление документа работодателю для взыскания задолженности

Если сумма задолженности не превышает 25 тыс. руб., налоговые органы должны направить исполнительный лист (от судебных приставов) (ст. 9 Федерального закона от 2.10.07 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее – Закон № 229-ФЗ) либо судебный приказ, вступивший в законную силу (минуя судебных приставов), в срок не позднее 10 рабочих дней в организацию (т.е. напрямую работодателю) или иному лицу, выплачивающим должнику заработную плату, пенсию, стипендию и другие периодические платежи.

До направления указанных документов налоговые органы должны запросить в ПФР информацию о страхователе, осуществляющем обязательные платежи (страховые взносы на обязательное пенсионное страхование).
Если общая сумма налога, сбора, пеней, штрафов, процентов, подлежащая взысканию с физического лица, превышает 200 тыс. руб. (для Москвы, Московской области, Санкт-Петербурга – 300 тыс. руб.), контроль за полнотой и качеством процедуры взыскания задолженности с этого налогоплательщика осуществляется управлениями ФНС России по субъектам РФ, если превышает 3 млн руб. – Управлением по работе с задолженностью ФНС России.

Действия работодателя

После получения от налоговых органов исполнительных документов работодатель должен удержать из заработной платы и иных выплат, причитающихся работнику-должнику, сумму налоговой задолженности. При этом работодателю необходимо учитывать некоторые ограничения:

  • не со всех выплат может быть удержана задолженность работника по налогам;

  • суммы недоимки взыскиваются с учетом ограничения размера удержаний из заработной платы;

  • удержание суммы недоимки должно производиться в соответствии с установленной очередностью.

Так, взыскание задолженности не может быть обращено на некоторые виды доходов работников, перечень которых приведен в п. 1 ст. 101 Закона № 229-ФЗ, например выплаты в возмещение вреда, причиненного здоровью, в связи со смертью кормильца; выплаты лицам, получившим увечья при исполнении ими служебных обязанностей; выплаты в качестве алиментов, а также суммы, выплачиваемые на содержание несовершеннолетних детей в период розыска их родителей; компенсационные выплаты, установленные законодательством РФ о труде; пенсии по случаю потери кормильца, выплачиваемые за счет средств федерального бюджета; «детские пособия».

Статьей 138 ТК РФ установлено, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику. Если удержания осуществляются по нескольким исполнительным документам, за работником должно быть сохранено 50% заработной платы.

Может возникнуть ситуация, когда у работника помимо «налоговой» задолженности имеется исполнительный лист по другим обязательствам, в частности по алиментам, кредитам, за коммунальные услуги и др. Если с учетом установленного ограничения размера удержаний из заработной платы ее сумма оказывается недостаточной для погашения задолженности по нескольким исполнительным листам, то указанная сумма распределяется между взыскателями в следующей очередности (п. 1 ст. 111 Закона № 229-ФЗ):

  • в первую очередь удовлетворяются требования по взысканию алиментов, возмещению вреда, причиненного здоровью, возмещению вреда в связи со смертью кормильца, возмещению ущерба, причиненного преступлением, а также требования о компенсации морального вреда;

  • во вторую – по выплате выходных пособий и оплате труда лиц, работающих (работавших) по трудовому договору, а также по выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности;

  • в третью – по обязательным платежам в бюджет и во внебюджетные фонды (т.е. «налоговая» задолженность);

  • в четвертую – все остальные требования.

При распределении каждой удерживаемой с должника денежной суммы требования взыскателей каждой последующей очереди удовлетворяются после исполнения требований взыскателей предыдущей очереди в полном объеме (п. 2 ст. 111 Закона № 229-ФЗ).

Удержанную из заработной платы сумму «налоговой» недоимки следует перечислить налоговой инспекции в течение трех дней (п. 3 ст. 98 Закона № 229-ФЗ).

Бывает так, что работник уволился, а за ним сохраняется неисполненная обязанность по исполнительным документам. Тогда работодатель должен сообщить об этом в налоговую инспекцию и направить исполнительный документ с отметкой о произведенных суммах удержаний (п. 4 ст. 98 Закона № 229-ФЗ). Такое требование не распространяется на работодателей в отношении работников-должников, у которых задолженность по исполнительным документам погашена полностью.

Ответственность работодателей

Ответственность работодателя за нарушение законодательства об исполнительном производстве установлена в п. 3 ст. 17.14 КоАП РФ. Так, нарушение лицом, не являющимся должником, законодательства об исполнительном производстве, выразившееся в невыполнении законных требований судебного пристава-исполнителя, отказе от получения конфискованного имущества, представлении недостоверных сведений об имущественном положении должника, утрате исполнительного документа, несвоевременном отправлении исполнительного документа, неисполнении требований исполнительного документа, в том числе полученного от взыскателя, – влечет наложение административного штрафа на:

  • граждан в размере от 2000 до 2500 руб.;

  • должностных лиц – от 15 000 до 20 000 руб.;

  • юридических лиц – от 50 000 до 100 000 руб.

В соответствии с п. 11 письма ФНС России № ГД-4-8/18402@ налоговые органы обязаны информировать службу судебных приставов о работодателях, не исполнивших исполнительный документ (т.е. не перечисливших денежные средства в счет погашения «налоговой» задолженности работников) свыше двух месяцев. Соответственно налагать административный штраф будет служба судебных приставов (п. 1 ст. 23.68 КоАП РФ).

Статья актуальна на 14.04.2016

Елькина Наталья Владимировна, налоговый адвокат

В практике налогового консультирования довольно часто приходится сталкиваться с вопросами налогоплательщиков о сроках давности по налогам, пеням, штрафам (далее– налоги или налоговые долги). В ситуациях, когда налоговые органы доначисляют и взыскивают налоги за давно прошедшие периоды, налогоплательщиков, как правило, интересует установлен ли в законодательстве предельный срок, в течение которого инспекция имеет право взыскать долг с налогоплательщика.

Как таковые, понятия «срок давности по налогам» или «срок налоговой давности» в Налоговом кодексе РФ (далее – НК) не определены. В НК также не упоминается и срок исковой давности, который знаком нам из норм гражданского законодательства. В тоже время, нормы Гражданского кодекса к налоговым правоотношениям не применяются (п.3 ст. 2 Гражданского кодекса).

Хотя срок налоговой давности в НК не установлен, из совокупности статей 46-48, 69, 70, 89, 100 НК следует, что налоговые органы все же ограничены в сроках выявления и взыскания налоговых долгов. Это подтверждает и судебная практика.

Так, согласно п. 37, п.60 Постановления Пленума ВАС РФ №57 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57 «О некоторых вопросах, возникающих при применении арбитражными судами части первой Налогового кодекса Российской Федерации» пропуск инспекцией сроков выявления долгов, в том числе нарушение инспекцией сроков проведения контрольных мероприятий, а также сроков взыскания налогов — является основанием для отказа судом в иске налогового органа о взыскании долга с налогоплательщика.

Сумма налогового долга, во взыскании которой судом отказано, должна быть признана безнадежной ко взысканию и списана налоговым органом по этому основанию (пп. 4 п. 1 ст. 59 НК).

Таким образом, в отсутствие законодательного определения в НК, срок налоговой давности можно определить как установленный в НК период времени для выявления и взыскания налогового долга с налогоплательщика, по истечению которого, налоговый орган теряет возможность долг взыскать.

Если говорить о длительности срока налоговой давности, то в ст. 46-48, 69, 70, 89, 100 НК определены:

  1. сроки, для выявления или обнаружения долга налоговым органом: инспекция может проверить период не старше трех лет – п.4 ст. 89 НК; также установлены предельные сроки проведения налоговой проверки – в совокупности не более двенадцати месяцев для выездных налоговых проверок, не более 7 месяцев для камеральных проверок – п.2 ст. 88, п.6 ст.89 НК, ст. 100 НК;

  2. срок, для направления налогоплательщику требования о добровольной уплате долга: 20 дней с момента вступления в силу решения по налоговой проверке либо три месяца со дня выявления инспекцией налогового долга в результате иных мероприятий налогового контроля – п.1 ст. 70 НК;

  3. срок для исполнения налогоплательщиком требования об уплате долга в добровольном порядке: не менее восьми рабочих дней, с момента получения требования налогоплательщиком (п.4 ст. 69 НК);

  4. срок на судебное взыскание добровольно не погашенного налогоплательщиком долга: шесть месяцев с момента окончания срока на добровольное исполнение требования об уплате налогового долга (при взыскании за счет денежных средств налогоплательщика), либо два года с момента окончания срока на добровольное исполнение требования об уплате налогового долга (при взыскании за счет имущества) – ст. 46-48 НК.

В совокупности, если сложить все перечисленные сроки на выявление и взыскание долга, срок налоговой давности составит от четырех до шести лет с момента окончания налогового периода, в котором долг образовался.

Фактическая длительность срока зависит от вида контрольного мероприятия, в ходе которого долг был выявлен (поводилась камеральная/выездная налоговая проверка или иные мероприятия налогового контроля). Также на длительность срока налоговой давности влияет способ взыскания долга с налогоплательщика – взыскивается долг за счет денежных средств либо за счет имущества.

В настоящее время, в связи с отсутствием в НК прямой и понятной нормы о сроке налоговой давности, суды неоднозначно решают подобные вопросы. В практике судов встречаются решения, где суды не принимают во внимание наличие в НК специальных сроков выявления и взыскания налоговых долгов (по сути норм о сроке давности), но применяют нормы гражданского законодательства о сроках исковой давности либо даже статьи Гражданского кодекса о неосновательном обогащении (см. например: Апелляционное определение Ростовского областного суда от 04.07.2016 по делу № 33а-10966/2016).

Представляется, что исправить ситуацию помогло бы включение в НК, по аналогии с Гражданским кодексом, отдельной нормы о сроке налоговой давности. Это позволило бы всем участникам налоговых правоотношений, а также судам без труда определять потенциальную безнадежность взыскания конкретного налогового долга.

В текущей ситуации, при получении требования налогового органа об уплате налога за давно прошедший период, налогоплательщикам можно порекомендовать обязательно проверить соблюдение инспекцией сроков налоговой давности.

Ориентироваться следует на срок налоговой давности от четырех до шести лет с момента образования налоговой задолженности. Фактическая длительность срока в конкретной ситуации определяется по совокупности сроков, установленных НК для выявления и взыскания налогов (ст. 46-48, 69, 70, 89, 100 НК РФ). Если возможность принудительного взыскания долга утрачена, можно указать на это налоговому органу, предъявившему требование об уплате давнего долга. О пропуске сроков нужно заявить и в суде, если налоговый орган все же решит взыскивать потенциально безнадежный ко взысканию долг.

Все хозяйственные операции, осуществляемые компанией процессе ее деятельности, требуют необходимого оформления особыми «оправдательными» документами, важных, в первую очередь, для компании как для налогоплательщика. Согласно п. 1 ст. 9 ФЗот 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) ООО, в этом случае, не исключение. За все время работы компании архив ее документов нередко становится достаточно объемным, а потому возникает необходимость документарной ревизии и утилизации некоторых из них. Однако, принимая решение избавиться от некоторых документов, следует помнить о законодательно установленных обязательных сроках их хранения и правилах процедуры утилизации.

Порядок хранения документов

Экономический субъект, например ООО, должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. Однако следует отметить, что ряд документов – протоколы собраний, внутренние документы, документы, подтверждающие права общества на имущество, документ, подтверждающий государственную регистрацию общества, права на имущество, находящееся на его балансе и др. – должны храниться по месту нахождения его единоличного исполнительного органа. (ст. 50 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») При значительных объемах документации лучшим решением будет выделить специальное место под архив, возможно даже в отдельном помещении, вне офиса компании, куда можно будет перевезти все неиспользуемые в работе документы. Также есть возможность их хранения в электронном виде (ст. 9 и 10 Закона о бухучете; ст. 314 НК РФ). В письме от 24.07.2008 № 03–02–07/1–314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Сроки хранения отдельных видов документов ООО

Ст. 29 вышеназванного Закона о бухучете устанавливается общий срок хранения первичных учетных документов и документов бухгалтерского учета – 5 лет после отчетного года. Для определения сроков хранения конкретных видов документов следует обратиться к «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Он посвящен только хранению документов АО, однако из самого наименования, а также из п. 1.1 и 1.2 Перечня следует, что он является общим для всех организаций при осуществлении ими однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от организационно-правовой формы таких организаций. В связи с этим обеспечивать сохранность названных в нем документов и соблюдать сроки (в том числе гражданско-правовых договоров) должно и ООО, что подтверждается и правоприменительной практикой (см. постановление ФАС Поволжского округа от 24.04.2014 № Ф06-4625/13; постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2013 № 09АП-38147/13).

Названный Перечень достаточно объемен, а потому в данной статье целесообразно будет выделить лишь основные типы документов, которые используются ООО, указав сроки их хранения:

1) Бухгалтерская отчетность и учетные регистры

  • Годовая бухгалтерская отчетность – не менее 10 лет;
  • Сводная годовая бухгалтерская отчетность – до ликвидации организации;
  • Квартальная бухгалтерская отчетность – не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет);
  • Месячная бухгалтерская отчетность – не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет);
  • Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) – не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
  • Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 10 лет;
  • Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет);
  • Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет);
  • Счета-фактуры – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
  • Книги покупок, книги продаж – не менее полных 5 лет с даты последней записи.

2) Первичные документы

  • Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
  • Путевые листы – не менее 5 лет;
  • Лицевые счета работников – не менее 75 лет;
  • Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет;
  • Исполнительные документы – не менее 5 лет;
  • Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) – не менее 5 лет;
  • Документы об оплате учебных отпусков – не менее 5 лет;
  • Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) – не менее 5 лет;
  • Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене – не менее 5 лет;
  • Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий.

3) Договоры и контракты

  • Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) – не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения;
  • Паспорта сделок – до ликвидации организации;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) – не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет;
  • Договоры о материальной ответственности – не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица.

4) Кадровые документы

  • Коллективный договор – до ликвидации организации;
  • Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю – не менее 5 лет;
  • Табели (графики), журналы учета рабочего времени – не менее 1 года (если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее 5 лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ));
  • Документы о премировании работников – не менее 5 лет;
  • Трудовые договоры (контракты, соглашения) – не менее 75 лет;
  • Личные карточки работников (в том числе временных работников) – не менее 75 лет;
  • Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников – до момента востребования, но не менее 50 лет;
  • Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – не менее 50 лет;
  • Графики предоставления отпусков – не менее 1 года.

5) Документы по охране труда

  • Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении – не менее 5 лет;
  • Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности – не менее 10 лет;
  • Журналы проведения аттестации по технике безопасности – не менее 5 лет.

6) Статистические документы

  • Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы – не менее 10 лет;
  • Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы – до ликвидации организации;
  • Полугодовые статистические отчеты и таблицы – не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет);
  • Квартальные статистические отчеты и таблицы – не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет);
  • Месячные статистические отчеты и таблицы –не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет).

Ответственность за нарушение сроков хранения документов ООО

ООО может быть подвергнуто административной и/или налоговой ответственности за непредоставление или отсутствие документов, которые могли быть утрачены из-за неправильного хранения или уничтожены раньше времени:

Административная ответственность, в целом, заключается в наложении штрафов:

  • за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов — штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ);
  • за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством — штраф для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ);
  • за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» — штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Санкции, предусмотренные налоговым законодательством, аналогично заключаются во взимании штрафов с юридического лица (например, ст. 120, 126 НК РФ).

Срок исковой давности, исходя из анализа законодательства, которым не предусмотрено каких-либо специальных сроков, составляет 2 месяца.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *