Состав финансового отдела

  • автор:

Финансово-экономический отдел

Задачи отдела

1. Организация и ведение бюджетного, налогового, статистического учета в Управлении в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации и законодательства Удмуртской Республики

2. Организация и ведение финансово-экономической деятельности Управления.

3. Планирование бюджета по расходам на содержание судебных участков мировых судей и центрального аппарата Управления.

4. Финансовое обеспечение деятельности судебных участков мировых судей Удмуртской Республики и центрального аппарата Управления.

5. Обеспечение рационального и эффективного использования бюджетных средств, выделяемых на основную деятельность Управления.

6. Составление и представление в установленном порядке и в предусмотренные сроки бюджетной отчетности.

7. Формирование полной и достоверной информации о финансово-экономической деятельности, имущественном положении Управления, необходимой внутренним пользователям бюджетной отчетности – руководителям, собственникам имущества, а также внешним пользователям – органам государственной власти, внебюджетным фондам. Обеспечение контроля состояния активов и выполнения обязательств Управления, сохранности материальных ценностей.

8. Формирование количественных показателей для оценки результатов деятельности Управления по осуществлению функций и тактических задач на периоды, установленные действующим законодательством.

9. Контроль обеспечения информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бюджетной отчетности в целях соблюдения законодательства Российской Федерации и законодательства Удмуртской Республики при осуществлении Управлением операций и их целесообразности, наличия и движения имущества и обязательств, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

10. Проведение финансово-экономических расчетов расходов Управления для реализации нормативных правовых актов и их проектов.

11. Предотвращение отрицательных результатов финансовой деятельности Управления и выявление внутренних резервов, повышения эффективности его деятельности путем систематического контроля исполнения смет расходов, состояния расчетов с юридическими и физическими лицами, сохранности денежных средств и материальных ценностей.

12. Финансовое обеспечение получателей межбюджетных трансфертов, планирование бюджета по расходам для исполнения переданных полномочий по межбюджетным трансфертам, формирование заявок, согласование и перечисление межбюджетных трансфертов.

13. Формирование заявок, сбор и предоставление отчетности по финансовому обеспечению государственных полномочий, переданных исполнительно — распорядительным органам муниципальных образований по составлению (изменению) списков кандидатов в присяжные заседатели федеральных судов общей юрисдикции в Российской Федерации.

14. Администрирование доходов Управления в качестве главного администратора (администратора) доходов в соответствии с действующим законодательством.

Функции отдела

1. Разрабатывает Учетную политику Управления на соответствующий год и изменения к ней, а также инструкции, положения по финансовым вопросам, положения об оплате труда сотрудников Управления, осуществляет контроль их применения.

2. Выступает главным распорядителем, распорядителем и получателем средств бюджета Удмуртской Республики в части финансового обеспечения Управления, а также межбюджетных трансфертов из федерального и республиканского бюджета в случаях, когда Управление определено уполномоченным органом Правительства Удмуртской Республики.

3. Составляет проект бюджета расходов Управления и представляет в Министерство финансов Удмуртской Республики.

4. Осуществляет финансовое обеспечение деятельности мировых судей Удмуртской Республики, их аппаратов и центрального аппарата Управления.

5. Осуществляет финансовое обеспечение расходов на оплату профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки мировых судей Удмуртской Республики.

6. Осуществляет финансирование расходов на оплату обучения сотрудников аппаратов мировых судей Удмуртской Республики и центрального аппарата Управления на курсах повышения квалификации.

7. Проводит анализ выполнения значений количественных финансовых показателей и ежегодное их обновление для оценки результатов деятельности Управления по осуществлению функций и тактических задач на соответствующие отчетные и прогнозируемые периоды.

8. Осуществляет контроль соответствия заключаемых государственных контрактов (договоров) объёмам бюджетных ассигнований и лимитам бюджетных обязательств, предусмотренных бюджетной росписью Управления.

9. Формирует бюджетные заявки в соответствии с действующим законодательством, с последующим составлением сметы расходов Управления в разрезе кодов бюджетной классификации совместно со структурными подразделениями Управления.

10. Формирует, в соответствии с действующим законодательством, кассовый план исполнения сметы расходов Управления, в пределах утвержденных бюджетных ассигнований и установленных лимитов бюджетных обязательств, предусмотренных законом о бюджете республики на очередной финансовый год.

11. Обеспечивает своевременное внесение изменений в бюджетную роспись, смету расходов Управления в соответствии с действующим законодательством.

12. Составляет и ведет реестр расходных обязательств в соответствии с Порядком формирования и ведения реестра расходных обязательств республиканского бюджета Удмуртской Республики.

13. Готовит и представляет в органы государственной власти Удмуртской Республики доклады субъекта бюджетного планирования в порядке и сроки, установленные действующим законодательством по вопросам деятельности Отдела.

14. Осуществляет контроль выполнения принятых бюджетных обязательств Управления.

15. Производит санкционирование расходов бюджета Управления в соответствии с действующим законодательством.

16. Осуществляет хранение документов, связанных с финансово-экономической деятельностью Управления.

17. Осуществляет своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения бюджета Управления в пределах утвержденных бюджетных ассигнований, установленных лимитов бюджетных обязательств, предусмотренных действующим законодательством.

18. Проводит сверку расчетов с организациями-поставщиками услуг в целях недопущения просроченной кредиторской и невостребованной дебиторской задолженностей.

19. Использует для выполнения функций современные программно-аппаратные средства.

20. Осуществляет контрольно-ревизионные мероприятия в целях недопущения неэффективного и нерационального использования бюджетных средств, выделенных на содержание судебных участков мировых судей и Управления.

21. Осуществляет контроль и проведение анализа расходования фонда оплаты труда, правильности соотношения в уровнях заработной платы работающих, соблюдения штатной дисциплины.

22. Изучает эффективность применения действующих систем оплаты труда, разрабатывает мероприятия по совершенствованию организации заработной платы всех категорий работников Управления.

23. Осуществляет контроль сохранности денежных средств в местах их хранения.

24. Осуществляет методическую и практическую помощь сотрудникам аппаратов мировых судей и центрального аппарата Управления по организации порядка расходования денежных средств полученных подотчет, представление необходимой в этом случае отчетности.

25. Осуществляет администрирование доходов Управления в качестве главного администратора (администратора) доходов в соответствии с действующим законодательством.

26. Контролирует своевременное использование выданных доверенностей Управления на получение имущественно — материальных и других ценностей.

27. Осуществляет ведение массива нормативных и других документов, связанных с вопросами учета и отчетности, относящихся к компетенции Отдела.

28. Проверяет соответствие требованиям законодательства представляемых на подпись руководству проектов, распоряжений и других документов, а также визирует их, готовит самостоятельно или совместно с другими подразделениями предло­жения об изменении действующих или отмене фактически утративших силу приказов. Принимает участие в разработке предложений по совершенствованию системы управления. Представляет интересы Управления в судах, а также в других органах.

29. Применяет современные средства автоматизации при выполнении учетно-вычислительных работ.

30. Согласовывает сметы расходов Адвокатской палаты Удмуртской Республики, заявки, расчеты на текущий год и плановый период, а также изменения к ним на материально — техническое обеспечение деятельности юридических консультаций, оказывающих бесплатную юридическую помощь и на оплату труда адвокатов, оказывающих гражданам бесплатную юридическую помощь в рамках государственной системы бесплатной юридической помощи, и компенсацию их расходов на оказание такой помощи.

31. Производит согласование и перечисление межбюджетных трансфертов из республиканского бюджета муниципальным образованиям Удмуртской Республики на материально — техническое и финансовое обеспечение административных комиссий в Удмуртской Республике.

32. Осуществляет контрольно-ревизионные мероприятия в целях недопущения неэффективного и нерационального использования межбюджетных трансфертов, выделяемых для исполнения Управлением переданных полномочий.

Функции сектора бюджетного учета

33. Участвует в разработке Учетной политики Управления на соответствующий год и изменений к ней, а также инструкций, положений по вопросам бюджетного учета и отчетности.

34. Производит расчет и формирует сводную заявку на предоставление межбюджетных трансфертов на финансовое обеспечение государственных полномочий по составлению (изменению) списков кандидатов в присяжные заседатели федеральных судов общей юрисдикции, с последующим предоставлением финансовой отчетности по использованию средств.

35. Осуществляет администрирование доходов средств бюджета Удмуртской Республики, связанных с осуществлением деятельности административных комиссий в Удмуртской Республике в качестве администратора доходов.

36. Составляет и своевременно представляет в установленном порядке формы отчетности в Министерство финансов Удмуртской Республики, налоговые органы, внебюджетные фонды и органы государственной статистики иные контролирующие органы.

37. Осуществляет начисление и выплату заработной платы и начислений на нее по всем видам выплат в установленные сроки сотрудникам аппаратов мировых судей и центрального аппарата Управления, а также начисление и выплату физическим лицам по договорам гражданско-правового характера.

38. Осуществляет бюджетный учет по оплате труда в соответствии с требованиями действующего законодательства.

39. Осуществляет предварительный контроль за своевременным и правильным оформлением первичных учетных документов, законностью и своевременностью совершения операций, в том числе по оплате труда.

40. Осуществляет контроль сохранности материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации, состояния активов Управления.

41. Организует и участвует в проведении инвентаризации государственного имущества и финансовых обязательств Управления, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете.

42. Проводит инструктаж материально-ответственных лиц Управления по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении.

43. Осуществляет методическую и практическую помощь сотрудникам аппаратов мировых судей и центрального аппарата Управления по организации материального учета, представление необходимой в этом случае отчетности.

44. Составляет и представляет в установленном порядке и сроки бюджетную отчетность Управления.

45. Составляет и представляет в установленном порядке и сроки бюджетную отчетность по численности и фонду оплаты труда, о среднесписочной численности, отчеты по расчетам с внебюджетными фондами, по налогу на доходы физических лиц, индивидуальные сведения по персонифицированному учету в Пенсионный фонд Российской Федерации, Федеральную налоговую службу, другие виды отчетности.

46. Осуществляет контроль использования бюджетных средств, выделенных Адвокатской палате Удмуртской Республики в соответствии с утвержденными сметами расходов на соответствующий год, договорами, заключенными с Адвокатской палатой Удмуртской Республики на материально — техническое обеспечение деятельности юридических консультаций, в которых адвокаты оказывают гражданам бесплатную юридическую помощь в рамках государственной системы бесплатной юридической помощи.

47. Осуществляет контроль использования бюджетных средств, выделенных Адвокатской палате Удмуртской Республики в соответствии с утвержденными сметами расходов на соответствующий год на оплату труда адвокатов, оказывающих гражданам бесплатную юридическую помощь в рамках государственной системы бесплатной юридической помощи, и компенсацию их расходов на оказание такой помощи.

48. Осуществляет контроль использования межбюджетных трансфертов выделяемых муниципальным образованиям Удмуртской Республики для исполнения переданных полномочий.

49. Осуществляет подготовку документов к сдаче в архив (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, а также смет доходов и расходов и расчетов к ним и т.п. как на бумажных, так и на электронных носителях информации).

Структура финансово-экономической службы, наиболее характерная для российских предприятий, представлена на рис. 1.2.

Помимо перечисленных подразделений в составе финансово-экономической службы предприятия структурно могут быть выделены аналитический отдел, отдел налогового планирования, отдел труда и заработной платы и др.

Следует сделать оговорку, что указанная структура характерна для многих, но не для всех предприятий, поэтому на конкретном предприятии она может быть иной. Важны не подразделения сами по себе, а выполняемые ими функции. Основные функции, выполняемые финансово-экономической службой предприятия, представлены на рис. 1.3 .

Бухгалтерия отслеживает «факт». Ее деятельность ориентирована «в прошлое» (что на рис. 1.3 отражено стрелкой влево). Основная задача бухгалтерии — максимально точное отражение «факта», доведение его до подразделений-пользователей.

По своей природе бухгалтерия нериентирована на управление процессами на предприятии. Основные документы — отчетные: бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках (финансовых результатах предприятия).

Планово-экономический отдел (ПЭО) планирует объем производства (на базе объема продаж) в целом и по цехам, а также доходы, затраты и использование прибыли, координирует процесс ценообразования на предприятии. Основной результирующий документ — план прибылей и убытков и анализ его исполнения.

Финансовый отдел (ФО) разрабатывает и реализует план движения денежных и других платежных средств, анализирует его исполнение, сводит (планирует) на базе данных отдела маркетинга и других подразделений денежные поступления и платежи.

Вопрос:
Какое подразделение занимается управлением капитала? Бухгалтерия? — Нет, ее основная функция — отслеживание факта.
ПЭО? — Только одним из компонентов пассивов — прибылью.
ФО? — Только движением денежных (платежных) средств, иногда — управлением дебиторской и кредиторской задолженностью.

По мнению некоторых специалистов, на большинстве российских предприятий отсутствует управление капиталом (в частности, нет подразделений, для которых эта задача является основной). Разумеется, отсутствие специального подразделения не означает невыполнения функции. Однако возложение значимой функции на другие подразделения, имеющие иной круг обязанностей, как правило, ведет к вытеснению менее «горящих» задач. Типичный результат такого подхода к распределению функциональных обязанностей — «у семи нянек дитя без глазу».

Вопрос:
Если предприятие не управляет важнейшим фактором (показателем), а агрессивная «капиталистическая» среда следит за ним (и ищет, где заработать), то увеличится или уменьшится капитал предприятия?
Ответ:
если и увеличится, то случайно или благодаря чрезвычайно выгодной рыночной нише.

Рациональная структура ФЭС. Любая из основных функций, выполняемых финансово-экономической службой, будь то управление прибылью, движением денежных средств (ДДС) или управление капиталом, требует значительных временных и интеллектуальных затрат. В связи с этим в составе ФЭС целесообразно выделение структурно обособленных подразделений, специализирующихся на выполнении той или иной основной функции управления финансами предприятия (рис. 1.4 ).

Возможная структура финансово-экономической службы предприятия, рациональная с точки зрения разделения функциональных обязанностей, представлена на рис. 1.5 . Естественно, это всего лишь один из возможных вариантов, который следует увязывать с другими функциями, выполняемыми финансово-экономической службой, ее подразделениями и персоналом.

Отдел труда и заработной платы целесообразнее подчинить службе управления персоналом. Главный бухгалтер часто подчиняется непосредственно генеральному директору, но на практике целесообразнее оперативное подчинение одному лицу — финансовому директору или введение должности «финансовый директор — главный бухгалтер».

Финансовая служба предприятия — организационная структура, на которую возложены функции разработки предложений по формированию финансовой политики предприятия, реализации ее в финансовом, платежном, кассовом и других планах, контроля за их исполнением и движением денежных потоков, своевременной их коррекции (исходя из текущей обстановки), составления отчетности о финансовых результатах.

Цель создания финансовой службы предприятия — обеспечение наиболее эффективного формирования и использования финансовых ресурсов предприятия, организации и контроля за этими процессами.

Задачи финансовой службы предприятия:

  1. разработка финансовой стратегии предприятия по наиболее эффективному использованию собственных, заемных финансовых ресурсов;
  2. составление и реализация финансового, кредитного и кассового планов;
  3. помощь руководителю предприятия в управлении денежными потоками для обеспечения роста прибыли, повышения рентабельности и удовлетворения производственных и социальных нужд работников предприятия;
  4. осуществление финансового контроля за эффективным использованием производственных фондов, за доведением размеров оборотных средств до экономически обоснованных нормативов;
  5. организация расчетов за готовую продукцию (выполненные работы, оказанные услуги) и постоянный контроль за выполнением планов по реализации продукции и прибыли;
  6. отслеживание внутренних и внешних факторов, влияющих на финансовое состояние предприятия, и выработка предложений по изменению текущей финансовой деятельности;
  7. выполнение финансовых обязательств перед финансовыми налоговыми органами, банками, поставщиками, партнерами, вышестоящей организацией, по выплате заработной платы и других обязательств, вытекающих из финансового плана;
  8. составление отчетности о реализации предприятием разработанной финансовой стратегии и соответствующих финансовых планов.

Предприятие самостоятельно определяет структуру финансовой службы. Она зависит от общей организационной структуры управления предприятия, масштабов бизнеса. В небольших и средних предприятиях вся финансовая работа может быть сконцентрирована в одном подразделении. Для этого целесообразно создать небольшую группу финансистов или возложить эту работу на двух-трех экономистов-финансистов, подчиненных непосредственно главному экономисту или заместителю директора по экономическим вопросам. На крупных предприятиях обычно создаются финансовые управления (центры, департаменты), подчиненные генеральному директору.

Финансовая служба предприятия занимается разработкой финансовой стратегии, определяет политику предприятия в области привлечения и использования финансовых ресурсов, разрабатывает инструменты, необходимые для управления текущими финансовыми потоками. Таким инструментом является финансовое планирование.

Финансово-экономическая служба (ФЭС) является важнейшим подразделением любого предприятия. Основная цель ее деятельности — эффективное управление финансовым циклом, который включает в себя все основные бизнес-процессы организации. Данная служба принимает непосредственное участие во всех этапах управления деятельностью компании: целеполагание, планирование, контроль реализации планов, анализ достигнутых результатов, корректировка целей.

Основные задачи финансово-экономической службы:

  • организовать учет хозяйственных операций (на его основе формируется отчетность и принимаются управленческие решения);
  • обеспечить управление денежными потоками и взаиморасчетами с внутренними и внешними контрагентами компании;
  • контролировать сохранность и эффективность использования материальных ресурсов организации.

Из перечисленного понятно, что от качества организации работы ФЭС во многом зависят важнейшие показатели коммерческого предприятия: рентабельность бизнеса, платежеспособность и финансовая устойчивость, конкурентоспособность на рынке сбыта, привлекательность для кредиторов и инвесторов. В связи с этим рассмотрим, как наиболее эффективно организовать работу финансово-экономической службы.

РАЗРАБОТКА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ

Организационная структура ФЭС конкретной компании зависит от нескольких факторов:

  • отрасль деятельности;
  • специфика бизнеса;
  • масштабы бизнеса;
  • методы управления деятельностью компании.

Важный момент: основные функции ФЭС всегда остаются неизменными, вопрос только в объеме трудозатрат, необходимых для их выполнения. От объема трудозатрат финансовой службы зависит ее организационная структура.

Функции финансово-экономической службы:

  • учет фактов хозяйственной деятельности компании (регламентированный и управленческий);
  • планирование деятельности и развития компании;
  • контроль выполнения планов и эффективности использования ресурсов компании;
  • анализ результатов выполнения планов, выявление негативных фактов развития компании;
  • управление денежными потоками и активами компании;
  • управление взаиморасчетами с контрагентами (поставщики и покупатели, сотрудники компании, государственные органы и др.).

1. Отрасль деятельности компании существенно влияет на структуру и состав сотрудников финансово-экономической службы. Так, в производственных компаниях обязательно должны быть отдел производственного учета и ревизионный отдел.

В торговых компаниях большее внимание уделяют вопросам ценообразования, поэтому у них практически всегда есть выделенное подразделение или сотрудники, отвечающие за разработку и соблюдение ценовой и кредитной политики компании.

В компаниях, занимающихся разноотраслевым бизнесом, возрастает роль аналитической функции службы, поэтому в таких организациях появляются отделы (сотрудники) финансового анализа и контроля.

2. Влияние специфики бизнеса компании выражается в том, что особенности построения бизнес-процессов вынуждают организовывать специализированные отделы или сотрудников для выполнения обязанностей, которые не могут быть совмещены с основными функциями имеющихся работников. Если, к примеру, у компании большое количество счетов и кредитов в банках, то в структуре ФЭС должна быть выделена казначейская функция с выделенными сотрудниками для ее реализации.

В компаниях холдингового типа есть необходимость консолидации данных и контроля над внутригрупповыми оборотами, поэтому требуется создание отдела финансового контроля в управляющей компании холдинга.

3. Масштабы бизнеса всегда влияют на организационную структуру финансово-экономической службы, поскольку с ростом хозяйственной деятельности неизбежно увеличивается количество хозяйственных операций, усложняются бизнес-процессы и методы управления, возникает необходимость расширить финансовый контроль над использованием ресурсов компании и т. д.

Для примера рассмотрим взаимосвязь роста масштабов бизнеса и структуры финансово-экономической службы компании. Основными стадиями развития компании можно считать:

  • начало деятельности и выход на рынки сбыта продукции/услуг компании;
  • завоевание устойчивой доли рынка и выход на уровень предприятия среднего бизнеса;
  • увеличение существующей доли рынка за счет основных конкурентов и выход на новые рынки сбыта — компания переходит в разряд крупного бизнеса;
  • открытие новых направлений бизнеса и создание холдинговой структуры управления бизнесом.

На начальном этапе развития компании финансовыми потоками управляют руководитель и главный бухгалтер, поэтому финансово-экономическая служба состоит из одной бухгалтерии. В лучшем случае есть должность экономиста, который подчиняется главному бухгалтеру.

У предприятий среднего бизнеса в состав финансово-экономической службы включают бухгалтерию и планово-экономический отдел. Часто появляется сотрудник, отвечающий за финансовый контроль деятельности компании.

На данном этапе руководить службой могут как финансовый директор, так и главный бухгалтер (в случае, когда должность финансового директора в организационной структуре компании не предусмотрена).

Для предприятий крупного бизнеса для финансово-экономической службы характерно не только наличие руководителя в ранге заместителя генерального директора, но и четкое разделение внутри службы функций учета, планирования и контроля хозяйственной деятельности компании.

У компаний, достигших холдингового ведения бизнеса, структура ФЭС расширяется в соответствии с ростом потребности в консолидации информации о результатах деятельности, управления общими денежными потоками и товарно-материальными ресурсами компаний холдинга. На таких предприятиях резко возрастает роль контрольно-ревизионной функции финансово-экономической службы.

4. Методы управления бизнесом компании сказываются на структуре ФЭС в большей степени в крупных и холдинговых компаниях. При линейном методе управления в компаниях с филиальной структурой или несколькими обособленными юридическими лицами задачи и цели финансово-экономической службы ставит руководитель филиала/компании, который определяет структуру и численность службы.

При функциональном методе управления задачи и структуру всех финансово-экономических служб филиалов/компаний определяет финансовый руководитель управляющей компании холдинга.

В любом случае для правильной организации работы финансово-экономической службы компании следует определиться с такими вопросами:

  • утверждение организационной структуры службы;
  • определение функциональных обязанностей отделов и сотрудников службы;
  • распределение фонда трудозатрат сотрудников службы;
  • регламентация бизнес-процессов службы;
  • утверждение системы мотивации сотрудников службы.

Рассмотрим в качестве примера организационную структуру финансово-экономической службы крупной производственно-торговой компании «Альфа».

Компания имеет в своем составе три производственных цеха и торговый дом. Также есть сеть собственных розничных магазинов. Годовой оборот компании составляет 800 млн руб., сотрудников более 1000 чел. Компания работает с примерно двумястами поставщиками и реализует свою продукцию шести сотням покупателей.

Поскольку компания является многопрофильной, имеет различные финансовые и производственные циклы по разным направлениям деятельности, то для эффективной работы финансово-экономической службы ей требуются не только учетное и планово-аналитическое подразделения, но и подразделения, контролирующие движение денежных средств и товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

У компании большое количество покупателей и поставщиков. Это предполагает наличие в составе бухгалтерии отдельных подразделений документооборота и расчетов с контрагентами. Присутствие производственной деятельности требует выделения отдела производственного учета.

Организационная структура ФЭС компании «Альфа» выглядит так (рис. 1).

Согласно утвержденной структуре финансовый директор отвечает за качество функционирования финансово-экономической службы компании.

Заместитель финансового директора руководит функцией планирования деятельности и развития бизнеса, осуществляет контроль за выполнением планов, занимается вопросами организации системы управленческого учета компании. В зону его ответственности входит контрольно-ревизионная функция финансово-экономической службы, обеспечивающая сохранность ТМЦ и других активов компании. Поэтому ему подчинены планово-экономический отдел, отдел финансового контроля и анализа, ревизионный отдел.

Главный бухгалтер курирует вопросы организации регламентированного (бухгалтерского и налогового) учета хозяйственной деятельности компании, взаимодействия с контролирующими органами. Он отвечает за обеспечение взаиморасчетов с контрагентами компании и работу с платежным календарем. С учетом многопрофильности и большого объема хозяйственных операций у главного бухгалтера есть два заместителя.

Чтобы бухгалтерия работала более эффективно, в ее структуре выделены три отдела, которые обрабатывают основную массу первичных документов компании: отдел документооборота и взаиморасчетов, отдел производственного учета и отдел расчета заработной платы.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ФОНДА ТРУДОЗАТРАТ ФЭС

Для эффективной организации работы финансово-экономической службы очень важно распределить фонд трудозатрат ее сотрудников. Это необходимо, чтобы не допустить дефицита времени на выполнение наиболее важных функций службы, обеспечить равномерную нагрузку работников службы, проверить соответствие квалификации каждого сотрудника перечню выполняемых им обязанностей.

Руководителю ФЭС нужно принимать во внимание, что продуктивное рабочее время сотрудника составляет не более шести часов в день, поскольку один час уходит на коммуникации с другими сотрудниками и выполнение мелких поручений руководства, еще один час — на технологические перерывы. Поэтому среднемесячный фонд трудозатрат сотрудника составляет около 126 ч работы (6 ч × 21 день).

Допустим, еще шесть часов в месяц у сотрудника уходит на совещания и планерки как в рамках финансово-экономической службы, так и компании в целом. В итоге получаем цифру в 120 ч в месяц, которые сотрудник службы реально может потратить на выполнение служебных обязанностей.

Далее руководителю ФЭС нужно выполнить следующие действия:

  • составить перечень работ, необходимых для выполнения бизнес-процессов подчиненных ему сотрудников и подразделений;
  • организовать экспертную оценку трудозатрат на каждый вид работ;
  • определить, какое подразделение будет выполнять каждый вид работ;
  • рассчитать необходимое количество сотрудников для выполнения работ и сопоставить с фактическим количеством;
  • провести в случае необходимости кадровые перестановки или перераспределение обязанностей сотрудников.

Оценим оптимальность фонда трудозатрат сотрудников финансово-экономического блока компании «Альфа». В данный блок входят:

  • планово-экономический отдел (ПЭО) — 2 сотрудника;
  • отдел финансового контроля и анализа (ОФК) — 2 сотрудника;
  • ревизионный отдел (РО) — 1 сотрудник.

Руководит указанными подразделениями заместитель финансового директора.

Сформируем перечень работ, выполняемых сотрудниками подразделений, оценим необходимые трудозатраты и укажем, какое подразделение выполняет тот или иной вид работ. Полученные результаты — в табл. 1.

Чтобы визуализировать структуру трудозатрат рассматриваемых подразделений, добавим к таблице круговую диаграмму (рис. 2).

В итоге получаем следующую ежемесячную загрузку сотрудников подразделений:

Проведенная работа позволяет увидеть, что у планово-экономического отдела есть свободный фонд рабочего времени, тогда как сотрудник ревизионного отдела перегружен на 20 %. В данной ситуации нужно привлечь сотрудников ПЭО к проведению ревизий товарно-материальных ценностей и уменьшить за счет этого нагрузку сотрудника ревизионного отдела до нормального месячного фонда трудозатрат.

Важный момент: аналогично оптимизируют фонд трудозатрат подразделений учетного блока финансово-экономической службы.

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ

Чтобы руководитель финансово-экономической службы мог оперативно контролировать качество работы своих подчиненных и своевременно реагировать на негативные моменты, во внутреннем регламентном документе нужно зафиксировать основные бизнес-процессы службы, указать ответственных, установить целевые показатели для каждого бизнес-процесса.

В общем виде регламент бизнес-процессов финансово-экономической службы должен содержать следующие разделы:

1. Перечень бизнес-процессов службы с указанием их целей, владельцев и исполнителей.

2. Документация, используемая при реализации бизнес-процессов.

3. Взаимодействие указанных в регламенте бизнес-процессов службы с другими бизнес-процессами компании.

4. Организация выполнения бизнес-процессов службы.

5. Целевые показатели результатов выполнения бизнес-процессов службы.

Перечень бизнес-процессов планово-экономического отдела компании «Альфа» из регламента финансово-экономической службы приведен в табл. 2.

Из таблицы 2 видно, какие бизнес-процессы выполняет планово-экономический отдел, какие результаты нужно получить по завершении каждого бизнес-процесса, кто из сотрудников ФЭС отвечает за результат процесса, кто выполняет каждый из указанных бизнес-процессов.

В таблице 3 представлен образец оформления организации выполнения бизнес-процесса финансово-экономической службы на примере БПП01 «Анализ результатов хозяйственной деятельности компании», который выполняет планово-экономический отдел.

Таблица 3. Организация БПП01 «Анализ результатов хозяйственной деятельности компании»

Исполнитель БП

Условия начала БП

Выполнение БП

сроки выполнения

процедура

результат

Экономист ПЭО

Закрытие отчетного месяца в базе данных компании

Ежемесячно до 18-го числа месяца, следующего за отчетным

Сбор данных для проведения финансового анализа

Получены все данные, необходимые для проведения анализа

Экономист ПЭО

Получены все данные, необходимые для проведения анализа

Ежемесячно до 20-го числа месяца, следующего за отчетным

Обработка данных и формирование показателей по доходам от хозяйственной деятельности

Получены аналитические показатели по видам доходов от хозяйственной деятельности

Экономист ПЭО

Получены все данные, необходимые для проведения анализа

Ежемесячно до 20-го числа месяца, следующего за отчетным

Обработка данных и формирование показателей по расходам от хозяйственной деятельности

Получены аналитические показатели по видам расходов от хозяйственной деятельности

Экономист ПЭО

Получены аналитические показатели по видам доходов и расходов от хозяйственной деятельности

Ежемесячно до 22-го числа месяца, следующего за отчетным

Обработка данных и формирование показателей по финансовым результатам хозяйственной деятельности

Получены аналитические показатели по финансовым результатам от хозяйственной деятельности

Экономист ПЭО

Получены аналитические показатели по финансовым результатам от хозяйственной деятельности

Ежемесячно до 25-го числа месяца, следующего за отчетным

Обработка данных и формирование показателей по эффективности хозяйственной деятельности

Получены аналитические показатели эффективности хозяйственной деятельности

Заместитель финансового директора

Получены аналитические показатели эффективности хозяйственной деятельности

Ежемесячно до 27-го числа месяца, следующего за отчетным

Оформление пояснительной записки к расчетам по финансовому анализу деятельности

Составлена пояснительная записка к таблицам и расчетам по анализу деятельности

Заместитель финансового директора

Составлена пояснительная записка к таблицам и расчетам по анализу деятельности

Ежемесячно до 30-го числа месяца, следующего за отчетным

Разработка и предоставление рекомендаций по итогам финансового анализа деятельности

Предоставлены рекомендации по улучшению хозяйственной деятельности

РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ МОТИВАЦИИ СОТРУДНИКОВ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ

Еще один инструмент управления качеством работы финансово-экономической службы — система мотивации ее сотрудников, направленная на поощрение за достижение установленных ключевых показателей. Как показывает практика, наиболее эффективной мотивацией для сотрудников ФЭС является система оплаты труда, состоящая из трех частей:

  • постоянная часть заработной платы (оклад);
  • переменная часть зарплаты за достижение индивидуальных целей (ключевых показателей работы сотрудника);
  • переменная часть зарплаты за выполнение плановых показателей компании (премия по итогам работы организации за отчетный период).

В компании «Альфа» для сотрудников финансово-экономической службы утверждена следующая мотивационная модель:

  • оклады за выполнение должностных обязанностей;
  • премия за выполнение компанией плана продаж за отчетный месяц в размере 5 % от оклада сотрудника;
  • премия за выполнение компанией плана прибыли за отчетный месяц в размере 10 % от оклада сотрудника;
  • премия за достижение сотрудниками индивидуальных ключевых показателей () — до 15 % от должностного оклада. При этом для каждого отдела установлено три ключевых показателя с градацией премирования в 7, 5 и 3 % (отражает значимость для эффективности работы подразделения).

В таблице 4 представлена мотивационная модель для сотрудников финансово-экономического блока компании «Альфа».

В этой системе мотивации оклады сотрудников устанавливают в зависимости от сложности работ, выполняемых специалистами каждого отдела. Премирование за выполнение планов компании по продажам и прибыли устанавливают в едином по компании размере. Оно призвано мотивировать всех сотрудников ФЭС на участие в выполнении планов компании.

Премии за достижение индивидуальных целевых показателей установлены в едином по службе размере по отношению к окладам. Для каждого отдела они разные.

Ключевой показатель № 1 для отделов ФЭС:

  • планово-экономический отдел — утвержденная величина стоимости единицы выпуска продукции;
  • отдел финансового контроля — уровень операционных расходов по отношению к сумме реализованной продукции;
  • ревизионный отдел — доля просроченной дебиторской задолженности покупателей компании в общем ее размере.

Таким же образом устанавливают второй и третий ключевые показатели для каждого из отделов финансово-экономической службы компании «Альфа».

ВЫВОДЫ

1. На организационную структуру финансово-экономической службы любой компании влияет несколько факторов: отрасль деятельности, специфика и масштабы ведения бизнеса, используемые методы управления компанией.

2. Для наиболее эффективной организации работ финансово-экономической службы ее руководитель должен периодически оценивать использование фонда трудозатрат службы, при необходимости проводить кадровые изменения, перераспределять служебные обязанности сотрудников службы.

3. Чтобы полноценно контролировать качество работы сотрудников и функционирование бизнес-процессов финансово-экономической службы, ее руководитель должен регламентировать работы в рамках этих бизнес-процессов.

4. Чтобы вовлечь сотрудников ФЭС в оптимизацию работы службы, нужна система мотивации, в которой сочетаются материальные стимулы за выполнение индивидуальных целевых показателей отделов/сотрудников и общих планов компании.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *