Сопроводительное письмо с просьбой подписать документы

  • автор:

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

  • к договору на подпись;
  • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  • к акту сверки;
  • к коммерческому предложению;
  • к документации в налоговую инспекцию;
  • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  • к исполнительной документации;
  • к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  2. Номер и дата обращения.
  3. Перечень прилагаемых документов.
  4. Лицо, подтверждающее достоверность.
  5. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать и возвратить в срок;
  • прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  • прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

Например:

  1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Сопроводительное письмо, пример

Скачать

Бланк сопроводительного письма

Скачать

Если вы ищете новое место гораздо дольше, чем предполагали, спешим успокоить: это нормально. По оценкам экспертов, за последние годы срок поиска работы вырос почти в два раза. На срок поиска влияет много факторов:

  • Ваши требования к будущей работе (соответствуют ли они тому, что предлагают работодатели в среднем по рынку). Например, мы знаем, что средние зарплатные ожидания у соискателей в резюме выше средних предлагаемых зарплат в вакансиях.
  • Насколько востребована ваша специальность в вашем регионе и как много представителей той же профессии ищут работу (проще говоря, каков уровень конкуренции за вакансии). Посмотрите эти данные по своему региону и в своей профобласти. То, что вам нужно, называется hh.индекс.
  • Соответствуют ли ваши знания и навыки тем требованиям, которые работодатели предъявляют к кандидатам вашего профиля (может быть, вам пора разобраться в чем-то новом?).
  • Ваш возраст. К сожалению, такова реальность. По данным

Если ваша профессия не относится к очень востребованным и дефицитным (например, сейчас это ИТ-специалисты, сильные менеджеры по продажам, представители рабочих специальностей), а возраст страше 34 лет, то поиск, скорее всего, не будет быстрым.

Но это не значит, что от отчаяния стоит соглашаться на любой подвернувшийся вариант. Конечно, тут стоит сделать важную оговорку: одно дело, если вы ищете новую работу, не увольняясь с нынешнего места или имея денежный запас либо подработку на фрилансе, и совсем другое — если вы без работы и подработки, а запас иссяк.

Во второй ситуации не до «капризов» — приходится идти куда позвали, чтобы заполнить пустоту в кошельке. Перечисленные ниже советы — не для этого критического случая. Они для тех, кто не в первый раз наступает на одни и те же грабли и не понимает, почему каждая новая работа через несколько месяцев, а то и недель, вызывает желание уволиться и найти вариант получше, хотя поначалу настрой был серьезный. Вот несколько типичных причин.

1. Вы соблазнятесь журавлем в небе

Вы откликнулись на эту рядовую вакансию просто «на всякий случай» и пришли на собеседование скорее из любопытства. Но неожиданно перед вами раскрывают блестящие перспективы: у компании или отдела грандиозные планы по «захвату мира». Сейчас зарплата так себе и должность рядовая, но буквально через несколько месяцев, максимум через год, вырастет и то, и то другое. Вы сможете набрать себе команду, интересных стратегических задач станет больше, а рутины — меньше. От таких перспектив восприятие вакансии резко меняется: работа начинает казаться гораздо привлекательнее той, где вы сейчас.

Подумайте хорошенько. Не факт, что работодатель обманывает — может быть, он искренне верит в свои слова. Вот только гарантий, что все пойдет по его сценарию, у вас нет. В любом случае стоит проверить работодателя и, руководствуясь правилом семи рукопожатий, поискать кого-то знакомого, кто здесь работает и поможет взглянуть на ситуацию реально. Может быть, действительно всерьез запланировано расширение бизнеса, увеличение подразделения, выход на новые рынки. А может быть, в компании об этом последние пять лет только говорят, но воз и ныне там.

Если это стартап, то тут уж как повезет. Бизнес пойдет хорошо — у тех, кто стоял у истоков, есть шанс превратиться в топ-менеджеров крутого проекта. А не пойдет — сами понимаете. Есть

2. Вы соглашаетесь на маленькую зарплату

Причем, она меньше не просто желаемой, а той, к которой вы привыкли. И разница с тем, что вам готовы предложить здесь, существенная. Зато тут ждут интересные задачи, профессиональный вызов, можно сделать что-то, чем вы потом будете гордиться и предъявлять как свои успехи при поиске следующей работы. Такая мотивация вполне нормальна. Но при условии, что вы хорошо представляете себе, как проживете год-два на непривычно маленький доход. И ваша семья к этому тоже готова. И вы не успокаиваете себя ложной надеждой «ну вдруг повысят, когда увидят, какой я классный сотрудник».

У каждого свой необходимый минимум. И если зарплата до него не дотягивает, это может постепенно убить даже самую сильную нематериальную мотивацию. А о перпективах роста, если зарплата вас сильно не устраивает, лучше договариваться «на берегу». Возможно, никаких шансов на повышение нет и вы зря надеетесь.

3. Вы «купились» на сомнительные обещания

Да, оклад смешной, зато премии (бонусы) обещают высокие. А вы хороший работник, не привыкли «просиживать штаны» — уж вы-то точно достигните KPI. Да и на собеседовании уверяют, что они не заоблачные — все справляются, а самые способные зарабатывают больше 100 тысяч.

Легко потерять критическое мышление, когда вас соблазняют высокими доходами. И все-таки нужно напоминать себе: что бы вам ни обещали устно, премии не гарантированы никогда. Работодатель только вправе, но не обязан их выплачивать. Добиться их выплаты через суд можно лишь в очень редких случаях.

Если размер оклада вообще несопоставим с размером премии, которую вам сулят (например, 25 000 и 100 000), то лучше сразу насторожиться — это очень подозрительно.

А вот информация для связи ожиданий с реальностью: по данным Банка заработных плат HeadHunter, доля работников, которые получают совокупный доход от 100 000 рублей, в России составляет всего 5% (в Москве — 14%, в Санкт-Петербурге — 7%, в остальных регионах в целом — 1,4%).

4. Работа убивает ваши возможности

Вы хотели найти спокойное место, чтобы посвятить основные силы и время учебе или начать параллельно с работой собственный проект, о котором давно мечтали, а нашли должность с высокой ответственностью и большими нагрузками. Да, зарплата тут неплохая, вроде бы глупо отказываться. Но скорее всего, вам придется постоянно задерживаться и про остальные жизненные планы придется забыть. В очередной раз задвинутые в дальний ящик желания вскоре дадут о себе знать депрессией и новой попыткой найти более подходящую работу.

5. Вас ждет такая же ненавистная работа

Вы сбежали со старой работы, потому что устали засиживаться до ночи, жить без нормальных выходных и отпусков. Но, кажется, здесь будет точно так же. Это путь к быстрому выгоранию. Вам нужно разобраться в причинах замкнутого круга: вы сами загоняете себя каждый раз на такую работу или это норма в вашей профессиональной среде? При втором варианте, может быть, стоит подумать о смене профессии? Ну а если вы и сами давно поняли, что терпеть не можете свое дело, то будете страдать от этого в любой, даже самой лучшей, компании. Действительно, пришло время серьезно подумать о смене направления.

6. Работа слишком простая для вас

Тем, у кого есть выбор и четкие карьерные цели, этот фактор обязательно стоит учесть. Да, вы справитесь с работой. Но будете с завистью смотреть на тех, кто занимается более серьезными задачами и успешно двигается по карьерной лестнице вверх, а не топчется на месте. Если вы вынужденно соглашаетесь сейчас снизить свою планку, стоит хотя бы учитывать возможности роста в этой компании.

7. Вы и компания не подходите друг другу

От вас требуют соблюдать строгий дресс-код, который вы ненавидите, и вести себя не так, как вы привыкли. Вам придется продавать или продвигать продукт, в который вы не верите. Вас уже познакомили с корпоративной культурой, и она вызывает у вас отторжение.

Для кого-то всё это мелочи, лишь бы была стабильная работа с хорошей зарплатой, а для кого-то — очень существенные недостатки, с которыми не получится мириться долго. Во втором случае это сигнал к отступлению.

Взвесить все за и против бывает непросто. Мы рассказывали про метод, как это сделать. Ну а если вам уже ясно, что подвернувшийся вариант вам не подходит, не расстаривайтесь. Где-то точно есть то, что вам нужно.

Рекомендательное письмо от работодателя – документ, который обычно формируется перед увольнением работника из организации или после — при наличии соответствующего запроса.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк рекомендации от работодателя .docСкачать образец рекомендательного письма от работодателя .doc

Для чего нужна рекомендация

Рекомендация или, как ее еще называют рекомендательное письмо – это вид документа, в котором описываются профессиональные качества человека.

Сюда вносятся:

  • информация о его навыках, умении справляться с порученными задачами,
  • общаться с коллегами по работе, заказчиками, партнерами,
  • способность к обучению,
  • достижения, успехи и тому подобные сведения.

Иногда вписываются и личные качества бывшего сотрудника, но только такие, которые имеют непосредственное отношение к выполняемым рабочим функциям.

Рекомендация часто позволяет людям найти хорошую, высокооплачиваемую работу в относительно короткий промежуток времени, конечно, при условии, что она носит положительный характер.

Кто дает рекомендацию

Рекомендательное письмо всегда пишется от имени предыдущего работодателя.

Причём непосредственно составлением документа обычно занимается бывший непосредственный руководитель, например, начальник структурного подразделения, отдела, цеха, участка.

Иногда формирование рекомендаций ложится на плечи специалиста по кадрам, секретаря организации или самого директора (в небольших фирмах). В любом случае это должен быть тот, кто хорошо знаком с человеком, нуждающимся в рекомендации, или, по крайней мере, настолько, чтобы дать максимально объективную, адекватную и справедливую характеристику.

Если рекомендацию пишет рядовой работник предприятия, подписана она должна быть сотрудником, стоящим на более высокой позиции – только при соблюдении этого условия рекомендация будет обладать достаточным весом и солидностью в глазах того, для кого она предназначена.

Что нужно сделать, чтобы получить документ

Для того, чтобы получить рекомендацию от работодателя, необходимо написать на имя директора предприятия или кого-либо из его представителей соответствующее заявление, в котором следует коротко, в корректной форме высказать свою просьбу.

Обычно на рассмотрение таких заявлений и предоставление рекомендации уходит не более трех дней.

Обязан ли работодатель давать рекомендацию работнику

В трудовом законодательстве России нигде не написано, что работодатель должен предоставить своему бывшему сотруднику какую-либо рекомендацию.

Это означает, что давать или не давать рекомендательное письмо работнику – исключительное право работодателя, а не его обязанность.

Таким образом, для того, чтобы не лишаться возможности получить рекомендацию, следует поддерживать с работодателем и коллегами хорошие отношения – это позволит не только своевременно получить необходимый документ, но и в какой-то степени гарантирует наличие в нем положительных отзывов.

Имеет ли право предприятие требовать рекомендацию при приеме на работу

Как и предоставление рекомендательного письма, так и его требование – воля работодателя. Если представитель организации при приеме на работу настаивает на предоставлении этого документа, спорить с ним смысла нет, лучше потратить свои силы на то, чтобы запастись нужной бумагой.

Предоставление положительной характеристики с предыдущего места работы (или даже нескольких) существенно увеличит шансы на то, что желаемое место будет получено.

Как составить рекомендательное письмо

Поскольку в законе нет требования к работодателю писать рекомендательные письма своим работникам, значит, нет для них и унифицированного образца. То есть представители предприятий и организаций могут составлять документ в произвольном виде.

Важно соблюдать всего несколько условий, в частности, чтобы по своей форме и структуре рекомендация соответствовала нормам делопроизводства, а по содержанию и тексту – правилам русского языка. Документ должен быть достаточно емким и лаконичным, строго по сути вопроса, без размытых формулировок, специальных терминов и грубых выражений.

В рекомендации обязательно должно быть:

  • наименование организации-работодателя, от имени которой составляется документ;
  • должность и ФИО лица, которое непосредственно даёт рекомендацию;
  • сама характеристика – здесь нужно указывать только деловые и профессиональные качества сотрудника, его успехи на рабочем месте и т.п.
  • информация о том, по каким причинам был уволен человек с этого места работы.

В рекомендации допустимо давать пожелания будущему работодателю о том, в каких условиях и на каких работах лучше всего использовать труд данного соискателя.

При желании к рекомендации можно прикрепить какие-либо дополнительные документы: копии свидетельств о достижениях, победах и т.п.

Чего не следует писать в рекомендациях

Несмотря на то, что составление рекомендации полностью отдано на откуп работодателя, при её написании следует придерживаться определенных правил и избегать некоторых вещей.

В частности, нужно стараться не давать негативных, ничем не подкрепленных отзывов (т.е. писать такие, конечно, не возбраняется, но только, если тому есть доказательства и подтверждения, например, письменные свидетельства о дисциплинарных взысканиях и т.п.), но тут же следует иметь ввиду, что такой документ вряд ли будет когда-либо применён по назначению.

В рекомендацию не следует вносить недостоверную, непроверенную или заведомо ложную информацию – при вскрытии таковых фактов пострадает репутация не только того, кому выдан документ, но и того, кто его выдал.

Как оформить рекомендацию

Рекомендацию можно писать на фирменном бланке предприятия (это придаст ей более солидный, значимый вид) или на обычном листе А4 формата, от руки или на компьютере. Заверять бланк печатью не обязательно.

Главное условие, чтобы в документе присутствовала «живая» подпись его составителя.

Обычно делается один экземпляр рекомендации, а при необходимости создаются ее заверенные копии.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *