Служебная записка на депремирование

Что такое премия

ТК РФ не содержит такого понятия. Так называют ежемесячную или ежеквартальную выплату за высокое качество исполнения обязанностей, достижение высоких результатов, к юбилейным датам, профессиональным праздникам. Зарплата сотрудника, в соответствии со ст. 129 ТК РФ, в качестве одного из элементов включает премиальные. Они носят характер стимулирования и мотивирования.

Исчерпывающий список оснований для денежного поощрения в ТК РФ отсутствует. Выплата не является обязанностью работодателя, это его право. Предприятие разрабатывает перечень оснований самостоятельно, утвердив его в приказах. Порядок и сроки определяют локальные акты учреждения, колдоговоры, соглашения (ст. 129, 191 ТК РФ, Письмо Минтруда от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293).

Когда и за что можно лишить

Решение отменить или уменьшить премиальную выплату нужно обосновать, а затем издать приказ. Лишить сотрудника выплаты можно, только если она не носит обязательный характер. Локальные акты, которые устанавливают алгоритм выплаты, должны прямо предусматривать положение, что премирование — право, а не обязанность работодателя.

Трудовое законодательство не установило алгоритм, по которому оформляют отсутствие или снижение выплаты. Поскольку система начисления регулируется локальными документами, процедуру включают в их положения. А работодателю в образце приказа о неначислении премии не нужно обосновывать причины лишения или уменьшения выплаты (Письмо Минтруда РФ от 14.03.2018 № 14-1/ООГ-1874).

Основаниями для наказания являются, например, обстоятельства, которые связаны с исполнением функциональных обязанностей:

• неисполнение установленного плана в течение периода оценки;
• наличие в оцениваемом периоде дисциплинарного взыскания;
• нарушение установленных процессов;
• отказ исполнять приказы руководства;
• срыв сроков исполнения задач;
• нарушения в технике безопасности работ;
• выпуск бракованной продукции;
• хищение, мошенничество, недостача и т. д.

ВАЖНО! Если лишение провести без достаточных оснований или по причине, не установленной в локальном акте, работник обратится в суд, и тот признает наказание незаконным.

Лишение премии за дисциплинарное нарушение

В этом случае нужно учитывать ст. 192 ТК РФ. За нарушения дисциплинарного характера руководитель вправе применить:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Лишить премии в качестве дисциплинарного взыскания невозможно. Но взыскание по ст. 192 ТК РФ может стать основанием, чтобы не начислять выплату. Чтобы использовать это положение, его нужно предусмотреть в локальном акте предприятия (Письмо Минтруда РФ от 14.03.2018 № 14-1/ООГ-1874).

Оставить сотрудника без премиальных работодатель может, если:

• премия не носит обязательный характер;
• из устанавливающих ее документов прямо следует, что назначение премии является правом руководителя;
• основания лишения, невыплаты подробно оговорены в локальном документе учреждения.

Возможно ли частичное лишение премии

Критерии депремирования учреждение устанавливает локальным актом. Возможны варианты как полного, так и частичного лишения. Поскольку работодатель определяет алгоритм и причины самостоятельно, он должен подробно описать условия и размеры депремирования в положении.

Отсутствие в локальном акте положений о частичном или полном лишении выплаты не даст работодателю возможности снижать ее размеры.

Как лишить премии

Алгоритм для лишения законодателем не установлен. Эти правила нужно прописать в локальных актах организаций. Составить образец распоряжения о лишении премии недостаточно. До принятия решения о депремировании сторона работодателя осуществляет ряд шагов.

Шаг 1. Проверить документы, касающиеся выплаты:

• трудовое соглашение с сотрудником (если оно содержит положение о том, что премия является частью зарплаты, лишать нельзя — ч. 2 ст. 22 ТК РФ; если премия определена как выплата по усмотрению работодателя, назначаемая в порядке, определенном локальным актом, — можно);
• локальный акт предприятия по премированию (должен включать положения о том, что выплата не является обязанностью работодателя, она не гарантирована, не фиксирована, зависит от выполнения установленных условий);
• колдоговор (при наличии).

Шаг 2. Составить служебную записку с фиксацией факта нарушения в адрес руководителя. Непосредственный руководитель сотрудника отражает в ней основания для депремирования.

Шаг 3. Провести анализ оснований на предмет соответствия их перечню, установленному в локальном акте учреждения.

Шаг 4. Затребовать объяснения работника по изложенным фактам.

Шаг 5. Принять решение об издании приказа о неначислении денег.

Шаг 6. Ознакомить работника с приказом под подпись.

Если в учреждении действует собственный порядок, нужно следовать ему.

Как составить приказ

Образец приказа на лишение премии за прогул, за пьянку или по иным основаниям, предусмотренным положением учреждения, оформляется в свободном формате, поскольку нормативного акта, определяющего шаблон приказа, законодательно не установлено. Включите в приказ сведения:

• об учреждении (шапка документа отражает наименование, дату и номер по регистрации);
• о наименовании бумаги;
• о сотруднике (Ф.И.О., должность и подразделение);
• о периоде, за который средства не будут начислены;
• о сумме потери;
• об основаниях, из-за которых произошло лишение, со ссылкой на положения документа, в котором оно предусмотрено.

Образец приказа о невыплате премии подписывает руководитель. В качестве прилагаемых к приказу выступают документы, послужившие основанием к принятому решению.

Обязательна ли служебная записка

Образец служебки о лишении премии не является документом, который обязателен в соответствии с ТК РФ. Но его можно предусмотреть в локальном акте о системе премирования в учреждении.

Докладную формирует работник организации, как правило, непосредственный руководитель. Адресовать нужно работодателю. В служебной записке приводят информацию о допущенных подчиненным отклонениях. Проступки должны соответствовать предусмотренным локальным актом организации основаниям для депремирования.

Форма служебной записки, как и приказа, законодателем не определена, то есть составлять ее можно произвольно. В документе нужно обозначить:

• название учреждения;
• Ф.И.О. работодателя, должность;
• Ф.И.О. работника, должность;
• название документа (служебная записка);
• факты, подтверждающие основания для депремирования;
• ссылку на локальный акт организации о системе премирования;
• формулировку предложения о депремировании;
• дату оформления служебной;
• подпись заявителя.