Система управления электронной очередью

  • автор:

Что такое Электронная очередь?

Электронная очередь — это программно-аппаратный комплекс, который решает проблему распределения потоков посетителей по типу вопросов и времени пребывания в очереди, создавая комфортные условия для ожидания. Главная цель комплекса – организовать процедуру ожидания до получения услуги через информирование посетителей о месте в очереди и времени ожидания.

Предназначение СУО

Система управления электронной очередью предназначена для создания максимального удобства как для клиента, так и для обслуживающего персонала.
Перед учреждениями, обслуживающими огромный поток населения, стоят непростые задачи:

  • как одновременно нескольким клиент оказать качественные услуги
  • как ускорить процесс обслуживания граждан, сократить время ожидания в очереди
  • как улучшить условия труда персонала
  • как получить статистику о самых востребованных услугах

Система управления очередью окажется полезной, прежде всего, для любых компаний сферы услуг: почта, банки, провайдеры, операторы связи, медицинские учреждения, предприятия сектора туристических услуг, центры обслуживания государственных учреждений по работе с населением, логистические распределительные центры и мн. др.

Возможности системы электронной очереди:

  • Система позволяет записываться в очередь через интернет.
  • Электронная очередь предоставляет возможность получать статистические данные о типах запросов.
  • Позволяет отслеживать динамику обращений по периодам года, месяца и дня.
  • Документирует загрузку персонала и скорость обслуживания.

Выгоды и преимущества СУО

1. Увеличение скорости обслуживания посетителей. Структурирование и организация очереди увеличивают скорость обслуживания посетителей на 25-30%.

2. Фиксирование истории обслуживания. Накопленные аналитические данные используются для анализа и повышения эффективности профильной деятельности (например, информация о востребованности услуг, колебании спроса и т.д.), а также для контроля работы персонала.
3. Снижение конфликтов и спорных ситуаций в процессе ожидания обслуживания.
4. Обеспечение комфортных условий труда для персонала.
5. Существенное повышение имиджа компании и доверия потребителей.

Нельзя не оценить возможности системы электронной очереди для построения «прозрачного офиса», где исключены махинации с порядком доступа посетителей, а также исключаются коррупционные схемы в процессе выдачи справок, документов и разрешений. Именно для этого множество государственных учреждений, разрешительных центров, банков, визовых центров, посольств, медучреждений, страховых компаний используют систему управления электронной очередью.

Как работает система управления электронной очередью?

Алгоритм работы электронной СУО прост и не требует больших временных и интеллектуальных затрат на ее освоение.

Терминал

На входе в учреждение устанавливается информационный терминал электронной очереди для регистрации посетителей. Прежде чем получить необходимую услугу, посетитель выбирает на сенсорном терминале соответствующий пункт меню, регистрируется в очереди и получает талон с номером очереди. Перейдя в зону ожидания Ваш посетитель наблюдает за центральным табло, на котором обновляется информация и сопровождается звуковым сигналом об обслуживании.

Табло электронной очереди

Получив талон, клиент ожидает своей очереди, наблюдая за информационными табло электронной очереди, на которых отображена информация о текущем клиенте и номере обслуживающего сотрудника. Посетитель подходит к окну обслуживания, когда на центральном табло электронной очереди появляется его регистрационный номер (дополнительно выводится голосовое оповещение) с указанием номера обслуживающего сотрудника. Так система управления очередью контролирует загруженность, снимает негатив и улучшает сервис приема граждан.

ПО для сотрудников

На компьютерах сотрудников установлена программа электронной очереди с функцией вызова клиентов, где отображается порядковый номер талона в очереди на обслуживание. Используя пульт, оператор вызывает следующего клиента, о чем происходит извещение на центральном табло и табло приемной стойки.

Статистика системы электронной очереди
Система электронной очереди позволяет осуществлять мониторинг текущей работы и сбор статистики за период времени.
Например:

  • количество человек, ожидающих в очереди
  • количество обслуженных клиентов конкретным сотрудником
  • среднее время обслуживания клиента
  • среднее время ожидания клиента

Отныне пребывание в любой организации перестанет быть утомительным и выматывающим, как для посетителей, так и для служащих.

Система управления электронной очередью состоит из:

  • Программное обеспечение » Система управления электронной очередью».
  • Специальный сенсорный терминал, с чековым принтером, который выдает билет с номером очереди.
  • Главное табло.
  • Табло окна обслуживания устанавливается непосредственно возле оператора, оно указывает порядковый номер окна и обслуживаемый в данный момент номер очереди клиента.
  • Пульт управления оператора электронной очереди (программное обеспечение на компьютере оператора или кассира).
  • Сенсорный терминал системы электронной очереди устанавливается при входе в помещение. Служит для выбора вида услуги клиентом: оформление справки, выдача разрешения и т.п. Изготавливается в вандалозащитном корпусе, имеет встроенный принтер талонов.

Сегодня компанией «Литер» успешно реализовано множество проектов электронных СУО различной степени сложности, для:

  • центров обслуживания клиентов компании «Киевэнерго» в г. Киеве,
  • пунктов обслуживания «ДТЕК Донецкоблэнерго» в г. Горловка и г. Кривой Рог,
  • центра управления кадрами предприятия «АрселорМиттал»,
  • разрешительного центра Житомирского горсовета и мн. др.

Задать вопрос

Видеоуроки по установке программы

Варианты поставки: Базовый Расширенный Полный

Предлагаем программу управления системы очереди «Очередь» (ELX-Queue) для самостоятельного развертывания. Для создания системы электронной очереди на базе программы «Очередь», не требуется специальных дорогостоящих табло и других компонентов. Описание, руководство пользователя и описание процедуры установки программы можно скачать в виде отдельного файла.

Программа ELX-Queue Электронная очередь включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, расположенный на сайте Минкомсвязи РФ.

Преимущества системы очереди на базе программы ELX-Queue:

  • Низкая стоимость оборудования. Использование стандартной технической базы.
  • Быстрота развертывания. При наличии работоспособной локальной сети, время установки составляет не более 10 минут на одно рабочее место.
  • Гибкость и масштабируемость. Возможность конфигурирования налету и неограниченное наращивание.
  • Квалифицированная поддержка, доработка системы по требованию заказчика.
  • Использование стандартной технической базы — компьютеров и ЖК телевизоров — позволяет организовать обслуживание силами собственного IT отдела или близлежащей компьютерной фирмы.
  • Наличие всех необходимых компонентов в одном комплекте ПО.

Возможности программы ELX-Queue:

  • неограниченное количество операторов и очередей
  • голосовой и мелодичный вызов, возможность самостоятельного выбора звука вызова
  • виртуальный и физический пульт оператора с возможностью перенаправления, повторного вызова, дополнительный «легкий» пульт оператора с одной кнопкой вызова, оператор в браузере смартфона или планшета
  • создание зон обслуживания, ведение льготной очереди
  • администрирование по сети, создание очередей, распределение операторов по очередям, мониторинг нагрузки операторов
  • автоматический вызов с гибкой настройкой параметров
  • расписание работы очередей, выходные дни, праздники
  • статистика работы операторов, очередей, всего офиса, конструктор отчетов
  • простая интеграция с сайтом, предварительная запись и просмотр состояния приема
  • интуитивно понятный интерфейс
  • простое редактирование дизайна главного табло, терминала регистрации и талона регистрации средствами HTML
  • многоязычный интерфейс посетителя, печать талона и вызов на выбранном посетителем языке
  • многоязычный интерфейс пользователя
  • СМС информирование о подходе очереди

Для функционирования системы очереди, необходимо наличие следующих компонентов:

Терминал регистрации электронной очереди

В качестве терминала регистрации системы электронной очереди может быть установлен сенсорный киоск. Сенсорный киоск — это компьютер с сенсорным монитором и принтером талонов. Однако, в качестве терминала регистрации, в системе электронной очереди может выступать любой компьютер. Например, компьютер администратора или диспетчера очереди. Если на сенсорном киоске СУО любой посетитель может получить талон очереди, администратор делает это сам. Такой вариант регистрации в очереди зачастую удобен, поскольку посетители по ошибке могут самостоятельно получить несколько талонов регистрации в очереди, которые потом выбросят. Администратор же проверит наличие необходимых документов, выяснит причину посещения и выдаст талон регистрации в определенной очереди. Количество «мертвых душ» в электронной очереди при этом, снизится.

Программа регистрации посетителей может быть установлена у любого оператора СУО в сети, или у нескольких сразу.

Поскольку терминал регистрации содержит специфичную информацию, уникальную для каждого потребителя, изображение на терминале регистрации электронной очереди пользователь может формировать самостоятельно. Изображение формируется средствами html, шаблон доступен для редактирования.

Кнопки регистрации посетителя могут быть сформированы автоматически, что удобно, когда количество очередей и их наименования меняются часто. При необходимости, посетителю предлагается ввести личную информацию для ускорения обслуживания.

Принтер талонов регистрации электронной очереди

Обычно при регистрации в СУО посетителю выдается талон регистрации с номером очереди. Программа ELX-Queue «Очередь» поддерживает множество типов принтеров. Вы можете подключить специальный чековый принтер, можете печатать талоны очереди на обычном принтере, а можете говорить номера очереди посетителям или записывать от руки.

Какие принтеры подойдут для использования с программой электронной очереди? Подойдет любой принтер, имеющий драйвер для работы в операционной системе Windows. Наиболее подходящим будет принтер с высокоскоростным интерфейсом, например USB. Для того, чтобы номерок очереди выглядел хорошо и посетителю было удобно, преимущественно надо выбрать принтер с шириной ленты 60-80 мм и автоотрезом.

Формат талона регистрации может быть изменено администратором путём редактирования html файла. Кроме номера очереди и названия услуги, талон может содержать информацию о времени выдачи, количестве посетителей в очереди, прогноз времени приёма, логотип и рекламу организации.

Пульт оператора электронной очереди

Пульт оператора электронной очереди (виртуальный пульт) — это программа на компьютере. Программа виртуального пульта обычно устанавливается на компьютере оператора. Мы максимально снизили нагрузку на операционную систему. При установке программы ELX-Queue «Очередь», не производится модификация системных файлов, таким образом, никакое другое программное обеспечение на компьютере не пострадает. Единственное требование — это наличие операционной системы Windows Vista/7/8. При отсутствии компьютера у оператора, или при наличии ограничений доступа, возможно подключение аппаратных пультов оператора, или работа оператора в браузере смартфона или планшета.

Пульт оператора позволяет вызвать очередного посетителя, сделать повторный вызов, завершить обслуживание нормально/неявкой/отказом, что показывается в статистике. Расширенный пульт оператора позволяет вызывать конкретных посетителей, передавать посетителей в другие очереди, регистрировать новых посетителей.

Главное табло вызова посетителей

В комплекте программы ELX-Queue «Очередь» поставляется модуль подключения ЖК телевизора. Если к любому компьютеру сети подключить ЖК телевизор, то на его экране можно показать главное табло электронной очереди. Поскольку большинство телевизоров имеет встроенные динамики, звуковой или голосовой вызов можно транслировать через динамики телевизора. Для экономии, ЖК телевизор для главного табло может быть подключен к терминалу регистрации. Для этого, на компьютере терминала регистрации должен быть дополнительный выход подключения монитора или HDMI разъем.

Формат изображения на экране главного табло может быть изменён администратором настройками и путём редактирования html файла.

В случае установки светодиодного главного табло, мы можем предоставить протокол передачи данных, или светодиодное символьное табло электронной очереди может быть приобретено у нас.

Дополнительные компоненты системы очереди

Традиционно, но не обязательно, в системе электронной очереди присутствуют табло операторов. Мы поставляем светодиодные табло операторов всевозможных модификаций и по привлекательной цене. Однако, если заказчик желает установить табло операторов другого производителя, мы предоставим протокол передачи данных. Для подключения табло оператора к системе электронной очереди, необходимо наличие моста Ethernet-RS232/RS485. Или табло оператора подключается к COM (USB) порту компьютера оператора. В качестве табло оператора допустимо использовать любой монитор или телевизор, подключенный к дополнительному видео выходу.

Программа ELX-Queue «Очередь» имеет поддержку информационных страниц и синхронизации с WEB сервером. На терминале регистрации может быть установлена справочная информационная система, напоминающая страницы сайта. Кроме того, на сайте организации, может быть добавлена информация о процессе приема посетителей, создана система регистрации посетителей в очереди через интернет, а также информирование посетителей о приближении очереди посредством СМС. Для оценки качества обслуживания, поддерживается ввод «оценок» посетителями на терминале регистрации или с помощью кнопочного пульта.

Зоны обслуживания, льготные посетители

В большом офисе возможно создание отдельных зон обслуживания, когда вызовы на главном табло и голосовые оповещения направляются в определенную зону, снижая таким образом поток сообщений. При наличии посетителей с приоритетными правами на обслуживание, администратор может поместить их в льготную очередь и приоритет сохранится даже при перенаправлении посетителя от одного к другому оператору.

Демонстрационная версия программы ELX-Queue «Очередь»

Программа управления электронной очередью «Очередь» (ELX-Queue) позволяет самостоятельно развернуть систему управления очередью в приемной. Демонстрационная версия программы доступна для свободного скачивания на странице поддержки. Ограничение демонстрационной версии состоит в том, что все модули программы могут быть установлены только на одном компьютере. В остальном программа полнофункциональна.

Поддержка программы

Мы осуществляем поддержку пользователей по любым вопросам, связанным с установкой, развертыванием, настройкой и функционированием программы электронной очереди ELX-Queue «Очередь». Просим присылать вопросы на адрес электронной почты (предпочтительно) или обращаться по телефону.

Варианты поставки программного обеспечения

Мы предлагаем поставку программы электронной очереди ELX-Queue «Очередь» в трех вариантах:

Лицензия на программу

Программное обеспечение передаётся потребителю на основании договора, регламентирующего отношения пользователя и производителя — Пользовательского соглашения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *