Секретарь должностная инструкция

  • автор:

Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря приемной руководителя бесплатно. Должностные обязанности секретаря приемной руководителя

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СЕКРЕТАРЯ ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.2.На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним специальным образованием и стажем работы по профилю не менее 2 лет.

1.3.Секретарь приемной находится в подчинении у __________________________________.

1.4.В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:

-законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;

-приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя);

-правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;

-методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;

-уставом предприятия;

-настоящей должностной инструкцией.

1.5.Секретарь приемной руководителя должен знать:

-нормативные правовые акты, иные руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

-правила пользования приемно-переговорными устройствами;

-стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

-правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

-основы этики и эстетики;

-структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

-организацию делопроизводства;

-методы оформления и обработки документов;

-архивное дело;

-машинопись;

-правила делового общения;

-основы организации труда и управления;

-правила эксплуатации вычислительной техники;

-основы административного права и законодательства о труде;

-правила внутреннего трудового распорядка;

-правила и нормы охраны труда.

1.6.В период отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности возлагаются на его заместителя, назначаемого в установленном порядке, несущего полную ответственность за их должное выполнение.

2. Функции

На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:

2.1.Организация проведения телефонных переговоров руководителя.

2.2.Организационная подготовка заседаний и совещаний.

2.3.Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

2.4.Ведение делопроизводства.

2.5.Контроль выполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль.

2.6.Ведение контрольно-регистрационной картотеки.

2.7.Организация приема посетителей.

3. Должностные обязанности

Секретарь приемной обязан:

3.1.Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

3.2.Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.3.Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

3.4.Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.5.Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

3.6.Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.

3.7.Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.8.Составлять по поручению руководителя письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

3.9.Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

3.10.Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

3.11.Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

3.12.Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.13.Копировать документы на персональном ксероксе.

3.14.Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3.15.Осуществлять контроль исполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

3.16.Вести контрольно-регистрационную картотеку.

4. Права

Секретарь приемной руководителя вправе:

4.1.Повышать свою квалификацию в установленном порядке.

4.2.Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.

4.3.Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4.4.Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.

5.Ответственность

Секретарь приемной руководителя ответственен за:

5.1.Невыполнение (недолжное выполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.

5.2.Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

5.3.Причинение материального вреда в определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

Вы можете скачать должностную инструкцию руководителя секретариата бесплатно. Должностные обязанности руководителя секретариата

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

РУКОВОДИТЕЛЯ СЕКРЕТАРИАТА

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.2.На должность руководителя секретариата принимается лицо с высшим профессиональным образованием по специальности «Юриспруденция», стажем работы не менее двух лет или стажем работы по специальности не менее 4 лет.

1.3.Руководитель секретариата принимается и освобождается от должности по приказу _____. Впервые назначенному на эту должность лицу, в соответствии с действующим федеральным законодательством, в целях проверки его соответствия замещаемой должности может быть установлен испытательный срок.

1.4.Руководитель секретариата находится в подчинении у__________________________.

1.5.Руководитель секретариата в своей работе руководствуется:

-Конституцией Российской Федерации;

-инструкциями по делопроизводству;

-правилами внутреннего распорядка;

-законами Российской Федерации;

-приказами и распоряжениями руководителя предприятия;

-настоящим должностным регламентом.

1.6.Права, обязанности, ответственность руководителя секретариата определяется настоящим должностным регламентом.

1.7.В период отсутствия руководителя секретариата (отпуск, болезнь, прочее) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Руководитель секретариата обязан:

2.1.Соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностной регламент, порядок работы со служебной информацией.

2.2.Осуществлять общее руководство деятельностью Секретариата, организовывать, координировать и контролировать его деятельность.

2.3.Добросовестно выполнять свои должностные обязанности.

2.4.Выполнять приказы, распоряжения, указания вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданные в пределах их должностных полномочий.

2.5.Поддерживать уровень квалификации, достаточной для выполнения своих должностных обязанностей.

2.6.Хранить служебную информацию, не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан.

2.7.Отвечать перед руководителем за выполнение возложенных на Секретариат задач.

2.8.Регламентировать единые принципы в работе со средствами массовой информации.

2.9.Разрабатывать типовые документы.

2.10.Определять объем и характер информационных ресурсов.

2.11.Определять порядок доступа к информации для средств массовой информации и иных пользователей.

2.12.Осуществлять контроль прохождения, выполнения и оформления документов в установленные сроки и в установленном порядке, правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству.

2.13.Разрабатывать мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами и по повышению исполнительской дисциплины.

2.14.Контролировать правильность оформления и формирования материалов и документов, подлежащих сдаче в архив.

2.15.Контролировать выполнение приказов, распоряжений и указаний руководства по вопросам, относящимся к компетенции Секретариата.

2.16.Разрабатывать и представлять в установленном порядке предложения по вопросам планирования работы Секретариата.

2.17.Просматривать поступающие на подпись документы для доклада руководителю предприятия.

2.18.Принимать к своему производству часть документов, поступающих из сектора делопроизводства, изучать их, готовить к докладу и докладывать председателю, выполняя полученные указания.

2.19.Организовывать своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству поступающих документов.

2.20.Принимать меры к созданию работникам Секретариата условий, необходимых для выполнения возложенных на них функциональных обязанностей.

2.21.Контролировать выполнение работниками Секретариата своих должностных обязанностей и правил внутреннего распорядка.

2.22.Распределять обязанности между работниками Секретариата.

2.23.Вносить предложения в Положение о Секретариате, должностные регламенты работников Секретариата.

2.24.Осуществлять регистрацию исходящих документов.

3.Права

Руководитель секретариата имеет право:

3.1.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.2.Вносить свои предложения по усовершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящим должностным регламентом обязанностями.

3.3.Использовать имеющиеся нормативные, статистические и другие материалы, необходимые для выполнения служебных функций.

3.4.Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

3.5.Повышать свою квалификацию для полного и качественного выполнения обязанностей по должности.

3.6.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.7.Вносить предложения руководству о поощрении работников Секретариата.

3.8.Вносить предложения руководителям структурных подразделений о поощрении их сотрудников.

4. Ответственность

Руководитель Секретариата несет ответственность в установленном законом порядке за своевременное и качественное выполнение своих должностных обязанностей и соблюдение трудовой дисциплины, за сохранность служебной информации и документов.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-администратор относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря-администратора принимается лицо, имеющее:

1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;

1.3. Секретарь-администратор должен знать:

1) функции, задачи, структуру организации, ее связи;

2) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

3) этику делового общения;

4) правила речевого этикета;

5) требования охраны труда;

6) правила защиты конфиденциальной служебной информации;

7) правила организации приема посетителей;

8) правила делового общения;

9) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

10) правила организации приемов в офисе;

11) правила сервировки чайного (кофейного) стола;

12) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.4. Секретарь-администратор должен уметь:

1) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;

2) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

3) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;

4) устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;

5) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;

6) соблюдать служебный этикет;

7) общаться с посетителями;

8) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;

9) создавать положительный имидж организации;

10) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;

11) применять информационно-коммуникационные технологии;

12) обеспечивать конфиденциальность информации;

13) составлять и вести учетные документы;

14) применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;

15) применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;

16) оценивать результаты в рамках поставленных задач;

17) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;

18) ……… (другие навыки и умения)

1.5. Секретарь-администратор в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.7. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Организационное обеспечение деятельности организации:

1) прием и распределение телефонных звонков организации;

2) организация работы с посетителями организации;

3) выполнение координирующих и обеспечивающих функций.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Секретарь-администратор исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции прием и распределение телефонных звонков организации:

1) выполнять перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;

2) выполнять регистрацию поступающих телефонных звонков;

3) осуществлять получение необходимой информации и передачу санкционированной информации по телефону;

3.1.2. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями организации:

1) осуществлять встречу посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;

2) выполнять ведение журнала записи посетителей;

3) выполнять учет посетителей и оформление пропусков;

4) осуществлять содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

5) осуществлять прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;

6) осуществлять организацию и бронирование переговорных комнат;

7) выполнять сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;

8) выполнять приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки);

3.1.3. В рамках трудовой функции выполнение координирующих и обеспечивающих функций:

1) выполнять ведение журнала разъездов работников организации;

2) осуществлять координацию работы курьеров и водителей организации;

3) выполнять ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;

4) составлять справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации;

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Секретарь-администратор имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Секретарь-администратор привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).

Типовой образец
Утверждаю
________________________
___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное
правовая форма) должностное лицо,
уполномоченное
утверждать должностную
инструкцию)
» » ____________ 20__г.
м.п.
Должностная инструкция
секретаря-стенографистки
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ______________ 20__г. N_________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Секретарь-стенографистка относится к категории технических
исполнителей и подчиняется непосредственно _____________________________.
1.2. На должность секретаря-стенографистки назначается лицо, имеющее
начальное профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе, без предъявления требований к
стажу работы.
1.3. Назначение на должность секретаря-стенографистки и освобождение
от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению
________________________________________________________________________.
1.4. Секретарь-стенографистка должна знать:
— постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции,
другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— стенографию;
— машинопись;
— правила орфографии и пунктуации;
— порядок расположения материалов при печатании различных
документов;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов и
других используемых технических средств;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— основы организации труда;
— основы законодательства о труде Российской Федерации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
— _________________________________________________________________.
1.5. Во время отсутствия секретаря-стенографистки (отпуск, болезнь и
пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке,
которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за
надлежащее исполнение возложенных на нее обязанностей.
1.6. ______________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
Секретарь-стенографистка:
2.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию
работы руководителя предприятия или руководителей структурных
подразделений.
2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или
исполнителей, вызывает по его поручению работников.
2.3. Организует телефонные переговоры руководителя.
2.4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие
руководителя принятые сообщения и доводит их содержание до его сведения.
2.5. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их
регистрация), ведет и оформляет протоколы.
2.6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими
принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия,
способствующие эффективной работе руководителя.
2.7. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов,
распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с
последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машинке или вводом
информации в банк данных.
2.8. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным
устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
2.9. Выполняет различные операции с использованием компьютерной
техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации
при подготовке и принятии решений.
2.10. Осуществляет делопроизводство.
2.11. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию,
осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии
порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения
или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо
подготовки ответа.
2.12. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками
выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
2.13. Принимает документы на подпись руководителю.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Подготавливает документы для тиражирования на множительной
технике, а также копирует документы.
2.17. Выполняет отдельные служебные поручения своего
непосредственного руководителя.
III. Права
Секретарь-стенографистка имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися ее деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с
обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному
руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе своей
деятельности, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководителя предприятия от
руководителей подразделений и специалистов информацию и документы,
необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Ответственность
Секретарь-стенографистка несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
_________________________
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
Согласовано:
Начальник юридического отдела
_____________________________
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
» » ________________ 20__г.
_________________________
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *