Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря приемной руководителя бесплатно. Должностные обязанности секретаря приемной руководителя
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.2.На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним специальным образованием и стажем работы по профилю не менее 2 лет.
1.3.Секретарь приемной находится в подчинении у __________________________________.
1.4.В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:
-законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;
-приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя);
-правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;
-методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;
-уставом предприятия;
-настоящей должностной инструкцией.
1.5.Секретарь приемной руководителя должен знать:
-нормативные правовые акты, иные руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
-правила пользования приемно-переговорными устройствами;
-стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
-правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
-основы этики и эстетики;
-структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
-организацию делопроизводства;
-методы оформления и обработки документов;
-архивное дело;
-машинопись;
-правила делового общения;
-основы организации труда и управления;
-правила эксплуатации вычислительной техники;
-основы административного права и законодательства о труде;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-правила и нормы охраны труда.
1.6.В период отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности возлагаются на его заместителя, назначаемого в установленном порядке, несущего полную ответственность за их должное выполнение.
2. Функции
На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:
2.1.Организация проведения телефонных переговоров руководителя.
2.2.Организационная подготовка заседаний и совещаний.
2.3.Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
2.4.Ведение делопроизводства.
2.5.Контроль выполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль.
2.6.Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
2.7.Организация приема посетителей.
3. Должностные обязанности
Секретарь приемной обязан:
3.1.Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
3.2.Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.3.Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
3.4.Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.5.Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
3.6.Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.
3.7.Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.8.Составлять по поручению руководителя письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9.Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10.Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.11.Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
3.12.Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.13.Копировать документы на персональном ксероксе.
3.14.Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
3.15.Осуществлять контроль исполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
3.16.Вести контрольно-регистрационную картотеку.
4. Права
Секретарь приемной руководителя вправе:
4.1.Повышать свою квалификацию в установленном порядке.
4.2.Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.
4.3.Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
4.4.Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.
5.Ответственность
Секретарь приемной руководителя ответственен за:
5.1.Невыполнение (недолжное выполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.
5.2.Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.
5.3.Причинение материального вреда в определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
Вы можете скачать должностную инструкцию руководителя секретариата бесплатно. Должностные обязанности руководителя секретариата
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
РУКОВОДИТЕЛЯ СЕКРЕТАРИАТА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.2.На должность руководителя секретариата принимается лицо с высшим профессиональным образованием по специальности «Юриспруденция», стажем работы не менее двух лет или стажем работы по специальности не менее 4 лет.
1.3.Руководитель секретариата принимается и освобождается от должности по приказу _____. Впервые назначенному на эту должность лицу, в соответствии с действующим федеральным законодательством, в целях проверки его соответствия замещаемой должности может быть установлен испытательный срок.
1.4.Руководитель секретариата находится в подчинении у__________________________.
1.5.Руководитель секретариата в своей работе руководствуется:
-Конституцией Российской Федерации;
-инструкциями по делопроизводству;
-правилами внутреннего распорядка;
-законами Российской Федерации;
-приказами и распоряжениями руководителя предприятия;
-настоящим должностным регламентом.
1.6.Права, обязанности, ответственность руководителя секретариата определяется настоящим должностным регламентом.
1.7.В период отсутствия руководителя секретариата (отпуск, болезнь, прочее) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
Руководитель секретариата обязан:
2.1.Соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностной регламент, порядок работы со служебной информацией.
2.2.Осуществлять общее руководство деятельностью Секретариата, организовывать, координировать и контролировать его деятельность.
2.3.Добросовестно выполнять свои должностные обязанности.
2.4.Выполнять приказы, распоряжения, указания вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданные в пределах их должностных полномочий.
2.5.Поддерживать уровень квалификации, достаточной для выполнения своих должностных обязанностей.
2.6.Хранить служебную информацию, не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан.
2.7.Отвечать перед руководителем за выполнение возложенных на Секретариат задач.
2.8.Регламентировать единые принципы в работе со средствами массовой информации.
2.9.Разрабатывать типовые документы.
2.10.Определять объем и характер информационных ресурсов.
2.11.Определять порядок доступа к информации для средств массовой информации и иных пользователей.
2.12.Осуществлять контроль прохождения, выполнения и оформления документов в установленные сроки и в установленном порядке, правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству.
2.13.Разрабатывать мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами и по повышению исполнительской дисциплины.
2.14.Контролировать правильность оформления и формирования материалов и документов, подлежащих сдаче в архив.
2.15.Контролировать выполнение приказов, распоряжений и указаний руководства по вопросам, относящимся к компетенции Секретариата.
2.16.Разрабатывать и представлять в установленном порядке предложения по вопросам планирования работы Секретариата.
2.17.Просматривать поступающие на подпись документы для доклада руководителю предприятия.
2.18.Принимать к своему производству часть документов, поступающих из сектора делопроизводства, изучать их, готовить к докладу и докладывать председателю, выполняя полученные указания.
2.19.Организовывать своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству поступающих документов.
2.20.Принимать меры к созданию работникам Секретариата условий, необходимых для выполнения возложенных на них функциональных обязанностей.
2.21.Контролировать выполнение работниками Секретариата своих должностных обязанностей и правил внутреннего распорядка.
2.22.Распределять обязанности между работниками Секретариата.
2.23.Вносить предложения в Положение о Секретариате, должностные регламенты работников Секретариата.
2.24.Осуществлять регистрацию исходящих документов.
3.Права
Руководитель секретариата имеет право:
3.1.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.2.Вносить свои предложения по усовершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящим должностным регламентом обязанностями.
3.3.Использовать имеющиеся нормативные, статистические и другие материалы, необходимые для выполнения служебных функций.
3.4.Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
3.5.Повышать свою квалификацию для полного и качественного выполнения обязанностей по должности.
3.6.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.7.Вносить предложения руководству о поощрении работников Секретариата.
3.8.Вносить предложения руководителям структурных подразделений о поощрении их сотрудников.
4. Ответственность
Руководитель Секретариата несет ответственность в установленном законом порядке за своевременное и качественное выполнение своих должностных обязанностей и соблюдение трудовой дисциплины, за сохранность служебной информации и документов.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.
Должностная инструкция секретаря
Общие положения
1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.
1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.
1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.
1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.
1.6. Секретарь обязан знать:
— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;
— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;
— Правила ведения делопроизводства;
— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;
— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;
— Основы организации трудовых процессов;
— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;
— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.
Функциональные обязанности
2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;
— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;
— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.
— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;
— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;
— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;
— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
— Прием и отправка писем;
— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;
— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
— Участие в общих собраниях и совещаниях;
— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5. Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.
Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;
4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
4.6. Нарушение субординации.
Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.
Право подписи
6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.
СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь-администратор относится к категории специалистов.
1.2. На должность секретаря-администратора принимается лицо, имеющее:
1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;
1.3. Секретарь-администратор должен знать:
1) функции, задачи, структуру организации, ее связи;
2) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
3) этику делового общения;
4) правила речевого этикета;
5) требования охраны труда;
6) правила защиты конфиденциальной служебной информации;
7) правила организации приема посетителей;
8) правила делового общения;
9) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
10) правила организации приемов в офисе;
11) правила сервировки чайного (кофейного) стола;
12) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.4. Секретарь-администратор должен уметь:
1) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
2) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
3) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
4) устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
5) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;
6) соблюдать служебный этикет;
7) общаться с посетителями;
8) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
9) создавать положительный имидж организации;
10) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
11) применять информационно-коммуникационные технологии;
12) обеспечивать конфиденциальность информации;
13) составлять и вести учетные документы;
14) применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
15) применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;
16) оценивать результаты в рамках поставленных задач;
17) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;
18) ……… (другие навыки и умения)
1.5. Секретарь-администратор в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.7. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Организационное обеспечение деятельности организации:
1) прием и распределение телефонных звонков организации;
2) организация работы с посетителями организации;
3) выполнение координирующих и обеспечивающих функций.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь-администратор исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции прием и распределение телефонных звонков организации:
1) выполнять перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;
2) выполнять регистрацию поступающих телефонных звонков;
3) осуществлять получение необходимой информации и передачу санкционированной информации по телефону;
3.1.2. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями организации:
1) осуществлять встречу посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;
2) выполнять ведение журнала записи посетителей;
3) выполнять учет посетителей и оформление пропусков;
4) осуществлять содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
5) осуществлять прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;
6) осуществлять организацию и бронирование переговорных комнат;
7) выполнять сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;
8) выполнять приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки);
3.1.3. В рамках трудовой функции выполнение координирующих и обеспечивающих функций:
1) выполнять ведение журнала разъездов работников организации;
2) осуществлять координацию работы курьеров и водителей организации;
3) выполнять ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;
4) составлять справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации;
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Секретарь-администратор имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Секретарь-администратор привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Типовой образец
Утверждаю
________________________
___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное
правовая форма) должностное лицо,
уполномоченное
утверждать должностную
инструкцию)
» » ____________ 20__г.
м.п.
Должностная инструкция
секретаря-стенографистки
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ______________ 20__г. N_________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Секретарь-стенографистка относится к категории технических
исполнителей и подчиняется непосредственно _____________________________.
1.2. На должность секретаря-стенографистки назначается лицо, имеющее
начальное профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе, без предъявления требований к
стажу работы.
1.3. Назначение на должность секретаря-стенографистки и освобождение
от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению
________________________________________________________________________.
1.4. Секретарь-стенографистка должна знать:
— постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции,
другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— стенографию;
— машинопись;
— правила орфографии и пунктуации;
— порядок расположения материалов при печатании различных
документов;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов и
других используемых технических средств;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— основы организации труда;
— основы законодательства о труде Российской Федерации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
— _________________________________________________________________.
1.5. Во время отсутствия секретаря-стенографистки (отпуск, болезнь и
пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке,
которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за
надлежащее исполнение возложенных на нее обязанностей.
1.6. ______________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
Секретарь-стенографистка:
2.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию
работы руководителя предприятия или руководителей структурных
подразделений.
2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или
исполнителей, вызывает по его поручению работников.
2.3. Организует телефонные переговоры руководителя.
2.4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие
руководителя принятые сообщения и доводит их содержание до его сведения.
2.5. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их
регистрация), ведет и оформляет протоколы.
2.6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими
принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия,
способствующие эффективной работе руководителя.
2.7. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов,
распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с
последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машинке или вводом
информации в банк данных.
2.8. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным
устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
2.9. Выполняет различные операции с использованием компьютерной
техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации
при подготовке и принятии решений.
2.10. Осуществляет делопроизводство.
2.11. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию,
осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии
порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения
или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо
подготовки ответа.
2.12. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками
выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
2.13. Принимает документы на подпись руководителю.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Подготавливает документы для тиражирования на множительной
технике, а также копирует документы.
2.17. Выполняет отдельные служебные поручения своего
непосредственного руководителя.
III. Права
Секретарь-стенографистка имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися ее деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с
обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному
руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе своей
деятельности, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководителя предприятия от
руководителей подразделений и специалистов информацию и документы,
необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Ответственность
Секретарь-стенографистка несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
_________________________
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
Согласовано:
Начальник юридического отдела
_____________________________
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
» » ________________ 20__г.
_________________________
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)