С какой целью составляется акт ревизии

  • автор:

Ревизия – это процедура, которая необходима предприятию с целью проверки фактического наличия денежных средств и имущества.

Кроме того, ревизии подвергаются даже долги компании. Поэтому к данному процессу следует подходить очень грамотно и ответственно.

Особенно это касается заполнения итогового документа – ревизионного акта.

Чем отличается ревизия от инвентаризации?

Скачатьбланкиобразецакта ревизии. Считается, что ревизия и инвентаризация – это разные процессы, один из которых (ревизия) проводится внезапно, а другой (инвентаризация) – планово.

Однако как может проводиться планово проверка в случае наступления форс-мажорных обстоятельств, например, в виде пожара или наводнения? А ведь именно в таких случаях назначается инвентаризация, т.е. внезапно и по факту обнаружения неблагоприятных последствий.

Но, тем не менее, это действительно разные процессы. И разница в них заключена не в плановости или во внезапности, а в цели:

  • инвентаризация проводится, чтобы выявить фактический остаток активов компании или ее долгов на определенную дату;
  • ревизия – для того, чтобы выявить правильность соблюдения ответственным лицом требований предприятия по хранению и учету активов, документов и обязательств. Данная проверка проводится в любое время, которое утверждено локальным нормативным актом. А вот для проведения инвентаризации есть свои условия, которые закреплены в законах РФ.

Так, федеральный закон от 06.12.11г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в тексте далее – закон №402-ФЗ) в своей статье 11 указывает, что условия проведения инвентаризации утверждаются самой организацией (предпринимателем):

  • все сроки, необходимость (случаи) и порядок проведения проверки;
  • документальное оформление ее результатов;
  • перечень тех объектов (имущества, нематериальных активов, товаров, материалов, денег, долгов и т.д.), которые подлежат инвентаризации.

Исключение составляют случаи проведения обязательной инвентаризации, которые закреплены действующим законодательством РФ. К таким случаям согласно приказу Минфина РФ №34н, утвержденного 29.07.98 г., относятся:

  • передача активов в аренду, при их выкупе или продаже, в случае преобразования муниципального или государственного предприятия унитарного типа;
  • в случае, когда происходит смена лиц, на которых возложена материальная ответственность;
  • при обнаружении фактов злоупотребления сотрудником своего положения, кражи либо порчи имущества;
  • в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, причиной которых стали экстремальные условия. Например, при пожарах, наводнениях и иных стихийных бедствиях;
  • при проведении ликвидации либо реорганизации компании;
  • перед началом составления бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет то имущество, по которому ревизия была 1 октября года, за который составляется отчет, или позже этой даты, но до 31 декабря этого года;
  • и в иных случаях, которые могут быть дополнительно предусмотрены действующим российским законодательством.

А вот о ревизии в нормативных актах ничего не сказано. Поэтому руководитель компании самостоятельно назначает условия и порядок ее проведения, помня, что ревизия проводится:

  • в том же порядке, что и инвентаризация;
  • также при наличии комиссии.

Единственное, задачей ревизии будет проверка не столько объектов, сколько тех, кто ответственен за сохранность этих объектов. Однако при этом конечная цель и ревизии, и инвентаризации одинакова – это выявление фактического наличия проверяемых активов и долгов, и сопоставление полученных в ходе проверки результатов с данными бухучета, которые содержатся в соответствующих регистрах. И выполнить это сравнение возможно только при условии правильного оформления ревизионного (инвентаризационного) акта. Таким образом, ревизию справедливо считать составляющим элементом инвентаризации.

Акт ревизии: что это такое и каким он бывает

Акт ревизии – первичный документ. Необходимость его составления продиктована целью самого процесса проверки – сопоставление и выявление реального количества имущества и обязательств компании. Поэтому ревизионный акт представляет собой первичный документ, в котором на определенную дату выводится фактический остаток проверяемых объектов.

На его основе:

  • корректируется остаток активов и обязательств в бухучете по соответствующим счетам;
  • ставятся на учет выявленные в ходе проверки излишние активы или долги;
  • признается внереализационный налогооблагаемый доход;
  • или отражаются расходы в виде, например, недостачи, которые уменьшают налоговую базу.

Только при наличии акта ревизии можно отразить все вышеозначенные процессы. Без этого документа признать, например, недостачу и провести ее списание, в том числе и за счет материально-ответственного лица, невозможно.

Исходя из того, что ревизии подвергаются обязательства и имущество компании, ревизионный акт будет иметь свои особенности в зависимости от проверяемого объекта. В связи с этим можно сказать, что:

  • на каждый вид активов существует свой ревизионный акт;
  • либо действует единая форма, которая максимально обезличена по строкам и графам. И конкретика в такую форму вносится с учетом того, какой объект подвергается ревизии.

Таким образом, предприятие может, как самостоятельно разработать форму, так и воспользоваться уже имеющимися образцами актов.

Унифицированная или свободная форма. Какой воспользоваться?

Со вступлением в силу в 2012 году закона о бухучете №402-ФЗ требование о работе только с унифицированными формами документов осталось действительным только для тех документов, которые составляются для целей, не регулируемых указанным законом.

В связи с этим у предприятий появилась возможность самостоятельно разрабатывать или продолжать пользоваться прежними бланками.

В основном предприятия оставили старые формы. Действительно, зачем разрабатывать их, когда в них достаточно только внести специфические изменения, отражающие особенности хозяйственной деятельности компании, чтобы эти документы стали удобны?!

Таким образом, закон №402-ФЗ разрешил:

  • пользоваться актами инвентаризации, какие разработаны Госкомстатом РФ и им утверждены в Постановлении №88 от 18.08.98 г. Они отлично подходят и для целей ревизии;
  • либо самостоятельно подготовить их, руководствуясь положениями статьи 9 закона о бухучете.

Согласно данной статье любой первичный документ должен содержать в себе следующие обязательные графы:

  • название самого документа – например, «Акт ревизии»;
  • полная дата его составления, в которую входит не только число и месяц, но и год;
  • название компании, от лица которой составляется документ;
  • содержание той операции или того факта деятельности, который послужил основанием для подготовки документа;
  • денежное и (или) натуральное измерение операции (факта), включая указание единиц, в которых производится измерение;
  • название должности того лица или лиц, которые ответственны и совершили ту операцию, по которой составляется документ, и (или) ответственны за подготовку самого документа;
  • подписи указанных лиц с расшифровкой реквизитов, которые позволяют этих лиц идентифицировать (Ф.И.О, ИНН, и иное).

Еще одним обязательным реквизитом именно для ревизионного акта является основание проведения самой проверки, т.е. в документе необходимо отразить одноименную графу, в которую вписывается приказ (распоряжение или указ) по ревизии.

Разработанная своими силами форма должна быть закреплена в Учетной политике компании (приказом предпринимателя). Это касается и решения о применении старых форм (унифицированных).

Общие правила составления

Для проведения ревизии всегда назначается приказом комиссия, в которую входит председатель и рядовые члены комиссии, а также материально-ответственное лицо, чей участок работы будет проверяться.

Составлять акт будет то лицо, на которое такая обязанность возложена приказом по ревизии. При этом на практике очень часто встречается то, что материально-ответственное лицо параллельно ведет учет результатов проверки.

Подписывается ревизионный акт всеми участниками проверки, по окончании которой он отправляется на сверку в бухгалтерию. По итогам данной проверки в акте делается отметка о наличии или отсутствии разногласий. В случае выявления разницы между ревизионными данными и данными бухгалтерского учета, в самом акте или в виде приложения к нему будет изложено о величине возникшего отклонения и его характер (недостача или излишки). Наличие такого заключения служит основанием для дальнейшего расследования (в случае недостачи) или для последующего признания без расследования факта отклонения (в случае излишек).

Акт ревизии составляется сразу в двух идентичных экземплярах, один из которых передается комиссией, проводившей проверку, в бухгалтерию, а другой остается на руках материально-ответственного лица. При этом все экземпляры документа подписываются всеми участниками проверки.

Номер акта ставится с учетом принятой на предприятии нумерации:

  • либо каждый раз новая нумерация с нового года;
  • или непрерывная с учетом номера последнего ревизионного акта.

Составляется акт от руки. При этом допускается, что отдельные его графы заполняются на компьютере. Датой его составления является дата начала ревизии.

В случае, если ревизия предусматривает не один день проверки, тогда в документе должно быть отражено одновременно:

  • дата составления, которая соответствует началу ревизии;
  • дата начала и окончания ревизии – это указывается, как правило, в отдельной строке.

Кроме того, в зависимости от вида проверяемого актива, содержание акта ревизии будет существенно различаться.

Нюансы составления и содержания

Если проводится проверка наличия денежных средств и документов в кассе, то в акте ревизии находят обязательное отражение следующие факты:

  • указывается дата, на которую выводится остаток денежных средств и денежных документов;
  • дается расписка прямо в тексте или дополнительно к акту (если не предусмотрено его формой) о том, что к моменту начала ревизии все деньги, денежные документы и иные ценности, которые поступили под ответственность кассира, приняты им к учету, а те, которые выбыли – списаны. Кроме того, в расписке указывается, что все кассовые расходные и приходные документы на момент проведения ревизии переданы в бухгалтерию компании. Данная расписка составляется материально-ответственным лицом;
  • указываются в акте также последние №№ приходных и расходных кассовых ордеров;
  • проверке подвергаются не только деньги, но и денежные документы (путевки, проездные билеты и т.д.);
  • всё фактическое количество денег и денежных документов выводится в рублях и копейках по видам указанных ценностей.

Если проводится ревизия товарно-материальных ценностей (материалов, товаров, запчастей, сырья и т.п. активов), то в акте должны быть обязательно отражены следующие сведения:

  • какие ценности подвергаются проверке – находящиеся в пути; отгруженные; принятые на ответственное хранение, или принадлежащие и фактически находящиеся в компании. Каждый вид этих активов должен оформляться своим, отдельным ревизионным актом. Такое разделение позволяет в точности выявить фактический остаток активов на предприятии;
  • ревизия может затянуться не на один день, поэтому в акте указывается дата ее начала и окончания;
  • материально-ответственное лицо должно перед началом проверки в самом акте или в приложении к нему дать расписку о том, что товарно-материальные активы (по тексту далее – ТМЦ) все оприходованы, а выбывшие – списаны; что все документы, подтверждающие приходно-расходные операции по активам сданы в бухгалтерию;
  • все ТМЦ в акте отражаются с указанием номенклатурных номеров; используемых единиц измерения; с указанием инвентарного номера и заводского (при наличии);
  • обязательно отражается фактическое наличие и общая стоимость остатка активов, включая цену за единицу. Эти стоимостные данные можно получить в бухгалтерии, либо бухгалтерия сама проставит их в акте;
  • итог по ревизии выводится по стоимости, по количеству отраженных в акте порядковых номеров и по количеству фактических единиц активов.

Образец акта ревизии хозяйственной деятельности, бухгалтерского и налогового учета

Если проверяется наличие документов, то такая проверка может касаться:

  • документов, которые подлежат уничтожению в связи с истечение их срока хранения;
  • документов, которые сдаются в архив на долговременное хранение, например, по оплате труда сотрудников, и т.д.
  • бланков строгой отчетности.

Таким образом, на каждый случай проведения проверки составляется свой акт, в котором указывается наименование документов, их номера, период их составления. При наличии серий и иных подобных идентифицирующих показателей в акте указывают и их. При этом в акте обязательно указываются по отдельным строчкам виды проверяемых документов. Например, выставленные и полученные счета-фактуры отдельно, отдельно накладные и т.д. Если проверка касается бланков строгой отчетности, то обязательно отражается в акте их учетная стоимость (номинальная).

Проверка достоверности бухгалтерского учета называется аудитом. Она может проводиться:

  • по желанию собственника компании;
  • или обязательно исходя из требований законодательства РФ.

Аудит может быть сплошным или проводиться по отдельным учетным участкам. Его исполнителем является специализированная компания, которая имеет право на основании закона №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» заниматься этой деятельностью. При составлении заключения об аудиторской проверке руководствуются требованиями соответствующих стандартов.

Проверка дебиторских задолженностей обычно осуществляется:

  • по текущим долгам – в виде акта сверки, который, как правило, составляется по окончании каждого квартала или даже раньше;
  • по просроченным долгам проводится более тщательная проверка, которая начинается с выяснения срока задолженности. Необходимость такой проверки обусловлена либо попыткой взыскания через суд долгов, либо их списанием. Для этой цели составляется акт, в котором указываются реквизиты должника, номера документов, подтверждающих его долги, суммы задолженности и сроки оплаты, которые уже прошли. На основании этого акта далее оформляются акты сверки, которые рассылаются должникам.

Сама ревизия проводится и по документам, и по счетам бухгалтерского учета. Это позволяет выявить точную величину задолженности, которая числится по данным компании-кредитора.

При проведении ревизии в магазине акт может составляться:

  • отдельно на товары, которые находятся в торговых залах и в складских помещениях. При этом обязательно указывается место нахождения товаров;
  • либо в акт по соответствующим позициям добавляется количество товаров, которые находятся в торговом зале.

Но удобнее составлять отдельные документы.

Правила и порядок проверки кассы предприятия рассмотрены в следующем видеосюжете:

Порядок составления акта

Акт ревизии (проверки) составляется на русском языке, имеет сквозную нумерацию страниц. В нем не допускаются помарки, подчистки и иные неоговоренные исправления.

Показатели, выраженные в иностранной валюте, приводятся в этой валюте и в сумме в рублях, определенной по официальному курсу, установленному Банком России на дату совершения соответствующих операций.

Акт ревизии состоит из вводной, описательной и заключительной частей.

При составлении акта должна быть обеспечена объективность, обоснованность, системность, четкость, доступность и лаконичность изложения.

Результаты ревизии должны подтверждаться документами (их копиями), объяснениями должностных, материально ответственных лиц проверенной организации и др.

Инструкцией не предусмотрено обязательное направление предписания об устранении выявленных нарушений руководителю проверяемой организации, а также информирование о результатах проверки вышестоящих управляющих органов.

Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т. п.).

Акт проверки является результатом кропотливой работы группы ревизоров и официальным документом для принятия решений по проведенной ревизии, вплоть до возбуждения уголовного дела. Записи в акте необходимо излагать на основе проверенных фактов, вытекающих из имеющихся документов, материалов встречных проверок, инвентаризаций и других данных.

Акты должны содержать вступительную, описательную и результативную части.

Во вступительной части отражается следующее:

1) полное наименование учреждения, в котором проводится ревизия, его организационно-правовая форма и адрес;

2) фамилии участвующих в ревизии должностных лиц ревизуемого учреждения, ответственных за ведение бухгалтерского учета и представление отчетности;

3) основание для проведения ревизии, ее вид, мотивы ее проведения;

4) время предыдущей ревизии, период, за который проводится ревизия, и вопросы, подлежащие выяснению;

5) даты начала и окончания ревизий, должности и фамилии должностных лиц, проводящих ревизию.

В описательной части отражается следующее:

1) конкретные факты и действия, указывающие на нарушение порядка ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, использования бюджетных средств и средств внебюджетных фондов, налогового законодательства и др.;

2) каждый факт нарушений указывается в акте самостоятельно с указанием времени его совершения, стоимостной оценки, сделанных бухгалтерских проводок и со ссылками на соответствующие первичные документы;

3) при указании фактов нарушений должна быть дана ссылка на нарушенные законодательные и нормативные акты с указанием их конкретных статей и пунктов.

При этом необходимо иметь в виду, что нормативные документы министерств и ведомств вступают в силу только после регистрации их в Минюсте России. В результативной части акта обобщаются выявленные факты нарушений в виде выводов и даются предложения по их устранению.

Данные промежуточных актов включают в сводный акт в кратком изложении и только при наличии выявленных нарушений. Промежуточные акты подписывают ревизующие и соответствующие должностные лица, ответственные за сохранность денежных и материальных ценностей. В целях наибольшей краткости изложения не следует загромождать акт подробной информацией (таблицами цифровыми данными, выявленными в процессе проверки). В этом случае достаточно привести в акте 1–2 примера и общий результат, а подробную опись нарушений приложить к акту за подписью ревизора и главного бухгалтера учреждения.

Перед подписанием акта ревизор знакомит с его содержанием руководство учреждения и работников бухгалтерии и при наличии обоснованных возражений вносит исправления в акт до его подписания.

На все нарушения необходимо потребовать от руководителя, уполномоченных и виновных лиц объяснения в ходе проверки или по обстоятельствам в течение 3 дней после подписания акта, о чем производится запись в акте перед подписями.

Акт проверки составляется в двух экземплярах за подписью ревизора, руководителя учреждения и главного бухгалтера.

При наличии возражений или пояснений по акту подписывающие делают об этом оговорку перед своей подписью и представляют письменные возражения или пояснения в 10-дневный срок с момента подписания акта.

В тех случаях, когда принятыми в ходе проверки мерами не обеспечивается полное устранение всех выявленных нарушений, ревизор разрабатывает проект приказа об устранении выявленных нарушений и представляет на рассмотрение руководству, назначившему ревизию.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций), приема – передачи (при смене руководства), дегустации, приема объектов, проведения испытаний, уничтожения дел, испорченных товаров, списания, инвентаризации, несчастных случаев, аварий, коммерческий акт, приема работ по контракту.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по приказу руководителя.

Акты составляются по единой схеме. Комиссия изучает существо вопроса, законодательные, нормативные документы. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены, первоначально ведутся черновые записи. Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Текст акта делится на две части. Во вводной части указывается основание для его составления. Это может быть ссылка на документы, устное распоряжение руководителя, какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проделанной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Акт может иметь заголовок, начинающийся с предлога «о» или «об» и формируемый с помощью отглагольного существительного («О проверке», «О списании») или отвечающий на вопрос «чего?» (Акт «ревизии кассы»).

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др.) необходимо утверждение руководителя и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают.

При этом в акте после подписей составителей ставится отметка (виза ознакомления) (прил. 23, 24).

Объяснительная записка

Я, Иванов Николай, не был 02.03 на тестировании по русскому языку, т.к. ходил на приём к врачу. Направление прилагается.
3 марта Н.Иванов

№ 97Проанализируйте документ (заявление) с точки зрения его назначения, структуры и содержания.

Директору ООО «Индиго»
Гуриной Т.В.
офис-менеджера
Иванченко Ирины Алексеевны

заявление.

Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск с 18.01.10г. по 24.01.10г.

11.01.10г. подпись И.А. Иванченко

№ 98Найдите ошибки в оформлении заявления. Отредактируйте текст.

Заведующему кафедры

теории и истории права

Романову Г.А.

Заявление

Очень прошу предоставить мне трёхдневный отпуск за свой счёт с 8 января по 10 января (возникла срочная необходимость).

Липова М.В.

№ 99Составьте текст заявления о приёме на работу в должности, соответствующей вашей будущей квалификации.

№ 100Проанализируйте документ (акт) с точки зрения его назначения, структуры и содержания.

Общество с ограниченной ответственностью «Трикотаж» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО Подпись В.С.Доронина 19.07.2006
АКТ 17.07.2006 г.Минск № 4
Осписании имущества

Основание: приказ генерального директора ООО «Трикотаж» от 19.06.2006 № 29 «О проведении инвентаризации имущества»

Составлен комиссией:
Председатель — коммерческий директор П.А.Линцевич

Члены комиссии: Присутствовала: 1. Главный бухгалтер Г.А.Кудряева 2. Начальник административно-хозяйственного отдела Р.И.Маньковский 3. Заведующий складом Ю.А.Черемышев зав.складом О.С.Зосимова

В период с 20.06.2006 по 17.07.2006 комиссия провела работу по установлению непригодного к дальнейшему использованию имущества.

Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию в связи с непригодностью для использования.

Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр — в дело № 1-11;
2-й экземпляр — в административно-хозяйственный отдел;
3-й экземпляр — в бухгалтерию.

Приложение: перечень подлежащего списанию имущества на 3 л. в 1 экз.

Председатель комиссии Члены комиссии: С актом ознакомлена Подпись Подпись Подпись Подпись Подпись П.А.Линцевич Г.А.Кудряева Р.И.Маньковский Ю.А.Черемышев О.С.Зосимова 17.07.2006

№ 101Отметьте в акте случаи неправильного расположения материала документа. Какие неточности обусловлены незнанием типового формуляра, а какие – незнанием способов изложения информации в документе? Отредактируйте текст.

АКТ

Нами составлен нижеследующий акт обследования наличия специнвентаря, выданного бригаде 2-го курса, работающего в д. Белово. После двухнедельного пребывания на месте работы имеется в наличии: курток – 16, брюк ватных – 25, телогреек – 4, сапогов резиновых – 18 пар.

Ответственность за сохранность выданной одежды, согласно расписке, несёт бригадир Волков Сергей. Им было получено на бригаду: курток – 20, телогреек – 5, брюк – 25, Сапогов – 25.

Т. Волков ссылается на отъезд пяти студентов и на то, что часть сапогов была в негодном якобы состоянии. Т. Волков Обязуется сдать полученное имущество полностью к 14 ноября 2007г.

Зам. Начальника хозяйственным отделом

Дома студентов – Сергеева М.Н.

Бригадир Волков С.

Особенности актов ревизии в организациях

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ Российской Федерации

федеральное Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ТЮМЕНСКИЙ государственный НЕФТЕГАЗОВЫЙ университет»

Институт Менеджмента и бизнеса

Кафедра Маркетинга и муниципального управления

Контрольная работа

Основы делопроизводсва и документооборота

Тюмень 2013

1. Ревизия. Понятие, цели, задачи

2. Полномочия ревизионных органов

3. Рабочая документация ревизора

4. Особенности актов ревизии в торговых организациях

5. Особенности актов ревизии в строительных организациях

6. Особенности актов ревизии автотранспортного предприятия

7. Особенности актов ревизии бюджетного учреждения

8. Особенности актов ревизии банков

1. Ревизия. Понятие, цели, задачи

Документальная ревизия (иногда, просто ревизия) — это наиболее полная форма последующего финансового контроля. Под документальной ревизией понимают систему контрольных действий по проверке законности и обоснованности хозяйственных операций ревизуемой организации, правильности их отражения в бухгалтерском учёте и отчётности.

Цель документальной ревизии — осуществление контроля за соблюдением законодательства при осуществлении хозяйственных операций, за их обоснованностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами.

Суть ревизии — проверка путём применения методов финансового контроля по документированной учётно-экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта, государственными органами.

Основные задачи документальной ревизии:

1. Проверка соблюдения финансовой дисциплины,

2. Выявление злоупотреблений, условий их возникновения, выработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений,

3. Проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности действий управленческого персонала организации,

4. Исследование системы внутреннего контроля, повышение эффективности её функционирования.

5. Проверка правильности организации и постановки бухгалтерского учёта.

6. Проверка законности хозяйственных операций.

7. Контроль обеспечения сохранности имущества.

8. Выявление случаев незаконного расходования, списания средств (материальных и денежных).

9. Проверка доброкачественности первичных учётных документов и правильности бухгалтерских записей,

10. Проверка правильности определения прибыли и её распределения,

11. Проверка полноты и своевременности расчётов с персоналом,

12. Проверка полноты и своевременности расчётов с государственным бюджетом.

Задачи документальной ревизии в укрупнённом виде можно поставить в соответствие трём основным направлениям финансового контроля:

1. Контроль соответствия деятельности ревизуемого объекта нормативным актам (в том числе, локальным).

2. Контроль достоверности бухгалтерского учёта и отчётности.

3. Контроль эффективности использования ресурсов и управления капиталом.

Классификация документальных ревизий

1) Документальная ревизия может быть полной или частичной, то есть охватывающей одну или несколько сторон деятельности ревизуемого объекта.

2) Документальная ревизия может быть сплошной, выборочной или комбинированной. При сплошной ревизии изучению подвергаются все первичные документы. При выборочной ревизии для проверки подвергается часть документов, выбранная случайно или по принципу существенности. При комбинированном подходе документы одних типов (например, кассовые ордера) изучаются сплошным порядком, документы других типов (например, путевые листы) рассматриваются выборочно.

3) Документальная ревизия может быть бухгалтерской — проводимой только специалистами-финансистами — или комплексной — с привлечением более широкого круга специалистов (например, экономистов, товароведов, технологов, кадровиков)

4) Документальная ревизия может быть плановой (назначенной в соответствии с планом контрольно-ревизионной работы проверяющего органа) или внезапной.

5) Документальная ревизия может быть, наконец, первичной, дополнительной или повторной. Первичная ревизия проводится контролирующим органом впервые по данным вопросом в проверяемом периоде. Дополнительная ревизия назначается в целях уточнения выводов первичной ревизии, поиска дополнительной информации по рассмотренным вопросам; обычно проводится той же ревизионной группой. Повторная ревизия назначается в целях контроля качества первичной ревизии, проводится по тем же вопросам заново другим составом ревизионной группы. Назначение повторной ревизии также возможно в случае наличия аргументированных возражений проверяемых лиц против выводов первичной ревизии.

2. Полномочия ревизионных органов

ревизия документальный акт

Нормативная база

Ревизор — это ответственный представитель органа, проводящего документальную ревизию. В советское время права и обязанности ревизора определялись:

«Положением о ведомственном контроле за финансово-хозяйственной деятельностью объединений, предприятий, организаций и учреждений», утверждённым постановлением Совета министров СССР от 02 апреля 1981 года №325,

Типовой инструкцией Министерства финансов СССР от 14 сентября 1978 года №85 «О порядке проведения комплексных ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности производственных объединений (комбинатов), предприятий и хозяйственных организаций, проводимых контрольно-ревизионным аппаратом министерств и ведомств».

В настоящее время единых, принимаемых централизованно нормативно-правовых актов по организации контрольно-ревизионной работы в Российской Федерации нет. Полномочия ревизионных органов могут определяться:

· при государственном и ведомственном финансовом контроле — нормативными актами соответствующих министерств и ведомств, полномочных осуществлять такой контроль,

· при корпоративном и внутреннем контроле — уставами соответствующих служб внутреннего контроля и другими локальными нормативными актами хозяйствующих субъектов.

Специалистами в области организации ревизионного контроля рекомендуется предусматривать следующие права и полномочия ревизора в процессе документальной ревизии.

Права ревизора:

1) Проверять фактическое наличие товарно-материальных ценностей у материально-ответственных лиц, требовать проведения инвентаризации.

2) Требовать от руководителей и должностных лиц предоставления всех распорядительных (приказы, распоряжения, указания) и первичных документов, протоколов совещаний, регистров учёта, форм отчётности.

3) Требовать устных и письменных объяснений работников организации, справок по вопросам, возникающим в ходе ревизии. Допустимо ставить вопросы в письменной форме.

4) Опечатывать или изымать сомнительные документы в целях обеспечения их сохранности (при этом целесообразно изъятый документ заменить на копию с отметкой о том, кто, когда и на каком основании изъял подлинный документ и где он теперь находится).

5) Требовать оформления запросов контрагентам от имени ревизуемой организации по вопросам, возникающим в процессе ревизии; проведения сверок взаиморасчётов; предоставления копий документов.

6) Осматривать объекты строительства, территорию, склады и другие помещения, в необходимых случаях опечатывать сейфы, кассы и кассовые помещения, склады, кладовые, архивы, другие места хранения товарно-материальных ценностей и документов.

7) Привлекать для проведения ревизии специалистов из сторонних организаций.

8) Привлекать работников ревизуемой организации к выполнению заданий по ревизии.

9) При выявлении признаков преступлений передавать на месте материалы ревизии следственным органам, требовать от руководства немедленного отстранения от работы лиц, допустивших такие злоупотребления.

10) Пользоваться помещениями, средствами связи и транспорта ревизуемой организации для организации ревизионных мероприятий.

11) Принимать и рассматривать заявления и жалобы работников ревизуемой организации.

12) Самостоятельно определять методы проведения ревизии.

В процессе ревизии ревизор имеет право использовать все методы документальной и фактической проверки (за исключением контрольной закупки). Ревизор несёт уголовную ответственность за сокрытие обнаруженных ревизией фактов хищений и других преступных действий работников проверяемой организации.

Ревизор не имеет права

1) Оказывать давление.

2) Употреблять обвинительные суждения.

3) Угрожать наказанием.

4) Давать оценку действиям должностных лиц.

5) Высказывать предположения.

6) Участвовать в увеселительных мероприятиях сотрудников ревизуемой организации; допускать неделовые отношения.

7) Привлекать на роль экспертов сотрудников ревизуемой организации.

8) Требовать документы, не относящиеся к предмету ревизии.

9) Распространять конфиденциальные сведения (разглашать коммерческую тайну).

10) Превышать установленные сроки проведения ревизии.

3. Рабочая документация ревизора

Под рабочей документацией ревизора подразумеваются документы, описывающие использованные ревизором процедуры и их результаты (в основном, это касается методов фактического контроля). Эти документы должны иметь следующие реквизиты:

1) наименование документа,

2) наименование проверяемой организации,

3) наименование подразделения, где проводится операция контроля,

4) дата контрольного мероприятия,

5) содержание мероприятия,

6) фамилия, имя и отчество лица, составившего документ.

Практика показывает, что невыполнение формальных требований по оформлению контрольных процедур может явиться основанием для отказа рассмотрения их результатов в судебном порядке. Таким образом, ревизия не достигнет своей основной цели — не обеспечит доказательной информацией.

Материалы каждой ревизии в делопроизводстве контрольно-ревизионного органа должны представлять собой отдельное дело под соответствующим номером.

4 Особенности актов ревизии в торговых организациях

При ревизии торговой организации ревизор должен проверить:

· постановку на учёт в налоговой инспекции всех единиц контрольно-кассовой техники, правомерность её использования,

· наличие опечатанной налоговой инспекцией фискальной памяти, журналов кассира-операциониста,

· использование исправных, поверенных и проклеймённых весоизмерительных приборов,

· своевременную и полную сдачу денежной выручки в банк по препроводительным ведомостям; соблюдение положения о лимите остатка кассы,

· правильность расчёта естественной убыли товаров в зависимости от торгового оборота (среднего срока нахождения товара на прилавке в днях); нормы естественной убыли применяются только для весовых нефасованных товаров.

С целью проверки соблюдения правил торговли возможно осуществление контрольной закупки. Очевидно, что такая контрольная процедура должна проводится не ревизором, а специально назначенными сотрудниками, которых работники проверяемой организации не знают в лицо. Использование услуг «тайного покупателя» не является, непосредственно, методом финансового контроля, однако также может быть полезно для оценки соблюдения торговой дисциплины.

5. Особенности актов ревизии в строительных организациях

При ревизии строительной организации ревизор должен проверить:

Обеспеченность организации производственными нормами:

· расхода строительных материалов,

· трудовых затрат,

· выработки машин и механизмов.

· Наличие на всех объектах строительства:

· планов строительства,

· титульных списков,

· строительных смет.

Сметные расчёты:

· по используемым материалам,

· по оплате труда,

· по применяемым в расчётах ценам,

· по специальным коэффициентам (за высотный характер работ, за холодное время года и многие другие),

· по пересчёту в актуальные цены,

· по учёту накладных расходов, непредвиденных расходов, нормы рентабельности.

Организацию приёма и хранения строительных материалов на участках (в том числе, проводится ли инвентаризация материалов открытого хранения).

Организацию сдачи-приёмки скрытых работ. Под скрытыми работами понимается сооружение таких объектов, доступ к которым после завершения работ будет затруднён или невозможен (например, засыпанные фундаменты, трубопроводы в каналах, автомобильные дороги, конструкции полов). Такие работы сдаются исполнителем по отдельному акту — акту скрытых работ, подписываемому также и представителем заказчика. После подписания такого акта исполнитель может закрывать строительные конструкции. Обычно договор строительного подряда предусматривает право заказчика в случае отсутствия акта скрытых работ требовать от подрядчика вскрытия выполненных конструкций за его счёт.

Порядок списания строительных материалов. Распространено списание по производственным нормам, а не по фактическому расходу материалов, который может быть меньше нормативного. Таким образом, создаются неучтённые излишки. Признаком такого списания могут служить «красные» остатки материалов в отчётах производителей работ.

Долю материалов в себестоимости работ. Практика показывает, что она не должна превышать 40 процентов (а для монтажных работ — 30 процентов). В противном случае, ревизор должен дополнительно использовать другие методы финансового контроля.

Организацию и целесообразность передачи строительных материалов с объекта на объект. Под видом передачи могут быть скрыты случаи расхищения материальных ценностей. Признаками этого могут являться:

1) документы, оформленные не полностью,

2) отсутствие подтверждения перевозки строительных материалов,

3) оформление большинства документов последними днями месяца.

С точки зрения организации финансового контроля, автотранспортные предприятия имеют ряд особенностей:

· Автомобиль — особый вид основного средства, отличающийся высокой степенью ликвидности, следовательно вероятность злоупотреблений, связанных с учётом автотранспорта, велика.

· Автомобиль — сложный технический агрегат, состоящий из большого количества узлов и деталей, каждая из которых также высоколиквидна; следовательно высока роль контроля за обеспечением комплектности автомобилей и за доброкачественностью данных о произведённых ремонтах.

· Автомобили, в отличие от большинства видов основных средств, эксплуатируются за пределами территории предприятия, следовательно водителей трудно подвергнуть текущему контролю.

· Автомобили более, чем другие основные средства, подвержены внезапному и непредсказуемому выходу из строя, поскольку могут пострадать в дорожно-транспортном происшествии, наносящем ущерб собственнику.

Нормативы расхода автомобильного топлива носят усреднённый характер и часто не соответствуют реальным условиям эксплуатации.

В связи с высоким коэффициентом теплового расширения горюче-смазочных материалов, при их инвентаризации следует делать поправку на изменение температуры окружающей среды.

6. Особенности актов ревизии автотранспортного предприятия

При ревизии автотранспортного предприятия ревизор должен проверить:

Фактическое наличие автомашин.

Наличие технических паспортов на каждую автомашину (во избежание представления ранее списанных автомашин вместо числящихся по учёту), соответствие паспорту данных номерных агрегатов.

Закрепление автомашин за конкретными ответственными лицами — водителями.

Укомплектованность автомашин. Перечень комплектующих деталей содержится в инвентарной карточке учёта транспортного средства. При выявлении фактов разукомплектованности составляется акт, в котором отражается учётная стоимость недостающих деталей. С материально ответственного лица берётся объяснение, по чьему распоряжению сняты детали, где они используются.

Порядок списания автомашин. Для определения непригодности и невозможности дальнейшего использования автомобилей и автоприцепов, неэффективности восстановительного ремонта в организации приказом руководителя создаётся специальная комиссия. Она проводит полномасштабный технический осмотр каждой автомашины, намеченной к списанию. При этом:

1) определяется причина списания автомашины,

2) определяется возможность дальнейшего использования отдельных деталей, узлов, агрегатов и процент их годности,

3) снимаются автошины и аккумуляторы,

4) производится сверка фактически находящихся на автомашине агрегатов, приборов, принадлежностей с перечнем, установленным в спецификации завода-изготовителя.

Не допускается разборка автомашины до утверждения акта на списание руководителем предприятия.

Порядок и полноту оприходования годных агрегатов, узлов и деталей. Иногда годные комплектующие показываются в ведомости разбраковки как негодные. Они используются для ремонта других автомашин, в то время, как списанные на ремонт новые детали реализуются. Следует, помимо этого, проверить порядок оприходования лома чёрных и цветных металлов; а также лома драгоценных металлов, которые могут содержаться в некоторых видах аккумуляторов и в электронных узлах.

Случаи преждевременного списания автомашин в результате аварий. Следует выяснить, по чьей вине произошло дорожно-транспортное происшествие, взыскан ли ущерб (с сотрудника предприятия, третьего лица либо страховой компании).

Выполнение плана технического обслуживания и ремонта автомашин, соответствие фактической стоимости ремонтов утверждённым нормам и сметам.

Соблюдение порядка отпуска запасных частей для ремонта.

Организацию контроля за выходом автомашин на линию и возвращением в парк, наличием простоев и холостых пробегов.

Состояние работы по обеспечению безопасности дорожного движения, применение дисциплинарных мер к нарушителям правил дорожного движения и правил эксплуатации автомашин.

Порядок оформления и выдачи путевых листов:

· правильность определения расстояний (на постоянных маршрутах должны быть в наличии утверждённые таблицы расстояний),

· правильность применения норм расхода топлива, смазочных масел и других технологических жидкостей с учётом характера работы, сезонности и других параметров,

· правильность расчёта расхода горючего в зависимости от пройденного расстояния.

Опломбирование спидометров автомашин и сличение показаний пройденного расстояния с данными учёта (в том числе, на последних путевых листах).

Правильность хранения и учёта горючего (с учётом температуры), правильность применения норм естественной убыли горюче-смазочнных материалов.

7. Особенности актов ревизии бюджетного учреждения

При ревизии бюджетного учреждения ревизор должен проверить:

Целевое расходование бюджетных средств:

1) расходование средств финансирования из бюджета в соответствии с доведёнными лимитами бюджетных обязательств,

2) правильность отнесения расходов бюджетного учреждения по соответствующим статьям классификации расходов бюджетов,

3) полноту и своевременность регистрации в казначейских органах принятых бюджетных обязательств.

Эффективность размещения государственных заказов:

· соблюдение порядка размещения заказов на поставки товаров, оказание услуг бюджетному учреждению путём проведения конкурсов, аукционов, запросов котировок,

· соблюдение запрета на пересмотр цены контракта в ходе его выполнения,

· выполнение других ограничений, устанавливаемых органами власти, например, предельного процента авансовых платежей по договорам.

Оплату труда «бюджетников»:

1) выполнение штатного расписания, утверждённого вышестоящим органом,

2) соблюдение штатной дисциплины, то есть использование работников строго по назначению, определенному штатным расписанием,

3) начисление оплаты труда работников учреждения в соответствии с установленными отраслевыми и ведомственными правилами и нормативами.

Предпринимательскую деятельность бюджетного учреждения:

· осуществление лишь тех видов предпринимательской деятельности, которые согласованы с вышестоящим органом, в соответствии с генеральным разрешением,

· соблюдение запрета на использование труда работников, содержащихся за счёт бюджета, в оплачиваемое основное время в интересах предпринимательской деятельности,

· ведение раздельного учёта средств по основной и предпринимательской деятельности,

· соблюдение порядка использования прибыли от предпринимательской деятельности.

Текущий контроль казначейских органов

Казначейские органы осуществляют, в основном, текущий контроль за целевым характером расходования бюджетных средств. Для осуществления платежа с единого счёта бюджета по своим обязательствам бюджетное учреждение представляет в территориальный орган казначейства платёжное поручение. При этом казначейство проверяет:

1) соответствие операции характеру уставной деятельности бюджетного учреждения,

2) не является ли платёж не предусмотренным законодательством авансовым платежом или капитальным вложением,

3) обоснованность платежа — наличие счёта, при необходимости — договора, сметы,

4) достаточность остатка лимита бюджетных обязательств по соответствующей статье расхода,

5) правильность оформления платёжного поручения.

При получении бюджетным учреждением наличных денежных средств в кассу (на выплату заработной платы, хозяйственные и командировочные расходы, социальные выплаты) казначейство проверяет:

· наличие необходимого остатка лимитов бюджетных обязательств,

· разрешено ли получение наличных денег по данной статье расхода.

8. Особенности актов ревизии банков

Финансовый контроль в банках — это совокупность действий и операций по проверке финансовых и связанных с ними вопросов деятельности коммерческого банка либо другой кредитной организации. Формы и методы финансового контроля, общие для организаций любой сферы деятельности, освещены в статье Методы финансового контроля. Настоящая статья посвящена особенностям банковского контроля и специфическим методам, характерным для его организации.

Внутрибанковский контроль подразумевает процесс, постоянно идущий внутри банка на всех уровнях управления. Совет директоров и менеджмент банка несут ответственность за создание соответствующей культуры, облегчающей эффективное осуществление внутреннего контроля и за мониторинг его эффективности на постоянной основе. Однако каждый сотрудник кредитной организации должен принимать участие в этом процессе.

Основным нормативным документом, регулирующим вопросы организации внутрибанковского контроля в России, является положение Центрального банка Российской Федерации от 16 декабря 2003 года № 242-п «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах». В соответствии с положением, целями системы внутрибанковского контроля являются:

1) обеспечение эффективности банковской деятельности,

2) обеспечение сохранности банковских активов,

3) управление банковскими рисками и поддержание их на уровне, не угрожающем финансовой устойчивости банка.

Совет директоров кредитной организации несёт ответственность:

1) за утверждение и периодический пересмотр общей банковской стратегии,

2) за установление приемлемого уровня рисков, принимаемых на себя банком,

3) за обеспечения принятия руководством банка мер, необходимых для выявления, измерения, отслеживания и контроля таких рисков,

4) за утверждение организационной структуры банка, позволяющей чётко разграничивать сферы ответственности, полномочий и отчётности,

5) за создание и функционирование адекватной и действенной системы внутрибанковского контроля.

К подразделениям банка, непосредственно осуществляющим внутрибанковский контроль, относятся:

Служба внутрибанковского контроля (внутреннего аудита),

Ответственный сотрудник (структурное подразделение) по противодействию легализации доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма,

Контролёр профессионального участника рынка ценных бумаг,

Ответственный сотрудник по правовым вопросам,

Бухгалтерия, осуществляющая постоянный последующий контроль банковских операций.

Система внутрибанковского контроля должна быть ориентирована на реализацию следующих принципов:

· принятие любого банковского риска должно соответствовать общему направлению стратегии банка и ожиданиям его акционеров,

· все существенные риски должны своевременно выявляться и последовательно наблюдаться,

· сотрудники, принимающие управленческие решения, должны осознавать связанные с ними банковские риски и учитывать уровень таких рисков,

· банк должен быть готов к чрезвычайным ситуациям, иметь план быстрого и эффективного реагирования на их возникновение.

Служба внутреннего контроля коммерческого банка является обособленным независимым подразделением, подчинённым совету директоров банка. Руководитель службы внутрибанковского контроля (внутреннего аудита) подконтролен председателю банка и обладает правом свободного доступа к высшему руководству банка. Руководители банка не вправе ограничивать направление и объём проверок службы внутрибанковского контроля. Сотрудники службы имеют неограниченное право доступа ко всем документам, могут обратиться за разъяснениями к любому сотруднику банка. Работники службы внутрибанковского контроля не должны участвовать в той деятельности, которую они призваны проверять.

Основные задачи службы внутрибанковского контроля:

1) надзор за чётким разделением полномочий и обязанностей,

2) мониторинг и управление банковскими рисками,

3) наблюдение за согласованием контрольных процедур,

4) контроль за обеспечением сохранности активов,

5) проведение мероприятий последующего финансового контроля в форме ревизий и проверок территориальных и функциональных подразделений банка.

Контрольные процедуры

Организационно-штатная структура коммерческого банка должна быть сформирована таким образом, чтобы не допускать конфликта интересов или сосредоточения в одних руках несовместимых функций. Следует обеспечивать чёткое разделение между различными сотрудниками (и даже подразделениями) полномочий по поиску клиентов, заключению сделок, проведению платежей, отражению их в учёте и контролю за совершёнными операциями.

Так, не допускается предоставлению одному лицу права:

· консультировать клиентов банка и совершать операции по счетам тех же клиентов,

· разрешать перечисление или выдачу денежных средств и осуществлять их,

· совершать банковские операции и проводить их по учёту,

· оценивать кредитоспособность потенциального заёмщика и впоследствии осуществлять контроль за выполнением условий кредитного договора,

· осуществлять операции по счетам клиентов и собственные финансовые операции банка.

В целях усиления внутреннего контроля за кассовыми операциями (как наиболее уязвимыми с точки зрения возможных злоупотреблений), в банках кассовые расходные операции, выполняемые кассиром банка, дополнительно контролируются контролёром. Соответственно, на расходном кассовом документе банка мы увидим не две, а три подписи:

· бухгалтера-операциониста, оформившего документ,

· контролёра, проверившего документ и разрешившего выдачу наличных денежных средств,

· кассира, выдавшего деньги.

В бухгалтерии банка предусматриваются отдельные работники, на которых возлагается обязанность сплошного последующего контроля совершённых банковских операций (включая кассовые). Все операции предыдущего дня в течение следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных учётных документов и записей в лицевые счета.

Помимо этого, главные бухгалтеры кредитных организаций, их заместители, начальники отделов обязаны по должности систематически производить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы банка.

Размещено на Allbest.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *