РКК в делопроизводстве

  • автор:

Галина КРАСНОКУЦКАЯ, преподаватель Республиканского института профессионального образования, участник рабочей группы по разработке СТБ 6.38-2004

Всякий существующий порядок приходится непрерывно наводить.
Владислав Гжегорчик

Регистрационный индекс — это условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Индексации подлежат все регистрируемые документы. Регистрационные индексы проставляются на документах из регистрационных форм (журналы регистрации, регистрационные карточки). На приложениях к поступившим или отправляемым документам они не ставятся. И включает в себя несколько элементов.

Регистрационный индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа, и через дробь — порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например:

01-15/115, где
01-15 — индекс дела по номенклатуре дел;
115 — порядковый регистрационный номер.

Систематизация таких категорий документов, как приказы, распоряжения, протоколы, решения коллегиальных органов, переписка с гражданами, и дальнейшее формирование их в дела имеют свои особенности, что отражается на индексации документов.

Регистрационными индексами приказов, распоряжений, протоколов является только их порядковый номер. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива используется дополнительный буквенный индекс.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять их регистрационный индекс буквенным обозначением, например: 10К или 15Л. К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, поощрении, командировании, предоставлении отпусков, взысканиях и назначении дежурных. Однако они имеют различные сроки хранения. А документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело. Следовательно, внутри этой категории документов (приказы по личному составу) нужно при индексации учитывать различия в сроках хранения. Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, длительных и зарубежных командировках формируются в одно дело в хронологическом порядке с присвоением к регистрационному индексу буквы «К» (для документов 75-летнего срока хранения) и буквы «Л» (для документов 3-летнего срока хранения).

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный индекс дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: В-125 (Володько), А-52 (Антончик) и т.д. Справочная картотека по обращениям граждан строится по алфавиту фамилий. Такая индексация позволяет быстро отыскать нужный документ.

Регистрационные индексы распорядительных документов, составленные совместно двумя и более организациями (распоряжения, решения и т.п.), а также протоколы совместных заседаний состоят из регистрационных индексов документов каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: 45/25.

Регистрационный индекс исходящих и внутренних документов проставляется в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка. Необходимо помнить, что порядковая нумерация документов возрастает в пределах календарного года отдельно по входящей и исходящей документации. Исходящие документы индексируются на подлиннике и копии, остающейся в организации.

Регистрационный индекс входящего документа включает порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, и индекс дела по номенклатуре дел, например:

125/01-10, где
125 — порядковый регистрационный индекс;
01-10 — индекс дела по номенклатуре дел.

Регистрационный индекс входящего документа проставляется в регистрационном штампе (или от руки) на нижнем поле справа при поступлении документа в организацию.

ЗАО «Луч»
15.03.2009
№ 45/01-15

Входящие, исходящие и внутренние документы должны регистрироваться в организации однократно в день поступления, подписания или утверждения.

Регистрационный индекс присутствует также в реквизите «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который располагается в левом верхнем углу бланка для письма ниже даты и регистрационного индекса документа и проставляется только на ответных исходящих письмах. В связи с этим в тексте письма не следует повторять содержание предыдущего письма, т.к. ссылка на инициативный документ указывается в названном реквизите.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.

Номенклатура дел

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.

Регистрация документов

Чтобы занести документ в Directum, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

Пример РКК

РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.

Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода Directum Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).

Массовое занесение документов со сканера

Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Рассмотрение и исполнение входящих документов

После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.

Поручения

Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.

В процессе исполнения поручений обеспечивается:

  • фиксация переписки по исполнению;
  • возможность делегирования и отправки на доработку;
  • контроль сроков, запросы нового срока.

Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.

Дерево поручений

Отправка писем корреспондентам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.

Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

Печать конвертов

Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами

Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:

Оформление распорядительного документаОформление распорядительного документа Оформление распорядительного документа

После подписания организационно-распорядительный документ можно разослать заинтересованным сотрудникам для ознакомления. Для этого нужно заполнить список рассылки в РКК. Этот список также можно использовать в будущем для рассылки другого документа.

Список рассылки документа

Сотрудники из списка рассылки получают задания на ознакомление с документом. В системе Directum для подтверждения ознакомления достаточно выполнить задание. А если высылается задача на ознакомление с документом, который не занесен в систему, то это указывается в тексте задачи и исполнители знакомятся с документом в бумажном виде.

Поиск и анализ

По известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа.

Поиск по РКК

Быстро найти нужный документ вместе с РКК также можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрихкод считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания.

Окно действий над найденным документом

Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.

Пример отчета

Веб-канцелярия

Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.

Входящая РКК в веб-канцелярии

Эффект от внедрения

С использованием решения сотрудники будут своевременно получать приказы и распоряжения для исполнения. Контроль исполнения управленческих решений станет полностью прозрачен.

  • К минимуму сводится риск потери документов
  • В 2 раза сократится время на подготовку и согласование исходящего письма
  • В 12 раз ускорится поиск местонахождения бумажных документов
  • В 2 раза ускорится подготовка информации руководству по исполнению поручений
  • На 20% увеличится выполнение поручений руководства

Вам также будут интересны решения:

  • Управление договорами
  • Управление документами
  • Управление процессами
  • Управление совещаниями

Вопрос: Как рационально осуществить ввод документов в систему электронного документооборота?

Руководитель Секретариата, г. Мурманск

На вопрос читателя отвечает Елена Дмитриева, руководитель проектов DIRECTUM.

При внедрении СЭД нужно учитывать не только новые возможности в управлении документами для руководителей организации, но и удобство работы конкретного пользователя, от которого будет зависеть степень удовлетворенности системой в целом. В связи с этим немаловажную роль при работе в системе играют процессы ввода документов, которые нуждаются в исключительно эффективном построении, особенно при активном взаимодействии с внешними организациями. Именно руководители и сотрудники делопроизводственных подразделений должны уделять особое внимание этим процессам при покупке и внедрении системы в организации.

Для примера предлагаем вам рассмотреть стандартные ситуации работы пользователей системы.

Ситуация 1

Мария – делопроизводитель крупного промышленного предприятия, занимается регистрацией входящих документов для генерального директора и его заместителей.

Порядок выполняемых действий, как правило, следующий:

Каждое утро Мария получает корреспонденцию с почты. Вскрывает конверты, сортирует корреспонденцию по значимости, регистрирует. На каждый документ создает регистрационно-контрольную карточку (РКК).

Раскладывает документы по бумажным папкам руководителей, передает корреспонденцию руководителям на рассмотрение через секретаря.

После того как документы возвращаются с резолюциями, Мария должна найти в системе РКК, занести в нее резолюцию руководителя, отсканировать документ, связать его с РКК и отправить эти документы уже в электронном виде исполнителям согласно резолюции.

Согласитесь, если поток входящих документов достаточно велик, то сканирование и привязка документа к РКК будут занимать значительную долю времени.

Какие варианты работы мы могли бы предложить Марии?

Прежде всего, для облегчения последующего поиска документов я бы предложила использовать технологию штрих-кодирования. Суть данной технологии в том, что при регистрации документа ему присваивается уникальный штрих-код. Через принтер штрих-кодов делопроизводитель распечатывает его, наклеивает на документ.

При дальнейшем поиске не нужно вводить никаких параметров, а достаточно лишь поднести документ к сканеру штрих-кодов и система автоматически найдет нужную РКК.

Итак, Мария получила стопку документов с резолюциями руководителя. Последовательно по каждому документу она находит РКК (автоматически по считыванию штрих-кодов с документов). В РКК заносит резолюцию руководителя, указывает исполнителей. Далее она кладет документ в сканер, запускает процесс сканирования, связывает документ с РКК и отправляет его исполнителям.

Как развитие этой ситуации есть еще более удобный механизм занесения документов в систему.

Делопроизводитель также после возврата документов от руководителя находит их регистрационные карточки путем считывания штрих-кодов, заносит резолюции, но не сканирует документы. Далее делопроизводитель кладет эту же «пачку» документов в сканер и запускает процесс сканирования. Документы проходят через сканер и автоматически заносятся в систему (штрих-коды при этом выступают в роде разделителей файлов), далее система привязывает электронные документы к регистрационным карточкам и автоматически отправляет задания исполнителям согласно резолюции.

Таким образом, мы облегчили рутинный труд делопроизводителя по сканированию и занесению документов в систему.

Ситуация 2

Рассмотрим ситуацию с приемом и отправкой факсимильных сообщений. Постепенно факсимильные аппараты, выдающие рулоны бумаги, отходят в прошлое. Все больше организаций начинают использовать специализированное программное обеспечение для приема и отправки факсов.

Каким же образом мы можем облегчить труд по занесению в систему документов, пришедших по факсимильным каналам связи?

Допустим, что все полученные факсы сохраняются в специальную папку на локальном компьютере пользователя. СЭД периодически проверяет файлы, появляющиеся в этой папке. Для этого достаточно настроить агента или сценарий. Сценарий заносит документы в систему и создает проекты регистрационных карточек. Таким образом, делопроизводителю уже не нужно сканировать документы и заносить их в систему.

Ситуация 3

Антон – менеджер по работе с корпоративными клиентами, ведет обмен документами с заказчиками/поставщиками, как правило, по электронной почте: получает или отправляет проекты договоров и сопутствующих договорных документов. Таким образом, ему необходимо регулярно экспортировать документы из СЭД и импортировать их обратно.

Если взять традиционную работу с электронной почтой, то Антону необходимо, прежде чем занести полученный документ в СЭД, сохранить его на локальный диск и лишь потом начать процедуру занесения документа в СЭД. Что мы можем предложить Антону?

Например, система DIRECTUM позволяет непосредственно из Outlook сохранить вложенные в письмо документы, а также отдельным документом текст самого письма. Кроме того, текст письма можно сразу направить на согласование задач или сохранить контакт с новым заказчиком в справочники системы, например в «Контактные лица организаций».

Кроме того, Антон может открыть полученный документ в Word или Excel, ознакомиться с ним, при необходимости внести изменения и, не закрывая документ, сохранить непосредственно из приложения-редактора в СЭД. Удобно и быстро!

Ситуация 4

Представим, что у нас есть специалист по кадрам Наталья Михайловна и бухгалтер Ирина Леонидовна. Они, как правило, работают с учетной системой. Наталья Михайловна формирует в учетной системе кадровые приказы, а Ирина Леонидовна – счета, акты и т.д. В ходе прописанных бизнес-процессов им необходимо сохранять документы в СЭД: для ознакомления работников с приказами либо для формирования пакета договорных документов.

Стандартная организация процесса: сохранение документа из учетной системы на локальный диск, далее занесение документа в СЭД. Учитывая, что таких документов в день бывает очень много, то процесс получается достаточно трудоемким и отнимает массу времени.

Для того чтобы избежать промежуточного сохранения документа на локальный диск компьютера, существует возможность автоматически сохранять документы из учетной системы в СЭД. Кроме того, на документы также могут быть сгенерированы штрих-коды, и после того как оригиналы документов будут подписаны, можно заложить «пачку» документов в сканер, запустить процесс сканирования в определенную папку, а СЭД подхватит их и свяжет с ранее занесенными электронными документами аналогично ситуации 1.

Карточная форма регистрации

Карточная форма регистрации делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата индекс, заголовок и т.д. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды — маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Примеры карточек приведены в Приложении 4.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией. Оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных карточек и т.д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:

1. Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.

2. В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой последовательности. «Подвижность» карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, т.к. их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.

3. Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.

Однако на сегодняшний день наибольшее распространение получают автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам организации.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *