Путь без учета времени

  • автор:

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Ссылки скачать шаблоны для планирования на день, неделю, месяц и год: в файл Excel по дням разносим что в какой день делать, скачать примеры планировщика недели (с диаграммой Ганта) здесь планирование работы на неделю и месяц, а дела на день выписываем на бумагу бланк дня файл Excel скачать можно тут планирование дел на день.


Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю, а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.

Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

  • ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
  • ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
  • КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов»
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно , или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок

Работая над крупным, постоянно развивающимся проектом, почти ежедневно имею дело с различными формами утверждения задач: от «Очень срочно, поправь тут. За час уложишься?» до «Оцени, на сколько недель потянет эта задачка». Я, как исполнитель, сам оцениваю время и сложность выполнения каждой задачи и считаю это единственным правильным подходом к оценке фронта предстоящих работ в сфере разработки ПО.
Но, наблюдая за многими проектами — сторонними, о которых пишут в статьях и блогах, а также проектами соседних отделов компании, вижу что разные руководители проектов применяют разные подходы к оценке сроков выполнения задач. И не всегда они совпадают с моим отношением к этому делу.

Принципы

Обобщив накопленную по теме оценки сроков информацию, получил следующие принципы оценки сроков выполнения работы:

  • Конечную оценку задаче может дать только непосредственный исполнитель;
  • Оценки времени всегда слишком оптимистичны;
  • Оценить целиком время на задачу, требующую дробления на подзадачи, невозможно.

Соблюдая данные принципы, становится виден свет в конце туннеля даже до первой строчки кода. Непосредственный исполнитель (или исполнители, в случае групповой разработки) сам разбивает общую задачу на подзадачи для более точной оценки и сам же указывает риски для каждой из подзадач. Таким образом, сложив время на каждую из подзадач, можно получить очень оптимистичные сроки выполнения всего объема работы. Эти сроки умножаются на риски и получается примерное время, необходимое на всю работу целиком. Главное, чтобы эти принципы понимал не только исполнитель, но и заказчик, иначе он захочет сыграть с исполнителем в «угадайку».

Угадайка

В процессе выполнения задачи могут появиться обстоятельства, требующие дополнительного времени на решение. Например, выясняется, что архитектура системы не позволяет решить задачу «быстро и красиво», и группе разработчиков приходится выбирать: делать хаки и множество другой лишней работы, усугубляющей состояние системы в целом, или предложить ведущему проекта сделать рефакторинг необходимых модулей.
Оба решения очевидны, как и то, что второе более приемлемо в долгосрочной перспективе. Сложность ситуации в том, что некоторые ответственные за принятие решений люди думают, что все в фирме играют в «угадайку»: раз программист назвал срок, должен в него уложиться. И его не волнуют изменившиеся обстоятельства, ему важнее «спихнуть» ответственность за сроки на исполнителя, чем постараться найти оптимальное решение общей проблемы.

Индивидуальный подход

Почти у каждого проекта своя архитектура и свое наследие (обычно «тяжелое»), поэтому при оценке задачи разумно делать поправку на специфичность проекта. Одно дело, когда проект молод, продуман, а код написан с дотошным соблюдением всех норм и правил проектирования и кодирования, и совсем другое дело, когда проект в непрерывной разработке уже лет 5, за которые сменилось десятки разработчиков, написавших сотни тысяч строк кода методом «лишь бы заработало».
Чем запутаннее архитектура и неряшливее существующий код, тем больше риск не соблюсти сроки выполнения задачи. В таких случаях я вижу решение в вводе специальных коэффициентов, на которые умножается предварительная оценка времени на задачу.

Игры разума

Сколько бы опыта не было у человека, ставящего задачу разработчику, сроки ее реализации он может только «прикинуть», слишком много нюансов необходимо учесть в каждом конкретном случае: новый это функционал или доработка существующего, гибкость архитектуры системы и качество существующего кода, специфичность подхода к решению задачи в рамках конкретного проекта.
А если постановщик задачи не имеет технического образования, сроки выполнения задачи он может только угадать. И делать это он может разве что из любопытства — угадает или нет, потому что практической ценности такая оценка не имеет.
Все дело в том, что некоторые менеджеры проектов пытаются лично поставить сроки программисту на выполнение конкретной задачи, что в принципе абсурдно. Корни этого невежества идут из непонимания специфики работы в IT-сфере: только системный администратор может прикинуть срок, за который он настроит сервер, и только программист может сказать время, которое будет затрачено на задачу. Дело менеджера — управлять задачами, а вот процессы внутри задачи уже не в его компетенции.

Универсальность

Есть ряд задач, которые должны предусматривать возможность переноса функционала на другие проекты. Если у компании несколько проектов и оцениваемая задача должна быть выполнена в рамках каждого из них, настало время пересмотреть оценку сроков и сложности данной задачи.
Во-первых, требование «универсальности» должно быть заявлено сразу, а не после того, как задача уже вошла в стадию реализации. Если заказчик захочет сделать функционал универсальным на одном из поздних этапов разработки, это приведет к переписыванию немалой части кода, а следовательно — к пересмотру сроков.
В моей практике был случай, когда уже по завершении сложного механизма для одного из проектов, заказчик захотел применить его на другом проекте и, получив ответ о специфичности реализации задачи, посетовал на то, что функционал сделан не универсальным. Но это уже тяжелый случай…

Тяжелый случай

Отдельно хочется упомянуть случаи, когда постановщик задачи (заказчик) считает себя профессионалом, хотя на самом деле на это даже не претендует. Такой заказчик не верит ни во что из обозначенного в этой статье и полагает, что способен сам оценить сроки выполнения задачи с точностью до минуты, даже не имея достаточного количества технических знаний.
Лучше отказаться от дел с подобным самодурством. Это лучший выход для всех: исполнитель избавляется от нереальных сроков, заказчик после бессчетных попыток таки умерит свой «профессионализм».

История

На моей памяти был случай, когда руководство хотело «заморозить» один вялый и абсолютно не прибыльный проект, после некоторой доработки функционала. У программистов попросили оценку задачи, те оценили ее без рисков — выдали очень оптимистичный, минимальный срок. Когда начали «копать» поняли, что попали на серьезный рефакторинг. После бессонных ночей в офисе и работы по субботам-воскресеньям, сроки в итоге были соблюдены, но с небольшими недоделками. За эти недоделки от начальства последовал вердикт: программеры сорвали названные ими же сроки. Налицо игра в «угадайку», никто не желал слышать ни о каких рисках.
Программисты сами подставили себя, в итоге их дополнительно также обвинили в убыточности проекта и разгильдяйстве, а само руководство зато хорошо выглядело на совещании с инвестором, свалив убыточность проекта на безалаберность команды разработчиков.

После изучения данной главы студент должен:

знать

• базовые подходы в тайм-менеджменте;

уметь

• грамотно формировать свое расписание;

владеть

• правилами персональной эффективности.

Эта глава – краткое введение в тему тайм-менеджмента. Она раскрывает различные подходы к управлению своим временем. Тайм-менеджмент – одна из ключевых дисциплин, которую принято относить к категории персональной эффективности. Однако слово «персональный» в данном случае не должно вводить в заблуждение: владение навыками тайм-менеджмента, безусловно, выгодно не только лично сотруднику, но и организации, в которой он трудится, так как повышение личной эффективности неизменно сказывается на его профессиональной эффективности.

Салли МакГи в книге «Тайм-менеджмент с помощью MicrosoftOutlook» предлагает список того, что именно разные люди понимают под эффективностью:

  • • выполнить больше дел;
  • • эффективно достичь цели;
  • • более грамотно использовать возможности:
  • • установить баланс между работой и личной жизнью;
  • • умение держать все под контролем и расслабляться;
  • • более эффективно делегировать полномочия;
  • • активно проводить большую часть времени;
  • • возвращаться домой с чувством удовлетворенности от работы;
  • • выполнять большое количество нужных дел;
  • • возможность концентрироваться на собственных целях;
  • • проводить больше времени со своими детьми.

Несложно заметить, что в этом списке присутствуют

пункты, относящиеся как к личной, так и производственной части жизни человека. Это неудивительно: отсутствие здорового баланса между личной и профессиональной жизнью со значительным перевесом последней чревато подверженностью профессиональному выгоранию, стрессу, как следствие – снижению производительности, уменьшению лояльности к своей компании.

Задание

Попытайтесь самостоятельно определить, что такое тайм- менеджмент и какие элементы могут составлять это понятие.

Итак, что же такое тайм-менеджмент? Тайм-менеджмент, или управление временем, – это набор знаний и приемов, позволяющих организовывать свое время наиболее оптимальным образом и повышать эффективность его использования.

Для самостоятельного анализа

Проверьте себя с помощью предлагаемого теста!.

Оцените себя от 5 баллов (всегда соответствует реальной ситуации) до 1 балла (никогда не соответствует реальной ситуации) по каждому из 14 вопросов, обводя кружком ответ, наиболее соответствующий истинному положению вещей. Не задумывайтесь над ответами. Этот короткий тест не должен у вас занять более 10 минут.

1. Когда вы перегружены работой, способны ли вы с легкостью выбрать первостепенные задачи и сконцентрироваться на них?

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

2. Предпочитаете ли вы сразу исправлять ошибки, не откладывая все в долгий ящик?

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

3. Умеете ли вы правильно планировать свои повседневные обязанности?

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

4. Есть ли у вас общий план дел на день или на неделю, позволяющий вам чувствовать во время работы, что у вас все под контролем?

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

5. Храните ли вы все бумаги, файлы, информацию о деловых контактах и рабочие материалы в строгом порядке и всегда ли они у вас под рукой?

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

6. Достаточно ли продуктивны и эффективны ваши отношения с коллегами, ассистентами и руководством?

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

7. Устраивает ли вас существующий баланс между работой и личной жизнью?

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

8. Четко ли вы представляете себе обязанности? свои основные служебные

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

9. Есть ли у вас обязанности, при исполнении которых вы чувствуете неуверенность в своих силах?

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

10. Можете ли вы без чувства вины отложить дела не первостепенной важности?

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

11. Понимаете ли вы цели своей компании и верите ли в них?

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

12. Знаете ли вы свои са.чые ценные качества, которые делают вас единственным в своем роде?

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

13. Нужны ли руководителю от вас именно эти качества?

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

14. Считаете ли вы, что ваша квалификация соответствует требованиям работы, которую вы выполняете?

никогда

редко

иногда

обычно

всегда

Подсчитайте баллы

  • 14–30 баллов. Вы тонете в работе. Держитесь. Вы пытаетесь удержать голову над водой, но это получается с трудом. Вам не удается сделать много, и, возможно, вы разочаровали себя, своих коллег, руководителя, семью и друзей. Вы чувствуете себя очень плохо, ваш моральный дух неустойчив, возможно, вы на грани ухода с работы (если не увольнения).
  • 31–50 баллов. Вы держитесь на плаву, но находитесь в постоянной борьбе. Первостепенные задания вы выполнили, но менее важные дела (в том числе и ваша личная жизнь) не получают заслуженного внимания. Вы постоянно перегружены, стресс – ваше обычное состояние, кроме того, вы все время в себе сомневаетесь.
  • 51–70 баллов. Можете быть спокойны: у вас все в порядке. Вы обладаете отличными организационными навыками и правильно используете время. Люди могут рассчитывать на то, что вы всегда добьетесь желаемого результата. Вас устраивает ваша работа, вы спокойны и уверены в своих способностях. Конечно, вам постоянно приходится изыскивать новые способы, чтобы стать еще более эффективным работником, и новые стратегии, которые помогут удержаться на прежнем уровне. Набирайтесь сил, совершенствуйтесь и повышайте свою квалификацию.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *