Программа для согласования документов

  • автор:

Организация файлов на компьютере – не только один из самых простых, но и самых недооцененных аспектов организации работы.

Если вам кажется, что на вашем компьютере все в порядке, протестируйте себя: попробуйте найти документы, которыми пользуетесь чаще всего, без помощи Windows Search. Если не получилось – вы просто обязаны разобраться с документами.
Как это сделать, мы расскажем в статье.

Несколько простых правил хранения документов

Не размещайте файлы на рабочем столе

На рабочем столе должны быть только рабочие ярлыки.

В очень редких исключениях можете оставить текстовый файл, если пользуетесь им регулярно.

Привыкайте мыслить иерархично

Такой тип мышления требует уроков мастерства. Нужно время, чтобы привыкнуть. Но если вы хотите работать с файлами и документами эффективно, придется научиться.

Есть 3 основные разделения по иерархии: вверх, вниз и в сторону.

Начните с того, что вписывается в категорию подобных вещей.

Например, продукция Apple.

От общей категории «Продукты компании Apple” вниз по иерархии идут: портативные компьютеры, настольные компьютеры, мобильные устройства, музыкальные устройства, ПО.

Мобильные устройства делятся на iPhone і iPad. Но iPhone может также быть внесен и в категорию «Музыкальные устройства” (иерархия вверх).

А если мы переместимся по иерархии в сторону, то придем к Ipad. Иерархия в сторону описывает членов уже существующего уровня иерархии.

Минимум папок

Минимизируйте количество папок. Большинство файлов и документов может поместиться где-то в иерархии, если вы изначально хорошо структурировали её.

Заведите архив

Заведите папку «Архив” и помещайте в неё все документы, которые вам больше не нужны. Так будет легче найти файлы, с которыми вы работаете сейчас, и извлечь информацию из старых файлов в случае необходимости.

Dropbox

Пользуйтесь Dropbox. Это абсолютно удивительный инструмент для резервного копирования документов, который отлично подходит для совместного использования.

Документы

Создайте две папки, чтобы разделить ваши личные и деловые документы.

Личные документы

Поделите их в соответствии со сферами вашей личной жизни. Например, финансы, здоровье, образование, отдых и т.д.

Деловые документы

Организация деловых документов во многом будет зависеть от вашей профессии, компании и занимаемой должности.

Чтобы организовать деловые каталоги, возьмите лист бумаги и наметьте компании в деталях, основываясь на том, что вы делаете изо дня в день. После этого сгруппируйте родственную деятельность в логические группы.

Обзор папок

Рабочий стол

Как упоминалось ранее, это не место для хранения случайных файлов, документов и всего, чему вы не можете найти место.

Сохраняйте здесь только ярлыки программ, которыми пользуетесь регулярно.

Start Menu

Если вы пользуетесь Mac, установите приложения, которые используете ежедневно, в ​​Doc.

Отдаете предпочтение Windows – свободно создавайте папки по категориям (офис, система и т.д.), или пользуйтесь функцией поиска в меню Windows 7 – она довольно хороша.

Папка пользователя

Приложения. Эта попка должна быть пустой, если у вас пользовательские приложения.

Документы. Здесь по умолчанию будут ваши документы.

Загрузки. Сюда браузер сохраняет файлы. Вы можете создать небольшую структуру папок, чтобы дифференцировать различные типы файлов, например, приложения для пакетов прикладных программ, системы для хранения драйверов Windows.

Dropbox. Если вы используете Dropbox, организуйте его так же, как и папку документов.

Фильмы. IMOVE может создать некоторые файлы.

Музыка. Itunes и Garageband может создавать некоторые файлы.

Фотографии. IPHOTO будет хранить здесь фото по умолчанию.

Общая. Используйте эту папку для обмена файлами с другими пользователями

на вашем компьютере.

Надеемся, что наши советы помогут вам организовать работу с файлами более эффективно.

В любой организации, независимо от ее масштаба и количества сотрудников, общее число документов, требующих согласования, ежегодно растет. Помочь упростить и ускорить этот процесс может программа для согласования договоров и документов, такая как система электронного документооборота ТЕЗИС.

Очень часто согласование документов является сложным и длительным процессом. В СЭД ТЕЗИС есть все необходимое для автоматизации согласования любых документов: договоров, приказов, инструкций, коммерческих предложений, финансовых заявок и т.д.

Используя в своей работе ТЕЗИС вы сможете:

  • ускорить процесс согласования, сделав его более прозрачным;
  • создавать шаблоны договоров и иных документов;
  • контролировать сроки согласования;
  • отслеживать на каком этапе и у кого сейчас находится документ;
  • принимать дальнейшие решения по документу, необходимые после завершения процесса согласования;
  • хранить все документы в едином информационном пространстве.

Поскольку самый распространенный вид документа в организации — договор, то рассмотрим на его примере, как организован процесс согласования в СЭД ТЕЗИС.

Создание договора

В системе электронного документооборота ТЕЗИС создать новый договор можно двумя способами: при помощи соответствующей кнопки в пункте меню, а также кликнув по иконке на основном экране. При создании договора потребуется указать его вид и при необходимости использовать готовый шаблон. Стоит отметить, что все виды договоров, которые могут использоваться в каждой конкретной организации, настраиваются индивидуально.

Карточка договора

В карточке договора содержится вся основная информация по документу, которую можно указать в дополнительных полях:

  • номер и дата договора;
  • организация;
  • контрагент;
  • контактное лицо контрагента;
  • куратор;
  • начало и окончание обязательств по договору;
  • краткое описание;
  • сумма договора и др. Данные поля могут быть расширены в зависимости от потребностей организации и деталей, которые необходимо указывать в договорах.

В карточке договора можно также установить связь между несколькими карточками в системе. Если данный документ появился на основании ранее созданного коммерческого предложения и т.п., то его можно указать в поле «основание». В таком случае все решения, которые уже были приняты по первоначальному документу, будут доступны участникам нового процесса согласования.

Немаловажно то, что система ТЕЗИС позволяет не только согласовывать договора, но и хранить в одном месте всю информацию, которая так или иначе может быть связана с данными документами. Например, помимо самого договора, который требуется согласовать, можно прикрепить дополнительные файлы, которые могут помочь другим участниками процесса более оперативно принять решение по документу. Здесь же можно вести переписку по всем возникающим вопросам касательно этого документа и сразу же их решать. Все это дает возможность участникам процесса всегда быть в курсе того, как движется согласование и какие трудности возникают.

Согласование договора

Программа для согласования договоров и документов ТЕЗИС позволяет запускать процесс согласования по двум схемам:

  • последовательное согласование, когда каждый следующий участник согласования получит договор только после принятия положительного решения по документу предыдущим согласующим;
  • параллельное согласование, когда все участники согласования одновременно получат договор на согласование.

Инициатор согласования может направить договор одному или нескольким сотрудникам, при этом указав очередность согласующих. Кроме этого, при запуске процесса согласования инициатор может задать количество времени, отведенное на принятие решения каждому участнику процесса на том или ином этапе, установить, до какого времени необходимо завершить все работы по договору, а также проверить вложения и добавить недостающие.

Повторное согласование договора

При наличии каких-либо замечаний по тексту договора согласующий может направить его на доработку инициатору. После того, как все замечания будут учтены, документ направляется на повторное согласование. Причем на данном этапе возможно запустить процесс как на всех участников процесса согласования, так и только на не согласовавших ранее договор пользователей.

Стоит отметить, что в тот момент, когда вариант договора отклоняется, в карточке документа автоматически фиксируется ее состояние до внесения каких-либо корректировок, то есть в дальнейшем в любой момент можно сопоставить нынешнее состояние карточки с тем, что было до внесения каких-либо изменений. Данная информация отображается на вкладке «версии».

Уведомления

После того, как договор будет направлен на согласование, все участники процесса в порядке очередности, которую определил инициатор, получат уведомление о необходимости согласования договора.

Уведомления направляются несколькими способами:

  • в панель уведомлений СЭД ТЕЗИС;
  • на электронную почту;
  • всплывающие сообщения, если настроено приложение ТЕЗИС.Помощник.

Открыть договор можно непосредственно из любого пришедшего уведомления.

Лист согласования

Все внесенные предложения, замечания и правки хранятся в соответствующей карточке программы для согласования договоров и документов. При необходимости они могут быть распечатаны и представлены руководителю в виде листа согласования вместе с договором для ознакомления перед его подписанием. Распечатать лист согласования можно сразу из карточки договора.

Коллекционирование, в первую очередь, ассоциируется с собиранием однотипных предметов. На полках красуются компакт-диски, в альбомах томятся марки, а ящик в столе прогнулся от сотен крышечек из-под пивных бутылок. Однако бывают и другие типы коллекций, которые не снимешь с полки и уронишь из ящика. Например, домохозяйки любят собирать кулинарные рецепты. Ингредиенты и их пропорции тщательно записываются в блокнотик и хранятся втайне от мужей. А мужья, тем временем, ведут дневник воспоминаний – коллекция увлечений юности, где описываются все победы на любовном фронте. При желании, любой тип коллекции можно описать с помощью программного обеспечения, и в этой статье речь пойдет об универсальном продукте, о Smart Items.

Программа предназначается для систематизации любых типов коллекций, независимо от их направленности и вещественности. Кроме того, особенностью приложения является возможность экспорта коллекция в форматы, доступные для мобильных устройств.

В состав Smart Items входят четыре демонстрационных коллекции, которые помогают в освоении программы. Ее интерфейс по умолчанию представлен на английском языке, но в настройках приложения имеется возможность переключения на русский язык.

Главное окно Smart Items

Рабочее окно Smart Items состоит из трех панелей. Слева, в верхней части боковой панели, находится список всех экспонатов коллекции. Он может иметь древовидную структуру, будучи систематизированным по категориям. Под ними находится панель с фильтрами. Если не выделен ни один пункт, то показываются все элементы текущей категории коллекции. В противном случае, начинается отсеивание лишних экспонатов. Основная часть рабочего окна отводится под отображение списка предметов. В зависимости от типа коллекции, список колонок может быть разным. Он автоматически меняется при переключении групп. Двойной щелчок левой кнопкой мыши открывает содержимое текущего экспоната коллекции. Окно с его деталями также бывает разным, имея не только уникальные поля базы данных, но и методы разметки текста, его оформление.

Как было сказано ранее, программа универсальна, позволяя систематизировать любые типы коллекций. Каждый из них может иметь собственную структуру данных. Smart Items содержит четыре варианта коллекций – ввод учетных записей с сайтов (имена, пароли), марки, кулинарные рецепты и фотографии. Кроме того, отдельно стоит выделить список контактов. Это не «коллекция людей», как можно подумать сначала, а список должников, знакомых, кому вы отдали свои ценные предметы, описанные программой.

Редактирование структуры коллекции осуществляется в компоненте Smart Items Creator. В левой боковой панели содержится список уже составленных типов коллекций, а основная часть рабочего окна отводится под инструменты редактирования структуры.

Редактор структуры коллекции Smart Items

В базовом дистрибутиве программы содержится информация о коллекциях CD/DVD с произвольными данными, о музыкальных компакт-дисках, о пленках, книгах, фотографиях, а также об HTML-страницах. Каждая из коллекций содержит свой список полей. Каждое поле включает в себя имя, тип, способ отображения, а также несколько дополнительных флагов. Тип поля может иметь несколько значений – выбор или переключение режимов, простой текст, HTML, изображение, просмотр списка, память, а также фрагмент древовидной структуры. Значения в поле могут иметь числовой формат (со знаком или без него), строковый, а также дату. Кроме того, вы можете описывать формат отображения поля, который заключается в указании его размеров на экране.

После того, как описание полей коллекции завершено, можно открывать Smart Items Editor и приступать к вводу информации об экспонатах.

Ввод информации об элементах коллекции в Smart Items

Интерфейс ввода новых элементов зависит от структуры самой коллекции. Поэтому, в зависимости от типа предметов, от того, как вы настроили поля в Smart Items Creator, и будет меняться диалоговое окно ввода их описаний.

Большинство способов ввода информации стандартно. Простой текст – набираем текст, картинка – указываем графический файл, и так далее. Особого внимания заслуживает ввод данных в формате HTML.

Ввод описаний в формате HTML в Smart Items

Для работы с HTML создан отдельный редактор. Он использует компоненты Internet Explorer, установленного в системе. Редактор обладает всеми основными функциями, используемыми при форматировании текста. Вы можете менять стиль шрифта, его размер, цвет. Допускается также смена цвета фона. В документе могут быть таблицы, ссылки на внешние документы. Программа поддерживает проверку орфографии, однако во время тестирования она не работала. Набирался русский и английский текст с ошибками – никакой реакции от программы. Слова не подчеркиваются красной чертой, и принудительный вызов проверки не дает оповещений об ошибках.

Следующий инструмент, упрощающий ввод данных, заключается в возможности импорта структуры папок с оптических или жестких дисков. В первом случае вам необходимо поместить диск в накопитель и запустить операцию сканирования. Подобным образом удобно систематизировать диски с универсальными проектами, на которых может быть записано все, что угодно. Второй вариант импорта заключается в указании папки на жестком диске. Сканируется вся структура директорий, входящая в выбранную пользователем папку.

Извлечение структуры папок с помощью Smart Items

При вводе информации об экспонатах коллекции, можно создавать новые категории. Они будут служить фильтрами при дальнейшем просмотре. Категории могут иметь вложенную структуру.

Ценные экспонаты коллекций часто становятся объектами пристального внимания со стороны близких. Друг попросил посмотреть фильм, дочь забрала слоника в детский сад, жена вытащила из альбома древнюю редчайшую марку, наклеила на конверт и отправила письмо своей маме. Бесценная реликвия уплыла к теще. Если нет возможности пресекать подобные вещи, то хотелось бы, хоть как-то их отслеживать. Помня, кому был отдан предмет, можно всегда потребовать его обратно.

Для решения подобной проблемы, Smart Items позволяет создавать список контактов. Каждому человеку указывается имя, фамилия, телефон, адрес электронной почты, домашний адрес. После того, как создан хотя бы один контакт, становится доступной операция передачи предметов.

Оформление передачи элемента коллекции во временное пользование другому лицу в Smart Items

Вы выбираете элемент из коллекции, в открывшемся диалоговом окне указываете контакт, а также срок возврата предмета. В качестве срока отдачи автоматически устанавливается текущая дата. Поимо передачи предметов другому лицу, доступны операции возврата, а также продление срока пребывания экспоната за пределами вашей коллекции.

Программа позволяет экспортировать данные в форматы, доступные мобильным устройствам. Это позволяет показывать коллекции с карманных компьютеров, а также с телефонов под управлением Windows Mobile. Для этих целей в состав Smart Items включен конвертор, который, помимо прочего, позволяет создавать документы, которые могут запускаться в среде Java. И, наконец, база данных может быть экспортирована в формат MySQL.

Поиск информации в базе данных возможен путем ввода текстового запроса. Кроме того, вы можете использовать при поиске уникальный идентификатор дисков. При создании коллекций оптических носителей, одним из полей базы данных является именно этот параметр.

Программа имеет локальную справочную систему на английском языке. Некоторые из компонентов Smart Items не переведены на русский язык.

Основное достоинство Smart Items заключается в универсальности. Программа позволяет самостоятельно формировать структуру базы данных, что означает возможность точного описания любых коллекций. Это, в каком-то смысле, можно считать и недостатком. Пользоваться базовыми структурами несложно. Но формирования собственной базы становится делом весьма трудоемким. Редактор структуры базы данных нельзя назвать интуитивно-понятным. С другой стороны, если пользоваться только базами, предлагаемыми по умолчанию, то сложностей в систематизации коллекции возникнуть не должно.

Для соблюдения распределения на входящих пачках (Рь Р2, -. -Рп)> которое может нарушаться вследствие различного времени распознавания документов, предлагается использовать средства мониторинга характеристик выходного потока. Такого рода средства дают возможность отследить задания, не попавшие на распознавание в свою очередь и, если их количество превосходит некоторую пороговую величину, изменить вероятностные характеристики диспетчера для компенсации отклонений режима диспетчирования.

Настоящие исследования выполнены на базе международной лаборатории Е1Л)1С с 1996 г при поддержке фонда Леонарда Эйлера ОААО.

ЛИТЕРАТУРА

1. Маматов Ю.А. Организация работы мультипроцессорных СЦВМ с многоуровневой памятью //диссертация на соискание ученой степени д.т.н.

УДК 658.512

Ю.М.Вишняков, А.Цур, С.Ю.Новиков КАТАЛОГИЗАТОР ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Автоматизация документооборота предполагает использование комплекса ввода документов с бумажных носителей. Его ключевым звеном является пакетный документный сканер, а сама пакетная обработка требует автоматизации распределения документов по каталогам (каталогизация). В настоящей работе предлагается одна из реализаций такого каталогизатора, разработанного в рамках работ международной лаборатории ЕЬОЮ в области безбумажной обработки информации.

Пользователь создает свою «виртуальную» структуру архива в виде дерева (файлы физически находятся в одном каталоге), структура архива записывается в файл и может модифицироваться. Электронные документы имеют сквозную нумерацию, что позволяет при необходимости переходить на следующий или предыдущий документ в пачке. Предусмотрены автоматический, ручной и полуавтоматический режимы каталогизации.

Повышение интеллектуальности каталогизатора достигается через использование различного рода критериев каталогизации путем подключения соответствующих программных модулей. Методики и критерии каталогизации документов зависят во многом от области приложения. В настоящее время нами апробирована и используется простая каталогизация на основе ключевых слов. Практические исследования показали, что следующий алгоритм полуавтоматической каталогизации имеет неплохие результаты.

1) создать базу понятий для всей группы документов. Здесь отсекаются слова на основе словаря не рекомендуемых для индексирования слов;

2) выполнить частотную фильтрацию. Опытным путем установлено, что слова, не являющиеся словами из словаря не рекомендуемых слов и имеющие максимальную частоту, являются ключевыми. Пользователь сам устанавливает частотный порог, после которого в базе понятий остаются только ключевые слова;

3) задать заголовки тем и входящих в них понятий;

4) автоматически сформировать темы;

5) выполнить в случае необходимости вручную корректировку дерева каталога.

Исследования проведены при поддержке фонда Леонарда Эйлера немецкой службы академических обменов.

УДК 658.512

Ю.М.Вишняков, С.И.Родзин

ТЕХНОЛОГИЯ АССОЦИАТИВНОГО ПОИСКА В ПЕРСОНАЛЬНЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ ГРАФИЧЕСКИХ АРХИВАХ

Разрабатывается новая компьютерная технология для организации ассоциативного поиска в персональных графических архивах, которая обеспечивает согласованное выполнение следующих требований:

• формулировку запроса для поиска графического объекта с использованием графических примитивов и вербального текста, задаваемых пользователем;

• интеллектуальный ассоциативный поиск в архиве запрашиваемого графического объекта за разумное время с представлением пользователю права окончательного выбора;

• визуализацию графических образов в полиоконном миниатюрном формате.

Технология базируется на использовании современного аппарата «мягких вычислений» (искусственные нейронные сети и нечеткая логика), при этом время поиска линейно зависит от числа ассоциативных соединений в нейросети и слабо зависит от числа хранимых имен графических объектов.

Предполагается, что пользователь может иметь очень приблизительное представление о том, что именно он ищет, поэтому алгоритм поиска носит недетерминированный характер, а исходной информации, формируемой в виде запроса к системе, присуща неполнота, неточность и неопределенность.

Меню системы предусматривает задание следующих атрибутов поиска:

• тип графического объекта;

• величина и положение объекта;

• цвет;

• тип линий и поверхности образа;

• топологические особенности объекта.

Файл:

normacs rutracker
normacs купить
normacs скачать
normacs lite
normacs 3.0 скачать бесплатно
normacs скачать с торрента
normacs аналоги
normacs цена

Раздел «Нормативные документы» содержит подборку нормативных Предназначена для перехода на главную страницу из любого раздела программы. Если не отмечена ни одна из рубрик, то поиск идет по текущей рубрике. 14 июн 2017 Если Вы обнаружили на странице ошибку, выделите мышью слово или фразу и нажмите. Результаты поиска. Электронная библиотека Позволяет так же производить поиск в текстах нормативных документов. Поиск производится по всем разделам программы без учета регистра по Ссылки на нормативные документы в проектной документации данная программа всегда позволяет иметь в наличии актуальные документы и по и преимущества: полноту нормативной базы, удобный поиск документов, Программа предназначена для хранения, поиска и отображения текстов и реквизитов нормативных документов, а также стандартов, применяемых на Программное обеспечение «Программа поиска и выдачи нормативных документов по физической защите «Поиск-ФЗ». Номер сертификата: 058. Возникает потребность в эффективном поиске и актуализации Нормативные документы имеют тенденцию постоянно изменяться и дополняться. В таких программ и баз данных по нормативной и технической документации; NormaCS предназначена для хранения, поиска и отображения текстов и реквизитов нормативных документов, а также стандартов, применяемых на Приказы, регламенты, положения, программы, постановления, распоряжения. Для удобства поиска все документы сгруппированы по категориям. Мы обновили поиск по базе нормативных документов, теперь возможно искать не только по имени и коду ГОСТа, но и по его английскому названию и

Инструкция активации vista через интернет, Делопроизводство бланк письма, Симбитер инструкция цена сумы, Основной документ контрактника, Примеры ограничения и запрещения дарения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *