Программа для контроля исполнения поручений

  • автор:

Как станет понятно при рассмотрении проблем мотивации и лидерства, шансы на эффективную реализацию значительно возрастают, когда причастные к этому люди внесли в решение свою лепту и искренне верят в то, что делают. Поэтому хороший способ завоевать признание решения состоит в привлечении других людей к процессу его принятия. Дело руководителя выбирать, кто должен решать. Тем не менее бывают ситуации, когда руководитель вынужден принимать решение, не консультируясь с другими. Участие работников в принятии решений, подобно любому другому методу управления, будет эффективным далеко не в каждой ситуации.

Более того, твердая поддержка сама по себе еще не гарантирует надлежащего исполнения решения. Полное осуществление решений требует приведения в действие всего процесса управления, в особенности его организующей и мотивационной функций.

7. Обратная связь

Еще одной фазой, входящей в процесс принятия управленческого решения и начинающейся после того, как решение начало действовать, является установление обратной связи. По Харрисону: «Система отслеживания и контроля необходима для обеспечения согласования фактических результатов с теми, что ожидались в период принятия решения». На этой фазе происходит измерение и оценка последствий решения или сопоставление фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить. Обратная связь – т.е. поступление данных о том, что происходило до и после реализации решения – позволяет руководителю скорректировать его, пока организации еще не нанесено значительного ущерба.

Подводя итоги, можно сказать, что решение проблемы предполагает как генерирование альтернативных вариантов решений, выбор наиболее предпочтительного альтернативного варианта решения, так и его реализацию. Кроме того, существует и обратная связь, позволяющая руководителю оценить последствия решения и в случае необходимости предпринять меры для корректировки ситуации.

Существует множество алгоритмов принятия решения, но суть их все равно схожа. По моему мнению, описанный подход (по Мескону) можно принять как один из ведущих, т. к. он охватывает основные аспекты процесса принятия решения.

3. Процесс принятия решения в организации (на примере факультета заочного обучения Башкирского государственного аграрного университета)

Одно из основных предназначений организации – решение стоящих перед ней задач в соответствии с её миссией, стратегическими и тактическими целями либо в соответствии с её концепцией устойчивого развития и выживаемости.

Рассмотрим процесс принятия решения внутри факультета заочного обучения – структурного подразделения ФГОУ ВПО «Башкирский государственный аграрный университет» (БГАУ). БГАУ представляет собой бюджетную организацию, в связи с этим главной целью организации и её подразделений определим оказание качественных услуг в сфере образования, главная же задача факультета заключается в обеспечении необходимых условий для этого в течение всего учебного процесса.

Одним из основных свойств организации, влияющих на реализацию решений и планов, является иерархическая структура управления.

Иерархическая упорядоченность присуща всем целенаправленным системам. Иерархическая организация представляет собой многоуровневую структуру, состоящую из взаимосвязанных подсистем, элементы которых имеют право принимать и реализовывать решения .

Иерархия определяет управленческие функции и ответственность, порядок подчинения в организации. Вышестоящие, согласно иерархической структуре, подсистемы (подразделения) принимают решения, обязательные для исполнения нижестоящими, и имеют право вмешиваться в их действия.

Нижестоящее подразделение обладает, как правило, определенной степенью свободы в рамках поставленных перед ним задач и ограничений. Эта свобода заключается в возможности принятия самостоятельных решений в рамках делегированных ему полномочий.

Важной составляющей системы управления факультетом является информация. Обмен информацией в иерархической структуре происходит по вертикали и по горизонтали. По вертикали информация передается от нижестоящих подразделений к вышестоящим, и наоборот.

От методистов заместителям декана, декану передается информация об их работе, о взаимодействии с другими подразделениями, например, с другими факультетами и кафедрами университета, о принимаемых решениях и об ожидаемых последствиях принятых решений, результатах их деятельности.

От декана факультета, а также от вышестоящих подразделений (ректора университета и проректора по учебной работе) к нижестоящим передается информация о принятых решениях в части, касающейся нижестоящих структур подразделения, о планах их реализации, о выделяемых ресурсах, оценке ее деятельности.

По горизонтали обмен информацией осуществляется между подразделениями одного иерархического уровня. Обычно по горизонтали передается информация о планах и результатах деятельности подразделений в рамках делегированные полномочий, может передаваться и согласовываться информация об альтернативных вариантах решений, относящихся к области совместной деятельности, а также информация, имеющая отношение к деятельности другого подразделения.

Затем декан определяет содержание и сроки выполнения работ, распределяет ресурсы, назначает ответственных исполнителей. Это необходимо для отыскания наиболее предпочтительного варианта решения и механизма его реализации. Обычно заместители декана рассматривают различные альтернативные варианты. Они сопоставляют, оценивают, прогнозируют их последствия, затем выбирают наиболее оптимальные решения и представляют их на согласование декану факультета.

На следующем этапе осуществляется согласование принимаемых решений между руководством факультета и нижестоящими структурами, если в этом есть необходимость.

Если в процессе согласования выяснится необходимость доработки предлагаемых решений, то может потребоваться возвращение к предшествовавшим этапам управленческого цикла как для нижестоящих, так и для вышестоящих структур факультета.

После этапа согласования и принятия решения наступает этап оперативного управления ходом его реализации. На этом этапе осуществляется контроль за ходом реализации принятых решений и при наличии существенных отклонений корректировка принятых ранее планов.

Контроль – это одна из основных функций управления, представляющая собой процесс обеспечения достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленческих решений.

При помощи контроля руководство определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке. Процесс контроля – это, с одной стороны, процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонения от установленных стандартов; с другой – процесс отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и оценки достигнутых результатов в ходе их выполнения.

Декан факультета лично осуществляет контроль за реализацией принятых им решений путем проведения плановых и внеплановых оперативок, ознакомления с отчетами своих заместителей и методистов. Именно результаты контроля являются основанием для руководителя подразделения университета для корректировки принятые ранее решения, если отклонения в ходе реализации принятых ранее решений значительны.

Между прогнозировавшимся развитием ситуации при принятии управленческого решения и реальным развитием ситуации принятия решения всегда неизбежен некоторый зазор, некоторые отклонения, поскольку принятие решения осуществляется на основании того или иного видения ситуации, той или иной модели ситуации, которая всегда является неполной.

Поэтому при осуществлении контроля оценивается и измеряется как ход выполнения принятых организацией решении, так и соответствие принятых ранее решений реализовавшемуся развитию ситуации принятия решения.

Кроме того, нельзя забывать, что исполнители принятых решений – люди, а не машины и возможны отклонения в ходе выполнения принятых решений, и по этой причине, например, может быть неэффективным взаимодействие работ между различными подразделениями внутри организации, может быть недостаточно правильно понято задание, наконец, исполнитель может заболеть и т.д.

Если принятое ранее решение оказалось недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации.

Мы рассмотрели механизм принятия управленческого решения в структурном подразделении федерального государственного образовательного учреждения, последовательность его этапов. Можно также предположить, что независимо от организационно-правовой формы процесс принятия решения в любой организации имеет общие черты. Ведь все начинается с постановки цели или возникновения проблемы, затем определяются альтернативы и принимаются решения компетентным на это органом или лицом.

Заключение

Итак, принятие решения – это процесс выбора способа действий, направленный на разрешение проблемы или использование возможности. Принятие решения подразумевает следующие этапы:

1. Диагностика проблемы

2. Формулировка ограничений и критериев принятия решения

3. Определение альтернатив

4. Оценка альтернатив

5. Выбор альтернативы

6. Реализация принятого решения

7. Обратная связь.

Мескон выделяет 3 типа решений: интуитивные решения, основанные на чувствах и ощущениях лица, принимающего решение; решения, основанные на суждениях, опирающиеся на знания и опыт; рациональные решения. Структуру рациональных решений мы рассмотрели в данной работе, выделив и описав вышеназванные этапы.

Модуль Контроль поручений и задач в программе IT Audit позволяет ставить сотрудникам задачи и контролировать их исполнение.

Программа IT Audit облегчает работу руководителя и повышает исполнительскую дисциплину сотрудников IT Audit позволяет организовать дистанцинную работу сотрудников

IT Audit работает на всех типах устройств и приложений:

  • Desktop-приложение на Windows
  • Интернет-браузер (Web-приложение)
  • Приложение Android и iOS

Созданные задачи и поручения хранятся на вашем сервере IT Audit не использует публичное облачное решение

Ключевые особенности программы по контролю поручений IT Audit

  • Простой и удобный интерфейс
  • Бессрочная лицензия от 1750 ₽
  • Высокая скорость работы программы
  • Работа в локальной сети и через Интернет

Возможности IT Audit по контролю поручений

Простая и удобная постановка поручений сотрудникам

После постановки задачи исполнитель на e-mail и в программе получит уведомление

Удобный поиск поручений

Поиск поручений по 11 параметрам

Скорость поиска меньше 1 секунды

Отчеты по поручениям

Большое количество готовых отчетов

Создание собственных отчетов

Контроль сроков выполнения поручений

Инициатор получит уведомление о просроченной задаче

Разграничение прав доступа пользователей к поручениям

В программе более 50 настроек разграничения прав доступа

Уведомления и напоминания по поручениям

Уведомления направляются на e-mail и открываются в программе

В IT Audit реализованы все необходимые функции для контроля поручений Возможна индивидуальная доработка Видеоролик. Программа по контролю поручений IT Audit В IT Audit задачи создаются через офисное и мобильное приложение, Web-браузер

Создать поручение просто

При создании поручения приводится:

  • Краткое содержание задания
  • Ответственное лицо
  • Срок выполнения задачи (дедлайн)

Детальное описание поручения и необходимые файлы прикрепляются в удобной карточке задачи.

Создание поручения × Никаких ежемесячных платежей! Платите только один раз и становитесь владельцем бессрочной лицензии

Детальное описание и направление задачи в работу

В карточке поручения инициатор может детально описать задание и прикрепить необходимые файлы. Письменная постановка задачи исключает произвольное толкование задания.

Инициатор нажимает на кнопку В работу и исполнитель получает уведомление о новой задаче.

Уведомление о задаче × Карточка поручения. Детальное описание задачи × Уведомления в IT Audit направляются на e-mail и показываются в программе

Ознакомление исполнителя с поручением. Начало выполнения

Получив уведомление о новой задаче исполнитель знакомится с заданием и если оно понятно, приступает к его выполнению — нажимает кнопку Начать выполнение.

Если задание требует уточнения, исполнитель может направить инициатору поручения свои вопросы и комментарии. Вся переписка сохраняется.

После принятия поручения на исполнение его инициатор получит уведомление о начале выполнения задания.

Принятие исполнителем поручения к выполнению ×

Завершение выполнения поручения

При выполнении поручения в карточке поручения:

  • приводится результат выполненной работы
  • прикрепляются подготовленные файлы документов
  • при необходимости вносится фактическое время выполнения задания

После выполнения поручения исполнитель устанавливает прогресс выполнения и нажимает кнопку Выполнено.

Выполнение поручения завершено ×

Проверка выполнения задачи руководителем — контроль задач

После выполнения исполнителем поручения, инициатор и контролер получат сообщение.

Поручение выполнено ×

С результатами работы знакомится автор поручения и контролирующее лицо. Ответственные за поручение работники либо принимают работу — нажимают кнопку Завершить, либо отправляют задание на доработку.

Принятие и снятие поручения с контроля × Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit Проведем online-презентацию через Zoom / TeamViewer. Ответим на вопросы Заявка на online-презентацию программы Порой достаточно 5 минут, чтобы показать «изюминки» программы

Мобильное приложение на Android

Мобильное приложение на Android

Мобильное приложение на iOS

Мобильное приложение на iOS

Перечень задач в программе контроля поручений

В программе IT Audit поручения приводятся в виде перечня поручений. По просроченным поручениям приводится пиктограмма.

Перечень поручений ×

Таблицу со списком поручений пользователь может настроить с учетом необходимых полей:

Колонки в списке поручений ×

Предусмотрена возможность отбора поручений по многочисленным параметрам, среди которых: исполнитель, автор поручения, контролирующее лицо, содержание и состояние задачи, плановое окончание (дедлайн), просроченные поручения.

Поиск по общим данным поручения ×

Пользователь может быстро и удобно найти необходимые поручения. Например, находящиеся в работе задачи или выданные задания.

Панель быстрого отбора задач ×

Контроль срока исполнения задач

При использовании программы по контролю поручений IT Audit инициатор задания заблаговременно получит уведомление об окончании срока выполнения задания. В программе можно создать напоминание о поручении на определенную дату.

При просрочке выполнения поручения по просроченному поручению в перечне поручений будет приведена пиктограмма с информацией о просрочке в днях и часах. Просрочка выполнения поручения рассчитывается как разница в днях плюс разница в часах от плановой даты окончания выполнения поручения до фактического времени его выполнения или текущей даты, если поручение еще не выполнено.

Расчет просрочки выполнения поручения ×

При отсутствии просрочки выполнения поручения по поручению будет приведена пиктограмма . Информация о просрочке поручения также приводится в отчете.

Контроль исполнения поручений

По результатам выполнения поручений формируется сводный отчет по исполнению поручений за выбранный период:

  • количесто выполненных поручений
  • количество просроченных поручений
  • фактическая трудоемкость выполнения поручений

Отчет об исполнении поручений ×

При необходимости информацию можно детализировать вплоть до конкретного поручения.

В программе предусмотрено множество полезных отчетов по контролю поручений

Несколько исполнителей по поручению и создание подзадач

По поручению может быть установлено несколько исполнителей.

Если возникает необходимость распределить объем работ и ответственность между исполнителями, то поручение может быть разделено на более детальные задания — подзадачи.

Список подзадач к основной задаче ×

Замена исполнителя по задаче

При необходимости, по поручению может быть произведена замена исполнителя. Исполнитель поручения получит уведомление об отклонении выполнения поручения или об изменении ответственных лиц по поручению. История изменения ответственных лиц по поручению сохраняется в программе и может быть выведена в отчет.

История изменения ответственных лиц при исполнении поручения ×

Создание повторяющихся заданий

В программе могут автоматически создаваться повторяющиеся поручения. Период повторения может настраиваться по дням недели, месяцам, годам.

Повторяющиеся поручения ×

Бесплатный корпоративный чат

В программу IT Audit встроен бесплатный корпоративный чат. Клиент-серверный корпоративный чат программы IT Audit позволяет организовать переписку сотрудников компании. Чат позволяет передавать файлы. Переписка в онлайн чате хранится на собственном сервере компании.

Переписка в корпоративном чате × Переписка в корпоративном чате хранится на сервере компании

Настраиваемый интерфейс программы

В программе IT Audit пользователи могут настроить интерфейс с учетом индивидуальных предпочтений.

Варианты интерфейса

Разграничение прав доступа к задачам

Система управлению задачами IT Audit позволяет ограничить доступ к поручениями, по которым пользователь не является ответственным лицом (исполнителем, инициатором или контролирующим лицом). Сотруднику будут не доступны задания, предназначенные другим сотрудникам.

Примеры настроек по разграничению прав в IT Audit:

  • руководителю отдела будут доступны все поручения, исполнителями по которым являются сотрудники подчиненного ему отделу
  • руководителю департамента (включает несколько отделов) будут доступны поручения любого сотрудника департамента и подчиненных отделов
  • руководитель компании будут доступны задание любого сотрудника

Информация по поручениям находится на вашем компьютере (сервере) и под вашим надежным контролем

Организация работы программы контроля задач

Программа IT Audit является сетевой и поддерживает работу в локальной сети и подключение через Интернет для организации работы территориально-удаленных подразделений или сотрудников. Доступно мобильное приложение для Android и iOS для работы на iPhone и iPad.

Находясь вне офиса, Вы всегда будете владеть информацией о выполнении выданных Вами заданиях. Информация о ходе выполнения задания также направляется по электронной почте инициатору поручения и контролирующему лицу.

Рассчитать стоимость программы. Конкурентная лицензия 1750 руб. Заявка на online-презентацию IT Audit через Zoom / TeamViewer Если у Вас остались вопросы, позвоните нам (телефоны в России, Казахстане, Украине) или задайте вопрос в службу поддержки

Контроль исполнения поручений + Документооборот

Программа «Контроль исполнения поручений + Документооборот»
Свидетельство о государственной регистрации №2005610166. Программа выполнена по заявке отдела контроля одной из районных администраций, поэтому она проста в работе, ориентирована на пользователя и открыта для совершенствования в соответствии с Вашими предложениями.

Единый реестр российских программ: № 2092 внесен 08.11.2016
В программе работает один или несколько «КОНТРОЛЕРОВ» и много «ИСПОЛНИТЕЛЕЙ». «КОНТРОЛЕР» регистрирует различные документы, которые могут быть как внешними, так и внутренними, исходящими от руководителя учреждения. На основании этих документов формируются и ставятся на контроль «ПОРУЧЕНИЯ», которые направляются на исполнение соответствующим должностным лицам «ИСПОЛНИТЕЛЯМ». «КОНТРОЛЕР» и руководство администрации видит весь поток поручений, отслеживает их по статусу, срокам, исполнителям и прочим показателям. Каждый «ИСПОЛНИТЕЛЬ» видит то, что поручено ему и, соответственно, отмечает исполненные поручения. Количество исполнителей не ограничено. При этом исполнителями могут быть как работники администрации, так и работники, всех, находящихся в административном подчинении учреждений. Программа может работать как по локальной сети администрации, так и по интернету.

Вы можете ознакомиться с программой, посмотрев ролик с презентацией и печатные документы:

Демо-версия программы «Контроль исполнения поручений» ()

Инструкция по установке программы (скачать 25 Kb)

Инструкция по работе с программой (скачать pdf 1Mb)

Презентация программы (скачать 3 Mb)

Коммерческое предложение (скачать 48 Kb)

Основные функции продукта.

      Оптимизации процесса регистрации и рассмотрения поручений граждан в государственные органы местного самоуправления
      Обеспечения удобной формы хранения и поиска данных по заявителям и истории их поручений
      Обеспечения удобной формы хранения всех поручений и истории их выполнения.
  • имущества федеральных государственных учреждений».

Уважаемые руководители и специалисты!

Предлагаем Вам приобрести нашу новую компьютерную программу»Документооборот и КИП» (Свидетельство о государственной регистрации №2005610166). Программа очень проста в использовании, имеет модульную структуру, предусматривает учет документов по тематике, стадиям (подготовка, обсуждение, регистрация, утверждение и др.), выполняет аналитические и контрольные функции, что делает ее удобной для использования разными специалистами в соответствии с их служебными обязанностями.

Модуль программы

Назначение модуля

Договоры

Подготовка, регистрация и отслеживание входящих и исходящих договоров и изменений к ним. Ведении реестров входящих и исходящих договоров. Контроль работы ответственных исполнителей по договорам.

Канцелярия. Входящие и исходящие документы

Приемка (подготовка), регистрация и отслеживание входящих и исходящих документов. Журналы регистрации входящих и исходящих документов. Контроль работы ответственных исполнителей по входящим и исходящим документам канцелярии.

Местные нормативно- правовые акты.

Подготовка, регистрация и отслеживание местных нормативно- правовых актов и изменений к ним. Ведение реестра нормативно – правовых актов. Контроль работы ответственных исполнителей по нормативно – правовым актам.

Поручения (КИП)

Контроль исполнения поручений внутри администрации и в подведомственных учреждениях

Цены в рублях

Администрация района, городского округа

Городское поселение, поселковый совет

Администрация сельского поселение

Приобретение лицензионного права использования на полугодие

(до 15 рабочих мест)

Дополнительное рабочее место

Продление лицензионного права пользования (включая сопровождение)

на год с поквартальной оплатой

12000 в год

3000 в квартал

8000 в год

2000 в квартал

2000 в год

500 в квартал

Приобретение – это установка, обучение и сопровождение в течение 6 месяцев с момента установки. Дальнейшее продление прав осуществляется с поквартальной оплатой. Цены обсуждаются с клиентом, возможны скидки и отсрочка платежа. Работаем с клиентом дистанционно (AmyAdmin и др.), по телефону, либо в нашем офисе.

Наш сайт www.puls-pro.ru , скачивайте демоверсию, размещайте заявки.

Тел./факс: 8 (383) 238-09-33 и 8 (38341) 2-97-46, 5-37-23

Организационные вопросы: зам. генерального директора Шипилова Елена Владимировна,

e-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Программист: Зайков Константин Викторович, консультант Обгольц Андрей Николаевич

e-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Февраль – время подводить итоги по выполнению задач за прошлый год. Вопросы контроля исполнения заданий и исполнительской дисциплины выходят на первый план. Для чего нужен контроль и как его вести на протяжении года, расскажем в статье.

ПОЧЕМУ ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА АНАЛИЗИРУЕТСЯ В ФЕВРАЛЕ

Проанализировать исполнение заданий в организации за прошедший год получится не раньше февраля. Годовая справка об исполнительской дисциплине в организации готовится в первые дни февраля по двум причинам:

  1. Большинство заданий по документам имеют типовой срок исполнения – 30 календарных дней. Если задание дано 30 декабря, то исполнено оно должно быть до 30 января включительно. В 2018 году последним рабочим днем было 29 декабря (29 января 2019 года – крайний типовой срок исполнения заданий по документам). В 2019 году 30 и 31 декабря уже будут рабочими, следовательно, сроки выполнения заданий сдвинутся на последние дни января.
  2. Нельзя не учитывать человеческий фактор и очень распространенную привычку откладывать дела до последнего. Вряд ли среди исполнителей не найдется того, кто отправит свои отчеты 29 января, хотя для этого у него был целый месяц.

Таким образом, если срок исполнения задания – 29 января, то мы должны ждать до этого дня. Если отчета о выполнении нет и 30 января, только тогда можно учитывать задание как неисполненное.

ЧТО ТАКОЕ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ И ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

Ежедневно руководитель ставит перед своими подчиненными задачи. Разумеется, они должны быть исполнены. Но так получается не всегда. Поэтому существует контроль исполнения заданий.

Извлечение
из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Работник, ответственный за контроль исполнения документов, всегда знает о состоянии исполнительской дисциплины в организации – соотношение количества поставленных задач количеству выполненных. В идеале баланс должен быть 1:1.

Контроль исполнения поручений не существует ради себя самого. Это инструмент управления и фундамент системы мотивации в организации. На знании того, кто и как работал в течение отчетного периода, распределяются премиальные и бонусы за этот период. Так, например, в феврале мы составляем отчет об исполнительской дисциплине за прошлый год, чтобы распределить годовые бонусы. Если никакой системы мотивации «со знаком плюс» нет, то контроль исполнительской дисциплины служит менее приятной цели – распределить наказания за невыполнение задач (дисциплинарные взыскания, выплаты премий не в полном объеме). Если и наказаний не предусмотрено, то контроль теряет смысл. Например, директор в курсе – из 10 его поручений выполнена только половина, но что с того, если не приняты никакие меры?

КТО КОНТРОЛИРУЕТ

Ответственный за контроль исполнения документов обычно назначается из работников службы делопроизводства. Например, руководитель службы или один из ее работников, в небольших организациях – помощник руководителя.

Ответственный назначается приказом по основной деятельности (Пример 1), а в должностную инструкцию вносятся соответствующие дополнения (Пример 2).

ЧТО СТАВИТСЯ НА КОНТРОЛЬ

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то на контроль автоматически попадают все задания, поставленные в ней. Ежедневные и годовые справки формируются тоже автоматически (подробные). Ответственному за контроль остается сформировать отчет и «выгрузить» его из программы.

В отсутствие СЭД есть варианты:

  • организация может ставить на контроль все задачи. С одной стороны, это упрощает процесс: не нужно принимать решение относительно каждого задания, контролировать его исполнение или нет. С другой стороны, объем работы значительно увеличивается. То, что СЭД делает автоматически, ответственный вынужден делать вручную;
  • организация определяет задания, которые ставятся на контроль. Составляется перечень респондентов, исполнение писем от которых контролируется; тем внутренней и внешней переписки; видов документов. Перечень закрепляется в инструкции по делопроизводству (Пример 3). Обратите внимание на п. 5.8.27 в Примере 3: он дает право организации ставить на контроль любое поручение, если директор считает это необходимым.

ТИПЫ ЗАДАНИЙ, ИСПОЛНЕНИЕ КОТОРЫХ КОНТРОЛИРУЕТСЯ

Письменные

Таких поручений большинство. Они делятся на типы по видам документов:

  • задания по входящим письмам;
  • задания по внутренней переписке (служебные, докладные записки);
  • задания по приказам по основной деятельности;
  • задания по протоколам совещаний;
  • задания по согласованию проектов документов.

Задания по входящим письмам и внутренней переписке излагаются в резолюции. Это реквизит документа, который должен содержать фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Руководители могут не указывать содержание задачи, срок и даже фамилию исполнителя (в зависимости от ситуации). Секретарь, который ставит задачу на исполнение, должен понимать, что:

  • если директор не указал срок исполнения, то используется типовой срок, установленный в инструкции по делопроизводству;
  • если директор не указал содержание задачи, то письмо (записка) типовое (ая), и исполнитель сам должен понять, что ему делать;
  • если директор не указал исполнителя, то письмо (записка) типовое (ая), и секретарь сам должен понять, кому направлять задание, а исполнитель – что этот вопрос в рамках его обязанностей.

Последний вариант выходит за рамки нормы, но встречается часто.

В приказах и протоколах поручение, срок и исполнитель указываются в тексте документа (Примеры 4, 5 соответственно).

Задания по согласованию проектов документов отличаются сроками исполнения. Для них не требуется резолюций и проговаривания в приказах или протоколах. Состав согласующих лиц для каждого вида документов зафиксирован в инструкции по делопроизводству, положении о договорной работе и т.д. Если должностному лицу поступает проект документа с пометкой «К согласованию», то он, выполняя требования ЛНА, должен выполнить эту задачу без дополнительных указаний.

Устные

Многие руководители с помощью секретаря ставят на контроль и свои устные поручения. Это сложнее, чем контроль письменных заданий:

  • устное поручение нужно «поймать» и корректно изложить в задании;
  • устное поручение не имеет типовых сроков исполнения;
  • отчет о выполнении устного поручения исполнитель тоже может дать устно, на личном приеме у директора или по телефону, а секретарю об этом не скажет.

Чтобы при контроле исполнения устных поручений не возникало проблем, секретарь может:

  • договориться с директором, что если устное поручение ставится на контроль, то директор уведомляет об этом секретаря, проговаривая и исполнителя, и срок;
  • предложить директору превратить устное поручение в письменное: создать приказ по основной деятельности или краткий протокол совещания. Тогда устное поручение станет обычным заданием по документу, контролировать которое намного легче;
  • если поручение все-таки осталось устным, секретарь напоминает исполнителю о необходимости представления отчета об исполнении не только директору, но и контролеру – секретарю.

Секретарь уведомляет исполнителя о постановке задания или по СЭД, или по электронной почте, то есть в любом случае задание излагается письменно и фиксируется дата его направления исполнителю.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ

Сроки исполнения каждого из типов заданий должны быть установлены в инструкции по делопроизводству организации. Источником сроков могут служить Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (пп. 4.6, 6.6), а также отраслевые нормативные правовые акты.

Особое внимание следует уделить срокам исполнения обращений граждан. Здесь действует Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.12.2018; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ). Процитируем две его статьи:

Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 8. Направление и регистрация письменного обращения

2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения…

Законодатель дал организациям три дополнительных дня на исполнение обращений граждан, по сравнению с письмами, поступающими из организаций, которые регистрируются в день поступления. Пользоваться ли этим, организация определяет сама и фиксирует решение в инструкции по делопроизводству (Пример 6).

АЛГОРИТМ КОНТРОЛЯ

Алгоритм контроля исполнения поручений представлен на Схеме.

Как мы выяснили, независимо от того, устное или письменное поручение ставится на контроль, сам процесс контроля обязательно осуществляется «в письменном виде». Что именно секретарь должен зафиксировать на каждом из этапов, рассмотрим в Таблице.

СПРАВКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЕ

Результатом постоянного контроля исполнения заданий руководителя являются справки об исполнительской дисциплине. По решению руководства справки могут быть разной периодичности: от ежедневных до годовых. Принцип простой: если организация практикует ежемесячное премирование по результатам работы, то и справка составляется ежемесячно; если премии квартальные, то и справка поквартальная. Составлять отчеты чаще можно, чтобы своевременно обнаружить невыполненные задания. Годовая справка составляется в любом случае: каждый руководитель хочет знать, сколько из поставленных им заданий за год было выполнено (Пример 7).

Форма справки тоже разрабатывается на уровне организации и фиксируется в инструкции по делопроизводству.

РЕЗЮМЕ

  1. Контроль исполнения поручений и отслеживание исполнительской дисциплины – функции менеджмента. Они лежат в основе мотивационной политики организации.
  2. Контролем исполнения поручений занимается специально назначенный работник. Он же с заданной периодичностью представляет руководству справки о состоянии исполнительской дисциплины.
  3. На контроль ставятся как задания по документам, так и устные поручения руководителя. По результатам исполнения каждого из них исполнитель должен представить информативный отчет.

Пункт 5.28 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

Выделено автором.

Выделено автором.

Пункт 5.19 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях.

104716 09.03.2014 Скачать пример

Простой способ

Выделите диапазон с датами на листе и выберите на вкладке Главная – Условное форматирование – Правила выделения ячеек – Дата (Home – Conditional Formatting – Highlight Cell Rules – Date Occuring). В открывшемся окне выберите из выпадающего списка нужный вариант подсветки:

Сложный, но красивый способ

Теперь давайте разберем задачку посложнее и поинтереснее. Предположим, что у нас есть большая таблица поставок каких-либо товаров:

Обратите внимание на дату отгрузки. Если она в прошлом, то товар уже поставлен – можно не волноваться. Если она в будущем – значит мы должны держать вопрос на контроле и не забыть организовать поставку к указанному сроку. И, наконец, если дата отгрузки совпадает с сегодняшней, то надо бросать все дела и заниматься именно этой партией в данный момент (наивысший приоритет).

Для наглядности, можно настроить три правила условного форматирования, чтобы автоматически заливать всю строку с данными по партии в разные цвета в зависимости от даты отгрузки. Для этого выделим всю таблицу (без шапки) и выберем на вкладке Главная – Условное форматирование – Создать правило (Home – Conditional Formatting – Create Rule). В открывшемся окне зададим последний тип правила Использовать формулу для определения форматируемых ячеек (Use formula to determine which cell to format) и введем в поле следующую формулу:

Эта формула берет последовательно содержимое ячеек E5, E6, E7… из столбца с датой отгрузки и сравнивает эту дату с сегодняшней датой из ячейки C2. Если дата отгрузки раньше, чем сегодняшняя, то отгрузка уже была. Обратите внимание на знаки доллара, используемые для закрепления ссылок. Ссылка на $C$2 должна быть абсолютной – с двумя знаками доллара. Ссылка на первую ячейку столбца с датой отгрузки должна быть с закреплением только столбца, но не строки, т.е. $E5.

После ввода формулы можно задать цвет заливки и шрифта, нажав на кнопку Формат (Format) и применить потом наше правило, нажав на кнопку ОК. Затем повторить всю процедуру для проверки будущих поставок и поставок на текущий день. Для отгруженных партий можно, например, выбрать серый цвет, для будущих заказов – зеленый и для сегодняшних – срочный красный:

Вместо текущей даты можно вставить в ячейку С2 функцию СЕГОДНЯ (TODAY), которая будет обновлять дату каждый раз при открытии файла, что будет приводить к автоматическому обновлению цветов в таблице.

Если подобная подсветка нужна не всегда, а только на определенное время работы с таблицей, то можно добавить к уже сделанному еще и, своего рода, выключатель. Для этого откройте вкладку Разработчик (Developer). Если ее не видно, то сначала включите ее через Файл – Параметры – Настроить ленту и нажмите кнопку Вставить (Insert):

В открывшемся списке инструментов выберите Флажок (Checkbox) из верхнего набора Элементы управления формы и щелкните по тому месту листа, где хотите его разместить. Затем можно задать размеры надписи и поменять ее текст (правой кнопкой мыши – Изменить текст):

Теперь, чтобы использовать флажок для включения-выключения подсветки, нужно связать его с любой ячейкой на листе. Щелкните правой кнопкой мыши по нарисованному флажку и выберите в контекстном меню команду Формат объекта (Format Object) и затем в открывшемся окне задайте любую подходящую ячейку в поле Связь с ячейкой (Cell Link):

Проверьте как все работает. В связанную ячейку Е2 должно выводиться значение ИСТИНА, когда флажок включен или ЛОЖЬ, когда он выключен.

Теперь осталось добавить одно правило в условное форматирование, чтобы наш флажок включал-выключал подсветку дат. Выделите всю нашу таблицу (кроме шапки) и откройте на вкладке Главная — Условное форматирование — Управление правилами (Home — Conditional Formatting — Manage Rules). В открывшемся окне должны быть хорошо видны созданные нами ранее правила для подсветки прошлых, будущих и настоящих дат разными цветами:

Жмем кнопку Создать правило (New Rule), выбираем последний тип правила Использовать формулу для определения форматируемых ячеек (Use formula to determine which cell to format) и вводим в поле следующую формулу:

Формат не задаем и нажимаем ОК. Созданное правило должно добавится к общему списку. Теперь необходимо поднять его на первую строчку стрелками (если оно не еще не там) и включить напротив него справа флажок Остановить если истина (Stop If True):

Параметр с малопонятным названием Остановить, если истина делает простую вещь: если правило, напротив которого он стоит, выполняется (т.е. наш флаг Подсветка сроков на листе выключен), то Microsoft Excel останавливает дальнейшую обработку правил, т.е. не переходит к следующим правилам в списке условного форматирования и не заливает таблицу. Что и требуется.

Ссылки по теме

  • Условное форматирование в Excel 2007-2013 (видео)
  • Полосатая заливка строк таблицы «зеброй»
  • Как Excel на самом деле работает с датами и временем

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *