Приказ о представительских расходах, образец

  • автор:

Для чего нужен приказ на представительские расходы?

Представительские расходы, список которых определен в п. 2 ст. 264 НК РФ, могут быть использованы субъектом уплаты налога по ОСН в целях сокращения налогооблагаемой базы в размере, не превышающем лимит — 4% от расходов предприятия на оплату труда. Для задействования представительских расходов подобным образом необходимо:

  • удостоверить факт их совершения;
  • удостоверить факт их обоснованности.

Решение обеих задач может быть осуществлено посредством составления различных удостоверяющих документов. Таковым может быть, в частности, приказ об осуществлении расходов. Например, обоснованность издержек, возникающих при проведении того или иного делового мероприятия, может быть подтверждена приказом о проведении мероприятия (письмо Минфина от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807).

Данный приказ дополняется (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

  • отчетом по представительским расходам;
  • первичными источниками, удостоверяющими те факты, что отражены в отчете.

Грамотно оформить авансовый отчет по представительским расходам вам помогут разъяснения и образец от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

Рассматриваемый приказ также может дополняться:

  • актом по представительским расходам;
  • программой делового мероприятия;
  • сметой по данному мероприятию;
  • договором между фирмой-налогоплательщиком и сторонним хозяйствующим субъектом, услуги которого были заказаны в рамках проведения мероприятия, а также иными первичными документами.

Рассмотрим, в какой структуре соответствующий документ может быть представлен.

Приказ о представительских расходах: структура документа

Приказ может состоять из следующих информационных блоков:

1. Отражающего наименование хозяйствующего субъекта.

2. Включающего наименование документа (оно может звучать, к примеру, как «Приказ о проведении делового завтрака»).

3. Отражающего сущность, цель проводимого делового мероприятия.

4. Включающего резолютивные формулировки («Приказываю…»).

В данном блоке может отражаться:

  • перечень специалистов, ответственных за проведение делового мероприятия;
  • перечень тех задач, которые возлагаются на данных сотрудников.

5. Включающий подпись руководителя фирмы, которая удостоверяет факт утверждения документа.

6. Включающий подписи ответственных сотрудников, удостоверяющие факт их ознакомления с документом.

7. Отражающий перечень приложений к приказу — при их наличии.

В качестве подобных приложений могут использоваться, к примеру, программа мероприятия и смета, то есть те источники, что подобно приказу составляются до проведения мероприятия.

В свою очередь, в документе могут присутствовать формулировки о необходимости составления других удостоверяющих источников — таких как акт и отчет, оформляемые после проведения мероприятия.

Скачать образец приказа о представительском мероприятии, который соответствует рассмотренной структуре, вы можете на нашем сайте.


Скачать образец

Итоги

Представительские расходы могут быть использованы фирмой-налогоплательщиком в целях снижения налогооблагаемой базы в пределах, определенных законодательством. Для этого нужно подтвердить факт совершения, а также обоснованность соответствующих расходов посредством документов, в числе которых может быть приказ о представительском мероприятии.

Узнать больше о нюансах, характеризующих применение представительских расходов, вы можете в статьях:

  • «Представительские расходы и налог на прибыль»;
  • «Составляем положение о представительских расходах — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Представительские расходы – это расходы на официальный прием и обслуживание (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • представителей других организаций, которые участвуют в переговорах для установления или поддержания взаимного сотрудничества;
  • участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа.

В состав таких расходов можно включить затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) для лиц, которые участвуют в переговорах, на доставку этих лиц к месту проведения мероприятия, на буфетное обслуживание во время переговоров, на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате.

Напомним, что представительскими расходами не признаются затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).

Организация на ОСН может учесть расходы на представительские мероприятия только в пределах ограничения в размере 4% расходов на оплату труда. И, естественно, только при должном документальном подтверждении затрат (п. 1 ст. 252, пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

В число необходимых документов входят приказ о проведении представительского мероприятия, смета расходов и отчет о мероприятии.

Как составить отчет по представительским расходам (пример)

«Представительский» отчет составляется для того, чтобы документально подтвердить, что мероприятие соответствовало характеру представительского. Несмотря на то, что единой обязательной к применению формы отчета не существует, в нем необходимо отразить (Письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675):

  • цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
  • иные необходимые данные о проведенном мероприятии;
  • сумма расходов на представительские цели.

Отчет о представительских расходах составляется в одном экземпляре (ведь нужен он организации, проводившей мероприятие, для признания своих расходов) и утверждается руководителем организации.

Обращаем внимание, что для признания представительских расходов вовсе не обязательно, чтобы были конкретные результаты переговоров (к примеру, подписанный договор). Достаточно, чтобы такое мероприятие было по своей сути направлено на получение прибыли (Письмо Минфина от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897, Определение КС от 04.06.2007 № 320-О-П).

Приведем для отчета о представительских расходах образец 2018.

Пред. / След. Скачать примерную форму отчета о представительском мероприятии можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Чтобы минимизировать риски непризнания расходов, нужен образец приказа о представительских расходах 2019. Форму, актуальную в этом году можно скачать в статье.

Спорные расходы

Важно понимать, что представительские расходы – это одни из самых спорных затрат предприятия. Налоговые инспекторы с большой неохотой признают их в составе налоговой базы. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, нужно все правильно оформить. Одним из документов, которые помогут обосновать такие расходы является приказ о представительских расходах организации.

Любые затраты, включаемые в состав расходов по налогу на прибыль, должны быть документально подтверждены. Конечно, конкретного перечня первичных документов, подтверждающих представительские расходы в законодательстве нет (п. 2 ст. 264 НК РФ). Однако на практике применяют ряд документов, составление которых обезопасит компанию или ИП при проверке. Один из них – приказ о представительских расходах (образец см. в конце статьи).

Что понимать под представительскими расходами? Это затраты предприятия, направленные на развитие отношений с партнерами. К ним относятся (п. 2 ст. 264 НК РФ):

Вид расходов
Расходы на официальный прием представителей контрагентов должностными лицами организации. К ним относятся затраты на ресторан, кафе или приобретение продуктов и приготовление угощения собственными силами встречающей организации.
Доставка представителей контрагентов и лиц, представляющих принимающую организацию к месту проведения встречи и обратно Только в пределах населенного пункта (оплата авиаперелетов в такие расходы не включается).
Буфетное обслуживание представителей деловых партнеров и официальных лиц принимающей организации во время переговоров. Оплата услуг общепита или организация кофе-пауз силами принимающей организации.
Оплата услуг переводчиков. Оплата услуг переводчиков, состоящих в штате компании, к представительским расходам не относится.

Список документов

Давая разъяснения по вопросу оформления данного вида расходов, чиновники приводили перечень необходимых документов (письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Перечислим их:

  • смета представительских расходов (квартальная, годовая и т.д.), утвержденная учредителями компании;
  • приказ генерального директора об осуществлении представительских расходов (например, приказ о представительских расходах на чай и кофе);
  • отчет о проведении мероприятия, связанного с представительскими расходами;
  • акт об осуществлении представительских расходов.

По замыслу чиновников, эти документы компания должна разработать самостоятельно и утвердить, включив в соответствующий локальный акт (ст. 313 НК РФ).

В последних разъяснениях финансистов и налоговиков требования к оформлению стали меньше. От компаний требуют только два документа:

  • отчет о представительских расходах;
  • авансовый отчет.

Вместе с приложенными к ним первичными документами, подтверждающими конкретные расходы, они должны полностью удовлетворить интерес контролеров (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288).

Однако на практике налоговики могут не удовлетвориться этими отчетами. Поэтому более безопасно оформлять документы по первому списку. В том числе, составить приказ о представительских расходах для встречи руководства. Предлагаем вниманию читателей готовый образец, который можно скачать бесплатно на сайте.

Каждое предприятие время от времени сталкивается с необходимостью провести какое-либо мероприятие. Это может быть семинар, конференция, презентация, соревнование, конкурс, проведение переговоров, какого-либо государственного или внутрикорпоративного праздника.

Перед тем как перейти к подготовке мероприятия, ответственные за его проведение лица составляют список расходов. Документ, в который они вносятся, называется сметой.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сметы расходов на проведение мероприятия .docСкачать образец сметы расходов на проведение мероприятия .doc

Для чего нужен документ

Смета по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен для того, чтобы руководство предприятия имело четкое представление о том, какие затраты ему предстоят.
В смету включается:

  • цена аренды помещений;
  • стоимость презентационных материалов, сувениров, подарков, продуктов питания;
  • транспортные расходы;
  • оплата труда привлеченного персонала;
  • сюда же вносится количество человек, задействованных в мероприятии и дата его проведения.

Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная и завизированная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись.

Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.

Следует отметить, что смета не относится к первичной бухгалтерской документации, поскольку она только лишь включает в себя план расходов, который в дальнейшем еще понадобится утвердить приказом по организации. А вот подтверждением произведенных затрат по смете служат соответствующая «первичка»: квитанции, счета-фактуры, накладные, акт выполненных работ и т.п.

Варианты формирования документа

Смета может быть составлена разными способами:

  1. Индексный метод, при котором в расчет берутся нормативные показатели, корректируемые на индекс текущих цен.
  2. Аналоговый, когда средний размер затрат черпается из расценок по сметам на такие же мероприятия.
  3. Ресурсный метод основывается на планировании трат по фактической стоимости каждой позиции сметы и их суммирования.

Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.

Кто составляет смету

Смета всегда составляется заранее, как минимум за месяц до мероприятия.

Это обусловлено тем, что обычно, перед тем как попасть к директору для окончательного одобрения, документ проходит еще ряд структурных подразделений.

Обычно непосредственная обязанность по формированию сметы лежит на сотруднике или руководителе того отдела, который напрямую занимается проведением мероприятий:

  • специалист по внутрикорпоративному развитию
  • маркетолог
  • работник отдела кадров
  • секретарь и т.д.

В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с политикой предприятия в плане проведения различного рода «корпоративов» и имеющий навыки по составлению подобного рода документов.

После формирования смета передается на подпись в бухгалтерию, в профсоюзную организацию (если, конечно, она на предприятии имеется), а также в структурные подразделения, представители которых должны ее одобрить. Только после этого она попадает на стол директора, который и ставит на ней свою резолюцию.

При необходимости к смете можно приложить сравнительные отчеты, которые удостоверят то, что цифры, в ней представленные имеют актуальный и конкурентный характер.

Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры

Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся неизменными.

Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, некоторые цены могут претерпевать изменения.

Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть увеличены на некоторый процент и т.д.)

Как составить бланк

На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.

Вверху документа (справа или слева) следует оставить место для резолюции директора фирмы. Затем, в «шапку» вносится:

  • номер, место, дата составления бланка;
  • информация об организации, в которой проводится мероприятии;
  • название мероприятия и его дата.

Далее, в основной части документа формируется таблица, состоящая из нескольких столбцов и строк. В нее включаются:

  • порядковый номер
  • цель расходов
  • количество человек
  • цена расходов в расчете на одного человека
  • общая стоимость.

При необходимости можно добавить и дополнительные столбцы. Длина таблицы зависит от того, в каком формате и объеме планируется проведение мероприятия (чем оно значительнее, тем больше позиций в бланке). Для удобства таблицу можно разделить на разделы.

Под таблицей следует сделать отметку о том, являются ли цены окончательными или в процессе проведения работ могут быть откорректированы.

Как оформить смету

Как к содержанию документа, так и к его оформлению никаких четких критериев не предъявляется – смета может быть сформирована в рукописном виде или напечатана на компьютере, на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании.

Важно соблюсти лишь одно условие: она должна быть подписана директором предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также ответственными сотрудниками, при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных автографов не допускается.

Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах.

Бумага делается в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать ее копии.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *