Приказ о материально ответственном лице в ДОУ

  • автор:

Исполнение должностных обязанностей, связанных с материальными ценностями, требует отдельного документального оформления. Работник, принимающий ответственность за ценности, несет обязательства за их сохранность.

Между работодателем и работником должен быть заключен договор о материальной ответственности. На предприятии издается приказ о назначении лица и круге его обязанностей.

Приказ не имеет юридической силы для определения ответственности лица. Только соглашение может быть основанием для признания работником ответственности и готовности покрыть недостачу при ее выявлении.

Алгоритм принятия на работу материально ответственного лица

Скачать образецбланкаприказа о назначении материально ответственного лица в организации.

Категория материально ответственных лиц определяется видом работ. Исключение для приема на должность составляет несовершеннолетний возраст. До 18 лет соглашение о материальной ответственности не заключается. При отсутствии договора претензия по недостаче может быть предъявлена только в размере среднего заработка сотрудника.

Материальная ответственность возникает при исполнении работ:

  • Приема и выдачи денежных средств.
  • Проведения операций по купле-продаже товаров и их хранении.
  • Приема на хранение материальных ценностей и участие в иных аналогичных работах.

Законодательством установлен перечень работ, исполняемых материально ответственными лицами. На предприятии перечень должен иметь подтверждение в коллективном договоре, подписанными работниками либо их представителем и профсоюзным органом (при его наличии на предприятии).

Работодатель имеет право самостоятельно дополнить круг должностей с материальной ответственностью и утвердить перечень:

  • Самостоятельным локальным актом.
  • Включить его в состав положений коллективного договора.
  • Закрепить приказом по предприятию.

Для каждой должности необходимо разработать отдельные инструкции.

Правила назначения

Процедура приема на работу лица на должность с материальной ответственностью не отличается от трудоустройства других работников. Работник должен подать заявление о приеме на работу на имя руководителя предприятия. После одобрения работодателя производится заключение трудового договора.

До подписания трудового соглашения работник должен быть ознакомлен с условиями:

  • договора о материальной ответственности;
  • должностной инструкции;
  • коллективного договора.

Дополнительные документы подписываются работником после заключения договора о трудоустройстве.

Приказ о назначении материально ответственного лица заключается после оформления всех документов и также представляется работнику под подпись.

В трудовом делопроизводстве приняты договора:

  1. Индивидуальной полной материальной ответственности. При выявлении ущерба, возникшего по вина работника, недостача покрывается сотрудником единолично и в полном объеме.
  2. Коллективной формы ответственности. Сумма ущерба распределяется между всеми работниками равного участия в исполнении обязанностей. Договор не заключается при наличии неполного графика.

С работником может быть оформлен только один вид договора. До приема ценностей на участке потребуется провести инвентаризацию и определить остатки, передача которых производится по акту. В противном случае доказать ущерб будет достаточно сложно.

Форма, содержание и структура приказа

При составлении приказа об индивидуальной ответственности необходимо внести пункты:

  1. Стандартные данные приказов – наименование предприятия, номер, дата документа, место составления и его название: «приказ о назначении..».
  2. Данные фамилии, имени, отчестве и должности штатного работника.
  3. Краткое описание материальных ценностей и обязанностей по их сохранности.
  4. Дата начала материальной ответственности (может не совпадать с приемом на работу).
  5. Сведения о лице, подписавшем документ – должность, фамилия, инициалы, подпись.

Образец бланка Приказа о назначении материально-ответственного лица

Обязанность по составлению приказа возложена на кадровый орган, но подписывает его только руководитель или лицо, замещающее его по приказу.

Приказ в обязательном порядке представляется работнику для ознакомления, о чем в конце документа им производится запись с подписью, датой и расшифровкой данных.

Если лицо включается в состав лиц коллективной материальной ответственности, к ранее изданному приказу издается дополнение. В тексте приказа публикуется ссылка на основной документ. Новая редакция приказа не производится в связи с необходимостью соблюдения дат, от которых производится отсчет времени ответственности каждого из работников.

Учет и хранение данного документа

Хранение приказа производится в течение срока, который каждый из работодателей определяет самостоятельно.

Приказ может издаваться в 2-х экземплярах, один из которых архивируется в течение 5 лет, второй – прикрепляется к договору о материальной ответственности и хранится в течение всего срока действия соглашения.

Об материальной ответственности работников смотрите в следующем видеосюжете:

Я прихожу к директору, я говорю:

– Кто сшил костюм? Кто это сделал? Я ничего не буду делать, не буду кричать, я только хочу в глаза ему посмотреть.

Выходит сто человек.

Я говорю:

– Ребята, кто сшил костюм?

Они говорят:

– Мы!

Я говорю:

– Кто это «мы»?

Они говорят:

– У нас узкая специализация. Один пришивает карман, один – проймочку, я лично пришиваю пуговицы. К пуговицам претензии есть?

– Нет! Пришиты насмерть, не оторвешь! Кто сшил костюм? Кто вместо штанов мне рукава пришил? Кто вместо рукавов мне штаны пришпандорил? Кто это сделал?

Они говорят:

– Скажите спасибо, что мы к гульфику рукав не пришили.

Представляете? Их – сто, а я – один. И все стоят, как пуговицы: насмерть!

А.И. Райкин

Тема нашей статьи – распределение обязанностей между работниками канцелярии и, как следствие такого разумного распределения, взаимозаменяемость сотрудников.

Это тонкая материя, часто незаметная для тех секретарских работников, которые приходят в уже сложившийся коллектив с определенным кругом обязанностей для каждого и как бы вплетаются новой ниточкой в уже имеющийся узор. Зато для тех секретарей, которые вынуждены организовывать работу с нуля, создавать службы делопроизводства и отделы канцелярии, да еще в постоянно меняющихся внешних условиях, распределение обязанностей и взаимозаменяемость сотрудников отдела – вопрос сложный и болезненный.

Взаимозаменяемость – это не пустой звук. Как иначе вы сможете уйти в очередной или административный отпуск или на больничный? Если после вашего ухода начались сбои в работе офиса и в работе с документами, то виноваты в этом только вы сами, а не руководство предприятия и не марсианские захватчики. Потому что это именно вы вовремя не продумали дублирующие схемы и маршруты прохождения документов и не подготовили должным образом себе замену.

Но в утешение хочу сказать, что даже при наличии основательно подготовленной вами замены накладок все равно не избежать, как бы вы ни старались. Ваша задача – сделать так, чтобы они были минимальными, несущественными и впоследствии легко исправимыми.

Поделюсь с вами личным опытом организации работы канцелярии на достаточно крупном и постоянно растущем производственном предприятии.

Начнем с определения формы делопроизводства, сложившейся в вашей организации. Делопроизводство может быть:

• централизованным;

• децентрализованным;

• смешанным.

Централизованная форма организации делопроизводства предполагает, что все операции по обработке документов сосредоточены в едином центре, который выполняет полный цикл операций по обработке документов от момента получения до сдачи в архив. Централизованную форму организации делопроизводства выбирают, как правило, небольшие организации.

Децентрализованная форма делопроизводства подразумевает, что каждое структурное подразделение организации имеет свою службу, которая выполняет полный цикл операций по обработке и хранению документов. Таким образом, децентрализованная форма делопроизводства представляет собой полную противоположность централизованной. Эта форма организации документооборота характерна для крупных организаций, структурные подразделения которых территориально разобщены.

Смешанная форма делопроизводства – самая распространенная, при которой, как правило, регистрация входящей и исходящей документации и архивное хранение остаются в ведении специализированного подразделения, а создание, систематизация и обработка документации перед сдачей в архив выполняются в каждом структурном подразделении.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ ФОРМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Централизованная форма ведения делопроизводства предполагает сосредоточение обработки, регистрации, отправки, контроля исполнения, учета и хранения документов организации до передачи их в архив в руках одного подразделения (секретариат, канцелярия и т.д.) или одного человека (секретаря).

Централизованный документооборот имеет весомые преимущества:

• единство документационного обеспечения организации;

• универсальность и взаимозаменяемость сотрудников, занимающихся документационным обеспечением.

Однако централизованная форма ведения делопроизводства в чистом виде возможна только в относительно небольших организациях, чей документооборот не превышает 10 000 документов в год.

При централизованной форме, как правило, внутри отдела существует четкое распределение обязанностей, при котором возможны два варианта взаимозаменяемости сотрудников:

• Все функции отсутствующего сотрудника переходят к одному человеку.

• Обязанности отсутствующего берут на себя по частям несколько человек (этот вариант менее предпочтителен, поскольку ответственность разделена).

Вариант 1. Передаем дела напарнику

Отдел разбивается на пары – так называемые тандемы. Графики отпусков и отгулы планируются таким образом, чтобы один сотрудник из тандема присутствовал на работе обязательно.

Плюсы очевидны:

• сотруднику, чтобы уйти в отпуск, необходимо договориться только со своей «парой»;

• при внезапном невыходе на работу одного из сотрудников его напарник без дополнительных указаний будет знать, что делать;

• одновременно могут отсутствовать столько сотрудников, сколько существует тандемов, и при этом отдел сохранит полную работоспособность, как космический корабль в условиях дальнего космоса: «Правый борт – капитан, боец, навигатор, левый борт – второй пилот, врач, энергетик. При поражении любого из бортов экипаж продолжает функционировать…» (С. Лукьяненко. Геном);

• каждому из сотрудников нужно хорошо знать объем работ только своей «пары» и свой (согласитесь, это проще и эффективнее, чем каждый раз заменять разных сотрудников, у каждого из которых свои функции и специфика);

• каждый сотрудник и руководитель отдела будут точно знать, с кого спросить за «косяки» в работе, накопившиеся за время замещения;

• сотрудники других подразделений, которые привыкли, что каждый ведает своим объемом работ, точно знают, к кому им обращаться во время отпуска того или иного сотрудника канцелярии;

• руководству не нужно ломать голову в попытке определить коэффициент трудового участия каждого сотрудника в деле замещения одного отпускника, а значит, не будет обиженных и недовольных – каждый получит компенсацию за замещение своего напарника в тандеме (если это практикуется в вашей организации).

Минус:

• большой объем работы, периодически наваливающийся на каждого из сотрудников.

Рассмотрим распределение обязанностей по тандемам на примере гипотетической службы ДОУ (или канцелярии) со следующим личным составом и набором исполняемых обязанностей.

Анализируем распределение обязанностей при централизованном типе делопроизводства.

Определяем степень и характер загруженности каждого сотрудника. Например, при определенных условиях – территориальная разобщенность подразделений компании, напряженная архивная работа, планируемая череда конференций или иных мероприятий, связанных с прибытием делегаций, – трудно будет сочетать функции сотрудников № 1 и № 3 в одном лице, поскольку дистанционная поддержка командированных работников и организация визитов требуют постоянного присутствия на рабочем месте или неподалеку от гостей, а функция курьера требует как раз прямо противоположного – долгих пеших прогулок с охапкой документов по территории предприятия и по этажам здания.

Таким образом, сотруднику № 1 в тандем предлагаю поставить сотрудника № 4 или № 2.

Проведя подобный анализ функций сотрудника № 3, выбираем ему пару из тех же сотрудников № 2 и № 4.

Исходя из своего опыта, я бы назначила тандемы так, как обозначено на схеме красными стрелками: «1–2» и «3–4». Но, повторяю, можно и «1–4», и «2–3».

Труднее определиться с замещением начальника секретариата. В любом случае это должен быть официальный заместитель. Обычно это делается в схеме замещения, которая утверждается приказом.

Первым лицом, замещающим руководителя подразделения по схеме замещения, назначается наиболее опытный и ответственный сотрудник из числа работников отдела. Предположим, в нашем отделе это сотрудник № 1 (пометим эту связь красной стрелкой).

Таким образом, мы видим, что начальник не может отсутствовать одновременно с сотрудниками № 1 и № 2.

Следует отметить, что начальник канцелярии в экстренных случаях, когда несколько его сотрудников отсутствуют незапланированно, может и обязан взять на себя все или часть их функций, поскольку он должен быть гораздо более квалифицированным, чем его подчиненные, – noblesse oblige.

Вариант 2. Распределяем между сотрудниками

Функции отсутствующего сотрудника делятся между оставшимися работниками. Тут все понятно и без схем.

Плюс:

• объем работы, приходящийся на каждого сотрудника, возрастает незначительно.

Минусы:

• велика вероятность, что при распределении дополнительных обязанностей могут возникнуть конфликтные ситуации;

• труднее выявить ответственного за совершенные ошибки и упущения в работе;

• сложнее контролировать выполнение работы;

• сотрудникам из других подразделений сложно ориентироваться в той схеме распределения обязанностей, которую вы придумали.

ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ ФОРМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает, что работа с документами ведется в каждом подразделении компании самостоятельно, силами своего секретаря или иного ответственного сотрудника, на которого возложены соответствующие обязанности.

Как правило, такую форму документооборота избирают территориально разобщенные организации или те, у которых документооборот в структурных подразделениях имеет свои особенности.

Часто такая форма работы с документами применяется в организациях, где высок уровень секретности.

При децентрализованной форме ведение делопроизводства осуществляют не сотрудники канцелярии или службы ДОУ, а сотрудники подразделений, подчиняющиеся своим руководителям. Соответственно, пусть они и берут на себя все заботы, связанные с распределением обязанностей и замещением отсутствующих.

Как правило, они выбирают тот вариант, при котором все функции отсутствующего сотрудника передаются одному человеку.

СМЕШАННАЯ ФОРМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

На практике организации чаще всего избирают третий путь, а именно – смешанную форму ведения делопроизводства. Это означает, что часть операций по обработке и хранению документов сосредоточена в руках центральной службы делопроизводства или канцелярии (как правило, это прием и регистрация входящих документов, отправляемых документов, контроль исполнения документов и т.п.).

В свою очередь, за структурными подразделениями закреплены обязанности по созданию, учету и оперативному хранению документов, находящихся в их компетенции.

Преимущества смешанной формы:

• Делопроизводство становится гибким, подстраивается под потребности каждого конкретного подразделения.

• При должной организации процесса сохраняются все преимущества централизованной формы:

– единство документационного обеспечения;

– полная взаимозаменяемость сотрудников.

Смешанная форма может быть представлена разными вариантами.

Один из оптимальных и часто применяемых, на наш взгляд, вариантов – когда все операции с документами осуществляют только сотрудники канцелярии, как при централизованной форме. Но часть сотрудников канцелярии может базироваться отдельно в многочисленных подразделениях компании, где и осуществляет полный набор обязанностей по ведению документооборота. В этом случае не стоит «распылять» часть важных функций. Например, регистрацию входящей корреспонденции лучше оставить в одних руках.

На схемах видно, что вполне допустима взаимозаменяемость сотрудников № 3 и № 5, № 4 и № 8, № 6 и № 7 (отмечены красными стрелками).

Кроме того, начальник канцелярии как руководитель подразделения может и обязан экстренно заменить любого сотрудника если не на 100 %, то на 75 % точно.

Таким образом, мы вернулись к тому же принципу взаимозаменяемости по тандемам. Сотрудник № 1 заменяет сотрудника № 2, а также любого из отсутствующих работников канцелярии (в случае непредвиденного отсутствия обоих коллег, работающих в тандеме).

Таким образом, наш отдел снова сохраняет работоспособность даже при отсутствии 50 % численного состава. А при достаточно высоком качестве организации труда непродолжительное время (1-2 дня) отдел может функционировать и при отсутствии 75 % сотрудников – в нашем случае достаточно будет присутствия трех человек: по 1-2 на каждом этаже.

Как вы понимаете, красными стрелками обозначен не единственный вариант взаимозаменяемости. Вполне допустима работа тандемов «1–3», «2–5», «4–6», «7–8».

Допустима, хотя и менее удобна, работа тандемов тех сотрудников, чьи рабочие места территориально удалены друг от друга.

В моей практике был случай, когда заболевшую сотрудницу в течение двух рабочих дней заменяла другая, находящаяся в полукилометре от обслуживаемого подразделения – по телефону, электронной почте, через сервер и компьютерную сеть

Основные принципы построения полноценной взаимозаменяемости сотрудников

◙ Единая база электронных и бумажных документов. Обратите внимание – это главнейшая составляющая полноценной взаимозаменяемости сотрудников. К этому же пункту нужно отнести организацию единого электронного почтового ящика для всех сотрудников канцелярии с последующей настройкой его для каждого из них по умолчанию и используемого в приоритетном порядке. При этом для каждого сотрудника должна быть создана электронная подпись.

Это необходимо для того, чтобы отсылаемые с общего ящика электронные письма можно было впоследствии идентифицировать.

При отсутствии кого-либо из сотрудников нетрудно будет найти в общей базе любые сообщения и документы, которые были получены или отосланы этим сотрудником.

Также рекомендую объединить все сканеры, находящиеся в распоряжении сотрудников канцелярии в разных подразделениях, в единую сеть таким образом, чтобы результаты сканирования были доступны только сотрудникам канцелярии. Это немаловажно при работе в условиях соблюдения коммерческой тайны, поскольку позволяет исключить несанкционированный доступ посторонних лиц к материалам коммерческого характера.

В этом случае при отсутствии секретаря данного подразделения также можно будет удаленно пересылать скан-копии, сделанные на любом из сетевых сканеров канцелярии.

При наличии такой должным образом организованной базы замещение сотрудников значительно упрощается.

◙ Каждый должен уметь все. На схеме видно, что около 80 % всех функций у секретарей в разных подразделениях идентичны. Уникальные функции выделены синим цветом и малочисленны. Освоить их не составит никакого труда.

Если территориально рядом («дверь в дверь», «наискосок по коридору») находятся несколько подразделений, то без особых хлопот секретари, в них работающие, могут заменять друг друга.

В удаленные и обособленные отделы (деваться некуда!) придется отправлять замещающего сотрудника.

◙ Единообразие общего порядка ведения дел. На каждом рабочем месте функции и приемы работы должны быть максимально унифицированы.

Обратите внимание

При подобном смешанном типе ведения делопроизводства распределение функций отсутствующего сотрудника между его коллегами исключается.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ СОВЕТ

Не переусердствуйте со взаимозаменяемостью: увидев, что вы сносно и малым составом справляетесь с возложенными на вас обязанностями, численность отдела могут сократить!

Вариантов распределения обязанностей существует великое множество. Главное – это разумный подход, максимальная унификация и единство информационной базы.

ПРИКАЗ

5 мая 2009 г. № 8 по основной деятельности

Москва

Об утверждении перечня
материально ответственных лиц

В целях заключения договоров о полной индивидуальной материальной ответственности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить следующий перечень должностей и работ, при замещении или выполнении которых с работниками согласно пункту 2 статьи 243 Трудового кодекса РФ могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (далее – материально ответственные лица):

— начальник склада,
— старший кладовщик,
— кладовщик,
— старший кассир,
— кассир,
— старший продавец,
— продавец,
— товаровед.

2. Обязать отдел кадров в день заключения трудового договора заключать с материально ответственными лицами договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Отказ от заключения такого договора квалифицировать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими из этого последствиями.
3. Возложить на главного бухгалтера Сидорову С. С. контроль за деятельностью материально ответственных лиц организации.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *