Приказ на бухгалтера кассира

  • автор:

Если кассир в учреждении отсутствует по уважительным причинам (отпуск, болезнь) или такая должность вообще не предусмотрена, так как предприятие пока мало, то обязанности этого сотрудника могут быть возложены на бухгалтера. Для этого должен быть подготовлен и подписан соответствующий документ. Он называется «Приказ о возложении обязанностей кассира на бухгалтера».

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о возложении обязанностей кассира на бухгалтера .docСкачать образец приказа о возложении обязанностей кассира на бухгалтера .doc

Помимо него, для соблюдения всех нюансов потребуются некоторые изменения в должностной инструкции и трудовом договоре. В какой-либо и двух бумаг обязательно должна быть прописана сумма, которая положена сотруднику за дополнительную рабочую нагрузку.

Внимание! Она не должна быть меньше размеров доплат, прописанных в Трудовом кодексе (в частности, в статье 151).

Для чего нужен приказ о возложении обязанностей кассира на бухгалтера

При возникновении необходимости совершения операций с наличными деньгами и составления приходных и расходных кассовых ордеров, банк, с которым сотрудничает учреждение, обязательно поинтересуется приказом.

Может ли главный бухгалтер быть ответственным по кассе

В соответствии с законодательством, если в учреждении несколько бухгалтеров, то возложить обязанности работника кассы можно будет на любого, кроме главного бухгалтера.

В случае, когда главный бухгалтер является единственным в организации (а так чаще всего и бывает), то эти функции могут быть возложены непосредственно на него.

Что понадобится, помимо приказа

Одной бумаги для полноценной законности происходящих процессов недостаточно.

Есть несколько вариантов, к которым может прибегнуть руководитель организации при необходимости выполнения обязанностей одного работника другим.

Первый вариант. Составляется приказ, подписывается, далее с сотрудником заключается договор о полной мат. ответственности, заверяется, затем – в трудовой договор бухгалтера (или главного специалиста по бухучету в организации, в зависимости от обстоятельств) вносятся изменения, которые предусматривают выполнение им всего функционала кассира. Этот вариант более логичен.

Второй вариант. Формируются и подписываются приказ и договор, как и в первом варианте, плюс выполняются правки об и.о. кассира в бухгалтерской должностной инструкции.

Алгоритм составления документа

В верхней части бумаги располагается шапка, в которой прописываются название документа и дата его составления. Затем после заглавия указываются причины отсутствия сотрудника как такового. Этими причинами могут быть:

  • увольнение предыдущего работника;
  • уход в отпуск (по уходу за ребенком и пр);
  • командировка основного сотрудника;
  • предприятие малое, и самой должности не предусмотрено, и другие причины.

Вот так это должно выглядеть:

После вводной части обязательна формулировка (как в любом другом приказе) «Приказываю», и ставится двоеточие. Потом идет перечисление того, что необходимо сделать: уполномочить сотрудника (с полным указанием ФИО и занимаемой должности) выполнять работу с одним из видов ККМ.

При этом должна быть четко прописана модель кассового аппарата. Это может быть:

  • АМС 100К – если организация занимается продажей продуктов питания;
  • автономные кассовые аппараты с ЭКЛЗ и фискальной памятью типа ОРИОНа-100К или МЕРКУРИЯ-180К;
  • мобильные терминалы оплаты с модемом и аккумулятором типа YARUS C2100;
  • принтеры, не работающие без компьютера или терминала (их называют фискальными регистраторами) вида FPrint -5200ПТK и подобных;
  • чековые принтеры (у них нет встроенной памяти, а значит, их не нужно регистрировать в налоговой) видов Штрих 600, MPRINT R58 USB и пр.

Словом, вне зависимости от модели, ККМ должен быть прописан.

Помимо назначений, в приказе прописываются полномочия работника на ведение журнала, составление необходимых отчетов, подписание кассовых документов от должностного лица «кассир» или «администратор».

В тексте также должна присутствовать информация об ознакомлении сотрудника с таким документом, как Порядок ведения кассовых операций. Для этого ознакомления потребуется дополнительная подпись работника, который возлагает на себя права и обязанности кассира.

Сноска на договор о мат. ответственности тоже будет нелишней. Без нее приказ также будет иметь силу, но к нему потребуется составить приложение в виде этого договора.

В конце текста документа должно стоять минимум две подписи: бухгалтера-кассира и его руководителя. Дата уже стоит в начале.

Что еще может содержаться в документе

Если в должностную инструкцию бухгалтера (либо главного бухгалтера) не планируется внесение изменений об исполнении обязанностей кассира, то в Приказе должна присутствовать строка (в завершении первого пункта о назначении) «с доплатой в размере ХХХ». Это условие гарантирует соблюдение трудового законодательства в полном объеме.

Обязательно ли составление

Важно! Даже если в штатном расписании нет должности работника касс и существует единая должностная инструкция с указанием, что весь функционал кассира находится в ведомости бухгалтера, наличие приказа о возложении обязанностей обязательно.

Это обусловлено тем, что подавляющее большинство банков, имеющих лицензию на территории РФ, четко прописывает условия взаимодействия с ИП, ООО или другими юридическим лицами. По этим условиям кассовые операции не могут проводиться никем иным, кроме кассира, который выбирается из существующего персонала или нанимается отдельно.

В крупных организациях

Если речь идет об ИП, то письменного согласия работника о возложении обязанностей не требуется. Если же компания имеет отдельного руководителя и он принимает решение о таком кадровом изменении, то в письменном виде он обязан сообщить об этом вышестоящему руководителю.

Сотрудник, который готовится к выполнению новых обязанностей, дает письменное согласие о том, что не имеет ничего против изменения должностной инструкции, издания приказа и заключения договора о материальной ответственности.

Обычно с этим не возникает затруднения, так как оплата труда такого работника увеличивается согласно ТК РФ.

Из-за отмены действовавшего с советских времен постановления, прямо запрещавшего исполнение обязанностей кассира бухгалтером и, тем более, главбухом, все чаще именно эти работники вынуждены вести кассу. Однако прежде чем возложить дополнительные обязанности, руководителю необходимо хорошенько подумать, а правильно ли это и есть ли разумная альтернатива?

Может ли главный бухгалтер быть кассиром?

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативно-правовые запреты, препятствующие главбуху исполнять обязанности кассира в порядке совмещения или совместительства. Другой вопрос, а стоит ли это делать, даже заключив с главбухом договор о полной материальной ответственности.

На кассовых ордерах не зря предусмотрены подписи различных работников компании. О последствиях пренебрежения этим очевидным правилом коллегиальности ради безопасности свидетельствуют многочисленные приговоры, где фигурируют главбухи-кассиры. Например, как в приговоре № 16 от 18 сентября 2017 года по делу № 01-0222-2017:

Если же вы полностью доверяете своему главбуху и уверены, что он сможет вести кассу, то необходимо все как следует оформить, а не отдать «устное распоряжение», как в приведенном нами отрывке из приговора. Однако прежде необходимо подсчитать, действительно ли экономически выгоднее поручить кассу главбуху, а не отдать ее на аутсорсинг.

Полагается ли доплата?

Как показывает практика, устное возложение на главбуха обязанностей кассира или же выполнение им таких обязанностей «по умолчанию» связано с желанием руководства сократить фонд оплаты труда. Ведь при официальном оформлении необходимо указывать размер доплаты.

Для того чтобы избежать многочисленных проблем (начиная с создаваемых банками и заканчивая уголовным преследованием) необходимо оформить все правильно. Есть только два варианта оформления:

  • совмещение должностей через допсоглашение к трудовому договору с главбухом;
  • внутреннее совместительство, оформляемое вторым трудовым договором уже не как с главбухом, а как с кассиром, работающим по совместительству. В этом случае издается приказ о приеме на работу по совместительству (Письмо Минтруда России от 26.04.2017 № 14-2/В-357).

Отметим еще раз, что и в том и в другом случае предусмотрена доплата (ст. 151 ТК РФ).

Возложение обязанностей кассира на бухгалтера: образец приказа

Если в целях экономии выбирается вариант совмещения, целесообразно воспользоваться еще одной подстраховкой и на основании дополнения к трудовому договору оформить кадровый приказ. При этом важно учесть, что, в отличие от оформления совместительства:

  • унифицированной формы приказа по оформлению работника в порядке совмещения нет;
  • разработчики бухгалтерских программ не предлагают в стандартных версиях своих программ специальных форм кадровых приказов для оформления совмещения.

Если ваша программа для кадрового учета не доработана под такой случай, вы можете использовать наш образец.

Скачать образец приказа о совмещении должностей

Скачать образец допсоглашения о совмещении

Отметим, что выбор фиксированного оклада или процентной ставки и в дополнительном соглашении к трудовому договору, и, соответственно, в кадровом приказе – полностью по усмотрению сторон. Как правило, главбухи и кадровики предпочитают процентную ставку, чтобы позднее не вносить изменения в дополнительное соглашение и не оформлять еще один кадровый приказ при повышении зарплаты в целом по компании.

Условия совмещения

Большинство компаний выбирают совмещение не только ради экономии фонда оплаты труда, но и из-за более мягких условий его применения по сравнению с совместительством. Так, например, компании не нужно будет:

  • вводить дополнительные строки в табель учета рабочего времени;
  • соблюдать ограничения для совместителя по продолжительности рабочего времени.

Согласно письму Минтруда России от 16.06.2015 № 14-2/ООГ-4111 для совместителей введены следующие ограничения продолжительности рабочего времени:

  • 20 часов в неделю;
  • 4 часа в день.

При этом для совмещающих должности учет рабочего времени вести не нужно, ведь главбух, например, работает кассиром в свое основное рабочее время. Еще одно послабление – никаких минимальных и максимальных размеров доплаты за совмещение трудовое законодательство не предусматривает (ч. 1–3 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ, письмо Роструда от 31.08.2012 № 1180-6-1).

Главбух порой согласен на совершенно кабальные условия совмещения. Однако такое вынужденное согласие порождает у него внутренний протест, усугубляемый заключенным договором о материальной ответственности. При слабых моральных устоях такое состояние подталкивает к весьма нелицеприятным поступкам и даже преступлениям.

Как правильно оформить совмещение?

Решение оформить совмещение должностей главбуха и кассира будет правильным при условиях, когда:

  • в документообороте компании небольшой объем кассовых документов;
  • главбух по сути только подписывает кассовые документы, например, при передаче участка «Касса» на аутсорсинг.

Вот как, например, выглядит трудовое участие ответственных за кассу работников наших клиентов на аутсорсинге:

  • использование автомодуля подписи при получении на электронную почту (по расписанию) кассовых документов;
  • подписание электронной подписью ответственного сотрудника.

При этом даже сохранение кассовых документов в заданном каталоге с их последующей архивацией выполняем мы.

Также мы возьмем на себя отнимающую у главбухов много времени рутину:

  • ежедневный контроль полноты отражения выручки;
  • сверку данных в операционной базе, учетной базе и данными ОФД и формирование сводного отчета;
  • коммуникацию с магазинами по выявленным расхождениям;
  • выгрузку документов из операционной или учетной базы в pdf.

Согласитесь, что при наличии хотя бы небольшого количества перечисленных учетных моментов оформлять совмещение в корне неверно. Главбуху попросту не хватит времени на исполнение своих основных обязанностей.

Задержки в офисе по окончании рабочего дня тоже ни к чему хорошему не приведут, так как наверняка увеличится количество бухгалтерских ошибок, что при работе с деньгами совершенно недопустимо.

Заказать услугу

В ранее действовавших Правилах ведения кассовых операций юридическими лицами1 было предусмотрено, что бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров (абзац второй пункта 35).

Из новых Правил2 (далее – Правила N 2687) эта норма исключена. Вместо нее отмечено, что в организациях, в штатном расписании которых нет должности кассира, обязанности по совершению кассовых операций возлагаются на другого работника (работников) на основании приказа руководителя.

В соответствии с пунктом 20 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях3 (далее – Инструкция N 2169) на главного бухгалтера нельзя возлагать обязанности, связанные с материальной ответственностью за денежные средства и ценности. Он не может получать деньги в банках и из других организаций.

А вправе ли руководители небюджетных (частных) организаций поручить главному или расчетному бухгалтеру совершать кассовые операции? Существуют ли исключения или ограничения на этот счет?

НИКАКИХ ПРОБЛЕМ

Мнение юриста

Камал МУЗАФФАРОВ, эксперт «Norma Profi»:

– В ныне действующих Правилах N 2687 нет нормы, запрещающей исполнять обязанности кассира бухгалтерам и другим работникам, пользующимся правом подписи кассовых документов. Напротив, в пункте 41 Правил указано, что в организациях, в штатном расписании которых нет должности кассира, обязанности по совершению кассовых операций руководитель организации своим приказом (решением) может поручить какому-либо работнику(ам). Из этого следует, что эти обязанности может исполнять в том числе и главный или иной, скажем, расчетный бухгалтер.

Однако надо учесть, что новые Правила N 2687 не распространяются на банки, микрокредитные организации и ломбарды, а также на АО «Узбеки­с­тон почтаси» (пункт 1). Поэтому далее мы будем говорить о частных (небюджетных) организациях.

Законодательство о труде разрешает совмещать профессии (должности), за исключением отдельных случаев. Работник – это физлицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Главный или расчетный бухгалтер – такой же работник, как и остальные. Так что он может совмещать должность кассира (если иное не установлено законодательством).

«Иное», в частности, установлено следующими актами законодательства:

на главного бухгалтера бюджетной организации не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности. Ему запрещается непосредственно получать денежные средства из банков и других организаций (пункт 20 Инструкции N 2169);

аналогичные обязанности не могут быть возложены на главного бухгалтера:

коммерческого банка (пункт 10 Инструкции о порядке ведения бухгалтерского учета и организации бухгалтерской работы в банках Республики Узбекистан, утвержденной постановлением правления ЦБ, зарегистрированным МЮ 11.07.2008 г. N 1834);

микрокредитной организации (пункт 6 Положения о главном бухгалтере микрокредитной организации – приложение N 1 к Инструкции по ведению бухгалтерского учета в микрокредитных организациях, утвержденной постановлением правления ЦБ, зарегистрированным МЮ 12.10.2007 г. N 1728);

бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров (абзац третий пункта 116 Правил ведения кассовых операций эксплуатационными предприятиями почтовой связи Узбекского агентства поч­ты и телекоммуникаций, утвержденных ЦБ, зарегистрированных МЮ 1.03.2000 г. N 904).

Совмещение должностей особенно актуально для малочисленных частных предприятий, где должность кассира либо не предусмотрена, либо он временно отсутствует – находится, к примеру, в отпуске по уходу за ребенком. В этом случае логично поручить главному или иному бухгалтеру выполнять обязанности кассира.

Сделать это, на наш взгляд, предпочтительно путем совмещения. То есть он без освобождения от основной работы, определенной правилами внутреннего распорядка, будет дополнительно выполнять обязанности по другой должности.

Как следует из Положения о порядке работы по совместительству и совмещения профессий и должностей4:

совмещение разрешается, как правило, в пределах одной категории персонала (пункт 21);

срок выполнения дополнительной работы, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника (пункт 22);

за совмещение производится доплата (пункт 23); ее размер определяется по соглашению сторон, если иное не предусмотрено внутренним трудовым распорядком (пункт 24)5.

Если главбух одновременно с основной работой выполняет обязанности кассира без освобождения от основной работы, то в свете указанных выше норм это должно быть зафиксировано в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Стоит заметить, что так как работа кассира непосредственно связана с денежными и товарными ценностями, то с ним нужно заключить договор о полной материальной ответственности. Этот документ конкретизирует обязанности по обеспечению сохран­ности ценностей, устанавливает дополнительные права, обязанности и ответственность кассира (статья 203 Трудового кодекса).

Это значит, что и с главным или расчетным бухгалтером частной организации, на которого возлагаются обязанности кассира, необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Также надо оформить приказ (решение) руководителя организации о возложении на него обязанностей по совершению кассовых операций.

Существуют 2 ограничения, связанных с возложением обязанностей кассира на бухгалтера. Первое – главбуху нельзя совмещать эти должности в коммерческих банках, микрокредитных организациях и ломбардах, а также в АО «Узбекистон почтаси»6. Второе – если сам бухгалтер откажется выполнять такую дополнительную работу.

В заключение отметим, что по содержанию пунк­та 41 Правил N 2687 и других норм правовых актов в частных (небюджетных) организациях, в которых нет штатной единицы кассира, обязанности по совершению кассовых операций можно возложить на главного или иного бухгалтера, если, конечно, их не касаются отмеченные выше исключения. Этот вывод полностью согласуется с проводимой нашим государством политикой создания благоприятных экономических и правовых условий субъектам предпринимательства, уменьшения для их деятельности административных барьеров. Ведь далеко не каждые микрофирмы и малые предприятия могут позволить себе иметь в штате кассира.

САМ СЕБЕ КОНТРОЛЕР

Мнение аудитора

Гузаль ИСЛАМОВА,

председатель правления АО ООО «Baker Tilly Tashkent»:

– В законодательстве о бухучете нет прямых ограничений совмещения должности главного бухгалтера и кассира. Но, несмотря на их отсутствие, следует иметь в виду, что такое совмещение сделает невозможным осуществление некоторых предусмотренных законодательством процедур.

Так, Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете7 установлено, что первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке их законности, полноте и правиль­ности оформления, указания реквизитов, логической увязке отдельных показателей. Если они оформлены неправильно, то передаются руководителю для принятия решения. Если кассовые документы будет оформлять кассир – главный бухгалтер, который должен сам же их проверить, то смысл этой проверки утрачивается.

Кроме того, в любой организации должна функционировать система внутреннего контроля8. В его задачи входит проверка правиль­ности бухгалтерских записей, до­кументооборота. А также – проведение инвентаризации кассовой наличности, бланков строгой отчетнос­ти, ценных бумаг и ТМЦ. Для ее проведения создаются постоянно действующие комиссии, в состав которых входят руководитель, главный бухгалтер и другие специалисты.

Если главный бухгалтер, должность которого является руководящей, одновременно будет работать на подконтрольной ему должности кассира, то это неизбежно снизит качество внутреннего контроля за наиболее ликвидными активами организации – наличностью. Это также нарушит порядок осуществления ряда установленных законодательством процедур, а именно инвентаризации, при которой главбух обязан тщательно контролировать соблюдение правил ее проведения.

К тому же надо учесть, что при совмещении должностей, которое приведет к ухудшению системы внутреннего контроля, за ошибки в финансовой отчетности, неправильное распоряжение активами и за злоупотребление служебным положением ответственность будет нести руководитель организации.

От редакции. Делаем вывод: совмещать должности главбуха и кассира теперь можно. Очевидно, что эта мера направлена на либерализацию условий для частного бизнеса, когда государство не предписывает обязательность чего-то (в данном случае − наличия кассира).

Но в то же время возрастает вероятность ошибок и злоупотреблений. Микро- и малые предприятия, для которых важна экономия, будут это делать. Крупным предприятиям, которым не надо экономить на зарплате кассира и которые хотят иметь надежную систему внутреннего контроля, лучше эту должность сохранить в штате.

1Утверждены ЦБ, зарегистрированы МЮ 17.12.1998 г. N 565. Утратили силу с 29.06.2015 г.

2Утверждены постановлением правления ЦБ, зарегистрированным МЮ 22.06.2015 г. N 2687.

3Утверждена приказом министра финансов, зарегистрированным МЮ 22.12.2010 г. N 2169.

4Утверждено Постановлением КМ от 18.10.2012 г. N 297.

5Данный пункт основан на статье 160 Трудового кодекса, из которой следует, что размер оплаты труда работников за совмещение должностей определяется по соглашению сторон трудового договора.

6Коммерческие банки, микрокредитные организации, ломбарды и АО «Узбекистон почтаси», несомненно, являются коммерческими (небюджетными) организациями.

7Утверждено приказом министра финансов, зарегистрированным МЮ 14.01.2004 г. N 1297.

8Национальный стандарт аудиторской деятельности (НСАД) N 12 «Оценка систем бухгалтерского учета и внут­реннего контроля в ходе аудиторской проверки» (утвержден приказом министра финансов, зарегистрированным МЮ 12.04.2007 г. N 1673).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *