Правила внутреннего трудового распорядка и коллективный договор

  • автор:

Согласно ст. 40 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) коллективный договор – это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.

Согласно ст. 36 ТК РФ представители работников и работодателей участвуют в коллективных переговорах по подготовке, заключению или изменению коллективного договора, соглашения и имеют право проявить инициативу по проведению таких переговоров.

Таким образом, коллективный договор не является обязательным локальным документом. Он заключается только в случаях, когда с инициативой о его заключении выступает одна из сторон будущего договора – работодатель или работники.

Правила внутреннего трудового распорядка – это отдельный локальный документ, принятие которого является обязательным для работодателя. Установление трудовых отношений между работником и работодателем предусматривает, в том числе, подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка (ст. 15 ТК РФ). Согласно ст.ст. 21 и 22 ТК РФ работник обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель имеет право требовать от работников соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

Согласно ст. 189 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка регулируется статьей 190 ТК РФ: правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Согласно ч. 2 ст. 190 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Выводы:

— правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным локальным нормативным документом работодателя;

— заключение коллективного договора не является обязательным для работодателя, если работники (их представители) не выступают с инициативой заключения такого договора;

— при наличии коллективного договора правила внутреннего трудового распорядка могут включаться в него как приложение (по усмотрению сторон договора).

Иван Иванов

Регламент рабочего времени представляет собой тип документации, который используется для четкого и последовательного описания обязанностей и опций каждого сотрудника в целях предотвращения непонимания ими собственных функций и предназначения.

В рамках данного документа должно присутствовать конкретное и понятное изложения для простоты внедрения и использования в рабочем процессе. Важно избегать в этих формулировках непонятных и двусмысленных фраз.

Порядок установления графика работы

На сегодняшний день под данным термином принято использовать описательные особенности выполняемых процессов в рамках локальной документации. Подобных описаний может быть большое количество, очень проблематично ограничиться одним регламентом, стандартом.

Именно данный порядок выступает в качестве основной бумаги, на базе которой происходит построение рабочего процесса. Это своеобразный метроном, который позволит слаженно и четко исполнять должностные обязанности и трудиться всем коллективом.

Рационально спланированный порядок установления рабочего графика позволяет обеспечить качественное и продуктивное решение следующих задач:

  • общая нацеленность коллектива на открытие новых горизонтов и достижений;
  • синхронизация всех действий работников;
  • непрерывное и сбалансированное протекание процесса даже в случае сбоев и непредвиденных обстоятельств.

В результате использования такой техники коллектив приступает к слаженной и гармоничной работе. Этому способствует и формирование единого круга понятий, требований к входам и выходам, доступности информации.

Говоря проще, рабочий регламент представляет собой свод правил, связанных с принятием исполнителями решений в различных ситуациях, в единый документ. Подобные бумаги, относящиеся к верхнему уровню, способствуют отображению совокупных принципов деятельности предприятия, а также целей и пограничных отметок.

Что касается документов нижнего уровня, то они включают в себя готовые варианты, которых можно достичь в ходе совокупности мероприятий.

Нормативная база

Если пройтись по Трудовому кодексу Российской Федерации, можно выяснить, что на протяжении рабочего дня или смены сотрудник имеет право на обед, отдых, который будет длиться не менее 30 минут и не более двух часов.

Данное время не имеет никакого отношения к рабочему процессу. Более точную длительность этого периода времени регламентирует строго работодатель. В «львиной» доле организаций обед отнимает 1 час, и, поскольку он не является оплачиваемым, может использоваться строго по усмотрению сотрудника.

Если с основным обеденным временем все становится более-менее понятным, то с пятиминутными перерывами дело обстоит сложнее.

Трудно представить ситуацию, в которой офисный работник не исполняет свои должностные обязанности за компьютером. Именно в связи с этим в рамках его рабочего дня существуют определенные «отдушины». В законе рекомендуется, чтобы для предотвращения утомляемости сотрудников, использующих в работе ПК, необходимо обеспечить такой режим, который позволял бы чередовать формат работы.

Если формат и режим таков, что предполагает постоянное взаимодействие с персональным компьютером, то перерывы длительностью 10-15 минут должны быть организованы ежечасно.

Безусловно, делать перерывы нужно для того, чтобы сократить показатель нервно-эмоционального напряжения, расслабить зрительные мышцы и обеспечить борьбу с профессиональными заболеваниями. В качестве облегчающего фактора выступает прогулка по коридору, чашечка чая, общение с коллегами.

Пример режима

В идеальном представлении любого работодателя труд всех сотрудников производится строго на благо компании, и каждый из них стремится к продуктивной работе и качественному исполнению своих обязанностей. Но между идеальной картиной и реальным миром существует определенная пропасть.

В офисной жизни, например, всех работников можно разделить на две категории – тех, кто любит трудиться, не покладая рук, и тех, кто постоянно ходит на перекуры. Понятно, что если представители первой группы – инициативные, постоянно ставят перед собой определенные задачи, то обитатели второго мира – ленивые и не имеют энтузиазма.

Рассмотрим организацию труда в такой организации на практическом примере. Для сотрудников, которые исполняют обязанности с использованием компьютера, такие перерывы могут быть 50-90 минут при условии, что рабочий день в офисе равняется 8 часам.

Традиционно данные о таких перерывах присутствуют в рамках нормативных актов организации в виде специального приказа или норм трудового распорядка. Так что в процессе принятия на работу новых сотрудников следует сообщать им о регламенте труда и отдыха, взяв письменное заверение.

Лучше всего прописывать перерывы заранее. Можно строго заняться указанием их периодичности, например, в начале каждого второго часа или сделать эти элементы плавающими. Для того чтобы контролировать время отсутствующего работника, используются различные сервисы учета рабочего времени – от программ, которые установлены на персональный компьютер, до информационных систем корпоративного плана.

Если персонал курит, с ним ситуация обстоит значительно сложнее. Можно ли относить время на перекур к общему числу перерывов или считать отдельно? И каким образом можно предотвратить постоянные отлучки курильщиков?

Борьба с данным явлением насчитывает определенное количество способов. Работодатели порой вводят запрет на курение во время работы, но это вызывает соблазн уйти с территории фирмы на какое-то время. А снижать зарплату только на этом основании – значит нарушать права курящих сотрудников.

Самый оптимальный способ – делать доплату некурящим работникам или продлить рабочий день курящих работников на время перекуров.

Образец приказа

Регламент рабочего времени сопровождается составлением приказа. Он должен включать в свой состав определенный набор требований и положений:

  • данные о сотрудниках и их должностях, для которых формируется данный документ;
  • время, в течение которого сотрудники имеют право отдыхать на протяжении всего рабочего дня;
  • период, который должен быть строго отработан;
  • подпись начальника / руководителя, составившего данный документ;
  • дата составления документа.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Форма приказа о режиме рабочего времени

Приказ – это бумага, которая подтверждает решение руководительского состава о регламенте рабочего времени сотрудников. Он составляется для каждой должности в отдельности и может включать в себя несколько индивидуальных моментов.

Особенности для предприятия, магазина

На рядовом предприятии рабочее время регламентируется посредством специального документа, который содержит в себе данные о времени работы и отдыха сотрудников.

Для классического рабочего дня с 8.00 до 17.00 или с 9.00 до 18.00 предполагается обеденный перерыв с 13.00 до 14.00 или в другое время. Помимо этого, предусмотрено несколько пятиминутных перерывов, которые нужно устраивать каждый час. Они должны быть направлены на то, чтобы сотрудник отвлекся от основной работы и уделил время собственному отдыху.

Что касается магазина, здесь ситуация выглядит аналогичным образом. Работники должны иметь полноценный обеденный перерыв и небольшие «пятиминутки». Отдых предполагает отсутствие взаимодействия с клиентами и уединение (т. е. должен происходить не в торговом зале, а в административном помещении или в комнате для персонала).

Продолжительность отдыха составляет 5-15 минут в зависимости от вида занятости и направления, в котором функционирует магазин.

Продолжительность рабочей недели

Длительность рабочей недели не должна составлять более 40 часов. Если этот показатель имеет большее значение, речь может идти о сверхурочных днях, которые должны оплачиваться отдельно или в рамках повышенного тарифа.

Виды отдыха

Для сотрудников предприятий разных сфер деятельности предусмотрено несколько классических разновидностей отдыха:

  • гимнастика для глаз;
  • небольшая зарядка;
  • чаепитие;
  • общение с коллегами;
  • релаксация и медитация;
  • прослушивание музыки.

Крупные перспективные предприятия на сегодняшний день занимаются активным продвижением данной политики и предлагают своим сотрудникам комбинацию всех этих типов отдыха.

Дополнительная информация по перерывам в течение рабочего времени представлена на видео.

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно.

В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ – контроля исполнения задач по документам.

РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ

Наш словарик Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Какие процессы подлежат регламентации?

Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:

  • регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
  • любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
  • подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
  • внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления – целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТА

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

  1. Общие положения.
  2. Термины, определения, сокращения.
  3. Описание процесса.
  4. Ответственность.
  5. Контроль.

Подробнее содержание разделов регламента представлено в таблице.

Раздел

Общие положения

  • Назначение регламента (Настоящий регламент определяет порядок…);
  • область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент;
  • нормативные документы, на основании которых разработан регламент (если они есть);
  • порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента

Термины, определения, сокращения

Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента.

Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы

Описание процесса

Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат

Ответственность

Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников

Контроль

Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля

ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РЕГЛАМЕНТА

К числу основных реквизитов документа относят:

  • наименование организации;
  • дату и номер документа, место его составления;
  • гриф утверждения;
  • наименование документа;
  • текст документа;
  • приложение (если есть);
  • визы согласования.

Кстати

Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.

МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.

То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае – процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.

ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМ

Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.

Утверждение регламента может производиться несколькими способами:

  1. напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
  2. косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.

Пример 1

Приказ об утверждении и введении в действие
регламентов бизнес-процессов

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)

ПРИКАЗ

23.07.2014 № 456-Пр

г. Москва

Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов

В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов:

1.1. Регистрация и учет документов.

1.2. Контроль исполнения документов.

1.3. Хранение и поиск документов.

2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В.

3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К. обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов

С приказом ознакомлены:

Легостаев А.В. Легостаев 24.07.2014

Паршина В.К. Паршина 24.07.2014

П.А. Карпенко

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2.

Пример 2

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)

УТВЕРЖДЕНО

Приказом генерального директора

ООО «Перспектива»

от 23.07.2014 № 456-Пр

РЕГЛАМЕНТ №7
бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

1. Общие положения

1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее – Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее – Организация).

1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

2. Термины, определения, сокращения

2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения:

Автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, содержащее задание.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Задание – поручение руководителя.

Задача – см. задание.

Исполнитель – работник Организации, которому поручено исполнение задачи.

Контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.

Ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.

Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию.

Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:

– с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока;

– без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение 30 дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение 10 дней.

3. Описание процесса

3.1. Постановка документа на контроль.

3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

В резолюции указываются:

– исполнитель документа;

– срок исполнения задачи;

– при необходимости – содержание задачи.

3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее – Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».

3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю.

3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении.

3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении.

3.1.7. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.

3.2. Выполнение задания.

3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок.

3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.

3.3. Отчет о выполнении задания.

3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело.

3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

3.4. Формирование отчета о выполнении задач.

3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю.

В отчете указывается:

– общее количество поставленных задач за отчетный период;

– количество выполненных задач;

– количество задач с продленным сроком исполнения;

– количество задач, не выполненных в срок.

При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.

4. Ответственность

Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *