Правила ведения личных дел муниципальных служащих

  • автор:

Является одной из важных составляющих документооборота любой организации

Одной из важных составляющих документооборота любой организации является составление внутренней описи документов дел разных категорий. Этот сопроводительный документ необходим для того, чтобы быстро находить информацию в папках с упорядоченными документами, включая личные дела сотрудников.

Содержание

Составление внутренней описи

Обычно опись составляется при оказании архивных услуг. Внутреннюю опись можно сравнить с оглавлением в книге. Она делается когда дело сформировано окончательно, но ещё не переплетено. Однако, и после архивного переплёта к личным делам несложно добавить опись, подклеив её на обложку с внутренней стороны.

Обязательная внутренняя опись для документов

Для личных дел сотрудников, судебных и следственных дел, трудовых договоров и соглашений, а также дел, которые имеют либо высокую ценность, либо названия, не раскрывающие содержание включённых в них документов, внутренняя опись составляется обязательно. Кроме этого, каждая организация с целью совершенствования делопроизводства может по собственному решению сопровождать внутренней описью ряд других документов: лицевые счета, приказы по личному составу и основной деятельности и так далее.

Внутренняя опись документов личных дел сотрудников

Особенно важно правильно составить внутреннюю опись документов личных дел сотрудников. Поскольку заполнение этого документа необходимо выполнять в соответствии с установленными правилами, оформлением внутренней описи должны заниматься профессионалы, имеющие специальные знания.

Разделы описи личного дела работника

Опись личного дела работника должна включать в себя следующие разделы:

  1. Порядковый номер. Необходимо указать номер того или иного документа, в соответствии с порядком его размещения в личном деле.
  2. Индекс документа. Представляет собой регистрационный номер документа. В случае если номер не проставлен, во внутренней описи ставится пометка «б/н».
  3. Дата документа. Если документ был зарегистрирован, то ставится дата его регистрации. Если же он не прошёл регистрацию, то в этом разделе ставится дата подписи данного документа должностным лицом.
  4. Название входящего в личное дело документа, включающее в себя его краткое содержание.
  5. Примечание. В этот раздел вносятся отметки о состоянии документа. Это могут быть замена оригинала на копию, включение, изъятие и прочее. При этом обязательно ставится ссылка на соответствующий акт.

Формирование описи

Эти разделы оформляются в таблицу, которая завершается итоговой записью. В ней цифрами, а затем прописью, указывается число документов, которые включены в личное дело. Кроме этого, внутренняя опись документов личного дела может состоять из одного или нескольких листов поэтому в итоговой записи указывается количество листов в данном документе. После этого ставится подпись специалиста, заполнившего опись, и дата.

Нумерация описи

Также стоит отметить, что каждый лист, на котором оформляется внутренняя опись, нумеруется отдельно от включённых в личное дело документов, так как опись относится к документам научно-справочного аппарата и не входит в число документов личного дела.

Работа грамотно и быстро

Если не учитывать все эти тонкости при оформлении личных дел сотрудников компании, то системой документооборота будет достаточно сложно пользоваться. Только архивариусы, имеющие соответствующие профессиональные знания, смогут выполнить эту непростую работу грамотно и быстро. Обратитесь к нам и личные дела ваших сотрудников всегда будут в полном порядке!

САМАРСКАЯ ГУБЕРНСКАЯ ДУМА

ЗАКОН
12 июля 2000 года № 32-ГД
О порядке ведения личных дел Государственных служащих Самарской области и Муниципальных служащих в Самарской области

(с изменениями на 28 декабря 2006 года)

Принят решением
Самарской Губернской Думы
N 385 от 26.06.2000 г.

(с изменениями на 6 марта 2005 года)

Настоящим Законом в соответствии с федеральным и областным законодательством регулируется порядок ведения личных дел государственных служащих Самарской области и муниципальных служащих в Самарской области (далее — государственные и муниципальные служащие) с целью обеспечения соблюдения конституционных прав граждан при поступлении на государственную или муниципальную службу и ее прохождении.
Настоящий Закон распространяется также на порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Самарской области и муниципальные должности в Самарской области категории «А».

Статья 1. Личное дело государственного, муниципального служащего

Статья 1. Личное дело государственного, муниципального служащего

Личное дело государственного, муниципального служащего (далее — личное дело) — основной документ, содержащий сведения о замещении государственных или муниципальных должностей, о поступлении на государственную или муниципальную службу и ее прохождении.
Личное дело имеет индивидуальный регистрационный номер.

Статья 2. Органы, уполномоченные вести личные дела

Личные дела ведутся кадровыми службами соответствующих органов государственной власти Самарской области или органов местного самоуправления.

Статья 3. Сведения, содержащиеся в личных делах

1. В личное дело вносятся предусмотренные федеральными законами и нормативными правовыми актами Самарской области сведения о замещении государственных или муниципальных должностей, о поступлении граждан на государственную или муниципальную службу и ее прохождении.
2. Сведения, вносимые в личное дело, должны подтверждаться документами, установленными федеральным и областным законодательством, а также выписками или копиями документов, достоверность которых заверяется нотариусом или соответствующей кадровой службой.
3. Сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности, о частной жизни государственного, муниципального служащего запрещается.
4. Ведение нескольких личных дел в отношении одного государственного, муниципального служащего не допускается.

Статья 4. Конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах

Сведения, содержащиеся в личных делах, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с действующим законодательством.

Статья 5. Документы, включаемые в личные дела

Личное дело включает:
а) заявление о согласии на замещение государственной, муниципальной должности или о приеме на государственную, муниципальную службу;
б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной, муниципальной должности (если прием был по результатам конкурса);
в) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, стаж работы, наличие ученой степени, звания (если имеются);
г) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных и специальных званий, присуждении государственных премий (если имеются);
д) анкету, заполненную собственноручно (личный листок учета кадров), содержащую сведения, сообщенные при поступлении на государственную, муниципальную службу, с фотографией размером 4х6 см;
е) копии документов о назначении (избрании) на должность, об освобождении от должности, о переводе на другую должность, трудовой договор;
ж) справку из налоговых органов о представлении сведений о доходах и имуществе, принадлежащем государственному, муниципальному служащему на праве собственности, являющемся объектом налогообложения (в соответствии с федеральным и областным законодательством);
з) данные об ознакомлении государственного, муниципального служащего со своим личным делом;
и) письменные объяснения государственного, муниципального служащего, сделанные им после ознакомления с личным делом (если имеются);
к) результаты аттестации (аттестационный лист);
л) копии решений о присвоении квалификационного разряда в случае установления квалификационных разрядов в соответствующем государственном органе или органе местного самоуправления;
м) копии решений о поощрении, а также копии решений о наложении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную тайну или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по должности связано с использованием таких сведений);
о) для лиц, поступающих на государственную службу, медицинскую справку об отсутствии заболеваний, препятствующих исполнению должностных обязанностей по соответствующей должности государственной службы, выданную гражданину медицинским учреждением по месту его обслуживания (перечень заболеваний утверждается в соответствии с федеральным законодательством);
п) дополнение к личному листку по учету кадров (в случае необходимости);
р) опись документов, находящихся в деле.

Статья 6. Порядок ведения личных дел

Формирование, оформление, учет личных дел ведутся в соответствии с требованиями государственных стандартов, а также федерального и областного законодательства.

Статья 7. Обязанности кадровых служб, осуществляющих ведение личных дел

Кадровые службы, осуществляющие ведение личных дел, обязаны:
знакомить государственного, муниципального служащего с его личным делом по его просьбе;
своевременно обновлять сведения, содержащиеся в личных делах, и документы, включаемые в личные дела;
обеспечивать сохранность и конфиденциальность личных дел;
сообщать государственным и муниципальным служащим о предоставлении сведений, содержащихся в личных делах, для опубликования в соответствии с действующим законодательством.

Статья 8. Хранение и передача личных дел

1. Личные дела государственных и муниципальных служащих, освобожденных от должности, хранятся в кадровой службе в течение пяти лет со дня освобождения от должности, после чего передаются соответственно в государственный или муниципальный архивы.
2. Личное дело при назначении либо переводе государственного, муниципального служащего на другую должность государственной, муниципальной службы, в том числе при переводе на должность федеральной государственной службы, передается по месту нового назначения.

Статья 9. Вступление в силу настоящего Закона

Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор
Самарской области К.А. Титов

О порядке ведения личных дел государственных служащих Республики Ингушетия

ПРЕЗИДЕНТ РЕСПУБЛИКИ ИНГУШЕТИЯ

УКАЗ

от 02 февраля 1998 года N 16

О порядке ведения личных дел государственных служащих Республики Ингушетия

(Изменения и дополнения:

Указ Президента РИ от 09.06.2003 N 123, НГР ru06000200300102)

(Утратил силу:

Указ Президента РИ от 17.10.2005 г. N 423 НГР ru06000200500146)

В соответствии со статьей 8 Закона Республики Ингушетия «О государственной службе Республики Ингушетия»

постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке ведения личных дел государственных служащих Республики Ингушетия.

2. Органам государственной власти, иным государственным органам Республики Ингушетия формирование и ведение личных дел государственных служащих осуществлять в соответствии с утвержденным настоящим Указом Положением.

Президент

Республики Ингушетия Р. Аушев

г. Назрань

«02» февраля 1998 г.

N 16

ПОЛОЖЕНИЕ о порядке ведения личных дел государственных служащих Республики Ингушетия

Утверждено

Указом Президента

Республики Ингушетия

от «02» февраля 1998 г. N 16

I. Общие положения

1. Настоящее Положение разработано в соответствии со статьей 8 Закона Республики Ингушетия «О государственной службе Республики Ингушетия» и распространяется на государственных служащих Республики Ингушетия категорий «Б» и «В» (далее именуются — государственные служащие), исполняющих обязанности по государственной должности государственной службы Республики Ингушетия.

2. Положение не распространяется на работников, занимающих должности, включаемые в штатные расписания государственных органов Республики Ингушетия для технического обеспечения их деятельности.

3. Личное дело государственного служащего — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о государственных служащих, об их служебно-трудовой деятельности.

4. Личные дела государственных служащих ведутся структурными кадровыми подразделениями соответствующих государственных органов и при переводе государственных служащих передаются по новому месту их службы по акту передачи. Ведение нескольких личных дел государственных служащих не допускается. Запрещаются сбор и внесение в личные дела государственных служащих сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни государственных служащих.

(пункт 5 утратил силу в ред. Указа Президента РИ от 09.06.2003 N 123, НГР ru06000200300102)

II. Состав документов, включаемых в личное дело государственного служащего

5. Состав документов, включаемых в личное дело при поступлении на государственную службу, определяется в зависимости от замещаемой государственной должности, от структурного подразделения государственного органа, в котором будет работать государственный служащий, от специфики его служебной деятельности.

6. При формировании личного дела документы располагаются в следующем порядке: дополнение к анкете, анкета, автобиография, копии документов об образовании, личное заявление, справка из налогового органа о предоставлении сведений об имущественном положении, медицинское заключение о состоянии здоровья, трудовой договор (при необходимости), копия документа о назначении на государственную должность, внутренняя опись документов (располагается в конце личного дела).

7. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно — биографических данных государственного служащего (к примеру, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества (аттестационные листы, представление о назначении на должность, выписки из приказов о поощрении, об ^ объявленных государственному служащему дисциплинарных взысканий и другие).

Ксерокопии всех документов, включаемых в личное дело, заверяются работником кадровой службы органа государственной власти. (в ред. Указа Президента РИ от 09.06.2003 N 123, НГР ru06000200300102)

8. В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, дублетные экземпляры и черновики документов).

9. Включаемые в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

III. Порядок составления внутренней описи документов, имеющихся в личном деле

10. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.

11. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

12. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

13. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней.

14. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

IV. Порядок заполнения документов в личном деле государственного служащего

15. Анкета заполняется государственным служащим собственноручно. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

16. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы о присуждении ученой степени, о присвоении ученого звания, об имеющихся изобретениях, о присуждении государственных наград, справка из налогового органа о предоставлении сведений об имущественном положении, медицинское заключение о состоянии здоровья, другие документы, если это предусмотрено действующим законодательством.

17. Сотрудник кадрового подразделения государственного органа, ответственный за ведение личных дел, принимая от поступающего на государственную службу анкету, должен проверить полноту и правильность ее заполнения в соответствии с предъявляемыми документами и заверить анкету печатью, подписью и датой.

18. При поступлении на государственную службу поступающий пишет автобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

19. Автобиография составляется государственным служащим собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть отражены следующие данные: фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях) , с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления автобиографии и подпись государственного служащего.

20. В личное дело государственного служащего включается копия документа о назначении на должность, заверенная в установленном порядке.

21. Дополнение к анкете включает в себя: фамилию, имя, отчество государственного служащего и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.

В первом разделе фиксируются сведения о прохождении службы (о перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на соответствующие акты руководителей государственных органов.

Во втором разделе помещаются данные, отражающие профессиональную и личную жизнь государственного служащего:

— о подготовке, переподготовке и повышении квалификации;

— о награждении государственными наградами;

— об образовании и присвоении ученой степени и ученого звания;

— о пребывании за границей;

— о наложении и снятии дисциплинарных взысканий;

— об изменениях в остальных учетных признаках государственного служащего (места жительства, семейного положения и других).

22. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСА, паспортно-визовой службы и другими.

23. Обязательным реквизитом дополнения к анкете являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки делаются на оборотной стороне листка после всех других сведений и состоят из надписи «личное дело проверено», даты и подписи проверявшего.

24. Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел.

25. После увольнения государственного служащего его личное дело извлекается из данной папки, а освободившуюся под тем же номером помещается личное дело вновь принятого на данную должность государственного служащего.

V. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

26. Личные дела государственных служащих могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам.

27. Круг должностных лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем государственного органа.

28. Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организации допускается с разрешения руководителя государственного органа или его заместителя.

29. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся в нем документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

30. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию вышестоящего должностного лица, руководитель либо работник кадрового подразделения государственного органа обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись.

31. Личные дела не выдаются на руки государственным служащим, на которых они заведены.

32. Государственный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до включения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.

33. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных или высланных во временное пользование, используются контрольные карточки, которые заполняются на каждое выданное дело согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

VI. Порядок хранения личных дел государственных служащих

34. Личные дела государственных служащих хранятся в структурном кадровом подразделении государственного органа как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.

35. Ежегодно в кадровом подразделении государственного органа проводится проверка наличия и состояния личных дел.

36. Факт проведения проверки фиксируется в дополнении к анкете. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Отчет о результатах проверки личных дел представляется руководителю государственного органа.

37. Личные дела уволенных государственных служащих оформляются в соответствии с установленными требованиями к архивным документам и передаются на хранение в архив государственного органа.

Приложение N 2. Контрольная карточка

Приложение N 2

к Положению о порядке

ведения личных дел

государственных служащих

Республики Ингушетия

Контрольная карточка

Личное дело N ______________________________

Фамилия ______________________________

Имя _____________________________

Отчество _____________________________

Отметки о выдаче личного дела

Дата выдачи

Кому выдано

получении

телефона

возвращения

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *