Правила 526

  • автор:

Приложение к приказу
Федеральной архивной
службы России
№ 11 от 11 марта 1997 года

Настоящий Регламент разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России» и Федеральным законом от 25 января 1995 года «Об информации, информатизации и защите информации».

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Регламент устанавливает порядок государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.

1.2. Государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

1.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.

1.4. Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

1.5. В настоящем Регламенте:

  • под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

  • под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

  • под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве;

  • под единицей хранения архивных документов понимается учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

1.6. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на следующих принципах:

  • централизация, реализуемая на основе регламентированного Федеральной архивной службой России взаимодействия Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций – источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц — собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации;

  • унификация, основанная на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;

  • динамичность, обеспечиваемая своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;

  • полнота и достоверность государственного учета.

1.7. Для учета архивных документов в государственных, районных, городских архивах, государственных музеях и библиотеках, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, структурных подразделениях организаций, осуществляющих прием и хранение архивных документов в интересах пользователя, ведутся:

  • книга учета поступлений документов;

  • списки фондов;

  • описи дел и документов или их разновидности;

  • листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.

1.8. По мере перехода к автоматизированным архивным технологиям государственный учет архивных документов будет осуществляться на основе рекомендованных Федеральной архивной службой России автоматизированных учетных технологий при сохранении установленного Регламентом порядка работы.

1.9. Особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.

2. ПОРЯДОК ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ЧАСТИ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

2.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации — система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе субъекта Российской Федерации и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

2.2. Документами централизованного государственного учета являются:

2.2.1. Паспорт архива на 1 января …. г. (Приложение 1 к Регламенту).

2.2.2. Карточка фонда (Приложение 2 к Регламенту).

2.2.3. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января …. г. (Приложение 3 к Регламенту).

2.2.4. Паспорт архива организации на 1 декабря …. г., хранящей управленческую документацию (Приложение 4 к Регламенту), кинофотофонодокументы (Приложение 4а к Регламенту), научно-техническую документацию (Приложение 4б к Регламенту).

2.2.5. Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря …. г. (Приложение 5 к Регламенту).

2.2.6. Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря …. г. (Приложение 6 к Регламенту).

2.3. При осуществлении централизованного государственного учета архивных документов в автоматизированном режиме обобщенные показатели документов централизованного государственного учета в части, отражающей количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования, а также исходные показатели, необходимые для получения обобщенных показателей, входят в число обязательных реквизитов учетных баз данных.

2.4. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных, районных и городских архивах, государственных музеях и библиотеках.

2.4.1. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки ежегодно составляют:

  • Паспорт архива на 1 января …. г. (Приложение 1 к Регламенту);

  • Карточки фондов на поступившие в течение года фонды (Приложение 2 к Регламенту);

  • Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января …. г. (Приложение 3 к Регламенту)

и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом в установленные сроки.

Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., на 1 января 2001 г. ….) вместе с годовым отчетом о работе, федеральные государственные музеи и библиотеки – также 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года. Карточки фондов федеральных государственных архивов и их филиалов, федеральных государственных музеев и библиотек и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января …. г. представляются ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.

Периодичность представления паспортов государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов, государственных музеев и библиотек субъекта Российской Федерации устанавливает орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., на 1 января 2001 г. ….) вместе с годовым отчетом о работе. Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января …. г. представляются ежегодно не позднее 1 февраля следующего за отчетным года; при этом карточки фондов государственных архивов и их филиалов, государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации представляются в 2-х экземплярах.

2.4.2. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:

2.4.2.1. На основании представленных паспортов составляют суммарные (в рамках субъекта Российской Федерации) паспорта всех

  • государственных архивов и их филиалов;

  • районных и городских архивов;

  • государственных музеев и библиотек.

2.4.2.2. Направляют три указанных паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.

2.4.2.3. Составляют сводный паспорт, включая в него также учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, действующих на территории субъекта Российской Федерации (в соответствии с п. 2.5.5.1. Регламента).

2.4.2.4. На основе карточек фондов, представленных государственными архивами и их филиалами, районными и городскими архивами, государственными музеями и библиотеками, а также научными и научно-отраслевыми архивами Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.5.2. Регламента) организуют и ведут фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

2.4.2.5. Направляют один экземпляр карточек фондов, поступивших в течение года в государственные архивы и их филиалы, государственные музеи и библиотеки субъектов Российской Федерации и Сведения об изменениях в составе и объеме их фондов на 1 января …. г., в Федеральную архивную службу России ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.

2.4.3. Федеральная архивная служба России:

2.4.3.1. На основании паспортов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками составляет 1 раз в 3 года суммарные (в рамках Российской Федерации) паспорта всех

  • федеральных государственных архивов и их филиалов;

  • государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов;

  • районных и городских архивов;

  • федеральных государственных музеев и библиотек;

  • государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации и сводный паспорт, включая в него также учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в Архиве Российской академии наук, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.3.1. Регламента).

2.4.3.2. На основе карточек фондов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками, а также Архивом Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.3.2. Регламента) организует и ведет Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.

2.5. Порядок централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской академии наук.

2.5.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской академии наук осуществляется в документах централизованного государственного учета, определенных пп. 2.2.1. – 2.2.3. Регламента, составляемых в необходимом количестве экземпляров.

2.5.2. Архив Российской академии наук на основании представляемых научными архивами региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно-отраслевыми архивами Российской академии наук документов централизованного государственного учета:

2.5.2.1. Составляет сводный паспорт научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также паспорт Архива Российской академии наук 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., на 1 января 2001 г.).

2.5.2.2. Направляет сводный паспорт, а также паспорт Архива Российской академии наук в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 15 марта следующего за отчетным года.

2.5.2.3. Организует и ведет фондовый каталог Архива Российской академии наук.

2.5.2.4. Направляет один экземпляр карточек фондов, поступивших в течение года в научные и научно-отраслевые архивы Российской академии наук, Архив Российской академии наук, и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января …. г. в Федеральную архивную службу России ежегодно к 1 марта.

2.5.3. Федеральная архивная служба России:

2.5.3.2. Включает карточки фондов в Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.

2.5.4. Научные архивы региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно-отраслевых архивов Российской академии наук представляют также документы централизованного государственного учета в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, на территории которых они расположены, в порядке и сроки, определенные п. 2.4.1. Регламента (по аналогии с государственными музеями и библиотеками).

2.5.5. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:

2.5.5.1. Составляют сводный паспорт научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, действующих на территории субъекта Российской Федерации.

2.5.5.2. Включают карточки фондов в фондовый каталог органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

2.5.5.3. Не представляют документы централизованного государственного учета об объеме и составе архивных документов, хранящихся в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, в Федеральную архивную службу России ввиду централизованного их представления Архивом Российской академии наук в Федеральную архивную службу России.

2.6. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в организациях.

2.6.1. Организации — источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря …. г. (Приложение 4, 4а, 4б к Регламенту — в зависимости от состава документов, образующихся в деятельности этих организаций).

2.6.2. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы на основании представленных паспортов составляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря …. г. (Приложение 6 к Регламенту) и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом.

Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования федеральных государственных архивов на 1 декабря …. г. в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) вместе с годовым отчетом о работе.

Периодичность и сроки представления Сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря …. г. государственными архивами субъектов Российской Федерации и их филиалами, районными и городскими архивами устанавливает орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) вместе с годовым отчетом о работе.

2.6.3. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации на основании представленных Сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря …. г. составляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря …. г. (Приложение 6 к Регламенту) и направляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.

2.6.4. Федеральная архивная служба России на основании Сведений о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря …. г., представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации и федеральными государственными архивами, составляет сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных, районных и городских архивов Российской Федерации на 1 декабря …. г. (Приложение 6 к Регламенту).

2.7. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном и депозитарном хранении в отдельных федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях и воинских частях.

2.7.1. Министерство иностранных дел Российской Федерации, Служба внешней разведки Российской Федерации централизованно составляют по своим системам учетные сведения по форме Приложения 4 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.

2.7.2. Организации, подведомственные Министерству обороны Российской Федерации, Федеральной пограничной службе Российской Федерации, Министерству внутренних дел Российской Федерации, Министерству Российской Федерации по атомной энергии, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Федеральному агентству правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, составляют учетные сведения по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их в соответствующие федеральные органы исполнительной власти 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.

Сводные учетные сведения по каждой из указанных систем, включающие сведения по центральному аппарату по форме Приложения 6 к Регламенту, а также учетные сведения только по центральному аппарату по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту, федеральный орган исполнительной власти представляет соответственно в Федеральную архивную службу России и соответствующий федеральный государственный архив с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.

Федеральные государственные архивы не включают указанные учетные сведения в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.2. Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.

2.7.3. Организации систем Министерства внутренних дел Российской Федерации и Федеральной службы безопасности Российской Федерации представляют также учетные сведения по формам приложений 4, 4а, 4б к Регламенту в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации не включают данные из них в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.3. Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.

2.7.4. Российский государственный фонд кинофильмов Государственного комитета Российской Федерации по кинематографии составляет учетные сведения по форме Приложения 4а к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляет их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.

2.7.5. Организации, хранящие документы, отнесенные в установленном порядке к составу геологического фонда Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Российского государственного фонда данных о состоянии природной окружающей среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, картографо-геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их соответственно в государственное предприятие «Российский федеральный геологический фонд» Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Центр гидрометеорологических данных Всероссийского научно-исследовательского института гидрометеорологической информации – мировой центр данных Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Центральный картографо-геодезический фонд Федеральной службы геодезии и картографии России 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.

Сводные учетные сведения по каждому из названных отраслевых фондов по форме Приложения 5 к Регламенту указанные предприятия и организации представляют в Федеральную архивную службу России с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.

2.7.6. Центры стандартизации, метрологии и сертификации Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту и представляют их в Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.

Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации сводные учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту представляет в Федеральную архивную службу России. Периодичность и сроки представления аналогичны, указанным в п. 2.7.5. Регламента.

2.7.7. Федеральная архивная служба России включает учетные сведения, полученные в централизованном порядке, в Приложение 6 к Регламенту, составляемое в соответствии с п. 2.6.4. Регламента.

2.8. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества.

2.8.1. Государственный учет документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляется в соответствии с Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества, утвержденным распоряжением Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом от 22 октября 1996 года № 1131-р и приказом Федеральной архивной службы России от 6 декабря 1996 года № 54.

2.8.2. Представление документов централизованного государственного учета приватизированными организациями на документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в порядке, определенном п. 2.6. Регламента.

3. ПОРЯДОК ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ НЕГОСУДАРСТВЕННОЙ ЧАСТИ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.1. После отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, осуществленного органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора), организуется их государственный учет.

3.2. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации представляют учетные сведения о своих архивных документах по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы России в государственные, районные, городские архивы:

  • юридические лица – по форме Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту в порядке, определенном п. 2.6.1. Регламента;

  • физические лица – по форме Приложения 2 к Регламенту.

3.3. Централизованный государственный учет документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется

3.4. Архивные документы, вопрос об отнесении которых к Архивному фонду Российской Федерации не решен, не могут учитываться как документы Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов могут браться на учет как возможные источники комплектования государственного, районного, городского архива.

3.5. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные в собственность государства на постоянное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, включаются в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в порядке, определенном п. 2.4. Регламента.

3.6. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в порядке, определенном п. 2.4. Регламента по формам Приложений 1, 2, 3 к Регламенту.

Прикрепленный файл Размер
Приложения к Регламенту государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации (zip-архив файла в формате RTF) 22.67 КБ

2.4. Организация документов в пределах архивного фонда

2.4.1. Общие положения

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов (см. п. 5.2).

Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственный архив. В государственном архиве систематизация производится при составлении и переработке описей.

2.4.2. Схема систематизации документов в фонде

Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).

Схема систематизации архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда.

2.4.3. Группировка единиц хранения в соответствии с различными вариантами схемы систематизации архивного фонда

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

— структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

— хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

— функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

— номинального (по делопроизводственной форме — родам единиц хранения, видам и разновидностям документов);

— корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

— географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

— авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно, по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

2.4.3.1. Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и структурно-хронологическом.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы — по времени формирования единиц хранения.

2.4.3.2. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схема систематизации единиц хранения применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций фондообразователя (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации.

При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.

2.4.3.3. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам); во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций, — сначала по хронологии, и внутри каждого года по видам единиц хранения; или же сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), и внутри каждого вида по хронологии.

2.4.3.4. При выборе признаков группировки единиц хранения в пределах названных в пп. 2.4.3.1-2.4.3.3 схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между единицами хранения каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

2.4.3.5. Как правило, выделяются в особые группы, систематизируются обособленно и вносятся в отдельные описи документы по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в контрольных органах и т.д.

2.4.3.6. Схемы систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Рекомендуется следующая примерная схема:

1. Творческие документы (рукописи литературных произведений, статей и исследований, автобиографии, воспоминания, дневники, переводы, выписки, черновые записи, рисунки и др.);

2. Письма фондообразователя (по адресатам или по тематическому признаку);

3. Письма фондообразователю;

4. Документы к биографии фондообразователя (личные документы, материалы служебной и общественной деятельности, о присвоении почетных званий и др.);

5. Документы имущественно-хозяйственного и бытового характера (документы о покупке имущества, договоры, записи расходов и др.);

6. Документы членов семьи фондообразователя о других лиц, отложившиеся в фонде;

7. Коллекции.

Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.

Документы семейных и родовых фондов систематизируются вначале по отдельным фондообразователям, документы каждого фондообразователя — по разделам примерной схемы систематизации. В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

2.4.3.7. Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов. Для фондов однотипных организаций используется одинаковая схема систематизации.

2.4.3.8. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии.

Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из их объема и состава.

2.4.3.9. При распределении единиц хранения в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

— единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

— единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

— единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

— в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации;

— единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по датам увольнения и алфавиту фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

Принадлежность единиц хранения к структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенному на обложке, индексам, присваиваемым структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

2.4.3.10. Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, документов личного происхождения, или других документов, по каким-либо причинам поступивших в архив в необработанном состоянии, осуществляется в следующем порядке:

— определяются фондовая принадлежность документов и структурные части фондов, к которым они могут быть отнесены;

— при отсутствии ранее сформированных единиц хранения или невозможности их восстановления формируются новые единицы хранения (по номинальному, корреспондентскому и другим признакам);

— если в россыпи сохранились отдельные единицы хранения или есть возможность их восстановить, то документы включаются в единицы хранения, к которым они относятся.

Сформированные единицы хранения систематизируются и описываются в установленном порядке.

Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, должна быть составлена рабочая инструкция по их описанию и систематизации.

С сентября 2015 года вступил в силу приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526. Он утвердил «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Дальше в тексте статьи для краткости будем называть их «Правила-2015».

Стоит заметить, что революции в архивном деле с изданием Правил-2015 не произошло. Разве что новые правила более дружелюбны к электронным документам… О статусе новых и старых правил по архивному делу говорим в этой статье. Скачать правила работы архивов организаций 2015 тоже можно здесь.

Вспомним, как было до вступления в действие приказа: организации работали по двум документам.

Первый из них – Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263). Это был единственный нормативный (то есть обязательный) документ по архивному делу в России до 21.09.15.

В письме Федерального архивного агентства от 18 сентября 2015 г. N 2/2133-А указывается, что с момента вступления в силу приказа №526 «Основные правила работы ведомственных архивов не подлежат применению». Пользоваться ими более нельзя.

Второй – Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Это методический (необязательный, зато информативный) документ, который никто не отменял, но пользоваться им можно и даже нужно, т.к. в Правилах-2015 остались за кадром многие вопросы, посвященные практическим действиям по хранению документов в организациях.

Таким образом, у нас осталось два рабочих документа: Правила-2015 и Основные правила. У них совершенно разный статус:

Правила-2015 – нормативный документ. Он обязателен для всех организаций, независимо от сферы их деятельности и формы собственности. Он утвержден приказом Министерства культуры.

Основные правила – методический документ. Применять его необязательно, хотя в этом случае создание архива в организации представляется сильно затруднительным. Основные правила всего лишь одобрены решением Коллегии Росархива, а значит, их статус намного ниже, чем у Правил-2015.

Скачать Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (PDF, 4.02 Мб).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *