Помощник руководителя должность

  • автор:

Типовой образец
Утверждаю
___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
» » ____________ 20__г.
м.п.
Должностная инструкция
помощника директора
по основным вопросам деятельности
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ____________ 20__г. N__________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Помощник директора относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия.
1.2. На должность помощника директора назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу
работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по
специальности не менее _________ лет.
1.3. Помощник директора непосредственно подчиняется руководителю
________________________________________________________________________.
(предприятия, организации, структурного подразделения)
1.4. Во время отсутствия помощника директора (отпуск, болезнь и пр.)
его обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном
порядке и несущий полную ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности помощник директора руководствуется:
— нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
— методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия
(непосредственного руководителя);
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Помощник директора должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие
материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и
ведения делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— организацию делопроизводства;
— методы оформления и обработки документов;
— архивное дело;
— машинопись;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— основы организации труда и управления;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основные положения административного права и законодательства
о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
II. Функции
На помощника директора возлагаются следующие функции:
2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства, учета поручений, требующих контроля
за их исполнением.
2.3. Участие в разработке мероприятий по рационализации
документооборота.
2.4. Организация приема посетителей.
III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций помощник директора
предприятия обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в
процессе работы либо подготовки ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю
предприятия.
3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,
поступивших на исполнение, проверять правильность оформления
подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись,
обеспечивать качественное их редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя,
записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его
сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по
приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также
телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию,
полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие
документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),
вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия
изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на
контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.
3.17. _____________________________________________________________.
IV. Права
Помощник директора имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих
должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
V. Ответственность
Помощник директора несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
кадровой службы _________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
» » ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________

Статья полезна тем, кто хочет стать хорошим ассистентом, и руководителям, которые часто сами не понимают, что требовать от личного помощника.

Кто такой ассистент, что он должен делать и где грань между ассистентом-рабом и ассистентом-будущим руководителем Work.ua узнавал у Кристины Стецкой, автора широко обсуждаемой статьи «10 правил идеального подчиненного». В прошлом Кристина — ассистент руководителя банка, а сейчас сама растит профессиональных ассистентов в «Школе ассистентов и секретарей» (SAS), которой и руководит.

Рынок труда ассистентов

Число вакансий для ассистентов и секретарей растет. Сегодня вакансий помощника руководителя только на нашем сайте больше 400. Но кандидатов на эти должности стоит разделять по квалификации, будущим обязанностям и зарплате:

1. Ассистент-секретарь — занимается организацией документооборота, выполнением мелких поручений, составлением и контролем графика руководителя и только в строго рабочее время. За такую работу может получать до 6 тыс. грн, иногда 8-10 тысяч.

На эту работу ищут в основном молодых девушек (что противоречит законодательству, но здесь будем говорить о реальном положении на рынке труда). По наблюдениям Кристины Стецкой, качественные хорошие секретари — это взрослые и опытные женщины после 40.

2. Ассистент-помощник. Если мы говорим о профессионалах, то они помогают практически во всех вопросах руководителю 24/7, часто имеют образование смежное той области, которой руководит начальник.

Как раз о профессиональных ассистентах подробнее рассказывает Кристина Стецкая.

Что должен делать помощник

Помощник руководителя должен делать все, иногда может даже подписывать бумаги от имени руководителя. И здесь дело не в доверии руководителя к ассистенту, а в проверке и одобрении каждого его шага, настаивает Кристина:

«В нашем деле нет стандартных операций. Поэтому даже если кажется, что этот документ похож на вчерашний, нужно сообщить руководителю, в чем разница, а решение уже должен принять он».

Так что же конкретно должен делать помощник?

Вести все коммуникации

То есть ассистент принимает и обрабатывает все входящие звонки, письма, документы, просьбы, новости и прочее в режиме 24/7. Это не просто нормально, это правильно с точки зрения организации рабочего времени руководителя и статусного позиционирования.

Как без искажений и прочих модификаций обеспечить ее своевременное поступление руководителю? Это уже вопрос профессионализма самого ассистента, который должен построить систему обмена данными таким образом, чтобы все вопросы решались своевременно, чтобы босса не дергать ежеминутно с необходимостью подписать документ, чтобы руководитель в идеале видел своего ассистента не чаще 4-5 раз в день: когда приходит и уходит из офиса, и еще два раза когда ассистент приносит и забирает документы на подпись.

Если стоит задача об оперативном информировании — она решается технически и банально: при помощи смс. Ассистент должен заранее получить наставления на счет того, о чем информировать надо сразу же:

«Это, как правило, личные звонки, отчеты о выполнении задач, срочные запросы о встречах, сбои в процессах, оперативное информирование о текущих проектах», — уточняет Кристина.

Всю остальную информацию следует разделить на блоки и подавать ее в специально отведенные для этого периоды в рабочем графике.

Идеально отчитываться

Работа с топом — это колоссальный объем информации, и чтобы не было ошибки неправильно понять друг друга, нужно общаться в форме, которую можно проверить:

Любая проделанная работа ассистента должна быть оформлена в письменном виде в заранее подготовленных формах отчетов и подана на согласование. Следует выстроить систему отчетности по мере выполнения задания, дабы руководитель не держал в голове все свои задания и работало золотое правило: если помощник еще не отчитался, значит еще не выполнил.

Для такого формата работы от помощника требуется банальная организованность и дисциплинированность. А также психологическая подготовка — такой режим надо еще выдержать.

Контролировать происходящее и перестраховывать

Важная функция помощника — дополнительно перестраховывать руководителя, для этого важно быть также экспертом в нужной области, хорошо иметь за плечами юридическое образование:

«Прежде чем дать на подпись документ, нужно его прочитать, увидеть, можно подписывать или нет, помочь перестраховаться, возможно, отправить на доработку».

Ассистент должен быть максимально комфортным для руководителя. Давать ощущение полного контроля над ситуацией. Эмпатировать и подстраховывать. Помнить о том, что руководитель может забыть, и обеспечить такой режим работы, при котором ни люди, ни дела не отвлекают шефа от достижения стратегических целей.

Быть незаметным

Деловой дресс-код должен выполняться неукоснительно. Идея делового стиля в том, чтобы одежда не отвлекала от делового настроя и не мешала сосредотачиваться на решении деловых вопросов.

Не носите туфли на высоких платформах, яркий маникюр и макияж, более 5 украшений (к коим относятся, в том числе, пуговицы, броши, браслеты, заколки, пряжки на обуви или на ремне), если вы — ассистент руководителя.

Что НЕ должен делать помощник

Разглашать какую-либо информацию

Никогда, никому, ни при каких обстоятельствах не распространяйте информацию, полученную во время работы личным помощником. А если вы уже не работаете помощником, тогда забудьте все:

«Держать язык за зубами и быть информационной черной дырой — то, что отличает профессионала от дилетанта».

Принимать решения

Ассистент ни в коем случае не должен принимать никаких решений, но обязан их готовить руководителю. Отсюда твердый вывод, что профессиональные ассистенты — это и есть будущие руководители.

Где грань между ассистентом-рабом и ассистентом-будущим руководителем

Каждый раз, когда идем на новую должность — мы предельно не готовы. А грань у человека в голове и в его отношении к работе — уверена Кристина Стецкая:

«Если воспринимать работодателя как рабовладельца, не получать удовольствия от работы, работать только из-за мнимого отсутствия выбора — тогда это ассистент-раб. Если каждое новое задание воспринимать как вызов, рост, драйв, школу, радоваться тому, что каждый день справляешься с казалось бы непостижимой работой все быстрее, то такого человека рабом не назовешь».

История Украины такова, что нас постоянно угнетали, мы были под чьим-то управлением. Мы привыкли, что кто правит — тот и угнетает. Поэтому в нашем менталитете нет понятия руководителя-лидера. Work.ua хотелось бы, чтобы и подчиненные, и управленцы приходили к этому пониманию.

  • 1shares
  • Odnoklassniki
  • Twitter

Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.

Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.

Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?

Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.

Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.

Не только у выпускников вузов, но даже у более опытных соискателей должность персонального помощника ассоциируется в первую очередь со скучной секретарской работой, однако на деле ассистент может выполнять различные административные роли.

  1. Менеджер по делопроизводству: отвечает за ведение документации, данный сотрудник может частично совмещать обязанности секретаря и архивариуса.
  2. Офис-менеджер: такая должность актуальна для средних компаний или подразделений со штатом от тридцати человек.; офис-менеджер подчиняется главе предприятия/филиала и другим членам руководящего состава; сотрудник контролирует первичную документацию, выполняет часть секретарских функций (звонки, координирование встреч, помощь гостям), может выполнять роль «хозяйки офиса» — поддерживать материально-техническое обеспечение деятельности всех служб офиса (заказ расходников, организация мелкого текущего ремонта и т. п.).
  3. Секретарь-референт: референты обычно занимаются «механической» работой: документооборот, обработка входящей/исходящей корреспонденции, телефонные звонки.
  4. Секретарь-ассистент: сотрудник, замещающий вакансию секретаря-помощника, подчиняется только непосредственному руководителю, совмещает функции делопроизводителя с выполнением ряда несложных частных поручений.
  5. Бизнес-ассистент: это буквально правая рука топ-менеджера, гендиректора или владельца бизнеса, а потому требования к данной должности очень высоки; личный помощник подчиняется только своему непосредственному руководителю, может считаться полноценным заместителем директора, способен и наделён полномочиями принимать самостоятельные решения по ряду вопросов.

Специфика профессии

Наверное, редкая должность сравнится по уровню противоречивости и размытости требований, как работа личного помощника, которая должна быть не столько профессией, сколько призванием.

Специфика должности «личный ассистент» такова, что невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности, полный функционал, поскольку конкретный круг обязанностей по большей части зависит от индивидуальных потребностей работодателя. Иногда директору требуется человек, который избавил бы его от «бумажной работы», порой ассистент занят выполнением личных поручений. Некоторые директора предпочитают нанимать двух помощников для различных видов деятельности, а в крупных компаниях помощник может выполнять роль главы специального отдела и даже иметь собственных подчинённых.

Общие обязанности ассистента

Функциональные обязанности работников, занятых данным направлением деятельности, включают в себя немало пунктов:

  1. обеспечение структурированного рабочего дня директора: организация встреч, поездок, составление расписания, подготовка к подписанию необходимых документов;
  2. забота о комфорте рабочего места руководителя: обеспечение чистоты, тишины, уюта, нормального функционирования оргтехники;
  3. работа с документооборотом директора: письмами, телефонограммами;
  4. проведение первичных переговоров, обработка и передача запросов от линейных руководителей;
  5. забота о психологическом комфорте руководителя: составление удобного графика, напоминание о важных мероприятиях, встречах, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для директора формате.

В некоторых компаниях ассистент может отвечать за документооборот всей организации или руководить отделом секретариата.

Дополнительные функции помощника руководителя

Обычно список обязанностей бизнес-ассистента значительно шире, чем функционал секретаря или администратора. Личный помощник, на которого возлагаются дополнительные обязанности, — обычное дело для данной сферы деятельности.

Чаще всего руководителю требуется сотрудник с разноплановыми способностями и талантами. Круг обязанностей должности личного помощника может подразумевать перевод документов с иностранного языка, а также сопровождение руководителя на деловых встречах в качестве переводчика: порой на переговорах озвучивается такая информация, которую нельзя доверить стороннему лицу. На ассистента могут возлагаться заботы о бытовых потребностях директора: заказ такси, гостиничного номера, организация питания, оформление необходимых для поездки документов. Словом, каждый руководитель предъявляет свои особенные требования к кандидату на роль правой руки первого лица компании.

Профессиональные запросы к соискателю на должность личного ассистента руководителя

Профессию помощника часто рассматривают как карьерный старт, возможность получить управленческий опыт и вникнуть в практические тонкости выбранной отрасли. Молодому выпускнику имеет смысл рассматривать предложения средних организаций, поскольку серьёзный топ-менеджер наверняка предпочтёт кандидата, обладающего определённым жизненным опытом и профессиональными навыками. Впрочем, не бывает правил без исключений, иногда вакансия крупной корпорации достаётся молодым, но талантливым соискателям.

Требования к опыту и образованию ассистента

Соискатель на должность личного помощника должен обладать как минимум средним профессиональным, а лучше — высшим образованием, связанным с администрированием или (в отдельных случаях) со спецификой деятельности предприятия.

Обычно к кандидатам предъявляются следующие профессиональные требования:

  • безукоризненная грамотность;
  • поставленная речь;
  • знание основ необходимых разделов законодательства, касающихся административной и производственной деятельности компании;
  • владение всеми базовыми офисными программами;
  • навыки работы с документооборотом;
  • осуществление деловой переписки и переговоров в соответствии с нормативными, корпоративными и профессионально-этическими нормами;
  • владение иностранным языком на разговорном (иногда техническом) уровне;
  • если речь идёт о помощнике уровня заместителя директора, то обязательно полное понимание специфики организации и ключевых бизнес-процессов.

Минимальный перечень требований к претенденту на должность персонального помощника может быть расширен в зависимости от размера, сферы деятельности и иных особенностей конкретной компании. Многие организации называют конкурентным преимуществом наличие у соискателя дополнительных курсов или образования по различным бизнес-направлениям.

Личные качества, необходимые помощнику главы компании

Специфика такой ответственной и многогранной профессии, как личный помощник руководителя, требует особого склада характера. Ассистент должен уметь подстраиваться под распорядок дня, психологические особенности, личные предпочтения начальника. Основное требование к ассистенту — его темперамент и модели поведения должны дополнять личность руководителя, а не вступать в диссонанс.

Помощник топ-менеджера должен обладать следующими качествами:

  • стрессоустойчивость, умение с одинаковым хладнокровием справляться с недовольством подчинённых и раздражением начальства;
  • многозадачность: способность держать под контролем несколько дел одновременно — незаменимое качество личного ассистента;
  • высокий уровень культуры: для ассистента гендиректора или владельца бизнеса представительские качества имеют первостепенное значение;
  • позитивный настрой: деятельность личного помощника зачастую невозможно уместить в чёткие границы, поэтому без оптимистичного отношения к различного рода неожиданностям даже перспективный специалист быстро почувствует эмоциональное выгорание;
  • высокая обучаемость: спектр интересов руководителя компании может предполагать самые неожиданные запросы, чтобы предоставить достоверные сведения, ассистент должен обладать способностью быстро разбираться в незнакомой информации, выделять из неё главное и структурировать суть в удобную форму.

Однако самым главным достоинством личного помощника является безусловная лояльность и стремление соблюдать интересы работодателя.

Нормативно-правовые аспекты должности личного помощника

Квалификационный справочник относит должность личного ассистента к категории руководящих постов. Следовательно, административно-организационные обязанности ассистента расцениваются и регламентируются подобно функционалу руководства (как минимум линейного уровня).

Режим работы

Продолжительность рабочего дня личного помощника зачастую зависит от рабочего распорядка его руководителя. Строгое соблюдение прописанных в нормативных документах рамок трудового дня возможно разве что для вспомогательных должностей, вроде офис-менеджера, а помощник рангом выше обычно вынужден сопоставлять свой график с режимом начальства.

Размытость рабочего дня, а также необходимость всегда оставаться на связи и пребывать в состоянии «боевой готовности» зачастую отпугивает кандидатов, хотя в совокупности рабочие часы составляют не больше времени, чем на любой другой хорошо оплачиваемой должности. Однако необходимо учитывать, что, как на всяком руководящем посту, граница между рабочим и личным временем заметно стирается.

Должностная инструкция

Законодательство РФ не регламентирует процесс разработки должностной инструкции и не предъявляет жёстких требований к её содержанию. Поэтому большинство работодателей самостоятельно определяют круг задач и полномочий для той или иной вакансии.

Должностная инструкция представляет собой структурированное разъяснение смысла конкретной должности, этот нормативный документ содержит не только обязанности, но и права сотрудника.

  1. Общие положения — данный раздел содержит сведения о требованиях, предъявляемых к кандидату; указывает порядок заключения и расторжения трудового договора; определяет иерархию подчинения; регламентирует порядок замещения сотрудника на период его отсутствия.
  2. Должностные обязанности — планирование рабочего дня; осуществление технического обеспечения деятельности руководителя; сопровождение директора на совещаниях, в поездках; ведение протоколов переговоров, совещаний, иных деловых встреч; урегулирование отдельных вопросов по поручению руководителя и другие задачи.
  3. Права персонального ассистента руководителя — помощник имеет право получать информацию, включая конфиденциальную, в объёме, достаточном для исполнения своего функционала; подавать руководителю предложения по усовершенствованию своей деятельности; запрашивать от своего имени или по поручению директора документацию от подразделений и отделов предприятия; требовать от руководства обеспечения нормальных условий трудовой деятельности; принимать решения в рамках своей компетенции и полномочий.
  4. Помощник руководителя несёт ответственность: за халатное отношение к своим обязанностям; несоблюдение нормативов, инструкций, устава, приказов и распоряжений директора; игнорирование правил внутреннего распорядка, техники безопасности, трудовой дисциплины.

Учитывая специфику деятельности ассистента, к составлению должностной инструкции следует подойти с предельным вниманием. Не стоит довольствоваться типовым образцом, который не может учесть все нюансы работы на конкретном предприятии. Кроме того, важно различать должности личного помощника и помощника руководителя проекта: обязанности последнего обычно имеют временный характер.

Советы соискателям на должность личного ассистента гендиректора

Как правило, соискатели рассматривают предложения по вакансиям личного помощника гендиректора или владельца бизнеса. Если вы не имеете должного опыта или сомневаетесь в своей способности справиться с обязанностями и функциями помощника руководителя компании, тогда, возможно, стоит попробовать начать свою карьеру с должности ассистента линейного менеджера, например, начальника отдела продаж. Пусть это не столь престижная должность, однако она даёт прекрасную возможность получить необходимый опыт.

Что написать в резюме

Прежде всего, не стоит составлять резюме из шаблонных фраз, подглядывая значение того или иного навыка в интернет-поисковике. Опытный рекрутер раскусит вас на стадии телефонного экспресс-интервью. Недостаток опыта можно компенсировать рассказом о своих личных достижениях, полезных чертах характера, профессиональных знаниях.

Следует помнить, что резюме с фотографией обрабатываются в первую очередь, однако не нужно прикреплять к документу первый попавшийся автопортрет: фото с вечеринки, в тёмных очках, слишком сильно отретушированное и с другими странностями скорее насторожит, чем привлечёт внимание к вашей кандидатуре.

Примерные пункты резюме:

  1. соискание вакансии: ассистент; личный помощник; секретарь-помощник;
  2. личные данные: вносим свои имя, отчество, фамилию, дату рождения;
  3. образование: перечисляем учебные заведения в обратном хронологическом порядке;
  4. опыт работы: заполняем аналогично предыдущему пункту, желательно отметить причину увольнения; если нет опыта по специальности, можно отметить участие в социальных проектах, волонтёрских программах, учебную практику и т. п.;
  5. семейное положение: очень важный для работодателя пункт, учитывая ненормированный рабочий график;
  6. дополнительные навыки: укажите уровень владения иностранными языками, отметьте наличие водительских прав, перечислите оконченные курсы дополнительного образования;
  7. личные качества: постарайтесь дать себе объективную оценку, добавьте индивидуальные черты к набившим оскомину характеристикам «коммуникабельный-стрессоустойчивый-обучаемый».

Заполняя графу «Контакты» перечислите все возможные способы связаться с вами: телефон, адрес электронной почты, ссылки на страницы в социальных интернет-порталах. И, кстати, приведите страницу в порядок, так как серьёзные работодатели обращают пристальное внимание на личные странички соискателей. Почистите шок-контент, удалите сомнительные фото, избавьтесь от двусмысленных высказываний.

Карьерный рост личного помощника

Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.

Впрочем, если ваш руководитель дорожит вами, он постарается по возможности компенсировать ваши неудобства: повышая зарплату, предоставляя дополнительные льготы, улучшая условия труда, подчёркивая ваш статус перед коллективом. Это называется «горизонтальная карьера»: ваша значимость увеличивается при неизменности занимаемого положения.

Заключение

Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.

Однако возможность тесного сотрудничества с управленцем высшего звена — это неоценимая возможность получить руководящий опыт, который пригодится в любой сфере деятельности, и, может быть, даже открыть собственное дело.

Должностная инструкция личного помощника руководства

I. Общие положения.

Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность личного помощника руководства, именуемое в дальнейшем «Общество».

Название должности

Личный помощник руководителей

Квалификационные требования

Образование и профессиональный опыт:

  • высшее (незаконченное высшее) образование;
  • опыт работы на аналогичной позиции от 1 года;
  • свободное владение английским языком (устный и письменный).

Необходимые знания и навыки:

  • знание делового этикета, правил делового общения, ведения телефонных переговоров;
  • знание ПК (MS Office) и офисной оргтехники;
  • умение вести деловую переписку на русском и английском языках;
  • владение правильной речью и письмом;
  • соответствующий профессиональный имидж;
  • презентабельная внешность;
  • дипломатичность, умение проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах;
  • умение находить взаимопонимание с руководством, коллегами, клиентами;
  • стрессоустойчивость, доброжелательность;
  • знание правил внутреннего трудового распорядка Общества.

Непосредственная подчиненность

Генеральный директор Общества (далее — руководство), Административный директор (Руководитель аппарата руководства Общества / Секретариата)

Наличие и состав подчиненных

Нет

Порядок замещения

секретарь-референт

Приглашаем на семинар «Эффективный помощник руководителя: деловй этикет и профессиональные навыки»

II. Права

Личный помощник имеет право:

1. Представлять Общество в отношениях с другими организациями, представлять интересы Общества в сторонних организациях при организации встреч и телефонных соединениях руководства.

2. Запрашивать и получать необходимые материалы, документы, информацию от сотрудников других подразделений для выполнения распоряжения руководства Общества и непосредственного руководителя.

3. В пределах своих должностных обязанностей подписывать и визировать документы, а именно: сопроводительные письма для исходящих факсов, заявок; заявки на разовые пропуска для прохода в административное здание.

4. Самостоятельно вести переписку / переговоры с внешними организациями по вопросам, связанным с разрешением текущих вопросов, не требующих решения вышестоящего руководства и согласия других сотрудников, а именно уточняющего характера — для разрешения текущих вопросов, связанных с рабочим графиком руководства или выполнением распоряжений, не накладывающие никаких обязательств.

Приглашаем на семинар «Эффективный помощник руководителя: уроки виртуозного делегирования»

III. Должностные обязанности

К обязанностям Личного помощника руководства Общества относятся:

1. Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем.

2. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства.

3. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно).

4. Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.).

5. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства.

6. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов).

7. Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).

8. Ведение расписания переговорных комнат.

9. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).

10. Составление и редактирование деловых писем для руководства.

11. Контроль сохранности документов в приемной руководства.

12. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.

13. Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей).

14. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.)

15. Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.п.)

16. Координация работы касающейся руководства с секретарем-референтом.

17. Замещение секретаря-референта офиса.

18. Выполнение других поручений непосредственного руководства.

Приглашаем на семинар «Эффективный помощник руководителя: активное инфрмационное пространство»

IV. Ответственность

Личный помощник руководства несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Расписание всех семинаров Школы помощника руководителя на 2010 и 2011 год

Подписи:

Традиционно часть из них считаются серьезными, а часть — простыми: секретарь, водитель, помощник, кассир и т. д. Соответственно, для последних не так важна квалификация, уровень образования.

Вряд ли это мнение безукоризненно, тем не менее и работник, и работодатель заинтересованы в объективной оценке своей деятельности. Но кто у нас занимается выстраиванием четких критериев для секретаря, водителя или курьера? Однако, для того чтобы определить объективный критерий, нужно ответить на простой вопрос: а в чем, собственно, главная задача того или иного сотрудника? Предлагаю простой тест. Постарайтесь выписать на листе бумаги, чем в вашей компании занимается секретарь или чем он должен заниматься. Если это получилось, тогда второй вопрос: а чем должен заниматься помощник руководителя? Если отличия превысили 30%, тест пройден, но останется вопрос, каков критерий эффективности.

У нас в стране отсутствуют профстандарты должностей. Поэтому в приемной мы можем обнаружить офис-менеджера, секретаря, референта, ассистента, личного помощника и т. д. — разнообразие в этом террариуме бесконечно. За свою недолгую историю требования к человеку в приемной трансформировались от барышни с модельной внешностью до специалиста, обладающего разнообразным набором знаний — от переводов до улаживания конфликтов с клиентами. Примитивным этот набор уже не назовешь.

Но чтобы окончательно не запутаться и навести некий порядок, достаточно выделить две главные фигуры в приемной — секретаря и помощника. Основная задача секретаря — это управление информационным потоком. Причем и входящим, и исходящим. И не важно, как эта информация представлена. В виде письма, факса, звонка или сплетни. При поступлении информации ее необходимо идентифицировать, определить ее получателя, приоритет и направить в нужную точку в нужное время. Исходящую информацию необходимо обработать, если надо — перевести, отредактировать и обеспечить своевременную доставку. Иногда в той форме, которая более понятна получателю. Такое четкое определение задачи позволяет вводить ясные критерии, подбирать и обучать людей. В отличие от секретаря помощник руководителя — это специалист, управляющий производительностью труда другого человека. Поскольку этот человек — руководитель предприятия или подразделения, считать должность помощника менее важной, значимой, престижной — глупо.

Другое дело, что о производительности труда у нас менее принято говорить, чем о рентабельности, скорости окупаемости, доходе на капитал. Мы не сможем ответить на вопрос, зачем нужен помощник, если не понимаем, зачем нужен руководитель. Задачи любого руководителя многообразны и сложны, но любой руководитель должен уметь главное — принимать решения. Люди к нему в кабинет входят с проблемой, а выйти должны с решением. Комбинацию, когда присутствуют прочие достоинства, но отсутствует способность принимать решения, сложно назвать руководителем. Следовательно, любой помощник нужен тогда, когда в результате его присутствия на рабочем месте в день принимается не 10 решений, а 15. Хотя количество не всегда означает качество. Просто с присутствием нормального человека в приемной качественных решений все равно становится больше, чем без него.

Понятно, что банальные чай-кофе — это снятие бытовой проблемы с руководителя для того, чтобы у него было больше времени для решения производственных дел. А никак не демонстрация статуса и чинопочитания. Если в компании присутствуют сильный руководитель и слабый помощник, производительность труда руководителя снижается. Ему необходимо тратить свой ресурс на обучение, организацию и контроль сотрудника. В конечном итоге при слабом помощнике страдает не только эффективность, но и авторитет руководителя. При слабом руководителе и сильном помощнике в компании может усилиться клановая борьба, помощник — стать дополнительным центром власти. В любом случае процедура принятия решений усложняется и происходит потеря управляемости. Ситуация сильного помощника и сильного руководителя равноценна счастью. Каждый занимается своим делом, и любому понятно, к кому и как надо подходить с тем или иным вопросом. Основной плюс этого сочетания — не только руководитель, но и его окружение транслируют одинаковые управляющие сигналы коллективу и мотивируют его. Поскольку в этом случае все тянут в одну сторону, результат обязательно будет.

Часто в офисах мы наблюдаем более сложный тип помощника. Помощника, который, производя впечатление специалиста, на деле является манипулятором. Человеком, который за счет близости к первому лицу больше занят не делами фирмы, а расширением сферы своего влияния и своего авторитета. Именно эти люди знают, как можно «завесить» вопрос, отложить бумагу, изменить тон подачи сообщения и т. д. В конечном итоге действия таких «профессионалов» неминуемо скажутся на авторитете и имидже руководителя, и при попустительстве первого лица мы опять получим ситуацию слабый руководитель — сильный манипулятор-помощник.
Андрей Подпорин

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *