Подотчетные суммы 2017

  • автор:

Положение о подотчете: для чего и кем издается

Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.

При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:

  • указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
  • Трудовым кодексом РФ.

Положение может являться приложением к учетной политике, а может быть и самостоятельным локальным документом.

Отражение целей, сроков и лимита подотчетных сумм

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.

В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

  • административно-хозяйственные,
  • представительские,
  • командировочные.

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.

Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.

Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.

Как правильно составить приказ, узнайте из этой статьи.

Обязательные условия для выдачи подотчетных сумм

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм. Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:

  • Работник согласно законодательству должен написать заявление, в котором необходимо указать размер аванса и срок, на который он нужен, а также назначение подотчетных сумм. Заявление подотчетного лица с просьбой о выдаче денежных средств может быть оформлено в свободной форме как от руки, так и на компьютере. Форму заявления для удобства рекомендуется разработать с учетом данных своего предприятия.
    Аналогом заявления может послужить приказ руководителя компании, содержащий Ф. И. О. подотчетника, цель выдачи средств, их размер на какой срок выдаются, подпись руководителя, дату и регномер приказа (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642). Предусмотрите также в приказе место для подписи подотчетного лица, чтобы подтвердить, что он ознакомлен с размером и назначением выдаваемого аванса.
    С 19.08.2017 чиновники закрепили за юрлицом или ИП право самостоятельно решать, выдаются подотчетные деньги по заявлению или приказу руководства. Однако один из указанных документов должен быть обязательно (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).
  • Организация вправе определить в Положении, выдает она аванс при условии полного отсутствия у работника задолженности по подотчетным суммам или у работника есть возможность получить деньги под отчет, будучи должником по предыдущему авансу. Для этого можно предусмотреть в бланке заявления работника строчку об отсутствии задолженности, подписанную бухгалтером.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

  • Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
  • В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.
  • Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита (на 2020 год он составляет 100 000 руб.).

Каким документом и как регламентируется расчет наличными, прочтите здесь: «Какой предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами?».

Сроки и порядок представления авансовых отчетов

Авансовый отчет является документом, на основании которого происходит контроль за движением денежных средств и установление факта хозяйственной операции, потому что с ним в бухгалтерию сдаются первичные документы, подтверждающие этот факт.

В Положении необходимо написать о том, что отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию в течение 3 дней после последнего дня срока, на который были получены деньги, либо после выхода сотрудника на работу. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.

Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру. Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги:

  • в розничной торговле — товарный чек;
  • в оптовой — накладная и счет-фактура;
  • при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ.

Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»
Чтобы не столкнуться с проблемой подтверждения расходов в ситуациях, когда кассовые чеки потеряны или кассовые чеки выцвели, рекомендуем поступать следующим образом.
Три варианта действий смотрите в К+.

Порядок проверки и утверждения авансовых отчетов

В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию. В частности, такие:

  • Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику.
  • Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.
  • После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю.
  • Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ).

Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»
Чтобы удержать из заработной платы работника невозвращенную сумму, нужно:
1) составить приказ руководителя об удержании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее…().

Как правильно отразить возврат в бухучете, прочтите в статье «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».

  • Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение 3 дней после указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию.
  • Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении.

Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.

Образец такого Положения вы найдете по .

Положение о подотчетных лицах: образец 2020-2021 годов

При разработке Положения о расчетах с подотчетными лицами в 2020-2021 годах можно установить право работника получать денежные суммы на хозяйственные нужды не только наличным, но и безналичным путем, используя при этом:

  • корпоративную карту компании;
  • личные банковские карты сотрудника.

Делать это можно на основании заявления работника либо приказа руководителя (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Если деньги выдаются по заявлению, то в нем работник указывает данные своей карты.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами можно скачать здесь.

Скачать образец

Вы можете дополнить или сократить образец с учетом специфики своего предприятия.

Итоги

Внутренний документ, разработанный для расчетов с подотчетными лицами, служит помощником для соблюдения порядка при оформлении выдачи денежных средств и их целевом использовании. Те моменты и тонкости, которые не регламентированы законом, должны быть оговорены в Положении. В таком случае бухгалтер будет иметь законное основание для учета факта хозяйственной деятельности.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

  1. Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления подотчетного лица, по распорядительному документу руководителя организации.
  2. Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

Выдача наличных денег работнику под отчет производится на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Это могут быть расходы на покупку канцтоваров, на изготовление визиток, рекламы или информационных услуг и другие разумные расходы организации.

Согласно п 6.3. УКАЗАНИЯ (этот пункт изменен 19.06.2017) О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У правила выдачи наличных денег изменились и теперь бухгалтер или сам подотчетный сотрудник могут записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. А руководителю останется лишь завизировать такое заявление (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У).

В шаблоне заявления для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи денег. Для руководителя компании заявление под отчет на выдачу наличных денег также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.

к меню

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

к меню

КАК НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу денег в ПОДОТЧЕТ, ПРИМЕР бланка формы в Word

Если сотруднику понадобились наличные под отчет. В заявлении он указывает необходимую сумму и цели, на которые ее потратит.

Генеральному директору ОАО «ГАЗПРОМ»
Медведеву А. П.
от главного специалиста
Распутина И. И.

ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче денег под отчет

Прошу выдать мне в подотчет наличные денежные средства в сумме 100 000 ( Сто тысяч ) руб. на срок 60 (шестьдесят) календарных дней.
21 ноября 2020 г. ____________________ Распутин И.И.
Бухгалтер _____________ Свиридова Т.Н.
21 ноября 2020 г.
РАЗРЕШАЮ:
Генеральный директор ___________ Медведев А.П.
21 ноября 2020 г.

Руководитель может выпустить приказ со списком подотчетных лиц и сроками выдачи денег в подотчет, или можно писать заявление на выдачу денег в подотчет. Это заявление директор визирует.

Заявление на выдачу денег в подотчет должен быть приложен к Расходному Кассовому Ордеру (РКО), потому что этот документ оформляется на основании Заявления.

Важно!Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.
к меню

Можно оформлять подотчет любым распорядительным документом

Компания вправе сама решить, какой распорядительный документ оформить, чтобы выдать под отчет сотрудникам. Такой вывод впервые сделал Центробанк в письме от 06.09.17 № 29-1-1-ОЭ/20642.

С 19 августа компания вправе отказаться от заявлений на подотчетные. Вместо них можно оформлять распорядительный документ (приказ на подотчет). (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Форму документа чиновники не утверждали и не рекомендовали, поэтому компания вправе сама решить, как именно составить бумагу.

В распорядительном документе должны быть обязательные реквизиты. Ф.И.О. подотчетного сотрудника, сумма и срок, на который выдает деньги компания. Подпись руководителя и дата. В документе нужно проставить регистрационный номер.

Вид распорядительного документа можно выбрать из классификатора ОК 011–93. (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299). Компания вправе оформить распоряжение, приказ либо другую бумагу. Но выдачу под отчет нельзя оформить одним расходным ордером. Это кассовый, а не распорядительный документ.

Компания вправе по-прежнему брать у сотрудников заявления на подотчет. Но распорядительный документ удобнее. Его составляет бухгалтерия, а значит, не будет ошибок.

Как составить распоряжение руководителя о выдаче денег под отчет на хозрасходы

Поскольку приказ или распоряжение — это не заявление, формально в них не нужна подпись подотчетного сотрудника. В то же время нужно ознакомить работника с суммой и сроками, в течение которых он должен отчитаться. Поэтому безопаснее, чтобы подотчетник расписывался в документе.

Если выдаете деньги под отчет сразу нескольким сотрудникам, например, на хоз расходы, оформите общий документ.

Уточните в документе, в каких днях измеряется срок — рабочих или календарных. Отчитаться о тратах сотрудники должны в течение трех рабочих дней после окончания срока из приказа (п. 6.3 указания № 3210-У). Если сотрудник в срок не отчитается, то в течение месяца компания вправе удержать эти деньги из зарплаты (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

к меню

Приказ о командировке и выдаче денег под отчет

Деньги под отчет сотрудники получают на служебные поездки. В этом случае можно еще больше упростить документооборот.

Не нужно издавать отдельное распоряжение на выдачу денег, можно записать о выплате аванса прямо в приказе на командировку (см. образец). Конечно, если компания использует собственную, а не унифицированную форму.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

  1. ПРОВЕРКА КАССОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ, ЛИМИТА кассы, штраф, проводки
    Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций,как то накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на юридических лиц от 40 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 15.
  2. КАССА: РАСЧЕТ НАЛИЧНЫМИ через КАССУ ПРЕДПРИЯТИЯ
    Указан порядок использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями наличных денег, поступивших в их кассы, а также предельный размер.

Подотчетные лица — работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель, хотя о приказе со списком подотчетных лиц и сроках сдачи авансовых отчетов в Положении ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой» не упомянуто.

Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:

— в качестве аванса на командировочные расходы;

— на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.).

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление.

Рассмотрев заявление, руководитель обязан сделать собственноручную надпись о сумме и сроке. Только при наличии такого документа кассир вправе выдать деньги.

Выдавать деньги под отчет (как и раньше) можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим суммам.

Выдача работнику из кассы деньги под отчет, оформляется проводкой по дебету счета 71:

Дебет 71 Кредит 50 — выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, то организация может быть оштрафована.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражается по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет 20 (26, 10, 08, …) Кредит 71 — произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку:

Дебет 50 Кредит 71 — возвращены неиспользованные деньги.

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 71 — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Её можно удержать эту сумму из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94 — невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В этом случае организация должна исчислить материальную выгоду, полученную работником от использования заемных средств.

Если долг будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в совокупный доход работника.

Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.

Командировочные расходы

Командировка — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Не могут быть направлены в командировку:

-беременные женщины;

-работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т.п., а также профессиональных спортсменов).

Допускается направление в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ):

-женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;

-работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;

-работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.

Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл.

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются.

Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата.

Работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере.

Если работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению. При этом в приказе о направлении в командировку оговаривают, что работник должен выехать в выходной день в связи со служебной (производственной) необходимостью.

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Оформление командировки

Перед тем как направить работника в командировку, необходимо оформить:

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а. При направлении работника в командировку заполнять раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания» формы N Т-10а не нужно. Этот раздел заполняется работником после возвращения из командировки;

приказ о направлении работника в командировку по форме N Т-9 (если в командировку направляется один работник) или N Т-9а (если в командировку направляются несколько работников);

командировочное удостоверение (форма N Т-10).

По возвращении из командировки подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1.

К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию.

Если работник возвратился из заграничной командировки, авансовый отчет составляется не позднее 10 дней после возвращения (Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденное Банком России 25 июня 1997 г. N 62).

К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.

Оплата командировочных расходов

Командированному работнику оплачиваются:

-расходы по найму жилого помещения;

-расходы по проезду к месту командировки и обратно;

-суточные;

-другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Сумма аванса рассчитывается так: Сумма аванса = Предполагаемая сумма расходов на проезд до места командировки и обратно + Предполагаемая сумма расходов на оплату жилья + Предполагаемая сумма прочих расходов + Суточные

Аванс выдается в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется.

Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям. Следовательно, разрешение Центрального банка РФ не требуется (подп. «г» п. 9 ст. 1 Закона РФ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Для того чтобы получить валюту, вам необходимо открыть валютный счет в банке. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета.

Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше чем за 10 рабочих дней до выезда работника в командировку. Одновременно с выдачей наличной валюты или дорожного чека вы должны получить на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы справку по форме N 0406007. Она является основанием для вывоза наличной иностранной валюты.

Эту справку необходимо зарегистрировать в журнале учета справок (порядок ведения журнала приведен в приложении 3 к Положению Банка России от 25 июня 1997 г. N 62).

Если командировка отменяется, иностранную валюту или дорожные чеки вместе со справкой по форме N 0406007 в течение пяти дней со дня предполагавшегося отъезда нужно сдать в банк.

После возвращения работника из командировки и представления в бухгалтерию авансового отчета сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.

Если работник получил аванс в валюте, он может возвратить неизрасходованную сумму аванса либо в валюте, либо в рублях (по официальному курсу иностранной валюты на дату утверждения авансового отчета).

Неиспользованные суммы наличной валюты или дорожные чеки нужно сдать в банк в течение 10 рабочих дней после того, как работник вернет их в кассу организации.

Расходы по найму жилого помещения

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумма облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Кроме того, работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице. Такие расходы оплачиваются в пределах 50% от стоимости проживания в гостинице в сутки.

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, а также страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

-стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

-оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

-оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

-стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

-сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Сумма расходов по проезду командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Суточные

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя.

Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории России выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах России.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы России при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Россию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

В случае выезда за границу и возврата в Россию в один день суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для иностранного государства, в которое был направлен работник.

При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются. Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.

Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций. В настоящее время этот размер составляет 100 рублей за день нахождения в командировке (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93). Этим же постановлением установлены нормы суточных при загранкомандировках.

С 1 января 2008 г. НДФЛ не облагаются суточные до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Сумма суточных уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Прочие расходы в командировке

В некоторых случаях работнику, направляемому в командировку, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы (например, провоз багажа, услуги связи, приобрести те или иные товары и т. д.).

В таких случаях выдайте работнику аванс в размере предполагаемых расходов.

При загранкомандировках работнику дополнительно оплачиваются:

-расходы по оформлению заграничных паспортов, виз, приглашений и других выездных документов;

-расходы по обмену в банке дорожных чеков на наличную иностранную валюту;

-консульские и аэродромные сборы;

-сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

иные аналогичные платежи и сборы.

Ряд иностранных государств не разрешает въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Такие расходы также оплачиваются работникам.

Отражение расходов на командировку в учете

При выдаче работнику аванса на командировку делают в учете запись:

Дебет 71 Кредит 50-1

выданы работнику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать записи:

Дебет 55 кредит 51 (52)

перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55

учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.

Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки.

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отражаются проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отражаются записью:

Дебет 26 Кредит 71

списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации.

Если командировка была связана с продажами товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью:

Дебет 44 Кредит 71

списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции.

Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отражаются проводкой:

Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71

списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).

Если работник организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отражаются записью:

Дебет 28 Кредит 71

списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица списывают проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 71

списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.

Такая же проводка делается, если работник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.) и организация их возмещает.

Сумму НДС по командировочным расходам списывается проводками:

Дебет 19 Кредит 71

учтена сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров (работ, услуг)).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник израсходовал в командировке сумму большую, чем выданный аванс, то эту сумму ему необходимо возместить. Такая операция отражается записью:

Дебет 71 Кредит 50-1

возмещены работнику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс.

Если работник возвращает суммы неизрасходованного аванса в кассу организации, делают запись:

Дебет 50-1 Кредит 71

оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

Контрольные вопросы:

1. Что понимается под дебиторской и кредиторской задолженностью?

2. Каким образом осуществляются расчеты с поставщиками и подрядчиками?

3. Каким образом осуществляются расчеты с покупателями и заказчиками?

4. Каким образом осуществляются расчеты по налогам и сборам?

1. Каким образом осуществляются расчеты по социальному страхованию и обеспечению?

2. Каким образом осуществляются расчеты с учредителями и акционерами?

3. Каким образом осуществляются расчеты с персоналом по прочим операциям?

4. Каким образом осуществляются расчеты с разными дебиторами и кредиторами?

5. Каким образом осуществляются расчеты с подотчетными лицами?

6. Как оформляются командировочные расходы?

7. На какие виды расходов командированному выдается аванс?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *