Подлинный документ

  • автор:
  • О нас
    • Образец договора
    • Вакансии
  • Деятельность
    • Разработка техдокументации
        1. ⮱Изучение объекта (предмета) документирования
        2. ⮱Определение целей и задач документирования
        3. ⮱Выбор (уточнение) состава комплекта документов
        4. ⮱Учет пожеланий к формлению
        5. ⮱Сбор информации, нормативов предметной области, консультации
        6. ⮱Разработка документации, внесение изменений, согласование и сдача ее заказчику
        7. ⮱Реверс-инжиниринг
    • Оценка качества документации
        1. ⮱Проверка структуры разделов
        2. ⮱Проверка содержимого
        3. ⮱Проверка терминологии и обозначений физических величин
        4. ⮱Проверка оформления
        5. ⮱Подготовка экспертного заключения
    • Консультации и сопровождение
    • О стоимости…
  • Проекты
    • АС Интернет-порталов
        1. ⮱Телеканал «Матч (Спорт)»
        2. ⮱»ГИЦ ЭБОК»
        3. ⮱»ИС УКРиС»
        4. ⮱»Мед. регистратура»
        5. ⮱Префектуры г. Москва
        6. ⮱АС спортивной социальной сети
    • Прочие АС
        1. ⮱АИИС КУЭ филиалов ОАО «МРСК-Центр»
        2. ⮱Геоинформационная система (ГИС) СВЯЗЬ
    • Прочие разработки
        1. ⮱Программа и методика климатических испытаний
        2. ⮱Программа и методика механических испытаний
  • Примеры документов
    • …на АС Интернет-порталов
        1. ⮱Б1 — Проектная оценка надежности
        2. ⮱И3 — Руководство пользователя
        3. ⮱ПА — Описание программного обеспечения
    • …на АИИС КУЭ
        1. ⮱В6 — Массив входных данных
        2. ⮱В7 — Каталог базы данных
        3. ⮱В8 — Состав выходных данных (сообщений)
        4. ⮱И2 — Технологическая инструкция
        5. ⮱И4 — Инструкция по формированию и ведению базы данных
        6. ⮱ИЭ — Инструкция по эксплуатации КТС
        7. ⮱П2 — Пояснительная записка
        8. ⮱П3 — Описание автоматизированных функций
        9. ⮱П4 — Описание постановки задач
        10. ⮱П5 — Описание информационного обеспечения
        11. ⮱П8 — Описание массива информации
        12. ⮱П9 — Описание комплекса техн. cредств
        13. ⮱ПА — Описание программного обеспечения
        14. ⮱ПВ — Описание организационной структуры
    • …на прочие разработки
        1. ⮱ТЗ на программу ведения справочника написаний и произношений ГОСТ 19.201-78
        2. ⮱ТЗ на АИС «Занимательная медицина» ГОСТ 34.602-89
        3. ⮱Концепция информационной безопасности ГИС РД ГТК РФ
        4. ⮱Руководство пользователя программы (пример)
        5. ⮱Руководство по эксплуатации ИСБ
        6. ⮱ТУ на генераторы аэрозольные огнетушащие переносные ГОСТ 2.114-95
        7. ⮱Формуляр на машину промышленную универсальную ГОСТ 2.610-2006
        8. ⮱Формуляр на программу по ГОСТ 19.501-78 (пример)
  • ГОСТы
    • Стандарты
    • Термины
    • Сокращения
    • Документы
    • Документирование
  • Статьи
    • Автоматизация…
        1. …разработки техдокументации. Теория
        2. …разработки техдокументации. Практика
        3. …разработки ТД с применением инструментария на основе single source
        4. …навигации на сайте с применением AuthorIT
        5. AuthorIT VS Confluence при разработке технической документации
        6. Библиотеки взаимоувязанных документов для AuthorIT
    • Что такое…
        1. …техдокументация?
        2. …концепции и концептуальные документы?
        3. …анкетирование и интервьюирование на предпроектных стадиях создания АС
        4. …интуитивно-понятный интерфейс?
        5. …интеграция АС на основе XML
        6. …бизнес на конструктивных недостатках?
        7. …АС. Состав в картинках
        8. …АС. Состав техобеспечения
        9. …АС. Состав программного обеспечения
        10. …АС. Состав информационного обеспечения
        11. …АС. Совместимость
    • Как писать…
        1. …техдокументацию?
        2. …техзадание на сайт?
        3. …техническое задание на программу по ГОСТ 19.201-78?
        4. …программу и методику испытаний по ГОСТ 19.301-79?
        5. …руководство оператора по ГОСТ 19.505-79?
        6. …технико-экономическое обоснование (ТЭО)?
    • О качестве техдокументации
    • ЗАКАЗЧИК VS ИСПОЛНИТЕЛЬ
        1. Страшная правда о техзадании
        2. Урегулирование разногласий и разрешение споров между заказчиком и исполнителем
        3. Разработка ТЗ на программный продукт с точки зрения заказчика. Работаем над ошибками
        4. Убеждение и принуждение. Стандарты как инструмент самоубеждения оппонента
        5. Экспертиза техдокументации: как победить эксперта?
        6. Как изготовители, поставщики и органы по сертификации дурят трудящихся
        7. Сертификация и сертификационные испытания как способ «утереть нос» заказчику
    • О ГОСТах
    • Обо всем
  • Контакты

Разница между оригиналом и подлинником

На первый взгляд может показаться, что подлинник и оригинал – это абсолютные синонимы, и во многом это действительно так. Но если речь идёт об изготовлении технической документации и некоторых других областях человеческой деятельности, то здесь возникает интересный нюанс. Оказывается, объекты отличаются от друга, хоть разницу между ними и тяжело понять без изучения категорий.

Определение

Оригинал – первоначальный объект, созданный «с нуля» и на этот момент не имеющий аналогов и копий. Им также называют главный экземпляр документа, предназначенного для подписания сторонами (договор купли-продажи, поставки и т.д.).

Подлинник – уникальный объект, обладающий определёнными атрибутами, подтверждающими его оригинальность. Данный термин широко используется в искусстве применительно к авторским шедеврам, которые созданы творцами «с чистого листа» и не являются копиями.

Сравнение

В искусстве подлинник – это объект, созданный мастером и не имеющий аналогов. В качестве подтверждения этого факта используется заключение эксперта либо слова творца. Оригиналом называют исходный материал для изготовления копий, и он может не быть подлинником.

В технической отрасли оригиналом называют документ, созданный на любом материале и использующийся для создания подлинника. Это актуально для конструкторского дела, а также иных сфер. Подлинником будет называться заверенный подписями документ, созданный на материале, который позволяет осуществить его неоднократное копирование без потери качества.

Реклама

Ещё одно важное отличие – в количестве экземпляров. Если в искусстве подлинник всегда только один, то оригиналов может быть много. При изготовлении технической документации всё наоборот: оригинал один, подлинников – несколько. На бытовом уровне данные понятия являются синонимами, разница интересна только представителям профессий, которые оперируют данными понятиями.

Выводы TheDifference.ru

  1. В искусстве. Подлинником является авторская работа, оригиналом – объект, предназначенный для копирования, который может не быть авторским.
  2. В конструкторском деле. Оригиналом называется документ, предназначенный для изготовления подлинников, а подлинником – объект, необходимый для создания копий.
  3. Количество. Оригиналов может быть несколько, но подлинник (в искусстве) лишь один. В технической сфере всё наоборот, оригинал один, подлинников – много.

Подлинный документ

Смотреть что такое «Подлинный документ» в других словарях:

  • подлинный документ — Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Тематики делопроизводство и архивное дело … Справочник технического переводчика

  • Подлинный документ — (англ. original document) аутентичный документ, составленный на допустимом носителе и в надлежащей форме, содержание которого достоверно отражает сведения о юридическом факте или ином обстоятельстве, послужившем поводом к его составлению, времени … Энциклопедия права

  • подлинный документ — 26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Подлинный документ — см. Документ … Криминалистическая энциклопедия

  • ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • ПОДЛИННЫЙ — ПОДЛИННЫЙ, подлинная, подлинное; подлиннен, подлинна, подлинно. 1. Настоящий, не скопированный, являющийся оригиналом. Подлинная подпись. Представить подлинный документ о рождении. Подлинное письмо Пушкина. Подлинная картина Рембрандта. С… … Толковый словарь Ушакова

  • документ поддельный — документ подложный Фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы, либо подлинный документ, но с частично измененными реквизитами. Тематики бухгалтерский учет Синонимы документ… … Справочник технического переводчика

  • Документ — (от лат. documentum доказательство, свидетельство; англ. document, deed; нем. legitimation) 1) в широком смысле зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ «Об информации … Энциклопедия права

  • Документ подлинный — 26 ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения… Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт… … Официальная терминология

  • Документ фиктивный — не настоящий, фальшивый документ. Документы фиктивные подразделяются на два вида: а) документы, содержащие интеллектуальный подлог, когда они составлены уполномоченным на то лицом по форме правильно, но с заведомо ложными данными; б)… … Контрразведывательный словарь

Классификация документов

Классификация документов –распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в ДП.

Документы затрагивают различные сферы деятельности человека, играют огромную роль в жизни общества и государства. Они могут быть:

ü личные и официальные,

ü управленческие,

ü научные, технические,

ü текстовые и графические,

ü традиционные и на машинных носителях и др.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

Ø по способу документирования:

· рукописные;

· электронные;

· графические;

· кино-, фото-, фонодокументы;

Ø по сфере использования:

· организационно-распорядительные;

· финансово-бухгалтерские;

· научно-технические;

· по труду;

· отчетно-статистические;

Ø по месту составления:

· входящие (поступившие в организацию);

· исходящие (отправляемые из организации);

· внутренние (составленные и используемые в самой организации);

Ø по грифу ограничения доступа:

· открытые (несекретные);

· с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы:

§ «для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

§ «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

§ «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законом РФ);

§ «коммерческая тайна» (информация, которая имеет коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим защиты);

Ø по происхождению:

· официальные(служебные), затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке;

· личные, касающиеся интересов конкретного лица, и являющиеся именными;

Ø по назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией.

· подлинники или оригиналы — это первый (или единичный) экземпляр официального документа, обладающий юридической силой, собственноручно подписанный автором. В нем содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени месте создания).Дубликаты — повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника (ГОСТ Р 51141 – 98.- С.2).

· копия- документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного док-та и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы;

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копияполностью воспроизводит содержание док-та и все его внешние признаки – реквизиты (включая подпись и печать) и особенности их расположения. Она изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи.Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является вторая и последующие экземпляры документов. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы, за исключением копий, заверенных нотариально.

· заверенные копии — копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу;

Черновой документ может быть изготовлен рукописным, машинописным способами, на компьютере. Он отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа, и не обладает юридической силой.

Ø по юридической значимости:

В управленческой практике принято различать подлинные и подложные документы.

· Подлинный документ – это «документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения».

· Подложный документ {фальсифицированный) — это фальшивый до­кумент, изготовленный с соблюдением установленной формы; или под­линный документ с частично измененными реквизитами. Документ может быть полностью фальсифицированным — это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п. Документ может быть частично фальсифицированным — это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания);

Подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий сло­ва или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или ре­дактировании и отсутствовавшие в оригинале — интерполяция содержа­ния;

Подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени созда­ния, но имеющий фальсифицированные внешние признаки — фальсифи­кация состава бланка.

Ø По времени появления документов во внешней среде различают ори­гиналы и копии.

· под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как пра­вило, единственный экземпляр документа.

· повторные воспроизведе­ния подлинников в целях их размножения являются копиями.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходи­мость создания «умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составля­емых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).

Ø по форме изложения:

· индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

· трафаретные(когда структура, часть док-та, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, н-р, справка с места работы);

· типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, н-р, командирования, и используемые во всех организациях);

Ø по срокам хранения:

· постоянного хранения;

· долговременного хранения (свыше 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет).

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы в соответствии с законом, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ. Юридическая силадокумента, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признаетсяпри наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдения установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в РФ на основе лицензии (ФЗ «Об информации…»от 25 января 1995 г).

Таким образом, документы можно классифицировать по разным признакам.

Необходимо отметить, что пока не существует единой, общеприня­той классификации документов.

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственно­сти, расширение экономических и культурных связей, активизация об­щественных процессов привели к резкому увеличению объемов инфор­мации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной об­работки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизирован­ной — таким путем проходил процесс рационализации работы с доку­ментами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Р 50-81-88 Рекомендации. Порядок передачи документации

РЕКОМЕНДАЦИИ

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТАЦИИ

Р 50-81-88

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

Москва

РЕКОМЕНДАЦИИ

РЕКОМЕНДАЦИИ

Порядок передачи документации

Р 50-81-88

Дата введения 01.07.89

Настоящие рекомендации устанавливают порядок передачи с одного предприятия или организации (далее — предприятия) на другое подлинников, дубликатов и учтенных копий конструкторских и технологических документов (далее — документов) изделий народнохозяйственного назначения всех отраслей промышленности.

Рекомендации не распространяются на порядок передачи документов изделий, разрабатываемых по заказу Министерства обороны СССР, а также на эксплуатационную и ремонтную документацию изделий народнохозяйственного назначения, поставляемых Министерству обороны СССР.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Передачу документации предприятием другому предприятию проводят в виде полного комплекта документации изделия или отдельных составных частей этого комплекта.

1.2. Документация, как правило, передается в следующих случаях:

для изготовления опытного образца изделия;

для освоения изделия на другом предприятии;

для применения документации изделия или его составных частей в изделиях, разрабатываемых другим предприятием;

для применения технологической документации при изготовлении других изделий.

1.3. Основанием для передачи документации может служить:

решение министерства (ведомства), объединения;

совместное решение министерств (ведомств), объединений;

договор между предприятиями;

запрос о передаче дубликатов и (или) копий.

1.4. Решение или договор может содержать:

номенклатуру и комплектность документации, стадию разработки, на которой должна передаваться документация, вид передаваемой документации (подлинники, дубликаты или копии), необходимость соответствующей корректировки документации до ее передачи, а также необходимость передачи актов и протоколов испытаний, документов экспертизы по метрологическому обеспечению изделия и т.п.

Одновременно в решении оговаривают целесообразность создания комиссии для проверки передаваемой документации.

Комиссия должна проверить:

комплектность и соответствие документации требованиям ЕСКД и ЕСТД;

физическое состояние подлинников документации и пригодность их для размножения и репрографической обработки;

полноту внесения изменений в подлинники документации.

1.5. Передачу подлинников документации на продукцию, предназначенную для серийного и массового производства, проводят по решению министерств (ведомств), объединений.

1.6. При большом количестве передаваемой документации рекомендуется составлять план-график, в котором следует указывать вид и номенклатуру передаваемой документации, сроки ее корректировки и передачи и ответственных исполнителей.

План-график составляется предприятием, передающим документацию, согласовывается с предприятием, принимающим ее, и утверждается руководителями этих предприятий.

1.7. В передаваемые документы должны быть внесены все необходимые изменения в соответствии с ГОСТ 2.503-74.

1.8. Документы, на которые имеются ссылки в передаваемой документации (за исключением документов, перечисленных в п. 1.9), передают при передаче документации.

1.9. При передаче документации государственные, отраслевые и республиканские стандарты, а также технические условия, прошедшие государственную регистрацию, на которые имеются ссылки в передаваемой документации, не передают.

2. ПЕРЕДАЧА ПОДЛИННИКОВ

2.1. Передача подлинников документации осуществляется службой технической документации (СТД) предприятия, передающего эти подлинники, и СТД предприятия, принимающего их, при участии на каждом из этих предприятий представителей подразделения, выпустившего эти подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

2.2. Передачу подлинников оформляют приемо-сдаточным актом (в соответствии с приложением 1). Акт подписывают представители предприятия, передающего подлинники, и предприятия, принимающего подлинники.

2.3. Передачу подлинников производят по описи в соответствии с приложением 2, прилагаемому к приемо-сдаточному акту. В описи перечисляют все передаваемые подлинники на данное изделие.

При наличии более одной описи их нумеруют арабскими цифрами. Количество описей (кроме одной) указывают в приемосдаточном акте.

2.4. Если какие-либо подлинники документов изделия не подлежат передаче или отсутствуют на предприятии, передающем подлинники (например переданы ранее другому предприятию или не получены от разработчика этих документов), то на них составляют отдельную опись с указанием местонахождения в соответствии с приложением 3.

2.5. Передаче подлежат подлинники документов изделия, которые не применяют в документации других изделий, не подлежащей передаче.

Номенклатуру подлинников, не подлежащих передаче, устанавливает предприятие, передающее подлинники.

Взамен непередаваемых подлинников передают дубликаты или учтенные копии.

Вид передаваемого документа и количество копий должны быть согласованы с предприятием, принимающим документацию.

2.6. До передачи подлинники документов, непригодные для размножения и репрографической обработки, восстанавливают в соответствии с ГОСТ 2.501-88.

2.7. Предприятие, передающее подлинники в соответствии с требованиями ГОСТ 13.1.104-85, ставит в известность предприятие, принимающее подлинники, о том, что эти подлинники были подвергнуты репрографической обработке, и передает вместе с подлинниками сопроводительные перечни.

2.8. Предприятие, передающее подлинники, имеет право оставлять у себя дубликаты передаваемых подлинников или необходимое количество копий. При этом в карточках учета оставляемых документов делают запись в соответствии с ГОСТ 2.501-88.

2.9. Одновременно с подлинниками документации передают подлинники извещений об изменении, по которым внесены изменения.

При передаче большого количества подлинников, когда процесс передачи их занимает длительный период, вопрос с внесении изменений в подлинники по извещениям, выпущенным в период их передачи, решают по согласованию между предприятием передающим и предприятием, принимающим подлинники. В случае, когда по этим извещениям изменения вносятся предприятием, принимающим подлинники, предприятие, передающее подлинники, вместе с ними передает и подлинники извещений, по которым будут вносить изменения. Извещения об изменении передают по описи в соответствии с приложением 4.

2.10. По согласованию между предприятиями допускается передавать:

ранее аннулированные подлинники передаваемых документов в связи с их заменой на новые подлинники с тем же обозначением;

пришедшие в негодность подлинники документов, взамен которых изготовлены восстановленные подлинники;

акты приемки;

протоколы испытаний;

документы экспертизы по метрологическому обеспечению изделия и т.п.

2.11. При передаче подлинников одновременно передают сведения об учтенных абонентах и применяемости передаваемых документов.

Эти сведения, как правило, передают в виде имеющихся на предприятии, передающем подлинники, карточек учета документов (форма 2, 2а, 2б и 2в по ГОСТ 2.501-88) с внесенными в них записями на день передачи документации или путем передачи копий этих карточек. Допускается взамен карточек учета передавать описи учтенных абонентов и применяемости по каждому передаваемому подлиннику в соответствии с приложением 5 или передавать эти сведения другим путем по согласованию между предприятиями.

2.12. Предприятие, принимающее подлинники, принимает на абонентский учет предприятия, перечисленные в карточках учета документов или описи учтенных абонентов.

2.13. Предприятие, передающее подлинники, сообщает всем другим предприятиям, которые являются держателями подлинников, о необходимости постановки на абонентский учет и обеспечения предприятия, принимающего подлинники, копиями и (или) дубликатами этих документов.

Одновременно с этим предприятие, принимающее подлинники, ставится в известность о сделанных сообщениях путем высылки ему копии письма.

2.14. Предприятие, передающее подлинники, сообщает об их передаче всем предприятиям, являющимся держателями учтенных копий и (или) дубликатов передаваемых документов.

2.15. Предприятия, являющиеся держателями копий и (или) дубликатов, в месячный срок подтверждают предприятию, принимающему подлинники, о необходимости оставления на абонентском учете имеющихся у них документов.

2.16. Предприятия, получившие сообщение о передаче подлинников, проставляют на своих карточках учета документов код предприятия, которому переданы подлинники.

2.17. Если предприятие, передающее подлинники, не является разработчиком передаваемой документации, то оно сообщает о передаче подлинников также предприятию, впервые разработавшему данную документацию, независимо от наличия на последнем учтенных копий или дубликатов передаваемых документов.

2.18. Предприятие, передающее подлинники, делает в своих инвентарных книгах отметки об их передаче.

2.19. Предприятие, получившее подлинники, регистрирует их в инвентарной книге подлинников по ГОСТ 2.501-88. При этом на каждом листе полученного подлинника вычеркивают или смывают имеющиеся записи в дополнительных графах основной надписи «Инв. № подл.» и «Подпись и дата» и указывают в этих графах или над ними на поле для подшивки при отсутствии места в этих графах новый инвентарный номер и проставляют подпись и дату.

2.20. Если на предприятии, получившем подлинники документов, ранее действовали дубликаты этих документов, то эти дубликаты в месячный срок изымают из обращения.

Изъятие дубликатов проводят по ГОСТ 2.502-68.

2.21. Применение копий, ранее снятых с передаваемых подлинников, и копий, снятых с изымаемых дубликатов, решается предприятием, принимающим подлинники документов.

2.22. При аннулировании дубликатов и копий соответствующие отметки делают в. инвентарной книге и карточках учета документов.

3. ПЕРЕДАЧА КОПИЙ И ДУБЛИКАТОВ

3.1. Передача учтенных копий и дубликатов документов осуществляется только предприятием — держателем подлинников другому предприятию в виде полного комплекта этой документации или отдельных составных частей этого комплекта.

Примечание. Передача неучтенных копий заинтересованным предприятиям проводится по соглашению между предприятием — держателем подлинников этой документации и заинтересованным предприятием.

3.2. Передачу копий и (или) дубликатов во всех случаях, кроме запросов предприятия, осуществляют по пп. 2.1; 2.2 и 2.3.

3.3. В описи передаваемых копий указывают количество передаваемых экземпляров копий.

Количество экземпляров передаваемых копий согласовывают между предприятиями, передающим и принимающим документацию.

Одновременно делают соответствующие отметки в карточках учета документов.

3.4. При передаче копий и (или) дубликатов по запросам предприятий приемо-сдаточный акт и опись не составляют.

3.5. Копии документов передают как россыпью (полистно), так и сложенными на формат А4 или A3 и вложенными в папки или сброшюрованными в альбомы.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЕМО-СДАТОЧНЫЙ АКТ

передачи конструкторской (технологической документации)
(подлинников, дубликатов или копий)

наименование передаваемой документации

«________ «______________________г.

Мы, нижеподписавшиеся: представитель (ли)

наименование предприятия,

передающего документацию, должность, фамилия, инициалы

с одной стороны, и представитель (ли)

наименование предприятия,

принимающего документацию, должность, фамилия, инициалы

с другой стороны, составили настоящий акт в том, что

наименование предприятия, представляющего документацию

передал

наименование предприятия, принимающего документацию

принял

конструкторской (технологической) документации на подлинники,

дубликаты или копии

наименование и обозначение изделия

согласно прилагаемой описи.

Сдал (и) Личная Расшифровка

подпись подписи

Принял(и) Личная Расшифровка

подпись подписи

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ОПИСЬ №
непередаваемых подлинников конструкторской (технологической) документации

на

наименование изделия

№ п/п.

Обозначение

Наименование

Кол. листов в документе

Местонахождение

Составил

должность, подпись, фамилия, инициалы, дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ОПИСЬ №
учтенных абонентов и применяемости документации

на

наименование изделия

№ п/п.

Обозначение

Наименование

Кол.

Применяемость

Абоненты

Составил

должность, подпись, фамилия, инициалы, дата

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАНЫ И ВНЕСЕНЫ Государственным комитетом СССР по стандартам

ИСПОЛНИТЕЛИ

П.А. Шалаев, канд. техн. наук; Б.С. Мендриков; С.С. Борушек; В.Г. Мартынов; Л.Д. Амирджанянц; Г.В. Санникова

2. УТВЕРЖДЕНЫ И ВВЕДЕНЫ В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 28.09.88 № 3306

3. ВЗАМЕН ГОСТ 2.504-81

4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *