Письмо соглашение

  • автор:

Содержание

Уведомление о расторжении трудового договора в период испытания

Один из случаев, когда работодатель обязан уведомить своего работника о грядущем увольнении, это непрохождение новоиспеченным сотрудником испытательного срока. Уведомить его об этом нужно не позднее чем за 3 календарных дня до увольнения (ст. 71 ТК РФ). Причем указанные 3 дня обязательно должны входить в период испытательного срока. Ведь только в этот период работника можно уволить по данному основанию. Если сегодня срок испытания работника истек, значит, завтра уволить его, как не прошедшего испытание, уже нельзя. Да и приказ об увольнении по причине непрохождения испытания так же должен быть оформлен до окончания испытательного срока.

Напомним, что уволить по указанному основанию можно только того работника, которому испытание было установлено (ст. 70 ТК РФ). Условие об испытательном сроке, как правило, указывается прямо в трудовом договоре. Но можно заключить и отдельное соглашение об испытании. Если же ни в трудовом договоре, ни в допсоглашении об испытательном сроке нет ни слова, то считается, что сотрудник принят на работу без испытания (Письмо Роструда от 11.03.2010 N 642-6-1).

Кстати, некоторым категориям работников работодатель не вправе устанавливать испытательный срок.

Как составить уведомление о расторжении трудового договора

В уведомлении кроме даты расторжения трудового договора обязательно должны быть указаны причины, по которым сотрудник не подходит. Либо к уведомлению можно приложить заключение о результатах испытания, составленное непосредственным руководителем работника. С ним, кстати, сотрудника нужно будет ознакомить под роспись. Ведь увольнение работника, не прошедшего испытание, есть увольнение по инициативе работодателя (п. 4 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). А он должен обосновать наличие законного основания для увольнения (п. 23 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

Сколько экземпляров уведомления о расторжении трудового договора нужно

Лучше оформить уведомление в 2-х экземплярах. Один останется у работодателя. На нем работник должен собственноручно указать, что свой (второй) экземпляр уведомления получил. Но можно сделать и один экземпляр, тогда прямо на нем работник должен будет указать, что с уведомлением ознакомлен.

Если же работник будет отказываться от получения уведомления, об этом нужно будет составить акт. Впоследствии он поможет доказать, что работодатель выполнил свою обязанность и сообщил работнику о предстоящем расторжении трудового договора.

Ниже приведен образец уведомления о расторжении трудового договора.

Уведомление о расторжении трудового договора: образец 2017

Пред. / След. Уведомление о расторжении трудового договора: шаблон Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Инструкция: составляем уведомление о прекращении срочного трудового договора

Срок и условия расторжения срочного трудового договора

Прекращение срочного трудового договора регулирует статья 79 ТК РФ, в соответствии с которой он прекращается с истечением своего срока. Но расторжение не происходит само по себе — нужно, чтобы одна из сторон этого потребовала. Для этого работодателю нужно составить уведомление об увольнении работника по срочному договору, если он не планирует продолжать с ним трудовые отношения. Сотрудника нужно уведомить не менее чем за три дня до окончания действия срочного трудового договора.

Однако, если документ заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, работодатель не обязан предупреждать о расторжении.

Особенности увольнения отдельных категорий наемных работников

Все общие случаи прекращения срочного договора описывает статья 79 ТК РФ (выполнение определенной работы, сезонные работы, время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника), но мы разберем наиболее сложные.

Для того, чтобы прекратить полномочия генерального директора, необходимо предупредить его в письменной форме не менее, чем за три календарных дня до увольнения. Подписывать этот документ будет один из учредителей. Далее нужно организовать собрание участников общества — учредителей, на котором принимается решение: продолжать с данным лицом дальнейшие отношения или нет. Принятое решение оформляется протоколом.

Совместителя, который работает по срочному трудовому договору, можно уволить только по истечении установленного срока. Уведомление при этом составляется за три дня до окончания срока.

Трудовое законодательство защищает интересы беременных женщин. Если на дату истечения срока выпадает, что сотрудница беременна или родила ребенка, находясь в отпуске по беременности и родам, то следует продлить срок действия соглашения с ней до окончания отпуска, а затем уволить ее в общем порядке. Последним днем работы при этом будет последний день отпуска. Предупреждаем так же — за три дня до окончания. Если беременность женщины разрешилась неблагоприятным образом (выкидыш, аборт), то работодатель обязан расторгнуть соглашение по завершении беременности в течение недели после того, как он узнал об этом факте. Важно помнить: уволить беременную сотрудницу можно только в том случае, если она исполняет обязанности отсутствующего сотрудника и на время беременности не представляется возможным оформить перевод с согласия женщины на иную работу, которую она сможет выполнять. Работодатель обязан предложить ей все соответствующие ее квалификации должности, а также менее оплачиваемые. При несогласии женщины на перевод, работодатель увольняет ее в общем порядке.

Структура и особенности составления документа

Бланк уведомления об увольнении работника не имеет типовой формы, поэтому можно составить его в произвольной. На фирменном бланке организации укажите дату и город, а в названии укажите, о чем данный документ. В основной части необходимо прописать дату расторжения документа и дать ссылку на соответствующую статью (ст. 77 ТК РФ). Документ подписывает руководитель организации, а внизу, чуть ниже ставит свою подпись работник.

Порядок вручения работнику

Как уже было сказано ранее, уведомить сотрудника необходимо не менее, чем за три календарных дня. Лучше всего составлять документ в двух экземплярах, один из которых останется у работника, а на втором он поставит свою подпись, чем и подтвердит факт ознакомления.

Если сотрудник откажется подписывать документ, необходимо составить акт в присутствии двух свидетелей, что подтвердит намерение работодателя.

Образец уведомления об увольнении работника

Скачать

Образец уведомления учредителя об увольнении директора

Скачать

Образец, уведомление об увольнении внешнего совместителя

Скачать

Образец, уведомление приставам об увольнении сотрудника

Скачать

Приложение 1. Пример письма-соглашения об условиях аудиторского задания

Международный стандарт аудита 210 Согласование условий аудиторских заданий (введен в действие на территории Российской Федерации Приказом Минфина России от 09.01.2019 N 2н)Документ действующий
1HQQESHpv9LE

  • Главное меню
    • Международный стандарт аудита 210 «Согласование условий аудиторских заданий»
      • Введение
        • Сфера применения настоящего стандарта
        • Дата вступления в силу
      • Цель
      • Определения
      • Требования
        • Обязательные условия для проведения аудита
          • Ограничение объема работ в рамках аудита до принятия условий аудиторского задания
          • Прочие факторы, воздействующие на принятие предложения о проведении аудита
        • Согласование условий аудиторских заданий
        • Повторные аудиторские задания
        • Принятие изменений в условиях аудиторского задания
        • Дополнительные соображения при принятии условий задания
          • Стандарты финансовой отчетности, дополненные законами или нормативными актами
          • Концепция подготовки финансовой отчетности предписана законом или нормативным актом — прочие факторы, оказывающие влияние на принятие условий задания
          • Аудиторское заключение, предусмотренное законом или нормативным актом
      • Руководство по применению и прочие пояснительные материалы
        • Сфера применения настоящего стандарта
        • Обязательные условия для проведения аудита
          • Концепция подготовки финансовой отчетности
            • Определение приемлемости концепции подготовки финансовой отчетности
            • Концепции подготовки финансовой отчетности общего назначения
            • Концепции подготовки финансовой отчетности, предписываемые законом или нормативным актом
            • Юрисдикции, в которых отсутствуют органы стандартизации или предписанные законом концепции подготовки финансовой отчетности
          • Согласование соответствующих обязанностей руководства
            • Подготовка финансовой отчетности
            • Система внутреннего контроля
            • Дополнительная информация
            • Особенности малых организаций
        • Согласование условий аудиторских заданий
          • Согласование условий аудиторского задания
          • Письмо-соглашение об условиях аудиторского задания или другая форма письменного соглашения
            • Форма и содержание письма-соглашения об условиях аудиторского задания
            • Аудит компонентов аудируемой организации
            • Обязанности руководства, предписываемые законами или нормативными актами
            • Особенности организаций государственного сектора
        • Повторные аудиторские задания
        • Принятие изменений в условиях аудиторского задания
          • Запрос на внесение изменений в условия аудиторского задания
            • Запрос замены аудита на обзорную проверку или на оказание сопутствующих услуг
        • Дополнительные соображения при принятии условий задания
          • Стандарты финансовой отчетности, дополненные законами или нормативными актами
          • Концепция подготовки финансовой отчетности предписана законами или нормативными актами — прочие факторы, оказывающие воздействие на принятие условий заданий
          • Аудиторское заключение, предусмотренное законом или нормативным актом
            • Особенности организаций государственного сектора
    • Приложение 1. Пример письма-соглашения об условиях аудиторского задания
      • Цель и объем аудита
      • Обязанности аудитора
      • Ответственность руководства и указание применимой концепции подготовки финансовой отчетности (для целей данного примера принято допущение, согласно которому аудитор установил, что законы или нормативные акты не регламентируют такую ответственность в надлежащих терминах, поэтому используются описания, представленные в пункте 6(b) данного стандарта)
      • Прочая значимая информация
      • Составление заключения
    • Приложение 2. Определение приемлемости той или иной концепции подготовки финансовой отчетности общего назначения
      • Юрисдикции, в которых отсутствуют уполномоченные или признанные органы стандартизации либо концепции подготовки финансовой отчетности, предписываемые законами или нормативными актами

Письмо-отказ

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа .docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

  1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
  3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
  4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Письмо отказ образцы и примеры

9 секретов как написать письмо-отказ

Письма-отказы — это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.

Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:

  • нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
  • неприятно отвечать отказом;
  • важно сохранить расположение и лояльность адресата.

Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?

Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» — это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ — это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.

Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ — это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.

В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.

Итак, манера письма-отказа — уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.

Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:

1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.

«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»

«Уважаемая Мария Сергеевна!»

2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:

«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»

3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.

«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»

Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:

«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»

4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».

«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».

5. Выразите понимание и сочувствие.

«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».

«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»

«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»

6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось — это позволит адресату сохранить лицо.

«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».

«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».

«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».

7. А теперь самое время сказать «…, но…». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.

«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».

«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».

8. Отказывайте красиво: «… ты для меня слишком хорош».

«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным — запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею»

«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера, который мог бы передавать знания коллегам».

Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:

«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.

«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, — предлагаем Вам направить их на рассмотрение в ….

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».

Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.

Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:

«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».

Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:

«Добрый день, Сергей!

Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.

Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.

Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере

Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

  • мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
  • нам неприятно отвечать отказом;
  • нам (лично или компании) важно сохранить благо расположение и лояльность адресата.

Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!

Рекомендации при написании писем-отказов

1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку . Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают. Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать. Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».

2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты :

1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):

«Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»

«Уважаемая Наталья Константиновна!»

2) письмо-отказ должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:

«Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».

3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).

«Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:

«Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»

«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»

«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».

5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин , по которым принято решение отказать:

«Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»

«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»

«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив :

«Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»

«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:

Письмо отказ

Инструменты корректности

Добрый день, Владимир! Персональная адресованность Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение! Благодарность за отклик на предложение Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании. Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту. Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено.

Комплимент по поводу предложения.

Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.

Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.

С уважением, Сергей Иванов

Начальник отдела закупок непроизводственных материалов

Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.

директор по развитию тренинговой компании

«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,

автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»

Обратите внимание на тренинг по Деловой e-mail переписке , который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:

Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *