Переговорные комнаты

  • автор:

Переговорные комнаты

Комната для переговоров (она же просто переговорная) – служебное вспомогательное помещение компании с широким функционалом. Чаще всего она используется:

• как помещение для проведения переговоров с контрагентами и деловыми партнерами;

• конференц-зал для проведения внутренних совещаний;

• учебный класс (здесь проводят занятия по повышению квалификации, вводят в должность новых сотрудников и т.д.);

• зал для небольших фуршетов для руководителей высшего звена, других категорий сотрудников или партнеров.

Крупные и финансово успешные организации могут себе позволить иметь отдельные помещения, оснащенные для каждого случая. А что делать тем, кто стремится свести затраты к минимуму? Правильно – создать универсальное помещение, пригодное для всех перечисленных целей.

В статье мы расскажем об оснащении переговорных, а также о том, как планировать их занятость.

ИДЕАЛЬНАЯ ПЕРЕГОВОРНАЯ: УНИВЕРСАЛЬНАЯ, УДОБНАЯ

Представим себе идеальную переговорную – универсальное помещение, удобное для пользования в любой из его ипостасей. Перечень оснащения для разных функций переговорной приведен в Таблице.

Перечень оборудования можно расширять до бесконечности: например, добавить барную стойку и мягкую мебель – угловой диван, пару кресел и журнальный столик, на котором, как правило, журналов не бывает, и который нужен исключительно для размещения коньячных рюмок, тарелки с фруктами и вазы со сладостями.

ОСНАЩЕНИЕ ПЕРЕГОВОРНОЙ

Кратко пройдемся по перечню оснащения, приведенному в Таблице.

Магнитно-маркерная доска

Аналог школьной доски. К таким доскам требуются специальные губки для стирания написанного (как показала практика, их вполне можно заменить мягкой салфеткой), разноцветные магниты и специальные маркеры.

Магнитно-маркерная доска может быть передвижной или настенной (рис. 1, 2).

Рис. 1. Удобнее в использовании передвижные модели магнитно-маркерных досок на роликовых стойках.

Рис. 2. Магнитно-маркерная доска может быть настенной.

Плюсы передвижной доски:

• мобильность;

• возможность использовать обе ее стороны (доска переворачивается и фиксируется в нужном положении специальным стопором);

• стены остаются свободными, на них можно повесить экран для проектора или большого ТВ экрана.

Единственный плюс стационарной доски заключается в том, что она занимает меньше места, т.к. не имеет «ног».

Проектор и экран для него

Понадобятся для просмотра графических и видеоматериалов: презентаций, диаграмм, видеороликов и прочих аналитических материалов непосредственно с электронного носителя, без распечатывания плакатов и отрисовки схем вручную на доске.

Есть несколько вариантов установки проектора и экрана (рис. 3–6).

Рис. 3. Проектор установлен на столе, экран переносной.

Рис. 4. Проектор стационарно установлен под потолком, экран с дистанционным управлением, стационарно размещен над доской.

Рис. 5. Проектор настольный, экран переносной, на штативе.

Рис. 6. Экран прячется над окном. Такой вариант размещения экрана может быть использован для небольших переговорных, где дорог каждый сантиметр площади и объема.

Компьютер и телевизор

Нужны для тех же целей, что и проектор, но телевизор, если его подключить к спутниковому ТВ, еще вдобавок может работать и по прямому назначению – показывать телепередачи.

Минусы этого варианта:

• он дороже;

• компьютер и ТВ-экран соединяются проводами. А значит, этот тандем неудобно использовать в переговорных или в конференц-залах, где компьютер располагается на значительном удалении от экрана: провода будут тянуться через всю комнату и путаться под ногами.

Ноутбук с интернетом

Портативный компьютер (ноутбук) с интернет-подключением и точка Wi-Fi, защищенная паролем, нужны для оперативного выхода в интернет как хозяевам, так и гостям с их мобильных устройств.

МФУ

В целях экономии места в переговорной предпочтительнее установить МФУ – копир, принтер и сканер в одном. Если же вы не стеснены ни в средствах, ни в пространстве, то набор устройств комбинируйте по своему усмотрению из того, что есть в наличии, или по иным параметрам.

Телефон

Телефон – радио- или стационарный с выходом на междугородную сеть и с возможностью звонков на мобильные телефоны. В этой фразе важны все слова. Правда, следует помнить о минусах радиотелефонов (рис. 7):

• участники встречи могут унести с собой трубку и забыть ее в каком-нибудь труднодоступном месте;

• заряд батареи в трубке заканчивается в самый ответственный момент важного разговора.

Рис. 7. Следим за трубкой радиотелефона и помним о зарядке.

Стол для переговоров

Для оптимального и удобного размещения участников стол в переговорную лучше выбрать овальный или скругленный (рис. 8–10).

Рис. 8. Овальный стол для переговоров – оптимальный вариант.

Рис. 9. По-прежнему актуальны столы традиционной Т-образной формы (обратите внимание на скругленные углы).

Рис. 10. При наличии больших пространств, денег и имперских амбиций можно обратить свой взор в сторону столов иных причудливых форм (обратите внимание на углы).

В условиях кризиса подойдет и простой бюджетный вариант стола (рис. 11).

Рис. 11. Подойдет и обычный квадратный стол, если других вариантов нет.

Стеклянные столы выглядят современно и «облегчают» обстановку, особенно если площадь комнаты невелика (рис. 12). Но здесь есть нюанс, о котором часто забывают: прозрачные стеклянные поверхности потребуют постоянного тщательного ухода как сверху, так и с нижней стороны.

Рис. 12. Прозрачная столешница пропускает свет и визуально расширяет пространство.

После того как участники совещания от скуки будут соревноваться, кто дальше всех под столом дотянется (это абсолютно реальный случай из моего личного опыта), для удаления отпечатков пальцев придется залезать под стол и наводить чистоту в очень неудобной позе, сидя на полу. А если график загрузки переговорных плотный, то вы не будете успевать привести помещение в надлежащий вид между совещаниями, и очередные гости будут брезгливо созерцать чью-то дактилоскопию на стекле.

Это особенно актуально, если переговорная периодически будет использоваться как учебный класс.

То же касается и мебели со слишком светлой обивкой – она потребует более трудоемкого ухода.

Стулья (кресла)

Они должны быть удобными и эргономичными, чтобы в течение длительных совещаний у их участников не возникало дискомфорта. Лучше отдать предпочтение креслам с мягкой обивкой и подлокотниками, на тонких светлых ножках (рис. 13).

Рис. 13. Очень выигрышно смотрится кожаная обивка кресел.

Для конференц-залов и зон ожидания подойдут стулья попроще. Их можно использовать также и для меблирования скромной переговорной.

Кресла с крестовиной на роликах для переговорных неудобны: они утяжеляют интерьер и занимают много места.

Шкафы

Книжные шкафы, в том числе с запирающимися отделениями, нужны для хранения необходимого минимума канцтоваров, рекламной и сувенирной продукции, особенно если переговорной пользуется большое количество сотрудников из разных подразделений организации (рис. 14).

Рис. 14. Книжный шкаф с запирающейся нижней секцией оградит дорогие сувениры от ненужных случайных или любопытных проникновений.

В верхней секции можно хранить материалы и принадлежности, не подлежащие строгому учету (например, канцелярские принадлежности), в нижней – дорогие сувениры с логотипом организации.

К шкафам для одежды особых требований не предъявляется. Главное – чтобы они были достаточной вместимости.

Шкафы обычно подбираются в едином стиле и в тон к остальной мебели.

Дипломы и награды

Витрины (стенды, полки) с дипломами и наградами не являются обязательным атрибутом переговорной. Но если место позволяет, можно разместить в переговорной стеллажи, на которых будут храниться свидетельства ваших корпоративных достижений. При дефиците места можно ограничиться полками (рис. 15).

Рис. 15. «Стена славы» компании в переговорной.

Канцтовары

Канцелярские принадлежности размещают в шкафах. Важно определиться с объемами канцтоваров: это будет минимальное количество, которое вы каждый день будете восполнять, или запас будет более существенным, но есть риск, что часть его разойдется по рабочим столам.

Вот примерный перечень канцтоваров, которые нужны в переговорной:

• бумага для принтера;

• ручки;

• карандаши;

• ластики;

• стаканы под канцтовары;

• лотки для бумаги;

• степлер и скобы к нему;

• скрепки для бумаг;

• маркеры-цветовыделители нескольких цветов;

• маркеры для доски;

• губка для доски;

• магниты для доски;

• ножницы;

• влажные салфетки для оргтехники (рис. 16).

Рис. 16. Канцтовары, необходимые для переговорной.

Кондиционер

Сплит-система – это довольно дорогое оборудование, требующее постоянного внимания и ухода. Но в активно используемой комнате для переговоров очень желательно ее установить. Мало того что в душном, жарком или, наоборот, холодном помещении находиться некомфортно, а ведь еще есть люди, плохо переносящие жару и падающие в обморок при повышенной температуре воздуха.

Для переговорной нужна сплит-система с дистанционным управлением, возможностью охлаждения и подогрева воздуха.

Диван и барная стойка

Диван не относится к обязательным предметам обстановки переговорной, однако для создания неформальной атмосферы и уюта его часто устанавливают в переговорной в комплекте с журнальным столиком или даже с небольшой барной стойкой (рис. 17, 18).

Рис. 17. Диван добавляет уюта.

Рис. 18. Барная стойка может быть небольшой и чисто символической, не в ущерб остальной необходимой меблировке. Заполнять стойку следует непосредственно перед началом переговоров, а после их окончания всё убирать и ничего в ней не хранить.

Кухонная зона

В переговорной можно оборудовать небольшую кухонную зону. Шкафы для посуды лучше выбрать навесные (они занимают меньше места) и полностью закрытые (рис. 19, 20).

Рис. 19. Содержимое навесных шкафов с посудой и продуктами в переговорной лучше не демонстрировать.

Рис. 20. Отличный вариант для переговорной – мини-кухня. Готовый мебельный комплект занимает не очень много места и быстро маскируется под обычный шкаф.

Кофе-машина

Кофе-машина относится скорее к предметам роскоши и приятным излишествам, без которых скромная переговорная может обойтись.

Если все же принято решение приобрести ее, то на стадии выбора нужно ответить на несколько важных вопросов:

1) кофе-машина будет варить кофе только для гостей или ей смогут пользоваться все сотрудники;

2) как часто у вас бывают гости и сколько человек в офисе будут пользоваться кофе-машиной;

3) как далеко от кофе-машины находится мойка;

4) сколько времени и сил вы готовы ежедневно уделять уходу за аппаратом;

5) потребуется ли варить капучино;

6) куда вы ее поставите, т.е. какими должны быть размеры устройства, чтобы оно гарантированно поместилось в нужный угол или нишу шкафчика, мини-кухни и т.д.

Если кофе-машина нужна только для гостей и для руководителя, можно выбрать более дорогие модели, в которых используются зерна. Они требуют бóльшего ухода, чем капсульные.

Кроме того, предпочтительнее выбирать модели с минимумом сложных «наворотов» и с внешним капучинатором в виде трубочки – они реже выходят из строя.

Для высокого руководства и гостей можно рассмотреть модели, имеющие дополнительные полезные функции:

• запоминание рецептов напитка, если руководитель или постоянный уважаемый гость предпочитают какой-то особенный;

• регулировка объема и крепости напитка;

• использование молотого кофе наряду с зерновым.

Если кофе-машина будет обеспечивать напитком весь коллектив, то лучше выбрать капсульную модель с простым управлением и большими баками для воды и жмыха (рис. 21).

В противном случае сотрудник, ответственный за содержание и обслуживание машины (а это, как известно, чаще всего секретарь), будет только этим весь день и заниматься – опорожнять и мыть баки со жмыхом, поддоны, доливать воду, запускать процедуру чистки и т.п.

Рис. 21. Кофе-машина для офиса должна иметь большие емкости для воды и жмыха, доступный и понятный интерфейс.

Впрочем, периодически нужно мыть любую кофе-машину, поэтому необходимо, чтобы мойка была в непосредственной близости.

Холодильник

Небольшой холодильник можно разместить в нише под столешницей (см. рис. 19, 20). Впрочем, если есть насущная необходимость и финансы и площадь позволяют, можно установить и полноразмерную модель.

Микроволновая печь

Поскольку в переговорной микроволновка будет нужна только для разогревания, и то нечасто, главными критериями ее выбора должны стать небольшие размеры и невысокая цена. Если же печь планируется использовать всем офисом для разогревания обедов и пиццы во время перекусов, то нужно выбирать «неубиваемые» модели соответствующих размеров.

Посуда

Посуда для переговорной должна быть функциональной и выдержанной в едином стиле. Некоторые компании предпочитают оснащать переговорные чашками и тарелками с фирменной символикой. В качестве рекламного хода это имеет определенный смысл, но довольно непрактично, поскольку посуда может разбиться, заменить ее нужно будет на точно такую же, а чашки с логотипом организации в обычном хозяйственном магазине не купишь.

Если вы не хотите лишних хлопот, выбирайте однотонные тарелки и чашки (рис. 22).

Рис. 22. Лучший выбор – однотонные чашки и тарелки без рисунков и золотого ободка, который может вывести из строя микроволновку.

Количество столовых приборов следует определять по ситуации. Если намечается многолюдное совещание, то нужно уточнить у ответственного лица количество гостей и при необходимости докупить нужное количество посуды.

Минимальный набор посуды для переговорной состоит из следующих предметов:

• чайные и кофейные пары (в крайнем случае можно обойтись одними чайными);

• вилки, чайные и столовые ложки;

• стаканы для воды;

• бокалы для вина;

• фужеры для шампанского;

• бокалы для виски и коньяка;

• рюмки;

• сахарницы;

• вазочки для сладостей;

• вазы (глубокие блюда) для

фруктов;

• большие плоские тарелки для бутербродов;

• френч-пресс;

• ножи кухонные;

• доски разделочные по количеству ножей;

• штопор;

• бумажные салфетки;

• бумажные полотенца.

ЗОНИРОВАНИЕ ПЕРЕГОВОРНЫХ КОМНАТ

Продумывая размещение мебели и техники в переговорной, нужно отталкиваться от подведенных коммуникаций, которые проблематично или невозможно перенести: от места расположения раковины, водопроводного крана, розеток.

Помещение по возможности следует разделить на зоны:

 Деловая зона (зона ведения переговоров). Если коммуникации могут быть расположены в любом месте помещения, то следует вначале спланировать деловую зону. Она должна занимать основное пространство и находиться в самой удобной и хорошо освещенной части комнаты.

Обычно стол для переговоров занимает центральную часть помещения. С торца на стену следует повесить экран для проектора, ТВ-экран, магнитную доску – они должны быть хорошо видны со всех мест.

 Гардеробная зона (шкафы для одежды). Располагается в непосредственной близости ко входу. Если площадь комнаты для переговоров невелика, шкафы для верхней одежды гостей могут находиться снаружи, перед входом в переговорную, но при условии, что сохранность вещей будет находиться под контролем, т.е. шкафы должны находиться в поле зрения секретаря, охранника или иного ответственного лица.

 Зона неформального общения. Ее лучше разместить в отдалении от деловой зоны, в спокойном углу. Здесь можно поставить диван, журнальный столик или даже (гулять так гулять!) барную стойку.

 Кухонная зона. Ее размещение будет определяться расположением раковины и канализации. Здесь будут находиться холодильник, микроволновая печь, шкафы для посуды и продуктов.

Набор продуктов в переговорной может быть разным, в зависимости от пожеланий руководства. Стандартный перечень такой:

• минеральная вода с газом и без в бутылках по 0,33 и 0,5 л;

• печенье сладкое и несладкое;

• конфеты шоколадные в коробках и развесные;

• сахар-песок и кусковой рафинад;

• молоко;

• чай черный и зеленый, предпочтительно крупнолистовой;

• кофе в зернах и молотый.

В расширенный перечень («неприкосновенный запас» для особых случаев) можно включить сухое и игристое вино, коньяк.

Скоропортящиеся продукты (мясо, колбаса, ветчина, сыр, рыба, масло, хлеб и т.д.) для канапе приобретаются строго под конкретные переговоры. Их запас в переговорной держать не рекомендуется.

ПЛАНИРОВАНИЕ И КОНТРОЛЬ ЗАНЯТОСТИ ПЕРЕГОВОРНОЙ КОМНАТЫ

Для порядка и планирования занятости переговорных комнат следует предпринять ряд действий.

1. Разработать Инструкцию по пользованию переговорной комнатой. Инструкция утверждается и вводится в действие приказом руководителя.

Инструкция должна быть простой и содержать следующие основные сведения:

• кто и для каких целей имеет право использовать переговорную комнату;

• способы и сроки предварительного бронирования и отзыва заявок;

• порядок получения/сдачи ключей от переговорной;

• ответственность за сохранность предметов и вещей во время переговоров;

• ответственность за соблюдение чистоты и порядка;

• график работы переговорной комнаты (если это необходимо) (Пример 1).

2. Запретить общий свободный доступ в переговорную путем банального запирания на ключ или программированием электронных пропусков сотрудников.

3. Завести Журнал бронирования переговорной комнаты (в электронном виде) (Пример 2).

Бронирование переговорных может осуществляться различными способами:

 Посредством корпоративной электронной почты: сотрудник, желающий забронировать переговорную, присылает заявку на электронную почту секретаря или другого сотрудника, отвечающего за функционирование переговорной.

Плюсы данного способа:

• доступность практически для любой организации;

• отсутствие дополнительных затрат;

• простота.

 Через корпоративный портал, если на нем предусмотрена такая функция. Например, если портал реализован на базе Microsoft Office SharePoint Portal Server.

Плюсы данного способа:

• всё уже придумано за вас, т.е. не нужно ломать голову, как организовать процесс;

• возможность работать через MS Outlook и MS Exchange.

Минусы:

• привязка к продуктам Microsoft, а они используются далеко не везде;

• дополнительные материальные затраты.

4. Завести Журнал выдачи ключей от переговорной (в бумажном виде) (Пример 3).

Как вы уже поняли, обустройство и планирование работы переговорной комнаты – дело сугубо индивидуальное для каждой организации. Потребности и возможности у всех разные. Но общие принципы остаются неизменными – это удобство и функциональность.

Конечно, забота о поддержании порядка и обеспечении переговорных комнат налагает на секретаря дополнительную ответственность, требует затрат времени и сил, но, если в итоге вам удастся создать и поддерживать на достойном уровне комнату переговоров, это обязательно положительно отразится как на имидже вашей организации, так и на микроклимате вколлективе. Обустраивая переговорные комнаты, вы можете проявить себя отчасти и как дизайнер, и как администратор, и просто как хлебосольная, радушная и аккуратная хозяйка. 

Конференц залы как важный элемент повышения эффективности управленческих решений в организациях любого размера и уровня

Конференц-залы и их роль

В советские времена существовал термин «актовый зал», и все хорошо знают и помнят, что это за помещение и какие функции оно выполняло. Примечательно, что такие помещения востребованы и в современном мире. Правда, название «актовый зал» безнадёжно устарело, и теперь оно используется для обозначения места, где можно провести школьное или институтское собрание. Серьёзным компаниям нужна не менее серьёзная информационная площадка, и называть её актовым залом как-то не солидно. Да и не нужно использовать советские словосочетания, от которых так и веет пионерскими галстуками, комсомольскими значками и партсобраниями, тем более что в русском языке появились новые словосочетания: «конгресс-холл», «коворкинг-центр», «конференц-зал».

А нужен ли конференц-зал компании?

Современные конференц-залы, оборудование в которых должно соответствовать своему времени, предназначены для проведения, как внутрикорпоративных, так и более масштабных мероприятий, далеко выходящих за рамки одной компании. К примеру, это могут быть: семинары, совещания, презентации, интерактивное общение с партнёрами по бизнесу (видеомосты), брифинги, пресс-конференции. Как правило, конференц-залы располагаются в бизнес-центрах, и являются неотъемлемым атрибутом успешной компании.

И если одни прямо горят желанием купить конференц-зал и обустроить его по собственному усмотрению, то другие предпочитают аренду. Неважно, какой способ изберёт руководство, а важно то, что конференц-залы можно смело назвать отличным маркетинговым инструментом, позволяющим организовывать бизнес-процессы и управлять ими, а также воздействовать на потенциальных клиентов и партнёров по бизнесу. И для этого одного ораторского искусства «спикера» мало, поскольку техническое оснащение (зал ведь должен иметь не только трибуну с микрофоном), порой, играет решающую роль.

«Зеркало успеха» компании

Этого несколько «высокопарного» словосочетания вполне заслуживают современные конференц-залы, оснащение которых имеет немаловажное значение. Информационная площадка должна быть удобной во всех отношениях, и каждый человек, участвующий в брифинге или просто присутствующий на семинаре, не должен испытывать ни малейшего дискомфорта. Визуальный комфорт имеет огромное значение, и добиться его можно только за счёт привлечения к работе высококлассных дизайнеров, работающих вместе с архитекторами. Правильный выбор отделочных материалов крайне важен, так как если этим пренебречь, то излишняя звукопроницаемость, зашумленность, неразборчивость речи и другие «недостойные явления» не позволят донести информацию так, как хотелось бы. Разумеется, оборудование для конференц-зала просто обязано быть качественным и заслуживающим доверия.

В идеале, чтобы избежать возникновения непредвиденных ситуаций и негативных факторов, необходимо, чтобы специалисты, занятые в сфере акустических технологий, тесно взаимодействовали с архитекторами и дизайнерами, поскольку такой термин, как «акустика помещения» ещё никто не отменял. Чтобы создать идеальный конференц-зал, проект его должен предусматривать использование акустических панелей, обладающих определёнными свойствами (звукоотражение, звукоизоляция, звукопоглощение). Разумеется, функциональные системы информационной площадки необходимо выбирать в соответствии с конкретными условиями. Оснащение конференц-зала подразумевает наличие подходящей по всем критериям мебели и спецоборудования.

Перечень основного конференц-оборудования

Состав технических средств для передачи и воспроизведения информации зависит от того, какие мероприятия будут проводиться на информационной площадке. Здесь нет единого стандарта, и конференц-оборудование подбирается с учётом потребностей, и в этот перечень может входить:

  1. Система видеоконференцсвязь. Обеспечивает аудиовизуальное общение сразу нескольким собеседникам в режиме онлайн. Видеоконференцсвязь – это отличный способ наладить коммуникативные связи между людьми, находящимся на значительном удалении друг от друга. Производители таких систем предлагают усовершенствованные модели, в состав которых входит: встроенный кодек, микрофон и «самонаводящаяся» видеокамера.

  2. Экраны для конференц-залов. Подобный вид конференц-оборудования в узких кругах принято называть «видеостенами», предназначенными для «донесения» видеоинформации. В роли «поставщика картинки» могут выступить всевозможные видеопроигрыватели, ПК и ноутбуки, видеокамеры и другие устройства, способные воспроизводить изображение. В роли экрана может выступить «плазма», а также другие устройства.

  3. Подсистема коммутации. Теперь она тоже может входить в комплекс акустического оборудования информационной площадки, и функции подсистемы коммутации сводятся не только к переключению источников звука, но и к звукообработке.

  4. Проекционная система. В её состав может входить пара приспособлений: проектор и экран. Это достаточно распространённый элемент конференц-зала, оснащённый целым рядом дополнительных функций.

  5. Конференц-система. Это конференц-оборудование, в состав которого входит множество элементов, и нередко оно обозначается другим термином – конгресс-система. При желании, можно оснастить конференц-систему дополнительным функционалом, чтобы она могла регистрировать участников мероприятия, вести подсчёт голосов при голосовании. А оборудование для синхронного перевода – это есть не что иное, как составной элемент конгресс-системы. Кстати, благодаря конференц-системе, в диспуте смогут принимать участие сразу несколько человек.

  6. Конференц-связь. Даёт возможность для общения сразу нескольким людям. При желании, можно организовать как аудио-, так и видеоконференцию, благодаря чему собеседники смогут друг друга видеть. Такой «визуальный полилог» очень уместен при проведении многосторонних рабочих совещаний, презентаций, вебинаров, пресс-конференций и пр.

  7. Конференц-микрофон. Это настоящий помощник, без которого невозможно проведение бизнес-мероприятий. Разумеется, в большинстве случаев такое приспособление используется «во множественном числе», и очень часто предпочтение отдаётся радиомикрофонам различных моделей, что и понятно: никто не хочет путаться в проводах. Существует невероятное количество разновидностей конференц-микрофонов, и одной из них является спикерфон – устройство, в состав которого может входить несколько динамиков и микрофонов.

Многофункциональный конференц-зал

Нередко один конференц-зал решает сразу несколько задач. Например, он может служить не только залом для совещаний и презентаций, но и взять на себя функцию помещения, где можно устроить банкет, провести круглый стол, устроить корпоративную вечеринку или использовать в качестве кинотеатра. То есть, конференц-зал можно обустроить так, чтобы он выполнял сразу несколько функций, и это будет лучшим решением из всех возможных. Но как обеспечить конференц-залу подобную трансформацию? Это можно сделать путём перестановки мебели и тщательного подбора разнородного оборудования, которое обязательно должно быть современным, поскольку его возможности по-настоящему безграничны.

10 переговорных комнат для встреч любого формата

Мы все бывали на плохих собраниях. Правда в том, что успех встречи — это не только поставить дату и время в календаре. Наша серия Meeting Heroes научит вас, как в следующий раз не потратить рабочее время впустую. Вы больше никогда снова не услышите фразу: «Вместо этой встречи можно было просто написать электронное письмо».
В основе успеха сотрудников на рабочем месте лежит совместная работа. Встречи, обмен идеями, мозговой штурм, поддержка и согласование стратегии реализации имеют первостепенную важность для развития и продвижения компании.

Совместная работа может иметь разную форму: от спокойной беседы с кем-то до генерации идей всей командой или проведения видеоконференций с коллегами по всему миру. В большинстве офисов такая деятельность ведется в переговорных комнатах. И все же, лучшие пространства для совместной работы — это намного больше, чем несколько стульев вокруг стола в четырех стенах.

Поскольку совместная работа имеет чрезвычайную важность и может приобретать различные формы, переговорные комнаты также должны обеспечивать многообразие и вдохновлять сотрудников наилучшим образом выполнять свои обязанности. Наличие гибких пространств, где сотрудники могут свободно и комфортно работать с учетом своих потребностей, имеет существенное значение для поддержания высокого уровня продуктивности, не говоря уже о привлечении и удержании ценных специалистов.

Поэтому в офисах должно быть несколько переговорных комнат разных размеров и с разными услугами. Дизайнеры должны учитывать вместимость пространства и комплектовать его соответственно, например, небольшие комнаты на три человека и большие — на 10 человек. Оптимальное рабочее пространство должно рационально сочетать оба типа. Вот несколько вариантов того, как WeWork обставляет переговорные комнаты, способствующие совместной работе и продуктивности.

Переговорные комнаты различных размеров для разных целей

В переговорных комнатах можно проводить самые разнообразные мероприятия: от мозговых штурмов в группе до индивидуальных сессий — идеальное пространство для одного формата необязательно подойдет для другого. Предлагая комнаты различных размеров, с разным оснащением, можно предусмотреть все эти возможности.

Некоторые встречи требуют участия сотрудников из разных отделов и разного уровня. Для этих случаев нужны большие комнаты. Зал заседаний правления в WeWork EBA Center в Шанхае, Китай, может принять более двенадцати человек и оснащен технологией видеосвязи, чтобы члены команды могли связаться с любой точкой мира.

С другой стороны, иногда требуется более интимная атмосфера. Эта комната в WeWork Blvd. Antonio L. Rodriguez 1888 в Монтеррее, Мексика, идеально подходит для небольших групп. Яркие табуреты и высокий стол создают в переговорной комнате более уютную атмосферу.

Для собраний в формате лекции или презентации идеально подойдет пространство в стиле классной комнаты. Для этих целей WeWork предлагает ряд переговорных комнат, таких как в WeWork Reforma 26 в Мехико, Мексика, оснащенных проектором.

Переговорные комнаты, оснащенные для совместной работы

Функциональная переговорная комната должна быть оснащена инструментами, максимально облегчающими совместную работу. Это могут быть как простые маркеры и доска для записей, так и высокотехнологичные решения, например, программное обеспечение для проведения видеоконференций или технологии, позволяющие легко бронировать комнаты.

С ростом числа удаленных команд, члены которых находятся в совершенно разных местах, возможность проведения видеоконференций приобретает все большую важность. Поэтому в большинстве переговорных комнат WeWork уже предусмотрен экран и техническая возможность проведения видеоконференций, как, например, в Salesforce Tower в Сан-Франциско.

Поиск идей или проведение презентаций может проходить как в маленьких, укромных комнатах, так и в больших. Комната для размещения больших групп, оснащенная доской и большим столом или несколькими столами, расставленными по типу классного кабинета, как в WeWork Cervantes в Мехико, Мексика, как раз приспособлена для таких собраний.

Переговорные комнаты без стола

Для некоторых видов совместной работы стол совсем не нужен. Иногда спокойное пространство для непринужденной личной беседы становится местом для командной работы. Дополнительным преимуществом комфортного пространства, например, зоны отдыха для сотрудников, может быть отражение корпоративной культуры и демонстрация сотрудникам того, как их ценят.

В этой переговорной комнате в WeWork Nogizaka в Токио, Япония, есть несколько низких стульев, которые стоят друг напротив друга в помещении с отделкой из светлой древесины. Пространство со всех сторон от пола до потолка окружено книжными полками. Создается впечатление, как будто вы попали в библиотеку или чью-то гостиную.

Длинный плюшевый диван и низкие сиденья комплектуют эту переговорную комнату в WeWork Ing. Enrique Butty в Буэнос-Айресе, Аргентина. Большая насыщенная картина и яркий потолок украшают пространство, а матированное стекло создает атмосферу релакса.

Наша переговорная комната в WeWork 11 Sanlitun Lu в Пекине, Китай, вмещает несколько диванов, на которых сотрудники могут сидеть и вести формальную или неформальную дискуссию. От остальных помещений ее отделяют не стеклянные стены и дверь, а легкий цветной материал, который создает уютную атмосферу, но в то же время обеспечивает определенный уровень конфиденциальности.

Как не во всех переговорных комнатах нужен стол, так и не везде будут уместны стеклянные стены. В WeWork Iceberg в Токио, Япония, в этой переговорной комнате стоят бетонные стены. Они создают атмосферу модернизма, напоминающую работы японского архитектора и лауреата Притцкеровской премии, Тадао Андо, известного использованием бетона.

Разные форматы совместной работы требуют разные рабочие пространства. Широкий ассортимент позволяет сотрудникам выбирать, что им подходит лучше всего. А это, как показывает практика, повышает настроение и способствует большей вовлеченности сотрудников. А повышение уровня комфорта и продуктивности естественным образом ведет к росту вашей компании.

WeWork предлагает компаниям решения по организации пространства любого размера и помогает решить самые сложные задачи развития бизнеса.

СТАТЬИ ПО ТЕМАМ MEETING HEROES Производительность Хотите получить рабочее пространство? Свяжитесь с нами.

WWW.DLP.RU

Очень важной частью работы любой компании является проведение переговоров и совещаний.

Как правило, для этих целей в офисе существуют специально оснащенные аудио и видео оборудованием предназначенным для проведения презентаций и решения задач по наглядному представлению различных материалов помещения.

Главной составляющей оборудования переговорной комнаты являются качественные средства для визуализации, предоставляющие возможность совместной работы.

Оборудование для переговорной комнаты должно быть максимально простым в использовании, так как в ней будут собираться люди, обладающие разным уровнем технической подготовки.

Обладая накопленным за более чем 15 лет работы в области проекционного оборудования опытом, наши специалисты предложат оптимальный вариант набора оборудования, исходя из особенностей помещения, а также руководствуясь пожеланиями заказчика.

Наша компания предоставляет следующие услуги по установке и монтажу проекционного оборудования под ключ:

  • подбор оборудования с учетом особенностей помещения;
  • выезд специалиста для замера помещения и консультации;
  • продажа и доставка оборудования;
  • установка, настройка и подключение оборудования;
  • обучение пользованию установленными устройствами;

А также все осуществляет виды работ по установке и настройке аудио и видео и проекционного оборудования любой сложности.

Чтобы переговорная получилось не только функциональной, но и красивой, необходимо планировать установку презентационного оборудования заранее, на стадии проработки дизайн-проекта. Однако получается так не всегда. Тем не менее, установить оборудование аккуратно и без потерь для внешнего вида помещения вполне возможно. И мы умеем это делать.

Стоимость работ зависит от конкретных условий установки, но в базовом варианте проектор на потолочном креплении плюс моторизованный экран составляет порядка 17000 руб. со всеми необходимыми расходными материалами. Мы делаем быстро и хорошо.

Фотогалерея выполненных работ

Оформить заявку на установку

Заказать обратный звонок

Оснащение переговорных комнат

Услуги по оснащению переговорной комнаты

Переговоры могут значительно повлиять на судьбу компании, поэтому важно, чтобы место их проведения было максимально удобным и эффективным. Во многих современных офисах под переговорную выделяют специальное помещение, которое оборудуют необходимой техникой, чтобы была возможность устраивать деловые встречи и презентации, проводить тренинги и собрания.

Компания Creative install предлагает услуги по профессиональному оснащению переговорных комнат под ключ с использованием передовых технических средств. С нашей помощью вы получите помещение, снабженное удобными инструментами для передачи информации во время обсуждений и совместной работы. Мы предлагаем оснащение переговорных, выводящее процесс ведения делового диалога на более высокий уровень.

В результате нашей работы по проектированию переговорных вы получите все необходимые средства коммуникации, возможность проводить удаленные совещания, организовывать видеоконференции и получите другие преимущества. Причем управление всеми этими системами возможно с помощью планшета или удобной настольной панели.

Этапы работ:

  • Аудит объекта
  • Разработка проектной и рабочей документации
  • Общестроительные работы, подготовка помещений
  • Поставка оборудования
  • Монтаж, пуско-наладочные работы, программирование
  • Обучение пользователей
  • Техническое обслуживание

Возможности современной переговорной комнаты

Для современных переговорных помещений важно наличие следующих ключевых возможностей.

  1. В помещении должен быть налажен простой и надежный обмен информацией. Как правило, для этого используется большой экран, на который выводятся данные, имеющие отношение к переговорам.
  2. Оснащение переговорной комнаты в настоящее время подразумевает возможность вывода информации не только со съемных носителей в виде флеш-накопителей, но и со смартфона, планшета или ноутбука. Самая современная функция – беспроводное подключение любых пользовательских устройств для вывода презентации.
  3. Еще одна полезная функция, имеющаяся в современных переговорных, заключается в возможности интерактивного рецензирования и редактирования документации. Если заказчикам требуется такая функция, наши специалисты выполняют проектирование переговорных с возможностью одновременной работы над документами.
  4. Важно не только наличие самой возможности проведения видеоконференций, но и обеспечение стабильного сигнала и качественного изображения во время мероприятий. Общая надежность комплекса для особо важных мероприятий может быть обеспечена предусмотренными дублирующими системами.

Какое оборудование требуется для оснащения переговорной

В оснащении переговорных важно и то, какое оборудование для этого используется. Большой опыт работы сотрудников компании Creative install помогает в выборе лучших устройств для решения конкретных задач наших клиентов.

Мы используем самые надежные профессиональные дисплеи и видеостены, светодиодные экраны, проекторы и другие средства отображения информации. Для максимальной разборчивости речи всех участников встречи наши специалисты подбирают наиболее оптимальные микрофоны, громкоговорители, усилители, микширующие устройства и другое звуковое оборудование, учитывая индивидуальные особенности переговорного помещения. Мы настраиваем самые стабильные и безотказные системы связи для проведения видеоконференций. Это и другое оборудование будет объединено в единую систему с удобными инструментами управления. Creative install позаботится о том, чтобы переговоры в вашей компании проходили без заминок и на самом высоком уровне.

Оборудование для переговорных комнат:

  • Системы отображения информации
  • Акустика и звукоусиление
  • Системы видеоконференцсвязи
  • Системы протоколирования
  • Системы синхронного перевода
  • Системы совместного редактирования документов
  • Системы электронного голосования
  • Мебель, моторизованные лифты для мониторов
  • Коммутационное оборудование
  • Управление освещением и моторизованные шторы\жалюзи
  • Управление климатом
  • Система бронирования переговорных
  • Системы управления и графический интерфейс

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *