Передача печати организации сотруднику

  • автор:

По этой ссылке можно бесплатно скачать «Бланк акта приема-передачи печати» в формате doc, размером 21,5 КБ

6 апреля 2015 года подписан Федеральный закон № 82-ФЗ об отмене обязательного наличия печати у юридических лиц. С выходом этого закона были внесены изменения в законодательные акты, содержавшие требования о применении печати. Если организация планирует использовать фирменную печать в своей деятельности, указания об этом должны быть в уставе. Юридические лица могут заменить печать электронной подписью, специально разработанным фирменным бланком, голографической печатью, хотя в законе нет требований о какой-либо замене. Индивидуальные предприниматели по-прежнему могут работать без печати.

Организации, предпочитающие сохранить фирменную печать, используют ее оттиск для подтверждения юридической значимости документов вместе с подписью руководителя. Также печать ставят на контракты и договора, в том числе трудовые. Записи в трудовых книжках сопровождаются печатью предприятия.

Печати и штампы организации должны находиться под контролем, обычно они хранятся у ответственного сотрудника, который следит за их использованием и отслеживает перемещением этих инструментов. Документом, служащим основанием для передачи печати, является акт приёма-передачи. Этим актом печати и штампы могут быть переданы во временное распоряжение должностного лица организации или перейти к новому сотруднику, на которого возложена обязанность хранить печать.

Оформление акта приема-передачи печати

Акт становится документальным подтверждением факта передачи фирменной печати. Унифицированной формы этого акта нет, поэтому каждая организация может самостоятельно избрать форму документа. При этом рекомендуется соблюдать общепринятые нормы составления акта приема-передачи печати, что не исключает внесения специфических особенностей конкретной организации. Акт приема-передачи печати является внутренним документом, предназначенным для упорядоченного использования и избегания несанкционированного применения печати.

При оформлении и подписании акта приема-передачи печати важно соблюсти формальности. В акте обязательно должна присутствовать следующая информация:

  • Фамилия, имя, отчество сотрудника, на хранении у которого находились печати и штампы организации.
  • Причина, по которой печать передается другому сотруднику организации. Необходимость в передаче печати может возникнуть в случае отпуска, длительной командировки, болезни, увольнения или перехода на другую должность.
  • Информация о сотруднике, которому передается печать организации (фамилия, имя, отчество, должность).
  • Указание о времени, на которое печать передается, если передача носит временный характер.

Акт приема-передачи заверяют оттиском передаваемой печати. Документ должен быть в обязательном порядке подписан руководителем организации. Желательно, чтобы печать была передана в присутствии директора, который своей подписью заверит факт передачи.

Документ, зафиксировавший прием-передачу печати и штампов организации, должен храниться в течение трех лет. Эта предосторожность позволит избежать недоразумений, если выяснится, что печатью были заверены ненадлежащим образом оформленные или незаконно составленные документы. За использование печати и ее сохранность несет ответственность должностное лицо, принявшее право распоряжения этим инструментом для заверения документов организации.

Ни одна организация не может быть юридически полноправным партнером без основной печати и эффективно работать без использования различных штампов и дополнительных печатей. Печати и штампы состоят из оснастки и клише — резиновой основы, и бывают на автоматической и ручной оснастке.

Печать

В настоящий момент существует несколько типовых образцов круглых печатей:

• гербовая печать,

• основная печать юридического лица,

• дополнительная печать юридического лица,

• основная печать частного предпринимателя,

• адвокатская печать,

• печать врача.

Гербовая печать

Гербовая печать — это печать с воспроизведением государственного герба страны. По ее внешнему кольцу располагается микротекст, состоящий из повторяющейся записи, которая включает слово «сертификат», указывается его номер и другая информация, определяемая изготовителем печати, к примеру реестровый номер печати. В центре печати находится изображение герба. Вокруг него расположен микротекст, содержащий информацию о заказчике печати и его идентификационный налоговый номер. По его усмотрению также может быть код соответствия предприятия общероссийскому классификатору. Между микротекстами по часовой стрелке симметрично по отношению к вертикальному клише печати располагаются строки информационного поля. Они содержат полное наименование в именительном падеже юридического лица с указанием организационно-правовой формы, в скобках указывается его краткое наименование, местонахождение, регистрационный номер заказчика печати и номер Реестра печатей, если такой существует. Если юридическое лицо имеет вышестоящую организацию, то на печати указывается ее краткое наименование. Гербовая печать — всегда круглая. Она используется только государственными организациями или частными предприятиями, которые получили статус государственных.

Основная печать организации

Печать является основным атрибутом документа, который позволяет установить его подлинность. Договор, квитанция, нотариальный акт не принимаются во внимание без печати. Любая организация для работы должна иметь основную печать, которая является подтверждением подписи должностного лица, расписавшегося на документе. В связи с этим печать обязательно должна содержать информацию об организации. На печати указывается полное наименование в именительном падеже юридического лица с указанием организационно-правовой формы, ИНН, ОГРН, инспекция налоговой службы, где зарегистрирована организация или ИП. Также печать может содержать фирменное наименование общества на иностранном языке. Печать частного предпринимателя, который работает без образования юридического лица, походит на печать организации. Она имеет такую же функцию: заверяет подпись предпринимателя.

Дополнительная печать

Если организация имеет филиалы, то заказываются дополнительные печати, которые аналогичны основной, но имеют порядковый номер. В большой организации часто появляется необходимость наличия нескольких разных печатей, предназначенных для каждого подразделения. В данном случае на печати должна находиться дополнительная надпись. Например: «Для счетов», «Секретариат», «Для справок» и другие. Дополнительные печати используются для заверения копий документов, выдачи справок, учетных документов, подтверждения выписок из документов и прочих действий.

Личная печать

Личные печати существуют у врачей и нотариусов, которые несут личную ответственность за заверенные нотариальные документы или выписанные рецепты. Поэтому они используют личную печать в дополнение к основной печати организации, где они работают. В случае каких-либо осложнений это помогает установить, кто выписывал или заверял соответствующий документ.

Факсимиле

Факсимиле является печатью, которая воспроизводит подпись официального лица. Гражданский кодекс разрешает применять факсимиле лишь в случаях, когда его использование упомянуто в договоре. Запрещается применять факсимиле на первичных документах, где подпись должна быть собственноручной, и на документах, которые подразумевают материальную ответственность.

Штампы

При заполнении накладной, подписании договоров и прочих документов приходится часто писать реквизиты фирмы, адрес, банковские счета и другую информацию, необходимую в делопроизводстве. Для ускорения документооборота на выручку приходят штампы. Они не обязательны, но удобны. В отличие от печати, штампы ничего не подтверждают и не удостоверяют. Они выполняют чисто информационную функцию. Штамп представляет собой вид печати, имеющий прямоугольную форму. Формально штампы заменяют запись от руки в однотипных повторяющихся ситуациях, предусмотренных бумажным делопроизводством. Основная функция штампа — ускорение процесса документооборота и придание документу юридической силы.

Разновидности штампов

Основные виды штампов:

• Адресный или угловой штамп применяется в основном если в организации отсутствуют фирменные бланки. Угловой штамп используется при выдаче текущих справок, краткосрочной переписке и других случаях. Этот вид штампов, который изготовлен в соответствии с законодательными требованиями, придает любому документу официальный характер. Такие штампы содержат много информации, которая включает название организации, ее юридический и фактический адрес, идентификационный налоговый номер, банковские реквизиты и прочие.

• Несложные штампы предназначены для товарных чеков, платежных ведомостей, приходных и расходных ордеров. В зависимости от назначения, они изготавливаются со словами «Погашено», «Получено», «Оплачено» и т. д.

• Регистрационные штампы используются для входящей документации. Они устанавливают ответственность предприятия за документ и являются началом отсчета срока исполнения. В таком штампе содержится наименование предприятия, а также поля, где указывается дата поступления входящего документа и его номер. Этот штамп не ставится на приложениях к документу.

• Штамп ограничения доступа ставится на каждом листе документа в верхнем правом углу. Он может содержать дополнительные данные, предусмотренные законодательством, которые отнесены к конфиденциальной информации или государственной тайне.

• Штампы с реквизитами предприятия изготавливаются обычно с рамкой и имеют небольшой размер. Они содержат краткое наименование предприятия, место его регистрации, идентификационный налоговый номер и используются в основном для договоров, копий документов, счетов-фактур или доверенностей.

• Маркировочные штампы применяются для внутренних нужд организации. Их содержание, размеры и форма не регламентируются. Применение специальной штемпельной краски дает возможность использовать такие штампы для выполнения некоторых производственных задач, в том числе маркировки тары, пластмассы, то есть разных материалов и поверхностей.

• Датеры используются для проставления даты. Они имеют специальный ролик, где обозначаются дни, месяцы и год.

• Нумераторы позволяют нумеровать документы.

Экслибрис

Экслибрис сегодня практически забыт. Раньше любой собиратель библиотеки проставлял свой собственный знак, который указывал на принадлежность книги именно к его библиотеке. Рисунок для экслибриса владелец выбирал произвольно. Подобные штампы помогали историкам, букинистам и архивариусам в их исследованиях. Сейчас можно увидеть только шрифтовые экслибрисы — обычный чернильный штамп на библиотечных книгах.

Прочие штампы

Среди нотариальных дополнительных штампов чаще всего используются «Копия верна», «Нотариус» и прочие. К медицинским относятся дополнительные штампы — «Медицинский осмотр пройден», «Терапевт», «Хирург», «Отрицательно», «Санировано» и т. п. Существуют также различные штампы в виде «Проверка произведена», «Снят с учета», которые могут использоваться разными организациями для конкретных целей.

Внутренний аудитор. Консультант по налоговому и бухгалтерскому учету. Буду рад вашим вопросам в комментариях к моим статьям.

Каждое предприятие в своей деятельности использует печати и штампы для заверения различного рода документации. Некоторые предприятия ограничиваются одной печатью, а некоторым, деятельность которых более масштабная, необходимо использовать несколько различных печатей. В этой связи возникает необходимость учета, правильного использования и хранения печатей, имеющихся в распоряжении у предприятия. На законодательном уровне эти вопросы регулирует Инструкция .

Ответственность за законность использования и хранения печатей и штампов возлагается на руководителя предприятия. Если руководитель меняется, то печати передаются ему актом. Также руководитель может своим приказом переложить ответственность за хранение и использование печатей на непосредственно подчиненного работника. Хранения печатей и штампов происходит в сейфах или металлических шкафах. В случае утери печати необходимо немедленно сообщить об этом в органы МВД.

Согласно п.3.2.6 Инструкции , предприятия могут иметь только один экземпляр основной каучуковой или металлической печати. Однако на крупных предприятиях, со сложной организационной структурой, не достаточно одного экземпляра печати для осуществления повседневной деятельности. В этом случае необходимо изготовление дополнительных печатей.

Изготовление дополнительных печатей

Основное отличие дополнительных печатей, состоит в том, что они должны обязательно отличаться от основной. Дополнительные печати можно разделить на три вида:

1. Дополнительные печати, являющиеся аналогами основной, только с цифрами «1», «2», «3» и т.д.

2. Печати для отдельных отделов или филиалов.

3. Печати для заверения отдельных видов документов.

Изготовление дополнительных печатей оформляется приказом по предприятию, в котором обосновываются необходимость изготовления, определяется перечень и виды печатей, и назначаются ответственные лица, которые будут подавать ходатайство в орган МВД и ответственные за использование и хранение печатей.

Примерный текст приказа о изготовление дополнительных печатей имеет следующий вид:

Шапка документа

В связи с увеличение объемов документации предприятия, необходимости удостоверения подписей ответственных лиц, оперативным заключением договоров для обеспечения деятельности структурных подразделений предприятия. В связи с тем, что наличие одной печати не достаточна для обеспечения эффективной деятельности предприятия. (В этом пункте должна обосноваться причина, зачем предприятию дополнительные печати)

Ю:

1. Ходатайствовать перед ГУ УМВД в г. Донецк о выдаче разрешения на изготовление дополнительных круглых печатей «Финансового отдела», «Отдела кадров» и треугольной печати «Для справок» (указываются виды и назначение печатей, которые нужно изготовить).

2. Ответственного за получение разрешения на изготовление дополнительных печатей «Финансового отдела», «Отдела кадров», «Для справок», назначаю Иванова Ивана Ивановича, заместителя директора предприятия (назначается ответственное лицо, непосредственно подчиненный работник, который будет заниматься изготовлением печатей,).

3. Ответственными за использование и хранение назначить:

— Круглой печати «Финансового отдела» Петренко Петра Петровича, начальника финансового отдела;

— Круглой печати «Отдела кадров» Ефросинину Анну Семеновну, начальника отдела кадров;

— Треугольной печати «Для справок» Лагутин Марию Петровну, секретаря канцелярии.

4. Определить следующий использования печатей:

4.1. Круглая печать «Финансового отдела» используется на: (перечень документов, на которых будет относиться эта печать, аналогично для каждой печати).

* Приложение к Приказу должен содержать образцы печатей, на которые подается ходатайство о выдаче разрешения на изготовление.

Дата, подпись, Директор предприятия.

Бухгалтерский учет печатей

Учет печатей ведется в «Журнале учета и выдачи печатей и штампов», согласно Приложению 12 к Инструкции . Его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. Этот журнал имеет следующий вид:

Журнал
учета и выдачи печатей и штампов

№ п/п Оттиски печатей и штампов Кому выдано Дата получения и расписка о получении Примечание
Наименование раздела, в котором хранятся печати Фамилия и инициалы ответственного лица Дата и расписка о получении

Печати учитываются, в зависимости от сроков их использования, на счете 117 «Прочие необоротные материальные активы», или на счете 22 «Малоценные быстроизнашивающиеся предметы». В бухгалтерском учете имеют место следующие проводки:

№ п/п Содержание хозяйственной операции Корреспонденция счетов Сумма, грн.
Дт Кт
Куплено печать как НМА 153 631 800
Как МБП 22 631 200
Уплачено за печати 631 311,301 800,200
Введено в експлуатацию 117 153 800
Списано на расходы МБП 23,91,93 22 200
Начислена амортизация за месяць (сумма условная) 23,91,92 132 30

В налоговом учете затраты на приобретение печатей и штампов включаются в валовые расходы.

Уничтожение печатей

В случае закрытия предприятия печати и штампы необходимо сдать на уничтожение в органы МВД. Для этого подается заявление, где указывается:

— Количество печатей и штампов, что надо уничтожить;

— Основание для уничтожения печатей;

— Фамилия, имя, отчество лица, ответственна за уничтожение;

— Фамилия, имя, отчество руководителя, либо уполномоченного лица, подающего заявление.

К заявлению прилагаются все печати, которые надо уничтожить, их отпечатки в двух экземплярах, а также копия квитанции об оплате услуг по уничтожению. После уничтожения печатей вам выдадут квитанцию, которая будет удостоверять факт уничтожения.

Итак, мы выяснили как надо использовать, учитывать, сохранять печати и штампы предприятия, как издавать приказ по предприятию о изготовлении дополнительных печатей и какие действия надо предпринять, чтобы уничтожить печати в случае закрытия предприятия. Как видим в этом нет ничего сложного.

Список литературы

«Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам иконавчои власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовление печатей и штампов, а также порядок выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов «утверждена приказом МВД Украины от 11.01.1999 № 17.

Бухгалтерский учет, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *