Отпуск в аванс увольнение

  • автор:

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 26 сентября 2018 г.

Ежегодно работникам предоставляются отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114, ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет в общем случае 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

При этом в отдельных случаях предоставление отпуска работнику до истечения 6 месяцев его непрерывной работы является обязанностью работодателя. Это касается, например, женщин перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, работников в возрасте до 18 лет, работников, усыновивших ребенка в возрасте до 3 месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

А как быть, если работник, получивший отпуск авансом и решил уволиться, так и не заработав права на отгулянный отпуск? Об удержании из заработной платы неотработанных отпускных расскажем в нашей консультации.

Всегда ли можно удержать за неотработанные дни отпуска?

ТК РФ разрешает производить удержание из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю за неотработанные дни отпуска, если такой работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Однако в этом правиле есть исключения. Нельзя будет удержать суммы за неотработанные дни отпуска, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным:

  • п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ – отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;
  • п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – ликвидация организации либо прекращение деятельности ИП;
  • п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – сокращение численности или штата работников организации, ИП;
  • п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
  • п. 1 ч.1 ст. 83 ТК РФ — призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
  • п. 2 ч.1 ст. 83 ТК РФ — восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
  • п. 5 ч.1 ст. 83 ТК РФ — признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением;
  • п. 6 ч.1 ст. 83 ТК РФ — смерть работника либо работодателя-физлица, а также признание судом работника либо работодателя-физлица умершим или безвестно отсутствующим;
  • п. 7 ч.1 ст. 83 ТК РФ — наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства).

Производим удержание излишне выданных отпускных

Приняв решение удержать из зарплаты увольняющегося работника излишне выплаченные отпускные и произведя расчет удержания за неотработанные дни отпуска, работодатель издает соответствующий приказ. Нужно помнить, что размер удержаний не может превышать 20% от суммы, причитающейся к выплате работнику (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Если сумма, подлежащая удержанию из зарплаты работника, превышает 20% выплачиваемой суммы или работнику вообще не были начислены выплаты, из которых можно было бы произвести удержание, работник может добровольно внести сумму за неотработанные дни отпуска в кассу работодателя или перечислить их на расчетный счет. Взыскать данную сумму с работника в судебном порядке нельзя (ч. 4 ст. 137 ТК РФ, Определение ВС от 14.03.2014 № 19-КГ13-18).

Удержание за неотработанные дни отпуска: проводки

При удержании из заработной платы увольняющегося работника отпускных за неотработанные дни составляются сторнировочные записи. Они аналогичны записям, которыми отпускные были начислены, но суммы в проводках отражаются со знаком «-» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. – Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» СТОРНО

Налоговая база по НДФЛ при удержании за неотработанные дни отпуска уменьшается на излишне начисленную сумму отпускных. Предположим, что излишне были начислены отпускные в размере 19 000 руб., НДФЛ с них – 2 470 руб. (19 000 руб. * 13%). В месяце увольнения работнику было начислено 130 000 руб. Следовательно, с выплачиваемой при увольнении суммы подлежит удержанию НДФЛ в размере 14 430 руб. ((130 000 руб. – 19 000 руб.) * 13%). Подлежащий удержанию НДФЛ отражается в общем порядке (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счета 70 – Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ»

Например, если увольняющийся работник отгулял «авансом». В этом случае работодатель вправе удержать сумму за неотработанные дни. Проблема в том, что действующим налоговым и трудовым законодательством данный вопрос регулируется далеко не в полной мере и вернуть все незаработанные деньги можно не всегда.

Трудовое законодательство РФ диктует требование: каждый официально трудоустроенный сотрудник обязан получить определенное по статусу, должности и внутренним документам компании количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Для кого-то это 28 календарных дней в рабочем году, а для кого-то – 56 дней в течение года. Для каждого есть свои преференции, закрепленные в нормах ТК РФ и локальных актах предприятия.

Право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ), но, если сотрудник и работодатель договорятся между собой, отпуск можно взять и ранее, практически сразу после зачисления в штат. Работодатель может принять во внимание причину, по которой человек обращается за отпуском, а также «ценность» работника.

До истечения 6 месяцев работодатель обязан предоставить отпуск следующим работникам по их требованию:

• женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после них;

• мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;

• работникам в возрасте до 18 лет;

• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;

• совместителям одновременно с отпуском по основной работе.

При этом по истечении 6 месяцев работы (вышеперечисленные категории работников – ранее) работник имеет право на полный отпуск, предусмотренный трудовым договором, а не на часть отпуска пропорционально отработанному времени.

Далее отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации графиком отпусков (ст. 122 ТК РФ). Работодатель обязан составить и утвердить график отпусков на следующий год не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О начале отпуска работника необходимо известить под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Следует помнить о льготных категориях работников, которые имеют право выбора периода отпуска (и работодатель обязан предоставить отпуск в это время):

· женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после них либо по окончании отпуска по уходу за ребенком;

· работники в возрасте до 18 лет;

· работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;

· один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

· муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;

· работники, которые ранее были отозваны из отпуска (им должна быть предоставлена неиспользованная его часть);

· лица, отнесенные к категории ветеранов соответствующим законом «О ветеранах»;

· граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне;

· граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;

· ·граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Течу;

· ·доноры крови и ее компонентов, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России»;

· герои труда, герои СССР и России, полные кавалеры орденов Славы;

· супруги военнослужащих (отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих);

· лица, работающие по совместительству (отпуск предоставляются одновременно с отпуском по основной работе).

Недавно в число этих льготников добавили лиц, у которых 3 и более детей младше 12 лет. Таким многодетным работодатель также должен предоставлять отпуск в удобное для них время.

Если работодатель отказывает в предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска по каким-либо причинам или не предоставляет этот отпуск в положенное время, то работник вправе обратиться за защитой своих прав в территориальный орган Роструда – государственную инспекцию труда, а также в суд.

Обратите внимание, что в случае предоставления работнику досрочного отпуска он должен быть предоставлен в полном размере и полностью оплачен. При этом к ежегодному основному отпуску присоединяются и дополнительные отпуска при условии, что работник имеет на них право. Вопрос о возможности предоставления отпуска авансом может быть также отрегулирован в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации. Согласно части 9 статьи 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала.

Работодатель не может запретить отгуливать отпуск целиком. Об этом сообщили консультанты Роструда на сайте «Онлайнинспекция.рф». Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части возможно только по взаимному согласию работника и работодателя (ч. 1 ст. 125 ТК). Если работник и работодатель не могут прийти к соглашению о разделении, то отпуск должен быть предоставлен целиком в соответствии с графиком отпусков.

Работодатель может отказать сотруднику в предоставлении отпуска авансом, если он не предусмотрен в графике (апелляционные определения Хабаровского краевого суда от 17.06.2015 № 33-3137/2015, Ставропольского краевого суда от 19.09.2014 № 33-5400/2014). В случае если авансовый отпуск уже внесен в график, а тот утвержден, то работодатель по своей инициативе не может отказать в предоставлении отпуска. Даже если предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска может привести к неблагоприятным последствиям для работодателя.

Когда можно увольняться

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за 2 недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении (п. 3 ч. 1 ст. 77, ч. 1 ст. 80 ТК РФ). В день прекращения трудового договора организация обязана произвести окончательный расчет с работником и выдать ему трудовую книжку (ч. 3, 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 140 ТК РФ).

Недавно Роструд рассматривал следующую ситуацию. Работник написал заявление на отпуск с 1 по 14 ноября 2019 года. Отпускные пришли 24 октября, и на следующий день он написал заявление на увольнение по собственному желанию. Две недели отработки заканчиваются 8 ноября – в период, выпадающий как раз на отпуск. Работодатель отказался увольнять работника, объясняя это тем, что выплачены отпускные, и потребовал переписать заявление на увольнение, проставив дату после окончания отпуска. Работник отказался. Консультанты Роструда считают, что в описанной ситуации прав работник. Он не обязан переписывать заявление об увольнении по собственному желанию, а работодатель по истечении срока уведомления об увольнении как раз обязан работника рассчитать. Препятствовать увольнению по собственному желанию работодатель не вправе. Работник может уволиться и во время отпуска, и во время болезни. И не обязан отрабатывать выплаченные отпускные.

Итак, работник может получить отпуск не за фактически отработанное время, а «авансом». Часть выплаченных ему отпускных будет являться авансом за предстоящую работу в организации. Очевидно, что если сотрудник еще не отработал свои дни отпуска, то в случае увольнения до конца рабочего года, за который такой отпуск был представлен, работодатель окажется в минусе.

Право работодателя на удержание долга за неотработанный отпуск

При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска работодатель вправе удержать из его заработной платы образовавшуюся задолженность (абзац 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Такое удержание допускается и абзацем 1 п. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169. Для удержания заявление от работника или его согласие не требуется.

Целью удержания сумм отпускных именно из зарплаты является погашение задолженности работодателю, ибо эти суммы работником не заработаны. Они были выданы работнику с условием их последующей отработки, однако тот данное условие не выполнил. Получив незаработанные деньги, он неосновательно обогатился, а выдавший их работодатель понес убыток.

Погашение долга увольняющегося работника перед работодателем возможно из всех выплат, кроме средств, с которых не производится удержание согласно нормам ТК РФ или иных законов. К таким выплатам относятся различные пособия по социальному страхованию, суммы возмещения нанесенного работнику вреда и другие целевые выплаты, не связанные напрямую с количеством, качеством и условиями труда работника.

Удержание согласно ч. 3 ст. 137 ТК РФ должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных. Возможность удержать излишне выплаченные отпускные зависит от двух обстоятельств – величины удержания и причины увольнения.

Когда действует запрет

Удержания за дни отпуска, предоставленные «авансом», не производятся, в случае если работник увольняется по ряду оснований, прямо указанных в ТК РФ (абзац 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ):

· отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, которое выдано в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);

· ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

· сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

· смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

· призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

· восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

· признание работника полностью не способным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

· смерть работника либо работодателя – физического лица, а также признание судом работника либо работодателя – физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

· наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Законодательство здесь однозначно, так как основания для увольнения в вышеперечисленных вариантах не зависят от человека, значит, работодатель не имеет права удерживать неотработанные им отпускные.

Ограничения в сумме удержания

Согласно статье 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику. Это правило распространится только на зарплату, под данное ограничение не подпадут иные выплаты, не связанные с вознаграждением за труд и сопутствующими ему начислениями компенсационного и стимулирующего характера.

Предусмотренные данной нормой ограничения при удержаниях за неотработанный отпуск, по мнению автора, не должны применяться. Законодатель, как следует из абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, не ограничивает работодателя каким-либо процентным лимитом, а однозначно указывает на допустимость удержания долга в размере всех неотработанных дней. То есть действует специальная норма абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, а не общая (ст. 138 ТК РФ).

Есть мнение судей, что установленные статьей 138 ТК РФ ограничения удержания из заработной платы работника применяются при каждой ее выплате, то есть при систематических (ежемесячных) выплатах заработной платы, а не в случае окончательного расчета между работником и работодателем в связи с прекращением трудовых отношений. Таким образом, сумма, которую работодатель вправе удержать с работника за неотработанные дни отпуска при увольнении, ограничена только самой суммой выплат при увольнении (см. определения ВС Республики Хакасия от 16.10.2018 № 33-2690/2018, Нижегородского облсуда от 05.06.2018 № 33-6524/2018, Волгоградского облсуда от 26.04.2018 № 33-6322/2018, ВС Республики Крым от 29.03.2017 № 33-2022/2017, суда ЯНАО от 16.03.2017 № 33-569/2017, Курганского облсуда от 21.02.2017 № 33-698/2017, решение Воронежского облсуда от 10.01.2017 № 21-24/2017).

Но Роструд считает, что размер удержания за неотработанный отпуск не может составлять более 20% от заработной платы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Роструда от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142). Придерживаются такого мнения и некоторые суды (см. определения Свердловского облсуда от 09.10.2018 № 33-17887/2018, суда ХМАО от 20.02.2018 № 33-1346/2018, Ярославского облсуда от 11.05.2017 № 33-3207/2017). Отметим, что удержание осуществляется из суммы, получаемой работником на руки, за минусом НДФЛ (Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852). Если удержать с работника без его согласия свыше 20% от причитающейся выплаты при увольнении, есть риск привлечения трудинспекцией к административной ответственности за неполную выплату положенных сотруднику сумм. Штраф для компании может быть от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб., для руководителя – от 10 тыс. руб. до 20 тыс. руб.

Поэтому в ситуации, когда начисленных сотруднику при увольнении сумм недостаточно для полного погашения задолженности или ограничения, установленные статьей 138 ТК РФ, не позволяют полностью погасить задолженность, оставшуюся часть работник может добровольно возвратить путем внесения в кассу работодателя или перечислить на его расчетный счет (Письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Если же работник откажется от добровольного возмещения отпускных, то задолженность за неотработанные дни отпуска взысканию в судебном порядке не подлежит. К такому выводу пришел Верховный суд РФ в определении от 25.10.2013 № 69-КГ13-6. Вывод о невозможности взыскания с уволенного работника отпускных, выплаченных за неотработанные дни отпуска, включен в Обзор судебной практики ВС РФ, который является обязательным для всех судов общей юрисдикции. Аналогичное мнение высказано и в определениях ВС РФ от 5 февраля 2018 года № 59-КГ17-19, от 29.08.2014 № 70-КГ14-4, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, от 12.09.2014 № 74-КГ14-3.

Даже если работник выдал письменное обязательство, что в случае увольнения в течение определенного срока вернет работодателю денежные средства, полученные за использованный авансом отпуск, но принятую на себя обязанность не исполнил, взыскать отпускные в судебном порядке все равно не получится. Наличие каких-либо соглашений между работником и работодателем по поводу добровольного возврата излишне выплаченных сумм не указано в законе в качестве самостоятельного основания для их принудительного взыскания (Определение ВС РФ от 14.03.2014 № 19-КГ13-18).

Работник не может быть принужден к внесению сумм наличных денежных средств в кассу организации, в том числе и посредством задержки выдачи трудовой книжки, оформления увольнения и т. п. За любые задержки оформления процедуры увольнения работодатель несет материальную ответственность в порядке статьи 234 ТК РФ.

Если он отказывается, то следует обратить внимание на формулировку статьи 137 ТК РФ, согласно которой удержания «могут производиться», а не «должны производиться». Это право работодателя, а не его обязанность. Поэтому при недостаточности сумм для удержания он вправе отказываться от удержаний.

Налоги и сборы

Если долг работника укладывается в 20% последних выплат, то никаких проблем нет. Для удержания из зарплаты задолженности за неотработанные дни отпуска работодатель должен издать соответствующий приказ (распоряжение). Унифицированной формы такого документа нет, поэтому работодатель вправе составить его в произвольной форме. В нем следует указать Ф. И. О. и должность работника, количество фактически отработанного времени и календарных дней отпуска. В приказе рекомендуется предусмотреть графу для внесения записи о том, что работник ознакомлен с ним. Согласия работника на такое удержание не требуется (п. 3 ст. 137 ТК РФ). Просто необходимо ознакомить его под роспись с приказом об удержании.

При выплате отпускных (в том числе и за неотработанные дни отпуска) работник получил доход и компания на основании пункта 4 статьи 226 НК РФ правомерно удержала с него НДФЛ. Поэтому в случае возврата суммы излишне выплаченных отпускных сумма к возврату также рассчитывается за вычетом НДФЛ.

Компания должна провести корректировку отпускных в периоде их начисления и представить за этот период уточненный расчет 6-НДФЛ. Потому что возвращенные суммы не будут являться доходом работника (Письмо Минфина РФ от 30.10.2015 № 03-04-07/62635 направлено Письмом ФНС РФ от 11.11.2015 № БС-4-11/19749@). Переплата налога может быть возвращена налоговому агенту в рамках статьи 78 НК РФ, определяющей порядок зачета или возврата сумм излишне уплаченного налога, на основании пункта 14 статьи 78 НК РФ. В этом случае налоговый агент вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджет.

Следует обратить внимание на ситуацию, когда работник увольняется в январе, а долг за отпуск у него больше, чем начислено выплат в текущем периоде. Тогда при возмещении работодателю долга возникает проблема с отражением операции в отчетности по НДФЛ и страховым взносам, поскольку в текущем периоде база скорректирована быть не может. Отрицательных значений при заполнении показателей строк отчетности не предусмотрено. Поэтому следует скорректировать базу за период начисления отпускных в прошлом году. В текущем отчетном периоде сумма произведенного перерасчета за предшествующий период в расчете не отражается (письма ФНС РФ от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@, от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479).

Как правило, до конца января отчетность по НДФЛ и страховым взносам за предыдущий год еще не сдана. Поэтому необходимо уточнить сумму начислений по увольняемому работнику с учетом возврата им переплаты за отпуск, предоставленный авансом.

Базу для страховых взносов формируют выплаты и вознаграждения, начисленные в пользу физического лица с начала календарного года (п. 1 ст. 421 НК РФ). За период, в котором отпускные были начислены, суммы отпускных и страховые взносы с них были отражены в расчете по страховым взносам правомерно.

При увольнении выплаты работнику, на которые производится начисление страховых взносов, увеличиваются на сумму начисленной заработной платы и уменьшаются на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска, начисленную в текущем календарном году и подлежащую возврату работником (с учетом удержанного при ее выплате НДФЛ). Соответственно, страховые взносы начисляются на сумму причитающейся работнику при увольнении заработной платы за вычетом суммы отпускных за неотработанные дни отпуска. Корректировать базу в периоде начисления отпускных не нужно.

Порядок налогового учета сумм, подлежащих возмещению работником при увольнении, главой 25 НК РФ не установлен. Поскольку начисление отпускных за предоставленный отпуск работнику было произведено правомерно, их возмещение работником не приводит к возникновению ошибки при исчислении налоговой базы в периоде начисления отпускных, подлежащей исправлению в порядке, установленном статьей 54 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 22.07.2016 № 03-03-06/1/43097). Поэтому корректировок в связи с последующим удержанием излишне выплаченных отпускных проводить не нужно.

Операция по удержанию относится к периоду увольнения работника. Ее результатом является поступление денежных средств работника в собственность компании. То есть она получает доход. Поскольку он не связан с реализацией, его нужно учесть в составе внереализационных доходов на основании статьи 250 НК РФ. Так же считают финансисты и налоговики (письма Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-03-05/224, УФНС РФ по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@). При этом они указывают, что в доходы нужно включить ту сумму, которая ранее была учтена в расходах.

Несговорчивый работник

Избежать удержаний можно, подписав соглашение о прощении долга. Простить долг работнику означает не поднимать вопрос о его наличии и не требовать его погашения. Лучше составить документ, в котором отразится воля сторон по погашению задолженности.

По страховым взносам никаких последствий не будет. Поскольку отпускные за неотработанные дни были выплачены работнику, компания правомерно начислила на них страховые взносы. А так как работник эту выплату не возвращает, оснований для корректировки базы по страховым взносам нет. Аналогичной позиции придерживаются и специалисты Минфина РФ (Письмо от 26.07.2018 № 03-15-06/52554).

Если работник не возвращает излишнюю сумму отпускных, такие суммы не будут признаваться его доходом, так как с них уже удержан НДФЛ и указанная сумма не подлежит возврату, зачету в связи с отсутствием переплаты по НДФЛ (письма Минфина РФ от 26.12.2017 № 03-04-06/86736, УФНС РФ по г. Москве в письме от 28.06.2018 № 20-15/138129).

На момент предоставления отпуска «авансом» сумма отпускных была выплачена на законных основаниях (выплаченные работнику отпускные были учтены для целей налогообложения в составе расходов на оплату труда на основании ст. 255 НК РФ). Поэтому нельзя говорить о наличии ошибки, а значит, и вносить исправления в налоговый учет прошедшего отчетного периода не нужно (п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 81 НК РФ).

Если работник долг не возвращает, понесенные компанией затраты на оплату неотработанных дней отпуска перестают отвечать критериям признания расходов, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ. По мнению налоговых органов, расходы работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не должны учитываться при формировании налогооблагаемой прибыли (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148). Если оставшуюся часть долга работодатель прощает сотруднику, то в периоде увольнения работника организация должна отразить в учете внереализационный доход (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Обратите внимание: исключать из расходов страховые взносы, начисленные на невозвращенные суммы отпускных за неотработанные дни, не нужно. Минфин РФ неоднократно разъяснял, что статья 270 НК РФ не содержит запрета на учет в расходах страховых взносов, начисленных на выплаты и вознаграждения, которые не признаются расходами в целях главы 25 НК РФ (письма от 09.06.2014 № 03-03-06/1/27634, от 21.10.2016 № 03-03-06/1/61454).

Как избежать потерь

Увольняющийся работник не несет рисков: если он отгулял лишнее, в момент расчета с него может быть просто удержана сумма за это. А вот работодатель в таком варианте рискует не вернуть уже выплаченную сумму. Дабы этого избежать, нужно строго следить, чтобы отпуск предоставлялся за отработанный период. По смыслу статьи 122 и статьи 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован, как правило, в течение текущего рабочего года. То есть отпуск за конкретный рабочий год должен быть предоставлен либо в текущем рабочем году, либо (в исключительных случаях) в следующем, но не может быть предоставлен до начала того рабочего года, за который он положен (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 25.05.2017 № 33-10206/2017, Решение Новоильинского районного суда г. Новокузнецка Кемеровской области от 22.03.2017 № 2-325/2017).

ТК РФ не содержит нормы, устанавливающей обязанность работодателя при составлении графика отпусков учитывать пожелания работников, если эти работники не имеют права на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время.

Соответственно, для исключения ситуации, при которой работнику предоставляется отпуск авансом, работодатель при составлении графика отпусков должен соблюсти условие, чтобы ежегодный оплачиваемый отпуск работнику был запланирован в текущем рабочем году. Кроме того, во многих компаниях отпуска авансом предоставляют только сотрудникам, статус которых подпадает под положения статьи 260 ТК РФ (тем, кому работодатель обязан дать время отдыха в любые дни).

И здесь наниматели действуют на 100% по трудовому законодательству, где устанавливается, что главным документом, который регулирует отпуска всех сотрудников, является ратифицированный график. А для недавно принятых сотрудников отпуск положен только после 6 месяцев работы, когда 14 дней отпуска уже заработаны. То есть отказ во внеплановом отпуске здесь правомерен.

Если же все-таки жизненные обстоятельства вынуждают человека просить внеочередной отпуск, а работодатель не хочет лишаться ценного сотрудника и согласовывает ему этот отдых, то при увольнении этого сотрудника стороны должны договориться об удержании.

Когда производят удержания

Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный отпуск. В этом случае сумму отпускных, приходящуюся на неотработанное время, удержите при начислении зарплаты.

Совет: есть способ, который позволит избежать наличия неотработанных отпусков в организации. Он заключается в следующем.

Попросите сотрудника, уходящего в отпуск авансом, написать два заявления:

  • о предоставлении очередного отпуска – на дни отпуска, положенные за отработанный период;
  • о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты – на дни отпуска, предоставляемые авансом.

Тогда неотработанных отпускных у организации не будет.

Указанный порядок предоставления отпуска с учетом фактически отработанного времени (с разделением отпуска на части) можно предусмотреть в коллективном (трудовом) договоре или в других внутренних документах организации.

Когда нельзя производить удержания

Удержания нельзя проводить, если сотрудник увольняется:

  • из-за ликвидации организации;
  • по сокращению штата;
  • при отказе от перевода на другую работу (отсутствии в организации другой работы) по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению;
  • из-за восстановления на работе прежнего сотрудника;
  • в связи с призывом на военную службу, наступлением полной нетрудоспособности, стихийным бедствием;
  • из-за смены собственника организации.

Такие правила предусмотрены в абзаце 5 части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ.

Расчет суммы удержаний

Рассчитывать сумму удержаний нужно в таком порядке.

Сначала определите количество месяцев, не отработанных до окончания рабочего года, в счет которого сотруднику был предоставлен отпуск. В расчет принимайте полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывайте, а остаток от 15 календарных дней и более округляйте до полного месяца.

Такой порядок предусмотрен пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169. Хотя этот документ был принят давно, он продолжает действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Пример расчета фактически отработанных месяцев при увольнении сотрудника до окончания рабочего года

Сотрудник был принят на работу 18 июня 2015 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 18 июня 2015 года по 17 июня 2016 года. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудник использовал в декабре 2015 года.

Сотрудник увольняется по собственному желанию 4 марта 2016 года.

Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года составляет 3 месяца 13 дней. Эта величина округляется до трех полных месяцев. Таким образом, при увольнении организация вправе удержать с сотрудника сумму отпускных, начисленных за три неотработанных месяца.

Затем рассчитайте общую сумму, которую нужно удержать из зарплаты сотрудника при увольнении, по формуле:

Сумма удержаний = Средний дневной заработок, исходя из которого были рассчитаны отпускные × Количество неотработанных месяцев × Продолжительность отпуска, положенного сотруднику за год (как правило, 28 дней) : 12 месяцев

Сотрудник должен возместить организации всю сумму неотработанных отпускных. Из его месячной зарплаты (в т. ч. и выплачиваемой при увольнении) можно удержать всю начисленную сумму.

Пример расчета суммы удержаний из зарплаты сотрудника за неотработанные дни отпуска

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова была принята на работу 18 июня 2015 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 18 июня 2015 года по 17 июня 2016 года. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудница использовала в декабре 2015 года. Ее средний дневной заработок для расчета отпускных составил 501 руб./дн.

Иванова увольняется по собственному желанию 8 апреля 2016 года.

Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года – два месяца девять дней. Эта величина округляется до двух полных месяцев.

За отработанные дни апреля 2016 года Ивановой начислено 10 000 руб.

Из зарплаты сотрудницы за апрель бухгалтер удержал всю сумму – 2338 руб., так как эта сумма не превысила суммы выплаты сотруднице за минусом НДФЛ:
2338 руб. < 8700 руб. (10 000 руб. – 10 000 руб. × 13%).

При окончательном расчете Иванова получила 6362 руб. (8700 руб. – 2338 руб.).

Если удержание из зарплаты произвести невозможно

Ситуация: что делать, если удержать отпускные, выданные авансом, из зарплаты сотрудника невозможно (например, для этого недостаточно последней зарплаты)?

Предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Если сотрудник добровольно не вернет данную сумму, то взыскать ее потом в судебном порядке организация не сможет.

Дело в том, что статья 137 Трудового кодекса РФ предусматривает, что при увольнении сотрудника излишне выплаченные отпускные за неотработанный отпуск можно удержать из его зарплаты. То есть данная норма предполагает возможность удержаний только из последней зарплаты сотрудника и непосредственно при его увольнении. При этом взыскать излишне выплаченные отпускные с бывшего сотрудника (уже после его увольнения) через суд трудовое законодательство не позволяет. Именно так традиционно рассуждают судьи. В частности, об этом свидетельствуют определения Верховного суда РФ от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6 и от 29 августа 2014 г. № 70-КГ14-4.

Стоит отметить, что ранее в законодательстве существовала норма, прямо запрещавшая взыскивать излишне выплаченные отпускные в судебном порядке (абз. 3 п. 2 Правил, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169). Несмотря на то что она утратила силу (приказ Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 253), взыскать излишне выплаченные отпускные с бывшего сотрудника через суд по-прежнему нельзя.

Таким образом, единственный выход в данной ситуации – договориться с сотрудником о добровольном возврате недостающей суммы.

Из этого порядка есть исключения, когда с сотрудника ничего удерживать не нужно, даже если отпуск остался неотработанным (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Бухучет отпускных

В бухучете удержания за неотработанные дни отпуска отражайте корректировочными записями (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10).

Если отпускные начислены за счет оценочного обязательства на оплату отпусков:

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 70

– сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.

Если организация (например, субъект малого предпринимательства) воспользовалась правом не создавать оценочное обязательство на оплату отпусков:

Дебет 20 (23, 26, 29…) Кредит 70

– сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.

Корректировочные записи делайте на основании бухгалтерской справки.

Пересчет НДФЛ и взносов

Порядок пересчета НДФЛ и страховых взносов зависит от того, когда увольняется сотрудник. Возможно два варианта:

  • отпуск и увольнение в одном году;
  • отпуск и увольнение в разные годы.

Ситуация: как удержать НДФЛ и начислить страховые взносы при удержании отпускных за неотработанные дни отпуска? Отпуск и увольнение приходятся на разные отчетные периоды, но в пределах одного года.

Ответ на этот вопрос зависит от того, достаточна сумма последней зарплаты сотрудника для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска или нет.

В рассматриваемой ситуации возможны, например, такие варианты:

  • последняя зарплата сотрудника больше суммы удержаний;
  • последняя зарплата сотрудника меньше суммы удержаний. При этом сотрудник добровольно возвращает сумму отпускных за неотработанные дни отпуска;
  • последняя зарплата сотрудника меньше суммы удержаний. При этом сотрудник отказывается добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Если суммы выплат сотруднику при увольнении достаточно для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска, то действуйте так.

В бухучете отразите начисление последней зарплаты сотрудника (без уменьшения ее на сумму излишне выплаченных отпускных). С суммы зарплаты удержите НДФЛ, начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Сумму излишне начисленных отпускных в бухучете сторнируйте. Такой вывод следует из письма Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10. Соответственно, сделайте сторнирующие проводки по удержанию НДФЛ и начислению страховых взносов с суммы излишне выплаченных отпускных. Основанием для исправительных записей служит бухгалтерская справка, отражающая сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Последнюю зарплату сотруднику выдайте за вычетом удержанных сумм отпускных.

При выплате отпускных (в т. ч. и за неотработанные дни отпуска) с них был удержан и уплачен в бюджет НДФЛ. Поэтому НДФЛ за последний месяц работы сотрудника исчислите с зачетом налога, удержанного с отпускных за неотработанные дни отпуска. Поступить так позволяют положения пунктов 2 и 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ. То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных.

Заполняя форму 2-НДФЛ за текущий год, отразите сумму отпускных за минусом излишне выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска. Сделайте это в том месяце, когда отпускные были выплачены. При увольнении датой получения дохода считается последний день работы (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому последнюю зарплату сотрудника в форме 2-НДФЛ отразите в месяце увольнения (в фактически начисленной сумме, без уменьшения на сумму удержанных отпускных).

Страховые взносы с последней зарплаты сотрудника подлежат уплате за вычетом ранее перечисленных взносов, начисленных с отпускных за неотработанные дни отпуска (т. е. сторнированных взносов). Это следует из положений части 3 статьи 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Подавать уточненные расчеты по форме РСВ-1 ПФР и форме-4 ФСС за тот отчетный период, в котором сотрудник был в отпуске, организация не обязана. Ведь в данной ситуации взносы с отпускных были исчислены правильно, то есть речи об исправлении ошибок не идет. Такая позиция высказана в письмах ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 28 мая 2010 г. № 1376-19.

Указанные расчеты составляются нарастающим итогом с начала года суммарно по всем сотрудникам. Заполняя расчеты за тот отчетный период (например, полугодие, девять месяцев), в котором произошло увольнение, уменьшите общую сумму начисленных взносов на сумму сторнированных взносов.

Корректирующий раздел 6 расчета РСВ-1 ПФР за тот период, когда сотрудник был в отпуске, подавать также не нужно.

Пример, как учесть удержание из зарплаты сотрудника сумм за неотработанные дни отпуска. Организация является субъектом малого предпринимательства и не создает резерв на оплату отпусков

Кассир магазина ООО «Альфа» А.В. Дежнева увольняется 23 мая 2016 года по собственному желанию. В феврале 2016 года Дежнева использовала ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 19 июля 2015 года по 18 июля 2016 года.

Средний дневной заработок Дежневой для оплаты отпуска составил 421 руб./дн.

Сумма отпускных составила:
421 руб./дн. × 28 дн. = 11 788 руб.

За отработанные дни мая 2016 года Дежневой начислена зарплата в сумме 27 480 руб.

На день увольнения Дежнева отработала в рабочем году 10 месяцев и 5 дней (с 19 июля 2015 года по 23 мая 2016 года). При расчете суммы удержаний учитываются только 10 месяцев, отработанные полностью.

Количество неотработанных месяцев составляет:
12 мес. – 10 мес. = 2 мес.

Всю сумму неотработанных отпускных бухгалтер «Альфы» удержал из зарплаты Дежневой за май.

Организация платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по ставке 0,2 процента. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование «Альфа» начисляет по общим тарифам.

В учете организации сделаны следующие записи.

В феврале:

Дебет 44 Кредит 70
– 11 788 руб. – начислены отпускные Дежневой;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1532 руб. (11 788 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с суммы отпускных;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 1532 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет;

Дебет 70 Кредит 51
– 10 256 руб. (11 788 руб. – 1532 руб.) – перечислены отпускные на карту Дежневой;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 2593,36 руб. (11 788 руб. × 22%) – начислены взносы в ПФР;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС»
– 341,85 руб. (11 788 руб. × 2,9%) – начислены взносы в ФСС России;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 601,19 руб. (11 788 руб. × 5,1%) – начислены взносы в ФФОМС;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 23,58 руб. (11 788 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В мае:

Дебет 44 Кредит 70
– 27 480 руб. – начислена зарплата Дежневой за май;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 3572 руб. (27 480 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с суммы зарплаты;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 6045,60 руб. (27 480 руб. × 22%) – начислены взносы в ПФР;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС»
– 796,92 руб. (27 480 руб. × 2,9%) – начислены взносы в ФСС России;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 1401,48 руб. (27 480 руб. × 5,1%) – начислены взносы в ФФОМС;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 54,96 руб. (27 480 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 44 Кредит 70
– 1964,67 руб. – сторнированы отпускные, начисленные за неотработанные дни отпуска;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 255 руб. (1964,67 руб. × 13%) – сторнирована сумма НДФЛ с излишне выплаченных отпускных;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 432,23 руб. (1964,67 руб. × 22%) – сторнирована сумма пенсионных взносов с излишне выплаченных отпускных;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС»
– 56,98 руб. (1964,67 руб. × 2,9%) – сторнирована сумма взносов в ФСС России с излишне выплаченных отпускных;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 100,20 руб. (1964,67 руб. × 5,1%) – сторнирована сумма взносов в ФФОМС с излишне выплаченных отпускных;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 3,93 руб. (1964,67 руб. × 0,2%) – сторнированы взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с излишне выплаченных отпускных;

Дебет 70 Кредит 51
– 22 199,33 руб. (27 480 руб. – 3572 руб. – (1964,67 руб. – 255 руб.)) – перечислена на карту Дежневой зарплата за вычетом удержанных отпускных;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 3317 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет.

Организация перечислила в бюджет НДФЛ с выплат Дежневой:

  • с суммы отпускных, начисленных в феврале, – 1532 руб.;
  • с суммы последней зарплаты Дежневой, начисленной в мае (за минусом НДФЛ с излишне выплаченных отпускных), – 3317 руб. (3572 руб. – 255 руб.).

В справке по форме 2-НДФЛ, выданной Дежневой за 2016 год, бухгалтер отразил:

  • в составе доходов за февраль – сумму отпускных за минусом излишне выплаченных отпускных – 9823,33 руб. (11 788 руб. – 1964,67 руб.), код дохода – 2012;
  • в составе доходов за май – сумму последней зарплаты сотрудницы – 27 480 руб., код дохода – 2000.

Аналогичный порядок применяется, если зарплаты, выплачиваемой сотруднику в момент увольнения, не хватает для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска, и сотрудник согласился добровольно вернуть сумму излишне выплаченных отпускных. Но есть ряд нюансов.

Разница между НДФЛ с последней зарплаты сотрудника и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных, в данном случае будет отрицательной. Эту разницу нужно вернуть сотруднику.

Уточненные расчеты по форме РСВ-1 ПФР и форме-4 ФСС за тот отчетный период, в котором сотрудник был в отпуске, не сдавайте.

В данной ситуации при окончательном расчете с сотрудником может образоваться отрицательная сумма доначислений страховых взносов в ПФР. Это произойдет, если сумма выплат, начисленная сотруднику в квартале увольнения, меньше суммы излишне выплаченных отпускных (например, если человек увольняется в начале первого месяца квартала).

В этом случае подайте корректирующий раздел 6 расчета РСВ-1 ПФР за период, в котором сотрудник был в отпуске. Его нужно сдать в составе расчета РСВ-1 ПФР за тот период, в котором сотрудник уволился. Корректирующую форму раздела 6 сдайте вместе с исходной формой раздела 6 за текущий период. При этом в корректирующей форме раздела 6 укажите как первоначальные сведения (до корректировки), так и исправленные сведения. Такой порядок следует из пункта 37.2 Порядка, утвержденного постановлением Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п.

Продолжение >>

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *