Отпуск в 1С бухгалтерия

  • автор:

Автоматизация бухгалтерского учета на платформе 1С 8.3 позволяет начислять отпускные сотрудникам, хотя ранее такая возможность была только при внедрении 1С:ЗУП, а начисление отпуска в 1С:Бухгалтерия проводилось путем создания отдельного вида начисления.

Настройка параметров учета

Чтобы начисление было доступно, в форме параметров учета надо установить пометку о начислении больничных, отпусков и исполнительных документов – пункт меню «Администрирование-Параметры учета-Настройки зарплаты».

Рис.1 Переход к разделу параметров учетаРис.2 Переход в меню настроекРис.3 Непосредственно настройки

Эта настройка доступна для небольших фирм, если в базе ведется учет до 60 сотрудников – то по гиперссылке «Порядок учета зарплаты», а при необходимости выполнить настройку формирования резерва отпусков – закладка «Резервы отпусков».

Автоматизация расчета зарплаты, отпускных, налогов, взносов для исключения ошибок и утомительных рутинных операций

Рис.4 Окно настройки формирования резервов отпусков

Начисление отпускных в 1С

По выполнении настройки, в журнале начислений будет доступен документ «Отпуск-Зарплата и кадры-Зарплата».

Рис.5 Зарплата и кадры

Нажав кнопку «Создать» в журнале документов «Все начисления», мы видим документ «Отпуск».

Рис.6 Создание документа

Заполняем открывшуюся форму – дату документа, выбираем сотрудника, указываем дату начала и окончания отпуска. Ниже указывается период, за который отпуск предоставляется. При этом, исходя из данных о начисленной зарплате в программе, автоматом рассчитывается сумма начисленного отпуска и НДФЛ.

Рис.7 Заполнение документа

Проверить расчет среднего заработка и начисленную сумму отпускных можно, нажав на гиперссылку «Начисление».

Рис.8 Расчет отпускных в 1С 8.3 по среднему заработку

В таблице отражаются суммы начисленной за предшествующие 12 месяцев зарплаты, отработанное время и расчет среднего заработка. В случае отсутствия данных в программе, их можно откорректировать здесь вручную.

Ниже в таблице показаны начисления, исходя из установленных дней отпуска. При этом видно, что часть отпуска приходится на октябрь месяц, остальные дни – ноябрь. Соответственно, в программе сумма отпускных разбита на две части – с 15.10.18 по 31.10.18 и 01.11.18 по 12.11.18.

Нажав на гиперссылку «НДФЛ», можно посмотреть и, если надо, скорректировать сумму начисленного налога.

Рис.9 Окно расчета «НДФЛ» в документе «Отпуск»

Далее проводим документ. В некоторых случаях при проведении документа может появиться ошибка – «Дата документа не может больше планируемой даты выплаты». Что делать? Ведь поля «Дата выплаты» нет в документе. В чем загвоздка?

Рис.10 Ошибка при проведении документа «Отпуск»

Правильнее – изменить дату проведения документа (начисления отпуска), т.к. оплата отпуска должна производиться работодателем не позднее, чем за три дня до его начала. Это положение закреплено в Трудовом кодексе, где срок выплаты отпускных прописан в статье 136, части 9. Когда дата выплаты приходится на нерабочий или праздничный день, перечисление или выдача средств сотруднику должны быть произведены накануне. Таким образом, выплата отпускных должна быть произведена до его начала.

И если вам все-таки необходимо исправить дату выплаты дохода, но по умолчанию поле «Дата выплаты» скрыто, необходимо зайти в кнопку «Еще», нажать «Изменить форму», добавить галочку «Дата выплаты» в подразделе «Главное», и тогда данное поле будет доступно в форме документа при заполнении.

Рис.11 Меню документа «Отпуск» для редактирования формы Рис.12 Окно настройки формы документа Рис.13 Форма документа «Отпуск» с полем «Дата выплаты»

В печатных формах документа доступны «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)» и форма «Расчет среднего заработка» — кнопка «Печать».

Рис.14 Выбор печатной формы документа «Отпуск» Рис.15 Печатная форма приказа Т-6 Рис.16 Печатная форма расчета среднего заработка

Нажав кнопку

Рис.17 Кнопка

«Показать проводки и другие движения документа», мы видим, что отражены проводки по начислению отпуска и по удержанию суммы начисленного НДФЛ из него. Дебет счета начисления устанавливается в зависимости от настройки вашей организации.

Рис.18 Бухгалтерские проводки, сформированные документом «Отпуск»

Нажав кнопку «Выплатить» из документа, программа подготовит документы по выплате отпускных – «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу», документы «Платежное поручение» на выплату отпускных и уплату налогов. Если Вам все эти документы формировать не надо, то выплату отпускных можно оформить самим в журналах «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу» — пункт меню «Зарплата и кадры».

Рис.19 Кнопка «Выплатить» для формирования выплат по документу «Отпуск» Рис.20 Формирование документов по выплатам из документа «Отпуск» Рис.21 Документ «Ведомость в банк» сформированный через кнопку «Выплата» из документа «Отпуск» Рис.22 Переход к журналам документов по выплатам сотрудникам через кассу или банк

Заходим в пункт меню «Зарплата и кадры-Отчеты по зарплате-Расчетный листок».

Рис.23 Отчеты раздела «Зарплата» Рис.24 Отражение начисления отпуска в расчетном листке сотрудника

Формирование расчетного листка показывает, как отразилось начисление отпуска у сотрудника.

Если у вас остались вопросы по начислению отпускных работникам, обратитесь к нашим специалистам: мы проконсультируем вас и сделаем соответствующие настройки, подобрав при этом оптимальную стоимость сопровождения 1С, исходя из ваших индивидуальных потребностей.

Вопрос «Как в 1С бухгалтерия 8.3 отразить отпуск?», не теряет своей актуальности. Такая возможность есть, и платформа позволяет оформить отпуск сотрудника в двух вариантах:

  1. С начислением отпускных.
  2. За собственный счет.

В материале ниже представлены инструкции по обоим вариантам.

1. Предварительная подготовка системы

2. Документ «Отпуск»

2.1 Работа с документом

3. Формирование данных по отпуску за свой счет

3.1 Начисление оклада страховых платежей

Предварительная подготовка системы

Первичная настройка необходима для удобства при пользовании кадровой документацией и документов по начислениям сотрудникам. С этой целью следует перейти в раздел под названием «Администрирование» и в нем нажать на гиперссылку «Параметры учета».

В открывшемся меню нужно выбрать пункт «Настройки зарплаты».

Далее, отобразится окно настроек, в нем надо отметить намерения ведения кадрового учета и учета по заработной плате в указанной программе. Также в подменю «Расчет зарплат» следует поставить отметку на пункте «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».

Если не произвести эту настройку, то в интерфейсе не будет возможности создания соответствующей документации.

Документ «Отпуск»

Раньше, с целью оформления отпускных, многие бухгалтера создавали отдельный вид начислений. Теперь можно использовать другую схему, формируя документ «Отпуск» в интерфейсе программы. Такая возможность создана разработчиками специально для проведения расчетов по отпускам.

Первым шагом нужно открыть раздел «Зарплата и кадры» и выбрать в нем пункт «все начисления».

Далее откроется журнал документов начислений, в нем нужно выбрать кнопку «Создать». После ее нажатия появится небольшое меню с выбором вариантов документов, среди которых будет «Отпуск». Именно этот пункт меню и нужен для создания нового документа.

У некоторых бухгалтеров возникает вопрос относительно возможности отображения графика отпусков в 1С: Бухгалтерия 8.3. Такой функции в данном ПО нет. Для создания такого графика и работы с ним, необходимо воспользоваться дополнительным софтом, например, 1С ЗУП.

2.1 Работа с документом

После выбора в меню пункта «Отпуск», на экране откроется форма для внесения необходимых данных.

Организацию, имя сотрудника, период отпуска и дату регистрации нужно указать в верхней части документа. Отображенная дата будет определяться как период, в который производится начисление отпускных. Чтобы сохранить данные, нужно нажать кнопку «Записать».

Чуть ниже в левой части расположено подменю «Основание, период работы». Нажав на него, можно увидеть поля для отображения основания отпуска:

  • Заявление;
  • График отпусков;
  • Записка-расчет.

Следующая строка используется, чтобы указывать, за какой период начисляются отпускные сотруднику.

Всю эту информацию нужно вносить вручную.

После того, как был выбран конкретный сотрудник, и заполнены все необходимые данные, нужно «провести» документ нажав соответствующую кнопку. Программа 1С в рамках этого процесса производит проводку бухучета по начислению отпускных. Это действие базируется на уже имеющихся в данной системе сведениях – срока трудового стажа сотрудника и назначенного ему оклада.

При необходимости, на основании проведенного электронного документа, бухгалтер может распечатать поручение на отпуск по форме Т-6 прямо из интерфейса. Также здесь есть возможность вывода на печать расчета среднего заработка.

На этой же странице отпускные можно и выплатить, нажав соответствующую кнопку.

Суммы «Начислено», «НДФЛ» и «Средний заработок» генерируются в автоматическом режиме. При этом, значение «Начислено» остается фиксированным. Но, при необходимости, показатель среднего заработка можно отредактировать ручным способом, для этого нужно нажать на значок карандаша рядом с числом.

Средний заработок рассчитывается на основании данных по фактически отработанному времени за текущий год. В интерфейсе можно изменить как начисленные суммы, так и отработанные дни. Эта информация будет использоваться при расчете новой суммы, которая отобразится в соответствующем поле.

Чтобы вернуть обратно значения, которые изначально были рассчитаны системой, нужно нажать кнопку «Перезаполнить».

Примерно таким же способом редактируется и сумма «НДФЛ».

На специальной вкладке названой «Начисления» автоматически происходит отображение начисления («Основной отпуск»), а сама сумма отпускных средств рассчитывается программой. В случае надобности эта сумма может быть откорректирована вручную.

После выполнения всех описанных действий, сформированные данные, касающиеся отпускных, появятся на странице «Начисление зарплаты». Программа учтет данные об отпуске и проведет автоматический пересчет отработанных дней и размера оклада.

В полученном сотрудником расчетном листе также будет отражен оплачиваемый отпуск.

Формирование данных по отпуску за свой счет

Конечно, в конфигурации 1С Бухгалтерия 8.3 можно отразить отпуск и без сохранения зарплаты. Однако, во время выполнении этой задачи могут возникнуть определенные сложности. Дело в том, что в меню платформы нет специальной опции для проведения отпуска без начисления оклада.

При этом отразить его нужно в таких формах, как:

  1. «Табель учета рабочего времени».
  2. «Начисление рабочего времени». Документ.
  3. «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ».

Выполнение этой задачи в рамках рассматриваемой конфигурации, доступно по следующим методам:

  1. Создание документа «Отпуск», в котором сумма отпускных будет нулевой.
  2. Создание дополнительного начисления «Отпуск без сохранения з/п». Отразить его можно в документе под названием «Начисление зарплаты».
  3. Начисление зарплаты с учетом отпуска без оплаты. В этом случае нет необходимости создавать какие-либо документы в программе.

Лучше всего использовать первый вариант, он самый удобный и простой в реализации. А процесс в целом похож на предыдущий вариант, но есть некоторые особенности.

Для начала нужно зайти в то же меню «Зарплата и кадры», далее надо открыть соответствующий экран «Все начисления».

После этого на экране появится список с отображением информации по заработной плате. Здесь необходимо нажать кнопку «Создать», далее на ссылку подписанную, как «Отпуск без сохранения оплаты». Чтобы открыть окно для последующего осуществления расчетов.

В документе на предстоящий отпуск следует указать:

  • организацию;
  • конкретного служащего;
  • отпускной период.

Для большей ясности в поле подписанном, как «Комментарий» можно указать необходимые примечания, к примеру «Отпуск не оплачивается», «предоставляется на основании заявления сотрудника от обозначенного числа» и т.д.

Изначально программа настроена так, что в документе происходит автоматический расчет и начисление суммы отпускных. Но в том случае, когда работник не должен получать содержание, показатели нужно обнулить. Чтобы уточнить расчеты по отпускному периоду надо нажать на ссылку возле надписи «Начислено». После чего откроется детализированный расчет.

Исходя из имеющихся данных, на экране откроется сумма отпускных средств, она рассчитывается на базе уровня среднего оклада. Подобный расчет является верным для отпускного периода, который оплачивается. Но для отпуска за свой счет, эта сумма удаляется (вручную), и данное поле остается пустым.

Для этого нужно выполнить такую последовательность действий:

  1. Зайти в поле с указанием суммы и удалить сумму производимых расчетов.
  2. При этом сведения по отпускному периоду и дням менять не нужно, в этих расчетах они должны сохранится.
  3. Чтобы сохранить внесенные корректировки необходимо нажать клавишу «ОК».

После возвращения в окно по расчету отпуска в полях подписанных, как «Начислено», «НДФЛ» и «К оплате» будут отображаться нули.

Далее программа начнет формировать движение документа по регистрам. На данном этапе будет два основных блока данных:

  1. Параметры периодов стажа ПФР. Эта форма содержит информацию о самом подчиненном, длительности его отпуска, а также рабочему стажу. В рамках последнего пункта система отображает статус «Пребывание в оплачиваемом отпуске» без возможности редактирования. Но эта проблема решается благодаря внесению отпускных данных в реестр «СЗВ-СТАЖ».
  2. Отработанное время по сотрудникам. В этом экране происходит отражение основного отпуска в табеле с указанием количества дней и часов, за которые должна быть начислен зарплата.

После того как документ «Отпуск» будет заполнен и проверен, нужно нажать кнопки «Записать» и «Провести», чтобы сохранить его. Согласно этому документу отпуск не подлежит оплате, и он будет использоваться с целью расчета оклада за месячный интервал.

3.1 Начисление оклада и страховых платежей

Необходимо учитывать, что в конце расчетного периода (рабочего месяца), когда производится распределение окладов, программа сформирует документ «Начисление зарплаты» с учетом того периода, на протяжении которого подчиненный пребывал в неоплачиваемом отпуске.

Потребуется просмотреть Т-13 (Табель учета рабочего времени). Чтобы его открыть, нужно выбрать «Зарплата и кадры», найти «Кадровый учет» и нажать «Отчеты по кадрам».

Следующее, что потребуется сделать – это выполнить коррекцию кода неявки.

Необходимо «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» (ОТ) заменить на «Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя» (ДО).

Чтобы это сделать, нужно нажать на «Главное меню», выбрать «Таблица» и остановиться на «Вид». В последнем пункте понадобится найти строку «Редактирование».

Последнее что потребуется сделать – это изменить данные в отчете «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ».

Курсы Стимул › Справочник › › Бухгалтеру › Отпуска

Бухгалтеру /
Отпуска

Определение стажа, дающего право на отпуск

Перенос (продление) отпуска

Разделение отпуска на части

Отзыв из отпуска

Определение стажа, дающего право на отпуск

Сотрудник Петрушкин С. В. принят на работу 23 марта 2013 года. 8 января 2014 г. сотрудник написал заявление о предоставлении отпуска.

Внесем информацию о стаже сотрудника в регистр сведений «Начальные сведения о стаже работникам организации» (рис. 1). Подробнее читайте в статье » Учет стажа работников организации «.


Рис. 1 – документ «Начальные сведения о стаже работникам организации»

Для подтверждения информации о том, что сотруднику положено предоставить отпуск согласно стажу, можно воспользоваться отчетом » Списки работников организации » (рис. 2). Подробнее о настройках самого отчета можно узнать из консультации «Каким отчетом можно увидеть стаж работника на определенную дату?».

Рис. 2 – документ «Списки работников организации»

По этой информации, согласно законодательству, сотрудник имеет право на предоставление отпуска. Количество положенных ему дней можно уточнить с помощью отчета «Использование отпусков», где в настройках отчета добавить поле «Положено дней (пропорционально времени)» (рис. 3).


Рис. 3 – отчет «Использование отпусков»

Перенос (продление) отпуска

Сотрудник Сокоруб П.С. написал заявление 3 января о предоставлении отпуска с 13 по 26 января 2014 года. 27 января сотрудник предоставил больничный с 22 по 24 января 2014 года. Согласно законодательству (см. закладка «Справка») отпуск продлен с 27 по 29 января 2014 года.

Для расчета оплаты отпуска создаем документ » Начисление отпуска работникам организаций » (рис. 4).


Рис. 4 – документ «Начисление отпуска работникам организаций»

Для выплаты сумм отпускных создаем документ » Зарплата к выплате организации » с видом выплаты «Выплата отпуска» и заполняем по характеру выплаты (рис. 5).


Рис. 5 – документ «Зарплата к выплате организации», вид выплаты «Выплата отпуска»

Обращаем внимание!!!
В рамках данного примера не будет акцентироваться внимание на расчете и выплате взносов и налогов.

Для перечисления суммы отпускных воспользуемся документом » Расходный кассовый ордер » (рис. 6).


Рис. 6 – документ «Расходный кассовый ордер»

Далее отражаем больничный лист с помощью документа » Начисление по больничному листу » (рис. 7).


Рис. 7 – документ «Начисление по больничному листу»

Для корректного расчета сумм начисления отпускных перед расчетом заработной платы необходимо выполнить перерасчет с помощью обработки «Перерасчет зарплаты» (рис. 8).

Рис. 8 – обработка «Перерасчет зарплаты»

При этом сумма в документе по начислению отпуска будет изменена (рис. 9).


Рис. 9 – документ «Начисление отпуска работникам организаций» (исправленный)

Для переноса дней отдыха на другой срок создаем новый документ » Начисление отпуска работникам организаций » (рис. 10).


Рис. 10 – документ «Начисление отпуска работникам организаций» (перенос отпуска)

В таком случае, к выплате сотруднику в документе » Зарплата к выплате организации » с видом выплаты » Очередная выплата » (рис. 11) будет отражена только сумму больничного листа. То есть в нашем примере всего сотруднику начислено в месяц 2744,28+1524,60+1268,19=5237,07 грн., а выплачено всего 4268,88 грн. Разница 1268,12 грн. и отразится в документе.

Рис. 11 – документ «Зарплата к выплате организации», вид выплаты «Очередная выплата»

Разделение отпуска на части

Проанализировать информацию по сотруднику о том, когда и за какой период был использован отпуск, можно с помощью отчета «Использование отпусков» (рис. 12). Рассмотрим на примере сотрудника Василюк С.Н.

Рис. 12 – отчет «Использование отпусков»

По данным отчета, сотрудницей за рабочий период с 01.04.13 по 31.01.14 использовано 9 дней отпуска, положено 24 дня. Соответственно, 15 дней отпуска ещё необходимо сотруднице предоставить.

Отзыв из отпуска

Сотруднику Борзову А.С. предоставлен ежегодный основной отпуск с 25 ноября по 15 декабря 2013 года. Согласно с производственной необходимостью (произошла производственная авария), сотрудник отозван из отпуска с 11 декабря 2013 года.

Для расчета оплаты отпуска создаем документ «Начисление отпуска работникам организаций» (рис. 13).

Рис. 13 – документ «Начисление отпуска работникам организаций», вид документа «Отпускные»

После расчета создаем документ » Зарплата к выплате организации» с видом выплаты «Выплата отпуска» и заполняем по характеру выплаты (рис. 14).

Рис. 14 – документ «Зарплата к выплате организации», вид выплаты «Выплата отпуска»

Обращаем внимание!!!
В рамках данного примера не будет акцентироваться внимание на расчете и выплате взносов и налогов.

Для перечисления суммы отпускных воспользуемся документом » Платежное поручение исходящее » (рис. 15).

Рис. 15 – документ «Платежное поручение исходящее»

Далее отражаем начисление заработной платы , ее перечисление и перечисление налогов и взносов за ноябрь месяц.

Для оформления отзыва из отпуска в периоде, следующем за периодом предоставления отпуска (в нашем случае предоставлен в ноябре, а отзыв в декабре), следует создать документ «Начисление отпуска работникам организации» с видом документа «Отзыв из отпуска» (рис. 16). В этом документе указывается ссылка на документ прошлого периода, которым начислены отпускные и период, на который работник отзывается из отпуска.

Рис. 16 – документ «Начисление отпуска работникам организаций», вид документа «Отзыв из отпуска»

Как правильно оформлять отзыв из отпуска в текущем периоде читайте в консультации «Как при расчете заработной платы отразить отзыв из отпуска?».

Далее отражаем начисление заработной платы за декабрь с помощью документа » Начисление зарплаты сотрудникам организаций» (рис. 17). Предположим, что оклад у сотрудника 9610 грн.

Рис. 17 – документ «Начисление зарплаты сотрудникам организаций», закладка «Начисления»

Согласно законодательству (см. раздел «Справка»), сумма отпускных за неиспользованную часть отпуска, выданная работнику ранее, удерживается из заработной платы, начисленной работнику уже после отзыва из отпуска.

При создании и заполнении по характеру выплаты документа «Зарплата к выплате организации» с видом выплаты «Очередная выплата» (рис. 18) сумма к выплате будет уменьшена на сумму излишне выплаченных сумм по отпуску. В нашем примере сумма равна 6552,27-930,00= 5622,27 грн.

Рис. 18 – документ «Зарплата к выплате организации», вид выплаты «Очередная выплата»

Далее выплата проводится по стандартной методике.

Согласно законодательству (см. раздел «Справка») в дальнейшем предприятие обязано предоставить неиспользованную часть отпуска сотруднику и начислить и выплатить ему отпускные в общем порядке.

Другие материалы по теме:
начисление отпуска, начисление отпуска работникам организаций, заполнить и рассчитать, должности, заполнить и рассчитать все, отпуска, добро, отпуск, начисление зарплаты работникам, начисление зарплаты работникам организаций, рассчитать, начисление зарплаты, 00, , начисление, заполнить, организация, организации, действия, расчет, документа, счет, документ

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *