Основы документооборота в организациях

  • автор:

Смирнова Елена Петровна

Делопроизводство для секретаря

РАЗДЕЛ 1

ДЕЛОПРИЗВОДСТВО

Глава 1. Нормативно-методическая основа делопроизводства

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Задачи делопроизводства заключаются в следующем – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельностьучреждения, организации, или предприятия.

Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства.

Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации. Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Которые, в свою очередь, можно классифицировать по следующим признакам:

1) по содержанию (важнейший вид классификации) это могут быть документы по административным вопросам, вопросам материально-технического обеспечения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т. д.;

2) по происхождению документы делятся на официальные и личные. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т. д.).

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

1) по месту составления документы делятся на: внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие), – внутренние – составленные в данном учреждении и исполняемые внутри его;

2) по наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов – это анкеты, акты, протоколы, ведомости, инструкции, приказы, отчеты и т. д.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приёмы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. Приступая к работе с документами в любой организации секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию и управленческой деятельности данного учреждения. Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом.

В систему документооборот входит понятие «маршрут документа», который можно представить в виде следующей технологической цепочки: – прием входящих документов – предварительное рассмотрение (разметка) секретарем – регистрация документов – доклад руководителю о полученных документах – принятие решения руководителем – направление документов на исполнение – контроль исполнения документов – исполнение документов – формирование документов в дела – использование документов в справочно-информационной работе – определение сроков хранения документов: передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документированной информацией.

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие).

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Глава 2. Секретарь в структуре управления

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокого уровня подготовленности, ряда комплекса деловых и личностных качеств. Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с документами, с современной оргтехникой и работа на ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами; подготовка заседаний и совещаний и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя, оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как:

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначьте ответственного за прием и отправку документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.

Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть – от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

Все компании рано или поздно сталкиваются с проблемой организации документооборота. Этот бизнес-процесс крайне важно организовать правильно, в противном случае нарушенная или некачественная структура документооборота может сказаться на прибыли компании.

На рынке сейчас большое количество систем автоматизации документооборота. На что обращать внимание в первую очередь при выборе?

  1. Удобство в работе и интуитивный интерфейс.
  2. Надежность и безопасность системы.
  3. Возможность оперативной подготовки отчетности.
  4. Легкий контроль информации руководителями и другими ответственными лицами.
  5. Возможность следить за физическим местонахождением документов.
  6. Практичная бесшовная интеграция с другими системами.
  7. Быстрая работа с задачами: создание и делегирование.
  8. Предоставление качественной технической поддержки по продукту.

Для того, чтобы организовать документооборот в компании, необходима система автоматизации. Таких систем сегодня на рынке достаточно много.

Одной из самых знаменитых является решение «1С:Документооборот 8». Это очень функциональное решение, которое не только автоматизирует хранение документов, но и позволяет осуществлять сложные маршруты их движения внутри компании. Программа «1С:Документооборот 8» создана на платформе «1С:Предприятие» и поэтому легко и бесшовно интегрируется с другими программами 1С, например, с 1С:ERP.

Кроме этого, вы получите следующие преимущества для вашего бизнеса:

  • Вы исключите потери данных и ошибки, связанные с человеческим фактором.
  • Ускорите в 2-5 раз согласование договоров.
  • Повысите исполнительскую дисциплину сотрудников на 30-70%.
  • Мгновенно найдете необходимый документ в базе.
  • Ваш бизнес будет упорядочен; качество готовых материалов повысится за счет оперативного решения спорных вопросов и согласования документов.
  • Программа легко адаптируется под специфику работы с конкретной организацией.

Для программного продукта доступно бесплатное мобильное приложение, благодаря которому руководитель может просматривать и согласовывать документы даже со своего смартфона из любой точки мира.

Если ваша структура состоит из материнской компании и филиалов/дочерних предприятий, то мы сталкиваемся с тем, что автоматизация документооборота должна решать задачи на каждом уровне бизнеса:

  1. Для совета директоров важно максимально эффективная работа холдинга в целом и получении прибыли.
  2. Руководителям филиалов хотелось вовремя узнавать круг задач, поступающих из головной компании, и делегировать обязанности между подчиненными.
  3. Сотрудникам делопроизводства важно, с одной стороны, быстро решать задачи, связанные с документооборотом, а с другой – эффективно контролировать исполнительскую дисциплину и совершать действия с документами в соответствии с регламентом холдинга.

«1С:Документооборот КОРП» идеально подходит для предприятий со сложной организационной структурой и документооборотом (для средних, крупных организаций и холдингов), позволяя обеспечивать максимальную эффективность работы холдинга в целом на всех этапах документооборота.

Если задача состоит в том, чтобы наладить электронный документооборот в компании, оптимально воспользоваться решением «1С-ЭДО». Эта программа позволяет экономить на печати и увеличивать скорость согласования документации. Вы можете обмениваться юридически важными документами через Интернет, тратя на это считанные секунды.

Данный сервис предоставляется бесплатно, если вы заключили договор на обслуживание ИТС. Подробнее об условиях бесплатного использования этого и других сервисов

Подписывать документы тоже можно онлайн: с помощью сертифицированной электронно-цифровой подписи (ЭЦП). С нашей помощью вы можете подобрать любые виды ключей ЭЦП: для физических и юридических лиц, для торгов, отчетности в налоговую службу и не только.

Как правило, при переходе на ЭДО компании в первую очередь уделяют внимание вопросам подключения, интеграции, подписания. Всё верно, без решения этих задач нельзя перейти на электронный обмен с контрагентами. Но есть вопрос, о котором не все компании начинают задумываться сразу – это хранение электронных документов. Хранить документы в электронном виде нужно правильно, и о том, как это делать и какие последствия есть неправильного хранения поговорим в этой статье.

Ответственность в цифрах из законодательства

Для некоторых видов документов в законодательстве предусмотрена прямая ответственность за их не правильное хранение, и стоит помнить при этом, что документы могут быть и электронными. Кроме того, следствиями неправильного хранения или нарушение сроков хранения могут быть и другие нарушения, например, непредставление в контролирующие органы.

Административная ответственность за нарушение правил хранения некоторых видов документов, в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ:

● Неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, об ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

● Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 руб.; на юридических лиц — от 100 000 до 200 000 руб.

● Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования других архивных документов предусмотрены предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., а на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Вот, кстати, некоторые из основных нормативно-правовых актов, регулирующих правила архивного хранения документов, за нарушение которых предусмотрена ответственность:

● Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

● Приказ Министерства культуры РФ от 3 июня 2013 г. N 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах»;

● Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Уголовная ответственность за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, в соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ, наказываются штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательными работами на срок до 480 часов, либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо принудительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев, либо лишением свободы на срок до 1 года.

Ответственность за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов

Отдельно затронем тему ответственности за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских документов, поскольку в законодательстве есть несколько разных источников ответственности, касающихся этой темы. К тому же именно бухгалтерские документы в последнее время очень активно переводятся в электронный вид.

1. В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, грубое нарушение требований к бухгалтерскому учета, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб. Повторное нарушение влечет наложение административного штрафа в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет.

В этой же статье указано, что под грубыми нарушениями понимается в том числе и отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской финансовой отчетности, аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение установленных сроков хранения таких документов.

Кроме того, сами требования к бухгалтерскому учету содержатся в Федеральном законе от 06.12.2011 №402 «О бухгалтерском учете», ст. 29 которого устанавливает основные правила хранения соответствующих документов. Например, первичные учетные документы подлежат хранению не менее пяти лет после отчетного года, но обязательно с учетом сроков, указанных в разделе 4.1 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

2. В соответствии со ст. 120 Налогового Кодекса РФ под грубым нарушением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения получается отсутствие первичных учетных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского или налогового учета.

Совершение таких грубых нарушений в течение только одного налогового периода влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб. Если же они совершены в течение более одного налогового периода, то штраф возрастает до 30 000 руб. Кроме этого, если эти деяния повлекли занижение налоговой базы, то штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

3. Если документы неправильно хранились или не соблюдены сроки хранения, то и представить их в налоговый орган будет затруднительно. В соответствии с п. 1 ст. 126 Налогового Кодекса РФ, непредставление в установленный срок налогоплательщиком требуемых документов (например, счетов-фактур, товарных накладных, договоров и др.) влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. При небольших объемах документооборота сумма кажется небольшой, но если таких документов будет много, например, 500 штук, то штраф составит уже 100 000 руб.

Последствия для бизнеса

Кроме прямой ответственности за неправильное хранение документов могут быть и последствия, которые повлияют на деловые отношения, удобство работы, надежность и спокойствие. В этой части статьи посмотрим не столько то, что повлечет за собой неправильное хранение электронных документов, сколько разберем конкретные советы, что сделать для их сохранности. При этом мы не будем касаться документов со сроком хранения более 10 лет, поскольку это отдельная большая тема для разговора, а будем касаться в основном документов, которыми уже сейчас начинаются обмениваться большинство компаний в электронном виде. Кстати, если вам интересна тема долгосрочного хранения, то она затрагивалась на весеннем вебинаре Synerdocs «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов».

Хранение электронных документов

Сначала посмотрим, как же всё-таки нужно хранить электронные документы. Следующая схема наглядно демонстрирует, что хранить нужно не только документ, но и другие элементы:

Таким образом, хранить нужно:

● сам документ, причем в том формате, в котором он был изначально создан;

● электронную подпись, поскольку сама она является неотъемлемым реквизитом документа, и без его отсутствия документ не будет иметь юридической силы;

● служебные документы, особенно если законодательство требует из создания, как в случае с электронным счетом-фактурой (например, служебный документ «подтверждение даты получения оператором» содержит дату выставления);

● метаданные, которые по сути содержат реквизиты документы, по которым будет осуществляться поиск документа в архиве.

Какие же есть последствия неправильного хранения и как их избежать, рассмотри далее.

1. Хранение в формате, отличном от подписанного, грозит тем, что невозможно будет электронную подпись к документу, поскольку она не будет соответствовать телу документа. И как следствие, если такой документ потребуется представить, например, в суд, то его подлинность доказать будет уже невозможно. Хотя, если обмен велся через сервис оператора ЭДО СФ, то скорее всего документ можно будет достать из сервиса. Во всяком случае, операторы как правило хранят документы в течение нескольких лет.

2. Аналогичны последствия, если вместе не будет храниться электронная подпись. Если проводить аналогию с бумажным документом, то представьте себе договор, на котором не стоит ни одна подпись – он просто не будет иметь юридической силы. Точно так же и с электронным документом.

3. Отсутствие служебные документов в архиве не так уж страшно, но при необходимости проверить их или выгрузить будет все же удобнее сделать это из одного архива, чем идти в сервис оператора ЭДО СФ и искать отдельно их там.

4. Метаданные – это тоже, по сути, для удобства работы. Они позволят искать документы в архиве по заданным критериям, например, по номере и дате документа, или по контрагенту. Без этих метаданных придется искать документы, особенно неформализованные, только по наименованию, которое может не содержать всех нужных данных.

5. Кроме просто хранения нужно настроить и резервное копирование всех данных, поскольку носители не долговечны. Утеря большого количества данных может в итоге обернуться катастрофой, но стоит помнить, что сейчас операторы ЭДО СФ хранят все документы в облаке, а бумажные оригиналы все так же хранятся в архивах, то есть вряд ли получится потерять все документы безвозвратно.

Особенности хранения электронной подписи

Мы уже говорили о том, что электронную подпись нужно обязательно хранить. Но это не единственная особенность. Нужно помнить, что сертификат ЭП действует всего один год, а это значит, что нужно некое подтверждение действительности электронной подписи. Для этого есть формат усовершенствованной электронной подписи, которая вместе с контейнером с ЭП содержит в себе ещё и штамп времени, удостоверяющий, что электронная подпись на момент подписания была действительна, и данные об отозванных на тот момент сертификатах и другие доказательства.

Без таких данных в дальнейшем будет сложно доказать, что подпись существовала на момент подписания.

Что делать с бумажными документами?

Ещё одно косвенное последствие неправильно организованного хранения документов – это утеря бумажных документов, сложности поиска, доступа к ним.

Конечно, избавиться от всех бумажных документов не получится, в силу особенностей законодательства и процессов. Но можно упростить с ними работу. Если таких документов много, то есть смысл их отсканировать и взаимодействовать уже с электронными копиями. Это позволит в некотором виде унифицировать работу. Метаданные к копиям позволят их также быстро искать, и система архива при необходимости укажет, в каком деле и в каком коробе находятся оригиналы.

Конечно, если в архиве уже содержится очень много документов, не всегда стоит затрачивать время и силы на их сканирование, но можно перевести в электронный вид поток текущих входящих и исходящих документов. При этом стоит помнить, что бумажные оригиналы обязательно нужно хранить.

Таким образом можно так выстроить работу с документами, как бумажными, так и электронными, что не потребуется много времени на их поиск, и достаточно будет найти их в системе.

Вместо заключения

Итого, если документов в компании много, то лучше всего организовать специальный архив документов. На рынке уже предлагаются решения, которые предусмотрели все самые важные моменты:

● сохранение всех документов в нужных форматах со всеми ЭП, причем эти данные могут сразу подтягиваться из сервиса операторов ЭДО СФ;

● отслеживание сроков хранения документов в зависимости от их вида;

● удобный поиск документов, в том числе по разным критериям и для разных целей, таких как печать или представление в контролирующие органы;

● составление документов в комплекты по нужным параметрам, например, первичные учетные документы;

● выгрузка документов с электронными подписями;

● составление описей к выгружаемым документам;

● разделение прав доступа на документы или на виды документов;

● возможность отслеживать по каким документам нужно организовать возврат или когда закончится действия электронной подписи;

● возможность работать со сканами бумажных документов, пока сами оригиналы спокойно лежат в архиве;

● другая функциональность, которая упростит работу с архивом документов.

При всей кажущейся сложности хранения электронных документов с учетом резервного копирования, заменой носителей, соблюдением форматов и метаданными, правильная настройка электронного архива позволит сделать поиск и работу с документами намного удобнее, чем с бумажным архивом. Это не значит, что бумажные документы исчезнут, но можно сделать работу с ними намного удобнее. Главное, что нужно предпринять с самого начала – это правильно организовать хранение, и тогда никакие последствия, связанные с беспорядком, потерей документов и искажением информации не будут страшны.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *