Основные понятия и классификация кадровой документации

  • автор:

В недавнем прошлом в Российской Федерации произошел переход к обществу свободного предпринимательства, что неизбежно повлекло за собой существенное изменение содержания трудовых отношений и правовых форм их закрепления.

Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих. Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.

В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:

«Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».

В соответствии с ТК РФ организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

Обратите внимание!

Федеральным законом от 30 июня 2006 года №90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» внесены существенные изменения в ТК РФ, вступающие в силу 6 октября 2006 года.

Прежде всего, данный закон предусматривает увеличение гарантий и компенсаций работникам. Самое важное, данный закон во многих нормах заменил понятие «организация» на понятие «работодатель». Это означает установление одинакового правового режима в сфере трудовых отношений для всех хозяйствующих субъектов – работодателей, как юридических, так и физических лиц и, самое главное, повышение уровня защищенности прав нанятых ими работников. Иная позиция противоречит части 2 статьи 19 Конституции Российской Федерации.

На работодателей — индивидуальных предпринимателей возлагаются практически все права и обязанности работодателей – юридических лиц (организаций) со всеми вытекающими из этого последствиями. Кадровую документацию теперь придется вести всем работодателям.

Следует отметить, что ТК РФ к числу основных задач трудового законодательства отнесено создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом. ТК РФ указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Что же такое кадровая документация как единое целое и из чего она состоит?

Прежде чем ответить на этот вопрос хотелось бы отметить, что кадровая документация – это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом «делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Соответственно, кадровое делопроизводство — это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация — совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Так, в Постановлении Федерального арбитражного суда (далее ФАС) Северо-Западного округа от 22 декабря 2005 года по делу №А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии у лица, производившего приемку товара, таких полномочий, как осуществление действий от имени ответчика, поскольку согласно должностной инструкции приемка товара входила в круг обязанностей данного лица.

Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою правоту в суде.

Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.

Так, ФАС Волго-Вятского округа в своем Постановлении от 13 февраля 2003 года по делу №А79-1462/02-СК1-1252 пришел к выводу, что доля инвалидов в общей численности, работающих, у истца составляла не менее 50 процентов, следовательно, истец правомерно воспользовался льготой по налогу на имущество организации. Доказательствами в данном деле явились копии трудовых книжек, табели учета рабочего времени и иные документы. Многочисленные примеры из арбитражной практики также подтверждают это: Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11 июля 2001 года по делу №А11-6743/00-К2-Е-3073-142, Постановление ФАС Московского округа от 23 октября 2003 года по делу №КА-А40/7999-03.

Некоторые налоговые инспекторы считают, что если в штатном расписании предусмотрена должность, например, юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете налога на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ)). Кроме того, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание, как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве, устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика. Указанные положения подтверждают: Постановление ФАС Московского округа от 2 февраля 2006 года №КА-А41/14222-05 по делу №А40-18723/05-141-134, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 года №А19-4631/05-43-Ф02-200/06-С1 по делу №А19-4631/05-43, Постановление ФАС Московского округа от 4 июля 2005 года по делу №КА-А40/5566-05, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12 января 2006 года по делу №А42-13583/04-22, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 28 февраля 2005 года по делу №Ф04-654/2005(8619-А27-37).

Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Например, трудовая книжка является основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника. Однако сокращения в записях, «перехлесты» в сроках увольнения и приема на работу, неточности в датах, написании фамилии работника и названиях организаций, где он работал, — вот далеко не полный перечень весьма распространенных ошибок, которые допускают кадровики.

Так, статьей 27 Федерального закона от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» предусмотрено право работника на досрочное назначение трудовой пенсии, например, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

Кроме того, в случае потери трудовой книжки именно кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и другие) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.

Порядок обеспечения граждан пособиями по государственному социальному страхованию предусматривает, что пособия назначаются по месту работы рабочего и служащего, то есть там, «где находится его трудовая книжка», как уточняется в пункте 100 «Положения о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию» утвержденного Постановлением Президиума Всесоюзного центрального совета профессиональных союзов от 12 ноября 1984 года №13-6.

Таким образом, вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

· Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

· Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.

· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

· Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

· Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным, поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком — организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

Однако, это далеко не все. Главное значение кадровой документации — придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

— заявление о приеме на работу;

— контракт о назначении на должность;

— приказ о приеме на работу;

— протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

— заявление о переводе на другую работу;

— представление о переводе на другую работу;

— приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

— заявление об увольнении;

— приказ об увольнении;

протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

— график отпусков;

— заявление о предоставлении отпуска;

— приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

— представление о поощрении;

— приказ о поощрении;

— протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

— докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

— объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

— приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

— протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

— правила внутреннего трудового распорядка;

— штатное расписание;

— положение о структурном подразделении;

— график отпусков;

— должностные инструкции.

2. Персональная документация:

— трудовая книжка;

— личное дело;

— личная карточка работника.

3. Договорная документация:

— коллективный договор (соглашение);

— трудовой договор.

4. Распорядительная документация:

— приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:

— учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

— документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

6. Информационно-справочная документация.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:

1. Федеральный уровень:

— Конституция Российской Федерации;

— Трудовой кодекс Российской Федерации;

— Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

— Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

— Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

— Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;

— Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

— Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

— «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;

— Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

— ОКУД;

— Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (далее ГОСТ Р 6.30-2003);

— ГОСТ Р 51141-98;

— ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);

— Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

— «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;

— Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее ОКПДТР);

— «Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №298;

— «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37;

— Постановление Минтруда Российской Федерации от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

— Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда Российской Федерации;

— Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Минздравсоцразвития Российской Федерации.

2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

3. Локальные нормативно-правовые акты:

— Правила внутреннего трудового распорядка;

— Коллективный договор;

— Штатное расписание;

— Положение о должностной инструкции;

— Положение о защите персональных данных работников;

— Положение по оплате труда;

— Положения о структурных подразделениях и другие.

Хотелось бы отметить, что обновление системы правовых отношений в обществе ведет к обновлению содержания и состава кадровых документов, так, например, в соответствии с действующим ТК РФ основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор, а не традиционный приказ работодателя о приеме на работу. Именно трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не личное заявление работника, как до сих пор считают некоторые работодатели.

Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».

Документы по личному составу

В общем случае к документам по личному составу относятся:

• трудовые контракты, заключенные предприятием с работником;

• приказы по личному составу (увольнение, принятие на работу, перевод сотрудников);

• трудовые книжки;

• личные карточки формы Т-2;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате.

Все они, иногда за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Однако часто, помимо приказов, еще несколько документов приходится обрабатывать секретарю. Это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение.

Резюме, CV, автобиография и анкета

На сегодня резюме – это основной документ при приеме на работу, как для работодателя, так и для соискателя. Секретарям приходится иметь дело с резюме не только когда они сами устраиваются на работу, но и когда работают – речь идет о резюме от соискателей работы. Это популярный документ, поэтому он заслуживает отдельного представления.

Форма резюме появилась в нашей стране сравнительно недавно, поэтому его составители часто обращаются с ней достаточно свободно, добавляя или удаляя разделы этого формального (жесткого по форме) документа.

Помимо резюме, в качестве первичного ознакомительного документа фигурирует CV – Curriculum Vitae (в переводе с латинского означает «жизнеописание, краткие сведения о чьей-либо жизни»). Иногда его еще называют vita – в переводе с латинского «краткая автобиография».

Смысл резюме осознается грамотными соискателями (резюме из всей деятельности к данном моменту), а вот что такое CV, понимают далеко не все. Кроме этого, есть еще автобиография, давно известная всем в нашей стране. Каждый из этих документов дает свои возможности оценки трудовых и человеческих качеств кандидата.

Заимствованное из французского языка слово «резюме» «Толковый словарь русского языка» объясняет как «краткий вывод из сказанного или написанного». Рациональные американцы вложили в это понятие свой смысл, и резюме стало именоваться описание деятельности соискателя на любую работу. Раньше функции резюме в нашей стране исполняла автобиография, написанная в произвольной форме. Грамотный кадровик по одному этому описанию мог точно определить, подходит человек или нет. Возможно, именно поэтому в последнее время все чаще вместо резюме от кандидатов запрашивают CV. Чтобы определиться, что все-таки удобнее и почему, попробуем оценить все три формы представления работника.

Резюме – это полное, но лаконичное представление способностей, навыков и подготовки кандидата для конкретной работы. Этим документом человек заявляет серьезность намерений занять вакансию.

Резюме составляется в сжатой, лаконичной форме. Объем резюме чаще всего ограничен одной-двумя страницами, в редких случаях в качестве приложения допускаются вкладыши с дополнительной информацией. Существует негласное правило: в резюме допускаются две страницы, если опыт работы составителя насчитывает свыше 10 лет. Особенность подачи информации – обратный отсчет (англ. countdown), то есть обратный хронологический порядок перечисления событий трудовой деятельности. Западные источники утверждают, что может использоваться также прямой порядок перечисления и даже функциональный (группировка по выполняемым обязанностям, например если кандидат менял их сферу). Однако в нашей стране это принято считать ошибкой.

Резюме включает следующие разделы:

• минимальная личная и полная контактная информация;

• цель (англ. job objective) – какую работу ищет кандидат;

• профессия и должность (англ. qualification summary) – профессиональные навыки и уровень, дается после раздела «Цель» или вместо него, если точно не известно, на какую должность объявлена вакансия; в русской версии резюме этот пункт используется редко;

• опыт работы (англ. experience) – перечисляются все занимаемые позиции в обратном хронологическом порядке (в нашей стране) или в другом порядке (в других странах, о чем упоминалось выше);

• образование (англ. education) – также в обратном хронологическом порядке, образование и полученная в результате квалификация;

• дополнительные навыки (англ. skills) – те навыки и умения, которые не вытекают из объявленного полученного образования (знание языков и компьютера, вождение автомобиля);

• дополнительное образование (англ. additional section headings) – курсы, семинары, тренинги, стажировки, сертификаты; указываются только те, которые соответствуют цели резюме;

• преимущества – этот пункт в западном резюме обычно отсутствует, в нашей же стране принято указывать личные черты, которые помогают выполнению профессиональных обязанностей и отличают, на взгляд кандидата, его от других.

Обычно приводятся русское и английское наименование разделов, поскольку резюме все-таки иностранное изобретение и вариантов перевода на русский язык может быть несколько. Перечисленные выше пункты, по мнению наших специалистов, обязательны.

Известное упоминание о возможных рекомендациях – «Возможны по запросу» (англ. available upon request) – в резюме не приветствуются, но в нашей традиции эта фраза прижилась.

Не следует думать, что резюме – это жестко структурированный документ. Некоторые кадровики настаивают на определенной форме: сначала опыт работы, затем – образование, после него – навыки. На самом деле жестких правил не существует. Каждый кандидат составляет резюме по собственному усмотрению: если выигрышным пунктом является образование, он вправе поместить этот раздел до описания опыта работы, и наоборот. При оценке резюме (если от кандидата потребовали именно его) важно не только что именно написано, но и как это сделано. Анализ можно провести исходя из классических правил составления правильного резюме:

• уложиться в одну страницу (две – если опыт работы очень большой);

• сделать его визуально убедительным, легко воспринимаемым: использовать выделения шрифтом, подчеркивания, заглавные буквы, выравнивания, пробелы и избегать перегруженности и излишней сжатости; украшательство не уместно (не нужно добавлять рамки или цветные шрифты); надо использовать только светлую, белую или кремовую бумагу – если резюме сопровождается письмом (это хороший тон), то оба документа должны быть на одинаковой бумаге; нужно оставлять поле не менее 2 см; сопроводительное письмо и само резюме не надо скреплять;

• соблюдать орфографию и синтаксис, использовать только однозначные обороты; избегать жаргонизмов.

Главные принципы хорошо составленного резюме – читаемость и логичность.

Важное дополнение: в западной традиции резюме никогда не отправляется отдельно – только с сопроводительным письмом (англ. cover letter). Это формальный документ размером два-три, максимум четыре абзаца на отдельном листе: «Уважаемые господа! Меня заинтересовало ваше предложение, которое я встретил там-то и там-то» и т. д. Сопроводительное письмо не дублирует резюме. Принято считать, что его задача – привлечь внимание и установить контакт. Письмо подчеркивает воспитанность кандидата и разъясняет, по какому поводу он обращается. Это бывает полезно и даже важно для работодателя, чтобы, помимо прочего, оценить эффективность своих объявлений о вакансии.

В нашей традиции эта форма обращения пока не прижилась, даже наоборот, хотя, может, и напрасно.

Перейдем к CV. Неопределенность формы CV создает путаницу: некоторые пишут его как резюме, другие – как автобиографию. Некоторые убеждены, что CV и резюме – это одно и то же.

На самом деле CV представляет навыки, трудовой опыт и академическую подготовку кандидата во всей полноте, вплоть до мельчайших деталей. Резюме тяготеет к краткости, CV – к полноте (так красочно можно охарактеризовать их различие). Четкого формата для CV не существует, однако есть пункты, по которым оно пишется:

• персональная и контактная информация;

• образование, академическая подготовка;

• профессиональные сертификаты и степени;

• опыт работы и достижения;

• технические и специальные навыки;

• опыт другой трудовой деятельности (работа оплачиваемая и неоплачиваемая, например волонтерская);

• профессиональные награды;

• профессиональное совершенствование;

• публикации;

• другие интересы (помимо работы);

• рекомендации.

Автобиография сегодня имеет исключительно историческую ценность. В автобиографии последовательно описывается жизненный путь кандидата. Эта информация не структурирована, поэтому воспринимать ее тяжело и работать с ней неудобно (разве что оценить сам стиль изложения и обратить внимание на то, что человек упоминает, а о чем умалчивает).

CV и резюме – идентичные документы, однако следует подчеркнуть различия, которые позволяют им обоим существовать и по-разному использоваться на практике.

Резюме служит для того, чтобы кандидат мог представить себя на конкретную должность. Во всех его разделах должно быть упомянуто только то, что работает на возможность занять искомое вакантное место.

CV описывает все способности и возможности кандидата и предлагает его на разные должности, вне зависимости от потребностей работодателя. CV может быть любого размера, вплоть до нескольких страниц или даже нескольких их десятков, особенно когда речь идет о специалистах очень высокой квалификации. Резюме не может быть больше двух страниц, а большинство работодателей предпочитают принимать резюме размером в одну страницу. Оно одновременно и более общее, и более краткое, чем CV.

Форматирование документов также различается. Обычно описание опыта работы и навыков в резюме отмечается дефисами, в CV – нумеруется. Главное то, что CV допускает подробное описание качества подготовки кандидатов, в том числе теоретической, в то время как резюме должно представлять опыт работы, практические достижения, а разнообразные курсы, навыки, способности, не нашедшие применения в практической работе, не так важны. В CV допускается перечислять все успехи, публикации, ученые степени, награды, поощрения, в резюме же этому почти нет места. В CV обычно включаются рекомендации (даже целый их список – от трех до пяти), в резюме – нет, хотя к резюме могут прилагаться рекомендации в виде отдельных документов.

Для формализации кадровой работы вместо резюме или в дополнение к нему часто используется анкета кандидата. Преимущество анкеты в том, что в ней запрашиваются сведения, в которых прежде всего заинтересован данный работодатель и которые в стандартном резюме могут отсутствовать (например, данные о водительском стаже и прочее). Анкета составляется кадровой службой, и никаких ограничений по ее форме не существует. Рассмотрим пример анкеты.

Анкета кандидата.

Закрытое акционерное общество «Восток-Запад».

Просьба заполнять анкету печатными буквами.

1. Основные данные:

• фамилия, имя, отчество;

• телефон для связи и удобное время;

• дата заполнения анкеты;

• дата и место рождения;

• прописка;

• домашний адрес;

• наличие автомобиля;

• водительское удостоверение;

• семейное положение;

• количество детей и их возраст;

• если изменяли фамилию, укажите когда, где и по какой причине.

2. Образование (включая курсы); владение компьютером, оргтехникой и другие навыки.

3. Профессиональная деятельность (укажите места работы, начиная с последнего, занимаемую должность, опишите деятельность и назовите причину увольнения).

4. Укажите, привлекались ли Вы к административной или уголовной ответственности (статья ГК, УК РФ, год).

5. Пожелания по заработной плате на испытательный период и после его завершения.

6. Назовите черты характера, которые помогут вам в работе, и те, которые могут помешать.

7. Увлечения, хобби.

8. Откуда узнали о вакансии.

9. Подпись.

10. Рекомендации.

11. Комментарии.

12. Дата интервью, кто проводит.

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, а также объявление поощрений и применение мер административного воздействия к нарушителю дисциплины.

Заголовок к тексту может указывать на содержание («Об увольнении») или отсутствовать. Констатирующая часть обычно также отсутствует. Распорядительная начинается словами «принять», «уволить», «перевести» и т. д. В тексте приказа о приеме на работу указывается должность, оклад, вид работы (постоянная или временная), испытательный срок. Могут уточняться должностные обязанности.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество рабочих дней, даты начала и окончания отпуска.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение – это важный документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направленного на временную работу в другую организацию.

В командировочном удостоверении указывается, куда и зачем командирован сотрудник, номер приказа, срок командировки и документ, удостоверяющий личность. Вот пример командировочного удостоверения.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Читать книгу целиком на Litres.ru

Документы XML

PDF-документы

PDF-документы PDF-функции позволяют PHP создавать PDF-файлы с помощью библиотеки PDF, созданной Томасом Мерзем; также могут потребоваться библиотеки JPEG и TIFF.С pdflib поставляется хорошая документация, описывающая возможности библиотеки. Имена функций и аргументы идентичны в

20.10 Документы MIB

20.10 Документы MIB Документы, определяющие переменные MIB, содержат полезную информацию. Они точно описывают, как каждая переменная определена и измеряется. Имеется и дополнительный материал, описывающий технологию, условия возникновения ошибок и типичные конфигурации.В

Документы

Документы Удаление пункта ДокументыЕсли вы хотите удалить пункт Документы из меню кнопки Пуск, то откройте разделHKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplоrer и создайте параметр NoRecentDocsMenu типа DWORD со значением, равным 1.После перезагрузки пункт Документы исчезнет из меню

Документы Еще недавно в Facebook, как и ВКонтакте, существовала еще одна форма публикации – заметки, но после увеличения максимального размера статуса от него отказались. И очень жаль, поскольку Заметка давала куда больше возможностей, чем простой текст: форматирование,

Мои документы

Мои документы Удаление пункта Мои документыЕсли вы хотите удалить пункт Мои документы из меню кнопки Пуск, то откройте раздел HKCUSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplоrerи создайте параметр °NoRecentDocsMenu° типа DWORD со значением 1. Управление количеством запоминаемых документовWindows

Мои документы Запрет на изменение пользователем местоположения папки Мои документыЕсли вы не хотите, чтобы пользователь мог перемещать и переименовывать папку Мои документы в Проводнике и Мой компьютер, то создайте параметр типа DWORD °DisablePersonalDirChange° со значением 1 в

Документы Загрузка документов из Сети, пожалуй, интересна всем пользователям Интернета, начиная от школьника, который ищет реферат для доклада на уроке, или домохозяйки, интересующейся рецептом праздничного пирога, и заканчивая ученым, который загружает на компьютер

53. Сценарии и документы

53. Сценарии и документы Двуязычие броузера Internet Explorer делает осмысленным или необходимым применение атрибута LANGUAGE тега <SCRIPT> для указания языка сценария. При этом, поддержка двух языков вызвала введение дополнительного необязательного аргумента в тех функциях, одним

2.1. Документы Word

2.1. Документы Word Файлы в Word называются документами. В Word 2007 используется новый формат файлов – DOCX. Такие файлы нельзя прочитать при помощи предыдущих версий Word, в которых файлы имели расширение DOC.Когда вы открываете окно программы Word, в нем автоматически создается

Документы С помощью системного реестра можно изменить текст всплывающей подсказки, которая отображается на экране при подведении указателя мыши к значку Документы на Рабочем столе. Для этого следует в разделе реестра HKEY_CLASSES_ROOTCLSID{450D8FBA-AD25-11D0-98A8-0800361B1103} изменить значение

Документы В состав меню кнопки Пуск входит команда Документы. Для ее удаления необходимо в разделе реестра HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer создать REG_DWORD-параметр NoSMMyDocs и присвоить ему значение 1, после чего перезагрузить компьютер.Чтобы вернуть команду Документы

Документы По умолчанию в состав меню Пуск входит команда, открывающая каталог профиля пользователя. Для ее удаления необходимо в разделе реестра HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer создать REG_DWORD-параметр NoUserFolderInStartMenu и присвоить ему значение 1, после чего

Представлена технология 3D-печати неоднородных по составу объектов Андрей Васильков

Представлена технология 3D-печати неоднородных по составу объектов Андрей Васильков Опубликовано 21 ноября 2013 На проходящем в Сан-Диего международном инженерном конгрессе ASME 2013 группа исследователей из инженерной школы Витерби

2.5.1. Папка Мои документы

2.5.1. Папка Мои документы По умолчанию в папку Мои документы сохраняются документы, с которыми вы работаете — тексты, которые вы набираете в Word, электронные книги Excel и многое другое. Примечание Если документы очень важные и нужные и их потеря может привести к серьезным

Учет личного состава предприятия

Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера.

Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и о предоставлении отпусков.

Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Первичными документами и источником информации о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности или квалификации на другую, о предоставлении отпуска, об использовании рабочего времени являются:

Номер унифицированной формы Наименование формы
1 2
По учету кадров
Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Т-1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
Т-2 Личная карточка работника
Т-2ГС Личная карточка государственного(муниципального) служащего
Т-3 Штатное расписание
Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Т-6а Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
Т-7 График отпусков
Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Т-8а Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками(увольнении)
Т-9 Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Т-9а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
Т-10 Командировочное удостоверение
Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
Т-11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника
Т-11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников
1 2
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Т-13 Табель учета рабочего времени
Т-49 Расчетно-платежная ведомость
Т-51 Расчетная ведомость
Т-53 Платежная ведомость
Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей
Т-54 Лицевой счет
Т-54а Лицевой счет (свт)
Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
Т-61 Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Т-73 Акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу, его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного — двух лет.
Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
По данным первичных документов ведется оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе рабочих и служащих, составляется отчетность, используемая для управления и контроля за соблюдением штатной и финансовой дисциплины.

Калькулятор для расчета затрат на оплату труда работника

Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные (например, личная карточка Т-2), распорядительные (приказ), личные (трудовая книжка), по социальному обеспечению (пенсионные) и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии, а значит и на коммерческом, предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек и др.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

— прием, перевод и увольнение работников;

— предоставление отпусков;

— командирование.

При приеме на работе фиксируются основные анкетно- биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно- биографических данных и об изменении условий и оплаты труда.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д.

Увольнение работников оформляется приказом по личному составу.

Предоставление отпусков работником предприятия осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса.

Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.

Командирование сотрудников предприятия; как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу.

При изменении условий и оплаты труда работников предприятия могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о реорганизации структуры предприятия) или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять. Назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных — о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). (Срок хранения кадровых приказов — 75 лет.) Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗоТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью — при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия. Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28-к — приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), № 12- км — о командировании, № 45-о — об отпуске, № 32-п — о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Трудовой контракт, как письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия, должен иметь следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *