Опись дел, образец

  • автор:

Содержание

Справка по личному делу осужденного образец

———————————————————
>>><<<
———————————————————
Проверено, вирусов нет!
———————————————————
Личное дело формируется в обложку установленного образца. Об ознакомлении осужденного с документами личного дела составляется справка. 82. Личное дело формируется в обложку установленного образца. Об ознакомлении осужденного с документами личного дела составляется справка. 170. В случае утраты личного дела на осужденного оно восстанавливается. направляет извещение (рекомендуемый образец приводится в приложении N 2) в. При получении из другой инспекции личного дела осужденного. наводит справки по месту жительства осужденного, по месту. Примерные и типовые образцы документов и примеры заполнения по теме Дело. Личное дело осужденного (рекомендуемый образец). Примерная форма личного дела сотрудника предприятия. Расчет Сведения Собственность Справка Страхование Строительство Торговля Транспорт Требования. личное дело осужденного — за эти дела отвечают МВД РФ и ФСИН. ссылка — образец заявления на получение архивной справки по. Что надо знать осужденному, отбывающему наказание в виде лишения. носить одежду установленного образца;. В целях отличия вышеуказанных лиц от других категорий спецконтингента на справке по личному делу по. Справка. В целях приведения нормативных правовых актов. состоящий из начальной буквы фамилии осужденного и номера личного дела, который. справки о произведенном обмене установленного образца. В остальных случаях в архивную справку включаются сведения о первоначально. В случае отсутствия личного дела для составления справок по. партийные билеты образца 1973 г., комсомольские билеты ( при. Кроме названной справки при освобождении осужденному выдаются принадлежащие. При отсутствии таких документов в личном деле осужденного. Оформленный паспорт приобщается к личному делу осужденного и вручается. В верхней части оборотной стороны справки об освобождении. Поясню, на каждого осужденного заводится личное дело, которое. скрытого наблюдения, справки и даже оперативные разработки. попали удивительные документы из моего «личного дела осужденного Олега. ЛИЧНОЕ ДЕЛО N ____. (фамилия, имя, отчество, год рождения осужденного) Осужден. (оборотная сторона первого листа личного дела) (образец) Прием доставленных в СИ подозреваемых, обвиняемых и осужденных производит — дежурный. отобраны биологические, одорологические и другие образцы. Справка по личному делу осужденного прилагается к материалам Осужденные до вступления их приговоров в законную силу, в случае. ближайшем органе ЗАГСа на основании заявления матери и справки врача в срок. Оно хранится в конверте личного дела подозреваемой, обвиняемой или. Критерии оценки поведения осужденных, в основном, применяются при. со наблюдательной комиссией; б) справка по личному делу осужденного. Общий вес принадлежащих осужденному вещей и предметов, продуктов питания. (справки органов здравоохранения, органов местного самоуправления и. инспектора и по окончании свидания приобщаются к личному делу. одежды и обуви гражданского образца по сезону, администрация может. я тут обратилась с запросом в НИИ — о копии личного дела родственника. Кто-нибудь имеет аналогичный опыт запроса личного дела?. А как получить личные дела на тех, кто был осужден по 58 статье с 1960 по 1956 находился в. и Образцы запросов ,и Вопросы и обсуждения. о порядке направления осужденных к лишению свободы для. лиц от других категорий спецконтингента на справке по личному делу. Примерная форма рапорта по данному вопросу приводится ниже. в графу 21 послужного списка моего личного дела записи о нахождении на. справка отделения ПФ России о размере пенсии А.И. Дударева. совершенное преступление осужден к лишению свободы сроком на 9 лет, в. В Челябинскую область Сенцов и второй осужденный по делу. лиц от других категорий спецконтингента на справке по личному делу.

Скачать Договоры, образцы, бланки документов Договор найма жилого.. в Бланк внутренней описи документов пример, (doc), 72.7 Кб Документы,. Поэтому для кадровика очень удобно для повседневной работы иметь внутреннюю опись в личных делах сотрудников (образец на стр. Lawcanal.ru: Образцы документов (формы, бланки, договора) — скачать. ДВД.. общества) (типовая форма). 24. Внутренняя опись документов дела. 25. Само направление на медицинский осмотр (скачать образец) должно.. Внутренняя опись должна быть оформлена при заведении личного дела и. в личное дело вкладывается внутренняя опись ( Приложение N 2)… Автор не претендует на то, что все изложенное — образец для подражания. Опись вложения (форма 107) вы можете скачать с сайта нашей. если таковым является юрлицо, если только это не внутренняя опись. Образец опись документов имеющихся в личном деле. Вы можете скачать образец внутренней описи документов дела с Например,. Приложение 21 Образец описи дел постоянного хранения… Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока. СМК Ф.26-10 Форма описи документов, имеющихся в деле (к справке о присвоении звания. СМК Ф.09-02-01 Форма внутренней описи документов дела. … лицевой обложки, а также в личное дело должна быть обязательно вложена внутренняя опись.. Образец внутненняя опись личного дела работника (19618) Образец обложки личного дела работника (19713). Скачать. Напоминаем, что при нумерации листов личного дела внутренняя опись дела нумеруется отдельно. Форма внутренней описи личного дела указана в приложении 1 к Инструкции о ведении и хранении личных дел,. Личное дело работника образец оформления внутренней описи .. Образец оболожки личного дела скачать Размер 37, 0 KiB. Внутренняя опись личного дела работника (рекомендуемый образец заполнения). Опись доступна для бесплатного скачивания после просмотра. Форма ПС 107 Опись вложения Форма ПС 112 Бланк электронного денежного перевода Форма ПС 119 Бланк уведомления о получении почтового. Текст Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив скачать бесплатно…. составление внутренней описи документов дела ( п. 2.4);. Образец бланка служебного письма с угловым расположением реквизитов. 3. Образец бланка. Форма внутренней описи документов дела… Образец заполнения реестра описей 37. 6. Образец заполнения внутренней описи документов дела 39. 7. Образец заполнения листа-заверителя дела. Акт о внутренней оценке определения оценочной стоимости. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) (Форма 401) (с 01.01.2008) , 89Кб. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи. СКАЧАТЬ все документы из раздела «Учет основных средств, амортизация». Внутренняя опись документов тома;; Сведения о земельных участках. Данная работа (и все другие) доступна для скачивания совершенно бесплатно.. Внутренняя опись документов дела, его унифицированная форма,. Во внутренней описи присутствуют следующие графы, куда. сайте Вы можете заполнить и скачать бланк «Инвентаризационная опись. Внутренняя опись скачать образец. Месяц поста и добрых дел буддисты считают «инвестициями в счастье» в будущих перерождениях. Внутренняя опись документов дела – учётный документ, содержащий в себе перечень. Скачать внутреннюю опись документа, doc (заполненный бланк)… Рисунок. Образец акта об отборе документов для уничтожения. Внутренняя опись документов, её корректное составление, примеры и бланки для. Скачать пример заполнения описи дел постоянного хранения. Для внутренней описи существует установленная нормативными требованиями форма. Вы можете скачать образец внутренней описи документов. Два документа, которые ведутся кадровой службой, — внутренняя опись и дополнение. Образец оформления лицевой стороны обложки личного дела. Внутренняя опись документов дела. Крайними. Опись документов личного дела образец составления и бланк. Скачать бланк. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельных листах (приложение N 15). Каждый документ вносится во внутреннюю опись под. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА скачать образец бланк форма. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела Nо. ______ Итого. Можно скачать пример описи дел для передачи в архив и образец ее… Внутренняя опись нумеруется отдельно от документов дела. … работника. Образец и пример бланка личного дела скачать.. Бланк внутренней описи документов личного дела работника скачать (Размер: 16,0 KiB. У нас вы можете скачать образец внутренняя опись !. Ему захотелось, что сами проводили описи, но гораздо больше между Образец им самим. Для этого во внутренней описи следует занести информацию о каждом личном деле в отдельности: ФИО. Скачать образец штатного расписания. (цифрами и прописью). Наименование должности лица,. составившего внутреннюю опись. документов дела Подпись Расшифровка подписи. Образец. Распечатать · Скачать документ (подготовка документа может длиться до 2. ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЯ. ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ. ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА. Внутренняя опись документов дела. 7. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет). хранения. 8. Опись дел постоянного, временного. составляется внутренняя опись документов дела в годовой план и отчет о.. Образец заполнения внутренней описи протоколов заседаний. составление в необходимых случаях внутренней описи к делу. — оформление обложки дела.. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел… 18.01.2008. ОБРАЗЕЦ СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСИ ДЕЛ. (дата). Образец заполнения. Лист-заверитель дела. + листов внутренней описи 1 (для личных дел). Учтено документов в виде вложений,. Бланки: Пример оформления внутренней описи документов личного дела, завершенного делопроизводством. На сайте представлен образец личного дела.. руководителя;. Составить и скачать Внутренняя опись документов личного дела. Вы можете скачать. Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в опись личного дела работника образец том, что она включается в дело сразу же при его заведении и. Скачать программу для создания фото. целесообразно составить новую итоговую запись к внутренней описи и. Образец итоговой записи и заверительной надписи. Скачать (doc), 30 KB. Скачайте Форма внутренней описи личных дел для РК. Образец юридического документа Форма внутренней описи личных дел онлайн, под свою. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в… Образцы подписей на открытие счетов отделениями и филиалами. 15:07. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый. Скачать. На документы личного дела составляется. Образец заполения декларации 3-НДФЛ для имущественного вычета (без. Вас могут попросить переписать его в соотвествии с внутренней формой. Скачать. Пример заполения описи документов на имущественный вычет для. … и юридических лиц. 3. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право.. ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА. Внутренняя опись документов личного дела — База трудовых документов, бланки трудового договора, составить трудовой договор.. Образцы резюме. Вы также можете скачать пример акта о нарушении трудовой дисциплины. составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме… Образцы подписей материально ответственных лиц. Образцы документов, используемых в деятельности кадровой службы. Внутренняя опись документов личного дела. Чтобы скачать этот файл зарегистрируйтесь и/или войдите на сайт используя форму сверху. Главная > Образцы документов > Внутренняя опись документов дела. образец бланка Скачать бланк Скачать заполненный образец бланка. Дрофа Скачать учебник 2007 года часть 1, часть 2, часть 3, часть 4 Скачать решебник к учебнику 2006-2012. Бланк внутренней описи. Опись дел по личному составу Образец оформления внутренней описи в. Внутренняя опись дел образец. У нас вы можете скачать внутренняя опись дел образец ! >>>> Скачать внутренняя опись дел образец <<<<. Описание:. Опись документов в личном деле работника бланк. Как правило, в состав личного дела входят: — внутренняя опись документов ; — анкета,. выращивание в домашних условиях · Бланк 4 енвд скачать бесплатно. Приложение 10 Форма внутренней описи единицы хранения. Приложение 11 Форма листа-заверителя единицы хранения. Приложение 12 Образец. Бланк описи вложения по Форме 107 используется в следующих случаях: 1) опись вложения в ценное письмо;. 2) опись вложения в посылку;. 3) опись. Образец внутренней описи документов дела | Делопроизводство — Расширенный поиск · Главная. Вы можете скачать документов дела с примером . Образец — Внутренняя опись документов личного дела, завершенного делопроизводством (пример). ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО. ГОСТы скачать бесплатно.. Приложение 5 Образец оформления приказа по отделу.. 3.1.14 внутренняя опись документов дела: Учетный документ,. … дела работника. На сайте представлен образец личного дела.. руководителя;. Составить и скачать Внутренняя опись документов личного дела. 1) внутренняя опись документов личного дела; 2) дополнение к личному листку по учету кадров; 3) личный листок по учету кадров; 4) автобиография; Полное оформление дел общего делопроизводства предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление внутренней описи. Скачать бесплатно образцы и заполнить бланки описи (реестра, списка) вложения ценного письма или посылки, уведомления о вручении письма. скачать внутренняя опись документов личного дела.. Внутренняя опись документов личного д….doc, 79 Кб, 5462 загрузки. Статус неизвестен Леся (19. Образец фрагмента номенклатуры дел предприятия с отметкой о переходящих делах.. Вкратце мы расскажем о том, как сделать внутреннюю опись. Внутренняя справка может быть оформлена на стандартных листах бумаги без…. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела. ривает: нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; брошюровку (подшивку) дела. Пример оформления внутренней описи личного дела приведен на стр. 34. Как правило, не. Дадим образец оформления лицевой стороны обложки. Внутренняя опись документов личного дела образец всем показателям,. иначе я забуду удалить, чтобы девелоперам не случилось скачать, пиши в. ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ · Приложение 6.. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА · Приложение 11. ОБЛОЖКА ДЕЛА. АРХИВНАЯ СПРАВКА (ОБРАЗЕЦ) · Приложение 43. Оформление документов личного дела: внутренняя опись, личный листок. архивов (образец заполнения внутренней описи документов личного дела. Приложения (образцы форм)… Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи),. Форма внутренней описи документов дела. Формат. Скачать Внутренняя опись личного дела Образец заполнения Беларусь. О порядке оформления внутренней описи документов личного дела читайте в данном материале. Образцы форм документов из Инструкции по делопроизводству в Финуниверситете. Внутренняя опись документов дела. Выписка из протокола. … в бухгалтерию. Скачать документ «Акт уценки товара» можно в форматах DOC | DOCX | PDF | TXT.. Образец. Внутренняя опись документов дела. Шаблон внутренней справки (скачать, 36 Kb). Шаблон сдаточной описи дел структурного подразделения (ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ВМЕСТО АКТА О. Бланк акта (скачать, 32 Kb). Образец приказа о ГЭК + расписание (скачать, 46 Kb) Текст Правила Основные правила работы архивов организаций скачать бесплатно…. Приложение 10 Форма внутренней описи документов дела . 68. Как оформить внутреннюю опись личного дела? Скачать образец описи. Бланк предоставлен для скачивания в формате word. Раньше предыдущие сотр. тупо в опись переписывали все приказы.. кадровых операций · Методички по кадровому делопроизводству (скачать). составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;… «Отпуска от «А» до «Я»: закон, практика, образцы документов». внутренняя опись документов дела;; личный листок по учету кадров или. Внутренняя опись документов личного дела сотрудника.. Зимние обои с производственным календарём для вашего монитора. Скачать. скачать документ WORD.. листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 2.3.Составление. Образец оформления обложки дела. Внутренняя опись дела. 6. Акт о выделении к уничтожению документов. В нашей стране какого бухгалтера ни возьми, каждый третий. Образец обложки личного дела. Образец внутренней описи. Скачать. Обложка для личного дела работника (рекомендуемая форма). Для учета документов дел постоянного и временного хранения составляется внутренняя опись документов дела (форма N 1) . Форма внутренней описи документов дела. Формуляр-образец с угловым расположением постоянных реквизитов · Формуляр-образец с продольным. Бланк внутренней описи документов имеющихся в личном деле..Link: Скачать Бланк внутренней описи документов имеющихся в.

Помещено в тему: Описи дел

Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).

Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).

Правила составления описи дел постоянного хранения

Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).

Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.

В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.

При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).

Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).

Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения

  • подписывает составитель описи и ответственный за архив;
  • рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации (см. образец протокола заседания экспертной комиссии);
  • только для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов: представляют на рассмотрение в соответствующий архив (ЭПК);
  • утверждает руководитель организации.

После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).

Образец описи дел постоянного хранения

Общий отдел
252 01-07 Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1 15 января-

22 июня

234 Связка

№ 26

253 01-07 То же, № 83-128. Том 2 08 июля-

27 декабря

187
253а 01-08 Распоряжения № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год 02 февраля-

30 декабря

2011

40
254 01-12 Положения об отделах ОАО «Кориандр» 11.01.2011 22.03.2011 86
288 Последний заголовок в данном годовом разделе описи

Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.

Евгения Полоса

К записи 446 комментариев

Ольга | 09 10 2019

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, опись № 1 состоит из 2-х томов. Дела в обоих томах пронумерованы с № 1 и т.д. Считается ли это ошибкой и как её исправить?

admin | 14 10 2019

Здравствуйте! При составлении годовых разделов описи дел постоянного хранения нумерация дел в описи продолжается из года в год до завершения описи. Согласно п. 3.10.»Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, опись считается завершенной, если она содержит 9999 ед. хр. То есть, опись не должна превышать четырехзначное число. Завершенная опись подшивается, и заводится новая опись дел постоянного хранения с нумерацией дел с № 1. Новой описи присваивается следующий номер. В вашем случае, если в первом томе описи число дел достигло цифры 9999, а второй том начинается с № 1, то в этом нет нарушения. Только описи не называются «том 1», «том 2». Это будет опись № 1 дел постоянного хранения и опись № 2 дел постоянного хранения.

Если же у вас «первый том» заканчивается, например, номером 990, а «второй том» начинается с первого номера, то это нарушение. Чтобы это исправить, надо исправить нумерацию на делах и во втором томе описи, начав этот раздел с № 991.

Светлана | 14 11 2019

Здравствуйте! В течение какого времени после поступления дел в архив нужно составлять описи дел постоянного хранения? Муниципальный архив говорит, что описи составляются через 3 года. По нашей инструкции в архив дела сдаются в течение года после окончания производства по делу. Почему нельзя сделать описи сразу и направить их на утверждение ЭПК? Нигде не нашла ответа на этот вопрос. Спасибо

admin | 19 11 2019

Здравствуйте! Согласно п. 4.1. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Вам следует внести изменение в инструкцию: не в течение года после завершения дел в делопроизводстве, а через год. То есть, дела, завершенные делопроизводством в 2018 должны сдаваться в архив в 2020. После сдачи дел в архив организации можно сразу проводить упорядочение дел и составление описей дел. Не знаю, почему муниципальный архив не принимает описи на рассмотрение ЭПК ранее 3-х лет. Возможно, у них существует график рассмотрения документов на ЭПК, может быть они дают вам 1 год на составление описей.

Ольга | 26 11 2019

Здравствуйте, думаю муниципальный архив руководствуется ч. 9

п. 4.11. всё тех же Правил организации хранения … 2015 года.

Ольга | 26 11 2019

ч. 10, а не 9, п. 4.11. Правил

Шолпан | 19 03 2020

Добрый день. Документам с сроком хранения 5 лет нужна ли опись и может ли она превышать количество 180 листов?

admin | 23 03 2020

Здравствуйте! Согласно пунктам 4.11. и 4.19. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, полному оформлению и описанию (составление описи) подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. На дела со сроком хранения 5 лет опись не составляется. Однако в некоторых случаях, например, при передаче дел в другую организацию, такая опись может быть составлена. При этом дела не подлежат полному оформлению (не подшиваются, листы дела не нумеруются). Количество листов в такой описи может быть любое.

Елена | 23 06 2020

Здравствуйте! Как и когда включать в опись переходящие дела постоянного (свыше 10 лет) хранения?

admin | 29 06 2020

Здравствуйте! Переходящие дела включаются в опись дел постоянного хранения после их завершения по первой дате. Например, учредительное дело, начатое в 2010 году и завершенное в 2015 году, должно быть включено в годовой раздел описи дел постоянного хранения за 2010 год после его завершения в 2015 году. С этим всегда возникают сложности, если период более 2-3 лет. Можно включить дело под литерным номером, либо заранее оставить номер в соответствующем разделе.

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

• опись дел по личному составу (Приложение 15);

• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• лицевые счета;

• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

• акты о несчастных случаях;

• журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.

■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

4Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

5Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

6Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.

■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью «Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

• название фонда;

• номер фонда;

• номер описи;

• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

• крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

■ Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.

Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.

В историческую часть вносят сведения:

• по истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;

• об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.

В историографической части:

• дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

• указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

• отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;

• дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;

• освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.

Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.

Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).

■ Оглавление. К законченной описи обязательно составляется оглавление (п. 3.7.19 Основных правил). Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавление включают:

• предисловие;

• список сокращений (составляемый в необходимых случаях);

• названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;

• указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).

Приведем пример оглавления.

■ Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:

■ Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).

■ Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также

грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).

■ Лист-заверитель. Последний лист описи – лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.

Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.

В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).

СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.

Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).

По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).

Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).

Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4–9).

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  • наименование предприятия,
  • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  • список описываемых документов,
  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *