Обязанности канцелярии

  • автор:

ВВЕДЕНИЕ Актуальность темы. Проблемы делопроизводства являются столь же древними, как и сами документы. В современной России сложилась противоречивая ситуация в сфере судебного делопроизводства. С одной стороны, принятые правила судебного делопроизводства в 2004 году, изменили коренным образом оформление документов, формы журналов для регистрации входящих и исходящих документов, что вызвало в судебном сообществе массу вопросов. (работа была выполнена специалистами Автор 24) Специалисты в области судебного делопроизводства отмечают, что в данных правилах нарушение между теоретическим изложением и практической работой с документами. С другой стороны, вследствие проникновения новой техники и новых технологий в судебный процесс, происходит изменение структуры документооборота. Смена экономических основ жизни общества ведет к трансформации ценности отдельных видов документов. Однако, эти перемены очень слабо учитываются системами документационного обеспечения управления, где продолжают действовать устаревшие правила и стандарты. Документированная информация составляет основу суда, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Изучение деятельности канцелярии суда необходимо проводить с учетом практических рекомендаций. При этом, на наш взгляд, разработка данной темы должна вестись в рамках проблемного поля исследования различных наук: гражданского права, конституционного права, административного права, семейного права, делопроизводства, архивного дела, информатики, истории России. Между тем в нашей стране организация работы канцелярий судов все еще далеко от совершенства. Степень освещения проблемы по числу научных исследований недостаточна. Лишь в отдельных работах можно увидеть попытки, где канцелярия суда изучается в качестве основного предмета исследования. Западные ученые сосредоточили свое внимание на научных аспектах работы канцелярий судов и активизировали исследования в этой области знаний. В России существуют свои традиции в сфере работы канцелярий судов и прямое заимствование западного опыта и западных подходов невозможно. Отечественным учеными к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, закрепленный в законодательных актах. Научные исследования в данной области отражены так же в журналах, опубликованных сборниках научных трудов, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций и других научных мероприятий. Следует особенно отметить публикации в журналах «Юридическая наука», «Администратор суда», «Журнал конституционного правосудия» и др., которые служат в качестве исследовательской базы, поскольку отражают результаты научной работы их авторов. Объектом исследования является канцелярия суда. Предмет исследования – особенности организации работы в канцелярии суда. Целью исследования является анализ основных аспектов работы канцелярии суда. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи: проанализировать задачи и функции канцелярии суда; изучить организацию работы канцелярии суда. Источниковую базу составляют Конституция РФ, Гражданский процессуальный кодекс, Уголовно-исполнительный Кодекс, Федеральный конституционный закон «О судебной системе Российской Федерации», Федеральный конституционный закон «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов» и др. Цель и задачи исследования обусловили выбор структуры исследования. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка Посмотреть предложения по расчету стоимости

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
(утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37)

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

I. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.

3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.

4.2. Единую государственную систему делопроизводства.

4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.4. Структуру организации.

4.5. Организацию делопроизводства в организации.

4.6. Схемы документооборота.

4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.

4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.

4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о канцелярии организации.

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

6. Заведующий канцелярией подчиняется директору организации; иному должностному лицу)

7. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.

8. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.

3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

8. Взаимодействовать:

8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.

8.2. С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

8.3. С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, папками, файлами, канцтоварами, пр.

8.4. С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Основной вопрос, возникающий при открытии нового офиса – обеспечение его необходимым оборудованием – офисной мебелью, техникой и канцтоварами. Нужно не только найти и закупить в короткие сроки все эти товары для офиса, но и обеспечить их своевременную доставку.

В этом вам поможет одна из крупнейших оптово-розничных компаний по продаже канцтоваров на Южном Урале — Торговая фирма КНОПКА®. В нашем интернет-магазине представлен весь спектр товаров для офиса – не только бумага и канцелярские принадлежности, но и офисная техника, компьютерные принадлежности, офисная мебель, сейфы, и даже бизнес-сувениры для делового подарка или украшения собственного рабочего места.

Если стационарное оборудование для офиса достаточно закупить один раз и на долгое время, то расходные материалы и канцелярия требуют постоянного пополнения.

Ознакомившись с каталогом, вы сможете выбрать любые канцтовары для офиса – папки, степлеры, дыроколы, настольные наборы, лотки и корзины для бумаг, скотчи, самонаборные штампы и печати, клей, ножницы, письменные принадлежности, подставки, корректоры и многое другое. Поскольку такая «мелочь”, как канцелярия для офиса, является основой функционирования любого учреждения, важен критерий ее качества и отбор лучших производителей. Мы торгуем офисными принадлежностями таких известных брендов, как Erich Krause, DURABLE, LACO, Eagle, INDEX, STANGER, HAN, inФОРМАТ , LAMARK , TRODAT, MANZONI , Parker и др.

Ассортимент канцтоваров не ограничивается узкой ценовой категорией, помимо обычных офисных принадлежностей повседневного пользования мы предлагаем эксклюзивную подарочную продукцию, которую уже весьма условно можно отнести к канцелярии. Скорее она служит для налаживания партнерских отношений в бизнесе и укрепления своих позиций в глазах конкурентов. Это дорогие подарочные ручки, подарочные настольные наборы, визитницы из тисненной кожи, стильные кожаные папки, блокноты и другие бизнес-аксессуары.

Для корпоративных клиентов, заказывающих товары для офиса на этом сайте, предусмотрена скидка 3% . Кроме того, у нас действует система скидок, зависящая от объема оптовой закупки. При заказе от 3000 рублей осуществляется бесплатная доставка по г. Челябинску.

Теперь у наших клиентов появилась возможность купить все товары для офиса в одном месте, не покидая своего кабинета. Перед оформлением заказа воочию ознакомиться с товарами из каталога можно, посетив специализированный салон офисной канцелярии «Кнопка” (пр-кт Ленина, 23).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *