Обязанности event менеджера

  • автор:

Поделиться:

Event- или событийный менеджмент — это организация разного рода событий. Главная задача такого мероприятия, это создать масштабное впечатление, чтобы его все запомнили по окончании. Поводом могут быть церемонии, торжества, концерты, массовые гуляния и т.д. В статье я расскажу о человеке, который занимается созданием этих событий.

Event-менеджер кто это и чем занимается

Менеджер по мероприятиям — это человек, который занимается организацией деловых, спортивных и торжественных мероприятий для разных компаний или частных лиц. Должностные обязанности event-менеджера:

  • встреча с заказчиком (созвон, переписка) для обсуждения деталей события;
  • в случае если клиент затрудняется назвать детали, предложить собственный план вечеринок;
  • анализ заведений для планируемого праздника, бронирование;
  • планирование бюджета, смет, сроков и чёткое следование им;
  • составление списка необходимых контактов (директор банкетного зала, оформители, доставка шаров и т.д.);
  • подбор тематики события, оформить помещение в соответствии с этим (или работать в паре с декоратором, дизайнером интерьера);
  • обеспечение посетителей печатной продукцией: листовки, брошюры (при необходимости);
  • контроль за всеми процессами в ходе мероприятия;
  • по итогам события — составление отчётности;
  • ведение документооборота и контроль оплат по всем счетам;
  • привлечение спонсоров, журналистов и написание пресс-релизов.

Менеджер по мероприятиям во время работы постоянно согласовывает все моменты с заказчиком. Выбирает возможные варианты (место проведения, персонал, тематику) и предоставляет весь список клиенту на одобрение.

Подписывайтесь на наши новости

Одно письмо в неделю с самыми актуальными статьями
+ обзор digital-профессий!

*Нажимая «Подписаться» вы даете согласие на обработку персональных данных.

Что должен знать и уметь

Ключевые шаги эффективного event-менеджмента

Менеджер event-проектов обладает следующими профессиональными навыками:

  • работать в режиме многозадачности;
  • иметь высокий уровень работоспособности;
  • управленческие и организаторские навыки;
  • координаторские и логистические умения;
  • уметь решать разные проблемы в короткие сроки.

Помимо этого event-менеджер должен быть всегда на связи и не бояться решать нестандартные задачи.

Личные качества

Событийный менеджер обладает такими качествами, как:

  • высокий уровень коммуникабельности;
  • креативность;
  • стрессоустойчивость;
  • быстро принимать правильные решения;
  • умение быть оратором и выступать перед публикой:
  • лидерский характер;
  • способность находить нестандартный подход к решению проблем.

Плюсы и минусы профессии

Event-менеджер — со стороны может показаться профессией, где постоянно праздники веселье и только позитив. Но в каждой работе есть свои особенности. Начнём с положительных:

  • востребованная специальность;
  • общение с разными интересными людьми;
  • творческая профессия;
  • возможность заниматься любимым делом тем, кто любит вечеринки;

негативные стороны:

  • стрессовая работа;
  • ненормированный график;
  • коммуникации с разными людьми, мнение которых не всегда сходится с автором события.

Зарплата в Москве и по России

Чтобы узнать, на какую зарплату event-менеджер может претендовать в Москве предлагаю посмотреть на скриншот с сайта trud.ru. Данные по среднему заработку за 2019 год.

По областям России ситуация следующая:

Согласно сайту hh.ru минимальный уровень зарплаты для специалиста по организации мероприятий начинается от 50 тыс. руб. По мнению работодателей такой сотрудник должен обладать минимальным опытом и решать следующие задачи:

  • искать новых клиентов для получения заказов;
  • организовывать полный цикл мероприятий;
  • согласовывать детали проведения ивентов;
  • обсуждать и подписывать договоры на проведение событий;
  • согласовывать и подписывать планы мероприятий;
  • контролировать получения оплаты, документальное
  • закрывать проект, предоставлять отчёты.

Главной личностной чертой работодатели считают коммуникабельность, умение находить подход к разным людям.

Оклад от 75 тыс. руб. предлагается кандидату, который:

  • имеет опыт в сфере от 1 до 3 лет;
  • умеет проводить конференции: вейновские чтения, региональные проекты в 20 городах России, вебинары, трансляции, сьемки;
  • знает как заключение и вести договоры;
  • занимается поиском партнёров, ведёт рабочую базу;
  • умеет налаживать отношения за короткий срок;
  • стрессоустойчив;
  • способен принимать самостоятельные решения;
  • готов к командировкам (Россия, Европа – при наличии английского языка).

Максимальный уровень зарплаты начинается от 150 тыс. руб. На такую позицию рассматриваются кандидаты, имеющие опыт работы более 3 лет. Такой специалист должен:

  • полностью реализовать проекты от поиска клиента до воплощения;
  • встречаться с клиентами и решать различные вопросы;
  • готовить предложения: подбирать площадки, контролировать работу творческой группы (режиссёр, декоратор, дизайнер и пр.), разрабатывать сметы, искать артистов и подрядчиков;
  • комплексно готовиться к мероприятию – взаимодействие с клиентом, артистами, подрядчиками, площадками.

Помимо этого:

  • грамотная устная и письменная речь;
  • уверенное владение ПК (MS Office);
  • знание event-рынка России;
  • широкий кругозор и желание развиваться в своём направлении;
  • стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности.

Как стать event менеджером

С нуля освоить профессию реально, но проблематично. Самостоятельно теоретически подготовиться возможно, но без помощи опытных коллег многих особенностей работы понять не получится. Есть лёгкий способ быстро стать отличным специалистом по мероприятиям. Можно пройти онлайн-курсы, которые помогут овладеть профессией и начать зарабатывать ещё в процессе обучения. Преимущества таких программ:

  • Освоение профессии за несколько недель — можно проходить в удобное время и скорость прохождения выбирать самостоятельно.
  • Чётко структурированная информация — вместо самостоятельного поиска материала вы изучаете отобранную специалистами информацию в удобном формате.
  • Наработанное портфолио — то, что так часто просят работодатели. Домашние задания помогут с практикой, а работы можно будет предъявить заказчику в качестве портфолио.
  • Удобно учиться — формат обучения позволяет получать информацию где угодно, когда угодно и на любом удобном гаджете. Подойдёт даже смартфон.

На сегодняшний день в онлайне ивент-мененджменту вы можете научиться пройдя курс от Skillbox.

Курс Event Killer от Skillbox

Длительность: 3 месяцa

Уровень: с нуля

Для кого подходит: новичкам, Junior или Middle event-менеджерам на стороне агентства

Формат: онлайн уроки+ домашнее задание + работа с наставником

Полная программа: посмотреть >>>

Преподаватели: Павел Недостоев — основатель и партнер event-агентства DEPARTÁMENT, Юлия Сигунова — директор по клиентскому сервису, партнёр DEPARTÁMENT, Пётр Иванов — основатель и креативный директор DEPARTÁMENT, Софья Герштейн — Event Director, партнер DEPARTÁMENT, Александр Локтев — Экс-коммерческий директор DEPARTÁMENT.

Ключевые навыки:

  • Макротренды и тренды event-индустрии 3.0
  • Работа с клиентами, командой и подрядчиками
  • Правила клиентского сервиса
  • Эффективная проработка брифа
  • Понятия, цели и задачи event-маркетинга
  • Event-агентство как бизнес
  • Формула расчета стоимости часа персонала
  • Формирование проектной команды
  • Управление проектными рисками и форс-мажорами
  • Поиск клиентов
  • Подготовка презентации event-агентства
  • Создание сuѕtоmеr journey map
  • Разработка концепции мероприятия по креативным механикам
  • Правила участия в тендерах
  • Подготовка и реализация мероприятий
  • Технология продажи предложения клиенту

Цена:

  • полная — 40 000 рублей
  • со скидкой — 20 000 рублей
  • рассрочка без первого взноса — 1 667 рублей

Итоги: диплом + портфолио

Ссылка на курс:

Мои впечатления: Отличный курс как для новичков, так и для профессионалов чтобы быстро прокачаться в организации ивентов. Под руководством основателей и партнеров мощнейшего агенства в event сфере — DEPARTÁMENT, вы получите максимум практических знаний которые сможете применить в работе.

Готовы приступить? Тогда вот первое задание от меня.

Представьте себя организатором мероприятия. Посмотрите на фото и пофантазируйте — какое событие вы здесь можете представить? Предлагаю создать совместный ивент! Пишите название, идею, тематику… Все что угодно, а я помогу развить идею дальше и дам ценные советы.

Event-менеджер занимается организацией и проведением разного рода мероприятий: корпоративов, конференций, тренингов, праздников, вечеринок и т.д. Он отвечает за разработку идеи, составление сценария, подбор места проведения и персонала (артистов, музыкантов, официантов и иных лиц), донесение информации до гостей и прочие организационные задачи.

Места работы

Должность event-менеджера необходима в агентствах, оказывающих услуги организации развлекательных и деловых мероприятий, а также в крупных компаниях, где много внутренних собраний и праздников.

История профессии

В древние времена праздники люди устраивали себе сами, и в этот процесс был вовлечен весь народ общины или племени. Главным организатором, как правило, был хороший управленец и лидер, который мог грамотно раздать нужные задачи разным людям.

Примерно в конце 20 века разделение труда привело к тому, что организация мероприятий стала отдельной отраслью и на рынке появилась профессия event-менеджера (организатора мероприятий). Правда сейчас она существует только на словах, т.к. в государственном реестре не числится.

Обязанности event менеджера

Должностные обязанности event-менеджера заключаются в следующем:

  • организация мероприятий:
    • придумывание концепций, идей, сценариев;
    • составление смет и календарных графиков;
    • подбор помещения, реквизита и необходимого персонала;
    • организация всего необходимого для участников и гостей;
    • отчет и оценка эффективности проведения мероприятий;
  • привлечение подрядчиков и управление их работой;
  • согласование работ с другими отделами (PR, рекламы, продаж);
  • ведение документооборота.

Иногда в круг обязанностей организатора мероприятий (особенно если он работает в агентстве) входит:

  • согласование всех действий по подготовке мероприятия с клиентами;
  • контроль платежей заказчиков;

Требования к event-менеджеру

Должностные требования к event-менеджеру таковы:

  • высшее образование;
  • опыт работы (как правило, от 2 лет);
  • владение ПК;
  • умение работать с артистами, площадками, подрядчиками и event-агентствами;
  • организаторские способности.

В некоторых компаниях также требуют:

  • права категории В;
  • знание английского языка (или некоторых других);
  • опыт работы с VIP-клиентами.

Образец резюме event-менеджера

Образец резюме

Как стать event-менеджером

В настоящее время не существует специального образования для выработки навыков event-менеджера. Единственный путь освоения профессии — практика.

Лучший вариант — устроиться в event-агентство или стать помощником «крутого» организатора мероприятий (например, тамады) для выполнения простых задач и постепенно приобретать опыт.

Зарплата event-менеджера

В зависимости от региона и уровня клиентов компании, зарплата event-менеджера колеблется от 35 до 80 тысяч рублей в месяц. Средняя заработная плата специалиста составляет 50 тысяч рублей.

Event-менеджер – это профессионал, занимающийся организацией деловых, спортивных и развлекательных мероприятий для самых разных компаний и частных лиц. Сюда относятся соревнования, концерты, конкурсы, церемонии вручения премий, корпоративные праздники, вечеринки, конференции международного и местного уровня. Профессия отличается креативностью, творчеством, многозадачностью и сверхбыстрым темпом работы.

Давайте разберемся подробнее, какими качествами должен обладать ивент-менеджер, какие обязанности входят в его компетенцию, где можно получить образование и построить карьеру?

Кому подходит профессия ивент-менеджера?

Профессия ивент-менеджера подходит для активных людей с творческой жилкой, любящих общение, праздники, ответственность, порядок и высокий темп работы. Такие специалисты должны быть на связи 24 часа 7 дней в неделю, при этом совершенно не важно, где они находятся в данный момент: в отпуске, аэропорту, на семейном ужине или приеме у президента. Ивент-менеджер не выполняет всю работу самостоятельно, он сотрудничает с подрядчиками, поставщиками, волонтерами, ведущими, оформителями, техниками, дизайнерами, специалистами по звуку и свету. Однако, количество форс-мажорных ситуаций во время мероприятий невозможно предсказать: отключили электричество, проектор вышел из строя, фейерверки размокли, рекламные брошюры не разложили по местам. Ответственность за все несостыковки и ошибки ложится на плечи менеджера, поэтому он должен обладать широким кругом знаний и умений, быть стрессоустойчивым, находчивым, предприимчивым и уметь быстро принимать решения, а при необходимости, заменить отсутствующего человека или устранить поломку. Кроме того, профессия требует логического мышления, склонности к математике, т.к. необходимо вести расчеты затрат и бюджета, коммуникабельности и умения работать в команде.

Обязанности ивент-менеджера

Разнообразию и креативности должностных обязанностей event-менеджера можно только позавидовать, сюда относится:

  • общение с заказчиками и клиентами;
  • составление базы контактов;
  • разработка концепции и сценария мероприятия;
  • составление бюджета, смет, планов и строгое следование им;
  • выбор помещения, оформления и персонала;
  • обеспечение посетителей рекламной продукцией (при необходимости);
  • контроль за всеми процессами в ходе мероприятия;
  • поиск и заключение договоров с подрядчиками, партнерами и поставщиками (отели, авиакомпании, концертные залы, артисты, ведущие, рекламные агентства и многие другие), руководство их работой;
  • согласование работы с заказчиками и другими отделами компании;
  • составление отчетности по итогам мероприятия;
  • ведение документооборота и контроль оплаты счетов;
  • привлечение гостей (в случае платного входа) и спонсоров, формирование предложений;
  • приглашение журналистов и написание пресс-релизов.

Важно помнить, что обязанности ивент-менеджера зависят от компании или агентства, где работает специалист.

Где учиться event-менеджеру?

Чтобы работать в сфере организации мероприятий, необходимо пройти обучение. Но где учиться event-менеджеру? В России подобные программы только начали появляться в частных школах дистанционного образования, поэтому о высоком качестве подготовки говорить не приходится. Если вы хотите стать профессионалом международного уровня и организовывать значимые мероприятия по всему свету, включая Олимпийские игры, концерты поп-звезд и престижные церемонии вручения наград, инвестируйте в собственное будущее и получите образование в одной из школ гостеприимства Швейцарии (Glion и Les Roches), где разработаны программы обучения будущих ивент-менеджеров: Бакалавриат, Магистратура, Постдипломное образование.

Где работать?

Выпускники школ гостеприимства, прошедшие программы по event-менеджменту, могут выбрать несколько путей развития карьеры:

  • корпоративный – работа в компаниях, которые не специализируются на организации событий, но нуждаются в подобном специалисте, т.к. проводят большое количество семинаров, конференций и бизнес-мероприятий для своих клиентов. Например, консалтинговые компании, языковые школы, банки, производители товаров;
  • агентский – работа в компаниях, для которых основной вид деятельности – проведение мероприятий;
  • и предпринимательский – открытие собственной компании по организации событий.

Желание, знания, трудолюбие и опыт помогут стать успешным event-менеджером и покорить любые профессиональные высоты!

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ, а также иными нормативными актами, регулирующими трудовые правоотношения в Российской Федерации.

Общие положения

Event-менеджер относится к категории специалистов.

Event-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом ____________________________ по представлению __________________.

(руководителя структурного подразделения; иного должностного лица)

На должность event-менеджера назначается лицо, имеющее высшее образование, стаж работы в сфере организации культурного досуга или средствах массовой информации не менее _____ лет.

Event-менеджер должен иметь:

  • Образование: высшее, желательно психологическое, педагогическое или культурологическое.
  • Необходимые знания, навыки активного, креативного, целеустремленного человека, который хочет, умеет и любит работать с людьми, способен творить и воплощать в жизнь неординарные проекты, заинтересован сделать больше, чем он делает сегодня, имеет реальный опыт по поиску, привлечению и удержанию корпоративных клиентов.
  • Опыт работы от 2 лет в организации и продажах event-услуг корпоративным клиентам.
  • Знать специфику рынка event-услуг и основные аспекты организации корпоративных мероприятий и событий.

А также:

  • Уметь ярко и понятно подавать свои мысли и идеи.
  • Грамотно писать сценарии, проводить презентации и закрывать сделку.
  • Владеть навыками деловых коммуникаций на высоком уровне.
  • Уметь работать с аудиторией.
  • Быть уверенным пользователем MS Office, PowerPoint и Интернета.

Должностные обязанности

  • Развитие направления организации мероприятий с головоломками.
  • Активный самостоятельный поиск и привлечение корпоративных клиентов, развитие отношений с имеющимися в базе клиентами, работа с входящими запросами.
  • Подготовка мероприятий, разработка идеи мероприятия и написание технического задания. Составление презентации, программы мероприятия, сметы проекта.
  • Продвижение и продажа мероприятий клиентам. Проведение встреч, переговоров, презентаций, заключение договоров.
  • Полный цикл организации и проведения корпоративных мероприятий для клиентов. Разработка креативных концепций. Написание сценариев.
  • Бюджетирование.
  • Координация деятельности всех участников мероприятия.
  • Развитие долгосрочных отношений с корпоративными клиентами. Получение обратной связи от клиента. Выявление потребностей клиентов, составление программ продолжительного сотрудничества.

Критерий качества работы

  • Выведение на корпоративный рынок услуг мероприятий с головоломками и их развитие.
  • Возрождение культуры игры в головоломки.

Права

Менеджер по организации и продаже мероприятий имеет право:

  1. получать от работников компании информацию, необходимую для реализации своей деятельности;
  2. представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

Ответственность

Менеджер по организации и продаже мероприятий несет ответственность за:

  1. причинение материального ущерба работодателю в порядке, установленном законодательством РФ;
  2. невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей;
  3. недостоверную информацию о состоянии выполнения обязанностей;
  4. невыполнение приказов, распоряжений и организации, и непосредственного руководителя;
  5. непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности организации и ее работникам;
  6. нарушение трудовой и исполнительской дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.

Условия работы

Режим работы менеджера по организации и продаже мероприятий определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании, и закрепляется в условиях трудового договора.

С инструкцией ознакомлен: ___________________ __________
(фамилия, инициалы) (подпись)

Рассматривая представления и их составляющие, мы ни разу не остановились на том, как осуществляется их удаление. Дело в том, что для этого предназначен специальный Организатор, который можно вызвать одноименной кнопкой из диалогового окна со списком представлений, таблиц, фильтров и групп или с помощью команды меню Tools > Organizer (Сервис > Организатор).

Рис. 9.14. Диалоговое окно Организатора

Диалоговое окно Организатора состоит из вкладок, соответствующих типам объектов в MS Project, например на рис. 9.14 активна вкладка Views (Представления). На вкладке осуществляются операции над объектами определенного типа в соответствии с ее названием. Например, на вкладке Views (Представления) вы можете копировать, удалять и переименовывать представления, а на вкладке Forms (Формы) — осуществлять аналогичные действия с формами. Все вкладки имеют одинаковую структуру, поэтому «а примере одной из них можно понять, как работают все остальные. Рассмотрим работу с представлениями и их составляющими на примере вкладки Views (Представления).

Вкладка состоит из двух списков, в которых отображаются названия объектов соответствующего типа, размещенные в файлах, открытых в данный момент в MS Project. Имя файла можно выбрать в раскрывающемся списке, расположенном под списком файлов.

ПРИМЕЧАНИЕ

В начале работы MS Project всегда загружает глобальный шаблон, на основе которого создаются новые проекты, — Global.MPT. Если в MS Project открыт только один файл, то с помощью Организатора можно обмениваться объектами с глобальным шаблоном (см. рис. 9.14).

С помощью находящейся между списками кнопки Сору (Копировать) можно копировать элементы из одного списка в другой. Кнопка Rename (Переименовать) позволяет изменить название элемента (кроме некоторых стандартных, например нельзя переименовать диаграмму Ганта). Кнопка Delete (Удалить) удаляет объект, а кнопка Close (Закрыть) закрывает диалоговое окно.

Если в процессе работы было создано удобное представление (таблица и т. д.), то для того, чтобы воспользоваться им в дальнейшем, его нужно скопировать в файл Global.MPT. После этого оно будет доступно во вновь создаваемых проектах. Чтобы перенести представление или другой элемент интерфейса MS Project в существующий файл, нужно открыть его одновременно с тем файлом, где хранится копируемый объект, и скопировать.

Пример использования Организатора

Попробуем скопировать созданные ранее представления Новый вид и Комбинированный вид 1 из файла 7.mррв новый файл. Для этого откроем файл 7.mрр затем создадим новый файл проекта с помощью сочетания клавиш Ctrl+N. Поскольку мы установили соответствующий флажок, при создании файла откроется окно, предлагающее ввести проектную информацию. В этом окне нужно нажать кнопку Cancel (Отмена).

Теперь с помощью команды меню Tools > Organizer (Сервис > Организатор) откроем диалоговое окно для выполнения операций с элементами проектных файлов. По умолчанию активной будет вкладка Views (Представления) для осуществления операций с представлениями. В раскрывающихся списках, расположенных в ее нижней части, нужно выбрать имена файлов, с которыми мы будем работать: У.mррмя нового файла (рис. 9.15).

Теперь выделим нужные представления при нажатой клавише Ctrl и нажмем кнопку Сору (Копировать). Теперь они помещены в новый файл, и их можно вызывать через меню View > More Views (Вид > Другие представления).

С помощью Организатора можно работать не только с представлениями и их составляющими, но и с другими объектами MS Project, которые мы еще не рассматривали, например с макросами. Но принципы работы в Организаторе не зависят от объекта, поэтому, научившись работать с Организатором сейчас, вы сможете применять свои знания в дальнейшем для работы с макросами или другими объектами.

Рис. 9.15. Копируем созданные ранее представления в новый файл

Сохранение настроек диаграмм и представлений

Как вы могли заметить во время работы с примерами к книге, MS Project по-разному сохраняет данные о настройке разных объектов интерфейса. Диаграммы существуют «внутри» представления, и их настройки сохраняются «внутри» него. Например, если диаграмма Ганта включена в два представления и в каждом настроена по-разному, то при открытии каждого из представлений вы увидите ее с разными настройками. Настройки диаграмм переносятся в другой файл вместе с представлениями.

Настройки таблиц относятся к конкретным таблицам, а не к использующим их представлениям. Например, если в таблицу Entry (Ввод) добавить столбец, то он будет отображаться во всех представлениях, использующих эту таблицу. Настройки таблиц не переносятся вместе с представлениями в другие файлы, и таблицы нужно копировать отдельно.

MS Project автоматически сохраняет настройки представлений, запоминая, какая таблица открыта в представлении, какой фильтр и группировка применены. Эти сохраненные параметры переносятся вместе с представлением в другой файл при копировании, причем это касается как одиночного представления, так и части комбинированного представления.

При разделении окна во время работы с одиночным представлением MS Project не сохраняет настройки созданного комбинированного представления. Это связано с тем, что программа умеет автоматически сохранять настройки существующих объектов, но не может создавать новые объекты. А поскольку в подобных случаях вы создаете новое комбинированное представление, то оно не сохраняется.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *