Образец маршрутного листа

  • автор:

Маршрутный лист — это документ, являющийся путеводителем для перевозчика, занимающегося доставкой каких-либо товаров. Он облегчает работу и позволяет контролировать рабочие процессы на этапе доставки.

Предприятия, работа которых связана с доставкой каких-либо товаров, вынуждены разрабатывать и оптимизировать логистику перевозок. Для ее документальной фиксации и контроля за оплатой и фактом доставки используется маршрутный лист.

ВАЖНО! В условиях ограничений, связанных с пандемией коронавируса, представители правоохранительных органов контролируют передвижения и транспорта, и пешеходов. Если поездки связаны с выполнением трудовых функций, работнику нужно иметь подтверждающий документ. В этом качестве используется и маршрутный лист, и специальная справка с места работы.

Для чего составлять маршрутный лист

При разработке этого бланка обычно преследуются следующие цели:

  • составление плана сбыта — рассматриваемый документ позволяет лицу, ответственному за доставку, иметь представление о сети сбыта, количестве торговых точек и их потребностях в товаре;
  • соблюдение маршрута поставок на основании разработанного плана;
  • подготовка отчетности по количеству отгруженной продукции, количеству рабочего времени водителя, числу торговых точек и их задолженности перед поставщиком;
  • учет затрат времени на отгрузку.

Выше перечислены лишь некоторые цели, которые может выполнять рассматриваемый документ. В зависимости от разработанной на предприятии формы этот список может быть расширен.

Разъездной характер работы и Трудовой кодекс

Особую роль маршрутный лист играет для работников, имеющих разъездной характер работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, расходы, связанные с разъездным характером работы, должен брать на себя работодатель. При этом порядок возмещения и сумма должны быть оговорены в трудовом договоре и других локальных нормативных актах. В связи с этим на многих предприятиях рассматриваемый документ является одним из подтверждений расходов сотрудника, которые подлежат возмещению.

Особенности оформления маршрутного листа

Существующее законодательство не предусматривает унифицированную форму данного бланка. Поэтому на каждом предприятии его разрабатывают самостоятельно с учетом производственной специфики. Тем не менее, существуют рекомендации по заполнению бланка, выработанные на практике.

На бланке обязательно должны быть указаны:

  • название документа;
  • его номер;
  • наименование организации;
  • должность работника (водитель, курьер, другие должности);
  • сведения о транспортном средстве;
  • дата заполнения.

Далее информация может быть представлена в виде таблицы, в которой выделены отдельные графы для указания начальной и конечной точек движения. Отдельный столбец посвящается цели поездки. На некоторых предприятиях в документ вносятся данные о полученной оплате и ее отсрочке. В частности, указывается размер полученной суммы, а также способ оплаты. Иногда в таблице предусматривается столбец для указания срока отсрочки.

Для удобства планирования в бланке можно создать отдельную графу, в которой будет указываться частота посещения торговой точки. Этот показатель, в зависимости от производственных потребностей, можно подразделить на несколько категорий. Например, если товар поставляется по нескольким адресам, но с разной периодичностью, можно создать категории А, B и С, где «А» будет означать доставку раз в день, «B» — раз в три дня, «С» — раз в семь дней. Категории и их расшифровка могут варьироваться в зависимости от потребностей предприятия.

Стоит помнить, что документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью водителя, уполномоченного лица и работника бухгалтерии.

Нередко работодатель требует отметки получателя груза о том, что передача состоялась.

Маршрутный лист, образец для водителя

Маршрутный лист для курьера

Предлагаем скачать бесплатно образец и бланк маршрутного листа и пользоваться тем, который наиболее подходит для целей организации, а можно переработать бланки, данные в качестве примера, задав себе вопрос: какие реквизиты и поля включить в предлагаемый шаблон.

В отпуск на личном автомобиле

Некоторым категориям работников полагается компенсация затрат на оплату проезда в отпуск, в том числе на личном автомобильном транспорте. Такие льготы полагаются «северянам» в соответствии с Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2.

Кроме того, работодатели могут сами внутренними локальными актами утвердить перечень льгот, в который включить и компенсацию расходов на отдых, в том числе — оплатить работникам проезд к месту отдыха. Для учета проездных затрат необходимы документы, подтверждающие понесенные расходы. В этом случае используется специальный бланк.

Маршрутный лист для отпуска на машине

Порядок учета, хранения и уничтожения

Маршрутные листы должны подаваться уполномоченному лицу на предприятии после завершения выполнения рабочего задания. К нему может прилагаться отчет о выполненной работе. Он составляется на каждом предприятии самостоятельно. Обычно эти документы хранятся до проведения первой внутренней проверки. Как правило, она проводится ежеквартально. Также они могут уничтожаться после оформления акта приема работ. Но на некоторых предприятиях маршрутные листы, в соответствии с требованиями Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236, хранят в течение пяти лет. Если это единственный документ, подтверждающий работу в тяжелых или опасных условиях, — 75 лет.

Отличие маршрутного листа от путевого

Некоторые специалисты не различают два указанных выше понятия. Несмотря на их кажущуюся схожесть, они имеют ряд существенных отличий. В частности, маршрутный лист:

  • может иметь произвольную форму, в то время как путевой составляется по утвержденной законодательством форме;
  • не содержит сведения о количестве горючего и километраже;
  • выдается при производственной необходимости;
  • не оформляется на водителей легковых автомобилей, обслуживающих должностных лиц.

Таким образом, путевой лист выдается при осуществлении любых перевозок, связанных с работой, в отличие от маршрутного. Кроме того, путевой лист относится документам строгой отчетности и должен храниться на предприятии пять лет, в отличие от маршрутного, который может быть уничтожен после оформления акта приема работ.

Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.

Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк маршрутного листа .docСкачать образец заполнения маршрутного листа .doc

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Порядок оформления маршрутных листов

Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.

Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:

  • приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
  • отчет работника о понесенных расходах;
  • четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.

Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.

Правила заполнения маршрутного листа

Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.

Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.

  1. Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
  2. Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
  3. Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
  4. Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После оформления маршрутного листа

После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.

В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.

Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.

Предприятия, работа которых связана с доставкой каких-либо товаров, вынуждены разрабатывать и оптимизировать логистику перевозок. Для ее документальной фиксации, а также контроля за оплатой и фактом доставки используется маршрутный лист.

ПОДГОТОВКА К ПОХОДУ. ОФОРМЛЕНИЕ МАРШРУТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Прежде чем отправиться в поход, нужно к нему хорошо подготовиться.
С комплектования группы и начинается эта подготовка. От того, кто будет в ее составе, какова физическая подготовка и туристский опыт участников похода, какие задачи они ставят, каким временем и средствами располагают, зависит самое главное — выбор маршрута похода.
Естественно желание открыть что-то новое, пройти еще не пройденное. Страна наша настолько обширна, в ней столько замечательных уголков, что интересных маршрутов, открытий для себя хватит на всю жизнь.
Маршрут пройти легче, когда он хорошо продуман и изучен. Тогда будет больше времени, сил для ознакомления с интересными местами и конечно же повысится безопасность похода и сведется до минимума вероятность изменения или непрохождения маршрута. Группам начинающих туристов и тем, кто впервые направляется в тот или иной район, следует воспользоваться одним из эталонных маршрутов. Эти маршруты наиболее логичны и интересны, знакомят с достопримечательностями и включают характерные для данного района препятствия. Консультацию по маршруту можно получить в туристском клубе, в МКК. Там же следует ознакомиться с отчетами о походах других туристских групп.
При разработке маршрута нужно собрать все необходимые сведения о районе похода, используя карты и схемы, описания сложных препятствий, информацию о погодных условиях, транспортных возможностях, состоянии дорог и переправ и др.
Все подготовительные работы должны вестись организованно и планомерно. Для этого составляется план, распределяются обязанности среди членов группы.
Исходя из продолжительности и сложности маршрута, состава участников похода и намеченных задач подготавливается общее и специальное снаряжение, ремонтная и медицинская аптечки. Завхоз группы составляет списки продуктов, намечает, где их лучше закупать, решает вопрос упаковки. Полученные данные о маршруте, снаряжении и продовольствии позволяют определить общий вес груза, вес рюкзаков на подходах и на основном маршруте, составить смету расходов.
Нужно, чтобы все участники похода имели не только сходные навыки и знания, близкие интересы, но и примерно одинаковую физическую подготовку. Для этого за 2-3 месяца до похода следует организовать совместные тренировочные занятия, во время которых туристы совершенствуются физически и овладевают техническими навыками и приемами преодоления препятствий. Следует использовать в этих целях походы выходного дня, туристские слеты и соревнования.
В совместных походах выходного дня отрабатываются способы передвижения, преодоления планируемых на маршруте естественных препятствий, приемы коллективной страховки и самостраховки, проверяется и дорабатывается снаряжение. Специально создаваемые большие нагрузки в этих походах дают возможность выявить и сравнить физическое состояние и подготовку отдельных участников.
Совместные тренировки, организация ночлегов способствуют психологической «приработке» членов группы. Нужно стремиться, чтобы уже в процессе подготовки группа стала единым слаженным коллективом, готовым совместными усилиями успешно решать поставленные задачи.
Отработке технических приемов и проверке снаряжения помогают соревнования по технике разных видов туризма. Участвовать в них полезно, но не стоит, конечно, увлекаться только ими, забывая о самом главном в туризме — о путешествиях. Соревнования придуманы туристами. Сначала они проводились в рамках туристских слетов, были весьма просты. В их программу входили: установка палатки, разжигание костра, переправа по бревну через речку или овраг и т. п. С ростом технической оснащенности в большинстве видов туризма соревнования стали проводиться самостоятельно. И в этом не было бы ничего плохого, если бы эти соревнования не стали ставить на один уровень с туристскими походами, а то и подменять их. Особенно заметно это стало проявляться у водных и горных туристов. Не следует забывать, что такие соревнования носят проверочный характер, и служат для определения технической подготовленности туристов к предстоящим походам. В них сравниваются достижения спортсменов не комплексно, а по отдельным показателям, но ведь одной технической подготовленности недостаточно для прохождения сложного похода.
Если группа занимается в туристской секции коллектива физкультуры предприятия, учреждения, учебного заведения, ДФСО, то эти организации должны создавать условия для физической, технической и теоретической подготовки туристов, обеспечивать их по возможности необходимым снаряжением.
Все члены группы должны пройти медицинский осмотр не ранее чем за месяц до начала похода и получить разрешение врача на участие в походах I-III категорий сложности, а для участия в походах IV-VI категорий сложности — заключение врачебно-физкультурного диспансера или физкультурного врача.
Как уже говорилось, любой поход начинается с проверки в МКК. Но пусть это не пугает любителей путешествий. Заполняя походные документы, защищая маршрут перед членами МКК — опытными туристами, — получаешь новые сведения и рекомендации о районе похода, советы по подбору снаряжения и продуктов, по действиям в сложной обстановке. Если поход готовился основательно, если все заранее продумано, изучено, собрано (а только так и должно быть), затруднений с оформлением маршрутных документов не будет.
Документом, дающим право на проведение спортивных туристских походов I-VI категорий сложности, а также некатегорийных походов, включающих элементы походов II-VI категорий сложности, является маршрутная книжка установленного образца. Маршрутную книжку можно получить в маршрутно-квалификационной комиссии но месту жительства или работы. Два экземпляра книжки следует правильно заполнить, приложить к ним справки о туристском опыте членов группы, медицинские справки, картографический материал, описания и но возможности фотографии сложных участков маршрута, перечни специального снаряжения и средств оказания доврачебной помощи. Все должно быть собрано заранее в процессе подготовки к походу.
С документами нужно обратиться в ту же МКК. Если она не имеет полномочий на рассмотрение похода данной категории сложности, заявочные документы с ее предварительным заключением направляются организацией, при которой она работает, в вышестоящую МКК.
МКК дает заключение о возможности совершения группой заявленного похода. В маршрутную книжку вносятся особые указания и рекомендации группе, записываются место ее регистрации перед выходом на маршрут в соответствующих КОС и КСО, установленные контрольные сроки.
На основании положительного заключения МКК руководителю группы выдается пронумерованная маршрутная книжка и заполненный бланк сообщения в КСС, заверенные подписью и штампом МКК. Но на этом контакты МКК с группой не заканчиваются.
Важнейшим мероприятием, позволяющим оказать группе в случае необходимости помощь, является организация контроля за прохождением ею маршрута в установленные сроки. Этот контроль осуществляют не только КСС, расположенные в районе похода, но и МКК. Контрольный срок считается нарушенным, если телеграмма не отправлена группой в течение контрольных суток. После этого начинаются поисковые работы. Поэтому одинаково плохи слишком жесткие сроки, которые заставляют группу сокращать маршрут, двигаться в вечернее, а то и в ночное время, пренебрегать на сложных участках страховкой, и слишком растянутые сроки, могущие привести к тому, что группа, потерпевшая аварию, не сможет получить своевременную помощь.
В соответствии с Правилами письменное сообщение в КСС установленной формы должно быть отправлено не позднее чем за 10 дней до выезда группы к месту начала маршрута. Даже одно это обстоятельство, помимо других (устранение замечаний, при необходимости проверка группы на местности и др.), требует представления заявочных документов в МКК за 1-1,5 месяца до начала похода. Однако если группа с хорошо подготовленными документами пришла в полномочную МКК, например, за две недели, ее заявку следует рассмотреть и все оформить. МКК призваны работать оперативно, а республиканские, краевые, областные и особенно зональные к тому же не должны закрываться на каникулы.
Если перед самым отъездом в поход появилась необходимость внести изменения в маршрут или состав группы, это необходимо согласовать с МКК и сообщить КСС.
Туристские группы, планирующие проведение похода на территории заповедника или погранзоны, должны заблаговременно оформить на это разрешение в установи ленном порядке. Но вменять проверку наличия такого разрешения МКК не следует. МКК должна предупредить группу о том, что ее маршрут частично или полностью проходит по этим территориям с ограниченным доступом.
Все перечисленные вопросы по подготовке группы к походу и оформлению маршрутных документов входят в основном в обязанности руководителя похода.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *