Нумеруется ли опись документов для конкурса

  • автор:

05 ноября 2015

Вопрос № 1. В разделе II. пункт 1.12. сказано что заявка должна содержать опись документов подписанная претендентом или его представителем по форме приложения № 5. Необходимо ли нумеровать опись документов, и должна ли опись документов по форме Приложения № 5 содержать саму опись документов.

Разъяснение:

Согласно требованиям пункта 1. раздела II. конкурсной документации по открытому конкурсу № КО-03/15:

Для участия в конкурсе юридические лица и индивидуальные предприниматели (далее – претенденты) представляют следующие документы:

Далее пункты 1.1 – 1.12 содержат закрытый перечень документов, предоставление которых для участия в конкурсе является обязательным. В том числе перечень содержит указание на наличие описи представленных документов, подписанной претендентом или его представителем по форме приложения № 5 к конкурсной документации.

Согласно пункту 2. раздела II. конкурсной документации: «Все документы, указанные в описи документов, должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью претендента (для юридических лиц) и подписаны (руководителем и главным бухгалтером – для юридических лиц, индивидуальным предпринимателем — для индивидуальных предпринимателей).

Нормы Положения о проведении конкурсного отбора и условия конкурсной документации не содержат указания на необходимость включения описи документов в состав прошитого пакета документов (единый том заявки). Здесь следует руководствоваться правоприменительной практикой по Закону № 44-ФЗ от 05.04.2013 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». ФАС России и часть арбитражных судов придерживаются мнения, что отклонение заявки, к которой не подшита представленная опись документов, является правомерным. Однако существуют судебные решения, в соответствии с которыми отклонение заявки в таком случае признается незаконным.

Поскольку Законом № 44-ФЗ также детально не урегулирован рассматриваемый вопрос, решения отражают следующие подходы:

Подход 1: Отклонение заявки правомерно.

Обоснование: В соответствии с ч. 4 ст. 51 Закона № 44-ФЗ заявка должна содержать опись документов, все ее листы должны быть прошиты и пронумерованы. Правила оформления заявки, перечисленные в указанной статье, не предусматривают представления документов, не прошитых в единый том с заявкой. В Законе № 44-ФЗ отсутствуют положения о том, что опись является отдельным документом, не входящим в заявку. Поскольку опись является частью заявки, к ней предъявляются те же требования, что и к самой заявке, в частности требование о прошивке всех листов. Следовательно, опись документов необходимо подшить в состав заявки на участие в конкурсе. Требование прошить опись вместе с заявкой направлено на установление их соотносимости, а также достоверности и полноты содержащихся в заявке сведений. Наличие этого условия не возлагает на участника обязанностей, не определенных законом.

Подход 2: Отклонение заявки неправомерно.

Обоснование: В соответствии с ч. 4 ст. 51 Закона № 44-ФЗ заявка должна содержать опись документов, все ее листы должны быть прошиты и пронумерованы. Из положений данной статьи не следует, что опись документов должна быть подшита в состав заявки на участие в конкурсе. Представление в заявке описи документов, не подшитых к ней, не влияет на полноту и достоверность сведений, представленных в заявке.

ВАС РФ также пояснил: тот факт, что приложенная к заявке опись не была подшита к пакету остальных документов, признается технической ошибкой, которая не могла повлиять на возможность оценки аукционной комиссией подлинности, достоверности и полноты всех документов, представленных в заявке.

Исходя из вышесказанного, в целях избежание ситуации, когда наличие не подшитой к заявке описи документов может послужить единственной (основной) причиной отклонения заявки, рекомендуем включать опись документов в единый том заявки, отмечать указанный лист в описи.

Вопрос № 2. Какой формы должна быть предоставлена Справка инспекции Федеральной налоговой службы России об отсутствии или наличии просроченной задолженности по налогам и сборам в бюджеты и государственные внебюджетные фонды за последний отчетный период? Что подразумевает под собой «отчетный период» (месяц, квартал, полугодие, год)?.

Разъяснение:

По обращению хозяйствующего субъекта налоговым органом могут быть выданы справки двух видов:

Справка об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов (Код по КНД 1120101) — с указанием имеет или не имеет налогоплательщик неисполненную обязанность по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов, подлежащих уплате в соответствии с законом Российской Федерации о налогах и сборах;

Справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам организации или индивидуального предпринимателя (Код по КНД 1160080) – с указанием сальдо (положительное/отрицательное) расчетов с бюджетной системой Российской Федерации по каждому наименованию налога (сбора).

Обе формы документа соответствуют требуемой форме документа предусмотренного конкурсной документацией.

В соответствии со ст. 55. «Налоговый период» налогового Кодекса Российской Федерации: Под налоговым периодом понимается календарный год или иной период времени применительно к отдельным налогам, по окончании которого определяется налоговая база и исчисляется сумма налога, подлежащая уплате. Налоговый период может состоять из одного или нескольких отчетных периодов.

Согласно ст. 285. «Налоговый период. Отчетный период» налогового Кодекса Российской Федерации:

«1. Налоговым периодом по налогу признается календарный год.

2. Отчетными периодами по налогу признаются первый квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.

Отчетными периодами для налогоплательщиков, исчисляющих ежемесячные авансовые платежи исходя из фактически полученной прибыли, признаются месяц, два месяца, три месяца и так далее до окончания календарного года».

Таким образом, отчётный период — промежуток времени, определяемый нормативными документами по бухгалтерскому учёту, который включает происходившие на его протяжении или относящиеся к нему факты хозяйственной деятельности, отражаемые экономическим субъектом в бухгалтерском учёте и бухгалтерской отчётности представленной субъектом в налоговый орган в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о налогах и сборах.

Вопрос № 3. В разделе II. пункт 1.11 сказано: Для участия в конкурсе юридические лица и индивидуальные предприниматели (далее – претенденты) представляют следующие документы:

1.11. Документы произвольной формы, подтверждающие оснащение транспортных средств выставляемых на лот с учетом резервных аппаратурой спутниковой навигации ГЛОНАСС или ГЛОНАСС/GPS.

Допускается ли предоставить в составе заявки копии документов, подтверждающие оснащение транспортных средств аппаратурой спутниковой навигации ГЛОНАСС в случае если оригинал в единственном экземпляре.

Разъяснение:

Претендент вправе приложить к заявке надлежащим образом заверенную копию документа.

Как следует из п. 3.1.25 ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то копии документов индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Вопрос № 4. В разделе I. пункт 11 сказано «Критериями оценки являются:

— возраст заявленных транспортных средств (в целях проведения оценки заявок по данному критерию, возраст заявленных транспортных средств определяется количеством лет, прошедших от года выпуска транспортного средства указанного в предоставленных документах на транспортное средство до года в котором проводится конкурсный отбор, вне зависимости от месяца выпуска транспортного средства и даты выдачи паспорта транспортного средства);

— вместимость транспортных средств, предназначенных для выполнения перевозок по конкурсному лоту;

— класс экологической безопасности заявленных транспортных средств».

Какие конкретно документы из перечисленных в составе заявки, подтверждают возраст, вместимость и класс экологической безопасности. ТС?

Разъяснение:

Все необходимые документы, подтверждающие наличие у претендента на момент начала осуществления регулярных перевозок пассажиров и багажа по внутримуниципальным маршрутам городского округа город Ишим собственного или привлеченного на основании договора подвижного состава, отвечающего требованиям, установленным в лоте и содержащие необходимую информацию для проведения оценки перечислены в пункте 1.10 раздела II. «Порядок оформления участия в конкурсе» конкурсной документации.

Вопрос № 5. В разделе II. пункт 1.3 сказано: «Для участия в конкурсе юридические лица и индивидуальные предприниматели (далее – претенденты) представляют следующие документы:

Подлинник либо нотариально заверенная копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, полученная не ранее, чем за шесть месяцев до дня размещения на официальном сайте Организатора конкурса в сети Интернет (либо на Официальном портале органов государственной власти Тюменской области) информационного извещения о проведении конкурса;»

Допускается ли предоставить в составе заявки выписку из Единого государственного реестра юридических лиц или индивидуальных предпринимателей распечатанную с официального сайта налоговой службы заверенную претендентом.

Разъяснение:

Указанное требование содержится в п. 1.2. раздела II. «Порядок оформления участия в конкурсе» конкурсной документации. Пункт устанавливает конкретные, не подлежащие расширенному трактованию, требования к форме документа — подлинник либо нотариально заверенная копия.

Источник: Администрация города Ишима
Дата создания: 05.11.2015
Дата обновления: 05.11.2015

Архивное хранение документов в организации

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.

В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Подготовка дел к архивному хранению

Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:

  • прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
  • пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
  • составить внутреннюю опись документов — оглавление;
  • подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);

Образец заполнения и форма листка-заверителя

Скачать

  • оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);

Образец оформления обложки папки «Дело»

Скачать

Подготовка документов к архивному хранению

После того как раздельные папки «Дело» собраны, нужно составить на них общую опись.

Таким образом составляются описи папок «Дело» постоянного и временного хранения и «Дело» по личному фонду.

Описи папок «Дело», в свою очередь, подлежат отдельному учету. Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи.

Скачать образцы бланков описей архивных дел можно по ссылке

Скачать

Правила хранения архивных документов

Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи.

Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены.

Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.

Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей

Особое мнение

Денис Авдюшин Генеральный директор «Делис Архив» Документы организации — ценный ресурс информации. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно. Существуют два основных подхода к хранению документов: формирование архива на предприятии своими силами и передача документов на хранение архивным компаниям. Для самостоятельной организации архива вам потребуются:

  1. Компетентный персонал, обладающий знаниями и опытом для проведения архивной обработки документации и передаче дел в архив (оформление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и т. д.).
  2. Специализированное помещение для долгосрочного хранения бумажных носителей информации, где соблюдены требования по влажности, температуре и количеству света.

Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс. Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив. Чтобы в организованном вами архиве было легко найти любой документ, заведите номенклатуру дел — классификатор документации с указанием сроков их хранения. Упростить поиск нужных документов можно, воспользовавшись советами:

  • выделите каждому структурному подразделению свое место под документацию с учетом ежегодного пополнения;
  • распределите по разным полкам дела, имеющие постоянный срок хранения и временный (более 10 лет).

Отдельно храните дела по личному составу и документацию ликвидированных компаний (при наличии). Хранение документов на аутсорсинге обладает определенными преимуществами перед самостоятельной организацией хранения и подходит тем, кто планирует:

  1. Экономить денежные средств за счет уменьшения расходов на аренду и содержание офисного пространства, занятого под хранение.
  2. Повысить эффективность сотрудников и снизить непрофильную нагрузку, которая часто ложится на плечи работников отдела бухгалтерии и кадров.
  3. Обеспечить преемственность процессов при управлении документами.
  4. Создать электронный архив, который позволяет в любой момент получать оперативный доступ к базе документации и оптимизировать время на ее поиск.

Тщательно выбирайте партнера для хранения.

• Поводы к возбуждению уголовного дела

• Отказ в возбуждении уголовного дела

• Возбуждение уголовного дела

Преступлением признается виновно совершенное общественно опасное деяние, предусмотренное уголовным законом.

Поводы к возбуждению уголовного дела установлены статьей 175 Уголовно-процессуального кодекса РА, в соответствии с которой при наличии предусмотренных настоящим Кодексом поводов и оснований к возбуждению уголовного дела прокурор, следователь, орган дознания обязаны в пределах своей компетенции возбудить уголовное дело. Статья 176 Уголовно-процессуального кодекса РА устанавливает три повода к возбуждению уголовного дела.

Таковыми являются:

— сообщения физических и юридических лиц о преступлениях, направленные органу дознания, следователю, прокурору;

— сообщения средств информации о преступлениях;

— обнаружение данных о преступлении, материальных следов и последствий преступления органом дознания, следователем, прокурором, судом, судьей при осуществлении ими своих полномочий.

Уголовно-процессуальный кодекс устанавливает простую процедуру и требования при подаче сообщения о преступлении.

Сообщения физических лиц

Сообщения физических лиц о преступлениях могут быть письменными или устными.

Устное сообщение о преступлении, сделанное при производстве следственного действия или в ходе судебного разбирательства, вносится соответственно в протокол следственного действия или судебного заседания. В других случаях составляется отдельный протокол. В протоколе должны быть указаны фамилия, имя, год рождения, домашний и служебный адреса заявителя, его причастность к преступлению и источник его осведомленности, а также сведения о предъявленных им документах, удостоверяющих личность. Если заявитель не предъявил документы, удостоверяющие личность, должны быть приняты другие меры для проверки сведений о его личности.

Если заявитель достиг возраста 16 лет, он предупреждается об ответственности за заведомо ложный донос, о чем делается отметка, которая удостоверяется его подписью.

Сообщения излагаются в протоколе от первого лица.

Протокол подписывают заявитель и должностное лицо, принявшее сообщение. Вышеупомянутые правила распространяются также на сообщение о преступлении, совершенном самим заявителем, при явке с повинной.

Неподписанное или подписанное подложной подписью либо написанное от имени вымышленного лица письмо, заявление или иное анонимное сообщение о преступлении не является поводом к возбуждению уголовного дела.

Сообщения юридических лиц

Сообщение юридического лица должно иметь форму служебного письма либо заверенной телеграммы, телефонограммы, радиограммы, электронной почты или иного принятого сообщения. К сообщению могут быть приложены документы, подтверждающие совершение преступления.

Сообщения средств информации

Сообщениями средств информации являются сообщения о совершенных или готовящихся преступлениях в печати, по радио, телевидению, а также в адресованных средствам информации и неопубликованных корреспонденциях. Средства информации, опубликовавшие или направившие по принадлежности сообщения о преступлениях, а также авторы этих сообщений обязаны по требованию органа дознания, следователя, прокурора представить имеющиеся у них материалы, подтверждающие сообщение о преступлении.

При получении сообщения о преступлении принимается одно из трех следующих решений:

1) О возбуждении уголовного дела;

2) Об отказе в возбуждении уголовного дела;

3) О передаче сообщения по подведомственности.

Отказ в возбуждении уголовного дела

При незаконности повода или отсутствии оснований к возбуждению уголовного дела прокурор, следователь, орган дознания выносят постановление об отказе в возбуждении уголовного дела.

Копия постановления в течение 24 часов направляется соответствующему прокурору.

Копия постановления направляется физическому или юридическому лицу, сообщившим о преступлении.

Постановление об отказе в возбуждении уголовного дела может быть в установленном законом порядке в течение 7 дней с момента получения копии постановления

По протесту на отказ в возбуждении уголовного дела вышестоящий прокурор отменяет опротестуемое постановление в течение 7 дней с момента его получения, возбуждает уголовное дело и направляет его следователю для производства предварительного следствия или подтверждает законность отказа в возбуждении уголовного дела.

На основе протеста на отказ в возбуждении уголовного дела Апелляционный суд отменяет опротестуемое постановление либо подтверждает его. Отмена опротестуемого постановления делает обязательным возбуждение дела прокурором.

Порядок возбуждения уголовного дела

При наличии повода и оснований к возбуждению уголовного дела прокурор, следователь, орган дознания выносят постановление о возбуждении уголовного дела.

В постановлении должны быть указаны: повод и основание к возбуждению дела; статья уголовного закона, по признакам которой возбуждено уголовное дело; дальнейшее направление дела после его возбуждения. Если к этому моменту известно лицо, пострадавшее от преступления, одновременно с возбуждением уголовного дела это лицо признается потерпевшим, а если одновременно с сообщением о преступлении предъявлен гражданский иск, это же лицо тем же постановлением признается также гражданским истцом.

Копия постановления о возбуждении уголовного дела направляется физическому или юридическому лицу, сообщившим о преступлении.

Одновременно с возбуждением уголовного дела должны быть приняты меры к пресечению и предупреждению преступления, а также к сохранению и охране следов преступления, предметов и документов, которые могут иметь значение для дела.

ПЕРЕПЛЕТ, ПРОШИВКА ДОКУМЕНТОВ (ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ)

Архивная обработка и переплет документов – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве, который включает в себя: экспертизу ценности документов, сортировку документов, формирование пачек, шнуровку, нумерацию и составление описи дел.
Документы по срокам хранения подразделяются на оперативные, длительного и постоянного хранения. Перед тем как попасть в архив документы в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях для справочной работы. Затем документы, предназначенные для хранения, направляются в архив или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены такие функции.
Полное оформление дела включает в себя:

Архивный переплет документов

-сквозную нумерацию листов;
-составление описи документов;
-переплет или подшивку (шнуровку);

-составление заверительной надписи;

СКВОЗНАЯ НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи. Нумеруют не каждую страницу, а только лист в правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитовым карандашом ставится номер листа по порядку, начиная с первого разворота папки. При этом документы подшиваются в хронологическом порядке таким образом чтобы более старые документы находились вначале, а более новые в конце подшивки.
Листы большего формата, подшитые за один край нумеруют в развернутом виде в правом верхнем углу. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.
Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
Лист-заверитель дела может быть заранее вложен в дело последним листом, перед переплетом и подшивкой.
Если дело было переплетено (прошнуровано) или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе .
Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ

Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:
-наименование организации;
-наименование структурного подразделения;
-индекс дела;
-номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
-заголовок дела;
-аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
-дата дела (тома, части);
-количество листов в деле;
-срок хранения дела;
-архивный шифр дела.

ПЕРЕПЛЕТ, ПРОШИВКА (ШНУРОВКА) ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с правилами необходимо подшивать документы на четыре прокола в твердую обложку из картона.
Перед прошивкой (шнуровкой) из документов необходимо удалить все металлические скрепления.
К документам, имеющим маленькое поле для подшивки, слева нужно подклеить полоску бумаги в качестве поля документа.
Если в деле имеются личные документы (свидетельства, аттестаты, паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), их необходимо вложить в конверт, либо в полиэтиленовый «файл», а затем подшить в дело.
Пачку документов, составляющих дело зажимают в струбцине и прокалывают шилом либо сверлят специальным устройством для прошивки документов , который позволяет сшить документы автоматически нитками. Затем, не вынимая из струбцины, пачку документов прошивают длинной иглой (цыганской) суровой нитью (шпагатом или лентой) следующим образом: с тыльной стороны продевают иглу во второе снизу отверстие, затем игла продевается в нижнее отверстие с лицевой стороны, далее нить ведется по тыльной стороне вновь ко второму снизу отверстию затем выводится на лицевую сторону и прошивает второе сверху отверстие, далее по тыльной стороне нить ведется к верхнему отверстию — проходит через него, потом по лицевой стороне возвращается ко второму сверху отверстию — продевается сквозь него и выводится на тыльную сторону, далее два конца нити связываются таким образом чтобы можно было «опечатать» свободный конец нити (наклеить кусок бумаги с печатью).

СОСТАВЛЕНИЕ ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ

Дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) необходимо подготовить к оформлению, оформить и учесть.
Подготовка дел и документов к передаче в архив включает в себя:
-систематизацию документов в делах;
-проведение экспертизы ценности документов в делах;
-оформление дел;
-составление описи дел структурного подразделения.
Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными* за ведение делопроизводства. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) — самый поздний.
Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.
В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).

*Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что «Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

Цена на переплет документов

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *