Новый ГОСТ по оформлению документов

  • автор:

Эта статья рассчитана в основном на новичков в кадровом деле, однако и «старожилы» могут почерпнуть из нее что‑то полезное. Какие локальные нормативные акты по учету персонала должны быть утверждены в учреждении? Как грамотно их оформлять? Есть ли установленные правила нумерации изданных приказов? На названные и другие вопросы – ответы далее.

Основы делопроизводства

Документы кадрового учета условно можно разделить на несколько групп.

По порядку применения выделяются две категории:

  • обязательные для применения во всех организациях (как правило, преду­смотренные трудовым законодательством) документы;

  • рекомендованные.

По типу документов:

  • локальные нормативные акты;

  • документы, используемые для оформления трудовых отношений.

Примерное представление о том, какие документы должны оформлять работники кадровой службы, можно получить, прочитав соответствующие разделы Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011‑93. Приведем выдержки из данного документа.

Код

Наименование формы

Документация по распорядительной деятельности организации

Должностная инструкция

Положение о структурном подразделении

Правила внутреннего трудового распорядка

Структура и штатная численность

Штатное расписание

Документация по приему на работу

Приказ о приеме на работу

Документация по переводу на другую работу

Заявление о переводе на другую работу

Приказ о переводе на другую работу

Документация по увольнению с работы

Заявление об увольнении

Приказ об увольнении

Документация по оформлению отпусков

График отпусков

Заявление о предоставлении отпуска

Приказ о предоставлении отпуска

Документация по оформлению поощрений

Представление о поощрении

Приказ о поощрении

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Документация по учету труда и его оплаты

Учетная карточка научного работника Т-4

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы Т-12

Табель учета использования рабочего времени Т-13

Расчетно-платежная ведомость Т-49

Расчетная ведомость Т-51

Платежная ведомость Т-53

Лицевой счет Т-54

Лицевой счет Т-54а

Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки ТК-1 (гос)

Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки

Табель учета использования рабочего времени

Формы первичных учетных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Примечание

С 1 января 2013 года формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Организация может разрабатывать формы документов самостоятельно.

Итак, организация может утверждать и вводить во внутренний документооборот свои документы. Требования к их заполнению (в том числе состав реквизитов, правила их оформления, схемы расположения на листе и пр.) определены:

– в настоящее время – ГОСТ Р 6.30‑2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

– с 1 июля 2018 года – ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97‑2016).

Как показывает практика, даже не все опытные кадровики знают о существовании этих стандартов. Тем не менее правила, изложенные в них, распространяются на такие организационно-распорядительные документы:

Далее в статье, опираясь на положения ГОСТ Р 7.0.97‑2016, расскажем, как грамотно составить тот или иной документ кадрового учета (если организация не использует унифицированные формы).

Общие требования к созданию документов

1. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов левое поле на лицевой стороне листа и правое поле на оборотной стороне листа должны быть равны по ширине.

3. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

– Times New Roman № 13, 14;

– Arial № 12, 13;

– Verdana № 12, 13;

– Calibri № 14; и приближенные к ним.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

4. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

5. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1‑1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала.

Интервал между буквами в словах обычный, интервал между словами – один пробел.

6. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов должна быть не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

7. Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Ключевой вывод

Требования, описанные в данном разделе статьи, применяются ко всем создаваемым организацией документам (в том числе в электронной форме), а не только документам кадрового учета. Следование указанным правилам считается хорошим тоном.

Реквизиты документа

ГОСТ Р 7.0.97‑2016 определен порядок оформления и расположения на листе следующих реквизитов документов:

Реквизит

Реквизит

Герб РФ, герб субъекта РФ (муниципального образования)

Гриф утверждения документа

Эмблема

Заголовок к тексту

Товарный знак (знак обслуживания)

Текст документа

Код формы документа

Отметка о приложении

Наименование организации – автора документа

Гриф согласования документа

Наименование структурного подразделения – автора документа

Виза

Наименование должности лица – автора документа

Подпись

Справочные данные об организации

Отметка об электронной подписи

Наименование вида документа

Печать

Дата документа

Отметка об исполнителе

Регистрационный номер документа

Отметка о заверении копии

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Отметка о поступлении документа

Место составления (издания) документа

Резолюция

Гриф ограничения доступа к документу

Отметка о контроле

Адресат

Отметка о направлении документа в дело

Остановимся на некоторых из них подробнее. Например, эмблема организации (реквизит 02) должна помещаться по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Наименование организации – автора документа (реквизит 05) на бланке должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах. Под на­именованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом (положением). Над наименованием организации – автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Естественно, не все 30 реквизитов обязательно будут присутствовать в создаваемом учреждением документе. В частности:

Наименование структурного подразделения – автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) (реквизит 06)

Используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) (указывается под наименованием организации)

Наименование должности лица – автора документа (в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность) (реквизит 07)

Используется в бланках должностных лиц (располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта РФ, муниципального образования)

Справочные данные об организации (реквизит 08) указываются в бланках писем. Данный реквизит включает в себя почтовый адрес, адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются также код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП.

Наименование вида документа (реквизит 09) («ПОСТАНОВЛЕНИЕ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ», «ПРИКАЗ» и т. д.) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, и располагается под реквизитами автора документа.

Дата документа (реквизит 10) соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Допускается использование одного из двух способов проставления даты:

  • арабскими цифрами, разделенными точкой, – «05.06.2016»;

  • словесно-цифровым способом, например «5 июня 2016 г.».

Регистрационный номер документа (реквизит 11) – это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

Часто у новичков возникает вопрос: как нумеровать кадровые приказы и распоряжения, издаваемые организацией? Как видим, строгих законодательных требований по этому поводу нет. Соответственно организация может выбрать любой из предложенных вариантов:

  • сквозная нумерация с добавлением литеры «К» (кадры);

  • нумерация с добавлением буквенного обозначения «О» (отпуск), «У» (увольнение), «К» (командировка) и т. д. к разным видам приказов.

Для справки

Чтобы сохранялся больший порядок при ведении кадровой документации, желательно вести журнал учета выпущенных приказов.

Место составления (издания) документа (реквизит 13) указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением («Москва», «Нижний Новгород» и т. д.). Этот реквизит ставится во всех документах, за исключением:

  • случаев, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения;

  • служебных писем;

  • докладных, служебных записок;

  • других внутренних информационно-справочных документов.

Реквизит 15 «Адресат» используется при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть:

  • организация;

  • структурное подразделение организации;

  • должностное или физическое лицо.

Этот реквизит проставляется:

– в верхней правой части документа – на бланке с угловым расположением реквизитов;

– справа под реквизитами бланка – при продольном расположении реквизитов бланка.

Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (его заместителю) организации указываются в дательном падеже наименование должности, включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Вариант 1:

Руководителю Государственного

бюджетного учреждения здравоохранения

Нижегородской области

«Городская клиническая больница № 25»

Иванову М. О.

Вариант 2:

Руководителю Государственного

бюджетного учреждения здравоохранения

Нижегородской области

«Городская клиническая больница № 25»

Иванову М. О.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Гриф утверждения (реквизит 16) проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты.

УТВЕРЖДЕНО

приказом МБОУ СОШ № 8

от 5 апреля 2015 г. № 82

Заголовок к тексту (реквизит 17) – это краткое содержание документа. Заголовок формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?», например:

приказ о создании аттестационной комиссии;

приказ об утверждении штатного расписания;

приказ об увольнении.

Заголовок оформляется под реквизитами бланка, как правило, слева. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает четырех-пяти строк.

Текст документа (реквизит 18) может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Применяются следующие способы изложения текста.

Наименование документов

Способ изложения текста

Приказы

От первого лица единственного числа («приказываю»)

Документы коллегиальных и совещательных органов

От третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»)

Протоколы

От третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»)

Положения, инструкции, акты, справки

От третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»)

Совместные документы

От первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)

Деловые (служебные) письма

От первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке

Гриф согласования документа (реквизит 20) проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Он включает:

  • слово «СОГЛАСОВАНО»;

  • наименование должности лица, которым согласован документ (включая на­именование организации);

  • его собственноручную подпись;

  • инициалы, фамилию;

  • дату согласования.

Способов проставления названного реквизита несколько. Отметка «СОГЛАСОВАНО» может ставиться:

– на первом листе документа (если документ имеет титульный лист – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

– на последнем листе документа под текстом;

– на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 25) включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона, может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Названный реквизит оформляется:

– на лицевой стороне последнего листа документа начиная от границы левого поля;

– при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева;

– (допустимо) как нижний колонтитул (шрифтом меньшего размера).

От редакции

Об оформлении не упомянутых нами реквизитов документов читайте в ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Образцы бланков документов – в приложении «В» к названному госстандарту.

* * *

Не во всех государственных (муниципальных) учреждениях есть должность делопроизводителя, поэтому обязанность по разработке форм первичной учетной и кадровой документации нередко ложится на работников бухгалтерской и кадровой службы. В данной статье мы рассказали об основных правилах оформления организационно-распорядительной документации.

Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.

Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст.

Утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004‑ст.

01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.

Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:

Верно

Специалист Подпись И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год») и заверяется печатью организации, например: 📌 Реклама Верно

Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год

Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.

02.07.2018 Печать ООО «Организация»

Обращаем внимание, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадров). Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документа (п. 5.24 ГОСТа).

Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

В компаниях, подразделениях организаций в процессе осуществления трудовой деятельности образуется документация. Правила оформления, хранения, эксплуатации бумаг собраны в законодательных актах – гостах. Летом этого года ожидали новый гост, выпуск которого перенесли на год. Руководящие работники организаций изучают требования нового госта, приведенные в нем образцы документации, проводят работу по приведению к указанным стандартам.

Движение документации

Движение документов в пределах организации, структурных подразделений, передача от составителя адресату с целью предоставления информации, статистических сведений называется документооборотом.

Способ подачи информации, скорость перемещения документов оказывает влияние на продуктивность выполняемых организацией функций.

Выделяют несколько видов движения документации.

Виды

  1. Документы, поступающие в организацию.
  2. Документы, отправляемые из организации в различные инстанции.
  3. Образцы документов, образующиеся в результате деятельности сотрудников, отделов, подразделений.

Стадии работы

Стадии работы с документами выделяются в зависимости от вида движения.

Стадии для внутреннего вида

  • прием и первоначальный анализ;
  • начальное ознакомление получателем;
  • оформление образцов документации;
  • ознакомление руководителем учреждения, принятие к выполнению;
  • анализ, выполнение требований;
  • проверка исполнения.

Стадии для внешнего вида

  • создание, оформление образцов;
  • фиксация отправляемых бланков;
  • отправление.

Стадии для внутренних видов

  • создание, оформление;
  • учет образцов документов;
  • анализ, выполнение критериев;
  • проверка выполнения.

Стадии для всех типов документации

  • регистрация, оценка масштабов движения документов.

Темп прохождения всех стадий зависит от соблюдения правил оформления образцов.

Госты, регламентирующие движение документации 2018

Формат работы с бумагами, образцы документов по делопроизводству, критерии ведения, оформления собраны в Госте 630 от 2003 года. В нынешнем году приняты новые нормы издания, хранения, образцы заполнения бумаг по делопроизводству. Правила собраны в гост 7097/2016.

Для ознакомления с правилами, нормами законодательства изучите общие понятия, формулировки, которые собраны в госте 708/2013. Знание базовых терминов позволит понимать значение требований, написанных на языке профессиональных терминов.

Инструкция содержит термины, применяемые в гостах, определяющих правила ведения образцов документации по делопроизводству.

Основные понятия

  1. Бумага: сохраненные сведения на информационном накопителе с реквизитами, по которым информация расшифровывается.
  2. Заполнение бланков с проставлением требуемых реквизитов.
  3. Реквизиты являются частью документа.

Гост 708/2013

Содержит перечень терминов, применяемых в профессиональной лексике. Формулировки, собранные в законодательном акте, применяются для написания других гостов, разработки инструкций, образцов оформления бланков на рабочих местах. В документе собран полный перечень терминов, применяемых на различных стадиях делопроизводства.

Помимо формулировок, определений, положение содержит словарь, перечень законодательных актов, на основании которых составлен гост.

Новые главы гостов по делопроизводству

Новый гост, регламентирующий правила создания, оформления, хранения документов, содержащий образцы бумаг в зависимости от назначения, вида, составлен с применением терминов госта 708/2013.

Работодателям, руководителям структурными подразделениями, кадрам, ответственным за оформление бумаг, имеющих опыт, знающих нормативную базу рекомендуется проанализировать принятые изменения.

Работникам, не осведомленным требованиями ведения, хранения документов по делопроизводству рекомендуется изучить главы госта, образцы бумаг.

Новый раздел «критерии заполнения бумаг. В данном разделе указана последовательность заполнения разных видов документов, представлены образцы документов.

В разделе указано нормы оформления:

  • нумерация листов;
  • величина, разновидность шрифта;
  • отступ красной строки;
  • междустрочный промежуток, расстояние между символами, словами;
  • вариант выравнивания текста;
  • критерии выделения отдельных фраз, участков текста;
  • оформление титульной странички.

Параметры указаны в зависимости от вида документации.

Правки в существующих законодательных актах по делопроизводству

Правки приняты с целью усовершенствовать существующие нормы, правила, образцы.

Внесены изменения в связи с расширением спектра возможностей: виртуальная роспись, название филиала, персональные данные составителя.

Новые пункты объединили в один несколько ранее указанных по отдельности: адресные сведения, индекс, факс, электронная почта, номер телефона.

В главу «Внесение реквизитов» добавлено требование составлять вводную и заключительную части, ставить образец виртуальной росписи, подпись лица, уполномоченного исполнять обязанности управляющего.

В главу «формы» добавлен формат А6, прописаны критерии составления бумаг на нескольких языках, установлены отступы для образцов бумаг долговременной сохранности.

В госте имеется приложение. В него вложены образцы титульника, формы филиала, отдела.

Образец стандартных документов по делопроизводству

Инструкция по заполнению трудовых бумаг состоит из нескольких разделов.

Разделы

  1. Общие правила, нормы.
  2. Термины, формулировки.
  3. Правила прохождения стадий работы с бумагами: прием, регистрация, изучение, оформление, отправка.
  4. Типовые нормы составления служебных документов.

В разделе приведены образцы бумаг по делопроизводству: договора с работником, приказ об увольнении, прекращении трудовых взаимоотношений, оформление приложений, сопроводительных листов, пояснительных записок.

  1. Порядок составления распорядительных листов (приказы, постановления).
  2. Оформление номенклатуры.
  3. Правила подготовки документации к применению, хранению.
  4. Правила хранения.

Образцы документации

Для рационального обращения с бумагами, наведения порядка, сортировки, их разделяют на группы.

Группы

1. Присланные извне:

  • письма (на бумажных носителях, электронные);
  • запросы;
  • распоряжения;
  • оповещения;
  • маркетинговая информация.

2. Отправленные из компании:

  • письма (на бумажных носителях, электронные);
  • запросы, предоставление сведений по пришедшим запросам;
  • счета;
  • договоренности;
  • отчетные бланки, и т.д.

3. Бумаги, циркулирующие внутри организации, отдела:

  • журналы регистрации;
  • приказы;
  • постановления;
  • соглашения;
  • уведомления, пояснения, и т.д.

Нарастает популярность ведения документов в электронном варианте. Это упрощает процесс передачи, фиксации, анализа информации.

Сотрудники, в перечень обязанностей которых входит, составление, оформление, ведение документов, руководствуются образцами.

Делопроизводство образцы документов

Образец оповещения

Образец приказа о поощрении сотрудника

ОАО «Горизонт»______________________

Приказ

№___ 12.12. 2016 г.

О выделении поощрительного материального вознаграждения

Приказываю:

Перечислить поощрительное материальное вознаграждение в размере 8 000

(восемь тысяч) рублей мастеру фасовочного цеха Поляковой З.П. за выполнение двойной нормы за прошедший месяц.

Директор (роспись) Куницын Р.А.

Осведомлены:

Гл. бухгалтер (роспись) Витошкина К.В.

Мастер фасовочного цеха (роспись) Полякова З.П.

Госты предназначены для стандартизации, упорядочивания, упрощения работы с документами по делопроизводству. Приведенные образцы оформления предназначены для составления бумаг различного значения, инструкции разъясняют закономерности движения документов, правила применения, хранения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *