Нотариальное делопроизводство

  • автор:

«Методические рекомендации по совершению нотариального действия о передаче заявлений граждан, юридических лиц другим гражданам, юридическим лицам»
(утв. Решением Правления ФНП от 23 — 25.06.2008, протокол N 09/08)

Утверждены

решением Правления

Федеральной нотариальной палаты

от 23 — 25 июня 2008 года

(Протокол N 09/08)

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО СОВЕРШЕНИЮ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЙСТВИЯ О ПЕРЕДАЧЕ ЗАЯВЛЕНИЙ

ГРАЖДАН, ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ ДРУГИМ ГРАЖДАНАМ,

ЮРИДИЧЕСКИМ ЛИЦАМ

1. В соответствии со ст. 86 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее — Основы) нотариус передает заявления граждан, юридических лиц другим гражданам, юридическим лицам.

Передача заявления граждан, юридических лиц другим гражданам, юридическим лицам осуществляется в целях выполнения предусмотренных законом требований при возникновении намерений у граждан, юридических лиц в реализации предоставленных им прав и обусловлена необходимостью сообщения о своих намерениях лицам, предусмотренным в законе.

Совершение нотариального действия по передаче заявления граждан, юридических лиц другим гражданам, юридическим лицам осуществляется для получения подтверждения факта передачи адресату определенной информации, а также в случаях необходимости выполнения предусмотренных законом требований.

Заявления могут быть различные по своему содержанию.

Например, заявление может содержать сообщение о намерениях лиц, от которых исходит заявление, о продаже принадлежащей им доли в праве общей собственности, поскольку закон (ст. 250 ГК РФ) обязывает их известить в письменной форме остальных участников долевой собственности о намерении продать свою долю, т.к. они имеют преимущественное право покупки этой доли, но уклоняются в добровольном порядке выразить свое желание купить или отказаться от покупки доли в общей собственности заявителя.

Заявление может содержать сообщение об отмене доверенности (ст. 189 ГК РФ), выданной заявителем другому лицу.

Заявление может содержать предупреждение о прекращении договора аренды (ст. 610 ГК РФ) и иные сообщения.

2. Нотариусы не вправе принимать для передачи другим лицам заявления, содержание которых противоречит действующему законодательству, либо содержат угрозы или сведения, оскорбляющие честь, достоинство и деловую репутацию кого-либо.

3. Под заявлением граждан, юридических лиц, подлежащим передаче другим гражданам, юридическим лицам, следует понимать документ с зафиксированными на бумажном носителе предложением, просьбой, информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, и другими сведениями.

Заявление может содержать в качестве неотъемлемой части приложения документов, копии документов. В этом случае составляется опись прилагаемых документов.

4. При принятии заявления для передачи его адресату нотариус устанавливает личность гражданина, обратившегося за совершением такого нотариального действия, и выясняет его дееспособность. Если заявление исходит от юридического лица, нотариус проверяет правоспособность юридического лица и полномочия его представителя на представление нотариусу такого заявления.

При принятии заявления для его передачи нотариус регистрирует указанное нотариальное действие в реестре регистрации нотариальных действий. Нотариальный тариф за указанное нотариальное действие взимается до совершения этого нотариального действия.

Расходы, связанные с передачей заявления с помощью технических средств для передачи заявления, оплачивает лицо, по просьбе которого совершается данное нотариальное действие, помимо уплаты нотариального тарифа за нотариальное действие по передаче заявления.

5. Заявление представляется нотариусу не менее чем в двух экземплярах, один из которых остается в делах у нотариуса, второй и последующие экземпляры предназначены для передачи нотариусом адресатам.

Все экземпляры заявления подписываются заявителем собственноручно в присутствии нотариуса (ч. 1 ст. 44 Основ).

6. Передача заявления нотариусом осуществляется с использованием одного из способов, предусмотренных ст. 86 Основ.

Способ передачи заявления определяется нотариусом. Независимо от способа передачи заявления нотариусом составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах, один из которых передается адресату вместе с заявлением и приложениями к нему, второй экземпляр остается в делах нотариуса, на нем указывается реестровый номер, за которым зарегистрировано нотариальное действие.

В сопроводительном письме дается разъяснение, что при желании адресата ответить заявителю через нотариуса он, в свою очередь, вправе передать заявление нотариусу в порядке, установленном настоящими Методическими рекомендациями.

1) Заявление может быть передано адресату лично. При передаче заявления нотариусом гражданину лично устанавливается личность адресата. При передаче заявления юридическому лицу нотариус устанавливает полномочия представителя юридического лица на получение корреспонденции. Полномочия представителя юридического лица могут явствовать из обстановки, в которой действует представитель, например секретарь, работники экспедиционной службы, канцелярии и т.п. (ст. 182 ГК РФ).

Заявление передается нотариусом адресату под расписку, расписка о получении заявления может быть совершена адресатом в виде отдельного письменного документа или учинена на втором остающемся у нотариуса экземпляре сопроводительного письма, в расписке проставляются дата и время получения заявления адресатом. В расписке граждан указываются полностью фамилия, имя, отчество адресата; реквизиты документа, удостоверяющего его личность; место жительства, где он постоянно или преимущественно проживает, и проставляется подпись адресата. В расписке юридических лиц указываются полное наименование юридического лица; фамилия, имя, отчество и должность уполномоченного на прием документов лица; проставляются подпись этого лица и печати или штампы юридического лица.

При передаче заявления адресату нотариус не обязан зачитывать ему заявление или знакомить его с содержанием заявления.

В случае отказа гражданином принять от нотариуса заявление нотариус составляет об этом соответствующий акт с отражением причин отказа.

При невозможности вручения нотариусом заявления лично адресату из-за неправильно указанного его адреса заявителем или при иных обстоятельствах, исключающих возможность передачи лично нотариусом адресату заявления, а также в случаях отказа адресата от получения заявления от нотариуса (п. 7.1 настоящих Методических рекомендаций) нотариус извещает об этом заявителя.

2) Передача заявлений граждан, юридических лиц другим гражданам, юридическим лицам может быть осуществлена нотариусом способом пересылки их по почте с обратным уведомлением.

Заявление направляется адресату заказным (либо ценным) почтовым отправлением (письмо) с уведомлением о вручении лично адресату под расписку в получении почтового отправления (абз. 17 п. 2, пп. «б» п. 12 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221). Оформленный надлежащим образом документ оператора почтовой связи об отправке почтового отправления адресату и о вручении адресату почтового отправления является доказательством получения адресатом этого почтового отправления.

3) Заявления могут передаваться с использованием телефакса, компьютерных сетей и иных технических средств. Для этих случаев способы фиксации факта передачи заявления нормативными актами не установлены.

Используя указанные средства передачи, нотариус по своему усмотрению выбирает доказательства фиксации передачи заявления с тем, чтобы исключить возможность сомнения в передаче.

О передаче заявления адресату нотариус сообщает заявителю.

7. После передачи нотариусом заявления адресату по просьбе лица, подавшего заявление, ему выдается свидетельство о передаче заявления по Форме N 21, утвержденной Приказом Минюста РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 (с последующими изменениями). Второй экземпляр свидетельства остается в делах нотариуса. В свидетельстве указываются содержание переданного заявления, а также, если был ответ, содержание и дата поступившего ответа на заявление, либо что ответ не поступил.

Свидетельство подтверждает факт передачи заявления и выдается при наличии доказательств о его вручении адресату. Выдача свидетельства является самостоятельным нотариальным действием и регистрируется в реестре нотариальных действий под отдельным порядковым номером.

8. Если передача заявления адресату оказалась невозможной (отказ адресата принять заявление, отсутствие адресата по указанному заявителем адресу и другие причины), нотариус сообщает об этом заявителю с указанием причин невручения заявления адресату. По указанному факту по просьбе лица, подавшего заявление, ему может быть выдано соответствующее свидетельство.

Взысканный за указанное нотариальное действие нотариальный тариф возврату не подлежит.

ПРАВИЛА НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Приказ Минюста России от 16.04.2014 N 78 (ред. от 05.07.2019) «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с «Правилами нотариального делопроизводства», утв. решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от… Утверждены решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 17 декабря 2012 г. приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16 апреля 2014 г. N 78

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 21.12.2016 N 297, от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133)

  • I. Общие положения
  • II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности)
  • III. Обработка входящих документов
  • IV. Обработка исходящих документов
  • V. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса
  • VI. Составление номенклатуры дел
  • VII. Формирование дел
  • VIII. Оформление дел. Экспертиза ценности документов и составление описей дел
  • IX. Временное хранение дел. Передача дел
  • X. Уничтожение дел
  • XI. Особенности формирования и оформления отдельных видов дел
  • XII. Порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий
  • XIII. Порядок контроля за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой
  • XIV. Особенности работы с электронными документами
  • Приложение N 1. Образец журнала регистрации организационно-распорядительных документов
  • Приложение N 2. Образец акта об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях
  • Приложение N 2.1. Образец журнала регистрации входящей корреспонденции
  • Приложение N 2.2. Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции
  • Приложение N 3. Образец расписки в получении документов нотариусом. — Утратило силу
  • Приложение N 4. Образец журнала регистрации входящей корреспонденции. — Утратило силу
  • Приложение N 5. Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции. — Утратило силу
  • Приложение N 6. Образец акта сдачи личной печати нотариуса
  • Приложение N 7. Образец акта сдачи бланков нотариуса
  • Приложение N 8. Образец номенклатуры дел на соответствующий год
  • Приложение N 9. Образец итоговой записи о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем году
  • Приложение N 10. Образец обложки дела
  • Приложение N 11. Образец описи дел постоянного хранения за соответствующий год
  • Приложение N 12. Образец описи дел временного хранения за соответствующий год
  • Приложение N 12.1. Образец описи наследственных дел, производство по которым начато в соответствующем году
  • Приложение N 12.2. Образец описи дел, оконченных в соответствующем году, срок хранения которых не установлен
  • Приложение N 13. Образец акта о выделении к уничтожению документов
  • Приложение N 14. Образец листа-заверителя дела
  • Приложение N 15. Образец внутренней описи документов дела
  • Приложение N 16. Образец внутренней описи документов дела
  • Приложение N 17. Образец описи наследственных дел, оконченных в соответствующем году. — Утратило силу
  • Приложение N 18. Образец описи дел постоянного срока хранения, передаваемых в архив
  • Приложение N 19. Образец журнала учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати
  • Приложение N 20. Образец акта приема-передачи дел
  • Приложение N 21. Образец книги учета наследственных дел
  • Приложение N 22. Образец алфавитной книги учета наследственных дел
  • Приложение N 23. Образец книги учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества
  • Приложение N 24. Образец книги учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом
  • Приложение N 25. Образец обложки наследственного дела
  • Приложение N 26. Образец алфавитной книги учета завещаний
  • Приложение N 27. Образец справки об изъятии документа
  • Приложение N 28. Образец книги учета дел закрытых завещаний
  • Приложение N 29. Образец обложки дела закрытого завещания
  • Приложение N 30. Образец извещения о вскрытии закрытого завещания
  • Приложение N 31. Образец книги учета депозитных операций
  • Приложение N 32. Образец алфавитной книги Учета кредиторов
  • Приложение N 33. Образец извещения о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг
  • Приложение N 33.1. Образец справки по итогам проверки исполнения Правил нотариального делопроизводства
  • Приложение N 33.2. Распоряжение
  • Приложение N 34. Образец электронного журнала регистрации входящих электронных документов. — Утратило силу
  • Приложение N 35. Образец электронного журнала регистрации исходящих электронных документов. — Утратило силу

Открыть полный текст документа

ЛЕКЦИЯ № 24. Нотариальное делопроизводство

Нотариальное производство – это совокупность установленных законодательством юридических действий нотариуса и лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, направленных на совершение определенного нотариального действия.

Нотариальное делопроизводство в России осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Весь процесс нотариального делопроизводства можно разделить на три взаимосвязанные стадии:

1) делопроизводство, осуществляемое в нотариальных конторах;

2) ведения реестра регистрации нотариальных действий.

Реестр – это специальная книга, в которую записываются составляемые при совершении нотариальных действий документы. Он должен быть надлежащим образом оформлен (листы нумеруются, прошиваются, а на обратной стороне последнего листа уполномоченными работниками юстиции или нотариальной палаты производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов, что направлено на невозможность подмены листов в реестре). Записи в реестр могут вносить сами нотариусы, их помощники, секретарь и другие работники нотариальной конторы;

3) заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, формы которых установлены, Приказом Министерства юстиции РФ «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах». Но, помимо свидетельств и удостоверительных надписей существуют другие формы нотариальных документов. Так, нотариусом производится протест векселя в неплатеже, неакцепте и недатировании акцепта в соответствии с законодательными актами Российской Федерации о переводном и простом векселе. При совершении морского протеста изготавливается «акт о морском протесте».

За ведением нотариального делопроизводства осуществляется контроль. Причем, исполнение контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции республик в составе Российской Федерации, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, – органы юстиции совместно с нотариальными палатами. Такая организация контроля за нотариальным делопроизводством направлена на обеспечение единообразия его ведения, а также реестра регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах.

Нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ, республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Статья 68 Конституции РФ устанавливает, что государственным языком РФ на всей ее территории является русский язык. Республики в составе РФ вправе устанавливать свои государственные языки.

Русский язык как государственный язык изучается в учебных заведениях. Но граждане России вправе обращаться в государственные органы, общественные организации, на предприятия и в учреждения РФ с предложениями, заявлениями, жалобами на государственном языке, родном языке или на любом другом языке народов РФ, которым они владеют. Ответы на заявления и жалобы граждан РФ, направленные в государственные органы, общественные организации, на предприятия и в учреждения РФ, должны даваться на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется государственный язык РФ.

Если же лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, то тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Нотариус, не являясь юридическим лицом, имеет свою печать с изображением Государственного герба России, что символизирует деятельность нотариуса как официального лица, совершающего от имени государства нотариальные действия. В соответствии с Указом Президента РФ. «Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов» Государственный герб РФ помещается на печатях нотариусов и воспроизводится на оформляемых и (или) выдаваемых ими документах.

Делопроизводство нотариуса обычно включает: ведение документации, связанной с совершением нотариальных действий, организационно-распорядительной документации; работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций; составление номенклатур, а также ведение архива нотариальной конторы.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива возлагается на нотариуса.

Положения, инструкции

    Распечатать

Уважаемые пользователи, обращаем ваше внимание, что основной массив документов находится в «Каталоге документов» (доступен авторизованным пользователям). В настоящем разделе представлены документы, открытые для общего доступа, некоторые из опубликованных документов видны и доступны только для авторизованных пользователей.

Перейти в Каталог документов

Файлы для скачивания:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *