Норма кадровиков на количество работников

  • автор:

В.В. Юрашев ,

доцент МГИЭМ,

ФИЗТЕХ

к.ф.-м. н.

В редакцию журнала не перестают приходить письма, в которых офис-менеджеры, бухгалтеры и секретари небольших компаний интересуются, до какого числа должен вырасти штат организации, чтобы руководство ввело отдельную штатную единицу — инспектора по кадрам? Инспекторы по кадрам спрашивают, как убедить руководство организации, что они не успевают выполнять все новые и новые работы, которые на них возлагаются с изменением трудового, социального и пенсионного законодательства? Генеральные директора выясняют, сколько кадровиков необходимо, чтобы обеспечить функционирование организации?

Редакция решила не ограничиваться индивидуальными консультациями и обратилась с просьбой к математику, который с помощью сухих цифр и строгих формул попытался найти аргументы для руководителей организаций, зачастую необоснованно экономящих на инспекторах по кадрам.

Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до сегодняшнего дня остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров<*>, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78. Срок действия нормативов неоднократно продлевался и был ограничен 1997 годом. Но, поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству, а также в силу того, что являются экономическим инструментом нормирования труда, а не регулируют правовые отношения напрямую, продолжают применяться экономистами по труду при расчете численности работников отделов кадров.

<*> Далее по тексту — «Сборник».

Прежде всего, разберемся, какие операции должны выполняться работниками отдела кадров в соответствии со Сборником и проанализируем, какие из них выполняются во всех организациях, какие — только в некоторых (в т.ч. из-за специфики деятельности компании), а какие, в силу изменения законодательства, практически не выполняются.

Таблица 1

Итак, перечень работ — внушительный. В реальности же он еще больше, поскольку за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы с подразделениями ФСС России по социальному страхованию, работы по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ.

Все эти работы Сборником не учтены, но, тем не менее, выполняются, вне зависимости от того, сколько пар рук в отделе кадров.

Возьмем только четыре(!) из тридцати работ, которые должны выполняться кадровыми службами всех организаций. На их выполнение Сборником отводится следующее время:

Таблица 2

Пункт по Сборнику Работа Норма времени по Сборнику ( Топр )
3.1 Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих 0,46 ч на 1 принимаемого рабочего; 0,74 ч на 1 принимаемого служащего
3.3.2 Оформление документов при увольнении рабочих и служащих 0,39 ч на 1 увольняемого работника
3.4.5 Оформление отпусков 0,11 ч на 1 работника
3.4.16 Оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости 3,3 чел.ч на 1 работника + 0,5 ч на 1 работника, уходящего на пенсию

Согласно Сборнику норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:

Нвр = Топр + Топр k ,
100

где Нвр — норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел.ч);

Топр — норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Сборнику (чел.ч);

k — коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т.д. (в %).

Поскольку нормативы оперативного времени на выполнение данной работы (Топр) нам известны (таблица 2), займемся k. Этот коэффициент учитывает время на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы. Рабочее место каждого кадровика индивидуально: у кого-то стоит компьютер последнего поколения, у кого-то — старенький «386», а кого-то — все, что есть — это бланки, канцелярские принадлежности и микрокалькулятор. В отделе кадров одного предприятия хранение информации автоматизировано (в электронных библиотеках и архивах), в других — все дела хранятся в полуавтоматических шкафах, в третьих — дела размещены на обычных стеллажах. Что такое «отдых» во время работы? Это необходимые упражнения для глаз во время работы на персональном компьютере, это производственная гимнастика.

Следовательно, k может меняться: от 6 до 11%.

Посмотрим, как будет зависеть норма времени Нвр на оформление документов при приеме на работу .

Но сначала определим, какие операции входят в эту работу. Согласно Сборнику норматив времени (0,74 ч на 1 служащего и 0,46 ч на 1 рабочего) установлен только для выполнения следующих операций:

  1. ознакомления с документами, представленными поступающим на работу (паспортом, трудовой книжкой, документами об образовании, военным билетом, пр.) и на их основании заполнения приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1 и Т-1а) и личной карточки (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а также заполнения учетной карточки научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4), если осуществляется прием на работу научного работника;
  2. внесения записи в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу;
  3. отметки о приеме на работу в журнале (книге) о приеме на работу (если такой журнал ведется);
  4. оформления личного дела (подшивки заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к деятельности работника, составления описи документов, находящихся в личном деле);
  5. нумерации, регистрации и укладки личного дела в сейф;
  6. ознакомления работника с правилами внутреннего трудового распорядка;
  7. заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Ни заключение трудового договора, ни ознакомление работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции, ни оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, ни проведение собеседования, ни иные операции, выполняемые отделом кадров при приеме на работу в настоящее время, не учтены при расчете этого норматива.

Таким образом, на выполнение только 7 операций будет уходить время, указанное в таблице 3.

Таблица 3<*>

Нвр k
6% 7% 8% 9% 10% 11%
Нраб 0,49 0,49 0,50 0,50 0,51 0,51
Нслуж 0,78 0,79 0,80 0,81 0,81 0,82

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Из таблицы видно, как зависит норма времени на выполнение только одной работы от того, каким образом изначально организовано рабочее место, насколько сам кадровик собран и организован.

Теперь нам необходимо определить годовую трудоемкость нормируемых работ Тн. Согласно Сборнику она определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

где Тн — годовая трудоемкость нормируемых работ (чел.ч);

Нврi — норма времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы (чел.ч);

Vi — объем конкретного вида работы выполняемой за год;

i — 1, 2, …, n — виды выполняемых работ.

Подсчитаем Тн при оформлении приема на работу. Предположим, что ежемесячный прием на работу составляет 1% от общего числа работающих на предприятии. Возьмем небольшую сервисную компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих.

Ежемесячный объем приема на работу составляет 1 человек, за год — 12 человек. Условно за год будет принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих. Рассчитаем годовую трудоемкость оформления документов при приеме на работу отдельно рабочих и отдельно — служащих все в той же компании со штатом 100 человек.

Таблица 4<*>

Тн (чел. ч.) k
6% 7% 8% 9% 10% 11%
Траб 1,17 1,18 1,19 1,20 1,21 1,23
Тслуж 7,53 7,60 7,67 7,74 7,81 7,89
Тобщее 8,70 8,78 8,86 8,94 9,02 9,12

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

В ней, Тслуж — годовая трудоемкость нормируемых работ по приему служащих, Траб — годовая трудоемкость нормируемых работ по приему рабочих и Тобщее — общая годовая трудоемкость нормируемых работ по приему и рабочих, и служащих.

Если ежемесячный прием на работу составляет 2 человека (2% от 100 единиц штата), то за год принимается 24 человека, если 3 — то 36 за год, если 4 — то 48 за год, если 5 — то 60 за год, если 6 — то 72 за год. Иными словами, если a% — процент приема за месяц (на 100 человек работающих), то a — количество человек, принятых за месяц, а 12a — принятых за год. В этом случае годовая трудоемкость работы по оформлению документов при приеме на работу в компании со штатной численностью 100 человек (из которых 20% — рабочие и 80% — служащие) будет определяться по таблице 5.

Таблица 5<*>

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

А теперь, посмотрим, как годовая трудоемкость работы по оформлению приема зависит от соотношения служащих и рабочих. При этом остаемся в пределах 100 штатных единиц и k — 8%.

Таблица 6<*>

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Теперь перейдем ко второй работе — оформлению документов при увольнении работников и определим ее годовую трудоемкость. В рамках этой работы выполняются следующие операции:

  1. заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (формы № Т-8 и Т-8а) на основании резолюции руководителя организации на заявлении работника об увольнении;
  2. заполнение личной карточки;
  3. внесение записи в трудовую книжку;
  4. выдача трудовой книжки под расписку увольняемому;
  5. запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек;
  6. изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных (если такой ведется);
  7. комплектование документов для передачи в архив;
  8. перемещение личной карточки в картотеку;
  9. составление отчета об увольнении с работы.

Норматив времени — 0,39 ч на 1 увольняемого работника — рассчитан только для этих операций.

Компания — все та же — со штатом 100 человек, из которых 20% — рабочие и 80% — служащие.

Таблица 7<*>

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Еще одна ключевая работа, выполняемая отделом кадров, — оформление отпуска . В ее состав входят следующие операции:

  1. составление приказа на отпуск;
  2. запись в личной карточке на основании приказа;
  3. подсчет продолжительности дополнительного отпуска;
  4. запись в журнале регистрации отпусков (если такой ведется).

На выполнение этой работы Сборник отводит 0,11 ч на 1 работника. Определим годовую трудоемкость этой работы.

Таблица 8 <*>

Т (чел. ч) k %
6% 7% 8% 9% 10% 11%
11,66 11,77 11,88 11,99 12,1 12,21

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

И последняя из отобранных операций — оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости. Норматив времени 3,3 чел.ч рассчитан Сборником для выполнения следующих операций:

  1. подборки трудовых книжек на основании списка работников пенсионного возраста;
  2. уточнения общего стажа работы (в том числе льготного) по данным личной карточки и трудовой книжки;
  3. регистрации заявления работника;
  4. оформление пенсионного макета;
  5. консультации уходящего на пенсию;
  6. представление документов в органы социального обеспечения;
  7. оформления документов в органах социального обеспечения;
  8. записи в книге учета лиц, уходящих на пенсию (если таковая ведется).

На оформление документов в органах социального обеспечения отводится 0,5 часа на 1 работника, уходящего на пенсию.

Часть этих операций не выполняется, но зато с лихвой компенсируется возросшими затратами времени на консультации работников и на контакты с пенсионными органами.

При расчете трудоемкости этой работы будем исходить из того, что 0,r% — количество работников, уходящих на пенсию в течение месяца (в процентах); 0,r — количество работников, уходящих на пенсию в течение месяца; 0,r х 12 — количество работников, уходящих на пенсию за год.

Таблица 9<*>

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Таблицы 4 — 9 являются базовыми. Это означает, что, если мы рассчитываем нормативы на 100 человек штата, то для расчета этих же нормативов на 2000 человек мы умножаем каждый из показателей на 20 и после их суммирования получаем общее время, необходимое работнику отдела кадров для выполнения всей работы. Если же в компании работает М человек, то каждый из нормативов, рассчитанный на 100 человек, должен быть умножен на М/100, а полученные показатели должны быть просуммированы.

Теперь о правилах пользования таблицами.

На 100 работников — годовая трудоемкость только 4 работ составляет:

11,88 чел.ч — оформление отпусков (таблица 8);

19,7 чел. ч — оформление пенсии (таблица 9 (r = 0,4);

15,15 чел.ч — увольнение (таблица 7 ( = 3%);

26,64 чел.ч — прием на работу (таблица 5 ( = 3%).

Итого, из расчета на 100 работников годовая трудоемкость этих работ составит 73,37 чел.ч.

А теперь возьмем один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров — текучесть персонала .

Определим текучесть персонала следующим образом.

Пусть g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих, то при k = 8% и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа. Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам:

14,01 х -человек на 100 штатных единиц компании;
1910
70,05 х -человек на 500 штатных единиц компании.
1910

Поскольку — количество человек, рассчитанных на 100 штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу.

Мы считаем, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек. Если же увольняют больше работников, то необходимо сделать соответствующий перерасчет.

В случае, когда в компании 20% служащих и 80% рабочих, формулы для определения количества работников отдела кадров изменяются и принимают следующий вид:

11,74 х -количество работников отдела кадров на 100 штатных единиц компании;
1910
58,70 х -количество работников отдела кадров на 500 штатных единиц компании.
1910

Как в компании со штатом 500 человек (из которых 80% служащих и 20% рабочих) — так называемой «интеллектуальной компании», изменяется годовая трудоемкость (Т) и количество работников отдела кадров (L) в зависимости от текучести кадров (% — количество работников, принятых на работу и уволенных за год), нам поможет понять рисунок 1.

Рис. 1

Посмотрим, как будет рассчитываться численность кадровиков в компании со штатом в 500 человек (20% служащих и 80% рабочих). Если для определения количества работников отдела кадров в организации, состоящей из 100 человек, используется формула

11,77 х ,
1910

то в компании со штатом 500 человек для расчета количества кадровиков должна использоваться формула:

58,85 х

.
1910

Рис. 2

Рисунки как нельзя лучше иллюстрируют, как текучесть кадров, которая порой зависит больше от политики оплаты труда, мотивации и иных факторов, нежели от самого отдела кадров, влияет на численный состав самих кадровиков.

Надеемся, что эти цифры убедят ваше руководство, что если всего лишь две работы — оформление приема и увольнения — требуют в компании с численностью 500 человек 1 кадрового работника при текучести 27% в месяц (см. рис. 1), то для того, чтобы выполнять еще около четырех десятков работ, вам уже давно требуются помощники.

В древние времена, пока люди еще не приобщились к культуре и науке, они добывали огонь трением твердого дерева. Люди же просвещенные совлекали с неба более чистый огонь, собирая с помощью зеркал и линз лучи солнца.

Подобным же образом различаются способы определения численности работников организации. Пора вашему руководству основываться на расчетах, а не на интуиции и зачастую необоснованной экономии на одной из ключевых служб организации.

Кадровая служба – отдел, без которого сложно представить деятельность компании. Однако в небольшой организации его может и не быть — работодатель имеет право не создавать отдел кадров. В зависимости от количества сотрудников, которые трудятся в компании и объема кадровой документации руководитель может принять решение поручить данные обязанности работнику организации в порядке совмещения должностей (например, выполнять отдельные функции кадровика может секретарь или бухгалтер), а также нанять стороннюю организацию на аутсорсинг.

Если было принято решение о создании собственной кадровой службы,руководителю организации необходимо определить структуру отдела, назначить его руководителя, рассчитать численность сотрудников. Законодательство не содержит определенных требований к количеству работников отдела кадров, штат и структуру отдела работодатель определяет самостоятельно.

Затем руководитель компании издает приказ о создании кадровой службы. Важным документом является положение об отделе кадров. Данный документ не является обязательным, однако помогает установить функции отдела, его основные задачи, определить место в структуре организации, порядок взаимодействия с другими подразделениями.

Положение о кадровой службе

Положение является локальным нормативным актом. В положение о кадровой службе целесообразно включить следующие разделы:

  • положения общего характера (цели создания отдела и др.);
  • структура кадровой службы (должности, которые входят в отдел, кому подчиняются работники отдела и др.);
  • основные задачи отдела кадров;
  • функции, которые выполняет отдел кадров в организации;
  • права и обязанности сотрудников отдела;
  • ответственность кадровой службы.

Независимо от количества сотрудников, отдел кадров создается и ликвидируется приказом генерального директора (руководителя) компании. Он же назначает руководителя кадрового отдела, которому подчиняются работники подразделения. Как уже говорилось выше, количество специалистов, которое будет трудиться в отделе кадров, остается на усмотрение работодателя. Чем больше организация – тем больше объем работы у отдела кадров, следовательно, тем больше число сотрудников, которые трудятся в данном отделе.

Положение об отделе кадров (образецдокумента мы приведем в конце статьи) обязательно содержит задачи, которые поставлены перед кадровой службой, в т.ч.:

  • Поиск, подбор квалифицированного персонала для работы в организации;
  • Ведение кадрового делопроизводства (оформление сотрудников на работу, оформление отпусков, увольнений, ведение учета отработанного времени и т.д.);
  • Организация и проведение аттестации работников;
  • Разработка, реализация кадровой политики компании и др.

В процессе своей деятельности отдел кадров часто взаимодействует с другими отделами и подразделениями компании. В бухгалтерию кадровой службой предоставляются документы для начисления заработной платы, отпускных, премий и т.д. Служба безопасности организации может тесно взаимодействовать с отделом кадров при трудоустройстве сотрудников на определенные позиции в компании. Руководители других подразделений могут обращаться с вопросами о подборе сотрудников, учете рабочего времени и т.д. Информацию о взаимодействии кадрового отдела с другими структурными подразделениямитакже необходимо отразить в положении об отделе кадров.

Имеет ли какие-либо особенности положение об отделе кадров государственного бюджетного учреждения? В целом, документ будет включать те же разделы, что и положение об отделе кадров любой другой организации. Однако содержание документа может меняться в зависимости от специфики деятельности компании. Так, функции отдела кадров госуниверситета могут иметь особенности, отличные от функций отдела кадров аутсорсинговой фирмы или иной коммерческойорганизации.

Отдел кадров – служба, создаваемая на предприятиях разной сферы деятельности с единой целью: решать кадровые задачи. Название подразделения бывает разным (служба персонала, HR-департамент, кадровый центр и т.п.), но выполняемые функции – аналогичны.

Функционировать отдел кадров должен четко и грамотно, слаженно и оперативно, так как несет ответственность за подбор квалифицированного персонала, что непосредственно влияет на работу всего предприятия.

Законодательное регулирование

Положение об отделе кадров (ОК) входит в число локальных нормативных актов, определение которых содержится в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Статьей 8 настоящего документа дается полное разъяснение термина, в том числе: положение об ОК является внутренним документом, где в полном объеме указываются права и обязанности работодателя (нанимателя) и его работников в вопросах, не охваченных действующим законодательством.

Собственник не имеет право разрабатывать положение о кадровой службе без учета прав и гарантий персонала, защищенных на законодательном уровне. Организация службы управления кадрами не является обязательной в соответствии с законами РФ.

Обязанности работы с персоналом работодатель может возложить на любого другого сотрудника компании в плане совмещения должностных обязанностей (например, секретарь-референт может совмещать должности свою и кадровика), особенно, если дело касается организаций с небольшим количеством рабочих единиц, где должность менеджера по персоналу – нецелесообразна.

Вариантом грамотного решения может стать аутсорсинг – сервис по предоставлению услуг различной квалификации на контрактной основе, в том числе и HR. Подробнее читайте об этом .

Деятельность отдела кадров

В положение о кадровой службе должны входить пункты, отражающие вопросы организации ее на предприятии, а также существующие права и обязанности.

Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров. Законодательством не предусмотрена обязательная форма документа, так что учесть все нюансы организации придется при разработке.

Несмотря на это, в положение о службе персонала рекомендуется включить такие задачи:

  • производить подбор персонала согласно кадровым потребностям предприятия;
  • вести делопроизводство кадров, выражающееся в оформлении трудоустройства и увольнения сотрудников, плановых и декретных отпусков, табельном учете и так далее;
  • аттестация сотрудников и так далее.

Функционал отдела персонала выражается в таких пунктах положения:

  1. делопроизводство в отношении личных дел сотрудников организации, отпусках, трудоустройстве, обучении и прочих вопросах адаптации персонала, переводах по предприятию и увольнениях;
  2. аттестация сотрудников в составе комиссии;
  3. оценка деятельности в общей системе эффективности сотрудников;
  4. кадровая документация – внесение записей и соответствующее сберегание трудовых книжек;
  5. подготовка документов для работников при вручении благодарностей, отличительных знаков и всех видов страхования (как пенсионного, социального, так и медицинского);
  6. разработка общих мероприятий по качеству и улучшению в сфере текучки кадров.

ОК предприятия может быть наделен такими правами:

  • контролировать соблюдения сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины;
  • требовать получения нужных сведений от других подразделений предприятия;
  • подавать предложения по улучшению кадровой работы прочим подразделениям организации;
  • контролировать выполнения приказов кадрового назначения сотрудниками предприятия.

Руководитель ОК несет полную ответственность за полноценное, адекватное и эффективное функционирование отдела, а работники-кадровики – за соблюдение положений должностных инструкций.

Все вышеизложенное свидетельствует о том, что предприятию с кадровой численностью более ста человек рекомендуется возложить данные обязанности и функции не на какого-либо одного сотрудника, а организовать отдельную службу (отдел).

Можно воспользоваться аутсорсингом, так как в больших компаниях одним из инструментов развития бизнеса является работа в сфере кадров.

Полноценное положение об ОК предприятия должно содержать следующие пункты:

  1. Общие положения. В первом (вводном) разделе указывается наименование подразделения, подчиненность руководству и организационная структура службы, а также выписки из процедур и документов, регламентирующих ее функционал.
  2. Цели, задачи и функции. Во втором разделе «Цели, задачи и функции» разъясняются цели создания службы персонала, устанавливаются задачи, выполнение которых обеспечивает выполнение целей, и непосредственные функции в сфере кадровой политики предприятия.
  3. Права. Полномочия ОК для достижения целей и задач представлены в разделе «Права».
  4. Взаимодействие. Раздел «Взаимодействие» определяет процедуру сотрудничества с остальными подразделениями предприятиями, включающую порядок получения и выдачи информации, выполнения приказов и распоряжений, а также обмена информацией с другими компаниями.
  5. Ответственность. Пункт «Ответственность» подразумевает определение степени ответственности начальника и сотрудников кадрового подразделения за исполнение своих обязанностей, возложенных должностными инструкциями.
  6. Заключение. В графе «Заключение» описывается процедура внесения поправок, дополнений и изменений в этот документ.

Положение составляется в нескольких экземплярах, а работники отдела ознакамливаются с ним под подпись.

Образец положения об отделе кадров можно скачать здесь.

Нюансы документа

Документ подлежит утверждению руководителем предприятия с указанием даты простановки подписи, после чего положение разбирается на экземпляры (минимум – 2 шт.), прошивается, заверяется печатями и подписями ответственных лиц.

Утвержденные экземпляры передаются на хранение:

  • 1 экземпляр – руководителю организации;
  • 2 экземпляр – в отдел кадров.

Срок действия положения устанавливается на предприятиях в индивидуальном порядке, рекомендуемый – 5 лет.

Вносить изменения в документ – зачеркивать либо вписывать нововведения – категорически запрещается. В разделе «Заключение» при разработке документа необходимо предусмотреть описание порядка внесения изменений, который может включать следующие шаги:

  • чтобы произвести правки в положении, руководитель предприятия может выразить свое решение в форме приказа, в котором указываются формулировки изменения фрагмента документа и «до», и «после»;
  • изменения вносятся в существующий документ в соответствии с имеющимися экземплярами;
  • с внесенными изменениями ознакамливают работников службы кадров и остальных сотрудников причастных подразделений предприятия под роспись.

Служба персонала является важной составляющей структуры любого современного предприятия, а ее многогранность и функционал отражается в положении об отделе кадров.

Данный документ разрабатывается в интересах организации на долгие годы, хотя и не является обязательным в соответствии с действующим законодательством, но послужит основой для реализации политики в области управления кадрами предприятия.

Посмотрите видео о кадровом учете:

Положение об отделе кадров

1. Общие положения

1.1. Отдел кадров, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом .

1.2. Отдел кадров непосредственно подчиняется директору предприятия.

1.3. Отдел кадров возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом .

1.4. Начальник отдела кадров имеет заместителя(ей). Обязанности заместителя(ей) определяются начальником отдела.

1.5. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов и пр.) в составе отдела кадров, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом по представлению начальника отдела кадров.

1.6. В своей деятельности отдел кадров руководствуется:

— уставом предприятия;

— настоящим положением;

— законодательством Российской Федерации;

— .

1.7. .

2. Структура

2.1. Структуру и штатную численность отдела кадров утверждает , исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с .

2.2. Отдел кадров может иметь в своем составе структурные подразделения (бюро, группы, секторы, участки, пр.).

2.3. Положения о подразделениях отдела кадров (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела кадров, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется .

2.4. .

3. Задачи

На отдел кадров возложены следующие задачи:

3.1. Подбор и расстановка кадров.

3.2. Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности.

3.3. Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности.

3.4. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.

3.5. Учет кадров.

3.6. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.

3.7. .

4. Функции

Отдел кадров выполняет следующие функции:

4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.

4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

4.3. Обеспечение предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

4.4. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбор и отбор работников и внесение соответствующих предложений об их назначении на должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой кадровой документации.

4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

4.6. Информирование работников предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

4.7. Установление прямых связей с соответствующими учебными заведениями, службами занятости и кадровыми агентствами.

4.8. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

4.9. Обеспечение учета личного состава.

4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.

4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

4.12. Подготовка соответствующих материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

4.13. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

4.14. Организация аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.

4.15. Участие в подготовке необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по установлению выслуги лет.

4.16. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.

4.17. Выдача справок о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы.

4.18. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

4.19. Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.

4.20. Оформление и учет командировок.

4.21. Табельный учет.

4.22. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.

4.23. Анализ текучести кадров.

4.24. Обеспечение разработки мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.

4.25. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

4.26. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

4.27. .

5. Права

Отдел кадров имеет право:

5.1. Запрашивать в структурных подразделениях предприятия необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.

5.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение законодательства о труде, порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.

5.3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.

5.4. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

5.5. Самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

5.6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе кадровыми агентствами и службами занятости.

5.7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.

5.9. .

6. Взаимоотношения (служебные связи)**

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел кадров взаимодействует:

6.1. Со всеми структурными подразделениями предприятия по вопросам:

Получения:

— заявок на рабочих и служащих;

— характеристик на работников, представляемых к поощрению;

— характеристик на работников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности;

— объяснительных записок от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины;

— предложений по составлению графиков отпусков;

— .

Предоставления:

— решений о поощрении работников;

— копий приказов о приеме, перемещении и увольнении;

— утвержденных графиков отпусков;

— решений аттестационной комиссии;

— .

6.2. С главной бухгалтерией по вопросам:

Получения:

— справок о заработной плате для оформления пенсий;

— материалов для выдачи справок работникам о работе на предприятии, занимаемой должности (выполняемой работы) в размере заработной платы;

— .

Предоставления:

— сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

— проектов приказов о приеме и увольнении и перемещении материальноответственных лиц;

— табелей учета рабочего времени;

— графика отпусков;

— листков временной нетрудоспособности к оплате;

— .

6.3. С отделом организации и оплаты труда по вопросам:

Получения:

— штатного расписания;

— схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;

— показателей по труду и заработной плате;

— положений о премировании работников;

— расчетов фондов заработной платы;

— расчетов потребности в рабочих и служащих;

— .

Предоставления:

— сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

— сведений о списочной численности работников;

— данных о текучести кадров;

— .

6.4. С отделом подготовки кадров по вопросам:

Получения:

— графиков направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации;

— списков работников, обучающихся в средних специальных и высших образовательных заведениях;

— планов проведения занятий, сведений об успеваемости учащихся и сроках обучения;

— результатов итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства;

— предложений по составу аттестационных комиссий;

— .

Предоставления:

— расчетов потребности в квалификационных кадрах по отдельным должностям, профессиям;

— сведений о качественном составе рабочих и служащих;

— информации о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов;

— .

6.5. С юридическим отделом по вопросам:

Получения:

— сведений об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении;

— разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;

— .

Предоставления:

— проектов трудовых договоров с руководящими работниками предприятия;

— заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;

— приказов для визирования;

— .

6.6. С по вопросам:

Получения:

— ;

— .

Предоставления:

— ;

— .

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела кадров.

7.2. На начальника отдела кадров возлагается персональная ответственность за:

— организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел;

— организацию в отделе оперативной и качественной подготовки документов, ведение делопроизводства в соответствии с правилами и инструкциями;

— соблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины;

— обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;

— подбор, расстановку и деятельность работников отдела;

— соответствие законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

7.3. Работники отдела кадров при оценке деловых качеств персонала предприятия обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать персональные данные о работниках.

7.4. Ответственность работников отдела кадров устанавливается должностными инструкциями.

7.5. .

Руководитель структурного подразделения

Согласовано:

Начальник юридического отдела

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *