Написать служебную записку, образец

  • автор:

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении нужно придерживаться определенных правил.

Основания для составления и цели записок

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Служебная записка о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору
ООО «Домострой»
Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка
05.04.2019 № 4
г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте< в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Скачать бланк служебной записки

Скачать форму служебной записки (образец при дисциплинарном проступке)

Скачать образец служебной записки в word (о подтверждении командировки)

Скачать образец служебного письма на списание ТМЦ

Скачать образец написания служебной записки об отзыве из отпуска

Скачать образец служебной записки с просьбой о ремонте компьютера

Что это такое — служебная записка? Как оформляется этот документ по ГОСТу?

Определение термина: что это такое?

Служебная записка или «служебка» — это информационно-справочный документ, содержащий просьбу или предложения по поводу возникших производственных трудностей и адресованный другим сотрудникам учреждения на горизонтальном уровне.

Главная его черта в том, что он не только кратко информирует о возникновении проблемы, но и содержит план мероприятий по ее устранению.

Регламентирующий документ

Основные правила по оформлению и составлению различных записок организации (в том числе, и служебных) указаны в ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». Наиболее важные моменты отражены в его следующих частях:

  • раздел 4 — требования к используемым бланкам (формат, цветность и поля).
  • Раздел 2 — реквизиты (перечень и порядок указания на бланке).
  • П. 3.20 — требования к оформлению табличной информации.
  • П. 3.17 — требования к исполнению резолюции как итога рассмотрения служебной записки и принятия на ее основании решения руководством организации.

Когда и для каких целей составляются служебные записки?

Документ составляется в тех случаях, когда возникает необходимость известить ответственных или руководящих сотрудников о разного рода проблемах, возникших или имеющих высокий риск возникнуть в производственной деятельности и отрицательно сказаться на ее качестве.

Причем факт этого оповещения при составлении записки будет официально подтвержден, если соблюсти правила составления и регистрации документа (о чем будет сказано ниже).

Несмотря на то, что служебная записка предназначена для конкретной цели — устранения неполадок в рабочем процессе, по своему исполнению она может быть:

  1. аналитической (содержит анализ сложившейся ситуации);
  2. докладной (извещает о возникших трудностях);
  3. объяснительной (раскрывает взгляд специалиста на причины проблемы);
  4. пояснительной (в которой изложены нюансы производственного процесса, знание которых необходимо для оперативного и качественного разрешения затруднений).

Чаще всего служебные записки применяются как форма общения между отделами одной организации как способ горизонтальной коммуникации. Гораздо реже подобные документы направляются в адрес сторонних организаций, в этом случае документ называется внешней служебной запиской.

Отличительные характеристики

Основная черта служебных записок в том, что они не только информируют о проблеме, но и содержат просьбу ее разрешить и соответствующие предложения в этом направлении.

Чем она похожа на докладную?

По сути, разница между этими двумя видами записок несущественная. Несколько отличающие их моменты можно отобразить следующим образом:

  • докладная — это своего рода отчет о выполнении предписанного поручения, она составляется подчиненными в адрес руководства.
  • Другое назначение докладных — проинформировать руководство о возникших трудностях непроизводственного (!) характера (прогул сотрудника, несоответствие занимаемой должности и пр.). В этих случаях руководство нередко прибегает к наложению дисциплинарного взыскания.

Отличия от объяснительной

Данный вид внутренних записок имеет много общего с докладными, а на практике мало чем отличается от служебных записок. Можно выделить такие отличительные характеристики объяснительных:

  • они адресованы руководству организации от имени их починенного.
  • Как правило, указывают на причину, по которой данным лицом была нарушена трудовая дисциплина или вмененные ему обязанности не были выполнена вовремя или надлежащим образом.
  • Часто является поводом для дисциплинарного взыскания.

Кто ее подает на работе?

Составлять служебную записку всегда должен сотрудник, непосредственно заинтересованный в скорейшем устранении производственных неполадок.

Адресуется документ чаще всего начальнику созависимого отдела, от функционирования которого зависит разрешение сложившейся обстановки.

Правила написания и оформления по ГОСТу

Каждый сотрудник должен знать как грамотно составить, оформить и пустить в дело составленную им служебную записку. Краткая инструкция сводится к следующим правилам:

  1. так как установленной формы документ не имеет, то составляется он в произвольном (но всегда официальном) стиле.
  2. Должно присутствовать смысловое и логическое разделение изложенного в записке материала на части: описание проблемы, анализ ситуации просьба об ее нормализации, выводы и предложения по сути вопроса;
  3. Составленный документ заверяется собственноручной подписью составившего ее сотрудника, а также могут присутствовать визы всех заинтересованных лиц;
  4. При функционировании в организации электронного документооборота заверять документ нужно личной электронно-цифровой подписью;
  5. Чтобы иметь возможность сослаться на данную служебную записку в случае спорной ситуации, она должна быть зарегистрирована в секретариате учреждения с присвоением порядкового номера и внесением его в журнал регистрации служебных записок.
  6. Для большей надежности рекомендуется отдавать на регистрацию две копии записки, одна из которых уйдет к адресату, а вторая с указанием номера и датой регистрации останется у составителя.

Скачать типовой бланк служебной записки

Ниже пример документа:
Резюмируя все выше сказанное, можно сделать вывод, что служебная записка — это очень важный момент внутреннего документооборота, который позволяет оперативно решать производственные трудности.

Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

В каких случаях пишется служебная записка?

Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.

Что должен содержать текст документа?

Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

  1. Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
  2. Наименование официальной бумаги.
  3. Дата написания и номер.
  4. Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
  5. «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
  6. Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

Часто текст записки начинается со слов “Довожу до вашего сведения…”, после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.

Как правильно составить и написать?

Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма. Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

  • описание основной проблемы;
  • просьба;
  • отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

Особенности оформления записки (с образцами)

В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

Директору или руководству предприятия

На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

На командировку: продление и отмену

Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки. Данный документ может быть оформлен, если:

  • сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
  • у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

Отзыв из отпуска

Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из отпуска кого-либо из работников.

В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе.

Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников;
  • работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

Скачать шаблон записки на отзыв сотрудника из отпуска.

На обучение сотрудников

Повышение квалификации сотрудников хорошо помогает улучшить качество работы персонала. Но чтобы направить работника обучаться, потребуется составить соответствующую служебную записку.

Деловое письмо может быть составлено отделом кадров для формирования списка сотрудников, направляемых на обучение. Служебная записка обычно составляется на имя руководителя того отдела, чьи сотрудники будут направлены на обучение.

Сотрудники на испытательном сроке часто могут нуждаться в повышении своей квалификации. А о длительности такого срока, читайте .

На совмещение должностей

Нередко в крупных и не только организациях можно встретиться с такой практикой, как совмещение должностей одним сотрудником. Причины для этого могут быть довольно разные:

  • производственная необходимость;
  • наличие свободной вакансии;
  • отсутствие, болезнь, отпуск или иная причина, по которой отсутствует сотрудник, ранее занимавший должность, предполагаемую для совместительства.

Служебная записка составляется на имя начальника подразделения. Бумага должна пройти резолюцию ректора.

Также может потребоваться согласовать вопрос с отделом кадров и бухгалтерией.

В документе фиксируется дата начала работы сотрудника по совместительству и величина доплаты к основному окладу.

Скачать пример записки на совмещение должностей можно по ссылке.

На отгул

Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

Сотрудник имеет право на отгул, когда:

  • выполнял работу сверхурочно;
  • работал в выходные или праздники;
  • имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
  • принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови;
  • за счет работника;
  • в счет отпуска.

Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины, по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально, он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

В документе следует указать действующий график и желаемый.

На закупку оборудования

Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

Бланк служебной записки на закупку компьютера: скачать.

О проведении мероприятий

Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику. Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости — контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

Скачать образец записки о проведении мероприятий.

На ремонт автомобиля

Вполне подходит, если имеется служебный автомобиль, который в силу определенных обстоятельств должен подлежать ремонту. В таком случае потребуется составить служебную записку, в которой будут указаны государственные регистрационные номера служебного автомобиля и причины, по которым он нуждается в ремонте.

На увольнение сотрудника

Еще один вид делового письма, составляющегося на имя основного руководителя.

Его оформление приемлемо, если есть уважительные причины для увольнения определенного сотрудника.

В основной части записки желательно указать конкретные факты и действия, проведенные по отношению к работнику. Далее следует просьба разрешить увольнение лица, указанного в документе.

Пример записки на увольнение сотрудника за прогул: скачать.

О предоставлении информации

Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

  1. следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;
  2. предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;
  3. напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

О наказании работника

Указанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий.

Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально, дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

О необходимости нового сотрудника

Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

В ней он должен указать объективные причины, по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

Записка служебная о найме нового сотрудника: скачать образец.

На сверхурочные работы

Распространенная причина составления таких документов — наличие экстренных ситуаций, в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: скачать пример.

О создании нового структурного подразделения

Вопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

  • повышение уровня нормирования труда;
  • более оперативное решение определенных задач;
  • улучшение работы с персоналом и другие причины.

Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие — носитель информации, передаваемой между структурными подразделениями компании.

Видео-ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:

Как обосновать служебная записка на изготовление печатей и штампов

Общероссийскому классификатору предприятий и организаций и другой информации.

Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование института в именительном падеже, в скобках – его краткое наименование и основной государственный регистрационный номер согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц.

Полное и сокращенное наименование должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении об институте.

Перед полным наименованием института располагается наименование вышестоящей организации (учредителя университета, университета).

В нижней части информационного поля противчасовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати может размещаться следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением Государственного герба РФ:

— номер печати (если печать с воспроизведением Государственного герба РФ изготовлена не в единственном экземпляре), обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати;

— буква Д с записанным через дефис порядковым номером дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати.

Мороз Татьяной Ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения.

В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену.

Образец служебной записки о выдаче продукции

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г.

О выдаче продукции

Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J».

Цель акции: — увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице; — увеличение нумерической и качественной дистрибуции.

Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г.

Регион: Санкт-Петербург, Воронеж

Участники акции: продавцы розничных торговых точек

Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J».

Распределение призового фонда: Санкт-Петербург – 400 упаковок (по 1л) Воронеж – 60 упаковок (по 1л) Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.

– специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати, штампа.

Печатающий элемент – участок клише печати, штампа, воспринимающий штемпельную краску и передающий её на бумагу.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.

Выписка из документа – это копия части (частей) документа.

Пробельный элемент – участок клише печати, штампа, не воспринимающий штемпельную краску и не передающий её на бумагу.

Штамп – печать прямоугольной формы, служащая для производства оттиска на документах и содержащая текстуальную информацию.

Регистрационный штамп – штамп, используемый для регистрации документов.

Информационный штамп – штамп информационного характера, подтверждающий определённые действия.

Структурное подразделение – официально выделенный элемент организационной структуры института (деканат, кафедра, управление, отдел и др.), выполняющий установленные ему функции и отвечающий за выполнение возложенных на него задач.

Заверенная копия документа – копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Уничтожение печатей и штампов – полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и использования.

Как обосновать служебная записка на изготовление печатей и штампов цены

Образец и форма служебной записки

на изготовление печати и/или штампа

Наименование

структурного подразделения

Проректору по безопасности и кадрам

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

от ___________ №______

Об изготовлении печати (штампа)

Прошу дать разрешение на изготовление печати (штампа)

(наименование структурного подразделения)

Основание: переименование структурного подразделения (приказ, дата и номер) и/или положение о структурном подразделении.

Эскиз печати и/или штампа прилагается.

Руководитель структурного

подразделения

Ф. И.О.

Как обосновать служебная записка на изготовление печатей и штампов скачать

При отсутствии журналов оттисков и слепков акты хранятся постоянно.

6.9.Гербовая печать, простые печати и штампы при ликвидации института уничтожаются ликвидационной комиссией по акту, а при реорганизации института (присоединение, разделение, преобразование) уничтожаются по акту его правопреемником.

6.10. Пришедшие в негодность печати и/или штампы, а также печати и штампы, вместо которых в связи с изменением наименования учредителя университета, университета, институтаили структурного подразделения изготовлены новые, уничтожаются в срок не более трех рабочих дней после получения новых печатей и/или штампов комиссией, назначаемой приказом ректора.

Служебная записка на изготовление печати

Служебная записка – это внутренний документ, на основании которого возможно подтвердить отправку работника в командировку. Значительно чаще ее пишут, когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте.
Рассмотрим, как верно подтвердить поездку.

Кто должен подтверждать командирование

Согласно Распоряжению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Распоряжению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке (пример 2017 представлен ниже) составляется работником после возвращения.

Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения.

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Образец служебной записки на приобретение компьютера

Служебная записка 05.10.2013 № 2 г. Москва

О ремонте (замене) компьютера

Довожу до Вашего сведения, что с 20 сентября 2013 г.

Инфо Мастичные штампы применяются в делопроизводстве для проставления отметок о получении, регистрации документов, а также других отметок справочного, информационного характера.

4.14.Верность копии документов и выписок из документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, должна быть засвидетельствована подписью руководителя структурного подразделения или иного работника структурного подразделения, уполномоченного распоряжением руководителя, и печатью структурного подразделения (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения). На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в институте.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Допускается копию документа заверять печатью структурного подразделения.

Пример.

Копия верна, подлинник находится в ОГТИ (филиале) ГОУ ОГУ

Начальник управления кадрамиЛучко

4.15. При заверении документа гербовой печатью или простой печатью ее оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ и часть подписи, так чтобы оттиск и подпись были хорошо читаемы.

Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, исходя из этого допускается ее сдавать или в тот рабочий день, когда закончилась командировка, или на следующий рабочий день после ее завершения.

Крайне важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся затраты на горючее, стоянку, иные цели. Лишь при наличии первичных для учета бумаг возможно будет компенсировать затраты работника. На базе одной служебки доказать применение личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно запрещено, подчеркивается в письме Министерства финансов России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Служебная записка о направлении в командировку.

Важно Копия внутреннего документа, предусматривающего уничтожение старой печати в институте после получения новой гербовой печати (акт об уничтожении гербовой печати, утвержденный ректором).

2.5.Изготовленная гербовая печать выдается начальнику отдела документационного обеспечения и контроля исполнения документов (далее – ОДОКИД) при предъявлении доверенности и документа, удостоверяющего личность.

2.6. Для получения разрешения на изготовление простой печати и штампа руководитель структурного подразделения представляет на подпись ректору, служебную записку с просьбой изготовить печать и/или штампы с приложением эскизов печати, штампа(приложение № 1).

2.7. Право иметь и пользоваться простой печатью должно быть зафиксированов положении о структурном подразделении.

Изготовление гербовой и простых печатей, штампов осуществляется:

— в связи с созданием и реорганизацией структурного подразделения, переименованием учредителя университета, университета, института;

— в связи с их износом, потерей (утратой), хищением и т. д.

2.9. Изготовление печатей и штампов структурных подразделений осуществляется централизованно через ОДОКИД.

2.10. Завизированная ректором служебная записка о необходимости изготовления печати, штампов направляется в ОДОКИД для исполнения.

ОДОКИД ведет учет выдачи печатей и штампов, имеющихся в институте, в журнале учета выдачи печатей и штампов с проставлением их оттисков.

Результаты служебного расследования доводятся до ректора для принятия соответствующего решения.

В случае подтверждения факта утраты или хищения гербовой печати, простой печати и/или штампа в средствах массовой информации публикуется объявление о признании их недействительности.

6. Порядок уничтожения печатей и штампов

6.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение при ликвидации, реорганизации (присоединении, разделении, преобразовании, переименовании) структурного подразделенияпечати и штампы структурных подразделений, а также гербовая печать подлежат сдаче в ОДОКИД для централизованного уничтожения и списания с учета.

6.2.

Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой приказом ректора. В состав комиссии назначаются не менее трех человек.

6.3. На все отобранные к уничтожению печати и/или штампы состав-ляетсяакт (приложение № 4).

В акте во всех случаях уничтожения печатей и штампов обязательно воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей и штампов.

В акте исправления не допускаются.

6.4. Комиссия проверяет наличие всех печатей и/или штампов, вклю-ченных в акт.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Самые важные изменения этой весны!

  • Квест-игра для кадровиков: проверьте, знаете ли вы, как изменилась работа с начала года В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
  • Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 года Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
  • Пять вредных привычек кадровиков.
    Узнайте, чем грешите вы Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
  • Запретные документы в кадровой службе Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас.

К тому же в Ваше отсутствие Вы можете оставить факсимиле надёжному человеку, который за Вас поставит автоматическую подпись там, где это необходимо, а Вы сможете уехать на важную встречу или переговоры, не оставляя сотрудников без Вашей важной подписи. Компания «Печати и штампы» выполняет изготовление факсимиле из фотополимера или резины.

Вы можете получить готовую продукцию в нашем офисе или заказать доставку.

Для заказов, стоимость которых превышает 550 рублей, доставка в пределах Москвы осуществляется бесплатно. Факсимиле является разновидностью печати или штампа.

В большинстве случаев факсимиле используется для воспроизведения собственной подписи руководителя предприятия.

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

Как написать служебную записку (образец )?

С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности.
Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством.

При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей и/или штампов не могли оказаться какие-либо другие печати и/или штампы, не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями и/или штампами и записями в журнале учета. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается ректором.

6.5. Печати и/или штампы, отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в конверт (папку, коробку) и опечатываются председателем комиссии.
Конверт (папка, коробка) хранится до уничтожения в сейфе.

6.6. Уничтожение печатей и/или штампов производится после утвержде-ния акта.

6.7. Уничтожение мастичных печатей и/или штампов производится путем измельчения клише печати.
Об уничтожении печатей и/или штампов все члены комиссии расписываются в акте. Акт подшивается в номенклатурное дело. Данный акт является основанием для внесения отметок об уничтожении печатей и/или штампов в журналы учета. Копия акта представляется в первый отдел университета.

6.8.
Акты об уничтожении печатей и/или штампов хранятся в течение трёх лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Целым рядом законодательных актов предусмотрено, что юридические лица должны иметь печать. Но это совсем не означает, что ее нужно ставить на всех документах. Как гласит ГОСТ по делопроизводству, целью проставления оттиска печати является заверение подлинности подписи должностного лица на документах.
В то же время какого-либо общего порядка, обязывающего ставить печать на всех документах, где есть подпись должностного лица, нет. Однако в отдельных случаях законодательство все же предусматривает необходимость проставления печати на отдельных документах.

Как правило, должностным лицом организации, имеющим право подписи всех документов, является орган управления организации (т.е. руководитель, как ее единоличный исполнительный орган) или уполномоченное им лицо в порядке, установленном Трудовым Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Как писать служебную записку директору по образцу, а также как правильно оформить объяснительную?

Нужно ли оформлять документ на имя директора?

Этот документ следует оформить, если работник (неважно, какую должность он в данной компании занимает) считает нужным донести что-то важное до сведения главы фирмы и понимает, что без его персонального вмешательства дело не решить.

Внимание! Служебную записку нередко путают с докладной.

Эти две категории письменных обращений внутри компании действительно схожи в самом главном – они имеют информационную направленность и подразумевают определенные действия от того, кому адресованы.

Они касаются либо того или иного специалиста, либо деятельности конкретного подразделения. Тем не менее, докладная записка более иерархически окрашена: ее пишут всегда «снизу вверх», то есть от нижестоящего специалиста – находящемуся на более высокой должности.

Служебная же может быть адресована и представителю того же ранга, что и автор, и тому, кто по должности ниже. Мало того, она адресуется и представителям организаций-партнеров. По сути, докладная записка является подвидом служебной, как и объяснительная.

По поводу отличия служебной записки от докладной, смотрите комментарий специалиста.

Должен ли руководитель составлять документ?

Должен, но в тех случаях, если он желает что-то донести до сведения специалиста или руководителя какого-то подразделения и ждет конкретных действий в ответ.

Из каких разделов состоит служебная записка?

Как уже говорилось, специально установленного образца для такой бумаги не существует. Однако есть правила написания, согласно правилам делового общения, а также норм внутреннего распорядка той или иной компании.

Образцы такой записки как правило есть в локальных документах фирмы – в бумажном виде или предоставляются работнику вместе с внутрикорпоративным е-мэйлом. В последнем случае (если в вашей компании принято адресовать обращения в электронном виде), нужно воспользоваться функцией уведомления о прочтении.

Так, подобный документ всегда содержит:

  • полное наименование компании и структурного подразделения (откуда пишется);
  • регистрационный номер;
  • указание адресата (нужно упомянуть ранг, фамилию и инициалы, или же полностью имя и отчество);
  • наименование бумаги и ее предназначение (например, служебная записка на ремонт);
  • текст – информационная часть (сжато и по сути) и то, какие действия ожидаются со стороны адресата;
  • дата;
  • подпись с расшифровкой.
  • Общие рекомендации по написанию

    Требуется писать сжато и по существу вопроса, помня, что служебное время ограничено у каждого работника и оно дорого.

    Важно! Не допускаются ошибки в языке написания. Также следует избегать корявых и чересчур запутанных и громоздких фраз, которые могут быть истолкованы многозначно и исказить смысл того, что вы хотите донести.

    Принцип написания всегда один: что случилось – чего вы хотите – почему вы считаете, что тот, к кому вы обращаетесь должен так сделать. Дополнительную весомость придаст написание записки на фирменном бланке с логотипом компании.

    Также хорошо указать последствия для бизнеса, которое несет существующая ситуация и как это исправит вмешательство адресата. К примеру – некто нарушает внутренний распорядок и вносит разлад в коллектив, в результате чего в отделе возникла разобщенность, нарушается командный дух, необходимый для повышения продаж.

    Лучше всего придерживаться делового, нейтрального стиля при обращении. Соответственно, нельзя употреблять обсценные, слэнговые обороты, эмоционально окрашенные отзывы, тем более, ругательные, оскорбительные или неэтичные.

    Если вы хотите от адресата не одного, а нескольких действий, их необходимо указать по нумерованному списку, каждое с новой строки, разделяя точкой с запятой.

    Пошаговая инструкция: как правильно составить?

    Как писать служебную записку директору по образцу правильно? В правом верхнем углу оформляется «шапка» документа – кому и в какое подразделение передается бумага, обязательно указать должность и паспортные данные. Ниже, по центру – служебная записка и ее предназначение (например, на ремонт, либо на списание, на повышение или премирование сотрудника, ), там же регистрационный номер.

    Ниже пишется текст – суть вопроса, сперва информативная часть, затем- чего хотите (например, прошу вас издать приказ о проверке в отношении такого-то инцидента), либо прошу вас заменить следующее оборудование в таком-то отделе (сообщив сначала, почему следует это сделать и в каком состоянии находится существующая техника).

    Приведем конкретный пример, как может выглядеть такая бумага.
    Генеральному директору ООО «Лотос-В»

    Сергееву Сергею Сергеевичу

    от старшего менеджера по продажам Ивановой И.И.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 21

    (на ремонт и замену оборудования)

    Довожу до вашего сведения, что в отделе продаж ООО «Лотос-М» компьютерная техника непригодна к дальнейшей работе и нуждается в замене и ремонте. Так на настоящий момент из 8 компьютеров (из расчета по одному на двоих сотрудников) полностью в нерабочем состоянии 5, еще 2 системным администратором признаны подлежащими ремонту. Из-за случившегося замедляется взаимодействие с клиентами. Сотрудники вынуждены пользоваться принесенными с собой личными ноутбуками и планшетами. Принтер также признан не подлежащим ремонту, поскольку очень старый.

    Прошу Вас:

    1. закупить 5 новых компьютеров;
    2. распорядиться о ремонте 2 компьютеров;
    3. заменить принтер в отделе.

    С уважением

    старший менеджер по продажам, Иванова Ирина Ивановна (подпись).

    Итак, понятно, что если работник чего-то хочет от другого работника, тем паче от начальника, это необходимо оформлять в письменном виде и по установленному в конкретной фирме образцу, в соответствии с деловой этикой.

    Только это дает гарантию того, что ваше обращение не останется без внимания и на него будет дан исчерпывающий ответ и только так ваше обращение будет расценено как рациональное, а не как частная просьба, которую руководство (высшее или генеральное) может проигнорировать.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *