Масштабные мероприятия

  • автор:

Мероприятие — лучший способ сбора средств, повышения узнаваемости вашей организации, а также приятное времяпрепровождение (если все организовано хорошо). В фильме «Криминальное чтиво» (Pulp Fiction) Квентина Тарантино есть один занимательный герой — мистер Уинстон Вульф. Он абсолютно незаменим, ведь Вульф способен продумать и организовать любое действие за небольшой отрезок времени. Четкая и спланированная организация — это залог успеха любого мероприятия. Поэтому делимся с вами простыми, но такими нужными советами по организации мероприятия.
«Подготовка мероприятия на стадии «ах, да, точно, скоро мероприятие!»
1. Не в ЦА! — эту фразу хотя бы раз слышали все, кто хоть раз сталкивался с рекламой и терпел неудачу. А еще это пункт №1 во всех занятиях по маркетингу и event-сфере — нужно четко понимать целевую аудиторию вашего мероприятия. Начните с определения ЦА, и со всеми остальными пунктами все станет проще и понятнее.
2. Нам нужен список! Вы обязательно похвастаетесь своей невероятной памятью позже в кругу друзей, а для подготовки мероприятия непременно нужен блокнот (например, в электронном виде). В списке вы должны отразить все, что потребуется для event’a: от освещения и транспорта до салфеток и бумаги в принтере.
3. Ответ на вопрос: Зачем? Вы должны знать ответ на этот вопрос не только для директора вашего НКО или потенциальных доноров, а в первую очередь для себя. Этот вопрос должен вызывать у вас недоумение и желание ответить: «Как зачем? В смысле зачем?». Не стесняйтесь ставить для себя и крупные цели, например, получить несколько грантов, ведь так вы будете действовать увереннее и разумнее.
4. «Друзья мои, тут Бритни Спирс приезжает. Мы не сможем.» По возможности сверяйтесь с афишей и погодными сводками на выбранную дату, чтобы потенциальные гости вашего мероприятия не пропустили его или не ходили с кислыми минами по вашему фуршету, расстраиваясь, что не попали куда-то еще. С погодой сложнее, ведь мы призываем вас планировать все заранее, но, используйте здравый смысл: концерт на открытом воздухе в конце августа — не самая лучшая затея.
5. ПЛАН Б! Будьте заранее готовы, что все необратимо поменяется. Придет больше или меньше людей, изменится место действия, подведет кейтеринг-партнер — да мало ли что еще. Это абсолютно нормально и происходит почти всегда, поэтому не стоит бояться — адаптируйтесь. Постарайтесь в составленный ранее список внести все, что может пойти не так, и подготовить запасной вариант. Сломается аудио-система, заболеет конферанс, пойдет дождь, рухнет сайт для пожертвований — у вас уже есть две запасные колонки, знакомый ведущий, набор зонтиков и дождевиков, а также запасной онлайн-кошелек. Классно же?
«Бухгалтер, милый мой бухгалтер…»
6. Калькулятор — наш друг. Казалось бы, такой простой и очевидный пункт, но отчего-то многие project-менеджеры упорно откладывают моменты подсчетов. Финансовый план — это то, что нужно составить раньше всего. Там вы должны подсчитать все затраты, возможный заработок в виде пожертвований, гранты от фондов и спонсоров. Конечно, найти спонсоров мероприятия — это самый лучший и простой вариант. Если со спонсорами не получается, то стоит объявить предварительную продажу билетов, чтобы хотя бы примерно понимать, сколько придет людей и сколько денег вы получите. Отправятся ли деньги с билетов в фонд вашего НКО или на что-то конкретное — уже решать вам.
7. Снимайте розовые очки. Занижайте бюджет и финансовые цели, ведь потратите вы, скорее всего, больше, а заработаете меньше, чем запланировали. Лучше потом обрадоваться, чем подсчитывать потери.
8. Попросите у людей. Мы уже рассказывали, что краудфандинг — наш друг, товарищ и брат. Почему бы не устроить краудфандинговую кампанию по сбору денег на ваше мероприятие? Обычно люди с радостью вносят пожертвования, а потом приходят посмотреть, на что были потрачены их кровные.
«Приходите, ну, пожалуйста…»
9. Реклама. Реклама, реклама, реклама… и еще раз реклама.
10. Зачем? Наш любимый вопрос, помните? Теперь настало время ответить на него для тех, кого вы хотите увидеть на вашем мероприятии. Емко отразите в рекламном сообщении, зачем к вам, собственно, приходить.
11. Друзья не придут… если их не позвать. Не будьте так уверены, что ваши друзья точно придут без предварительного уведомления. Не стесняйтесь напоминать о себе, а если в вашем event’e участвуют спикеры — попросите их проинформировать о мероприятии и свою аудиторию через доступные им каналы.
12. СМИритесь. Масс-медиа — ваши друзья. Если у вас уже есть свой пул журналистов — заручитесь их поддержкой. Помните, о вашем НКО говорят устами представителей СМИ, а значит, с журналистами нужно уметь общаться. Следите за качеством изданий, которые о вас пишут или снимают видеосюжеты, ведь в этом есть прямая связь с вашей репутацией (и репутацией вашего мероприятия)
13. Социальные сети. Весь мир сейчас в соцсетях. Если упоминаний о вашем мероприятии нет в Фейсбуке, Твиттере, Инстаграме или Вконтакте, то считайте, что вашего event’a просто не существует. У вас также должен быть свой хэштег мероприятия (желательно запоминающийся). Не стесняйтесь проплачивать рекламу в соцсетях, ведь она работает лучше, а стоит дешевле.
14. Видео с котиками. Нет, необязательно, конечно, с котиками, но свой след на платформе YouTube вы непременно должны оставить. Воспринимайте ее как отдельную площадку для рекламы вашего мероприятия, которая при должном применении может оказаться лучшей среди прочих. Снимайте видео-приглашения, процесс подготовки — в общем, все, что может оказаться интересным вашим зрителям.
15. Блогеры! Скоро этот пункт будет объединен с пунктом «СМИ», но пока о нем нужно говорить отдельно. Некоторые блогеры давно обогнали по популярности самые известные телеканалы, и с этим нужно считаться. Видеоблогеры очень охотно идут на контакт с НКО, поэтому не упустите шанс познакомиться с кем-нибудь, кто может быть интересен вашей аудитории, либо наоборот — вы можете быть потенциально интересны его подписчикам.
16. Онлайн-регистрация или никакой вообще. Регистрация на мероприятие может понадобиться в разных ситуациях. Если она вам все же нужна, то используйте онлайн-сервисы (электронную почту, Google Docs и так далее) и социальные сети. Любой другой способ — это неудобно и в 95% случаях отпугивает потенциальных посетителей.
Поделим пьесу по ролям
17. Все в одиночку… это плохо. Даже если ваш НКО состоит из двух человек, распределите обязанности. Как вы уже понимаете, чем больше в вашей организации людей, тем больше усилий должно быть вовлечено в проект. Не стесняйтесь делегировать полномочия, нагружать и просить поучаствовать. Когда за все отвечает один человек — это либо голливудский фильм, либо все идет очень тяжело.
18. Любите спонсоров. Нисколько не стесняйтесь уделять больше внимания тем, кто напрямую помогает вам средствами — будь то гранты от фондов или просто жертвователи больших сумм. Даже если и ваши, и их помыслы целиком состоят из искренности и добродетели, почувствовать себя особенным хочется каждому. Это, в свою очередь, сподвигнет других пожертвовать вам больше.
19. «Вам понравилось?» Будьте готовы к хорошим, а особенно к плохим отзывам о вашем мероприятии. Более того, сами просите оставить для вас фидбэк, даже если вы и так знаете, что прошло хорошо, а что вам не очень удалось. Любая критика способна помочь, а любая похвала воодушевляет на новые подвиги.
20. В свет софитов! Соберите все свои манеры, природное обаяние и лучезарную улыбку и выходите с этим к публике. Или учитесь прятаться, ведь есть два варианта организаторов мероприятий: «Санта-Клаусы», которые творят добро и счастье, при этом оставаясь невидимыми, и «Депутаты», которые стараются сделать все, так сказать, от первого лица. Выбирайте близкий вам вариант и вперед!
21. «Все хорошо?» Не стесняйтесь спрашивать у гостей, нравится ли им все происходящее на данный момент. Так вы сможете держать руку на пульсе и устранять какие-либо недочеты (например, убавить мощность кондиционера), о которых гости зачастую стесняются говорить на самом мероприятии, зато любят в красках рассказать о них после.
22. «Вы прирожденный оратор!» Риторическая подготовка в жизни не помешает никогда. Если вы стесняетесь говорить на публике или вовсе не умеете, запишитесь на пару уроков риторического мастерства и ораторского искусства. Проверено, что каких-то два занятия многократно увеличивают вашу лингвистическую привлекательность (а вместе с ней и природную).
23. Приоденьтесь! Да, это очевидный пункт, в котором мы ненавязчиво просим вас не являться на ваш event в спортивном костюме, если только мероприятие изначально этого не подразумевает.
24. Не нервничайте! Хм, нам, конечно, это легко говорить, но хотя бы постарайтесь. Попробуйте сами проникнуться вашим событием, несмотря на то, что вы знаете о нем абсолютно все. Тем более, нервозность имеет свойство передаваться, лучше этого не допускать.
25. Готово, вы восхитительны!
Любое мероприятие — это стресс. Особенно для НКО, которые привыкли существовать без большого количества средств. Но то, что можно выжать из одного event’a, с легкостью перекрывает все возможные финансовые и эмоциональные потери. Поэтому если вы еще не решились — решайтесь, а если уже решили — дерзайте! Удачи!

Затрудняетесь в том, как писать «мироприятие» или «мероприятие»? Выяснить это будет несложно, если мы вспомним, как было образовано существительное. Давайте его проанализируем и выберем правильный вариант.

Как правильно пишется

Рассматриваемое существительное, согласно нормам правописания, пишется с гласной «е» в первом слоге – мероприятие.

Какое правило применяется

С точки зрения современной морфемики корень этого существительного – «мероприяти». Первая гласная в нем вызывает сомнения из-за того, что она стоит в безударном положении. Найти в лексике слово с тем же корнем и с ударением на нужной гласной невозможно. Но этимология подсказывает нам, что существительное было образовано от двух лексем – мера и принимать. Поэтому для проверки безударной буквы мы смело можем использовать слово «мера», где ударение приходится на спорную букву «е».

Примеры предложений

  • Мероприятие запланировано на следующий месяц.
  • Она ненавидела подобные мероприятия, поэтому старалась их избегать.

Проверь себя: «Красивей» или «красивее» как пишется?

Как неправильно писать

В первом слоге этого существительного нельзя писать гласную «и» – мироприятие.

Добавлено в закладки: 0

Торжественные семейные или корпоративные мероприятия и праздники нуждаются в хорошей организации. Поэтому сегодня появляется все больше компаний, предлагающих подобные услуги. Поскольку эта ниша пока относительно свободна, начинающие предприниматели имеют возможность занять ее и стать лидером. Открыть бизнес по организации мероприятий может даже начинающий предприниматель, не располагающий значительным стартовым капиталом.

Организация мероприятий как бизнес-идея: выгода и нюансы

Организация мероприятий, так же, как и другие направления сферы услуг и индустрии развлечений, многогранна и может включать в себя различные области активности. Поэтому будущему учредителю такого предприятия следует изучить интересующее направление бизнеса и выбрать наиболее подходящие области, в которых можно начать развитие.

На видео: Агентство по организации праздников

К наиболее востребованным на сегодня видам деятельности специализированных компаний можно отнести следующие:

  • разработка и проведение рекламных кампаний;
  • организация деловых встреч представителей различных компаний;
  • планирование и организация корпоративных мероприятий;
  • организация конференций, семинаров, банкетов и других различных программ и прочее.

Одним из выгодных направлений деятельности будет организация корпоративных мероприятий – это позволит получить большую прибыль, а также пополнить базу постоянных клиентов. В среднем на корпоративные мероприятия приходится примерно половина выполняемых заказов, около четверти – на набирающие сегодня популярность детские праздники, примерно столько же – на свадьбы.

Предприниматель может выбрать одно или несколько смежных направлений деятельности, определяя широту активности компании наличием достаточных финансовых инвестиций и опыта в выбранной деятельности. Если это направление оказывается совершенно новым для учредителя бизнеса, предпочтительнее остановиться на одном или двух предложениях, со временем расширяя область деятельности.

На видео: Как открыть агентство по проведению праздников

Бизнес по организации мероприятий будет выгодным и перспективным благодаря нескольким особенностям. Одна из них – высокий уровень спроса: к разработке и проведению мероприятий различного рода обращаются практически все крупные компании, а также частные лица. Высокий уровень прибыли и относительно малая затратность – также важные качества бизнеса этого рода. Фактически открыть бизнес с нуля по организации мероприятий может даже неопытный предприниматель – нужно только разработать хорошую концепцию и продумать ее реализацию, составив бизнес-план.

Средний бизнес-план покажет, что общие вложения в создание бизнеса такого рода составят около 100 тысяч рублей, но конкретные суммы будут зависеть от выбранной стратегии и масштабов деятельности. Уровень прибыли и срок, в который компания сможет окупить затраченные средства, будет полностью зависеть от количества и масштаба заказов, которые будет получать компания, а также от установленной ценовой политики.

На видео: Вебинар: Как зарабатывать на организации концертов и вечеринок

Условия создания бизнеса по организации мероприятий

Один из первых этапов создания бизнеса по организации мероприятий – поиск подходящего помещения, в котором будет открыт офис компании. Поскольку основной расчет следует делать на крупные и средние фирмы, способные обеспечить достаточный уровень прибыли, территориальное расположение офиса должно быть ориентировано на центр города. Удобным будет аренда помещения в офисном центре, поскольку такие здания изначально предназначены для открытия офисов, кроме того, поблизости расположено немало других организаций, которые могут стать потенциальными клиентами.

Правда, существует такой аспект, как относительно высокая стоимость аренды помещений в офисных центрах. Поэтому учредителю бизнеса на эти расходы придется заложить в бюджет несколько десятков тысяч рублей в месяц. Существуют и альтернативные, более бюджетные варианты – можно арендовать неспециализированное помещение в менее популярном месте и, оборудовав его заметной вывеской, открыть агентство по организации мероприятий там.

Организация мероприятий: с чего начать бизнес?

Создание онлайн-сайта компании способствует более быстрому и качественному развитию деятельности новой организации и поиска потенциальных клиентов. Это важное условие продвижения предприятия, поскольку именно ко всемирной сети большинство современных людей обращаются в поисках подобных услуг. Для того чтобы сайт был функциональным, его создание и ведение необходимо доверить профессионалам.

На ресурсе должно быть достаточно подробной информации о предоставляемых компанией услугах, их разновидностях и стоимости. Если сайт будет наполнен фото и видеоотчетами о проводимых мероприятиях, потенциальные заказчики будут иметь более подробное представление о профессионализме сотрудников предприятия, что позволит увеличить базу клиентов. Важным будет и проведение оптимизации сайта компании в поисковых ресурсах: это позволит сайту сразу занять топовые позиции поисковиков, что дает больше преимуществ перед конкурентами.

Другие виды рекламы также обязательно должны быть использованы. Прежде всего это касается прочих видов популяризации в интернете: это может быть контекстная реклама, размещение рекламных баннеров на различных интернет-страницах, использование различных форумов, в том числе ресурсов подобной тематики. Не стоит забывать и о рекламе в СМИ: многие потенциальные клиенты традиционно обращаются к объявлениям, опубликованным в газетах и журналах. Яркая и заметная вывеска на офисе, а также информационные баннеры и бигборды, расположенные поблизости, будут дополнительно сообщать потенциальным клиентам об услугах, предлагаемых компанией. В среднем на рекламную кампанию и маркетинговые мероприятия в целом придется выделить из бюджета предприятия минимум 30 тысяч рублей и более.

Условия создания бизнеса по организации мероприятий

С учетом созданного бизнес-плана далее на работу принимают необходимое количество сотрудников. Каким будет штат, зависит от видения работы компании самим руководителем и уровня профессионализма персонала. Прежде всего потребуются менеджеры, аниматоры и дизайнеры, которые совместно будут выполнять всю работу по организации мероприятий в соответствии с пожеланиями заказчиков.

В зависимости от масштаба нового предприятия, его активности и количества заказов следует определить, какие сотрудники будут постоянными членами коллектива, а каких можно приглашать при потребности. Минимум один автор сценариев и постановщик обязательно должен работать в компании на постоянной основе. Как правило, приглашают артистов и ведущих, организовывая какое-либо торжество, что при наличии готового сценария и творческих идей значительно проще, нежели держать собственный штат актеров и аниматоров. Для того чтобы не возникало проблем и форс-мажоров, с сотрудниками, работающими по найму, лучше заключать договор на основе предоплаты.

Поскольку одним из важнейших факторов развития предприятия будет репутация компании, основанная на отзывах клиентов, желательно подобрать в штат наиболее профессиональных и инициативных сотрудников, их опыт и образование при этом не будет иметь весомое значение.

Регистрация бизнеса по организации мероприятий

Эвент агенство с нуля: что для этого нужно

В вопросах официальной регистрации нового предприятия важно принимать решения исходя из формата и масштаба деятельности компании. Так, если ивент-агентство включает небольшое количество сотрудников и имеет только одного владельца, более выгодным вариантом организационной формы станет индивидуальное предпринимательство. Эта форма позволяет отчитываться о полученных за определенный период доходах и уплачивать налоги и при этом затрачивать минимальные средства на регистрацию и ежегодную отчетность.

В том числе, если будущий индивидуальный предприниматель занимается всеми регистрационными вопросами самостоятельно, без помощи посредников, общая затратность составит всего 800 рублей, которые необходимо уплатить в качестве госпошлины.

Пакет документов, который нужно подать при регистрации компании, будет следующим:

  • копии паспорта и идентификационного номера;
  • копия квитанции об уплате госпошлины;
  • заявление о регистрации. В нем будущий предприниматель предоставляет собственные персональные данные и указывает выбранный род деятельности, содержащийся в кодах ОКВЭД, которые обязательно должны быть сообщены при регистрации. Таких кодов можно выбрать несколько. Это позволит частично сменить или расширить специфику предоставляемых предприятием услуг.

Требования к потенциальному ИП минимальны: достаточно, чтобы он имел гражданство страны и был совершеннолетним, а также мог подтвердить это предоставлением паспорта. Никаких подтверждений наличия определенного дохода или имущества при этом не нужно.

В отличие от ООО, форма ИП не требует обязательного получения расчетного счета и заказа печати. Но при успешной работе компании эти условия будут желательными, поскольку это придаст определенную презентабельность компании и облегчит сотрудничество с клиентами. Срок выдачи свидетельства ИП обычно составляет до 5 рабочих дней. Получив свидетельство и выписку из госреестра, предприниматель может начинать деятельность агентства.

Желающие открыть бизнес с нуля по организации мероприятий должны учитывать, что это направление отличается не только преимуществами и простотой, но и определенными сложностями. Главная из них – относительная сезонность. Так, перед новогодними праздниками количество заказов на корпоративные праздники возрастает в разы, тогда как в остальное время приходится рассчитывать преимущественно на свадьбы и прочие семейные торжества.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *