Лист согласования приказа

  • автор:

Завершающим этапом работы с проектом приказа является его согласование с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями, должностными лицами. Для определения состава должностных лиц, которые должны визировать проект приказа, необходимо тщательно проанализировать его содержание с целью установления структурных подразделений, к компетенции которых относится решение задач (полное или частичное), указанных в проекте приказа. Это осуществляется с целью проверки целесообразности и своевременности документа и его соответствия нормативно-правовым актам и является, по сути, оценкой проекта. Согласование проекта приказа проводят структурное подразделение или лицо, которые готовили проект приказа. Согласование может осуществляться как в учреждении — внутреннее так и за ее пределами — внешнее.

Внутреннее согласование оформляется визированием проекта приказа. Эта процедура является основой принятия управленческого решения и осуществляется перед подписанием документа должностными лицами, к компетенции которых относится оценка документа в целом или его отдельных положений. Согласование проекта приказа с исполнителями, указанными в нем, позволяет избегать недоразумений в определении задач (поручений) в соответствии с компетенцией работников и сроков их выполнения. Виза официального документа — это реквизит, удостоверяющий согласие или несогласие должностного лица относительно содержания документа. Отсутствие на проекте приказа виз будет означать нарушение процедуры его подготовки.

Виза состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, визирующего документ, даты визирования, например:

Начальник юридического отдела

подпись В. И. Сазонов

Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа проекта документа. Если же места для виз там не хватает — на обратной стороне этого листа. Названия должностей, инициалы и фамилии лиц, которые должны визировать проект приказа, могут быть напечатаны заранее или должностные лица отмечают эти данные собственноручно непосредственно во время визирования на первом экземпляре проекта документа.

Если должностное лицо, которая должна визировать приказ, имеет определенные замечания и (или) предложения к его содержанию, то на отдельном листе составляется мотивированное заключение, о чем на проекте приказа делают соответствующую отметку по форме:

Замечания и предложения прилагаются.

Начальник финансового отдела

подпись Г. Б. Дорошенко

На этапе визирования приказа с точки зрения документооборота важную роль играет последовательность перемещения документа от одной инстанции к другой (от низшего уровня управления к высшему). Первым проект приказа визирует его составитель, далее — руководитель структурного подразделения, который вносит проект, затем — юридическая служба (юрист) и руководители структурных подразделений (как правило, те, кому предоставляется доверенность и кто будет выполнять приказ после его принятия), последним визирует проект заместитель руководителя учреждения, в подчинении которого находится структурное подразделение, вносящее проект, и другие заместители, к компетенции которых относятся вопросы, по которым принимается решение.

Кроме того, проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами (главным бухгалтером).

Виза юрисконсульта свидетельствует, что документ не противоречит нормативно-правовым актам, а также о том, что отдельные его формулировки составлен согласно специальных требований органов суда, прокуратуры, здравоохранения и т.д.

Если в процессе доработки в проект приказа были внесены значительные поправки документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект приказа тщательно проверяют и уточняют. При этом особого внимания требует проверка названий нормативно-правовых актов, послуживших основанием для издания приказа, цифровых данных, фамилий, имен и отчеств, сроков выполнения.

Если содержание приказа затрагивает интересы других организаций, осуществляется внешнее согласование, которое оформляется соответствующим грифом, например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор ОАО «Энергия» подпись М. А. Юрченко

В случае согласования проекта приказа протоколом, письмом и т.д гриф оформляют так:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления АКБ «Меркурий»

23.10.2009№10 или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Государственного комитета архивов Украины

28.03.2009 № 01-14/956

Гриф согласования располагают ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта приказа.

Если содержание документа касается нескольких учреждений, состоит «Лист согласования», о чем делается отметка в самом документе на месте грифа согласования, например: Лист согласования прилагается.

Лист согласования оформляют по следующей форме:

Лист согласования

(название документа)

Название должности Название должности

подпись, инициал(ы), фамилия подпись, инициал(ы), фамилия

дата дата

Лист согласования договора – это документ, составляющийся уполномоченными лицами договаривающихся сторон, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту будущего соглашения. Лист согласования договора, как правило, разрабатывается сотрудниками юридического отдела предприятия (организации) и является составляющей частью Положения о договорной работе. Документ является собой таблицу, в графы которой вручную вносятся замечания и предложения по тексту договора. Преимущество листа согласования состоит в том, что согласование договора можно осуществить без экземпляра, принадлежащего контрагенту, поскольку все замечания и предложения, либо их отсутствие, подтверждаются подписями лиц, внесших их.

Лист согласования применяют с целью избежания ситуаций, когда необходимо доказывать, что соглашение было фактически достигнуто на иных условиях, чем те, о которых утверждает контрагент. Такие ситуации, как правило, возникают, когда сотрудники организации, ответственные за подписание соглашений, стремятся как можно скорее подписать договор, не вникая в его суть. Лист согласования договора должен содержать следующие данные:

  • предмет согласования. В роли предмета выступает сам договор, дополнительное соглашение к нему, протокол согласования разногласий, протокол намерений и пр.;
  • полное наименование, а также юридический и фактический адрес контрагента;
  • фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, ответственного за подписание договора, данные об инициаторе договора, наименование и реквизиты его отдела, подпись руководящего лица отдела, проинформированного о заключении соглашения;
  • дата составления листа согласования;
  • дата передачи договора на согласование в отделы, персонал которых ответственный за этот процесс, а также сроки, предоставленные каждому из этих отделов согласно Положению о договорной работе;
  • дата возврата договора исполнителю;
  • подписи руководителей отделов, ответственны за согласование.

На практике согласование договора осуществляется по определенному порядку: лицо, руководящее заключением договора, согласовывает договор с руководителем своего отдела (или организации в целом, если такого отдела нет). Далее соглашение с листом согласования направляется в юридический отдел, сотрудники которого согласовывают договор со структурами, указанными в листе. Согласованный по всем структурам договор направляется обратно в юридический отдел на регистрацию, затем – исполнителю. Исполнитель, в свою очередь, направляет один экземпляр соглашения контрагенту и он же является ответственным за возврат этого экземпляра, подписанного руководителем или иным уполномоченным лицом контрагента.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *