Личный листок по учету кадров

  • автор:

Регламентированный кадровый учет и делопроизводство

Основные функциональные возможности

  • Штатное расписание
  • Учет движения кадров
  • Учет персональных данных
  • Учет рабочего времени
  • Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков
  • Медицинское страхование
  • Воинский учет
  • Персонифицированный учет

Кадровый учет является неотъемлемой частью учета любой компании, даже самой небольшой. В последние годы задачи кадрового учета и кадрового делопроизводства все больше регламентируются законодательством. Поэтому возможности автоматизации данных процессов являются важными для большинства компаний, особенно тех, кто имеет большую численность сотрудников.

Автоматизация процессов кадрового учета позволяет руководству компании:

  • снизить временные затраты на выполнение данных функций и высвободить рабочее время службы персонала для решения других задач;
  • обеспечить достоверность данных;
  • своевременно получать необходимую информацию по кадровому составу для анализа и принятия управленческих решений.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 обеспечивает ведение регламентированного кадрового учета в полном соответствии с требованиями текущего законодательства и позволяет решать следующие задачи:

  • Ведение штатного расписания.
  • Учет движения кадров (прием, перевод, увольнение работников).
  • Учет персональных данных работников, ведение личных дел в информационной базе.
  • Анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых для эффективного управления (средняя численность сотрудников, коэффициент текучести кадров, статистика кадров).
  • Учет рабочего времени и невыходов по различным основаниям (отсутствий работников на рабочем месте по причине отпуска, болезни и т.п.). Версия 1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет вести учет досрочного выхода сотрудника на рабочее место и учитывать эти данные при последующем начислении заработной платы и учете отработанного времени.
  • Учет права на ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные) и расчет остатков неиспользованных ежегодных отпусков.
  • Учет медицинского страхования.

  • Воинский учет.
  • Персонифицированный учет для органов Пенсионного фонда РФ.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет кадровой службе автоматизировать все основные задачи кадрового делопроизводства с возможностью автоматически формировать в соответствии с ГОСТом и выводить на печать необходимые документы о движении персонала:

  • приказы о приеме, перемещении, увольнении сотрудников;
  • личные карточки работников по форме Т2, учетные карточки научного, научно-педагогического сотрудника по форме Т4;
  • приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение и др.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 имеется возможность группового оформления приема, перемещения и увольнения сотрудников с выводом на печать соответствующих документов. Это существенно облегчает работу крупным предприятиям в ситуациях, когда необходимо быстро провести оформление документов по большому количеству работников (например, при реорганизации или открытии нового предприятия/подразделения).

«Наверх, к оглавлению»

Штатное расписание является основным сводным кадровым документом в любой организации. В стандартном виде штатное расписание содержит список штатных единиц организации, а также месячный фонд заработной платы по каждой единице.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет группировать информацию в Штатном расписании организации в следующих разрезах:

  • по юридическим лицам, входящим в состав предприятия;
  • подразделениям и должностям;
  • видам тарифных ставок;
  • валюте тарифных ставок;
  • графикам работы.

Это позволяет руководителю анализировать штатную структуру компании в различных разрезах в зависимости от поставленных целей.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 дает возможность формировать документ Штатное расписание по унифицированной форме Т-3 и выводить ее на печать.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет вести и сохранять историю изменений штатного расписания. Таким образом, в компании сохраняются все предыдущие версии штатных расписаний, которые руководитель при необходимости может просмотреть.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 содержится ряд отчетов, которые позволяют руководителю кадровой службы анализировать штатную структуру предприятия и ее состояние:

  • штатное расписание организаций;
  • штатная расстановка;
  • штатная расстановка организации.

Отчет Штатное расписание организаций позволяет получить целостную картину состояния штатного расписания, как по всему предприятию, так и отдельно по каждому юридическому лицу, входящему в состав предприятия, по следующим параметрам:

  • количество запланированных, занятых и вакантных ставок;
  • диапазон тарифной ставки;
  • вид тарифной ставки;
  • график работы;
  • валюта тарифных ставок;
  • дополнительные сведения о штатных единицах.

Данную информацию можно получить как по юридическому лицу в целом, так и по подразделению и по каждой должности в составе подразделения.

Детальную картину распределения сотрудников по рабочим местам по каждому подразделению и/или должности дает отчет Штатная расстановка.

Отчет Штатная расстановка организации позволяет сформировать штатную расстановку по конкретному юридическому лицу, отобранную и сгруппированную по различным критериям, необходимым для анализа. Например, соотношение количества запланированных и занятых рабочих мест, вид тарифной ставки и т.п.

«Наверх, к оглавлению»

Учет движения кадров

1С:Зарплата и управление персоналом 8 предоставляет кадровой службе широкий спектр возможностей для ведения регламентированного кадрового учета:

  • регистрация работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление трудовых договоров в типовой форме;
  • регистрация приема работника на работу и оформление приказов о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а;

  • регистрация перевода работника на другое место работы и оформление приказов о переводе по унифицированной форме № Т-5 или № Т-5а;
  • регистрация увольнений работников и оформление приказов об увольнении по унифицированной форме № Т-8 или № Т-8а.

По данным учета движения кадров руководитель кадровой или HR-службы может получать следующую информацию:

  • актуальный список работников на конкретную дату;
  • данные о движениях работников за выбранный период;
  • статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);
  • среднюю численность работников;
  • коэффициент текучести кадров.

Эта информация позволяет руководителю анализировать кадровую динамику компании и отдельных подразделений (количество перемещений, увольнений), отслеживать изменения кадрового состава, своевременно выявлять проблемы в управлении персоналом.

Помимо трудовых отношений, которые регулируются ТК РФ, в программе поддерживается возможность оформлять договоры гражданско-правового характера (договоры подряда, договоры возмездного оказания услуг, авторские договоры) с внештатными сотрудниками организации.

«Наверх, к оглавлению»

Учет персональных данных

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет вести и хранить всю основную информацию о сотрудниках, необходимую для кадровой работы и управления персоналом:

  • личные данные о сотруднике как о физическом лице (ФИО, дата рождения, пол и др.);
  • данные удостоверения личности (паспортные данные);
  • идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
  • номер страхового свидетельства ПФР;
  • контактная информация (телефоны, адреса электронной почты и др.);
  • сведения о гражданстве;
  • сведения об инвалидности;
  • сведения об образовании;
  • сведения о предыдущей трудовой деятельности;
  • состав семьи;
  • сведения воинского учета;
  • сведения о наградах;
  • сведения об ученых степенях и званиях.

Помимо предопределенной персональной информации в программе можно хранить любую дополнительную информацию о сотруднике, полезную как сотрудникам кадровой службы, так и руководителю службы управления персоналом, например: рост, вес, размер одежды и др., а также фотографию сотрудника, сканированные копии любых документов, например, резюме.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП предоставляет дополнительные возможности по записи и сохранению в личных делах сотрудника любых событий, зарегистрированных по нему в компании (например, записи о результатах обучения и оценки, информацию о зачислении в кадровый резерв и причинах исключения из кадрового резерва и др.).

«Наверх, к оглавлению»

Учет рабочего времени

1С:Зарплата и управление персоналом 8 обеспечивает ведение данных по присутствию сотрудника на работе, а также информации обо всех причинах его отсутствия. Эти данные могут быть использованы:

  • для оформления необходимых документов кадрового учета;
  • для последующего анализа статистики времени и причин отсутствия сотрудника на рабочем месте;
  • для начислений и выплат в соответствии с фактически отработанным временем.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 предоставляет кадровой службе широкий спектр возможностей по учету рабочего времени как по схемам, типовым для большинства организаций, так и по схемам, специфическим для конкретной компании или должности. В программном продукте заложены типовые варианты заполнения графиков работы, которые можно использовать для создания автоматического графика. Для индивидуальных схем работы предусмотрены варианты расширенных настроек. Также предусмотрена возможность создания индивидуальных графиков работы для конкретных сотрудников.

Таким образом, компания может легко вести учет рабочего времени в соответствии со всеми вариантами отработок, существующими на конкретном предприятии (посменно, с учетом выходных и праздников, неполных рабочих дней, скользящих графиков и т.п.).

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 имеется преднастроенный классификатор видов использования рабочего времени, который компания может расширять и дополнять по собственному усмотрению.

На основании типовых видов неявок кадровая служба может регистрировать отсутствие сотрудника по различным основаниям и автоматически формировать необходимые документы кадрового учета:

  • отсутствие по причине отпуска с оформлением приказа на отпуск по унифицированной форме Т-6 или Т-6а;
  • отсутствие работницы по причине отпуска по уходу за ребенком с оформлением приказа на отпуск по унифицированной форме Т-6;
  • нахождение работника в командировке с оформлением приказа о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а, командировочного удостоверения по форме Т-10, служебного задания по форме Т-10а;
  • отсутствие работника по причине болезни и прочим причинам.

Программный продукт позволяет формировать графики отпусков и оформлять унифицированную форму Т-7.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет автоматически напоминать о плановой дате возврата сотрудника на работу, регистрировать досрочный возврат.

На основании накопленных данных в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 можно сформировать Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-13), который является необходимым инструментом для последующего начисления заработной платы.

Кроме ведения унифицированных форм 1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет анализировать причины отсутствия сотрудников на работе. Используя отчет Статистика кадров организации, можно получить информацию о количестве работников, отсутствовавших по различным причинам за определенный период: сколько работников находится в отпуске, сколько в командировке и т.п.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП имеется отчет Использование рабочего времени, который позволяет проводить детальный анализ распределения времени сотрудников по видам работ, проектам и направлениям деятельности, а также отражает доли переработок по всем сотрудникам.

Отчет Использование рабочего времени имеет другие варианты, позволяющие проанализировать распределение затрат рабочего времени по проектам и направлениям деятельности в целом по компании и подразделениям, детально по сотрудникам.

«Наверх, к оглавлению»

Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков

1С:Зарплата и управление персоналом 8 поддерживает ведение учета права на отпуска и расчет остатков отпусков для всех видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РФ, коллективными и трудовыми договорами с работниками.

Расчет остатков неиспользованных отпусков в программе производится на основании данных учета права работников на ежегодные отпуска и учета фактически использованных работников отпусков. Результаты расчета по любому работнику на текущую дату могут быть выведены в виде справки.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 предоставляет возможность формировать разнообразные списки отпусков и графики отпусков сотрудников: в разрезе подразделений и должностей, или, например, выбрать отпуска по руководящему составу.

В дополнение к регламентированному кадровому учету отпусков в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП имеется возможность вести управленческий учет права на отпуск и расчет остатка отпусков. Кроме того, данный программный продукт дает возможность сотрудникам самостоятельно получать информацию об остатках неиспользованного отпуска с помощью инструмента Рабочее место сотрудника, не обращаясь с запросами в кадровую службу. Это существенно снижает нагрузку на работников, отвечающих за расчет отпусков, и обеспечивает сотрудников оперативной информацией.

«Наверх, к оглавлению»

Медицинское страхование

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет хранить информацию о полисах страхования сотрудника и его родственников по различным программам обязательного (ОМС) и/или добровольного медицинского страхования (ДМС):

  • серия и номер полиса;
  • дата выдачи;
  • дата действия;
  • программа добровольного медицинского страхования;
  • данные о родственнике сотрудника, если страхуется родственник.

В дополнительных колонках выводится дата окончания полисов обязательного и добровольного страхования. Если полис заканчивает действие в текущем месяце, дата окончания полиса будет отмечена желтым цветом, а если полис уже просрочен – красным. Это дает возможность отслеживать окончания полисов и своевременно возобновлять их действие.

Оперативная работа с полисами ведется в едином окне: ввод нового полиса и продление существующего, а также формирование отчетов по всем действующим в компании полисам по нескольким основным группам:

  • Выгрузка в ДМС;
  • Новые сотрудники;
  • Полисы для продления;
  • Уволенные сотрудники.

Основные функциональные возможности

Кадровое планирование << Кадровый учет и производство >> Расчет зарплаты

Хотя личный листок по учету кадров поступающий на работу заполняет собственноручно, изменения и дополнения в него после его заполнения не вносятся, а полноту и правильность его заполнения проверяет специалист по кадрам. Поэтому помощь работнику при поступлении на работу в заполнении данного вида документа – прямая обязанность специалиста по кадрам, а оказать ее поможет данная статья.

На нанимателя возложена обязанность вести личные дела на руководителей и специалистов организации, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством РБ (п. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2)).

Место расположения личного листка по учету кадров

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Оно содержит анкетные и автобиографические данные, а также иные различные сведения о работнике.
Среди прочих документов, характеризующих работника, в личном деле находится и листок по учету кадров. Ответам на наиболее часто задаваемые вопросы, возникающие при его заполнении, и посвящена данная статья.

Личный листок по учету кадров хранится в личном деле и размещается в нем чуть ли не одним из первых документов. Перед ним размещают
внутреннюю опись и дополнение к личному листку по учету кадров.

От редакции:
Более подробно о ведении и оформлении личного дела читайте в статье Н. Владыко «Прием на работу: инструктаж по охране труда, оформление личной карточки и личного дела» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с. 42 журнала «Я – специалист по кадрам», № 11, 2012.

Содержание и заполнение личного листка по учету кадров

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции № 2 (часть первая п. 11 Инструкции № 2).
Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, сведения о его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Заполняет его непосредственно сам работник, поступающий на работу, собственноручно.

ЭТО ВАЖНО! Личный листок по учету кадров заполняют в одном экземпляре без исправлений и помарок (часть вторая п. 11 Инструкции № 2). Поэтому предупредите заполняющего о том, что он должен вносить сведения точно, аккуратно и без ошибок, так как иначе их придется переписывать.

От редакции:
Заполняется личный листок по учету кадров на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов (часть вторая п. 11 Инструкции № 2).

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования, которые стоит объяснить работнику перед заполнением:

1) на все вопросы личного листка по учету кадров работник должен дать исчерпывающие ответы (они не должны носить односложный характер «да», «нет»).

2) не допускается в строках ставить прочерк.

От редакции:

Так, например, в случае отрицательного ответа работник должен написать в соответствующей строке: «не имею», «не участвовал» и т.п.;

3) фамилия, имя, отчество должны быть написаны им полностью и в именительном падеже (например: Иванов Иван Иванович);

4) в графе «Дата рождения» число, месяц и год рождения должны быть указаны арабскими цифрами (т.е. цифровым способом, например: 01.03.1977);

5) место рождения нужно указывать в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения (например: РБ, дер. Лешно Молодечненского р-на Минской обл.);

6) в графе «Гражданство» необходимо указать название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

7) в графе «Образование» работник должен указать уровень полученного им образования.

От редакции:

Основное образование в Республике Беларусь включает в себя следующие уровни:

– дошкольное;

– общее среднее;

– профессионально-техническое;

– среднее специальное;

– высшее;

– послевузовское (п. 2 ст. 12 Кодекса РБ об образовании (далее – Кодекс об образовании)).

Получение общего среднего образования обеспечивают учреждения следующих видов: начальная школа; базовая школа; средняя школа; вечерняя школа; гимназия; гимназия-интернат; лицей; специализированный лицей; суворовское училище; кадетское училище; школа-интернат для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей; санаторная школа-интернат; учебно-педагогический комплекс; межшкольный учебно-производственный комбинат трудового обучения и профессиональной ориентации; межшкольный центр допризывной подготовки (п. 2 ст. 156 Кодекса об образовании).

Программы профессионально-технического образования реализуют следующие учреждения: профессионально-техническое училище; профессиональный лицей; профессионально-технический колледж (п. 2 ст. 173 Кодекса об образовании)

Получение среднего специального образования обеспечивает колледж (п. 2 ст. 191 Кодекса об образовании).

Учреждения, обеспечивающие высшее образование, могут быть следующих видов: классический университет; профильный университет (академия, консерватория); институт; высший колледж (ст. 207 Кодекса об образовании).

Если работник имеет высшее либо среднее специальное образование, он дополнительно в строке «Образование» заполняет таблицу с указанием наименования законченного учебного заведения, факультета (отделения), года поступления и года окончания, полученной специальности и номера диплома (свидетельства).

От редакции:
Специальность в личном листке по учету кадров должна быть вписана в точном соответствии с записью в дипломе. Ее не следует путать с присвоенной квалификацией. К примеру, работник обучался в институте (университете) по специальности «правоведение» и ему присвоена квалификация «юрист». В личном листке по учету кадров он отражает не квалификацию, а именно специальность «правоведение»;

8) если работник не окончил учебное заведение, то должен указать, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, а если он окончил неполную среднюю школу, то должен указать, сколько классов окончил;

9) наименования высшего и среднего специального заведения работник должен вписать полностью.

От редакции:
Наименование учебного заведения записывается так, как оно обозначено в документе об образовании;

10) в графе «Какие имеете научные труды и изобретения» работнику необходимо перечислить опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения.

От редакции:
Если строк, отведенных в личном листке по учету кадров для изложения соответствующей информации, недостаточно, то список научных трудов и изобретений работнику необходимо оформить на отдельном листе (листах), а в соответствующей строке личного листка по учету кадров сделать запись: «список научных трудов (изобретений) прилагается».

В случае отсутствия трудов и изобретений работник в данной строке должен сделать запись: «не имею»;

11) в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» работник должен указать не только периоды предыдущей трудовой деятельности, но и другую свою деятельность (службу в Вооруженных Силах, обучение в учреждениях образования (кроме школы) и т.п.).

От редакции:

Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то он должен указать, с какого и по какое время он работал в каждой должности.

ЭТО ВАЖНО! Сведения о работе в личном листке по учету кадров должны точно соответствовать сведениям, содержащимся в трудовой книжке;

12) в графе «Семейное положение» работник указывает данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)». После этого перечисляет всех членов семьи с указанием фамилии, имени, отчества, степени родства и года рождения каждого члена семьи (например: женат; жена – Иванова Елена Степановна, 1978 г.р., сын – Иванов Сергей Иванович, 1998 г.р., дочь – Иванова Людмила Ивановна, 2002 г.р., отец – Иванов Иван Матвеевич, 1953 г.р., мать – Иванова Татьяна Петровна, 1951 г.р.);

13) в графе «Место жительства» работник должен указать не только адрес регистрации (прописки), но и фактический адрес проживания и телефон, поскольку часто бывает, что адрес фактического проживания отличается от адреса регистрации.

Образец личного листка по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.

Действия после заполнения личного листка по учету кадров

После заполнения личный листок по учету кадров работник должен подписать с указанием даты заполнения и передать специалисту по кадрам для проверки полноты и правильности его заполнения, который сверит соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах (часть вторая п. 11 Инструкции № 2).

От редакции:
Специалисту по кадрам работник также передает и свою личную фотографию, которая впоследствии наклеивается на переданный им личный листок по учету кадров.

Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в учетных сведениях о работнике за время его работы в данной организации (например, получение более высокой ступени образования, присвоение ученого звания, изменение фамилии и др.) будут отражены в дополнении к личному листку по учету кадров.

От редакции:
Более подробно о дополнении к личному листку по учету кадров читайте в статье Н. Владыко «Прием на работу: инструктаж по охране труда, оформление личной карточки и личного дела» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с. 42 журнала «Я – специалист по кадрам», № 11, 2012.

Наиболее часто задаваемые вопросы

К наиболее часто задаваемым вопросам, возникающим при заполнении личного листка по учету кадров, относят следующие вопросы.

1. Какие языки следует указывать при заполнении графы «Какими языками владеете»: только иностранные или иностранные и государственные?

В нашей стране 2 государственных языка: белорусский и русский (ст. 17 Конституции РБ). Руководители, другие работники государственных органов и иных организаций должны владеть белорусским и русским языками в объеме, необходимом для выполнения ими своих должностных обязанностей (ст. 4 Закона РБ от 26.01.1990 № 3094-XI «О языках в Республике Беларусь»). Учитывая изложенное, предполагается, что соискатель работы владеет государственными языками РБ в объеме, необходимом для выполнения обязанностей, возложенных на него трудовым договором (контрактом).

Следовательно, по мнению автора, необходимо указывать в личном листке по учету кадров владение только иностранными языками, в т.ч. и языками ближнего зарубежья.

От редакции:
В то же время имеется и иное мнение, которое и применяется на практике; в строке «Какими языками владеете» должны быть отражены знания языков как государственных, так и иностранных, а также уровень владения ими (например, «белорусским, русским, английским – владею свободно; польским, украинским – читаю и могу объясняться»).

2. Что делать, если работник при заполнении таблички, расположенной в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности», в столбце «Местонахождение учреждения, организации, предприятия» не может указать точные адреса организаций, в которых он работал?

Если работник по каким-либо причинам не может вспомнить юридический адрес организаций, в которых он работал, то в этом нет ничего страшного. При заполнении указанной графы достаточно указать населенный пункт, в котором располагалась организация.

3. Как правильно заполнить графу личного листка по учету кадров «Отношение к воинской обязанности и воинское звание»?

Заполнение данной графы личного листка по учету кадров производится на основании военного билета. Так, сначала гражданин должен указать свое отношение к воинской обязанности и воинское звание (например: «военнообязанный», «рядовой»). Сведения о воинском звании вносятся в личный листок по учету кадров на основании п. 10 военного билета. Далее он должен указать военно-учетную специальность по действительному названию. Сведения о ней находятся в п. 19 военного билета (например: «делопроизводитель делопроизводства», код воинской должности (074)).

От редакции:
Если работник не служил в Вооруженных Силах, следовательно, сведения о воинском звании и военно-учетной специальности в личный листок по учету кадров не вносятся, а производится запись «невоеннообязанный».

Дмитрий Пислевич, главный государственный инспектор труда управления правового обеспечения и надзора Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ

Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т.д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.

Кто заполняет личный листок по учету кадров

Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на компенсацию отпуска .docСкачать образец заполнения заявления на компенсацию отпуска .doc

Зачем нужен документ

Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.

Какие документы требуются для оформления листка

Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.

Правила составления личного листка

На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.

Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.

Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:

  • дате его рождения,
  • адреса местожительства,
  • серии и номера паспорта,
  • сведений о семейном положении.

Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.

Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.

Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.

Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели

Такие ситуации отнюдь не редкость – в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили свою актуальность, сотруднику необходимо обратиться к специалисту, занимающемуся ведением личных дел работников (обычно это кадровик) и передать ему новую информацию.

Пример заполнения личного листка по учёту кадров

Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.

Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.

Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.

Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.

Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.

Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.

В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.

Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров

Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».

Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.

Можно ли забрать личный листок после увольнения

Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию, даже при увольнении, работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *