Критерии эффективности информационной системы

  • автор:

Часть 2. Понятие эффективности, современные методы оценки

Оценка эффективности информационных систем

Иван Волков и Артем Денисов
Опубликовано 16.09.2010

Серия контента:

Этот контент является частью # из серии # статей: Оценка эффективности информационных систем

https://www.ibm.com/developerworks/ru/library/?series_title_by=**auto** Следите за выходом новых статей этой серии.

Этот контент является частью серии:Оценка эффективности информационных систем

Следите за выходом новых статей этой серии.

Одной из проблем определения эффективности общесистемного и офисного программного обеспечения (ПО) является выбор методики оценки. В классической литературе, посвященной вопросу оценки эффективности, она рассчитывается по формуле: ,

Затраты – совокупные затраты на приобретение, установку и конфигурирование, сопровождение и поддержку, а также затраты связанные с простоем оборудования во время техническое обслуживание или устранения неисправностей.

Эффект – эффект, достигаемый при внедрении ПО. Однако из-за специфики использования общесистемного и офисного ПО определить прямой эффект от их внедрения (во временных или финансовых показателях) затруднительно. Вследствие этого возникает задача выбора метода оценки, все множество которых можно разделить на:

  1. Затратные методы. Оценка производится не на основе измерения конечного продукта или результата, а на основе затраченных ресурсов или сил.
  2. Методы оценки прямого результата. Методика оценивает прямой измеримый результат, например, снижение стоимости владения, повышение функциональности системы, снижение трудозатрат или появление побочного продукта основного трудопроизводства.
  3. Методы, основанные на оценке идеальности процесса. Такие методики базируются на статических или динамических сравнительных алгоритмах. Базовым показателем выбирается объект рассматриваемой системы, тогда идеальной считается информационная система с лучшими для отрасли показателями затрат на единицу выхода. Популярны также подходы на базе сравнения с альтернативным решением.
  4. Квалиметрические подходы. Такие методики комплексно рассматривают информационную систему, организуют ее измерение и обрабатывают полученные результаты статистическими, социологическими и/или экспертными методами.

Затратные методы оценки

Котловой метод. Метод основан на определении соотношения объемов вложений в программное обеспечение, включая внедрение и сопровождение, с размерами предприятия и направлениями его бизнеса. Часто данное соотношение задается в виде максимально-допустимого объема вложений по отношению к годовому обороту компании, например не более 1% для небольших компаний и не более 3% для крупных.

Метод функциональной точки. Данный метод используется для приблизительной оценки стоимости создания и внедрения информационной системы (ИС) в зависимости от требований пользователя. Каждое такое требование оценивается как по шкале трудности (легкие, средние и трудные), так и по шкале важности для пользователя. Требования представляются в виде вектора (функциональной точки) в многомерном пространстве. Далее в соответствии с гипотезой «компактности» предполагается, что чем ближе функциональные точки проектов друг к другу в пространстве требований, тем их параметры, включая и эффективность, более схожи. Соответственно в базе ранее внедренных проектов находится такой, чья функциональная точка ближе всего находится к проектируемой ИС, и предполагается, что их эффективности максимально близки.

Total cost of ownership (ТСО – совокупная стоимость владения). Данный метод предполагает количественную оценку на внедрение и сопровождение программного обеспечения, рассчитываемую по формуле: ,

где – оценка интегрированных затрат по проекту в момент ; Е – норма дисконтирования, отражающая временной характер финансовых ресурсов; – дисконтированная сумма фактически произведенных интегральных затрат на момент; Т – период жизненного цикла системы; — оценка интегральных затрат на проект в периоде t.

Модель ТСО позволяет разобраться в структуре расходов, связанных с ИС, и открывает широкие перспективы для их сокращения, также способствует выявлению текущих проблем, обеспечивает постоянную обратную связь в управлении затратами.

Методы оценки прямого результата

Потребительский индекс (Customer index). Этот метод предполагает оценку результатов внедрения ПО в виде совокупности индексов, отражающих положительные изменения в работе компании (увеличение доходов, снижение затрат, увеличение оборотов, увеличение клиентской базы и т.п.).

Applied information economics (AIE – прикладная информационная экономика) – методика аналогична потребительскому индексу, но в отличии от нее также предполагает оценку различных субъективных показателей, например, простота работы с системой, удовлетворенность клиентов и т.п.

Economic value sourced (EVS – источник экономической стоимости). Представляет собой оценку того, какую пользу ПО приносит компании при его использовании, оценивается по четырем показателям: увеличение доходов, повышение производительности труда, сокращение времени выпуска продуктов, снижение рисков.

Economic value added (EVA – экономическая добавленная стоимость). Данная методика предполагает определение эффекта как фактическую прибыль от использования ПО, которая равна чистой операционной прибыли за минусом стоимости капитала. Применительно к ИТ проектам EVA означает, что:

  • при использовании капитала в ИТ проектах, необходимо учитывать его стоимость, за него необходимо платить также, как и за труд работников;
  • предполагается, что ИТ-специалисты продают свои услуги другим подразделениям по рыночным расценкам.

Это позволяет рассматривать ИТ как центр прибыли, а не затрат, при этом четко отображая, как увеличиваются доходы.

Методики, основанные на идеальности процесса

Данные методы основаны на сравнении результатов внедрения ПО с уже существующими хорошими (идеальными) примерами. И предполагается, чем ближе мы приближаемся к этим примерам, тем выше эффективность внедряемого ПО. К таким методам относятся:

Среднеотраслевые результаты. В этом случае оценка результативности внедрения ПО проводится по сравнению со средними отраслевыми результатами. Эти результаты обычно приводятся в открытых публикациях и маркетинговых материалах.

Gartner Measurement (Гартнер-измерение). Согласно этому методу эффективность определяет, насколько данная информационная система соответствует нуждам пользователя. При этом ориентирование идет не только на внутренние возможности системы, но и на субъективное мнение клиентов и объективные данные различных вариантов внедрения. Для этого качественно оцениваются такие критерии как время, затраченное на настройку системы, реализованные функциональные возможности, среднее число пользователей на один сервер, среднее и пиковое число транзакций в единицу времени, стоимость одной транзакции, среднее и пиковое время отклика системы, используемые методы обучения, стоимость инфраструктуры информационной системы на одного пользователя. На основе такого исследования оценивается конкретный вариант внедрения, при этом он сравнивается с другими (ранее внедренными) и на основе анализа даются рекомендации по улучшению работы информационной системы, подбору оптимальной конфигурации ПО, по наиболее эффективным для данного клиента методикам обучения, по интеграции информационных систем с другими системами заказчика.

Return of investment (ROI – возвратность инвестиций). Суть методики заключается в выборе для компании типового проекта, оптимального по показателю сроков возврата инвестиций в ПО.

Квалиметрические методы

Total economic impact (TEI – модель совокупного экономического эффекта). В качестве затратной компоненты данного метода используется модель ТСО, а эффект рассчитывается на основе следующих факторов:

  • Преимущества. Сравнение вариантов организации труда существующей и в прогнозируемой информационной системе (как было – как будет). Оценка различий и сопоставление результатов с целями проекта позволяет определить преимущества или недостатки новой информационной системы.
  • Гибкость. Гибкость информационной системы оценивается с точки зрения ее расширяемости, а также ее адаптируемости к новым условиям. Одним из гарантов гибкости является использование стандартизированных и унифицированных решений, а также продуманная архитектура информационной системы.
  • Риск. Подразумевается вероятность финансовых потерь при инвестировании в ИТ.

Balanced scorecard (BSC – сбалансированная система показателей). Это система стратегического управления организацией на основе измерения и оценки ее эффективности через использование комплексной функции, включающей набор показателей, учитывающих все аспекты деятельности компании (финансовые, маркетинговые и т.д.). К таким показателям обычно относят:

  • критические факторы успеха (Critical Factors of Success, CFS) – стратегические показатели: финансы, клиенты, внутренние бизнес-процессы, обучение и рост;
  • ключевые показатели эффективности (Key performance indicators, KPI), включая достигнутые результаты деятельности компании.

Состав и количество сбалансированных показателей определяются исходя из специфики каждой компании.

Выбор метода оценки общесистемного и офисного ПО

При выборе метода оценки эффективности общесистемного и офисного ПО необходимо учитывать следующие факторы:

  • оценка как эффекта, так и затратной компоненты эффективности; возможность определения эффекта применительно к общесистемному и офисному ПО; (возможность оценки финансовых и временных показателей, таких как производительность труда, снижение себестоимости продукции и т.п.)
  • возможность определения показателей без проведения глубокого обследования бизнес-процессов организации (данное обследование является очень затратным и трудоемким. И как правило необходимо лишь для специализированного программного обеспечения);
  • универсальность методики — определяется универсальностью параметров и силе их влияния (при изменении) на алгоритм расчета.

Результаты возможности применения различных методов приведены в таблице.

Метод Оценка эффекта и затрат Определение эффекта для общесистемного и офисного ПО Необходимость глубокого обследования организации Универсальность
Котловой метод затраты не считается не требуется универсален
Метод функциональной точки эффект, затраты применим не требуется не универсален
ТСО затраты не считается не требуется универсален
Потребительский индекс эффект не применим требуется не универсален
AIE эффект применим не требуется универсален
EVS эффект не применим требуется не универсален
EVA эффект, затраты применим требуется универсален
Среднеотраслевые результаты эффект не применим не требуется универсален
Gartner Measurement эффект, затраты применим не требуется универсален
Return of investment эффект, затраты не применим не требуется универсален
TEI эффект, затраты (ТСО) применим не требуется универсален
BSC эффект, затраты применим требуется универсален

Выводы

Только два метода оценки соответствуют всем перечисленным факторам: это Gartner Measurement и TEI.

Особенность использования метода Gartner Measurement для оценки эффективности, является необходимость в большой и подробной базе данных (БД) ранее проведенных инсталляций. Что делает его использование весьма затруднительным.

Что касается метода TEI, то его использование для оценки эффективности не нуждается в наличие большой БД, а использование модели ТСО в качестве затратной компоненты данного метода позволяет полностью разобраться в структуре расходов связанных с ПО. Эффект рассчитывается на основе дополнительных факторов, которые позволяют определить преимущества или недостатки новой информационной системы, оценить гибкость новой ИС, а так же учесть возможные финансовые риски при внедрении новой ИС. Все это позволяет получить достаточно точную оценку и делает метод TEI оптимальным для расчеты эффективности общесистемного и офисного ПО.

Пример расчета эффективности использования ИС методом TEI будет рассмотрен в следующей статье.

Ресурсы для скачивания

Методы оценки эффективности информационных систем

⇐ ПредыдущаяСтр 75 из 79

Оценка эффективности совершенствуется на основе развития системы показателей. Систему показателей принято делить на группы, обычно это такие показатели:

— по производству и использованию средств производства;

— по использованию трудовых ресурсов и оплате труда;

— по себестоимости и фондоемкости продукции;

— по прибыли и рентабельности.

Каждая группа состоит из большого числа дифференцированных показателей применительно к специфике конкретного бизнеса. В составе групп находятся главные показатели, которые соединяют систему показателей с критерием эффективности.

Критерий эффективности как научная категория есть средство оценки системы экономических показателей. Критерий объединяет в себе все показатели системы. Критерий не существует без системы, система без критерия не является системой.

Основной принцип определения эффективности заключается в оценке экономических результатов всех видов затрат. Существуют различные мнения, как считать результаты производства и какие затраты живого и овеществленного труда относить к общественно необходимым для получения соответствующих результатов. В зависимости от содержания результатов и круга затрат, а также способа сочетания тех и других формируется тот или иной метод оценки экономической эффективности.

Методы оценки можно классифицировать следующим образом:

1. Методы оценки по главным показателям, в том числе:

— по системе нескольких главных показателей;

— по главному показателю в сочетании с контрольным;

— по одному главному показателю (объему продаж, производительности труда, себестоимости, фондоотдаче, прибыли, общей рентабельности, приведенным затратам).

2. Методы объединения системы показателей в критерий эффективности, в том числе:

— статистические совокупности показателей;

— интегральные индексы;

— функциональные комплексы показателей.

Оценка по системе главных показателей достоверна, однако недостаточно дифференцирована в зависимости от конкретных итогов работы предприятия. Что касается дифференциации оценок по главному показателю, существуют различные мнения, какой показатель считать главным. К тому же один показатель, даже самый главный, не может учитывать всех сторон производственно-хозяйственной деятельности. Поэтому оценка по главному показателю не является исчерпывающей. Более совершенна оценка по главному показателю в сочетании с одним или несколькими контролирующими. При этом возможно оценить связь показателя с контролирующими с помощью норматива связи. Однако остается спорным, какой показатель считать главным, а какие – контролирующими. Кроме того, ограничение количества показателей не обеспечивает должной полноты оценки. Отсюда следует необходимость объединения всех показателей в сводную оценку.

Типовой методикой оценки эффективности является оценка по сопоставлению приведенных затрат отчетного (ПЗо) и базового (ПЗб) периодов:

Э = ПЗо – ПЗб,

где Э – величина эффекта в виде экономии приведенных затрат. Приведенными затраты ПЗ называются потому, что текущие затраты С (себестоимость проекта) суммируются с капитальными затратами на проект (К) с учетом коэффициента приведения к текущему году Ен:

ПЗ = С + Ен * К

В проектных расчетах коэффициент приведения принимается в зависимости от планируемого срока окупаемости затрат. Например, если срок окупаемости планируется 5 лет, то Ен = 1/5 = 0,2, если 4 года – Е = 0,25, и т.д. В аналитических расчетах можно сосчитать фактический срок окупаемости.

Для принятия управленческих решений и планирования затраты подразделяют по признаку реагирования на изменение объемов продаж на переменные и постоянные.

Переменные затраты изменяются пропорционально изменению объемов продаж, но они постоянны в себестоимости единицы продукции в пределах изучаемого объема реализации. В состав переменных затрат включают все прямые затраты – страховку, визовое обслуживание, проживание, экскурсионное обслуживание, питание.

Постоянные затраты постоянны на единицу продукции, изменяются обратно пропорционально изменению объема реализации. К постоянным затратам относятся: амортизация основных средств и нематериальных активов, оплата труда управленческого, обслуживающего и вспомогательного персонала, стоимость плановых ремонтов, материальные затраты (на отопление, освещение), непроизводственные затраты на осуществление торгово-сбытовых и административно-управленческих функций на уровне организации.

По поводу объединения показателей в оценочный комплекс предлагаются разные методы. Можно назвать три подхода к конструированию оценочного комплекса: статистический, интегральный, функциональный.

Оценка посредством статистических методов обработки информации достоверна, но недостаточна. При статистической обработке находятся средние величины, тогда как оценка для каждого бизнеса должна быть своей, конкретной. Интегральные индексы обеспечивают конкретную оценку, объединяя математическим способом индексы главных показателей. Необходимо отметить, что если отчетность структурных подразделений недоступна для прямого счета, приходится пользоваться такими методами, как, например, методы американской ассоциации менеджеров по закупкам (NAPM) по расчету индекса деловой активности. Индекс NAPM высчитывается по процентной разнице между количеством фирм, положительно оценивающих свое положение, и теми, кто видит ухудшение. Если индекс оказывается ниже 50%, то это сигнализирует о спаде, и чем ниже значение показателя, тем значительнее спад в экономике. Минимальное значение индекса – 39,2% – отмечалось в 1991 г., а максимальное – в конце 1999 г. (57,3%).

Математическое объединение является попыткой предугадать функциональную зависимость эффективности от использования различных ресурсов. Так как эта попытка не поддается теоретическому обоснованию, оценка эффективности с помощью интегральных индексов является субъективной.

В экономической статистике популярны индикаторы, основанные на методике построения так называемых диффузионных индексов. Подобного рода индексы, по своей природе являющиеся показателями делового оптимизма участников бизнеса, регулярно публикуются (под названиями PMI) в США, Англии и Германии, где они создаются соответствующими ассоциациями бизнесменов; применяются они как для оценивания направленности общественного мнения, так и для измерения динамики объективных показателей. В Японии же аналогичный индекс TANKAN взят на вооружение самим Центральным банком Японии как инструмент анализа динамики экономических процессов для принятия решений в области денежной политики.

Диффузионные индексы, в отличие от многих других индикаторов социально-экономической статистики, являются чисто субъективными показателями. Они не измеряют объем выпуска, количество заказов, доходы и т.д., но являются лишь отражением того, как участники экономических процессов воспринимают происходящие изменения – к лучшему (по их мнению) или же к худшему. Несмотря на такую субъективность, а точнее, именно благодаря ей эти индексы обладают чрезвычайно сильными предсказывающими свойствами, они являются опережающими индикаторами, сильно коррелирующими с основными параметрами экономических циклов.

Функциональные комплексы показателей эффективности предусматривают объединение системы показателей на основе экономической теории. Хорошо известными являются формулы К. Маркса, Кобба – Дугласа, формула А. Дайле. Последняя определяется уровнем рентабельности капитала, дифференцированного в разрезе показателей (Ю.П. Анискин, А.Ю. Бударов, А.Н. Попов, В.В. Привалов и др.):

— процента дохода на инвестированный капитал;

— постоянных и переменных затрат;

— количества произведенного и реализованного товара или услуги;

— норматива расхода ресурсов для производства товара илиуслуги и вида капитала – основного и оборотного.

Необходимо отметить, что в социально ориентированной рыночной экономике, характерной для стран Европы и Азии, акцент смещается на рост социальной защищенности работников (через увеличение стоимости рабочей силы), тогда как в нашей стране этот показатель отсутствует вовсе. А основными критериями оценки деятельности предприятий являются темпы роста рыночной и реальной (действительной) стоимости капитала фирмы, величина капитализации (стоимости компании) и рентабельность акционерного капитала.

В соответствии с экономической теорией наиболее полной характеристикой производственно-хозяйственной деятельности обладают методы, учитывающие объем производства по количеству, качеству, номенклатуре и ассортименту продукции; численность работающих и производительность труда; себестоимость и фондоемкость производства. К таким методам относится оценка по темпам роста производительности труда с учетом изменения текущих и капитальных затрат на производство (приведенным затратам).

В общем виде индекс экономической эффективности, учитывающий рост социальной защищенности работающих, находится по формуле (А.А. Родигин, Л.А. Родигин и др.):

Э = (ОП * ПТ) / ПЗ,

где Э – индекс эффективности; ОП – объем производства (в командной экономике) или продаж (в рыночной); ПТ – индекс производительности труда; ПЗ – индекс приведенных затрат.

Что же касается непосредственно эффективности интернет-проектов e-commerce, то в настоящее время, по мнению большинства специалистов, считается, что информационная технология не приносит финансовой отдачи. Поэтому для оценки дохода от использования информационной системы следует рассматривать деятельность компании не только с точки зрения технологии но и с точки зрения совокупности выполняемых пользователями задач, организации работ, обрабатываемых документов и данных, определяющих бизнес-процесс производственно-хозяйственной деятельности.

Бизнес-процесс здесь и далее рассматривается как основной объект задач управленческой автоматизации в отличие от проектов производственной автоматизации, с одной стороны, и совершенствования внутренней организации самой информационной системы – с другой.

Предметом анализа финансовой отдачи проектов управленческой автоматизации являются затраты на осуществление бизнес-процесса, а также воздействие информации, получаемой в рамках данного бизнес-процесса, на объем и структуру рисков предприятия.

Проект развития информационной системы можно разделить на две основные фазы. Первая включает в себя разработку собственной информационной системы или внедрение уже существующей, закупленной у внешнего поставщика. Вторая фаза – эксплуатация разработанной или внедренной системы, а также вывод из эксплуатации. Для простоты будем считать, что инвестиционные расходы приходятся целиком на первую фазу, а денежная отдача от системы (если таковая в принципе существует) – целиком на вторую (в соответствии с принципами стандартов IAS).

В реальном проекте переход от первой фазы ко второй не предопределен, поскольку проект может быть остановлен или заморожен до того, как будет получен результат.

Оценка экономической эффективности информационных систем требует определенных предположений об организации информационной службы. Эти предположения реализованы в виде типовой модели бизнес-процессов информационной службы (далее – ИС). Под типовой моделью бизнес-процессов информационной службы подразумевается набор ролей и их функции, взаимосвязи между ролями, правила исполнения функций. Необходимость моделирования вызвана тем, что экономическая эффективность автоматизации менеджмента весьма сильно зависит от организации информационных систем. Типовая модель бизнес-процессов ИС в этом случае позволит использовать стандарт эффективности, основанный на передовых моделях управления ИС. С другой стороны, сбор данных для оценки эффективности информационных систем требует взаимодействия различных служб ИС между собой и с бизнес-подразделениями. В этой области типовая модель бизнес-процессов обеспечивает единую модель взаимодействия служб, а также единую терминологию. Наконец, использование типовых моделей бизнес-процессов – один из основных признаков зрелости функциональной области управления предприятием. Поэтому при наличии таких моделей опираться на них необходимо. В качестве типовой предлагается модель Information Technologe Infrastructure Library (ITIL), признанная на сегодняшний день в отрасли фактическим стандартом бизнес-процессов. В ряде случаев – например при описании бизнес-процессов, не охваченных моделью ITIL, – используется модель Information Technologe Service Management (ITSM – коммерческая реализация ITIL, разработанная компанией Hewlett Packard).

Выше было отмечено, что денежный поток, связанный с использованием информационной системы на протяжении жизненного цикла последней, подразумевает четыре основные составляющие:

— разность затрат на эксплуатацию информационной системы до и после завершения рассматриваемого проекта;

— разность явных затрат на осуществление бизнес-процессов и производственных процессов, затрагиваемых проектом, до и после его завершения;

— разность дохода фирмы на рынке, связанного с ключевыми показателями результативности, до и после внедрения информационной системы;

— разность денежной оценки рисков до и после завершения рассматриваемого проекта.

Современный стандарт оценки затрат на эксплуатацию и развитие информационной системы предприятия – концепция совокупной стоимости владения (ССВ). Она состоит в максимально полном учете явных и скрытых затрат на эксплуатацию информационной инфраструктуры предприятия (включая потери от простоев оборудования и программного обеспечения, утраты данных, ошибок пользователей и т.д.).

К явным затратам на осуществление бизнес-процесса (в узком смысле) относятся затраты, связанные с осуществлением отдельных операций бизнес-процесса или бизнес-процесса в целом. Стандартом определения затрат на осуществление бизнес-процесса является метод функционально-стоимостного анализа (Activity Based Costing – ABC, далее по тексту – ФСА).

ФСА предполагает отнесение затрат ресурсов в натуральной и денежной оценке не прямо на продукцию или услуги, получаемые в результате их потребления, а на определенные виды деятельности. На себестоимость продукции или услуг в этом случае относится потребление видов деятельности в процессе производства продукции или оказания услуг (подразумевается, что издержки, связанные с отдельными видами деятельности, уже известны на основании данных о потреблении ресурсов).

Изменение затрат на отдельные бизнес-процессы – не единственная, а часто и не главная составляющая денежного потока отдачи от использования информационной системы. Гораздо большую значимость может иметь воздействие проекта на показатели, характеризующие эффективность деятельности предприятия на рынке, – так называемая сбалансированная система показателей. Такие показатели, равно как и их воздействие на свободный денежный поток, описываются моделью КПР – ключевых показателей результативности (KPI – Key Performance Indicators).

Наконец, отдельный фактор воздействия развития информационных систем на деятельность предприятия – изменение качественного состава и количественной оценки рисков предприятия. Риски обычно описываются показателями, входящими в сбалансированную систему показателей, вследствие чего учитываются в модели КПР.

Таким образом, оценка денежного потока, связанного с проектом развития информационной системы, будет в общем случае проводиться на основе трех методик: ССВ, ФСА и КПР.

С тем чтобы в целом оценить изменение эффективности интернет-проектов e-commerce для условий социально ориентированной экономики, предлагается вычислять индекс социальной экономической эффективности системы по соотношению темпов изменения индекса общей экономической эффективности производства, исчисляемого по формуле (7), и индекса оценки приведенной стоимости денежного потока, связанного с использованием информационной системы на всем протяжении ее жизненного цикла, исчисляемого по формуле:

СЭЭ = ЭО / ЭИТ,

где СЭЭ – индекс изменения социальной экономической эффективности интернет-проектов e-commerce; ЭО – индекс изменения общей эффективности производства; ЭИТ – индекс изменения приведенной стоимости интернет-проектов e-commerce.

Date: 2015-09-24; view: 606; Нарушение авторских прав

Понравилась страница? Лайкни для друзей:

Критерии оценки эффективности информационной системы компании

Под информационной системой предприятия разные люди подразумевают различные объекты. Для некоторых это набор программных функционалов, которые могут отобразить характер и интенсивность деятельности компании для представления ее внешнему миру. Но мнения разделились.

Для тех, кто придерживается первого определения, задача такой системы — информировать широкий круг потенциальных пользователей о возможностях компании и о преимуществах, которые получит клиент, согласившись сотрудничать с ней.

Вторые предполагают, что это система, позволяющая менеджерам согласовывать свои действия между собой и клиентами фирмы посредством Интернета.

Таким образом, эта система реализует передачу информации, необходимой для координации деятельности отдельных структур, или делает более быстрым контакт с клиентами без дополнительных вложений в транспортную, рекламную инфраструктуру предприятия.

Третьи уверены, что информационная система — это программный и аппаратный комплекс управления ресурсами компании. В этом случае подразумевается наличие в ней Enterprise Resource Planning System (ERP-системы).

Этот термин мы трактуем как интегрированный комплекс для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия (значимыми физическими активами, финансовыми, материально-техническими и человеческими ресурсами), целью которого является организация потоков информации между всеми его внутренними подразделениями и информационная поддержка связей с другими объектами, влияющими на его хозяйственную деятельность.

Положительная информация

Эти подходы к определению места информационной системы на предприятии в различных проявлениях имеют право на существование.

Анализируя первый подход, нетрудно заметить, что, распространяя положительную информацию о фирме, менеджмент не только расширяет круг клиентов, потенциальных инвесторов, но и увеличивает ее деловую репутацию.

Тем самым реализуются интересы собственников, поэтому обычно действия менеджмента, учитывая достаточно невысокий уровень затрат на подобную систему, признаются разумными.

Через расстояния

Второй подход присущ компаниям, подразделения которых географически разнесены или деятельность их сотрудников требует постоянного обзора большого объема информации (проектные, исследовательские, экспертные работы, работа с клиентскими базами), и коммуникационные проблемы поиска и отбора необходимой информации существенным образом влияют на производительность.

Это значит, что организация подобного вида бизнеса вообще невозможна без информационной системы в таком понимании.

Основа управления

Третий вариант восприятия информационной системы предполагает считать информационную сферу организации основой управления бизнесом.

Использование информационной системы управления ресурсами предприятия, а значит, всеми аспектами его деятельности может дать огромные преимущества, увеличить быстроту реакции на изменения внешней среды, повысить качество обслуживания клиентов, сократить операционные издержки.

В дальнейшем, говоря об информационной системе, будем иметь в виду автоматизированную систему управления ресурсами предприятия.

Владение такой системой практически всегда является довольно существенной статьей затрат. Эффективность средств, изъятых для ее реализации, должна быть тщательно рассчитана и проанализирована.

Критерии оценки

Критерии оценки информационной системы становятся, таким образом, финансовыми показателями.

Действительно, если заказчиком расчета эффективности являются собственники фирмы, то наиболее важным является финансовый результат — такие показатели, как увеличение прибыльности и рыночной стоимости бизнеса, полученные в результате использования информационной системы.

Если заказчиком расчета эффективности является менеджмент, то интересными становятся показатели качества управления, то есть те, что указывают на «правильность» (или ошибочность) управленческих решений менеджмента.

Однако универсальной единицей измерения правильности принятых, планируемых к принятию управленческих решений или организационных действий менеджмента до сих пор являются финансовые показатели деятельности компаний.

Расчет эффективности

В финансовом анализе для расчета эффективности инвестиций, направленных в сферу IT, применяются следующие методы: расчет показателя возврата инвестиций (ROI — Return on Investment), определение совокупной стоимости владения (TCO — Total cost of ownership), анализ эффективности затрат (CBA — cost-benefits analysis).

ROI

Это финансовый коэффициент, иллюстрирующий уровень доходности или убыточности бизнеса, учитывающий сумму сделанных в этот бизнес инвестиций. Он представляет собой отношение суммы прибыли или убытков к сумме инвестиций.

TCO

Данная методика предназначена для определения затрат на информационные системы, рассчитывающихся на всех этапах жизненного цикла системы.

Наиболее известными методиками определения TCO считаются те, что разработаны компанией Microsoft совместно с Interpose и исследовательской компанией Gartner Group.

В своей основе методики ROI и TCO близки и делят все затраты, связанные с использованием IT, на две составляющие: 1) бюджетные, или прямые расходы (они включают в себя стоимость аппаратного и программного обеспечения, активного сетевого оборудования, каналов связи и т.д.); 2) внебюджетные, или косвенные (т.е. связанные с конечными пользователями информационных систем, в них включаются затраты на устранение сбоев или проблем на компьютерах, простои рабочего времени, командировочные, затраты на предотвращение рисков и устранение их последствий, на обучение персонала и т.п.).

CBA

Под анализом эффективности затрат финансисты понимают подход к проведению оценки выгод и потерь, вызванных каждым из альтернативных вариантов действий.

В нашем случае альтернативным вариантом является неиспользование информационной системы.

Не все так просто…

Казалось бы, определите набор ключевых показателей, которые будут основными при принятии решений по эффективности информационных систем, уточните методики их расчета и получите критерии оценки использования вашей информационной системы.

На практике все обстоит намного сложнее.

В конце 90-х гг. предыдущего века, когда в США был зафиксирован 67%-ный рост расходов на компьютерные технологии, у 55% американских фирм бюджет на компьютерные технологии превышал полученную прибыль (CBA), 42% — имели отрицательный показатель доходности на вложения (ROI), у 90% — совокупная стоимость владения имеющихся информационных технологий (TCO) превышала чистую номинальную стоимость активов.

Тем не менее IT-бизнес существует и поныне, объем вложений в информационные бизнес-технологии только вырос.

Вряд ли это можно списать лишь на давление и манипуляции фирм — поставщиков продуктов информационной сферы.

По-видимому, известные финансовые критерии не являются определяющими при принятии IT-бюджета.

Причиной этого может служить сложность расчета показателей по предлагаемым методикам.

Скорее всего, принципы, аналогичные методу избыточной прибыли (основанной на том, что увеличение величины актива, полученного в результате инвестиций, есть разность реальной прибыли минус прогнозируемая прибыль без инвестиций), на практике весьма приблизительны ввиду сложности построения прогнозов.

Действительно, наибольший прогресс в использовании информационных систем наблюдается в быстроразвивающихся отраслях экономики, где прогнозирование усложнено быстрой сменой условий конкурентного рынка.

С другой стороны, использование информационных систем не в состоянии исправить ошибки и недочеты в организации бизнеса, поэтому сами по себе IT-технологии не приведут к увеличению дохода (они способны в какой-то мере снизить операционные издержки, т.е. связанные с организацией процессов управления ресурсными потоками). Но они могут существенно увеличить прибыль при использовании новых производственных, управленческих и финансовых технологий.

Плохой бизнес, хороший бизнес

Можно считать, что информационная система является индикатором: плохой бизнес — издержки увеличатся, бизнес в порядке — внедрение IT даст свой результат.

Это подтверждается следующим.

По данным независимых информационных агентств, которые используют в рекламных акциях и поставщики специализированного ПО, при правильном, тщательно спланированном внедрении компании могут добиться действительно значимых результатов (см. таблицу).

Личный опыт автора, внедрявшего информационные системы на производственном предприятии, указывает на несущественное расхождение такого рода оценок с действительностью.

С другой стороны, наличие информационной системы, эффективность которой определяется, позволяет оценивать издержки таких бизнес-процессов, анализ которых без нее был бы невозможен.

Система отсчета изменяется с принятием новых информационных технологий, поэтому критерии оценки эффективности оказываются приблизительными.

Таблица

Снижение операционных и управленческих затрат 15%
Экономия оборотных средств 2%
Уменьшение цикла реализации 25%
Снижение коммерческих затрат 35%
Снижение страхового уровня складских запасов 20%
Уменьшение дебиторской задолженности 12%
Увеличениев оборачиваемости средств в расчетах 25%
Увеличение оборачиваемости материальных запасов 30%
Улучшение утилизации основных фондов 30%

С широко закрытыми глазами

Указать общепринятые критерии оценки эффективности информационных систем, которые взяли на вооружение современные компании, вряд ли кому-то удастся.

Если организация терпит убытки, попытки понять их характер не дадут возможности свернуть информационную систему, так как она является источником сведений по принятию решений.

Анализ эффективности системы не столь существенен — все решения по ее сокращению или ликвидации приведут к ситуации, подобной движению к обрыву с закрытыми глазами.

Распространение сведений, что «глаза мои плохо видят» (моя система работает неэффективно), только отпугнет возможных инвесторов.

Если предприятие работает успешно и пытается закрепить или увеличить норму прибыли, то использование информационных технологий может являться ее конкурентным преимуществом, и тогда реальный анализ ее эффективности для аутсайдеров невозможен. В иных случаях в качестве критерия оценки эффективности может быть декларирован так называемый коэффициент информационной продуктивности. Он определяет отношение добавленной стоимости, созданной предприятием, к совокупной стоимости владения информационными технологиями. Чем выше положительное значение, тем эффективнее используются информационные технологии.

В «финансово устойчивом» состоянии, характеризующемся в том числе и возможностью построения качественных прогнозов (позволяющих адекватно ситуации вычислить моделируемые финансовые коэффициенты), менеджмент пытается реализовать мероприятия, направленные на увеличение информационной продуктивности, как то:

  • снижение косвенных затрат на IT при осуществлении поставок товаров и услуг клиентам;
  • активизацию материальной мотивации сотрудников при уменьшении затрат на IT этими сотрудниками;
  • увеличение затрат на IT там, где достигается наибольший прирост доходов (реализация эффекта рычага);
  • снижение затрат на IT по отношению к доходам от операций;
  • снижение затрат на IT по отношению к чистой номинальной стоимости активов;
  • регулярное использование тестов и оценок совокупной стоимости владения.

И.Коровин

Технический директор

ЗАО «ИВК»

Показатели эффективности информационных систем

Понятие об экономической эффективности информационных систем

Использование информационных технологий (IT) — одно из непременных условий конкурентоспособности современного предприятия или организации. Однако само по себе наличие достаточного количества компьютерной техники и установленных программ не гарантирует эффективности работы. Внедрение IT должно сопровождаться анализом эффективности проводимых мероприятий, что само по себе является достаточно сложной задачей.

Традиционные экономические подходы к оценке эффективности предполагают учет затрат и наиболее явные непосредственные эффекты от внедрения. Например, легко можно подсчитать стоимость купленной компьютерной техники и ПО, затраты на обучение. Если автоматизация позволила высвободить штатные единицы, получившуюся прибыль также легко учесть. Однако внедрение информационных систем приводит к эффектам (как положительным, так и отрицательным), которые не так очевидны.

Внедрение информационных технологий на современных предприятиях связано с расходами, которые можно разбить на следующие группы:

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

  • инфраструктурные (установка техники, прокладка сетей, разворачивание операционных систем, базового ПО, затраты на системное администрирование и обеспечение безопасности);
  • внедрение покупного специализированного программного обеспечения;
  • создание собственного программного обеспечения;
  • разработка и поддержка сайта.

Рисунок 1. Затраты на безопасность — существенная статья расходов на поддержание информационной системы в работоспособном состоянии. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Рассмотрим некоторые подходы к оценке экономической эффективности этих составляющих.

Эффективность аппаратного обеспечения

Покупка компьютеров и базовых программ (ОС, офисный пакет, антивирус) — первоочередной этап развития информационной системы предприятия. Номенклатура приобретаемой продукции зависит от отрасли, масштабов предприятия и сложившихся подходов к ведению бизнеса.

Архитектура компьютеров должна соответствовать решаемым задачам. Например, если компания занимается полиграфической деятельностью, то, помимо обычных офисных машин, должны быть приобретены графические станции. Приобретение слишком дорогих компьютеров для решения обычных офисных задач вряд ли целесообразно, за исключением случаев, когда это необходимо для «статусных» целей. Многие организации ограничиваются покупкой пары мощных хостов (основной и резервный), к которым осуществляется терминальный доступ со слабых машин («тонких клиентов»).

В организациях, где недопустимы временные задержки при обмене информацией между пользователями (в банках, поликлиниках и других организациях с большим количеством посетителей) повышенное внимание следует уделить затратам на надежную компьютерную сеть: экономия на качестве техники может обернуться простоями и потерей клиентов.

Наконец, следует рассмотреть вариант удаленной работы, когда сотрудники используют домашнюю технику в терминальном режиме. В этом случае сокращаются как затраты на компьютеры, так и арендная плата за помещения.

Эффективность базового программного обеспечения

Использование свободного ПО

В качестве операционной системы в офисах компании можно установить Linux. Эта ОС в настоящее время вполне сопоставима по удобству использования с коммерческими вариантами (Windows, MacOS), по надежности же зачастую превосходит их. Недостатком этого подхода является необходимость привлечения квалифицированных системных администраторов для поддержания системы в актуальном состоянии, поскольку Linux предоставляется под свободной лицензией («as is»), поставщики дистрибутивов не несут ответственности за возможные сбои и связанные с этим убытки.

Использование коммерческого ПО

Большинство отечественных предприятий ориентируется в своей деятельности на операционные системы компании Microsoft (интегрированные офисные решения от компании Apple используются лишь в сравнительно небольшом количестве столичных офисов). В цену продукта входит техобслуживание и гарантии, что дает возможность владельцам предприятий чувствовать себя уверенно. Однако приобрести полноценный комплект, в который входил бы, помимо ОС для рабочих станций, сетевой сервер со средой Active Directory, не по силам большинству малых предприятий.

Рисунок 2. Пример архитектурного решения комплекта ПО для предприятия от Microsoft. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Замечание 1

Использование пиратского ПО, к сожалению, не редкость среди российских предприятий. Этот путь чреват санкционными потерями: компания может оштрафовать пользователя, не заплатившего за продукцию. Кроме того, использование «ломаного» ПО в бизнесе плохо влияет на репутацию компании.

Эффективность специализированного программного обеспечения

Помимо базового программного обеспечения (операционная система, офисный пакет), многие организации используют специализированное. Например, рекламные компании не могут обойтись без графических редакторов (пакеты компаний Adobe, Corel), конструкторские бюро — без CAD-программ (AutoCAD, Компас). Оптимизировать расходы на такое программное обеспечение порой не представляется возможным, поскольку распространяемые под свободными лицензиями аналоги сильно уступают в качестве коммерческим продуктам. Тем не менее, можно прибегнуть к аутсорсингу (поручению работы сторонним исполнителям).

В ряде случаев компании берутся разрабатывать собственное ПО для решения специфических задач. Это рискованный путь, хотя известно немало случаев, когда компании не только успешно разрабатывали приложения для своих нужд, но и организовывали его продажи в качестве дополнительного бизнеса.

Риски разработки собственного ПО связаны, прежде всего, с высокой стоимостью труда квалифицированных программистов. Найм же низкоквалифицированных специалистов приведет, скорее всего, к тому, что работа будет не доведена до конца и затраты придется списать на убытки.

Эффективность веб-представительства

Наличие собственного сайта — еще один компонент информационной системы современного предприятия, повышающий экономическую эффективность. Следует помнить о некоторых особенностях онлайн-деятельности:

  1. веб-сервер должен быть хорошо защищен; хостеры предоставляют латные услуги по защите от DoS-атак и прочих угроз, и при достижении определенного объема продаж не следует пренебрегать этой возможностью;
  2. сайт должен быть максимально интерактивен: располагать механизмами удобного поиска, широкими возможностями для мгновенной оплаты; ситуации, когда прайс-лист скачивается в формате Excel, а заказы производятся в форме переписки по электронной почте могут привести к репутационным потерям;
  3. сайт должен быть масштабируемым; при повышении объемов продаж и количества посещений должны приобретаться и подключаться дополнительные компьютерные мощности;
  4. внешний вид сайта, его пользовательский интерфейс должны соответствовать самым современным требованиям.

Всё это говорит о том, что создание сайта для предприятия — перманентный процесс, требующий регулярных затрат как на оплату труда дизайнеров и программистов (штатных или привлеченных по договору), так и на хостинт, доменные имена, продвижение в поисковых системах и т.п.

Рисунок 3. Адаптивный дизайн сайта — веление времени. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *