Конферентные мероприятия

  • автор:

Содержание

ТОП-10 креативных форматов деловых мероприятий

Актуальные фишки для оригинальных мероприятий

Event-индустрия призвана удивлять, вдохновлять, дарить новые впечатления. Причем речь идет не только о свадьбах и юбилеях. Для делового события креатив не менее важен, в противном случае оно вряд ли достигнет цели: участники просто отбудут положенное время и разойдутся, не унеся с собой ни информации, ни стимула к действиям.
Чтобы такого не случилось, стоит взять на вооружение ряд приемов, способных вызвать и удержать интерес аудитории:

  • Необычное место. Городские парки, лофт-бары, заброшенные заводские цеха, даже пещеры — все это вполне подходит для проведения конференции с большим числом участников. Подобная атмосфера закономерно настраивает на неформальное общение.
  • Использование технологий. Трансляция лекций через наушники — один из примеров такого подхода. Здесь можно говорить и о мультисенсорном миксе, который часто выделяют в особый формат. Однако разумнее называть его методикой, уместной в организации событий разного типа.
  • Вовлеченность каждого участника. Принцип «один говорит — остальные слушают» сегодня безнадежно устарел. Чем больше активности и инициативы проявляют все присутствующие, тем интереснее и полезнее получится дискуссия.

Современный ивент создает мероприятия, идеи которых отвечают мировому тренду sharing. В основе таких событий — свободное общение, живой обмен впечатлениями, а результат — новые открытия и рождение прогрессивных концепций в разных сферах деятельности.

Десять нестандартных идей мероприятий

  1. Тайное собрание. Страсть к загадкам и желание приобщиться к кругу избранных — два свойства, заложенных в человеческой природе. Если до последнего момента держать в секрете место проведения, имена приглашенных звезд, или пароль для входа, то невероятный интерес к событию обеспечен. А вместе с ним и огромная аудитория. Для таких мероприятий логично выбирать соответствующие площадки: подвальные студии, необычные музеи и тому подобное.
  2. Печа-куча. В переводе с японского Pecha Kucha означает всего лишь «болтовня». Однако это не помешало оригинальным конференциям завоевать массу поклонников более чем в 700 странах. Особенность формата — в динамичности. Участнику предоставляется возможность показать 20 слайдов и сопроводить каждый 20-секундным пояснением. Краткость и легкость подачи информации — главные причины популярности этой методики.
  3. Бесшумный конгресс. Организуется по принципу «тихих дискотек», где музыка не гремит в зале, а подается каждому гостю через беспроводные наушники. В данном случае вместо мелодий звучат доклады и лекции. Благодаря такой технологии не нужно бронировать несколько площадок для разных тематик или ждать, когда один спикер сменит другого. Все выступающие могут вещать сразу в одном месте, что значительно сэкономит время и финансы. А участникам легко при желании переключиться с одной сессии на другую.

  4. Аквариум. Формат, расширяющий рамки панельной дискуссии до размеров всей аудитории. В данном случае в обсуждении могут участвовать не только спикеры, но и любой желающий. Для реализации этой концепции лидеры мнений располагаются в центре площадки, а места для гостей расходятся концентрическими кругами. Технология позволяет сблизить присутствующих, выстроить доверительные отношения и сделать проще решение сложных вопросов.

  5. Хакатон. Термин произошел от слов «хакер» и «марафон» — изначально подобные креативные мероприятия проводились лишь для IT-специалистов. Сегодня методика успешно распространяется и в других сферах — от фармакологии до градостроительства. Как правило, хакатон длится 2-7 дней. В течение этого времени участники сообща получают новые знания, ставят эксперименты, создают перспективные проекты, или уже готовые к использованию продукты.
  6. Фейл-конференция. В основе технологии лежит значение английского fail — «провал». А если точнее — смысл русской поговорки «На ошибках учатся». Суть ивента заключается в анализе чужого отрицательного опыта. Спикеры рассказывают о своих неудачах, поражениях и ошибках, аудитория задает вопросы. Порой неудобные — выступающие должны быть к этому готовы. Формат пока не слишком распространен в России, но постепенно обретает популярность.
  7. World Café (Мировое кафе). Методика строится на обмене знаниями и идеями в дружественной атмосфере. Участники располагаются за столиками по 4-5 человек и в течение 20 минут обсуждают заданную тему. Затем один представитель от каждой группы переходит за другой стол. Спикер информирует новичка о выводах, к которым пришла его команда. Таким образом все обогащают друг друга мнениями, что позволяет решить общую проблему или ряд насущных вопросов.

  8. Антиконференция. Полная противоположность традиционному формату — здесь нет четкого расписания и сценария, а спикером может стать каждый. Подобные события обычно устраиваются на масштабных пространствах для большого числа участников (от 1000 человек). На площадке создается несколько точек, где обсуждаются различные вопросы. Присутствующие «голосуют ногами»: если тема становится неинтересна, можно в любой момент перейти к другой дискуссии.
  9. Семинар у костра. Атмосфера дружеской компании и решение серьезных задач кажутся несовместимыми лишь на первый взгляд. Такой формат ценится в компаниях, где приветствуют необычные корпоративы, тимбилдинги на природе и душевную атмосферу даже на официальных мероприятиях. В данном случае обстановка располагает к высказыванию самых откровенных мнений и неожиданных предложений, которые могут пойти на пользу общему делу.

  10. Ланч с танцами. Обеденный перерыв в стиле диско для нас пока редкость, однако постепенно становится мировым трендом. С легкой руки владельцев и посетителей стокгольмского клуба Lunch Beat десятки людей теперь проводят отдых в середине дня за танцами. Получасовая динамичная «перезагрузка» помогает взбодриться, освежить мысли и продолжить работу с новыми силами. Ивенторы предлагают использовать этот прием во время кофе-брейка на длительных форумах или восьмичасовых конференциях.

Мы перечислили лишь те форматы деловых событий, что уже хорошо известны и опробованы на практике. А сколько технологий еще можно придумать! Если вас привлекают креативные идеи мероприятий для сотрудников, партнеров или клиентов — рекомендуем внимательно изучить предложения на портале Artist.ru.

Здесь вы найдете обширную базу event-агентств, организаторов и ведущих, без труда подберете подходящую площадку в вашем городе. А профессионалам индустрии предоставляется возможность рассказать о себе и получить интересный заказ. Встречайтесь, общайтесь, сотрудничайте — мы всегда готовы в этом помочь!

Анна Ярнина
журналист

Конферентными (от лат. conferre — собирать в одно место) мероприятиями можно назвать любые мероприятия, предполагающие сбор участников в одном месте: конгрессы, симпозиумы, съезды, конференции, собрания, совещания, заседания, презентации и т.п.

— Конгресс — съезд, преимущественно международный.

— Симпозиум — совещание, обычно международное, по какому-либо специальному, как правило, научному вопросу.

— Конференция — собрание, совещание представителей правительств, общественных, партийных и прочих организаций для обсуждения и решения вопросов.

— Съезд — собрание представителей организаций, групп населения и т.п.

— Собрание — совместное присутствие людей, членов организации для общей дискуссии.

— Совещание — заседание, посвященное осуждению какой-либо темы.

Проводится, как правило, по оперативным вопросам.

— Заседание — собрание членов какой-либо организации для решения некой проблемы или вопроса. Форма регулярной работы коллективного органа.

— Презентация — мероприятие, проводимое с целью представления продукции партнерам и клиентам.

Конферентные мероприятия можно разделить на следующие виды: по периодичности — на очередные и чрезвычайные; по составу участников — на мероприятия с постоянным составом участников и с переменным; по представительности — на мероприятия внутренние (проводимые среди сотрудников организации) и внешние (с присутствием представителей сторонних организаций); по способу принятия решения — на коллегиальные и совещательные.

Подготовка конферентных мероприятий осуществляется по однотипной схеме с учетом специфики конкретного мероприятия.

Организация и подготовка совещаний

Для организации совещания необходимо получить от руководителя указание о дате и времени проведения мероприятия, теме или вопросах, которым оно будет посвящено, и примерном составе участников. Для подготовки совещания требуется прежде всего завести специальную форму, в которой вы будете последовательно фиксировать выполняемые вами действия (таблица 1).

Таблица 1

Как организовать конференцию? Руководство по проведению мероприятия

Компании, которые организуют конференции, преследуют разные цели. Кто-то хочет привлечь внимание к новым продуктам, поделиться своим опытом. Кому-то важно проводить конференции, чтобы быть в курсе актуальных тенденций, давать возможность сотрудникам самореализоваться в процессе выступлений. Руководители многих компаний говорят о начале успешного сотрудничества после встреч на подобных мероприятиях. Участники конференций могут повысить свою квалификацию, обменяться опытом, завязать полезные знакомства.В этой статье мы расскажем о том, как организовать конференцию первый раз и избежать большого количества ошибок.

Конференция AmoConf 2019 в Санкт-Петербурге

В любом случае, конференция должна быть организована на должном уровне. Никому не хочется, чтобы мероприятие оказалось скучным, невостребованным у целевой аудитории. Предлагаем ознакомиться с нашими рекомендациями, благодаря которым ваша конференция станет по-настоящему интересным мероприятием, способным окупить себя.

С чего начать?

Для начала нужно ответить себе на вопросы: «А стоит ли вообще проводить конференцию? Будет ли востребована выбранная тема? Вызовет ли мероприятие интерес у клиентов?» Если Вы все хорошо обдумали и ответ положительный, предлагаем начать подготовку, но для начала напомнить, что представляет собой конференция.

Мероприятие состоит из четырех составляющих:

  • Информация, которая касается состояния выбранной отрасли (данные аналитических отчетов, прогнозы на ближайшее и отдаленное будущее, внесение изменений на основе законопроектов);
  • Условия для общения с соратниками по цеху, признанными экспертами, представителями органов власти, потенциальными клиентами, партнерами и поставщиками;
  • Обмена практическим опытом специалистов компаний;
  • Подготовка и ознакомление с материалами конференции (включает сборник докладов, отчеты аналитики, тематические издания, список участников).

При организации делового мероприятия, важно иметь в наличии необходимую базу данных, выбрать актуальную проблему, способную заинтересовать представителей целевой аудитории.

Процесс подготовки конференции может занимать от четырех месяцев до года. Все зависит от ее масштабов. Специалисты отмечают следующие задачи, которые должен решить организатор:

  • Определить тему проекта, целевую аудиторию;
  • Разработать программу, выслать приглашения потенциальным спикерам;
  • Заняться продвижением конференции через разные каналы (продажи, СМИ);
  • Непосредственная организация (выбрать площадку, обеспечить все необходимое для кофе-брейка, подготовить оборудование)
  • По завершении мероприятия предусмотреть информационную поддержку делегатов, опубликовать данные о событии.

Основополагающая роль у определения темы будущего мероприятия. Ошибка на данном этапе приведет к отсутствию заинтересованных участников, потере репутации компании, ухудшению отношений со спикерами. Если не продумать актуальные вопросы, которые будут подняты на конференции, не спасут даже опытные менеджеры по продажам. Никто не захочет прийти на повторное мероприятие, учитывая негативные отзывы.

Как же выбрать подходящую тему? Она должна отвечать следующим критериям:

  • Наличие базы контактов целевой аудитории;
  • Успешное проведение мероприятия с подобной тематикой в других компаниях;
  • Одобрение темы от экспертов в отрасли;
  • Положительная оценка от будущих участников конференции;
  • Отсутствие существенной конкуренции среди мероприятий с данной темой;
  • Успешные переговоры с людьми, которые будут спикерами.

Чем большему количеству критериев отвечает мероприятие, тем выше шансов реализации проекта, способного окупить себя. Тема конференции обязана быть разносторонней, заинтересовать всех участников рынка. Следует проводить событие в подходящее время (изменения в в законодательстве, мероприятия международного уровня с возможностью пригласить зарубежных специалистов).

Первоначальный этап должен стать самым продуктивным для организатора. Важно не упускать ни одной детали. Можно смело записывать все самые неожиданные, творческие идеи, способные удачно подчеркнуть центральную.

Успех в организации конференции напрямую зависит от целей и задач, которые поставили перед собой организаторы еще до начала подготовки.

Контент и спикеры – в зоне особого внимания

Приглашенные спикеры подчеркнут статус компании, выведут ее на новый уровень среди конкурентов. Важно заключать сотрудничество с экспертами, обладающими достаточной квалификацией и опытом. Они должны уметь выступать перед публикой, уметь эмоционально вовлекать аудиторию в поднятые темы. Идеальная структура доклада заключается в следующем: знакомство с общей ситуацией в отрасли – 25%, кейсы– 50%, обсуждение – 25%.

Елизавета Осетинская на конференции «Лучше здесь» 7 октября 2019г.

Многие конференции становятся провальными из-за неудачного выступления спикеров. Многие попросту не умеют доносить свои мысли до аудитории. Основная жалоба участников мероприятий – отсутствие практической ценности информации, которая подается во время конференции. Многие ораторы забывают поделиться кейсами. Все их выступление сводится к презентации продукции своей компании. Не стоит повторять данных ошибок. Интерес аудитории – вот чем нужно руководствоваться каждому спикеру.

Продвижение конференции

Информирование целевой аудитории о мероприятии – задача специалиста отдела маркетинга. Идеальный вариант – реклама в средствах массовой информации федерального уровня, но придется понести существенные траты. Лучше всего воспользоваться рассылкой коммерческих предложений представителям целевой аудитории, дать информацию в профессиональные отраслевые издания.

Важно грамотно комбинировать средства рекламы. Можно объявить о скидке за раннюю регистрацию или воспользоваться «холодными звонками». Большинство компании заинтересованы в обучении своих сотрудников, обмене опытом, заключении выгодных контрактов. Главное, составить правильный скрипт, чтобы потенциальные клиенты захотели посетить конференцию. Этот вопрос потребует тщательной проработки, так как неопытность кадров способна привести к отсутствию участников будущей конференции.

Стоимость билетов

В чем заключается прогноз доходов мероприятия? Стоит просчитать следующие моменты: количество билетов, которые удастся реально продать, какая цена должна быть, чтобы покрыть все расходы, добиться отсутствия завышенной планки стоимости для гостей. Нужно учесть поставленный план по снижению своих расходов. Для достижения этой цели стоит пригласить партнеров и спонсоров будущей конференции.

Не нужно устанавливать минимальную цену на мероприятие, чтобы охватить больше участников. Важно ориентироваться на качество гостей, с которыми впоследствии удастся заключить выгодное сотрудничество. Нередко происходят ситуации, когда солидные конференции посещают студенты, любители праздно провести время. Не стоит организовывать розыгрыш билетов через социальные сети. Вы же не хотите отпугнуть солидных бизнесменов, которым придется сидеть рядом с халявщиками?

Места для билетов Первого класса на бизнес-форуме Атланты 2018

Скидка на билеты должна быть максимально персонализирована. Ее получатель может сделать что-то полезное для организатора. Это может анонс конференции, который размещен на сайте компании – участника мероприятия. Подобный подход может быть применен и к наглядным материалам (буклеты в офисе).

Важно активно стимулировать раннюю регистрацию. Это поможет получить финансы для оплаты подрядчикам в ходе организации мероприятия. Снижение продаж можно преодолеть с помощью промокодов в рекламе, викторин среди представителей целевой аудитории.

Расчет числа посадочных мест: план, связанный с продажей билетов, план по гостям от партнеров минус 30%. Многие участники не приходят на мероприятие, даже если приобрели билеты.

Сформировать смету расходов, чтобы создать на ее основе бюджет. Нужно прописать все пункты, учесть каждую мелочь. Смета представляет собой дорожную карту инвестора.

Оценка расходов поможет понять: что удастся оплатить своими силами, а что – за счет спонсоров и партнеров.

Дополнительным источником дохода можно сделать онлайн-трансляцию этого события. Мы уже писали раньше о возможности монетизации через прямые трансляции, можно найти подробную статью на эту тему, а заказать такую услугу можно у нашей компании в разделе услуги по монетизации мероприятий.

Проверка технического оснащения

Немаловажное значение имеет правильный выбор техники. Для проведения конференции потребуются: проектор, экран, микрофон –петличка, 1-3 радиомикрофона для зрителей, ноутбук, указка, оборудование для звука, видеокамера. Данная техника должна находиться в каждом зале для конференции.

Первое знакомство с площадкой предполагает проверку ноутбуков, микрофонов, колонок, проектора. Утром в день мероприятия стоит провести повторную проверку.

Нужно договориться со специалистом, ответственным за работу техники. Ему стоит протестировать оборудование, дать заключение.

Не забывайте про бесплатный Wi-Fi. Он должен выдержать нагрузку в день проведения конференции. Кому-то захочется поделиться свежими фотографиями с площадки. Гости оценят и установку зарядной станции для телефона.

Презентации спикеров должны храниться на нескольких ресурсах, чтобы избежать их потери. За день до события о наличии изменений в презентации. За несколько часов до мероприятия нужно просмотреть вместе со спикером все слайды.

Техническая зона на Юбилейной конференции Эндоуроцентра

Стоит записать видео выступлений. Они будут полезными организаторам, участникам будущих мероприятий. На их основе удастся сделать беспроигрышную рекламу конференций, которые состоятся в ближайшем будущем. Можно организовать продажу видео.

Главное, позаботиться о хорошей звуковой и визуальной составляющей. Не стоит экономить на аппаратуре, особенно освещении. Видео – и фотоотчет получатся намного лучше.

Бренидрирование мероприятия

Для целостного восприятия конференции, стоит позаботиться о разработке фирменного стиля проекта. Он поможет грамотно организовать рекламные коммуникации в процессе продвижения и брендирования площадки. Это позволит создать узнаваемость мероприятия. Наглядный материал воспринимается людьми куда лучше, чем текстовый.

Брендированный флаг на входе в здание

Примерный набор носителей фирменного стиля состоит в следующем: пакет или папка формата А4, блокнот, ручка, буклет А5, бейджик, пресс-волл, афиша, таблички с именами спикером.

Стоит соблюдать баланс, чтобы наглядный материал не был только в одном месте мероприятия. Важно тщательно обдумать решение, чтобы обеспечить брендирование площадки в рамках конференции.

Стоит подготовить раздаточный материал для всех участников мероприятия. В фирменный пакет вложить: карту с навигацией по площадке, блокнот, ручку, сувенирную и рекламную продукцию. Лучше всего заготовить с запасом раздаточные материалы.

Бейджики должно быть пустыми, чтобы каждый гость смог самостоятельно вписать имя. Брендирование в социальных сетях предполагает хештеги мероприятия, чтобы привлечь к нему больше внимания. Они должны быть короткими, легко восприниматься на слух. Лучше, если хештеги будут на русском языке.

Распределение персонала по зонам ответственности

Стоит закрепить кураторов, которые будут ответственны за каждую зону на мероприятии. Стоит позаботиться о наличии специалистов в случае форс-мажорных обстоятельств. Они смогут обеспечить порядок на площадке, дать консультацию посетителям, помочь пройти к месту мероприятия. Отсутствие кураторов приведет к хаосу.

Волонтер на раздаче бейджей

Спикеры так же нуждаются в волонтерах. Их нужно встретить и провести в зону отдыха, оповестить о начале времени выступления, выдать листок с расписанием.

Кураторы должны быть одеты одинаково. Можно подготовить футболки с названием мероприятия или сделать бейдж с крупной надписью «Организатор». Ее должны видеть с другого конца зала на мероприятии.

Важно заранее провести инструктаж кураторов, чтобы они не растерялись в сложившейся ситуации. Стоит ознакомить их с работником, который поможет при возникновении трудностей. За пару дней до мероприятия стоит ознакомиться с кураторами, провести подготовку. За несколько часов до конференции стоит повторить инструктаж, рассказать о ключевых моментах.

Кураторы должны свободно ориентироваться в расположении зон площадки, программе мероприятия. Им следует знать, где находятся все необходимые помещения, запасные выходы.

Самая ответственная зона на конференции – ресепшн. Доброжелательный настрой специалиста поможет задать настроение посетителей в начале мероприятия. Кроме того, именно данная зона считается справочным пунктом на протяжении всего времени события. Стоит обеспечить достаточное количество встречающих, чтобы не было очереди и дефицита внимания у участников мероприятия.

Начало конференции – важный момент, которым не стоит пренебрегать. Можно подготовить выступление профессионального ведущего деловых событий, организовать приветствие руководителя компании. Грамотный подход поможет удержать внимание и во время закрытия мероприятия.

При наличии на площадке нескольких залов важно обеспечить присутствие в каждом модератора. Он будет объявлять спикеров, стимулировать дискуссию при отсутствии вопросов. Модератор сможет отследить конструктивность обсуждений, проверить соответствие теме доклада. Стоит подбирать на данную должность человека, который свободно общается с большой аудиторией, умеет обращаться с микрофоном.

В каждом зале должен находиться администратор. Он сможет встретить гостя, обеспечить каждому место. Администратор является ассистентом модератора: будет отслеживать время, передавать микрофон гостям.

Каждый зал предполагает наличие технического специалиста. На него возлагается ответственность за качественную работу оборудования, трансляцию слайдов, работу колонок и микрофонов.

Пост-релизы о конференции нуждаются в хороших фотографиях. Для репортажной съемки следует нанять по одному фотографу на каждые два зала. Пара специалистов будет снимать репортаж, делать постановочные фотографии в фотозоне. Готовьтесь к тому, что в социальных сетях появятся отзывы о вашем мероприятии, снимки с утвержденным хештегом.

Фотографам нужно провести инструктаж для понимания отснятых планов. Каждый спикер должен оказаться в кадре, как и открытие мероприятия, раздаточные материалы, встреча гостей, зоны, предназначенные для развлечения. Лучше всего выдать фотографам чек-лист.

Важно уточнить у специалистов все моменты, связанные с освещением. Фотографы должны принести оборудование, которое подойдет для съемок в данных условиях. В ином случае фотографии окажутся слишком темными, размытыми, что испортит впечатление о мероприятии.

Записью видео должны заниматься профессионалы. Лучше всего обеспечить наличия одного оператора в каждом зале. Это позволит избежать плохой записи звука, перебоев в работе. Любой фото и видео контент очень поможет вам для организации конференции по этой тематике в будущем.

Подготовка сценарного хода конференции

Следует прописать подробный план мероприятия. Нужно упомянуть все, что будет происходить на каждом участке площадки, использование оборудования, работу специалистов. Лучше всего заранее распечатать несколько экземпляров сценария.

Данный план должен быть на руках у технических специалистов в зале. Им следует знать, когда включать презентации спикеров, а так же бодрую, но негромкую музыку перед началом мероприятия.

Ведущий должен произносить на открытие и закрытие конференции определенные слова. Нужно позаботиться о наличии подходящего текста. Импровизация не допускается. Все спонсоры и партнеры должны быть упомянуть в речи.

Хорошую рекламу мероприятию сделают отзывы и публикации в социальных сетях. Можно организовать розыгрыш полезных призов среди тех, кто оставит информацию на своей странице, добавит хештег при описании. В качестве презентов могут выступать товары от спонсоров, сертификаты на услуги компании, скидка на билет следующей конференции, полезная бизнес-литература.

Последние приготовления

В последние дни перед мероприятием следует просмотреть смету, составить чек-лист всего необходимого.

Нужно заранее собрать раздаточный материал, который подготовили спонсоры и партнеры. Не стоит ждать, что они сами напомнят о себе. Это мероприятие, нужно в первую очередь Вам.

За день до события подготовить площадку, разложить раздаточные материалы, украсить зону ресепшн. Нужно установить баннеры и пресс-волы.

Лучше всего запастись удлинителями, переходниками для розеток, батарейками, ноутбуками, обычным и двухсторонним скотчем, нитками, ножницами, иголками, шуруповертом, отверткой. Они могут пригодиться в самый неожиданный момент.

Следует отыграть с кураторами их действия во время мероприятия. Они должны показать, где находится гардероб, залы, запасные выходы, туалет, зона для курения.

Не забывайте про полную проверку всей техники и оборудования на исправность. Следует еще раз просмотреть все презентации, обдумать, что делать в случае возникновения непредвиденной ситуации. К примеру, спикер может заболеть. Придется менять расписание в день мероприятия.

Конференц-зал за несколько часов до начала мероприятия

Важно организовать обратную связь через вопросы небольшой анкеты, можно анонимной. Сразу же после доклада люди более расположены оставлять отзывы. Сами спикеры так же могут делиться впечатлениями по окончании мероприятия. Важно понимать, какие ошибки были допущены, стоит ли в дальнейшем заключать сотрудничество с приглашенными экспертами.

Отслеживания мероприятия в день проведения

Непосредственно в день проведения конференции нужно приехать на площадку за несколько часов до открытия регистрации. Стоит еще раз пройтись по всем точкам, запустить технику, проследить за расстановкой кураторов по зонам ответственности.

Зона ресепшн должна быть готова, как минимум за час до официального начала регистрации. Многие участники приезжают заранее, особенно, из других городов.

Кураторы должны иметь списки гостей в алфавитном порядке, чтобы отмечать их присутствие. Если участников больше ста человек, лучше всего разделить потоки по порядковым номерам, алфавиту, названию организации.

Всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. Нужно быть к ним готовым.

После окончания мероприятия стоит написать отчет, подбить смету, опубликовать пост-релиз, фотоотчет. Важно ознакомиться с отзывами в социальных сетях, на сайте. Следует организовать рассылку благодарностей спонсорам, спикерам, партнерам. В фотоотчете отметить гостей, проставить геотеги на снимках. По можно найти фотоотчет о конференции AmoConf 2019, которая прошла весной в Санкт-Петербурге.

Почему конференции пользуются популярностью? Они позволяют отвлечься от рутины, пообщаться с коллегами в неформальной обстановке, вырваться из привычного круга дел.

Каждый участник подобного мероприятия ощущает собственную значимость, сопричастность к спикерам, которые являются экспертами в своем деле. Можно узнать много нового, что касается профессии, понять, в каком направлении дальше развиваться.

Конференции – это интересное и полезное мероприятие. Можно завести новые знакомства, обменяться практическим опытом, получить сведения, которые пригодятся в работе. Каждый сможет получить ответы на вопросы, которые задаст опытному спикеру.

Самое главное – правильная организация конференции. Люди приходят на мероприятия не только за новыми знаниями, но и яркими эмоциями.

Формат — такое хитрое слово, которое вроде бы всем понятно, но четкое определение сформулировать не получается. Рассуждая о форматах событий, мы сразу начинаем с вопроса, какие бывают форматы, но упускаем момент, когда стоит определиться с терминологией.

Википедия определяет его как «способ построения и подачи, форму проведения какого-либо события, мероприятия», но мне такое определение кажется поверхностным.

Уже после многих постов в рубрике Форматы событий я задумалась о том, что такое формат, синоним ли это к слову «форма» или что-то другое? Как выяснилось, всё-таки другое.

Форматы мероприятий — как жанры в кино

Мне нравится аналогия с жанрами, потому что ее легко развить глубже и тем самым улучшить понимание форматов событий.

Все мы понимаем, чем фильм жанра вестерн отличается от любовной истории или от исторической драмы.

Профессионалы в области сценарного дела знают об этом еще больше и определяют жанры фильмов по четырем конвенциям (общепринятым структурным особенностям):

  • сеттинг (период действия, длительность, локация и уровень конфликта в истории);
  • роли (типичные для жанра герои истории);
  • особые события;
  • ценности.

Известный американский теледраматург Роберт Макки наглядно демонстрирует это в своей книге «История на миллион долларов»:

«У каждого жанра есть свои конвенции, которые определяют структуру истории: позитивный или негативный заряд ценностей в кульминационный момент, например печальный конец в сюжете разочарования; традиционный сеттинг, как в жанре вестерна; общепринятые события, такие как встреча молодого человека и девушки в любовной истории; заранее определенные роли, например преступника в криминальном фильме. Аудитория осведомлена об этих конвенциях и ожидает увидеть их воплощение в фильме».

В форматах событий тоже есть определенные конвенции, которые касаются времени, места, ролей участников.

Точно так же, как зрители в кинотеатрах, участники события, знающие о том, что они идут на конференцию, выставку или семинар, заранее осведомлены о традиционных особенностях подобного типа события, и формируют соответствующие ожидания.

Принадлежность к тому или иному жанру определяется и формальными, и содержательными признаками произведения искусства

Дело не только (и не столько) в форме, но и в содержании самого сюжета истории. Давайте посмотрим на примере.

Фото: howardpa58 via Compfight cc

В вестерне есть узнаваемые формальные и содержательные признаки:

  1. Время действия — вторая половина XIX века.
  2. Место — Дикий Запад со своими характерными пейзажами.
  3. Уровень конфликта обычно завязан на разные социальные группы (племя индейцев и ковбои, стражи правосудия и бандиты, богатые и бедные).
  4. Особые роли — лихой ковбой, шериф, независимый охотник за головами, индейцы, бандиты, невинная главная героиня и т.п.
  5. Особые действия — ограбление, погоня, дуэль и т.п.
  6. Ценностная составляющая — в начале бандиты могут быть во всех смыслах слова «на коне», но в конце добро всегда побеждает зло.

Увидев на экране ковбоев, скачущих по выжженным прериям, мы наверняка скажем: ага, это вестерн! Но если в сюжете фильма не будет содержательных признаков жанра (пункты 3, 5, 6), то можем и засомневаться. Может, это просто любовная история, действие которой происходит на Диком Западе? Или историческая драма?

Как мы видим, жанр — это комплексная характеристика. То же самое можно сказать и по отношению к событиям, если мы применим подход киносценаристов к event-менеджменту. И при таком подходе неверно будет считать «формат» и «форму» синонимами.

Формат в event-менеджменте — это род события, который определяется совокупностью формальных и содержательных признаков.

И, что немаловажно добавить,

эти признаки указывают на конвенции, т.е. договоренности организаторов и участников по поводу сеттинга, ролей и особенностей программы события.

Не хватает только уровня конфликта и ценностной составляющей. Возможно, как раз эта нехватка не дает организаторам событий вывести свои проекты на качественно новый уровень, но об этом мы поговорим в другой раз.

Определение получилось громоздкое, давайте для понимания попробуем применить его на практике.

Возьмем один из устоявшихся форматов — научную конференцию

Какие признаки есть у этого формата?

1. Время/длительность

Конференция чаще всего длится от одного до нескольких дней. Период проведения конференций сильно зависит от отрасли. В каждой отрасли люди обычно знают, что, например, основная масса конференций приходится на март-апрель. Или на конец семестра. Или на конец календарного года.

2. Место

Пространство делится на типичные для конференции зоны: зону регистрации, зал для пленарного заседания и докладов, маленькие залы для специализированных секций и круглых столов, зону обеда и кофе-брейков.

3. Особые роли

Чаще всего это оргкомитет, слушатели, докладчики, приглашенные гости, эксперты. На крупных конференциях, где доклады идут параллельно, бывают кураторы потоков.

4. Особые действия

Программа стандартной конференции всегда будет включать регистрацию участников, приветственное слово на открытии, пленарное заседание, зачитывание и обсуждение тематических докладов, кофе-брейки и/или обеды, а чаще всего и банкет в конце дня.

Практически всегда конференции сопутствует дополнительная культурно-развлекательная программа для гостей и участников из других городов и стран.

И, что примечательно, после конференции обязательно публикуется сборник научных трудов докладчиков: без этого специального события можно было и не собираться, ведь публикации для ученых — это один из важных аспектов профессии.

5. Уровень конфликта = проблематика

Для научных конференций, в отличие от многих других форматов событий, характерно даже наличие «уровня конфликта», который выражается в масштабе проблематики заявленной темы.

Участники конференции могут обсуждать научные проблемы локального, национального или международного характера. Могут сфокусироваться на вопросах взаимодействия с другими социальными группами (например, взаимодействие науки с бизнесом, государственными структурами или НКО). Уровень проблематики обычно заявлен в теме и целях конференции.

Фото: конференция EURAM2015. KozminskiUniversity via Compfight cc

Как мы видим из разбора примера научных конференций, их формат (или жанр) — это набор и формальных, и содержательных особенностей. Точно так же мы могли бы разобрать каждый формат и научиться пользоваться ими так же ловко, как это делают писатели и сценаристы.

Форматы могут быть гибкими и жесткими

В фильмах конвенции могут быть более или менее условными. Например, в том же вестерне конвенция по поводу времени и места действия — практически нерушимая, но роли и особые события могут сильно разниться от фильма к фильму.

В каких-то фильмах шериф справедливый, а вождь индейцев — злой. В каких-то — наоборот. В каких-то может отсутствовать ограбление поезда, но зато присутствовать погоня на повозках.

Также в организации мероприятий бывают жесткие форматы (они часто бывают лицензированные, брендированные) и гибкие.

Жесткие форматы событий

В жестких, как правило, конвенции определены изначально и подробно прописаны.

Один из ярких примеров — вечеринки PechaKucha Night. Создатели формата подробно прописали длительность выступлений спикеров, особенности использования слайдов, даже лежащие в основе формата принципы и атмосферу.

Другой пример — конференции TED. Если вы хотите организовать мероприятие в духе TED в своем городе, то вам необходимо получить лицензию TEDx. В условиях использования лицензии, опять же, подробно расписано, что и как делать, чтобы ваше событие соответствовало международному формату.

Гибкие форматы событий

Гибкие форматы — на то и гибкие, что их конвенции весьма условны и каждый организатор может нарушать их, переосмыслять творчески, находить новые варианты составления программы или организации пространства.

К гибким форматам мы можем отнести тематические и бизнес-завтраки. Этот формат не лицензирован, не имеет четких правил, что можно делать, а что нельзя. Кое-какие черты остаются неизменными (время проведения и длительность), но практически нет правил составления программы, выделения особых ролей участников.

Зачем организатору событий понимать особенности форматов

Мне кажется, многие организаторы в погоне за «фишками» и из желания удивить участников упускают из внимания особенности формата события, с которым работают.

Если бы мы все лучше разбирались в форматах мероприятий, то находили бы лучшие способы удовлетворить устоявшиеся конвенции и творчески переосмыслить необязательные элементы своих событий. Как пишет тот же Роберт Макки:

Для предвосхищения ожиданий аудитории вы должны в совершенстве владеть выбранным жанром и его конвенциями.

Сценарист обращается к конвенциям жанра, чтоб реализовать их кое-где традиционным, а кое-где необычным образом, за счет чего он и попадает в ожидания зрителей, и одновременно превосходит их. Не знающий конвенций сценарист может уповать только на удачу.

И, наконец, давайте признаем: бывают форматы устоявшиеся и экспериментальные. Если научная конференция — это устоявшийся формат, в котором все конвенции более-менее определены, то митап — формат довольно молодой и пока что экспериментальный. Каждый организатор наполняет его как может, а потому границы жанра могут размываться.

Чтобы создавать новые уникальные форматы и отличаться от других в глазах участников, каждый организатор должен понимать, как и почему работают существующие.

Тогда в выигрыше окажутся и сами организаторы, и участники, которые получат новый богатый опыт, а также будет расти и развиваться event-отрасль в целом.

Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, семинары, конференции, симпозиумы и так далее.

Важность проведения мероприятий делового характера сегодня даже не обсуждается: вне зависимости от того, в какой отрасли работает компания, организация деловых мероприятий – часть имиджа компании.

В современном мире существует классификация мероприятий делового характера:

  • Конференция

Это собрание представителей различных организаций, сообществ, стран для обсуждения и решения актуальных проблем. В ходе конференции выступают докладчики с определенной темой, участники активно обмениваются опытом, обсуждаются актуальные проблемы и стратегии их решения.

Территориально конференция может проходить как в одном, так и в нескольких местах (распределенная конференция). Сейчас популярен формат аудио- или видеоконференций, позволяющих значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

Организация конференции – это сложный процесс, требующий квалифицированного подхода и четко поставленных задач. Здесь не может быть мелочей: от того, насколько удачно выбрано место и время проведения мероприятия, организована работа вспомогательного персонала, известен в профессиональных кругах приглашенный спикер, подготовлен раздаточный материал или будет зависит успех и эффективность мероприятия.

  • Семинар (бизнес-семинар)

Это интерактивное практическое учебное мероприятие, участники которого обсуждают тематические сообщения, доклады, рефераты и пр.

По форме проведения семинары бывают открытыми и корпоративными.

  1. Открытый семинар – тематический семинар, предлагаемый специалистам одного профессионального направления или всем желающим.
  2. Корпоративный семинар организовывают с целью повышения квалификации персонала компании-организатора.
  • Тренинг

Это краткосрочное мероприятие или несколько мероприятий, направленное на получение знаний, приобретение навыков, а также воспитание участников такого мероприятия. Корпоративный тренинг представляет собой систематическую тренировку или совершенствование определенных навыков и поведения участников тренинга. Различают тренинг делового общения, тренинг продаж, поведенческий тренинг, тренинг чувствительности, ролевой тренинг, видеотренинг и др. Зачастую корпоративные тренинги проходят в формате игры.

  • Мероприятия для дилеров – это собрание представителей разных организаций или групп населения, деятелей в какой-либо области.

В первую очередь такие мероприятия представляют собой обмен информацией и выявление потребностей рынка. Они являются формой поощрения ведущих партнеров, сочетание делового общения с приятным отдыхом. Мероприятие предоставляет редкую возможность за сравнительно небольшой период времени встретиться с руководством компаний-партнеров, активно работающих на рынке, обсудить насущные проблемы и наметить перспективы дальнейшего сотрудничества.

Одной из важнейших задач при проведении мероприятий для дилеров – создание атмосферы, способствующей не только деловому, но и неформальному общению.

Съезд партнеров, дилеров часто проводится в загородном отеле или пансионате, в неформальной обстановке с деловой программой в первой половине дня (презентации, круглые столы, доклады) и спортивными и развлекательными мероприятиями во второй половине дня.

  • Выставка

Обычно проводится в специальном выставочном зале.

Особенности выставки – продолжительность (как правило, несколько дней), оригинальные стенды-декорации, широкое освещение в прессе, СМИ, наружной рекламе. В рамках выставки могут проходить конференции, семинары, мастер-классы, деловые протокольные мероприятия (посещения официальных лиц, церемонии официального открытия и закрытия выставки, церемонии награждения участников выставок), вечерние развлекательные программы. Выставки являются важным, универсальным и высоко рентабельным инструментом бизнеса. Это неотъемлемая часть общего комплекса маркетинговых коммуникаций.

  • Презентация – представление общественности компании, продукта, услуги, новых достижений, итогов, выход на новый сегмент рынка.

Презентации являются важнейшим маркетинговым инструментом – они играют важную роль в продвижении новых товаров/услуг, особенно в торговых центрах, на выставках или на общественных мероприятиях, которые привлекают необходимую аудиторию. Организация презентаций нуждается в комплексном подходе, который будет учитывать все особенности представляемого продукта или услуги, а также проведенные маркетинговые исследования и аналитику.

  • Приём

Современный уровень делового общения трудно представить себе без официальных приемов, которые проводятся с целью завязывания контактов, углубления и расширения связей, получения нужной информации и так далее.

Достаточно часто приемы могут быть частью большого мероприятия делового характера. Например, приемы, устраиваемые по случаю каких-либо праздников, юбилейных дат, прибытия иностранных делегаций, подписания договоров, заключения сделок, в порядке оказания почести или гостеприимства отдельным лицам в рамках деловых протокольных мероприятий и т.д.

На приемах деловые партнеры имеют возможность получить дополнительную информацию, расширить контакты. Для бизнеса прием – это, прежде всего, продолжение служебной деятельности, здесь происходит активный обмен мнениями, информацией, более эффективно происходит налаживание коммуникации в неформальной обстановке.

  • Круглый стол – это одна из форм совместного обсуждения идей, проблем, ситуаций, имеющих значение для широких кругов общественности. Участниками круглого стола являются авторитетные представители науки, бизнеса, деловых кругов, общественных и государственных организаций. Участие в круглых столах руководителей коммерческих компаний и других организаций и спонсорство их проведения способствуют повышению имиджа и популярности компании. Как правило, проведение мероприятия такого формата получает широкий общественный резонанс. Для журналистов присутствие на подобном мероприятии удобно тем, что в одном месте они могут узнать мнение разных сторон о поставленной проблеме.
  • Специальные мероприятия (шоу-маркетинг, event-маркетинг) – специальные программы продвижения товаров и услуг в рамках рекламных шоу.

Цели: создание известности и популярности, дополнительное привлечение внимания журналистов и широких целевых аудиторий к PR-объекту и/или компании, ее продукции или услугам в форме сценического зрелища, концерта, действия с участием известных актеров, спортсменов, политиков и т.д.

Коктейль, банкет, фуршет, развлекательная часть мероприятия может стать частью любого делового мероприятия. Это дает участникам возможность установления контактов с представителями компании-организатора и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения делового мероприятия. Это следует учитывать при планировании и подготовке мероприятия: пригласив известных в своей профессиональной среде персон, можно рассчитывать на присутствие ряда других «нужных» компании людей.

Малашенкова Елена

Менеджер проектов компании STYLE PROJECT

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *